ÅRSBERETNING (bemærkninger til årsnøgletal) Retten i Holstebro - udarbejdet i samarbejde mellem retten og Domstolsstyrelsen April 2018
2 1. Indledning kort præsentation af retten Retten i Holstebro er en af landets 24 byretter, og retskredsen omfatter kommunerne Holstebro, Thisted, Morsø, Struer og Lemvig. Retten er organiseret i med en retsafdeling, en foged- og en skifteafdeling samt en info/administration med hovedtingsted i Holstebro. Hovedtingstedet er åbent hver dag fra kl. 08.30 til 15.00, og afdelingskontoret i Thisted er åbent tirsdag og torsdag i samme tidsrum. Sagerne behandles som udgangspunkt ved hovedtingstedet i Holstebro bortset fra visse borgernære sager med værneting i Thisted og Morsø kommuner, som foretages på afdelingskontoret i Thisted. Afdelingskontoret bemandes med personale fra Holstebro. I var der beskæftiget i alt 32,8 årsværk, heraf 7,8 jurister. Derudover er der ansat et antal stævningsmænd, som er beskikket til at forkynde indkaldelser til visse retsmøder. Bygningen, som retten tog i brug i 2012, er digitaliseret med lydoptageudstyr og i øvrigt mulighed for at afholde digitale retsmøder i alle 8 retssale. Der kan også afvikles digitale retsmøder i de to retssale ved afdelingskontoret i Thisted. Herudover har retten indrettet 2 retssale med videoudstyr samt 2 mødelokaler med såkaldte fjernender. Der kan således afhøres parter, vidner og andre personer, som befinder sig i tilsvarende videolokaler i andre byer og sågar i andre lande. På samme måde kan personer møde her ved retten i 2 mødelokaler med videoudstyr og afgive forklaring til brug for retter i andre byer eller lande. Ny Carlsbergfondet og Statens Kunstfond har deponeret kunst til flere retssale og ventearealer. Kunsten kan ses på rettens hjemmeside. Der er installeret digitale skærme med retslister ved alle retssalene samt en digital storskærm, der hurtigt giver et overblik over dagens retsmøder. Retten har særlig fokus på sikkerhed, og der er i gennemført en risikovurdering af den bygningsmæssige sikkerhed i retsbygningen i Holstebro og afdelingskontoret i Thisted. Der er installeret videoovervågning i et mødelokale og i publikumsområderne. Alle retssale og mødelokaler er udstyret med overfaldsalarmer. Politiet bistår retten med sikkerhedskontrol i forbindelse med afviklingen af straffesager, hvor der antages at kunne opstå sikkerhedsmæssige problemer. I 4. kvartal fik retten implementeret den digitale behandling af civile sager, og inden udgangen af var en stor del af de verserende civile sager blevet digitaliseret. Forud for implementeringen afholdt retterne i Randers, Viborg, Herning og Holstebro et fælles møde i Viborg for rettens professionelle brugere i brugen af webportalen minretssag.dk. Retterne har ved det nye civilsystem taget et afgørende skridt mod digitalisering. På straffesagsområdet har der også i været stort fokus på digitalisering og gennemførelse af digitale retsmøder. Der har været afholdt møder med de professionelle brugere og anklagemyndigheden. Retten har haft særlig opmærksomhed på sagsbehandlingstiden på straffesager og har i udviklet og implementeret forskellige tiltag. Retten har i i forbindelse med implementeringen af forenklet digital forkyndelse ændret på nogle arbejdsgange på straffesagsområdet
Strategi og planlægning God ressourceudnyttelse Fogedret Strafferet Civilret Skifteret Udviklende arbejdspladser Samarbejdsrelationer 3 og har i den forbindelse oprettet et berammelses- og forkyndelseskontor således, at alle straffesager straks ved modtagelsen kan oprettes, berammes og forkyndes i én fortløbende arbejdsgang. Alle rettens dommere og jurister har været på kursus i digitale retssager, hvor anklagemyndigheden deltog om eftermiddagen. I er der indført mulighed for at bestille en tid hos notaren ved online tidsbestilling. En mulighed rigtig mange allerede benytter. Der er i ved retten gennemført en trivsels- og ledelsesevaluering. Retten vil fortsat gerne være en attraktiv arbejdsplads og afholdt den 9. juni en fælles temadag for hele personalet. Temadagen gik blandt andet til et besøg i Nævnenes Hus i Viborg og efterfølgende et oplæg om humor i dagligdagen. 2. er i Kort om DOMHUS-modellen DOMHUS-modellen er en fælles ramme for helhedsbaseret kvalitetsudvikling. Den indeholder en række indsatsområder, som skal tjene som inspiration i forhold til den løbende udvikling. Samtidig er der en række resultattemaer indbygget, som der løbende kan følges op på. Det er ligeledes et centralt element i modellen, at der løbende foretages en såkaldt selvevaluering, hvor aktuelle udfordringer og styrker identificeres. Neden for gennemgås resultaterne for opdelt på de enkelte resultattemaer efter modellen. DOMHUSET RETSSIKKERHED UAFHÆNGIGHED En ramme om kvalitetsudvikling i Danmarks Domstole Vi løser vores opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet STRATEGISK Administrationschef LEDELSE FAGLIG LEDELSE PERSONALELEDELSE Driftsledelse og organisering Effektive Arbejdsprocesser EFFEKTIVITET FAGLIG KVALITET TRIVSEL, MOTIVATION SAGSBEHANDLINGSTID BRUGEROPLEVET KVALITET OMDØMME 1: Effektivitet (aktivitet og produktivitet) Retten i Holstebro opnåede et produktivitetsindeks i på 108,2 og er på dette område derfor 5. bedste ret. Det gennemsnitlige produktivitetsindeks for byretterne i var på 101,9.
