Y s MEN INTERNATIONAL Region Danmark 42652
FORRETNINGSORDEN for REGIONSRÅDET 2018-19 Denne forretningsorden er udarbejdet i henhold til VR 406 i Regions Danmarks love. Regionsrådet. 1 Regionsrådet består af Regionsledelsen og et medlem fra hver Distriktsledelse (DG, DGE eller DGEE). Et eller flere distriktsledelser kan vælge at lade sig repræsentere af et andet distrikt eller en særligt udpeget person ( 14 og VR 406-408). 2 Arbejdsgrundlag: Regionsledelsen arbejder på grundlag af Y s Men International s formål og i respekt af Regions Danmarks værdisæt: I Y's Men Region Danmark indbyder vi mennesker til at være med i et fællesskab, der er baseret på en kristen livsopfattelse og som skabes på tværs af det enkelte menneskes sociale og faglige forhold. Vi mødes, fordi vi tror på, at det enkelte menneskes oplevelse af sit eget liv bliver størst i gode relationer til andre mennesker. Vi tror på, at vi med udsyn til og tjeneste for det omgivne samfund kan være med til at støtte en verden, der bygger på fællesskab, gensidig respekt og et kristent livssyn. Vi tror på, at vi kan informere og øge det enkelte menneskes kendskab til samfundsmæssige, religiøse og sociale forhold - såvel nationalt som internationalt - og dermed opbygge en viden, der kan bruges til styrkelse af den enkeltes bevidsthed om ansvar og lederskab. Vi vil i vort virke arbejde ud fra en sammenhængende livs forståelse, hvor ovenstående elementer er tydelige og fremmer et positivt fremsyn. 3 Organisationsstruktur. Regionsledelsen leder regionen i samarbejde med Regionsrådet ( 14 og VR 406-408). Regionsrådet er organisatorisk placeret som det mest betydende organ næst efter regionens generalforsamling: Generalforsamling Regionsrådet Regionsledelse Tjenesteledere Sekretariat 2
Dette var også tilfældet tidligere, men den nye struktur giver betydelige flere beføjelser og kompetencer til Regionsrådet. 4 Regionsrådets opgaver: Regionsrådets opgaver er ikke beskrevet fuldstændigt i love og vedtægter, men det slås fast, at: Regionrådet træffer beslutning om alle anliggender, der ikke kan betegnes som almindelige, sædvanlige eller administrative anliggender. (VR 408). Denne bestemmelse er den helt afgørende betydning, når Regionsledelsen skal vurdere, om en sag kan færdigbehandles i Regionsledelsen eller skal sendes videre til Regionsrådet. Der er dog beskrevet nogle eksempler, hvor sagerne skal forelægges for Regionsrådet (VR 408): Regionsrådet skal behandle følgende emner: 1. Foretage indstilling i sager, der forelægges generalforsamlingen. 2. Fastlægge regulativ for Rådets kompetence og forretningsorden. 3. Godkende forretningsorden for Regionsledelsen. 4. Godkende ændringer i distrikternes antal og geografiske udstrækning. 5. Godkende Distriktsledelsernes forretningsorden. 6. Godkende funktionsbeskrivelser for tjenesteledere. Ved klubårets begyndelse 5 På det første rådsmøde i et nyt klubår træffet Regionsrådet efter indstilling fra Regionslederen beslutning om arten og omfanget af de sager, som ønskes behandlet i Regionsrådet. Denne beslutning formuleres som et Regulativ, der indgår som en del af Forretningsorden for Regionsrådet (VR 406). På samme møde træffer Regionsrådet beslutning om Rådets konstituering med formand og næstformand. Regionslederen (RD) er mødeleder (VR 405). Regionsleder, Rådsformand og Næstformand skal formidle et godt samarbejde i Regionsrådet og sikre, at Rådet fungerer tilfredsstillende, og at dens opgaver løses bedst muligt og på en for alle tilfredsstillende måde. Rådsmedlemmerne har pligt til at underrette Regionslederen om ethvert spørgsmål, som kan give anledning til at rejse en drøftelse af mulig inhabilitet. 3
