Den fællesstatslige it-projektmodel

Transkript

1 Den fællesstatslige it-projektmodel

2 Den fællesstatslige it-projektmodel består af: En model for faseopdeling af projektforløbet Principper for overgang fra en fase til næste fase Et antal ledelsesprodukter (og skabeloner hertil) Beskrivelser af roller og ansvar 2

3 Lessons learned Opmærksomhed og fokus på itprojektledelse højnet øget fokus på kompetencer Øget fokus på gevinstrealisering (men det er svært!) Øget fokus på risici IT-projektrådsforelæggelser tages seriøst, og anbefalinger implementeres Kompleks model mange produkter og svær business case Anvendes kun på 10. mio. kr. + projekter myndigheder vedligeholder flere projektmodeller Cut n paste mellem produkter vanskeliggør opdateringer og følgende værdi som styringsværktøj 3

4 Samme model. samme funktionalitet, blot mere manøvredygtig, brugervenlig og længere på literen!

5 Med andre ord Faseovergangsrapport Projektgrundlag Projektinitieringsdokument Faseovergangsrapport Projektafslutningsrapport Gevinstrealiseringsrapport Business case Afvigelsesanmodningangsrapport Faseover- Faseover- gangsrapport Afvigelsesanmodning Afvigelsesanmodning Gevinstrealiseringsplan Risikoanalyse Projektoplæg Kvalitetsplan Projektroller Arbejdspakker Udbudsstrategi Ikke obligatoriske produkter: Produktbeskrivelse Interessentanalyse Ændringsanmodning Kommunikationsplan Produktbaseret planlægning den opdaterede fællesstatslige itprojektmodel! 5

6 Produkter i modellen Projektgrundlag Projektinitieringsdokument Projektafslutningsrapport Gevinstrealiseringsrapport Business case 6

7 Udfoldet: Den fællesstatslige it-projektmodel 7

8 Produkter i modellen Projektgrundlag Projektinitieringsdokument Projektafslutningsrapport Gevinstrealiseringsrapport Business case 8

9 Projektgrundlaget nyt! 1. (Stamdata) 2. Projektbeskrivelse 3. Skitse af BC 4. Organisering 5. Tidsplan 6. Overtagelseskriterier 7. Risici Beslutningsgrundlag til ledelsen 9

10 Produkter i modellen Projektgrundlag Projektinitieringsdokument Projektafslutningsrapport Gevinstrealiseringsrapport Business case 10

11 Projektinitieringsdokumentet (PID) 1. Stamdata 2. Forretningens formål med projektet 3. Afgræsning 4. Mål og succeskriterier 5. Økonomiske hovedtal og finansiering 6. Gevinster 7. Teknisk løsning 8. Leverancer 9. Organisering 10. Tilrettelæggelse og tidsplan 11. Afhængigheder 12. Kvalitet 13. Risici 14. Interessenter 15. Kommunikation 16. Tolerancer Bilag A: Gevinstdiagram Bilag B: Gevinstdetaljer Bilag C: Risikoregister 11

12 Projektinitieringsdokumentet (PID) - Fokus på gevinster Afsnit 6 om gevinster i PID: - Beskrivelse af strategi for gevinstrealisering hvordan indgår det i forretningen - Ny måde at opdele gevinster på: Effektivisering og kvalitetsløft Bilag A: Gevinstdiagram Visualisering af, hvordan gevinsterne bidrager til formålet Bilag B: Gevinstdetaljer Specifikt for de enkelte gevinster hvornår de høstes, etc. Samt hvornår der målet på dem (før opdateret før midtvejs slut) 12

13 Produkter i modellen Projektgrundlag Projektinitieringsdokument Projektafslutningsrapport Gevinstrealiseringsrapport Business case 13

14 Business casen Statens business case-model består af tre elementer: 1. Et forudsætningsdiagram 2. Et regneark 3. Et business case-resumé Regneark - business case Resumé Forudsætningsdiagram I regnearket Separat i visio format 14

15 Business casen - forudsætningsdiagrammet 15

16 Business casen - business casen 16

17 Produkter i modellen Projektgrundlag Projektinitieringsdokument Projektafslutningsrapport Gevinstrealiseringsrapport Business case 17

18 Projektafslutningsrapport Formål: 1. Rapportering af, hvordan projektet er gennemført målt på økonomi, tid og kvalitet 2. Hvilken læring der er sket Indholdet af projektafslutningsrapporten følger i indholdet af PID en. Grundlag til styregruppen for at beslutte, om projektet skal afsluttes. Projekter > 10 mio. kr. skal projektafslutningsrapporten indsendes sammen med evaluering af kunde-leverandør samarbejdet til Statens ITprojektråd. 18

19 Produkter i modellen Projektgrundlag Projektinitieringsdokument Projektafslutningsrapport Gevinstrealiseringsrapport Business case 19

20 Gevinstrealiseringsrapport 1. (Stamdata) 2. Opsummering af gevinster 3. Overordnet evaluering af gevinstrealisering 4. Realisering af gevinster 5. Afledte gevinster 6. Godkendelser 20

21 Værktøjer i modellen Særlige værktøjer: 1. Styringsværktøj: Faseovergangsrapport 2. Styringsværktøj: Afvigelsesanmodning 3. Nødvendigt til risikovurdering: Risikotjekliste 4. Nødvendigt til projektafslutning: Slutevaluering 21

22 Vejledninger i modellen 1. Vejledninger samlet i færre vejledninger 2. Modelvejledning beskriver alle elementer 3. PID gennemgår afsnit i detaljer og inkl. eksempler på udfyldning 4. BC fokuserer på overblik og sammenhænge og konkrete udfyldning 22

23 Roller og ansvar Primære roller, som skal bemandes Projektejer / styregruppeformand Projektejer / styregruppeformand Seniorbruger / gevinstejer Seniorleverandør Projektleder Forretningsspeciali st Projektejer / styregruppeformand Seniorbruger / gevinstejer Seniorleverandør Projektleder Forretningsspecialist Kontraktspecialist Projektejer/ styregruppeformand Seniorbruger / gevinstejer Seniorleverandør Projektleder Forretningsspecialist Testspecialist Forandringskonsulent Seniorbruger / gevinstejer Forandringskonsulent Roller, som bør bemandes Roller, som med fordel kan bemandes Projektleder Projektcontroller Forandringskonsulent It-arkitekt Driftsrepræsentanter Sikkerhedskonsule nt Testspecialist Projektsupport It-arkitekt Sikkerhedskonsulent Driftsrepræsentanter Ændringsmyndighed Testspecialist Forandringskonsulent Projektcontroller Projektsupport It-arkitekt Driftsrepræsentanter Sikkerhedskonsulent Kontraktspecialist Ændringsforum Projektcontroller Projektsupport 23

24