Møde den: 5. februar 2018, kl. 14.15 16.00 Mødelokale: bygning 1613, lokale 134, seminarrum 3 Institut for Odontologi og Oral Sundhed Interim LSU (lokalt samarbejdsudvalg) møde Referat Deltagere: Siri Beier Jensen (formand), Flemming Isidor, Dirk Leonhardt, Eva Karring, Ulla Bæk Lindtoft (gik kl. 14.55), Jens Heidmann, Linda Fischer (næstformand), Lise Hove, Mette L.G. Nikolajsen, Niels Mark, Jeanette Lyk, Jørn Lund Jepsen Afbud fra: Gitte Bak Ditlefsen, Susan Burlund Referent: Annett Bülow Aagaard 1. Godkendelse af dagsorden Det blev aftalt at prioritere punkterne på dagsordenen, således at punkt 5 blev rykket op til efter punkt 2. Siri informerede derefter om, at når Annett går på barsel den 9. marts 2018, så vil Anne Brønden overtage sekretariatsbetjeningen af LSU på IOOS. Dagsordenen blev derefter godkendt. 2. Vision og strategisk grundlag for uddannelserne ved IOOS Siri præsenterede udkastet til vision og strategisk grundlag for uddannelserne ved Health, Aarhus Universitet generelt samt for uddannelserne ved IOOS, som er formuleret med baggrund i forskellige inspirationskilder. Særligt har input fra en workshop, der blev afholdt i oktober med bred deltagelse af uddannelsernes kerneaktører og interessenter, givet et rigt billede af, hvad der foreligger af ønsker til uddannelserne hos studerende, undervisere, aftagere og samarbejdspartnere. Derudover har en følgegruppe for visionsprocessen været med til at kvalificere det foreliggende udkast. Behovet for at udarbejde en ny vision og et strategisk grundlag skyldes hastige forandringer i omverdenen og behovet for hele tiden at se på, om uddannelserne i tilstrækkelig grad er fremtidsorienteret. Udkastet er sendt til kommentering i etablerede fora internt på IOOS, aftagerpaneler, blandt workshopdeltagere, de faglige organisationer og i fakultetsledelsen. Der vil blive taget stilling til alle indkomne kommentarer, og alle vil dermed modtage en tilbagemelding. Det næste skridt, når der foreligger en endelig version, er, at studienævnene vil sammenholde det med studieordningerne og dermed vurdere i hvilket omfang, at uddannelserne skal tilpasses for at leve op til visionen og strategien. Ulla fortalte dernæst, at studienævnet var i gang med at udarbejde et høringssvar, og at de skulle mødes i umiddelbar forlængelse af dette møde for at drøfte det.
Eva orienterede om, at studienævnet for Odontologi har indgivet deres høringssvar. Eva fortalte desuden, at hun mente, at internationalisering udgør en stor del af visionspapiret, hvilket er problematisk. Jens kommenterede, at det han primært læste ud af visionspapiret var, at instituttet skal have fire distinkte uddannelser uden overlap. Desuden mente han, at der skal ske en generel gennemgang af sproget, således overflødige fyldeord bliver sorteret fra og lange sætninger bliver gjort kortere og dermed mindre komplekse. Jens spurgte slutteligt til, om der mentes tandlægeuddannelsen på side 4 i andet afsnit, hvor der står - for odontologiens vedkommende. Siri svarede, at det er det, der menes, og det kunne det sagtens omformuleres til. Hun tilføjede, at det i arbejdsgruppen er blevet drøftet en del, hvad uddannelserne overordnet skal kaldes, så de er retvisende for forståelsen af bredden i fagligheden fra det omgivende samfund (eksempelvis orofaciale/odontologiske/tandfaglige?), og at man er åben for forslag. Flemming tilsluttede sig observationen omkring fire distinkte uddannelser uden overlap og tilføjede, at efter hans vurdering kan det ikke undgås, at der er overlap på uddannelserne. Han udtrykte, at det ikke kan være ønskværdigt og heller ikke i tråd med beskrivelserne og tilladelserne til deres faglige virke i samfundet, at der ikke er overlapning. Specifikt er der en problemstilling, hvis det ikke er muligt for både tandlæger og tandplejere at foretage tandrensninger og parodontosebehandling. Derudover bemærkede han, at der på side 4 står beskrevet en teknik omkring at arbejde sammen to-og-to eller flere, hvilket han ikke mener hører til i et visionspapir. Ulla tilføjede dernæst, at hun fandt det specielt, at man i et evidensbaseret miljø som et universitetet, ikke har underbygget sine påstande i visionspapiret med for eksempel prognoser fra WHO. Siri svarede, at det var en prioritering ikke at inddrage selve prognoserne fra eksempelvis WHO og Sundhedsstyrelsen i visionspapiret, da det netop er prognoser, og der eksempelvis er en ny prognose under udarbejdelse fra Sundhedsstyrelsen (den nuværende prognose er udgivet i 2013), og at de store linjer eksempelvis ift. større ældrepopulation, længere levetid, flere medicinsk kompromitterede patienter er baggrundsviden for visionspapiret. Jørn tilsluttede sig prioriteringen om ikke at have inddraget prognoser fra WHO og Sundhedsstyrelsen, da han godt kan se idéen i, at det er instituttet selv, der er kommet med nogle fornuftige bud på, hvordan vi ser at uddannelserne skal udvikles. Siri sluttede drøftelsen af med at pointere vigtigheden af, at LSU kommunikerer til repræsentationsområderne for LSU-medlemmerne, hvor i processen vi er med visionspapiret, og at det i sin endelige form vil blive fremsendt til studienævnet.
