Møde den: 21. september 2018 kl. 9.30-11.30 Vennelyst Boulevard 9, 8000 Aarhus C, bygning 1611, lokale 121B Samarbejdsudvalget, Administrationscenter Health Referat Deltagere: Nikolaj Harbjerg, Søren Dam, Mads Rasmussen, Antonio Sylvester Vethanayagam, Lotte Westerby, Nanna Elsøe, Karoline Engsig-Karup, Jann Zeiss, Lene Bøgh Sørensen, Simon Bygdin, Louise Nygaard Kristensen Deltagere fra LAMU: Conor Leerhøy, Michael Andersen Afbud: Emil Hornung-Nissen, Inger Rønde Jeppsen, Birgitte R. Eriksen, Kim Fris Pedersen, Nete R. Dorff-Hansen Sekretariat: Birgit Honoré, Ulrik Birk Therkelsen 1. Godkendelse af dagsorden LSU havde ingen bemærkninger til dagsordenen. LSU-møde Dato: 21.09.2018 Ref.: UBT Side 1/7 2. Økonomi Formanden bemærkede, at Økonomirapport 2 for Health viser stabilitet og at der ikke i væsentlig grad afviges fra Økonomirapport 1. Økonomirapport 3 er endnu ikke færdig, men forventes at lande i balance, potentielt med et mindre minus. For Administrationscenter Health forventes et lidt mere positivt resultat end det, der oprindeligt blev regnet med. Formanden bemærkede yderligere, at det som medarbejder kan være svært at forstå, at besparelser er nødvendige, når økonomien ser sund ud, men at man i denne forbindelse bør være opmærksom på, at der også arbejdes mod et fremtidigt budget i balance under de vilkår, at de økonomiske rammer årligt reduceres med 2 pct. Formanden er opmærksom på, hvad administrationscenteret har været igennem ift. afskedigelser, og han understregede, at han ønsker at undgå en gentagelse. Budget 2019 er endnu ikke færdigt, hvorfor der endnu ikke kan konkluderes endeligt, men formanden påpegede, at det ser fornuftigt ud. Derfor er formanden glad for, at kunne sige, at de aftaler og planer, som tidligere har været lagt i samarbejde med LSU, fortsat ser ud til at holde. 3. Orientering om lønforhandlingsrunden 2018 De endelige resultater fra lønforhandlingsrunden afventes stadig, og det er derfor ikke muligt på nuværende tidspunkt at oplyse om resultaterne i detaljer. Dog kan der oplyses om, at der i alt blev udmøntet lønforbedringer for 0,7 % af lønsummen, hvilket var den totale ramme.
Formanden berettede om en god lønforhandlingsproces og takkede for samarbejdet. I forbindelse med lønforhandlingsprocessen, pågik der diskussioner vedrørende engangsvederlag. Optimalt ville engangsvederlag udløses når den særlige indsats ydes, men åbenheden overfor engangsvederlag i forbindelse med lønforhandlingerne er positiv. Ikke mindst fordi engangsvederlag ikke udhuler den økonomiske ramme. Formanden bemærkede yderligere, at der i nogle tilfælde er blevet givet tilbagemeldinger fra tillidsrepræsentanter til medlemmerne, som de repræsenterer, ift. lønforhandlingsresultaterne. I denne forbindelse understregede formanden, at såfremt der meldes resultater ud fra tillidsrepræsentanterne, bør disse være korrekte. Dette har ikke altid været tilfældet, hvilket har ledt til uro. Side 2/7 Formanden bemærkede den generelt gode dialog under processen inklusiv nye tiltag i form af møder forud for forhandlingerne mellem tillidsrepræsentanter og ledere, som havde indstillet medarbejdere til lønforbedring. Karoline Engsig- Karup var enig i formandens betragtninger og på trods af, at processen var lang og ressourcekrævende, og at man i nogle tilfælde kunne savne et resultat, havde Karoline Engsig-Karup indtryk af, at medlemmerne generelt var positive. Karoline Engsig-Karup beskrev yderligere dialogprocessen, som ikke var en forhandling, som værende positiv, da det var en mulighed for at sætte nogle ord på indstillingerne over for lederne, som havde samme mulighed. Søren Dam udtrykte enighed med Karoline Engsig-Karup i, at dialogen med lederne havde været god, herunder at lederne havde mulighed for at forklare, hvorfor en given medarbejder eventuelt ikke var blevet