Styregruppeformænd i SKAT Kort & godt (plastkort)

Transkript

1 Håndbogen for Styregruppeformænd i SKAT Kort & godt (plastkort) 80% af alle projekter, hvor der er uigennemskuelighed fejler Lange projekter er mere risikofyldte end korte Transparente projekter har oftere succes end ikke transparente. Store projekter medfører ikke nødvendigvis større risici Gevinstfokus reducerer risici signifikant Agile projekter reducerer planlægningsrisici men ikke omkostningseller gevinstrisici Ansvar & roller Professionelt styregruppemøde Takeoff Altid opgaven i centrum Justering af baseline Nyttige tips og hjælp Yderligere tilførsel af ressourcer løser ikke nødvendigvis fremdriftsudfordringer Kilde: Alexander Budzier, Oxford University Metode 2015 v1.0

2 A for Ansvar & roller Du ejer projektets Business Case, og dermed har du ansvaret for, at gevinsten er realiserbar Business Casen er din kontrakt med SKAT. Du står på mål for de fastsatte tolerancer for tid, økonomi, leverancer og kvalitet med andre ord skal du arbejde for, at projektet bliver succesfuldt planlagt, gennemført, leveret og implementeret. Dine væsentligste fokusområder er at: Udmelde forretningens mål med projektet Afstemme forventninger med din projektleder Sikre nødvendig opbakning og tilslutning i SKAT Følge projektets planlægning og bæredygtighed Opstille tolerancer og give projektet et råderum Tage ejerskab for væsentlige risici Informere relevante om fremdrift og leverancer Et par tips: Afprøv løbende projektets strategiske relevans i forhold til forretningen (fortsætte, ændre kurs eller lukke ned) Vælg den rette udviklingsmodel for projektet og tilpas rammerne hvis nødvendigt En tydelig rollefordeling er helt central for en velfungerende styregruppe. Som styregruppeformand er det dig, der træffer den endelige beslutning, men dine vigtigste rådgivere er seniorbruger, seniorleverandør og projektleder. Jeres roller er: Som formand har du det overordnede ansvar for at sikre, at projektet når sine mål og leverer det ønskede udbytte, samt at alle i projektorganisationen kender og lever op til sit ansvar og sine opgaver Seniorbruger (Forretningen) skal varetage brugerinteresser og -behov, kravprioritere og forberede forandringer i organisationen Seniorleverandør (IT) har ansvaret for dels at sikre fremdriften ved at allokerer de nødvendige ressourcer og dels at kvalitetssikre leverancerne og forberede den kommende drift Projektlederen har ansvaret for projektets daglige drift på vegne af styregruppen og indenfor de rammer, som styregruppen har udstukket.

3 P for Professionelt styregruppemøde Styregruppeformanden har ansvaret for værdiskabende møder med de ønskede gevinster i fokus. Beslutninger tager udgangspunkt i projektets fortsatte strategiske relevans for SKAT det gælder både over for kunderne, men også om indsatsen står mål med investeringen. Tag også de til tider vanskelige beslutninger og etabler evt. følgegrupper som faglige sparringspartnere. Aftalte tolerancer giver styregruppen ro til at være strategisk og projektlederen mulighed for et råderum. Inden mødet Afstem vanskelige beslutningspunkter med relevante medlemmer af styregruppen Overvej konsekvenser vedrørende de beslutninger som skal træffes og afstem holdninger med baglandet Under mødet Led mødet effektivt og styr diskussionerne på et strategisk niveau Fokuser på den løsning som giver mest værdi for SKATs kunder Eftermødet Orienter baglandet om de trufne beslutninger og deres konsekvenser Udsend beslutningsreferat senest 24 timer efter mødet med mulighed for hurtig reaktion ved misforståelser Et par tips: Dagsorden skal være proaktiv og fremadrettet Beslutningspunkter skal være beskrevet med prioriterede alternativer og tilhørende konsekvensvurdering Tag evt. fagpersoner med detailviden med til de vigtige diskussioner Udsend materialet mindst 3 dage inden mødet Gå forrest og skab en god mødekultur Vær kort og klar i dine udmeldinger Vær ærlig og skab gennemskuelighed Hold dig til agendaen

4 T for Takeoff Forslag til dagsorden til kick-off for styregruppen: For at komme godt fra start er det en god idé at afholde et kick-off arrangement for medlemmerne af styregruppen. Arrangementet afholdes som det første styregruppemøde efter projektets etablering Projektchef/-leder er udpeget og ansvarlig for at drive styregruppen Når ekstern leverandør er valgt afholdes igen kick-off Præsentation af styregruppemedlemmerne Projektets formål og BC (gevinster og økonomi) SKATs projektmodel Styregruppens roller, ansvar og ledelsesprincipper Projektets organisering Projektets governance og tolerancer Styregruppens leveregler De løbende styregruppemøder (før, under og efter) Projektets interessenter Projektets risici De kommende ugers aktiviteter Et par tips: Metodekontoret vil gerne bistå med tilrettelæggelsen og eventuelt facilitere arrangementet Det er vigtigt at få skabt en ærlig, åben og gennemskuelig samarbejdsånd, hvor opgaven er i centrum