3. Erfaringsudveksling gensidig orientering 3.1 Planlægning af fællesdage på IOOS Jeanette opfordrede til, at fremtidige fællesdage på instituttet bliver meldt ud så hurtigt som muligt, således flest muligt har mulighed for at deltage. Hun håbede derfor meget på, at man i planlægningen af en fællesdag på instituttet omhandlende opfølgning på seminardagene vil huske at melde en dato ud så hurtigt som muligt. Siri svarede, at Ole Hovgaard arbejder på at planlægning og udmelding af fællesdage, fremadrettet vil ske med et års varsel. 4. Økonomi Siri orienterede om, at årsrapporten for 2017 ikke er færdiggjort endnu, og at der derfor ikke er nyt at berette på økonomifronten. Hun kunne dog fortælle, at de reduktioner i uddannelsesindtægter, som instituttet blev påført i løbet af 2017, fortsat vil mangle i budgettet fremadrettet. Det vil derfor blive nøje overvejet hver gang en stilling bliver vakant, hvorvidt stillingen skal genbesættes eller ej, og hvorvidt det kan ske ved intern rokade eller ved opslag. Dette for at udøve rettidig omhu, og fordi vi først og fremmest vil inddrage vores egne medarbejderes kompetencer. Jørn kommenterede, at man i hans medarbejdergruppe føler sig presset ved sygdom, da der ikke bliver hentet vikarer ind. Linda kunne berette det samme for hendes medarbejdergruppe. Siri svarede, at der bliver kigget nøje på skemaplanlægningen for at se, hvad der er muligt. 5. Status på opfølgningsprocessen fra seminardagene Siri orienterede om, at alle noter fra seminaret er blevet sammenskrevet, og hovedpointerne er blevet fremdraget. Den 19. februar 2018 vil der blive afholdt lederseminar omkring opfølgning på seminardagene i den tværgående ledergruppe. Her bliver ledergruppen klædt på til at kunne følge op på seminaret rundt i miljøerne. LSU skal i den forbindelse drøfte sammenskrivningen af noterne fra seminardagene med de medarbejdergrupper, som de repræsenterer og derefter kommer med en tilbagemelding til enten Siri, Hanne eller Rie senest den 17. februar 2018. I drøftelsen med medarbejdergrupperne kan der tages udgangspunkt i, hvordan materialet ser ud med deres øjne i forhold til fusionen, de fire værdier og i forhold til det tværgående samarbejde og aktiviteter. Det blev desuden aftalt, at LSU på det næste møde drøfter hvilke overordnede værdier, de mener skal være gældende for IOOS på baggrund af materialet fra alle medarbejdere samt hvilke uddybende sætninger der overordnet set kan definere værdierne. Siri fortalte dernæst, at der, som tidligere udmeldt fra AU, ikke kommer en proces omkring psykisk arbejdspladsvurdering (APV) i 2018 men derimod en samlet proces omkring både en psykisk og fysisk APV i foråret 2019. Der skal derfor tænkes over, hvordan der kan følges op ift. psykisk APV fra 2016 til rapporten fra Statens Kompetencecenter. Siri foreslog en drøftelse af emnet på næste LSU møde, hvilket LSU tilsluttede sig.