indstillet til lønforbedring. Hertil bemærkede formanden, at det er muligt at få noget positivt ud af en lønforhandling, selvom den ikke fører til lønforbedring i første omgang, da en dialog kan startes, ift. hvordan man fremadrettet kan komme i betragtning til lønforbedring. Karoline Engsig-Karup bemærkede, at hun bl.a. repræsenterer medarbejdere, som er på højeste løntrin, og som allerede oppebærer anseelige tillæg, og at disse medarbejdere kan føle sig forbigået ifm. de årlige lønforhandlinger, hvilket fører til frustration. Karoline Engsig-Karup bemærkede yderligere, at det måske bør meldes ud, hvis der opereres med et usynligt lønloft. Søren Dam nævnte, at samme oplevelse deles inden for HK-området. Formanden understregede, at det ikke er korrekt, at der ikke er givet lønforbedringer til medarbejdere som i forvejen oppebærer en høj løn. Dog er nogle af disse selvforhandlende, hvorfor tillidsrepræsentanter ikke har forhandlet for flere af dem og dermed naturligt nok ikke har kendskab til forhandlingernes resultat. Yderligere kan der blive skelet til, hvorvidt andre medarbejdere i samme afdeling udfører en given opgave på et tilsvarende niveau, men til en mindre løn, hvorfor det kan give mening at give lønforbedring i de tilfælde. Hvis man allerede er
relativt højt lønnet, vil man i flere tilfælde skulle yde noget ekstraordinært for at blive tildelt yderligere lønforbedring. Karoline Engsig-Karup påpegede, at der er risiko for, at medarbejdere, som føler sig urimeligt behandlet i denne sammenhæng, potentielt kan finde på at søge væk fra Aarhus Universitet. Formanden anerkendte denne risiko, men påpegede, at sammenlignet med resten af den offentlige sektor, er vores medarbejdere ikke lavt lønnet og understregede samtidig, at der er medarbejdere, som i forvejen oppebærer høje lønninger, som blev tildelt lønforbedring. Formanden bemærkede desuden, at der som udspring af OK18 skal afdækkes hvordan chefkonsulentfunktionen anvendes med/uden personaleledelse. Side 3/7 4. Evaluering og fastsættelse af lønforhandlingskriterier for 2019 Formanden bemærkede, at det er god skik, at medarbejderne får mulighed for at forholde sig til lønforhandlingskriterierne i god tid, hvorfor emnet drøftes nu. Der blev i 2017 nedsat et udvalg, som arbejdede på en revision af lønforhandlingskriterierne, og dette udvalg fortsætter nu arbejdet. Ét medlem er frafaldet arbejdsgruppen, men Søren Dam, Karoline Engsig-Karup og Anna Bak Maigaard fortsætter deres arbejde i gruppen. Arbejdet bør hurtigt kunne afsluttes, og når dette er sket, vil et udkast af de reviderede lønforhandlingskriterier blive sendt i høring hos LSU. Lene Bøgh Sørensen nævnte, at medarbejdersiden har drøftet en potentiel tilføjelse til kriterierne vedr. special- og chefkonsulenter, da der efterspørges klarhed ift. hvad kriterierne er for at blive special- eller chefkonsulent. Hertil svarede formanden, at han afventer, hvorvidt AU HR kommer med et indspil for hele Aarhus Universitet i denne sammenhæng. Birgit Honoré tager emnet med videre til AU HR. 5. Nedlæggelse af Kompetencefonden mv. Nedlæggelse af kompetencefonden er ikke en lokal beslutning, hvorfor der blot kan informeres om dette. Der er afsat kompetenceudviklingsmidler til hver af enhederne i Administrationscenter Health, som funktionscheferne har ansvar for. Yderligere besidder administrationscenteret en pulje kompetencemidler, som kan anvendes til strategiske, tværgående aktiviteter. I denne forbindelse efterspurgte formanden input fra LSU, ift. hvad der skulle prioriteres midler til i år samt næste år. Formanden ønsker, at LSU skal medvirke til at sætte dagsordenen for, hvordan de strategiske kompetencemidler bruges. Formanden opfordrede LSU til at gøre sig overvejelser ift. næste år, da emnet, i relation til 2019, vil være på dagsordenen ved næste LSU-møde i december.
