PROJEKTINITIERINGSDOKUMENTATION (PID)

Transkript

1 AAU It Services Selma Lagerlöfs Vej Aalborg Ø (PID) [SKRIV PROJEKTETS NAVN] Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Forfatter

2 1 Indhold 1 Indhold Stamdata Projektbeskrivelse Forretningens formål med projektet Den nuværende situation (baggrund) Formålet med projektets løsning Projektets bidrag til strategiske mål Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) Alternative løsningsscenarier Succeskriterier Gevinster Strategi for gevinstrealisering Ikke-økonomiske gevinster Teknisk løsning Leverancer Hovedleverancer Kriterier for overdragelse af leverancer fra projekt til forretning Organisering Driftsansvarlige Tidsplan og ressourcer Tilrettelæggelse Strategier for projektets tilrettelæggelse Interne og eksterne afhængigheder Kvalitet Kvalitetsplanlægning Kvalitetskontrol Kvalitetssikring Interessenter Kommunikation Hovedbudskaber Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Tolerancer Rapporteringskrav Overtagelseskriterier Risici Side 1 af 12

3 20 Bilag Side 2 af 12

4 2 Stamdata Stamdata Projektnavn (forventet): Projektejer: Projekttype: Udarbejdet (dato): [Indsæt navn] [Indsæt navn] [Indsæt forventet type af projektet strategisk, teknisk, udvikling] [Indsæt dato] 3 Projektbeskrivelse [Udfyld nedenstående skema med oplysninger til det forventede projekt.] Projektdata Initiativtager til projektet: [Redegør for initiativtageren til projektet person/enhed, samt ophavet til, at iværksætte projektet.] Beskrivelse af projektet/behovet: [Beskriv med egne ord baggrunden for, at projektet ønskes iværksat samt essensen af indholdet af projektet. Beskriv evt. kort konsekvensen, hvis projektet ikke iværksættes.] Forventet formål for projektet: [List kort formål/mål for projektet.] Forventet effekt af projektet: [Beskriv kort den forventede effekt af et succesfuldt projekt, herunder hvilke resultater projektet frembringer samt hvilke gevinster, der forventes høstet over tid.] Afhængigheder og forudsætninger: [List forventede afhængigheder til/fra projektet, samt forudsætninger for projektets gennemførelse inden for de skitserede rammer.] Afgrænsninger: [List afgrænsninger, som projektet ikke forventes at forholde sig til/behandle.] Målgruppe og interessenter: [Beskriv kort projektets målgruppe og væsentligste interessenter, herunder betydning for projektets succesfulde gennemførelse.] Grænseflader: [List centrale forventede grænseflader, både af systemmæssig og organisatorisk art, som skal håndteres af projektet] 4 Forretningens formål med projektet 4.1 Den nuværende situation (baggrund) [Beskriv kort og konkret den nuværende situation og de tilhørende arbejdsprocesser, som projektet er rettet mod. Anvend gerne procesdiagrammer. Beskrivelsen af den nuværende situation udgør baggrunden for førsituationen i business casen.] 4.2 Formålet med projektets løsning [Beskriv så kort som muligt formålet med projektet for forretningen. Det skal fremgå om det primære formål er relateret til effektivisering, kvalitetsløft eller international lovgivning.] Side 3 af 12