Jørn spurgte til, hvorledes de som medlem af LSU bedst får distribueret materialet fra seminaret til de medarbejdergrupper, som de repræsenterer. Han foreslog dernæst, at det lægges på hjemmesiden. Siri tilsluttede sig dette forslag og tilføjede, at den nye instituthjemmeside bliver frigivet i februar 2018. Siri gennemgik dernæst en præsentation, hvor hun opsummerede de vigtigste pointer fra sammenskrivningen af noterne fra seminardagene. Siri orienterede desuden om, at på LSU mødet den 3. maj 2018 skal afslutningsrapporten til Statens Kompetenceudviklingscenter drøftes med henblik på en godkendelse og i løbet af maj eller juni måned 2018 vil der blive afholdt et arrangement for alle medarbejdere, hvor man vil gøre status samt markere en officiel afslutning af projektet. Slutteligt ønskede Siri en drøftelse af hvordan de til gode værende konsulenttimer fra Summit Consulting anvendes mest hensigtsmæssigt i forbindelse med opfølgningsfasen. Eva og Linda foreslog, at de resterende 3 konsulenttimer anvendes på den planlagte fællesdag for alle medarbejdere i maj eller juni måned. Dette forslag tilsluttede det øvrige LSU sig. 6. Evaluering af LSU s arbejde LSU formandsskabet ønskede en drøftelse af LSU s arbejde, da vi står ved afslutningen af en LSU periode. Der var på forhånd fremsendt følgende spørgsmål til LSU, som drøftelsen tog udgangspunkt i: 1) SU-medlemmernes rolle og ansvar Hvilke forventninger er der til udvalgsmedlemmerne, og hvad er deres ansvar? Hvordan forbereder udvalgsmedlemmerne sig til møderne? Hvordan bidrager SU-medlemmer til interessante og relevante dagsordenspunkter? Hvordan kommunikeres til kollegaer, som ikke er medlem af samarbejdsudvalget? 2) Formandskabets rolle og ansvar Hvordan kommunikeres til medarbejdere, som ikke er medlem af udvalget? Hvordan sikres rettidig, relevant og modtagerorienteret kommunikation? Hvordan bidrager formandskabet med dagsordenspunkter, og hvordan involveres kollegaer, som ikke er med i samarbejdsudvalget, heri? 3) Sekretariatsbetjening Hvad vil god sekretariatsbetjening være for udvalget? Flemmings tilbagemelding lød på, at han som nyt medlem af LSU og som udpeget ledelsesrepræsentant, var i tvivl om sin rolle angående hvem han skal drøfte emnerne i LSU med. Siri svarede, at det er den øvrige ledelse, VIP/professorer, som han skal drøfte LSU emner med samt videregive information til.
Eva svarede, at det er vigtigt, at man tager sit ansvar som LSU repræsentant alvorligt. Det betyder, at man orienterer sig i dagsordenen, så man kan drøfte punkterne på dagsordenen med sin medarbejdergruppe og dermed kommer velforberedt til LSU møderne. Jeanette supplerede med, at hun og Ulla drøfter med medarbejdergruppen, hvad der skal bringes ind til dagsordenen inden hvert LSU møde. Linda kunne godt ønske sig, at der indkommer flere forslag til punkter til LSU dagsordenen fra LSU og deres medarbejdergrupper. Flemming fandt det problematisk, hvis han inden hvert LSU møde skal henvende sig personligt til den øvrige ledelse for at drøfte dagsordenen. Siri foreslog, at skabe yderligere opmærksomhed om, at alle medarbejdere kan holde sig orienteret i dagsordener og referater, bl.a. fra LSU, på instituttets hjemmeside, så mængden af mails begrænses. Linda fortalte, at hun syntes, det er svært at finde LSU referaterne på hjemmesiden. Hendes løsning har derfor været, at printe referatet ud hver gang og placere det i frokoststuerne. Annett supplerede med, at hun fremadrettet i sine mails til LSU med det endelige referat vil indsætte link til hjemmesiden, hvor referaterne kan findes. Desuden blev det foreslået og vedtaget, at der i Siris næste nyhedsbrev skrives ind, hvor man kan læse om LSU s arbejde med link til hjemmesiden. 7. Status og evaluering af MUS 2017 Siri ønskede en drøftelse af årets MUS, hvor der blev taget udgangspunkt i følgende spørgsmål: Gennemføres MUS og er den forberedt af både leder og medarbejder? Er MUS gode samtaler? Kommer der noget ud af MUS? Hvis der har været særlige temaer, som I har drøftet ved årets MUS, er der da noget, der skal samles op på i forhold til disse temaer? Er der yderligere generelle temaer/emner, som det vil være hensigtsmæssigt at drøfte i LSU afledt af årets MUS? Er der nogle ting i jeres eksisterende praksis omkring MUS, som I ser et behov for at optimere/gøre anderledes til næste års MUS? Siri orienterede om, at Helle Tolboe har afholdt GRUS for de kliniske lærere på tandlægeuddannelsen. Jørn tilføjede, at det er vigtigt ved afholdelse af GRUS, at det bliver meddelt, at det handler om en udviklingssamtale i et gruppeforum, men såfremt man har individuelle kommentarer eller input, så kan man anmode om en privat samtale. Flemming forklarede, at han syntes, at det virkede mærkeligt at afholde MUS med de ph.d. studerende, da man i forvejen taler meget med dem, og det eneste som optager dem er deres ph.d. projekt. Siri fortalte, at på Institut for Klinisk