Søren Dam nævnte, at LSU tidligere har efterspurgt en oversigt over, hvad der er blevet brugt kompetenceudviklingsmidler på således, at man kan følge med i hvorvidt midlerne bliver brugt og på hvad. Yderligere bemærkede Søren Dam, at på trods af målsætninger om kompetenceudvikling, findes der afdelinger, som er modvillige, når det eksempelvis kommer til at sende medarbejdere på kurser. Formanden spurgte LSU om man i afdelingerne oplevede, at man ikke kan få midler til kompetenceudvikling. Dette blev ikke besvaret entydigt. Formanden bemærkede, at den strategiske pulje af kompetenceudviklingsmidler på administrationscenteret ikke har samme omfang som de midler, der er fordelt på de enkelte enheder. Det er således primært i de enkelte afdelinger kompetenceudviklingstiltag aftales. Side 4/7 Lene Bøgh Sørensen nævnte, at flere medarbejdere tidligere har deltaget i projektleder- og projektmedarbejderkurser, som blev positivt modtaget, og at nogle medarbejdere potentielt stadig kunne være interesseret i sådanne kurser. Yderligere nævnte Lene Bøgh Sørensen Workzone-kurser som en mulighed for kompetenceudvikling. Hertil bemærkede formanden, at der er centrale Workzone-kurser, men at der er et stort indløb til disse, hvilket medfører ventetid. Yderligere understregede formanden, at der blandt lederne ikke er en generel restriktiv praksis ift. eksempelvis kurser for medarbejderne, men at to ender skal mødes i form af den enkelte medarbejders ønsker og så afdelingens økonomi. Adspurgt af Karoline Engsig-Karup ift. hvorvidt det i de enkelte afdelinger kan diskuteres, hvorledes enhedslokale kompetencemidler skal udmøntes, støttede formanden op om denne ide. 6. Status på ændring i arbejdsopgaver/services på baggrund af besparelser Formanden bemærkede, at det kan overvejes alene at have dette punkt på dagsordenen ved LSU, hvis der en tilstrækkelig udvikling på området imellem LSU-møderne. Funktionscheferne har orienteret formanden om, at der overordnet arbejdes med et lean-mindset ift. at lave gode processer, som gør at vi bliver mere effektive og bedre kan møde besparelser. Formanden bemærkede, at dette mindset ift. optimering er nødvendigt, når vi fortsat skal levere varen på trods af besparelser. Herunder nævnte formanden digital understøttelse som et eksempel, der gerne skulle medvirke til at lette nogle arbejdsfunktioner. Yderligere bemærkede formanden, at fx HE HR har haft succes med at optimere processer, og at mange små tiltag kan give resultater, men at alle disse ikke er systematisk opgjort. Antonio Sylvester Vethanayagam påpegede, at digitalisering kan gøre livet lettere for nogle enheder, men at det for andre medfører en række ekstra opgaver. Her til bemærkede formanden, at opgaver ifm. procesoptimering ikke blot skal flyttes fra ét sted til et andet.
Formanden spurgte LSU, om der eksisterer en opfattelse af, at der skal løbes hurtigere og hurtigere. Her til svarede Nanna Elsøe, at et stigende antal medarbejdere hos HE Økonomi har stadig mere flex og samtidig har svært ved at se, hvornår de har tid til at holde fri. Yderligere er der en oplevelse af, at fx Workzone-superbrugerne skal bruge stadig mere tid på superbrugerrollerne. Hertil bemærkede formanden, at HE Økonomi har færre medarbejdere end de havde tidligere, og at der er opmærksomhed på dette ift. mulighed for tilførsel af medarbejdere. Formanden bemærkede ligeledes, at det er et vilkår, at der løbende kommer komplekse opgaver til, som afkræver ressourcer. Det er derfor vigtigt at være opmærksom på om der til gengæld er opgaver der ikke længere er behov for at prioritere eller som kan løses med færre ressourcer. Side 5/7 Louise Nygaard Kristensen berettede om, at man hos HE Forskeruddannelsen har haft succes med at optimere arbejdsgangen omkring kursusadministration. En arbejdsgang ifm. planlægningen af kurser havde ledt til nogen utryghed, som Forskeruddannelsen har været i stand til at imødekomme og procesoptimere. Det viste sig, at der var en simpel løsning på et problem, som umiddelbart virkede mere komplekst end det egentlig var. Hertil bemærkede formanden, at det kan være et stort arbejde at revidere arbejdsprocesser, men at indsatsen kan være givet godt ud, når man ser resultaterne. Søren Dam bemærkede, at digital eksamen har hjulpet på arbejdsbyrden hos HE Studier, og at medarbejdere i nogle tilfælde oplever, at de er blevet hjulpet af nye tiltag. Dog er den generelle oplevelse hos medarbejderne stadig, at de har meget travlt, og at når én opgave frafalder, bliver den blot erstattet af en ny. Karoline