Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen

Transkript

1 Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed fastsættes: 1 Område Bestemmelserne gælder for arkivalier, der er i varetægt hos Personalestyrelsen, og som er skabt af Lønnings- og Pensionsdepartementet (L&P) indtil Administrations- og Personaledepartementet (APD) fra 1986 til Budgetdepartementet fra 1992 til Finansministeriets Departement fra 1998 til Økonomistyrelsen fra 1998 til Det Offentlige Aftalenævn for Grønland fra 1980 til Lønningsrådet fra 1960 til Nævnet for Helbredsbedømmelser i Tjenestemandssager (Helbredsnævnet) fra 1980 til Stillingsvurderingsrådet fra 1969 til Arkivalier som skal bevares eller kasseres Arkivalierne bevares og kasseres efter retningslinjerne i bilag. 3 Kassation af arkivalier som ikke skal bevares Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til afsnit 2, kasseres, når opbevaringspligt efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de efter Personalestyrelsens egen vurdering i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. 4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Samtidig ophæves Statens Arkivers kassationsbemyndigelser af 14. og 16. november 1978 og 12. juni RA J. nr , Personalestyrelsen, side 1

2 Arkivalierne skal i øvrigt behandles efter de almindelige retningslinjer, som er anført i Arkivhåndbogen En brugervejledning til offentlige myndigheder (2. oplag 2000) på web-adressen samt de løbende ajourførte retningslinjer på Statens Arkivers hjemmeside, Rigsarkivet den 1. juli Kirsten Villadsen Kristmar Arkivchef RA J. nr , Personalestyrelsen, side 2

3 BILAG til Statens Arkivers bestemmelse af 28. juni 2004 om bevaring og kassation af arkivalier fra Personalestyrelsen 1. Lønnings- og Pensionsdepartementet Perioden indtil 1982 Journalprotokoller, litrabøger, kopibøger og registre til kopibøger bevares. Generelle og principielle sager, herunder VB-bøger og Ombudsmandssager, bevares. Almen Interesse-sager (AI-sager) bevares. -sager, Litra-sager og P-sager kasseres. Materiale vedr. politiets overførsel fra kommuner 1937 og normeringslove bevares. Journalperioden Journalplan, journalkort, navnekort og kopibøger bevares. Postlister kasseres. 002 Kommunikation, oplysning m.v. 013 Eksterne arbejdsgrupper 032 Arbejdstid og sygefravær 033 Vederlag, honorar og løntillæg m.v. 034 Uddannelse, rejser m.v. 035 Ansættelse, forfremmelse og afsked m.v. 041 Personale i alfabetisk orden. Dog bevares personalesager for personer født den første i måneden og for personer i lønramme 35 og derover 05 Lokaler og kontorudstyr 104 Medvirken ved andre departementers og ministeriers lovgivning og regelfastsættelse i øvrigt 14 Aktindsigt. Dog bevares 140 Generelt Svagelighedssager og øvrige sager om personer, der er født den første i en måned, bevares. Øvrige sager kasseres. RA J. nr , Personalestyrelsen, side 3

4 2. Administrations- og Personaledepartementet Journalplan og journalkort bevares. Kopibøger bevares. Postlister kasseres. Journalperioden Kommunikation, oplysning m.v. 013 Eksterne arbejdsgrupper 032 Arbejdstid og sygefravær 033 Vederlag, honorar og løntillæg m.v. 034 Uddannelse, rejser m.v. 035 Ansættelse, forfremmelse og afsked m.v. 039 Diverse 041 Personale i alfabetisk orden. Dog bevares personalesager for personer født den første i måneden og for personer i lønramme 35 og derover 05 Lokaler og kontorudstyr 104 Medvirken ved andre departementers og ministeriers lovgivning og regelfastsættelse i øvrigt Journalperioden Ekstern/intern telefon 013 APDs Publikationer 0311 Annoncering, opslag, ansøgninger 034 Uddannelse, kurser, seminarer 035 De enkelte ansatte 038 Personaleudviklingsenheden 042 Inventar, telefon, kontorudstyr 044 Rengøring, bevogtning, parkering 06 Bibliotek, kantine 1210 Vurdering af konkrete lovforslag Svagelighedssager og øvrige personsager for personer, der er født den første i en måned, bevares. Øvrige sager kasseres. RA J. nr , Personalestyrelsen, side 4

5 3. Budgetdepartementet Materiale fra Budgetdepartementet vedr. finanslovens bevares. 4. Finansministeriets Departement Journalsager bevares. Dog kasseres alle sager i følgende grupper: 206 Lovforberedelse (medvirken ved andre ministeriers og departementers lovgivning) 21 Administrative konsekvenser, bortset fra 210 Generelt 24 Informationer til/fra internationale organer, såfremt materialet ikke har givet anledning til sagsbehandling Arbejdsretssager, Voldgiftssager, Tjenestemandsretten og Den grønlandske Tjenestemandsret 41 Uddannelsespolitik 992 Styregrupper, arbejdsgrupper og udvalg, bortset fra sager, hvor ministeriet har varetaget sekretariatsfunktionen 5. Økonomistyrelsen Journalplan Pension Bevillingslove og Bevillingssager 4383 Regnskab og regnskabsaflæggelse 4384 Indbetaling af pensionsbidrag 4385 Ind- & udbetalinger vedr. pensionsvæsenet 4385 Refusion 4389 Diverse Journalplan PPK Journalsager bevares. Journalplan Forhandlingsområdet Kontoret internt Øvrige pensionssager Pensionssager for personer, der er født den første i en måned, bevares. Øvrige sager kasseres. RA J. nr , Personalestyrelsen, side 5

6 Kopibøger vedr. afskedigelse grundet svagelighed Kopibøgerne kasseres. 6. Det Offentlige Aftalenævn for Grønland Alle arkivalier bevares. 7. Lønningsrådet Alle arkivalier bevares. 8. Nævnet for Helbredsbedømmelser i Tjenestemandssager (Helbredsnævnet) Eksisterende søgemidler bevares. Almindelige / generelle sager, herunder resumeer af nævnsmøder, bevares. Personhenlagte sager om personer, der er født den første i en måned, bevares. Øvrige arkivalier kasseres. 9. Stillingsvurderingsrådet Eksisterende søgemidler bevares. Generelle sager bevares. Øvrige arkivalier kasseres. RA J. nr , Personalestyrelsen, side 6