Endelig træffer Regionsrådet beslutning om antal og tidspunkter for afholdelse af rådsmøder i klubåret. Dette kan ske ved godkendelse af en kalender for Regionsrådets aktivitet. Det tilstræbes, at Regionsrådet holder mindst 4 møder i løbet af et klubår. Hvis 5 rådsmedlemmer fremsætter krav herom, skal der inden én måned efter, at disse medlemmer har fremsendt motiveret dagsordensforslag afholdes et ekstraordinært rådsmøde. Regionslederen (RD) indkalder hertil (VR 409). Bekendtgørelse om hvornår og hvor ordinære møder afholdes optages på regionens intranet. Møderne er ikke offentlige, men Regionsrådet kan tillade, at mødet er åbent for andre end rådsmedlemmerne (VR 408). Deltagere i rådsmøde 6 I møderne deltager Regionsledelsen (RD, RDE, RDEE og PRD), de medlemmer af Distriktsledelserne, som er udpeget til at have sæde i Regionsrådet samt de af Regionsledelsen udpegede sekretærer og regionsskatmesteren uden stemmeret (jf. 15 og VR 409). Regionslederen kan indkalde tjenesteledere og andre til at deltage i forbindelse med konkrete sager (VR 410), og Regionsledelsen kan beslutte at nedsætte ad hoc udvalg til behandling af særlige sager ( 15 stk. 2, VR 412),. Beslutninger Regionsrådet træffer sine beslutninger i møder, men kan efter behov udføre sine forretninger skriftligt, elektronisk eller telefonisk (VR 406), jf. dog 9. 7 Indkaldelse til ledelsesmøde 8 Indkaldelse til møder sker ved udsendelse af dagsorden udfærdiget af Regionslederen (RD) og udsendt via mail senest 1 uge før mødet. Bilag til punkter, der skal behandles på mødet, gøres tilgængelige senest samtidig med mødeindkaldelsen for Regionsrådets medlemmer på et særligt intranet af hensyn til eventuel fortrolighed. Emner, der ønskes optaget på dagsordenen og behandlet på mødet, skal fremsendes til Regionslederen (RD) og regionssekretæren (RSA) med relevante bilag 4
eller i kommenteret form med motiveret indstilling til sagens afgørelse senest 14 dage før mødet. Dagsordenen er åben og offentliggøres på Regionens intranet for alle klubmedlemmer senest 1 uge før mødet. Sager der indeholder personlige eller andre følsomme forhold behandles fortroligt og optages på en særskilt lukket del af dagsordenen. Referat offentliggøres på Regionens intranet Beslutninger truffet under den lukkede dagsorden er fortrolige og offentliggøres ikke. Sådanne beslutninger meddeles kun de berørte parter. Ved mødets begyndelse godkender Regionsrådet dagsordenen eventuelt med tillæg af yderligere punkter. Finder et rådsmedlem, at et tillægspunkt til dagsordenen ikke er tilstrækkeligt oplyst, kan vedkommende kræve, at endelig beslutning udskydes til næste ledelsesmøde eller ved efterfølgende beslutning via mailkorrespondance. 9 Dagsorden til rådsmøderne Dagsordenen til Regionsrådets møder inddeles i hovedafsnit og dagsordenpunkter, som rubriceres efter følgende model: X.X.XX Nummer for delbeslutninger indenfor samme emne. Forløbende emne-/ sagsnummer Mødenummer. Hovedafsnittene benævnes: 1. Formalia 2. Beslutninger 3. Efterretningssager 4. Informationer 5. Tema til drøftelse, herunder kan drøftes fremtidige udfordringer og opgaver for Regionsledelse og Regionsråd. 6. Eventuelt 7. Næste møder 5
Disse hovedafsnit omfatter følgende sagsgrupper: Ad 1. Godkendelse af dagsorden, referater, evalueringer af tidligere arrangementer, detailspørgsmål om forestående arrangementer, manualer, vejledninger, regulativer, forretningsordner, regnskaber, revisionsprotokoller m.m. Ad 2. Sager, som Regionsrådet skal behandle og beslutte efter indstilling fra Regionsledelsen. Ad 3. Sager, som måtte være afgjort og ekspederet siden sidste ledelsesmøde af Regionsledelsen samt sager afgjort ved mailkorrespondance og lign. siden sidste møde. Ad 4. Informationer og orientering fra International Hovedkontor, fra Regionsledelsen, fra tjenesteledere eller andre, og om deltagelse i møder, kurser og aktiviteter som Rådet bør være bekendt med. Ad 5. Emner, som Regionsrådet bør drøfte med henblik på senere udvikling eller beslutning. Ad 6. Eventuelt omfatter emner, som kan have informativ eller orienterende karakter. Ad 7. Oplysning om kommende møder af relevans for Regionsrådet. Mødeledelse 10 Regionslederen (RD), eller ved dennes forfald Regionsleder Elect (RDE), leder Regionsrådets møder og afstemninger evt. med bistand af en ordstyrer (VR 406). Regionsrådet er beslutningsdygtig når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er Regionsrådets formands stemme afgørende. Der kan ikke indkaldes stedfortrædere. Regionslederen (RD) forestår og administrerer eventuelle sagsbehandlinger og beslutninger, som gennemføres skriftligt, elektronisk eller telefonisk (VR 405), Forhandlingssprog 11 Regionsrådsmøderne forhandles på dansk med engelsk som sekundært sprog. Dagsorden og referater udfærdiges på dansk og engelsk. Bilag fremlægges som de er 6
