Opbevaring og kassation af arkivalier

Opbevaring og kassation af arkivalier

2 Opbevaring og kassation af arkivalier I det følgende har vi fra IT-Center Fyns side af forsøgt at lave et overblik over de gældende regler på området for sletning af skolernes arkiver. Teksten stammer primært fra bekendtgørelserne på området, og er opdelt i regler gældende indtil 2012 og regler gældende fra 2012, og er yderligere opdelt efter, om der er tale om gymnasiale uddannelser eller social- og sundhedsskoler. Arkivlovgivningens regler skal følges, og der må ikke opbevares personoplysninger, fordi de er nice to have. Nederst i dokumentet er der en oversigt over, hvilke oplysninger der skal gemmes efter andre regler end arkivlovgivningen, denne oversigt er opdelt i en elevdel og HR-del. Danske Gymnasier kommer også med en udmelding på området. For papirarkivalier og elektroniske arkivalier, som indtil 2012 er skabt af gymnasiale uddannelsesinstitutioner og af social- og sundhedsskolerne: Jf. BEK nr. 343 af 06/05/2008. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, 1 https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=116796 For arkivalier skabt af de gymnasiale uddannelsesinstitutioner indtil 2012 bevares: 1. Vedtægter, forhandlingsmateriale, mødereferater. 2. Særlige eller principielle sager, som bestyrelsen har behandlet. 3. Mødereferater fra rektorforeninger o.l. i perioder, hvor institutionen har fungeret som sekretariat. 4. Et eksemplar af institutionens årsberetninger og studievejledninger, mv. 5. Fundatser og forhandlingsmateriale for legater og fonde, administreret af institutionen. 6. Materiale af særlig eller principiel karakter om undervisningen og udviklingen af undervisningen, som ikke er indberettet til en overordnet myndighed. 7. Materiale af særlig eller principiel karakter om særligt HF-kursus for fremmedsprogede (GIF).

3 8. Eksamensbedømmelser indtil 1996 samt efter 1996 i tilfælde, hvor eksamensprotokollen ikke føres og indberettes elektronisk. 9. Ved uddannelsesforløb, der afsluttes med en prøve frem for eksamen, bevares prøveprotokollerne, med mindre prøveresultaterne indberettes til en overordnet myndighed. 10. Materiale, som efter Statens Arkivers skøn i særlig grad belyser institutionens virksomhed. 11. Personalesager for ansatte født den 1. i en måned og ansatte i chefstillinger Følgende elektroniske arkivsystemer bevares i udskrift: 1. Elektroniske journalsystemer. 2. ESDH-systemer for så vidt angår journaldata og sager, som indeholder materiale som er nævnt under punktet om papirarkivalier. Udskriften af journaldata skal udformes ifølge Statens Arkivers vejledning om produktion og aflevering af papirudskrift af sagsoversigt fra elektroniske journalsystemer. For en uddybning af ovenstående anbefales det, at følgende vejledning læses (se link nedenfor), den er nem at forstå og indeholder gode eksempler. Vejledningen omhandler kun reglerne indtil 2012 for gymnasierne. https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2014/10/vejledning-bekendtgoerelsenr-343-af-6-maj-2008.pdf For arkivalier skabt af social- og sundhedsskolerne indtil 2012 bevares: 1. Vedtægter, forhandlingsmateriale, mødereferater. 2. Særlige eller principielle sager, der har været forelagt institutionens bestyrelse. 3. Mødereferater fra rektormøder o.l. i perioder, hvor institutionen har fungeret som sekretariat. 4. Et eksemplar af institutionens årsberetninger og studievejledninger mv. 5. Fundatser og forhandlingsmateriale for legater og fonde, administreret af institutionen. 6. Materiale af særlig eller principiel karakter om undervisningen og udviklingen af undervisningen. 7. Optagelsesansøgninger fra før 1970. 8. Oplysninger, der er nødvendige for udstedelse af eksamensbevis, herunder eksamens- og prøvebedømmelser. 9. Sager af særlig eller principiel karakter om afholdelse af eksamen.