Engsig-Karup nævnte, at man hos Uddannelsesbetjening og Vejledning har været ramt af besparelser, men at man har lykkedes med at tage hånd om opgaverne til trods. Formanden bemærkede, at vi skal være bedre til at prioritere vores opgaver og dette skal være et kontinuerligt fokus, bl.a. vil alle ledere komme på kursus i driftsledelse. Administrationscenteret har et rigtig godt ry blandt vores brugere, og det vil være ærgerligt, hvis vi skal stoppe med at løse visse opgaver. Dog skal medarbejderne ikke blot løbe stærkere og stærkere. Formanden påpegede yderligere, at såfremt medarbejdere oplever, at de deltager i opgaver, som ikke er værdiskabende og derfor måske bør falde bort, er det vigtigt at gøre opmærksom på det. Forventningen er, at vi i Administrationscenter Health kommer til at arbejde smartere, hvilket gerne skulle lette arbejdet. 7. Udmøntning af kompetencemidler i forbindelse med digitalisering, samt decentralisering ved BI-Enheden & HR IT (Work Zone)
Nanna Elsøe bemærkede, at man hos HE Økonomi oplever, at BI-enheden og HR IT i stigende grad lægger opgaver vedr. drift og vedligeholdelse af systemer ud i afdelingen. Nanna Elsøe spurgte ind til, hvordan HE Økonomi bliver gjort i stand til at varetage disse opgaver, og hvordan de skal finde tiden til det. Hertil svarede formanden, at der i administrationscenteret på systemsiden opleves et stort pres ift. nyudvikling, og at vi får flere digitale løsninger, som ikke nødvendigvis letter arbejdet på den korte bane, men som på sigt gerne skulle gøre en positiv forskel. Der kan være tale om at opgaver skifter hænder, men formanden understregede, at opgaverne skal løses dér, hvor de løses bedst. Formanden tilkendegav, at det kan være vanskeligt at afgøre, om dette sker optimalt hver gang. Formanden bemærkede yderligere, at han vil være opmærksom på, hvorvidt der flyder opgaver mod HE Økonomi uden at der følger ressourcer med. Generelt er sådan en opgaveglidning mod administrationscenteret et opmærksomhedspunkt, og arbejdet med fx digitale løsninger skal være i balance med driftsopgaverne. Side 6/7 8. Medarbejderarrangement Formanden bemærkede, at fællesarrangementer tidligere er blevet taget godt imod. Med den kommende APV in mente, foreslog formanden at et kommende medarbejderarrangement kunne være et oplæg omhandlende arbejdsglæde. Karoline Engsig-Karup bemærkede, at medarbejderne er positive ift. den slags arrangementer, men at det er vigtigt, at der efterfølgende bliver fulgt op på arrangementet, og at man måske bør have dette i baghovedet allerede ifm. med planlægningen. Jann Zeiss efterspurgte opmærksomhed på, at arrangementet er tværgående, og at der bliver mulighed for at samarbejde og skabe netværk på tværs af enhederne. Formanden udtrykte enighed i begge dele. Det blev aftalt, at formanden udsender et link vedr. det foreslåede medarbejderarrangement til resten af LSU, som får mulighed for at komme med bemærkninger til arrangementet. 9. Evt. 10. Fællesmøde med LAMU kl. (ca. 11.00-11.30) Arbejdsmiljøstatistik/sygefravær Administrationscenteret klarer sig fint i sammenligning med lignende enheder, herunder har administrationscenteret det laveste antal sygedage i enhedsadministrationen (når langtidssygefravær ikke medregnes). Formanden nævnte to arbejdsskader i de to første kvartaler og spurgte LSU/LAMU om disse giver anledning til kommentarer, samt om vi i administrationscenteret er gode nok til at
registrere nærved-ulykker. Her til understregede Conor Leerhøy, at alle hændelser bliver anmeldt, og at nærved-ulykker også bør registreres. Side 7/7 Administrationscenteret har haft 3 psykologiske rådgivningsforløb i det første halvår 2018. Formanden bemærkede, at det på den ene side kan opfattes som mange rådgivningsforløb, men at det også kan være udtryk for, at vi i administrationscenteret er gode til at informere om disse ting, hvorfor det er svært at udlede noget fast ift. dette. Formanden efterspurgte hos LSU evt. bemærkninger til emnet. Conor Leerhøy spurgte, hvorvidt en medarbejders leder bliver orienteret ifm. et psykologisk rådgivningsforløb, hvortil formanden svarede, at der på ledelsesniveau bliver givet en orientering, når der er et forløb, men ikke om hvem det specifikt vedrører. Formanden orienterede afslutningsvis om, at der på fakultetsniveau ifm. APV-arbejdet er nedsat en arbejdsgruppe, som arbejder med fakultetsspecifikke spørgsmål. Medarbejderne ved administrationscenteret vil ikke få disse spørgsmål at se, da administrationscenteret deltager i den APV-proces, der hører under enhedsadministrationen.