Forslag til Projektinitieringsdokument (PID) Implementering af FMK i kommunerne 08-12-2013
Indhold 1 STAMDATA... 2 2 FORMÅL MED PROJEKTET... 2 3 AFGRÆNSNING... 2 4 MÅL OG SUCCESKRITERIER... 3 5 BUDGET... 3 6 GEVINSTER... 4 7 TEKNISK LØSNING... 4 8 LEVERANCER... 4 9 ORGANISERING... 6 10 TIDSPLAN... 8 11 AFHÆNGIGHEDER... 8 12 KVALITET... 9 13 RISICI... 9 14 INTERESSENTER... FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET. 15 KOMMUNIKATION... 10 16 TOLERANCER... 11 17 RAPPORTERINGSKRAV... 11 18 REVISIONSHISTORIK... 11 19 BILAG... 11 1
1 Stamdata Stamdata Projektnavn Projektleder Projektets primære formål Implementering af FMK i kommunerne Alice Kristensen Teknisk og organisatorisk udbredelse af FMK i alle kommuner medio 2015 2 Formål med projektet 2.1 Den nuværende situation (baggrund) KL har indgået økonomiaftale med regeringen for 2014 om fuld udbredelse af det fælles medicinkort i alle kommuner inden udgangen af 2014 (teknisk implementering) og fuld anvendelse medio 2015 (organisatorisk implementering) 2.2 Formålet med projektet Projektets formål er at forberede kommunerne bedst muligt på implementering af det Fælles Medicinkort, så vi sikrer fuld udbredelse og ibrugtagning medio 2015. Dette skal bl.a. ske ved hjælp af den kommunale implementeringskapacitet i regi af MedCom. 2.3 Projektets bidrag til strategiske mål Projektet bidrag til regeringens Digitaliseringsstrategi. (22 pkt. 3.1 Fuld udbredelse og anvendelse af Fælles Medicinkort ) 2.4 Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen At alle borgere, der er tilknyttet medicinadministration i kommunen, har medicinkort i den elektroniske omsorgsjournal, som er baseret på data fra det Fælles Medicinkort. 2.5 Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) Fortsat uhensigtsmæssig manuel gennemgang af patientens medicinlister. 2.6 Alternative løsningsscenarier Ingen 3 Afgrænsning Opgaven afgrænses til at MedCom understøtter og supporterer implementering af FMK i den enkelte kommune, herunder med følgende: Projektledersparring i forbindelse med opstart i kommunen, med udgangspunkt i Implementeringsguiden Kommunikation med kommunens ledelse Ekstern kommunikation med Almen Praktiserende læger Deltagelse på/sparring omkring afholdelse af KKR-regionsmøder Afklaring af generelle spørgsmål omkring FMK 2
4 Mål og succeskriterier Projektets mål Beskrivelse Succeskriterier 1. Teknisk udbredelse af FMK i alle kommuner ultimo 2014 2. Organisatorisk udbredelse af FMK i alle kommuner medio 2015 At alle kommuner ved udgangen af 2014 har foretaget teknisk implementering af det Fælles Medicinkort Kommunernes medicinhåndtering baseres på data fra det Fælles Medicinkort - At kommunerne har opdateret sit elektroniske omsorgssystem til en version som har integration til det Fælles Medicinkort - At kommunerne kan håndtere administration af medarbejders digitale signaturer - At forbindelsen mellem kommunens elektroniske omsorgsjournal og den nationale service med det Fælles Medicinkort er testet, herunder om der er nok bredbånd - At digital signatur anvendes af slutbrugere - At slutbrugere er uddannet i det Fælles Medicinkorts funktionalitet og nye arbejdsgange. - At data er klargjort 5 Budget Posteringstekst Indtægter Lønninger 2013 2014 2015 I ALT 460.000 1.870.000 1.870.000 4.200.000 kr. 150.000 1.350.000 1.350.000 2.850.000 kr. Konsulentbistand Møder og rejser u/m 25.000 337.500 337.500 700.000 kr. Møder, rejser - restaurant Møder, rejser - hotel Møder, rejser - varer EDB, mobiltlf - hj.arb.plads 25.000 62.500 62.500 150.000 kr. EDB, mobiltlf - varer Samarbejdsaftaler Diverse u/m 50.000 224750 225.250 500.000 kr. Diverse m/m Gaver u/m IALT 250.000 1.974.750 1.975.250 4.200.000 kr. 3