modtaget, men kan gengives i afskrift og oversættelse, såfremt dette findes relevant. Der vil i begrænset omfang være mulighed for tolkning under møderne. Særlige forskrifter 12 Regionsrådet fastsætter i særskilte regulativer regler for refusion af udgifter, som er afholdt i tilknytning til hvervet som regionsrådsmedlem. Regionsrådet fastsætter i særskilte regulativer regler for til hvem og i hvilke anledninger, der gives gaver med samtidig angivelse af beløbsgrænser. Regionsrådet træffer beslutning om rådsmedlemmers deltagelse i kurser o. lign. samt omkostningsdækning. 13 Effektuering af beslutninger Regionslederen (RD) drager omsorg for udførelsen af Regionsrådets beslutninger. Referater 14 Regionsrådets beslutninger indføres i et beslutningsreferat der udfærdiges af Regionslederen (RD). Referatet nummereres fortløbende med mødenummer og klubår svarende til dagsordenens rubricering. Referatet udsendes via email til Rådsmedlemmerne senest 7 dage efter mødets afholdelse. 15 Kommunikation Kontakt og udtalelse til medierne varetages af Regionslederen (RD), subsidiært af Regionsrådets formand, der kan uddelegere enkeltsager til andre. 16 Ændringer Ændringer i og tillæg til forretningsordenen skal behandles på et møde i Regionsrådet og kan ændres ved almindelig stemmeflerhed. Dog kan der ikke foretages ændringer, der strider mod bestemmelserne i Region Danmarks love og vedtægter og retningslinjer. 7
17 Ikrafttræden Denne forretningsorden træder i kraft med virkning fra den 1. juli 2018 og gælder for klubåret 2018-19. Således vedtaget på rådsmødet på Diakonhøjskolen, Aarhus den 24.August 2018. BIRTHE KRAGH SØRENSEN, Regionsleder 2018-19 JØRGEN KALLESEN, sekretær 8
REGULATIV for REGIONSRÅDETS SAGSKOMPETENCE 2018-19 Udarbejdet i henhold til VR 408 i Regions Danmarks love. 1 Regionsledelsens generelle kompetence Samtlige emner/sager vedrørende Region Danmark behandles af Regionsledelsen. Regionsrådets enekompetence Følgende emner/sager skal fremsendes med Regionsledelsens indstilling til Regionsrådets endelige godkendelse/afgørelse: 1. Alle sager, der agtes fremsendt til behandling på den ordinære eller en ekstraordinær generalforsamling. 2. Forretningsorden og Regulativ for Regionsrådets kompetence. 3. Forretningsorden for Regionsledelsen. 4. Ændringer i distrikternes antal og geografiske udstrækning. 5. Distriktsledelsernes forretningsordener. 6. Funktionsbeskrivelser for tjenestelederne (RSD). Sager af generel betydning for organisationen Emner/sager af generel betydning for organisationen fremsendes til Regionsrådet med Regionsledelsens beslutning eller indstilling. Eksempler på sådanne sager kan være: Nye vejledninger og ændringer af tidligere. Nye manualer og ændring af tidligere. Nye regulativer og ændring af tidligere. Periodebalancer og årsregnskab. Periodeopgørelser og årsopgørelse over parkerede midler Nye regnskabsinstrukser eller ændring af tidligere. Nye regler for refusioner eller godtgørelser(dog ikke taksmæssig ændring af befordringsfradrag i overensstemmelse med SKATs satser) Nye regler for deltagelse i internationale og Area-arrangementer, herunder ændring af kompensation/godtgørelse for afholdte udgifter. Dækningsomfang af Regionens forsikringer. Afsluttende projektregnskab for regionsprojekter incl. Skattefradragsprojekt 2 3 9