4 Der har i for retten samlet været en lille stigning i antallet af vægtede afsluttede sager, dog har der været et lille fald på straffesager. Denne udvikling er modsat landsgennemsnittet, hvor de samlede afsluttede vægtede sager har været faldende. Den samlede produktivitet for behandlingen af retssager var lavere end for landsgennemsnittet, men er stigende i forhold til 2016. På juristsiden er produktiviteten efter en betydelig stigning fra 2016 nu på 110,5, hvilket er bedre end for 5. bedste ret. For at skabe balance mellem juristressourcerne og opgaverne er der i ved naturlig afgang foretaget personalejusteringer på juristsiden. Den samlede produktivitet for behandlingen af fogedrettens sager er landets højeste med 122,2 set i forhold til produktivitetsindekset for 5. bedste ret på 118,7. Produktivitetsindekset i skifteretten er 135,7 og er steget væsentligt fra 2016 til. På både kontorsiden og juristsiden ligger produktiviteten således over landsgennemsnittet. og er steget væsentligt fra 2015 til 2016. Produktiviteten for er meget tilfredsstillende for Retten i Holstebro. På ledelse og administration har Retten i Holstebro anvendt 14% af de samlede ressourcer, hvilket er under landsgennemsnittet og tilfredsstillende, idet der anvendes en del ressourcer på transport, herunder til og fra afdelingskontoret i Thisted. 2: Sagsbehandlingstid (målopfyldelse og gennemsnitlig sagsbehandlingstid Retten har nået de centralt fastsatte mål for sagsbehandlingstiderne for alle sagskategorier med undtagelse af almindelige straffesager og voldssager. Særligt på fogedsager har retten den næsthøjeste målopfyldelse blandt alle landets byretter. Muligheden for berammelse inden for de fastsatte mål i sager om vold og voldtægt afhænger af, om der kan findes tider, hvor anklager og forsvarer har mulighed for at møde og har været et indsatsområde i. Målopfyldelse for alle sagskategorier ses nedenfor: Straffesager Alle alm. Straffesager 80,0 % 78 % Nævninge- og domsmandssager (hfh) 74,0 % 83,5 % Tilståelsessager og sager uden domsmænd (hfh) 76,0 % 89,2 % Voldssager 37 dage 53,3 % Voldtægtssager 37 dage 18,2 % Civile sager Alle alm. sager, boligsager, småsager, forbuds-/påbudssager 73,0 % 82,2 % Hfh. almindelige sager og boligsager 64,0 % 74,5 %
5 Hfh. småsager 67,0 % 96,9 % Alle forældreansvars- og ægteskabssager 80,0 % 91,3 % Fogedsager Alm. fogedsager og betalingskrav 80,0 % 94,2 % Særlige fogedsager 80,0 % 95,5 % Tvangsauktion solgt efter 1. auktion 80,0 % 91,3 % Skiftesager Udlevering af bo 80,0 % 81 % Tvangsopløsninger 72,0 % 99,2 % Gældssanering (dog kun indledte sager 75,0 % 95,8 % Gennemsnitlig sagsbehandlingstid: Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid er i faldet med undtagelse af boligretssager og civile sager med forhandlingsmaksime, men er på alle sagskategorier under landsgennemsnittet. På straffesager er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid på alle sagskategorier med undtagelse af sager uden domsmænd kortere end ved 5. bedste ret. For fogedretten er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid med undtagelse af tvangsauktioner blandt landets laveste og dermed særdeles tilfredsstillende. For skifteretten er den gennemsnitlige sagsbehandlingstid steget lidt i forhold til 2016, men er tilfredsstillende. Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid og målopfyldelse er samlet set meget tilfredsstillende for retten. 3: Faglig kvalitet Der har i i alle afdelinger fortsat været fokus på kvalitet, ensartethed og digitalisering. For retsafdelingen har der været fokus på ensartethed, kvalitet og optimering af anvendelse af digitale sagsgange, herunder digital afsendelse af post. Fogedretten har også i arbejdet for at opretholde en høj kvalitet i sagerne. For skifteretten er den faglige kvalitet på såvel jurist- som kontorsiden generelt af høj standard og vægtes højt i det daglige arbejde. Alle afdelinger har med henblik på at sikre kvaliteten og ensartetheden i sagsbehandlingen løbende på fællesmøder og via mail orienteret om nyt fra kurser, afdelingsledelsestræf og erfamøder.