Medicin taler man løbende om trivsel med denne medarbejdergruppe i deres hovedvejledersamtaler, så der afholdes ikke nødvendigvis MUS, men man har en løbende dialog. Jeanette orienterede om, at Ulla mangler at afholde fire MUS, og at der på samtalerne er blevet talt om trivsel, da det er det emne, som optager dem alle for tiden. I forhold til kompetenceudvikling orienterede Siri om, at der i 2017 har været søgt og bevilliget midler fra Statens Kompetencefond, hvilket muliggjorde at alle medarbejdere har været tilbudt deltagelse i 2-dages seminaret omhandlende anerkendende kommunikation/god omgangstone, respekt, tillid, ligeværd og samarbejde. Desuden blev kompetenceudviklingsmodulerne Undervisningsklinikassistent på IOOS for alle tandklinikassistenter afsluttet i januar 2017 (påbegyndt i efteråret 2016). Deltagelse i Tandlægeforeningens Årskursus blev tilbudt til alle tandlæger på instituttet, endvidere deltog medarbejdere (klinikassistenter og tandlæger) i et symposium i endodonti. Undervisere på tandklinikassistentuddannelsen deltager i et pædagogisk udviklingsforløb (efterår 2017/forår 2018) omhandlende undervisningsudvikling- og design i entreprenørskabsundervisning/entreprenørskab som værdiskabelse og didaktisk metode. Derudover kunne Siri orientere om, at som opfølgning på GRUS i juni 2017 for de kliniske lærere på tandlægeuddannelsen, hvor der blev efterspurgt pædagogisk kompetenceudvikling har alle fået tilbudt onlinekursus i universitetspædagogik og didaktik fra CESU, Health, AU. Der har derudover været tildelt et diplom-modul i undersøgelse af sundhedsfaglig praksis, ét forskningslederkursus, to kompetenceudviklingskurser om sårbare unge for studievejledere, og instituttet har fået klinikengelsk/laboratorieengelsk-kursus til 13 sekretariatsmedarbejdere og tandklinikassistenter fra Healths uforbrugte kompetencemidler fra tidligere år, hvilket tilgodeså et mangeårigt ønske fra sekretariatet. 8. Optimering af lokaleudnyttelse Siri orienterede om, at Ole Hovgaard er ved at kortlægge brugen af alle lokaler i huset, således der kan ske en optimering af lokaleudnyttelsen, og så vi kan reducere vores husleje. Dette er dog under forudsætning af, at andre er interesserede i at leje lokalerne i stedet for os. Medarbejdere vil løbende blive inddraget ift. vurderingen af lokalebrug og muligheder i de forskellige områder af huset. Det har indtil nu vist sig, at der er en del kvadratmeter, som bliver benyttet i meget begrænset omfang. 9. Lønforhandling 2018 Siri orienterede om, ansøgningsperioden til den årlige ordinære lønforhandling løber i perioden 1. marts 2018 15. marts 2018. Lønforhandlingerne for 2018 omhandler samtlige medarbejdergrupper med lønforhandlingsperioden 1.4.2017 til 31.3.2018. Lønforbedringerne træder i kraft med virkning fra 1.4.2018.
Alle forhandlinger vil blive foretaget i 31.3.2012 niveau bortset fra engangsvederlag der vil være i aktuelt niveau. Som udgangspunkt er alle tillæg pensionsgivende. Dog er engangsvederlag ikke pensionsgivende. Universitetsledelsen har fastlagt rammen for lønforhandlinger 2018 til 0,7 % af lønsummen til kvalifikationstillæg/funktionstillæg, omklassificeringer og engangsvederlag. Dekanen har truffet beslutning om, at lønforhandlingsbudgettet for 2018 er op til 0,7 % af lønsummen til kvalifikations- og funktionstillæg, omklassificeringer samt til engangsvederlag. Mette spurgte, om de 0,7 % er blevet fordelt, således der er et bestemt beløb til henholdsvis funktionstillæg, kvalifikationstillæg og engangsvederlag. Siri svarede, at det er der ikke. Eva spurgte, om der foreligger nogle lokale kriterier fra LSU til den årlige ordinære lønforhandling. Siri svarede, at på LSU mødet den 28. juni 2017 blev det besluttet, at der ikke skulle udarbejdes lokale kriterier som supplement til det overordnede for Aarhus Universitet. 10. Eventuelt Der var intet til dette punkt.