6 Gevinster 6.1 Business-case En fuld implementeret FMK løsning i kommunerne forventes at medføre direkte gevinster i form af arbejdsgangsbesparelser i forbindelse med udredning af en borgers aktuelle medicinering og udarbejdelse, vedligeholdelse og kvalitetssikring af medicindokumentation i den elektroniske omsorgsjournal. Der henvises til KL s Business case 6.2 Kvalitetsløftsgevinster Projektet med fuld udbredelse af FMK i kommunerne har en række indirekte gevinster i form af nemmere udveksling af oplysninger på tværs af sektorerne, der bidrager til færre medicineringsfejl og i sidste ende har betydning for borgernes helbred. 7 Teknisk løsning Der er udarbejdet særskilte kravspecifikationer til de 3 EOJsystemleverandører. NSI, Trifork & MedCom certificerer og godkender de 3 EOJ systemer inden implementering i de enkelte kommuner. 8 Leverancer 8.1 Hovedleverancer Hovedleverance Beskrivelse Milepæle 1. Implementeringsguide Step by step implementeringsvejledning til December 2013 kommunerne 2. Beskrivelse af anbefalede arbejdsgange med FMK Anbefalinger til hvordan medarbejdere i kommunerne skal anvende medicinoplysninger baseret på FMK December 2013 3. Anbefalinger til indskrivning af aftaler omkring FMK/Medicinering i næste generation af sundhedsaftalerne I forbindelse med forberedelsen af næste generation af sundhedsaftalerne, er der lagt op til fra og med 2015, i højere grad at forpligte lægepraksis til tværsektorielt samarbejde. Vi skal derfor sikre, at FMK-K styregruppen drøfter og slå et slag for, at et gensidigt forpligtende samarbejde mellem kommune, sygehus og lægepraksis om FMK får en fremtrædende plads i de kommende sundhedsaftaler i alle 5 regioner. December 2014 4. Skabelon til Hensigtserklæring om anvendelse af FMK mellem Almen Praktiserende læge og Hjemmeplejen inden aftalerne indskrives i næste generation af Sundhedsaftalerne Udarbejdelse af skabelon til Hensigtserklæring om anvendelse af FMK mellem Almen Praktiserende læge og Hjemmeplejen. Marts 2014 4
5. Udrulningsplan Udrulningen i kommunerne skal ske i 3 bølger. Der udarbejdes en udrulningsplan Bølgeplan ud fra følgende kriterier: Kommunernes parathed (ud fra spørgeskema) Kommunernes egne ønsker om implementeringstidspunkt EOJ-leverandørernes implementeringsplan Almen Praktiserende lægers FMK ibrugtagning i den enkelte kommune Sygehusenes FMK ibrugtagning i regionen December 2013 6. National udbredelses statistik Generering af statistiske rapporter Marts 2014 8.2 Overdragelse af leverancer fra projekt til drift Efter projektet er afsluttet forudser MedCom, af der ligger følgende basisopgaver til varetagelse af MedCom: - Løbende support og sparring med kommunerne på det organisatoriske plan - Ønsker fra kommunerne til videreudvikling af FMK generelt - Løbende opfølgning & monitorering af brugen af FMK 8.3 Driftsansvarlige Rolle Navn og titel Enhed Systemejer (forretning) Birgitte Drewes NSI Platformsejer (teknisk drift) 5
9 Organisering 9.1 Projektorganisation Der nedsættes en implementeringsorganisation, som skitseret herunder: Styregruppe Projektgruppe MedCom Implementeringssteam Monitoreringsgruppe 98 kommuneprojekter 9.2 Styregruppe Styregruppen træffer beslutninger i relation til at realisere projektets strategiske mål og udbytte Rolle Navn og titel Enhed Styregruppeformand / projektejer Direktør Jane Viis KL Seniorbruger (gevinstejere) Arne Valbjørn Skov Kirsten Skovrup Pia Larsen Seniorleverandør Birgitte Drewes SSI-NSI Andre deltagere i styregruppen: Christian Harsløf KL Konsulent for KL Morten Thomsen DevoTeam Konsulent Poul Erik Kirstensen KL Direktør for Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Katja Kayser Assens Kommune Aalborg Kommune Hedensted Kommune Københavns Kommune Direktør for Social og Sundhed Anders Kjærulff Holstebro Kommune Direktør for Sundhed & Omsorg Arne Nicolaisen Esbjerg Kommune Direktør Peter Kjærsgaard Pedersen Greve Kommune Konstitueret socialdirektør Rikke Albrechtsen Frederikshavn Kommune Souschef Ib Johansen MedCom 6
