Vejledning om elevsager i ESDH 1

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Vejledning om elevsager i ESDH 1"

Dorte Gregersen
6 år siden
Visninger:

1 Vejledning om elevsager i ESDH 1 1. Indledning Skolerne står pt. overfor at overgå til behandling af visse elevoplysninger og elevsager i ESDH. For at støtte skolerne i overgangen og det fremadrettede arbejde i ESDH, har GF formuleret denne vejledning Versioner Vejledningen er udarbejdet på baggrund af ERFA-møde på Roskilde Gymnasium den 8. februar 2017 med deltagelse af 19 skolers elevsekretærer, hvor vi drøftede, hvilke sags- og oplysningskategorier om elever, der hører hjemme i ESDH og hvordan strukturen kan opbygges. Skolerne bad i den forbindelse GF om at spille ud med bud på en mappestruktur for elevsager, der letter administration og kassation (sletning) af elevoplysninger. Vejledningen er opdateret i august/september Struktur i ESDH På baggrund af input på det ovennævnte ERFA-møde har GF udarbejdet et bud på en enkelt standardstruktur, som støtter skolerne i nem, lovlig og effektiv skoledrift. Standardmappestrukturen er rullet ud som default på samtlige skoler, der benytter ESDH til elevoplysninger den 21. august Når man som skole bruger den foreslåede standardstruktur opnår man: støtte til at foretage en nem og korrekt placering af elevoplysninger i prædefinerede mapper allerede når oplysningerne kommer ind i huset, hvilket letter den efterfølgende administration og sletning af oplysningerne automatisk sletning, når elevoplysningerne ikke længere er relevante, dvs. at skolerne undgår at gemme oplysninger, som der ikke længere er hjemmel til fritagelse fra at bruge tid og ressourcer på at holde sig ajour med reglerne for sletning og ikke mindst skulle gennemføre sletningen manuelt Hvis man som skole vurderer, at man har brug for yderligere mapper end de beskrevne standardmapper, er det let at tilføje sådanne mapper. Dog skal der sættes kassationskode (sletteregel) på mappen og helst fra start, da koden i så fald slår igennem på alle elevsager, som mappen oprettes på. Kontakt Allan i GF IT herom. GF har valgt at anvende dokumentmapper i DocuNote (i stedet for Sager ) til strukturen, hvilket har den fordel, at mapperne er grå, hvis de er tomme. Dermed vil sagsbehandleren let og uden at skulle åbne selve mappen kunne se, om der er indhold i en mappe. Ved anvendelse af den beskrevne struktur, vil sletning som beskrevet ske via automatisk kassation, således at de data, der befinder sig i en konkret mappe slettes ved automatiserede arbejdsgange, når der er gået et vist åremål. Det betyder, at skolens administration ikke behøver at vedligeholde den del af skolens 1 Elektronisk System til Data Behandling, fx DocuNote 2 For en detaljeret beskrivelse af baggrunden for ESDH se GF s store vejledning, der bl.a. beskriver generelle hensyn ved valg af ESDH-struktur, hvilke personoplysninger der hører hjemme i ESDH, slettefrister, kategorier af personoplysninger. Vejledningen vil fremadrettet være at finde på GF s intranet under punktet Datasikkerhed

2 datasamling manuelt. Derved understøttes lovgivningens krav om at datasamlingen skal holdes sund og at der ikke opbevares flere data, end hvad der er hjemmel til. Strukturen er som følger: Årgang 2017/ 2018 Arkiv, som er fælles for årgangen Sag med ansøgninger Sag med eksamensbevis og karakterer Samtykkeerklæringer Mapper for hver elev Indhold En fælles adressebog for hele ansøgerfeltet med henblik på udsendelse af kvitteringsbreve. Ansøgninger Kvitteringsbreve Protokollinjer, beviser, årskarakterer, standpunktskarakte rer, fag, evt. oplysninger om den konkrete eksamenseller prøveaflæggelse for hele årgangens elever Diverse samtykkeerklæringer fra eleverne på årgangen, fx til visning af elevens foto til på hjemmesiden, i tryksager, på video, til behandling af følsomme personoplysninger i studievejledningen mv. Brugeradgange gives til Studiesekretærer, ledelsesrepræsentant Studiesekretærer, ledelsesrepræsentant Studiesekretærer, ledelsesrepræsentant, kommunikationsmedarbejder, Sletning af mappe og mappens indhold sker automatisk på følgende tidspunkt 5 år efter årgangen er optaget 30 år efter årgangen er 10 år efter årgangen er Note For de ansøgere, der skal til optagelsesprøve, oprettes der ad hoc egne ansøgningssager til brug for dokumentation for optagelsesproces og evt. senere klagesag. Hvis eleven på baggrund af optagelsesprøven får afslag, videregiver skolen de relevante oplysninger til den skole, der er ansøgt som næste prioritet i rækken, hvorefter elevens sag slettes hos skolen. Hvis skolen bruger samtykkeblanketterne i GymBetaling er denne mappe ikke relevant