4 10. Eksamensopgivelser og opgavetekster for de år, der ender på 0. 11. Hovedopgaver for de år, der ender på 0. 12. Hovedopgave- og praktikudtalelser mv. for de år, der ender på 0. 13. Materiale, som efter Statens Arkivers skøn i særlig grad belyser institutionens virksomhed. Følgende elektroniske systemer bevares i udskrift: 1. Elektroniske journalsystemer. 2. ESDH-systemer for så vidt ang. journaldata og sager, som indeholder materiale som er nævnt under punktet om papirarkivalier. Udskriften af journaldata skal udformes ifølge Statens Arkivers vejledning om produktion og aflevering af papirudskrift af sagsoversigt fra elektroniske journalsystemer. Arkivalier, som er skabt indtil 2012 og som ikke skal bevares i henhold til ovenstående, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt (se oversigten nederst i dokumentet), og når de efter myndighedernes egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning, det vil især være i tilfælde af klagesager, her er klagefristen 4 uger efter at skolen har truffet en afgørelse. I alle andre tilfælde skal arkivalierne slettes. For papirarkivalier og elektroniske arkivalier, som er skabt af gymnasiale uddannelsesinstitutioner og af social- og sundhedsskolerne: Jf. BEK nr. 1640 af 08/12/2016. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos universiteter, erhvervsakademier, professionshøjskoler, ungdomsuddannelser m.fl., 1 https://www.retsinformation.dk/forms/r0710.aspx?id=183425 For arkivalier skabt eller tilvejebragt af institutioner, der udbyder almene gymnasiale uddannelser (STX og HF) samt almene voksenuddannelser (AVU) fra 2012: Følgende arkivalier bevares: 1. Uddannelse a. Beskrivelse af institutionens årlige udbud af studieretninger. b. Materiale af særlig eller principiel karakter om undervisning og udvikling af undervisning, som ikke er indberettet til en overordnet myndighed. c. Materiale af særlig eller principiel karakter om specialundervisning. Materiale af generel eller principiel karakter vedr. studievejledning og studenterrådgivning. 2. Relationer til omverdenen

5 a. Materiale af generel eller principiel karakter vedr. relation til omverdenen, herunder samarbejde med andre uddannelsesinstitutioner. b. Materiale vedrørende udarbejdelse af formidlingsstrategier o.l. 3. Administration, bestyrelse og ledelse a. Vedtægter og forhandlingsmateriale. b. Mødereferater fra bestyrelse, ledelse, fagråd, elevråd, samarbejdsudvalg og pædagogiske råd samt andre væsentlige organer. c. Et eksemplar af institutionens årsberetninger. d. Særlige eller principielle sager som bestyrelsen og ledelsen har behandlet. 4. Øvrige materialer a. Fundatser og forhandlingsmateriale for legater og fonde, administreret af institutionen. 5. Personale a. Politik og retningslinjer Overordnede retningslinjer og politikker for personaleområdet, rekrutteringsstrategier. b. De enkelte ansatte Personalesager for ansatte født den 1. i en måned og ansatte i chefstillinger 6. Materiale som efter institutionens skøn i særlig grad belyser institutionens virke. Endelig afgørelse om bevaring træffes af Rigsarkivet i forbindelse med aflevering. For arkivalier, der er skabt eller tilvejebragt af erhvervsrettede uddannelser inden for den offentlige forvaltning (herunder SOSU-skolerne) efter 2012: Følgende arkivalier bevares: 1. Uddannelse a. Materiale af særlig eller principiel karakter om undervisning og udvikling af undervisning, som ikke er indberettet til en overordnet myndighed. b. Eksamensbedømmelser hvor karakteroplysninger ikke er indberettet til en overordnet myndighed. c. Prøveprotokollerne for uddannelsesforløb, der afsluttes med prøve, bevares, når prøveresultaterne ikke indberettes til en overordnet myndighed. d. Materiale af generel eller principiel karakter vedr. praktikforhold.

6 e. Materiale af generel eller principiel karakter vedr. studievejledning og studenterrådgivning. 2. Relationer til omverdenen a. Materiale af generel eller principiel karakter vedr. relation til omverdenen, herunder samarbejde med andre uddannelsesinstitutioner og erhvervslivet. b. Materiale der omhandler samarbejde med kommunale myndigheder. c. Materiale vedrørende udarbejdelse af formidlingsstrategier o.l. 3. Administration, bestyrelse og ledelse a. Vedtægter og forhandlingsmateriale. b. Mødereferater fra bestyrelse, ledelse, fagråd og elevråd og andre væsentlige organer. c. Et eksemplar af institutionens årsskrifter. d. Særlige eller principielle sager som bestyrelsen og ledelsen har behandlet. e. Materiale af generel eller principiel karakter vedrørende særlige rådgivningstilbud, mentorordninger o.l. 4. Øvrige materialer a. Mødereferater fra rektorforeninger o.l. i perioder hvor institutionen har fungeret som sekretariat. b. Fundatser og forhandlingsmateriale for legater og fonde, administreret af institutionen. 5. De enkelte ansatte Personalesager for ansatte født den 1. i en måned og ansatte i chefstillinger. 6. Materiale som efter institutionens skøn i særlig grad belyser institutionens virke. Endelig afgørelse om bevaring træffes af Rigsarkivet i forbindelse med aflevering. Ved chefstilling forstås en kontorchef (lønramme 36) og derover, og aldrig fuldmægtige og kontorpersonale, og heller ikke kontorledere. For at være omfattet af chefbegrebet skal en stilling kunne sidestilles med en chefstilling i henseende til bl.a. ledelsesbeføjelser, lønforhold og stilling i det administrative hierarki. En skoleinspektør anses for omfattet af chefbegrebet, jf. FOB 2001 549. Arkivalier, som ikke skal bevares eller anmeldes i henhold til ovenstående kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt (se oversigten nedenfor), og når de efter myndighedernes egen