5 4.3 Projektets bidrag til strategiske mål [Beskriv kort, hvordan projektets gennemførelse understøtter myndighedens strategiske mål, mission og vision.] 4.4 Den fremtidige situation efter indførelse af løsningen [Beskriv kort og konkret situationen efter, løsningen er implementeret. Overvej om løsningen kan illustreres med en model og/eller visualiseres via procesdiagrammer.] 4.5 Situationen hvis projektet ikke gennemføres (business as usual) [Beskriv kort situationen og de væsentligste konsekvenser, hvis projektet ikke gennemføres, dvs. hvis der i stedet for projektet vælges det billigste alternativ til at løse samme opgaver som projektet påvirker.] 4.6 Alternative løsningsscenarier [Beskriv kort de løsninger, der er valgt fra og de strategiske overvejelser ift. valget af løsning.] 5 Succeskriterier [Beskriv målene for projektet. List succeskriterier for hvert mål, dvs. minimumskriteriet for, hvordan det opgøres, om målet er nået. Der kan være flere succeskriterier for et mål.] Projektets mål Beskrivelse Succeskriterier Gevinster 6.1 Strategi for gevinstrealisering [Beskriv projektets strategi for gevinstrealisering, organisering af arbejdet i realiseringsfasen samt relationen til de i gevinstdiagrammet identificerede gevinster.] Ikke-økonomiske gevinster [Angiv liste over ikke-økonomiske gevinster fordelt på gevinstejer for projektet. Du finder oversigten over ikke-økonomiske gevinster i business casen.] Gevinst Gevinstnavn Enhed Gevinst Gevinstejer ID 1 [Indsæt navn/beskrivelse af den ikke-økonomiske gevinst] [Angiv måleenhed] [Angiv gevinsten] [Indsæt navn eller initialer på gevinstejer] 2 Side 4 af 12

6 7 Teknisk løsning [Beskriv og forklar om forventninger til projektets tekniske løsning. Indsæt diagram eller tegning til illustration af den forventede løsning, data og integrationer.] 8 Leverancer 8.1 Hovedleverancer [List projektets hovedleverancer, fx organisatoriske, tekniske eller processuelle leverancer. Alle leverancer er konkrete produkter som projektet har leveret ved afslutning af projektet. Vis gerne afhængighederne mellem leverancerne i en figur eller tegning.] Hovedleverance Beskrivelse Milepæle 1 [Beskriv kort indholdet af leverancen] [Indsæt milepæle med tilhørende dato og faseangivelse] Kriterier for overdragelse af leverancer fra projekt til forretning [Opstil konkrete kriterier, som skal opfyldes, før leverancerne kan overtages af forretningen, herunder også driften, og gevinstrealiseringen påbegyndes. Anfør ansvarlige modtagere samt ansvarlig for overdragelsesprocessen. Der kan være tale om kvalitative eller kvantitative krav, fx at tests er bestået, eller at krav til teknisk idriftsættelse er indfriet.] Overtagelseskriterium Beskrivelse Overdrages til Ansvarlig for overdragelse 1 [Beskriv kort kriteriet] [Angiv navn eller initialer samt enhed] 2 [Angiv navn eller initialer samt enhed] Side 5 af 12

7 9 Organisering [Beskriv hvor det er kendt/fastlagt, organiseringen for projektet. Som minimum skal styregruppeformand/projektejer udpeges.] Rolle/gruppe Projektejer/styregruppeformand Business Relationship Manager Projektleder Projektgruppe (delprojektleder, arkitekt, udvikler, m.fl.) Styregruppemedlemmer (seniorbruger, seniorleverandør, m.fl.) Slutbrugergruppe Ekstern leverandør Navn og enhed på deltagere [Skal indsættes] [Indsæt hvis kendt] [Indsæt hvis kendt] [Indsæt hvis kendt] [Indsæt hvis kendt] [Indsæt hvis kendt] [Indsæt hvis kendt] 9.1 Driftsansvarlige [Angiv ansvarlige ift. den efterfølgende drift af projektet. Som minimum angives ansvarlig til overtagelse fra forretningen systemejer, og medmindre systemet driftes eksternt, angives også teknisk ansvarlig fra driften platformsejer. Overvej også om procesejere skal listes.] Rolle Navn og titel Enhed Systemejer (forretning) Platformsejer (teknisk drift) [Procesejer] [Tilføj yderligere roller efter behov] 10 Tidsplan og ressourcer [Skitsér tidsplanen for projektet, opgjort på faser. Skitser det forventede ressourcetræk. Er det ikke muligt at opgøre ressourcer på faser, opgøres det pr. enhed for projektet totalt set.] Tidsplan Nr. Fase Startdato Slutdato % af budget 1 Behovsafdækning 2 Idéfase [Timer, ÅV, etc.] 3 Analysefase 4 Anskaffelsesfase Side 6 af 12