9.3 Projektgruppen Projektgruppen styrer og monitorerer implementeringen af det Fælles Medicinkort i kommunerne og er knudepunktet for henvendelser vedr. projektet, udarbejdelse af implementeringspakker, kommunikation, leder undergrupper, udarbejder status og beslutningsmateriale til styregruppen, udarbejder modenhedsværktøj og iværksætter opsamling af læring & erfaring. Projektgruppen Titel Navn Organisation Projektleder Poul Erik Kristensen KL Ekstern konsulent Morten Thomsen DevoTeam Partner, DevoTeam Maybritt Højgaard DevoTeam Projektleder Alice Kristensen MedCom Konsulent Karina Hasager Hedevang MedCom MedCom Implementeringsteam Titel Navn Organisation Projektleder Alice Kristensen MedCom Konsulent Karina Hasager Hedevang MedCom Konsulent Marianne Nielsen MedCom Konsulent Ken Wacker MedCom Konsulent Marianne Ochwat MedCom Monitoreringsgruppe Titel Navn Organisation Projektleder Poul Erik Kristensen KL Chefkonsulent Henriette Jakobsen Odense Kommune (KKR rep.) Projektleder i Københavns Kommune Merete Halkjær Københavns Kommune It-medarbejder i Lolland Kommune Søren Skafte Lollands Kommune VITAE-projektleder Søren Peter Gunge Frederikshavn Kommune Konsulent Birgit Bækmann Jeppesen Århus Kommune Konsulent Pia Wisbøl Herlev Kommune Partner, DevoTeam May-Britt Højgaard DevoTeam Pilotprojektleder Morten Thomsen DevoTeam Projektleder Alice Kristensen MedCom Konsulent Karina H. Hedevang MedCom 7
MedCom projektbemandingsplan pr. 1. januar 2014 Rolle Navn Ressource Kompetencer Implementeringskonsulent Karina H. Hedevang 100 % Projektledelse Implementeringskompetence Sundhedsaftaler Projektleder Alice Kristensen 30 % Projektleder FMK Almen Praksis FMK i praksis Implementeringskonsulent Marianne Nielsen 20 % Farmakonom FMK i praksis Implementeringskonsulent Ken Wacker 20 % Datakonsulent FMK i praksis Implementeringskonsulent Marianne Ochwat 20 % FMK i praksis???? 10 Tidsplan Nr. Fase Statdato Slutdato Varighed i mdr. 1 Pilotfasen November 2013 Marts 2014 4 mdr. 2 Projektplanlægning herunder (udarbejdelse af PID) Oktober 2013 Ultimo 2013 3 mdr. 3 Implementeringsfasen Januar 2014 April 2014 4 mdr. 4 Udrulning 1. bølge April 2014 Juni 2014 3 mdr. 5 Udrulning 2. bølge Juli 2014 September 2014 3 mdr. 6 Udrulning 3. bølge Oktober 2014 December 2014 3 mdr. Opfølgning- og kvalitetssikringsfase 7 Januar 2014 Juni 2015 6 mdr. 8 Evaluering Juni 2015 December 2015 6 mdr. 8
11 Afhængigheder Projektets væsentligste afhængighed er hvis eksterne brugere af FMK ikke har taget det i anvendelse, når kommunerne kommer på. For at det bliver en succes og brugbart hos kommunerne er de afhængige af, at medicinkortet er afstemt. Dette kan kun ske i Almen praksis eller på sygehusene. 12 Kvalitet Kvaliteten i projektet med fuld udbredelse af FMK i kommunerne, kan måles i korrekte data på tværs af sektorerne, der i sidste ende har betydning for borgernes helbred idet det mindsker uhensigtsmæssigheder og risikoen ved medicineringsfejl. 13 Risici Risiko beskrivelse Konsekvens Modforanstaltning Ejer/ansvarlig for modforanstaltning Kommunerne bliver ikke klar It-leverandørerne bliver ikke klar til udbredelse Løse recepter Medarbejderoplevede svartider Ændrede arbejdsgange Dosisdispenseret medicin Ikke fuld anvendelse af FMK i kommunerne Kommuner må vente med igangsætning Det bliver uoverskueligt for kommunerne at bruge FMK Medarbejderne opgiver Medarbejderne glemmer de nye arbejdsgange Kommunerne kan ikke bruge FMK optimalt Hjælp til kommunerne til implementering af hovedleverancerne i projektet Sikre fremgang i den tekniske udarbejdelse af FMK implementering hos EOJ-leverandørerne Den tekniske løsning vedr. de løse recepter bliver implementeret i kommunesystemerne inden udbredelsen Installering af Signaturserver til håndtering af medarbejdersignatur så de kan logge på hvilken som helst pc i kommunen Sikre god solid undervisning i ændrede arbejdsgange. Uddannelse af superbrugere og oprettelse af supportfunktion Det bliver tekniske muligt at håndtere dosisdispenseret medicin på FMK inden kommunerne kommer på MedCom Implementeringsteamet KL NSI Kommunerne Kommunerne NSI 9