3 Under årgangen oprettes der pr. default en standard-elevsag for hver elev, når eleven er optaget. Dette kan ske automatisk i løbet af sommeren forud for studiestart med hjælp fra GF IT, hvis skolen ønsker det. Elevsagen indgår i en alfabetisk (navne-)struktur over alle elever i årgangen. Elevsagen er en sagstype i ESDH med følgende forklæde, hvori stamdata om eleven udfyldes 3. De stamdata, der må fremgå er følgende (listen er udtømmende, dvs. at der ikke må fremgå andre oplysninger af forklædet): Navn samt unikke identifikationsoplysninger i form af elevens CPR-nummer eller elevnummer Studieretning Indskrivningsperiode Brugeradgang til elevsagen gives til: studiesekretærer og ledelsesrepræsentanter samt e Elevsagen kan gemmes tidsubegrænset af skolen. Der er derfor ingen kassationskode på elevsagen. Skolen har dog pligt til at slette elevsagen ved modtagelse af meddelelse om elevens død. GF IT opretter følgende standardmappestruktur under hver elevsag: Årgang 2017/ 2018 Mapper fælles for årgangen Se ovenfor Mapper for hver elev Generelle elevoplysninger Indhold Genvej til ansøgningen (som ligger i årgangens fælles ansøgningssag), notater ang. uddannelsesparathed, optagelsesprøve, optagelsesbrev, Brugeradgange gives til Studiesekretær og ledelsesrep. Sletning af mappe og mappens indhold sker automatisk på følgende tidspunkt 3 år efter årgangen er Note Standardopbevaringslængde n er justeret fra 0 til 3 år, ud fra hensynet til at kunne opbevare fx eksamensklager i en relevant periode, jf. 3 Bemærk, at udseendet på forklædet muligvis ændrer sig en smule fremadrettet.

4 tilknytning til én eller flere institutioner, diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold, fx handicaps, dispensationer, individuelle aftaler fx om udlån af ipad, bøger, tilladelser, bemyndigelser, evt. lægeerklæringer om fravær ifbm. undervisning og/eller eksamen, fritagelse fra idræt, mentorordninger, særlige forhold fx hemmelig adresse, kopi af pas, kørekort, mv. principperne i almeneksamensbkg. 47 Eksamensklager og dokumenter fra sagsbehandlingen af klagesagen. Øvrige oplysninger om eleven af fortrolig art, som ikke passer i en af de andre mapper Studievejledning Studievejlederens løbende notater samt ledelsens evt. notater på baggrund af fx bekymringshenvendelser fra hjemmet og lignende Studievejleder, studiesekretær, ledelsesrep. Når eleven er blevet student. Hvis denne mappe indeholder oplysninger af betydning for sanktionssager, overføres oplysningerne til sanktionsmappen (løbende eller når eleven er blevet student) inden mappen slettes. Denne mappe kan indeholde fortrolige og følsomme personoplysninger, hvilket lægger op til en restriktiv politik for tildeling af brugeradgange, ajourføring heraf samt sletning af oplysningerne, når de ikke længere er relevante Årsagen hertil er, at opbevaringspligten for sanktionssager er 10 år, jf. nedenfor. SPS Ansøgning om SPS, refusionsanmodninger, mentor, bemyndigelseserklæring, testresultater, udtalelser institutionen skal opbevare materiale om godkendte ansøgninger om tilskud til specialpædagogisk bistand om brugen af den specialpædagogiske Studiesekretær, SPS-mentor/- vejleder, ledelsesrep. samt evt. 5 år efter årgangen er Som ovenfor ang. fortrolige og følsomme personoplysninger Standardopbevaringslængden er justeret fra 0 til 5 år, jf. 14 i bkg. nr af 9/ om særlige tilskud til specialpædagogisk

5 SU bistand, hvortil der er ydet tilskud, på betryggende vis i 5 år fra udgangen af det kalenderår, hvor eleven eller kursisten afsluttede eller afbrød sin uddannelse ved institutionen Ansøgning om dispensation til udeboende SU, beregning efter aktuel forældreindkomst, ligestillingssager (udlændinge), notater, øvrige sagsdokumenter. Studiesekretær og ledelsesrep. samt evt. 5 år efter årgangen er bistand ved ungdomsuddannels er mv. Som ovenfor ang. fortrolige og følsomme personoplysninger Standardopbevaringslængden er justeret fra 0 til 5 år, idet det fremgår af SU s hjemmeside, at elevernes ansøgninger, skriftlige henvendelser fra studerende, notater, dokumentationen og andre sagsdokumenter skal gemmes i 5 år. Sanktioner Breve ang. first/final warning (advarsler), mødereferater, beviser vedr. snyd ved prøver, breve om sanktioner (fx fratagelse af SU, prøveaflæggelse i alle fag, ikke-indstillet til eksamen, bortvisning, (høringsbrev, evt. høringssvar, brev med selve afgørelsen, evt. elevklage herover) Studiesekretær og ledelsesrep. samt evt. Med udgangen af det kalenderår, hvor der er forløbet 10 år fra eleven bliver student 4 Har du spørgsmål til denne vejledning, er du velkommen til at kontakte Astrid, Anette eller Allan i Gymnasiefællesskabet. Roskilde den 3. marts Af hensyn til at rektor, i en periode på indtil 10 år efter eleven har forladt skolen, skal kunne besvare elevens anmodning om erklæring for gennemført undervisning (merit), jf. stx-bkg. 142, stk. 4. Meriterklæring kan kun gives, hvis rektor ud fra skolens oplysninger om elevens standpunkts- og årskarakterer, forsømmelser samt evt. sanktioner efter studie- og ordensreglerne vurderer, at eleven, trods ikke-aflagt afsluttende eksamen i faget, har opnået kompetencer, der berettiger til merit på et evt. lavere niveau end det fag, der er fulgt.

6 19. september 2017

Relaterede dokumenter

Fortegnelse over behandling af elevers personoplysninger

Fortegnelse over behandling af elevers Kontaktoplysninger på dataansvarlig og databeskyttelsesrådgiver Dataansvarlige Allerød Gymnasium Rådhusvej 6 3450 Allerød 201007 (institutionsnr.) AllerodGymnasium@allgym.dk