8 4.1 Specificering 4.2 Udbud 5 Gennemførelsesfase 6 Realiseringsfase Internt ressourcetræk Nr. Fase Forventet ressourcetræk, opgjort pr. enhed/aktør 1 Behovsafdækning Enhed for ressourcetræk 2 Idéfase [Timer, ÅV, etc.] 3 Analysefase 4 Anskaffelsesfase 4.1 Specificering 4.2 Udbud 5 Gennemførelsesfase 6 Realiseringsfase Ressourcetræk i alt % af samlet ressourcetræk 11 Tilrettelæggelse 11.1 Strategier for projektets tilrettelæggelse [Beskriv relevante strategier for projektet, fx med henblik på: Udbudsstrategi. Se evt. værktøjet udbudsstrategi. Udviklingsstrategi. Implementeringsstrategi, herunder udrulning og overdragelse til forretningen. Strategi for overdragelse af system (it-systemet og driftskontrakten) og hvordan den sikres udmøntet. Kontakt evt. Udfyld tillige nedenstående tabel for så vidt angår overvejelser om driftskontrakt.] Stamdata kontrakt Indeholdes drift i udviklingskontrakt? Ja Nej Hvis drift forventes indeholdt i kontrakt Hvor mange års drift forventes udbudt? [Angiv antal år eller antal måneder] Hvis drift forventes gennemført i særskilt udbud Hvornår planlægges driftsudbud gennemført? [Angiv år og måned for igangsættelse af udbudsproces] Side 7 af 12

9 12 Interne og eksterne afhængigheder [Opsummer kort projektets væsentligste interne og eksterne afhængigheder (fx til andre it-systemer, processer, projekter mv.).] Afhængighed Kort beskrivelse af afhængighed Projektejer/systemejer Håndtering af afhængighed 13 Kvalitet [Beskriv den overordnede kvalitetsstrategi, som projektet følger.] 13.1 Kvalitetsplanlægning [Beskriv projektets kvalitetskrav, herunder hvad der skal kontrolleres i projektet, kvalitetsaktiviteterne til gennemførelse af denne kontrol og en plan for, hvornår kontrollen skal finde sted. Udfyld nedenstående skema ift. projektets leverancer/produkter. Såfremt at det ikke er muligt at præsentere teksten i tabellen i overskuelig form, kan der i stedet for tabellen laves tekstafsnit med overskrifter pr. produkt.] Leverance/produkt Kvalitetskrav Kvalitetsaktivitet Kontroldato Ansvar [Angiv navn på leverance/produkt] [Angiv kvalitetskrav] [Angiv primær aktivitet, hvori kvalitetskontrol indgår] [Angiv dato for kontrol af kvalitet] [Angiv navn eller initialer på ansvarlig for kvalitetskontrol] 13.2 Kvalitetskontrol [Her beskrives processer for, hvordan man i projektet vil måle, registrere og vurdere kvaliteten. Typisk beskrives de standarder, skabeloner, kvalitetsmetode og metrikker, der følges. Mange organisationer har dette defineret for organisationen som helhed, hvorved der kan henvises til generelle standarder og skabeloner.] 13.3 Kvalitetssikring [Beskriv hvordan man i projektet sikrer at kvalitetsplaner følges og kontroller udføres altså tjek af, om kvalitetskontrol udføres. Beskriv, hvilket ansvar styregruppen har for kvalitetssikring og beskriv, hvilke eksterne organer, som projektet vil blive kvalitetssikret af. Eksterne organer kan fx være Statens ITprojektråd eller ekstern revision.] Ansvar/aktør Kvalitetssikringsrolle Forventet dato for kvalitetssikring [Angiv ansvarlig og/eller aktør på kvalitetssikringen] [Hvad/hvilke dele af kvalitetskontrollen sikres?] [Angiv forventet dato for kvalitetssikringen] Side 8 af 12