14 Kommunikation 14.1 Hovedbudskaber Kommunikation til kommunerne skal sikre, at kommunerne kender til aktiviteterne i projektet vedr. implementering af Det Fælles Medicinkort. Projektet skal løbende kommunikere, så projektets resultater og indsatser er forventningsafstemt med kommunerne. Der udarbejdes separat kommunikationsplan for projektet Budskaber Projektets vision og strategi: Projektets indhold: Resultater og gevinster: It-løsningen: - Projektets vision er at forberede kommunerne bedst muligt på implementering af det Fælles Medicinkort, så vi sikrer fuld udbredelse og ibrugtagning medio 2015. - Vi ruster kommunerne til ibrugtagningen af FMK, via hovedleverancerne Projektet indeholder implementeringsværktøjer, der med hjælp fra MedComs implementeringsteam kan igangsættes og gennemføres i de enkelte kommuner Der laves i dag manuel gennemgang af medicinkort. Efter implementering af FMK kan dette reduceres væsentligt og i mange tilfælde helt undgås. Gevinsten ved gennemførelsen af projektet bliver når der er fuld udbredelse og ibrugtagning af FMK i alle kommunerne. Udbyttet af det vil gøre, at alle borgere, der er tilknyttet medicinadministration i kommunen, har medicinkort i den elektroniske omsorgsjournal, som er baseret på data fra FMK De tekniske specifikationer til FMK er defineret af NSI. Derudover er der til hver EOJsystemleverandør lavet kravspecifikation til selve snitfladerne i de enkelte EOJsystemer. EOJ-leverandørerne står for undervisningen af egne systemer. 14.2 Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Formidling af budskaber Interessent Budskab Medie Effekt Dato Ejer Kommunerne KL Fremgår af kommunikationsplan Leverandører af de 3 EOJ systemer National sundheds-it - Pilotprojektet - Bølgeplan - Informationsmateriale Information om Bølgeplanen Udrulning i 3 bølger Information om kommunernes ibrugtagning af FMK - KL hjemmeside - Kontaktudvalg - Social og Sundhedsudvalget i KL - KKRdigitaliseringsnetværk - KL s dialogportal - via MedCom Implementeringsteam - Netværket for leverandører af EOJsystemer Bestyrelsen for National Sundheds-it - Kommunerne er klar over hvordan det går i pilotprojektet. - Kommunerne er klar over, hvornår de selv skal implementere FMK - Kommunerne er informeret om, hvad de kan bruge Med- Com Implementeringsteam til Leverandørerne ved hvad forventes, hvornår Være med til at sikre fremdrift i implementeringen af det Fælles Medicinkort Fremgår af kommunikationsplan Fremgår af kommunikationsplan KL MedCom KL 10
Praktiserende læger - Kommunerne tager FMK i brug - Samarbejde omkring afstemning af medicinkort - Forpligtende samarbejde omkring ibrugtagning af FMK læge/kommune imellem KL s hjemmeside MedCom s hjemmeside -Lægerne kommer i gang hvis de ikke allerede er det -Lægerne får afstemt medicinkort på FMK Fremgår af kommunikationsplan MedCom 15 Tolerancer Omdisponeringer på mere end 10% af den enkelte budgetpost godkendes af KL, ellers skal alle andre afvigelser behandles af styregruppen. Dette projekt har mange afhængigheder, hvilket kan medføre afvigelser udover tolerancerne i de enkelte faser. Pilotfasen er allerede forsinket. Dette skyldes, at EOJ-systemleverandørerne endnu ikke har færdigudviklet systemerne. Pilotfasen afventer igangsætning. 16 Rapporteringskrav Rapport/produkt Modtager Formål Frekvens Statistiske rapporter KL Synliggørelse af fremdrift Hver måned Danmarkskort over ibrug- KL Synliggørelse af fremdriften Hver måned tagningen hos kommunerne 17 Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 06.11.13 1.0.0 Karina Hasager Hedevang 08.12.13. 1.0.1 Kombit udeladt nej Lars Hulbæk MedComs rep. I styregruppe tilføjet Budget tilrettet 18 Bilag (ikke vedlagt denne version) Bilag til PIDén 11
Arbejdspakker til de 8 faser (Udarbejdet af MedCom) Business-case (Udarbejdet af KL) Kommunikationsplan (Udarbejdet af KL) 12