7 vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning, det vil især være i tilfælde af klagesager, her er klagefristen 4 uger efter at skolen har truffet en afgørelse. I alle andre tilfælde skal arkivalierne slettes. Opbevaringspligten efter andre bestemmelser omfatter bl.a.: På elevdelen: - Oplysninger nødvendige for at kunne udskrive en kopi af karakterbeviset skal opbevares i 30 år, og herefter overføres til Statens Arkiver. o Identifikationsoplysninger, fag, karakterer (både standpunktsog eksamens/prøvekarakterer), oplysninger om den konkrete eksamen eller prøveafholdelse - Oplysninger, der kan anvendes i forbindelse med merit skal opbevares i 10 år. o Fraværsregistrering, lægelige eller sociale oplysninger, som dokumentation for fravær o Forseelse o SU o SPS o Advarsler, udelukkelse fra arrangementer eller aktiviteter o Aflæggelse af prøve i alle fag, udelukkelse fra eksamen og bortvisning (midlertidigt eller permanent) o Standpunktskarakterer Til de tilfælde, hvor en elev har afsluttet et fag under dumpegrænsen (men evt. stadig fuldført uddannelsen), kan denne anmode om at få udleveret en attestation for, at faget er afsluttet og kan anses for bestået på et lavere niveau eleven skal have opfyldt kravene til skolens studie- og ordensregler til aktiv deltagelse i undervisningen, hvorfor oplysninger om dette også gemmes Også til de tilfælde, hvor en elev har bestået et fag på et højere niveau, men ikke med en høj nok karakter til at få adgang til en uddannelse, her kan eleven ligeledes anmode om at få udleveret en attestation for, at faget er afsluttet og bestået på et lavere niveau eleven skal også her have opfyldt kravene til skolens studie- og ordensregler til aktiv deltagelse i undervisningen mv.

8 - Skolen kan endvidere gemme oplysninger om elever, der er gået ud, hvis der foreligger dansk eller EU-ret, hvoraf det fremgår, at specifikke oplysninger ift. eksempelvis forebyggelse af radikalisering fortsat skal opbevares efter at eleven er gået ud af skolen - Regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år, jf. bogføringsloven o Revisionsspor ift. elevers aktivitet På HR-delen: - Hovedregel maks. 5 års opbevaring af medarbejdersager efter at en medarbejder er fratrådt (medmindre de er omfattet af ovenstående arkivbestemmelser) o Herunder må eksempelvis advarsler gerne ligge på personalesagen indtil denne slettes, men den må ikke anvendes til brug i fx en opsigelse efter mere end 1 år fra advarslen er givet. o Personlighedstests forældres efter 6 måneder o Helbredsoplysninger skal slettes efter at klagefristen ifbm. afskedigelse er udløbet o Oplysninger om arbejdsskader skal gemmes i 20 år, herunder også APV er og lignende oplysninger, der kan anvendes til vurdering af arbejdsmiljøet ift. arbejdsskader, som kan søges i 20 år efter at skaden er sket. o Dele af medarbejderens personalesag kan slettes, når medarbejderes fratræder, eksempelvis CV og ansøgning. - Særligt for Tjenestemænd gælder at en sag kan arkiveres/kasseres når den pågældende og ægtefællen er døde samt evt. børn er fyldt 21 år - Regnskabsmateriale skal opbevares i 5 år, jf. bogføringsloven o Revisionsspor ift. ansatte NB! Arkiveringsreglerne omfatter alle ukomplicerede sager. Hvis der er rejst klagesager, eller visse elevsager har været meget komplicerede, så kan der være krav om en længere arkiveringsperiode. Hvis data findes i Easy A og/eller dokumenterne kan rekonstrueres i en gyldig udgave, så er der ikke noget krav om opbevaring af papirudgaver.