6 Retten har i samarbejde med retterne i Herning og Viborg sammen med anklagemyndigheden på styregruppe- og følgegruppemøder fokuseret på kvaliteten i behandlingen af straffesagerne. For at sikre den nødvendige fleksibilitet og mulighed for at dække ind for vakancer har retten i fortsat haft særlig fokus på, at kontormedarbejderne som udgangspunkt er beskæftiget i forskellige afdelinger eller med flere sags- og arbejdsområder. 4: Brugeroplevet kvalitet Retten har også i haft stor fokus på størst mulig anvendelse af digital kommunikation. Det prioriteres højt ved retten, at der altid er en medarbejder tilgængelig til at modtage brugerne, herunder de professionelle brugere, med vejledning og besvarelse af spørgsmål. Retten har i fastholdt fokus på høj kvalitet og borgernærhed på afdelingskontoret i Thisted sammen med god udnyttelse af personaleressourcerne ved retten i det hele. 5: Trivsel og motivation samt udvalgte HR-nøgletal Sygefraværet for medarbejderne ansat ved retten var på 17,5 sygedage pr. ansat i og ligger over det gennemsnitlige sygefravær for byretterne i Danmark som var på 9,4 sygedage. Det meget høje sygefravær skyldes til dels mange langtidssygemeldinger. Sygefraværet for medarbejderne i er på et uacceptabelt niveau, og der vil naturligvis være fokus på dette område. Retten havde i 2016 en lønsum på (18,5 mio. kr.). Denne lønsum var i lidt lavere (17,3 mio. kr.), hvilket har påvirket den samlede produktivitet i positiv retning. Personaleomsætningen har i været på 2,8%. dette er et stort fald i forhold til 2016, hvor personaleomsætningen var på 15,8%. For at styrke det kollegiale fællesskab og kommunikationen direkte mellem ledelsen og personalet afholdes der hver fredag morgenmøde for hele personalet, hvor ledelsen informerer om, hvad der er sket, og hvor personalet har mulighed for at komme til orde. Disse morgenmøder følges efterfølgende op med en kort opsummering på domstolenes intranet, så de, der ikke har haft mulighed for at deltage, også bliver orienteret om løst og fast. Rettens ledergruppe har sammen med Retten i Viborg og Retten i Hjørring afholdt en fælles 3 dages ledelseskonference. Flere af rettens ledere og medarbejdere har deltaget i forskellige projekter og udviklingstiltag i samarbejde med Domstolsstyrelsen. 6: Omdømme mv. (kommunikation og PR-indsats) Retten har afholdt møder med anklagemyndigheden, advokater og andre interesserede for at sikre, at den kvalitet, som retten leverer, svarer til den, der efterspørges. En del skoleklasser overværer retssager. Retten har drøftet spørgsmålet om afholdelse af tvangsauktioner ved afdelingskontoret i Thisted over ejendomme beliggende i Thisted og Morsø kommuner med borgmestre og professionelle brugere.
7 I har retten haft et meget tæt og velfungerende samarbejde med pressen, og der publiceres i relevante situationer pressemeddelelser vedrørende afsagte domme. Retten modtager jævnligt besøg af skoleklasser, ligesom retten tilbyder mulighed for virksomhedsbesøg og erhvervspraktik. 3. Udviklingsaktiviteter i 2018 Rettens udviklingsaktiviteter for 2018 er beskrevet i handlingsplanen, som ses via dette link: http://www.domstol.dk/holstebro/omretteniholstebro/documents/2018%20handlingsplan.pdf