Ejerforeningen Hillerød Parkgård. CVR. nr

Transkript

1 10 Action points Ejerforeningen Hillerød Parkgård Bilag CVR. nr A Næste bestyrelsesmøde: 26. november 2018 kl Sted: Christina, nr. 49, st. tv. A Bestyrelsesmødereferat År 2018, den 12. november afholdtes bestyrelsesmøde i Ejerforeningen Hillerød Parkgård hos Christina. Til stede var: Formand, Line Jakobsen Bestyrelsesmedlem, Morten Schneider Bestyrelsesmedlem, Karsten Stub Bestyrelsesmedlem, Ib Højen Jensen Bestyrelsesmedlem, Christina Skjoldager Olsen Suppleant, Phillipp Quedens Endvidere deltog inspektør Kim Jensen. Da det i bestyrelsen er besluttet, at inspektøren ikke skal deltage på lukkede emner til intern behandling i bestyrelsen, var der udfærdiget 2 dagsordner til mødet. Det bemærkes, at der efter en drøftelse på mødet var enighed om, at en del af de punkter, der var påført intern dagsorden godt måtte behandles sammen med inspektøren. Dagsordenen kom således til at se sådan ud: 1. Formandens beretning 2. Inspektørens beretning 3. Udlejning af trailere, campingvogne og kælderrum 4. Nøgle til røglem (A8) 5. Fællesmøde med forsyningen vedr. skrald (A7) 6. Vaskeri 7. Juletræstænding (A1) 8. Godkendelse af seneste referat a. A2 Omdeling af referat, hilsen og blanket b. A3 referat fra ekstraordinær GF c. A4 status på møde med Kim d. A5 status på møde med ADVODAN e. A6 opl. fra Eiland + adgang hjemmeside f. 9. Lukkede punkter 10. Eventuelt 11. Næste bestyrelsesmøde

2 11 Ad 1) Formandens beretning Formanden oplyste, at bestyrelsen havde modtaget opsigelse fra Bent Eiland, således at han ønsker at fratræde som administrator den 31. januar 2019 i stedet for det aftalte 31. marts Forholdet blev drøftet. B1 (opsigelse) Formanden kunne oplyse, at der tidligere på dagen var afholdt møde med ADVODAN, og overdragelsen af administrationen kan stadig foregå uden problemer trods flytningen af overtagelsesdagen. A1 (mail til Eiland) Bent Eiland har meddelt, at han ikke har gjort noget mht. tvangsauktionerne, og ej heller agter at gøre det i sin administrationsperiode. Bestyrelsen har således allerede nu dialog med ADVODAN herom, og ADVODAN tager straks kontakt til Bent Eiland (næstformanden starter med at sende en mail og orienterer Bent Eiland herom) med henblik på at få de nødvendige dokumenter til brug for at gå i gang med tvangsauktionerne. Ad 2) Inspektørens beretning Inspektøren oplistede alle forhold af større/væsentlig karakter, som gårdmændene har foretaget sig i perioden 14. september 2018 til d.d. B2 (beretning) Der henvises til beregningen, men kan fremhæves følgende: 12. Reparation af vaskemaskiner og tørretumbler 13. Omdeling af vandregnskaber (2 gange) 14. Møde i kommunen vedr. skrald 15. Diverse ferieafholdelse i periode 16. Vask af containere (især den klamme bio!) 17. Reparationer af den lille traktor 18. Info til nye ejere, herunder skilt på postkasse mv. 19. Renset tagrender 20. Gennemgang af røglemme og skift af batterier hertil Forholdene blev kort drøftet, og bestyrelsen er meget tilfredse med gårdmændenes indsats. Ad 3) Udlejning af plads til trailere og campingvogne samt kælderrum Der er 2 campingvogn-pladser som ikke er udlejet pt., hvorfor trailere har fået tilladelse til at holde der midlertidigt, så længe de ikke er udlejet. Der var diskussion i bestyrelsen om, hvorfor høje lukkede trailere betaler leje for pladsen, mens lave/åbne trailere slipper for leje. Pt. gøres der ikke mere ved sagen og beboere opfordres til at henstille deres trailere på det pågældende