10 14 Interessenter [Nævn de vigtigste interessenter, og begrund hvorfor de er vigtige for projektet, samt hvorledes er tænkt involveret i projektet. Udarbejd evt. en separat interessentanalyse.] Prioritet Interessent/målgruppe Område af projektet med særlig interesse Holdning til projektet og mulig reaktion Betydning for projektet og evt. tiltag til håndtering 15 Kommunikation 15.1 Hovedbudskaber [Redegør for de væsentligste budskaber i projektet, korriger skemaet, hvis der er andre områder med central interesse for projektet. Udarbejd evt. separat kommunikationsplan.] Budskaber Projektets vision og strategi: Projektets indhold: Resultater og gevinster: It-løsningen: [Hvorfor gør vi det? Hvad får vi ud af projektet? Hvad sker der, hvis projektet ikke iværksættes?] [Projektets omdrejningspunkt, faser, deltagere og ressourcer.] [Hvilke effekter vil projektet have ift. den måde, vi gør tingene på i dag? Hvilke konkrete gevinster skal projektet høste?] [Hvad består løsningen i? Hvilke data håndteres? Hvordan virker den? Kommer der uddannelse til brugerne?] 15.2 Formidling af budskaber til interessenter/målgrupper Formidling af budskaber Interessent Budskab Medie Effekt Dato Ejer [Hvem er interessent? [Hvilket budskab skal formidles?] [Hvilke(t) medie(r) skal bruges?] [Hvad er den forventede effekt af kommunikationen?] [Hvornår skal kommunikeres faser, milepæle, datoer, etc.?] [Hvem er ansvarlig for, at kommunikationen iværksættes og opfølges?] Side 9 af 12

11 16 Tolerancer [Udfyld nedenstående skema med kvantitative eller kvalitative tolerancer. Såfremt der ikke opereres med tolerancer, anføres det i tabellen. Ingen tolerancer betyder, at alle afvigelser skal behandles af styregruppen.] Toleranceområde Råderum for projektleder Projektudgifter: [Indsæt grænsen for projektlederens råderum inden for budgetrammen i kr. og %. Såfremt tolerancerne er forskellige på udgiftstyper eller faser beskrives dette.] Interne ressourcer: [Indsæt grænsen for projektlederens råderum i timer/årsværk eller i %. Såfremt tolerancerne er forskellige på roller, enheder eller faser beskrives det.] Tid: [Indsæt grænsen for projektlederens råderum i tid eller i % af tiden. Såfremt tolerancerne er forskellige på faser eller dele af projektplanen beskrives det.] Kvalitet: [Indsæt grænsen for projektlederens råderum i form af et udsagn eller i en målbar størrelse af et specialistprodukt.] Afvigelser og ændringer Styregruppe [indsæt eventuelt yderligere godkendende instans.] godkendes af: 17 Rapporteringskrav [Udfyld nedenstående skema med de rapporteringskrav, projektet skal opfylde. Fx krav til afrapportering til intern porteføljestyring, program og styregruppe.] Rapport/produkt Modtager Formål Frekvens 18 Overtagelseskriterier Overtagelseskriterium Beskrivelse Forventes overdraget til 1 [Beskriv kort kriteriet] [Angiv navn eller initialer samt enhed] 2 19 Risici [List væsentligste risici i projektet, angiv gerne forventet sandsynlighed og konsekvens af risikoen, hvis muligt.] Område Forretningsmæssige forhold: Projektets tilrettelæggelse: Markedsafklaring og teknisk løsning: Interessenter: Slutbrugere og slutprodukt: Risici Side 10 af 12

12 20 Bilag [Indsæt liste over eventuelle separate bilag, der vedlægges. Fx business case, hvis denne er udarbejdet.]. Side 11 af 12