Indgåelse og opsigelse af samarbejdsaftaler, herunder faste samarbejdsrelationer vedrørende regionens møder. Indgåelse og opsigelse af samarbejdsaftaler vedrørende regionens tekniske anlæg, f.eks. kopimaskine, trykkeri, hjemmeside og find.ysmen.dk, web- og mailserver. Væsentlige ændringer herunder opgivelse - af Informations- og adressebogen, find.ysmen.dk, WAI, Set & Sket. Regionsrådet kan i sådanne sager godkende eller forkaste Regionsledelsens indstilling. Rådet kan endvidere returnere sagen til Regionsledelsen til fornyet behandling. 4 Øvrige sager til behandling i Regionsrådet Hvis ét medlem af Regionsledelsen kræver, at en sag henvises til endelig behandling i Regionsrådet, skal dette ønske efterkommes ved fremsendelse af sagens akter til førstkommende rådsmøde. Hvis 5 rådsmedlemmer kræver, at en konkret sag ikke afgøres endeligt af Regionsledelsen skal sagen fremsendes til endelig afgørelse på førstkommende rådsmøde, medmindre dette måtte medføre betydelige tab for Regionen. Personsager behandles i lt overvejende grad af Regionsledelsen. Hvis sagen drejer sig om en af stabsmedarbejderne eller er en klage over en af Regionslederne, træffer Regionsrådet endelig afgørelse. Sådanne sager behandles på lukkede møder og er undergivet fortrolighed. Sager af informativ karakter Sager, som må antages at have interesse for Regionsledelsen fremlægges til efterretning. Eksempler på sådanne sager kan være: 5 Særlige sager, som er afgjort af Regionsledelsen. Informationer fra Internationalt hovedkvarter. Informationer fra Area. Informationer om ændrede regler for foreningslivet i Danmark, herunder skatteregler. Særlige informationer vedrørende Distrikter og klubber. Informationer om antal medlemmer og klubber. Informationer om særlige tiltag i Regionsledelsen. 10
6 Tema-emner/-sager Regionsledelsen udvælger til hvert rådsmøde et emne eller en sag, som kan være genstand for den drøftelse med fremadrettet sigte. Formålet er en fri drøftelse om et emne/sag, som kan eller vil komme til realitetsbehandling på et senere tidspunkt. Det kan også vedrøre ydre påvirkninger indflydelse på Regionen og den mulige ageren i forhold hertil (f.eks. ny lovregulering af forenings- og tilskudsreglerne). Rådsmedlemmer kan fremsætte forslag om sådanne temaer. Regionsledelsens kompetence Regionsledelsen træffer endelig afgørelse i alle Region Danmarks sager med undtagelse af de forannævnte sags- og emnetyper. 7 Eksempler (kun et uddrag) på sådanne sager kan være: Alle henvendelser fra Internationalt hovedkvarter Alle henvendelser fra Area Europe Alle henvendelser fra Distrikter og klubber samt medlemmer. Administrationen af Region Danmark Har lederbeføjelser i forhold til stabsmedarbejderne og tjenestelederne Chartring af nye klubber Repræsenterer Region Danmark ved Internationale og Area konventer Indgår konkrete aftaler med kursussteder om planlagte arrangementer Udarbejder foldere, brochurer og andet informationsmateriale. Redigerer Regionens publikationer og hjemmeside 11
Regionsrådet 2018-19 Navn Club Titel Birthe Kragh Sørensen Løgumkloster Y s Men s Club RD Bjarne Hyldgård Give Y s Men s Club RDE Arne Holm- Hansen Rougsø-Sønderhald Y s Men s Club RDEE Kristen Grysbæk Ringkøbing Y s Men s Club PRD Jørgen Gravesen Aalborg Y's Men's Club Budolfi DG Børge Christensen Støvring Y's Men'sClub DG Ebbe Skammelsen Sydthy Y's Men's Club DG Leif Bodilsen Randers Y's Men's Club "Niels Ebbesen" DG Arne Jørgensen Hardernes Y's Men's Club DG Knud Erik Lykke Skive Y's Men's Club DGE Knud-Erik Aaen Aarhus Y's Men's Club Marselisborg DG Carl Hertz-Jensen Vejle Trekanten Y's Men's Club DG Aksel Lindhardt Grindsted Y's Men's Club DG Poul Ove Juul Odense Y's Men's Club DGE Birgith Degn Hvid Varde Y's Men's Club DGE Knud Petersen Alssund Y's Men's Club DGE Poul Nielsen Holbæk Fjord Y's Men's Club DG Rosa Væggemose Valby Y's Men's Club DG Miroslav Halmo Nitra Y's Men's Club DG Dan Carpov Baia Mare Y's Men's Club DG Stoyan Kroumov Stoizev Sofia Y's Men's Club DG Katalin Baráth Savaria of Szombathely Y's Men's Club DG Stabsfunktioner: Hardi Kristensen Kimbrenes Y s Men s Club RT Axel F. A. Hansen Tørning Len Y s Men s Club RSF Jørgen Kallesen Silkeborg Y s Men s Club RSA 12