5 A for Altid opgaven i centrum Opgavens vinkler: Forretning Teknik Politik Klarhed over projektets gevinster og nytteværdi for kunderne, samt kendskab og accept af direkte og indirekte omkostninger Tekniske problemstillinger i forhold til løsningen og konsekvenser af valgte fremgangsmåder og metoder Beslutningsveje, hierarki, fagpolitiske hensyn samt eventuel modstridende interesser Organisation Forståelse og accept i organisationen for projektets betydning og evne/vilje til at implementere projektets løsning Optimer og forbedre relevante processer, så den endelige løsning ikke fremstår forældet. Et par tips Vision og Mål skal altid være aktuelle og kendte af projektgruppen Gennemfør kick-off med projektgruppen så styregruppens roller og ansvar er kendt af alle Koordiner med beslægtede projekter og opgaver, såvel inden for organisationen som udenfor (ingen projekter befinder sig i et vakuum). Aftal hvordan statusrapporteringen kan give et ærligt billede af fremdriften for både de aktuelle opgaver som for projektet som helhed Husk at god kvalitet også skaber værdi!!!! Opstart Skab en samarbejdsånd i projektet som tager udgangspunkt i forretningens visioner og mål med at gennemføre projektet Fastlæg projektets kompleksitet til brug for vurdering af risikoprofil og kompetencebehov Beslut den mest hensigtsmæssige udviklingsmodel (agil, plandrevet, en blanding) Gennemførsel Aftal tolerancer og spilleregler for projektlederens råderum Fokuser på løsninger som giver mest værdi for SKATs kunder Opdel løsningen i mindre leverancer så værdien leveres løbende Overdragelse Træn de nye processer med forretningen Aftal det videre forløb for gevinstrealiseringen med gevinstejer Afstem om de kriterier, der skal være opfyldt for at forretning og drift kan overtage leverancerne, er opfyldt

6 J for Justering af baseline Mulige emner der påvirker projektets baseline (det godkendte projektgrundlag): Forsinkelser i tidsplanen Estimater for små/urealistiske, Justering af scope Ønsker om ændret funktionalitet Manglende tid til at teste som planlagt Når der sættes en ny baseline ændres projektets risikoprofil Ressourcer Tid Risici Nye forudsætninger Analyser konsekvenserne op mod projektets råderum. Overvejelser Påvirkes gevinstrealiseringen og projektets mål? Påvirkes projektets leverancer og produkter? Findes alternativer? Etabler ny baseline Re-estimer økonomi, tid og ressourcer Analyser risici hvis afvigelse godkendes og hvis afvigelse ikke godkendes Afvigelsen godkendes Projektdokumentationen opdateres Et par tips Leverancer/ Kvalitet Afvigelser, hvor de samlede omkostninger bliver 10 mio. kr. eller derover (efter afvigelsen), medfører risikovurdering af statens IT-projektråd Afvigelser, hvor de samlede omkostninger bliver 60 mio. kr. eller derover (efter afvigelsen), medfører forelæggelse at aktstykke for Finansudvalget For projekter over 60 mio.kr. medfører forsinkelse til tidsplanen i forhold til tidligere aktstykke på 3 måneder eller mere orientering af Finansudvalget (fornyet aktstykke) For projekter over 60 mio.kr. medfører ændringer i de samlede udgifter til anskaffelse og udvikling med 10 % eller derover og med mindst 6 mio. kr. orientering af Finansudvalget (fornyet aktstykke).

7 N for Nyttige tips og hjælp Formelle opgaver: Inden projektet Afklaring af projektets governance i forhold til Gradueringsmodellen i Økonomi. Det har betydning for bl.a. hvilke dokumenter der er obligatoriske for projektet Nedsættelse og igangsætning af styregruppen Under projektet Hvis projektet er > 10 mill.kr. skal der foretages en risikovurdering af Statens IT-Projektråd ved udgangen af analysefasen Lovgivningsmæssige krav skal være undersøgt og efterlevet, fx: Sikkerhedsbestemmelser ift. løsningen, Udbudsregler etc. Efter projektet Projektet skal officielt nedlukkes af direktionen. De obligatoriske dokumenter skal udfyldes af projektet og godkende af styregruppeformanden forinden Gevinstrealiseringsplanen skal overdrages til gevinstejerne.