3 12 område ved flaskecontainerne, da trailere IKKE må stå i bilernes p-båse. Mht. kælderrum oplyste inspektøren, at enkelte lejere ikke har indleveret nøgle, som det det er påbudt i lejekontrakten for kælderrummet. Bestyrelsen besluttede, at der nu sendes brev til de pågældende lejere med påbud om indlevering af nøgle, da bestyrelsen i modsatte fald vil få omlagt låsen for lejerens regning. Det er vigtigt, at inspektøren kan få adgang til kælderrummene, idet der er strømforbrug i disse, og det skal der ske opfølgning på årligt. Der er pt. 4 kælderrum med frysere, som betaler 50 kr. pr. mdr. for strømmen. A2 (kontrakter fra Eiland) Bestyrelsen ønskede alle kælderrumslejekontrakter fremlagt nogle er hos Eiland, hvorfor bestyrelsen indhenter kopi heraf. Ad 4) Nøgle til røglem Det er bestyrelsens opfattelse, at bestyrelsen bør have adgang til en røglemsnøgle, således at bestyrelsen kan stoppe alarmen, såfremt den går. A3 (nøgleboks) Det var der enighed om, og inspektøren sørger for opsættelse af en nøgleboks, hvori nøglen opbevares. Ad 5) Fællesmæde med forsyningen vedr. skrald Det er meningen, at der skal være et fællesmøde med forsyningen og ejerforeningens beboere. A4 (møde med forsyningen) Imidlertid var forsyningsmedarbejderen og formanden/inspektøren gået fejl af hinanden mht. opfølgning på møde. Formanden retter nu henvendelse og får aftalt møde. Ad 6) Vaskeri Inspektøren havde haft dialog med Electrolux og Nortec. Både næstformanden og Morten Schneider havde tillige haft kontakt til Nortec. Ud for de foreliggende oplysninger er bestyrelsen meget begejstret for Nortec men nu skal der aftales møder med begge leverandører og modtages mulige tilbud/overslag.

4 13 Mere herom på kommende møde. Ad 7) Juletræstænding Formanden var stor fortaler for juletræstænding. Efter en dialog frem og tilbage blev det besluttet grundet tidspres mv. at der afholdes juletræstænding 22/11 kl i 30 min, hvor julemanden kommer med en lille godtepose til børnene. Ingen kaffe, æbleskiver mv. Men alene fokus på børnene og juletræet. Formanden og Morten Schneider står for indkøb mv. Ib Jensen meldte sig frivilligt som julemand en stor tak fra bestyrelsen til ham! Ad 8) Godkendelse af seneste referat Ib Jensen havde ved mail af fremsat kommenterer til referatet. Det blev noteret, og der blev korrigeret punkterne på nærværende dagsorden, således at referatet kunne godkendes i sin helhed. Ad 9) Næste bestyrelsesmøde Der blev aftalt bestyrelsesmøder til: 21. Mandag den 26. november 2018 kl hos næstformanden 22. Mandag den 10. december 2018 kl hos næstformanden 23. Mandag den 7. januar 2019 kl hos næstformanden 24. Mandag den 21. januar 2019 kl hos næstformanden Ad 10) Lukkede punkter Til særskilt lukket referat blev behandlet følgende punkter: Pensionsordning for gårdmændene Økonomi, herunder restancelister, status på forsikringssager og tvangsauktioner Sager med beboere Punkt fra bestyrelsesmedlem Ad 11) Eventuelt Inspektøren bemærkede, at kontortider skal efterses, da der er uoverensstemmelse mellem hjemmeside og hans skilt over døren. Bestyrelsen følger op herpå. Bestyrelsesmødet påbegyndt kl og afsluttet kl

5 o --- Hillerød, den 15. november 2018 Referent, Christina Skjoldager Olsen Tiltrådt af bestyrelsen: Formand, Line Jakobsen Næstformand, Christina Skjoldager Olsen Morten Schneider Karsten Stub Ib Højen Jensen