FORSØGSBESKRIVELSER 15. JANUAR 2017 OPRET FÆLLES PULJER I PROVSTIET FORSØG 1 Der er øget fokus på økonomi og samarbejde mellem provstiudvalg og menighedsråd, hvilket har kunnet give nogle administrative udfordringer. Med forsøget kan menighedsråd og provstiudvalg i samarbejde oprette puljer til afgrænsede og veldefinerede projekter, fx puljer til energirenovering, kirkekalkning eller fejring af reformationsjubilæet. Beløbsrammen for puljen fastsættes af alle menighedsrådene i provstiet på budgetsamrådet, mens provstiudvalgene får kompetence til at fordele puljens midler. Forsøget er for de menighedsråd og provstiudvalg, der gerne vil lette økonomisk samarbejde på tværs i provstiet. BETINGELSER OG VILKÅR FOR DELTAGELSE Puljen skal være på min. 50.000 kr. om året. Puljens formål skal være konkret og defineret i en vedtægt. Folkekirkens kontoplan skal følges. Kontoplanen vil blive tilpasset forsøget. 1
Udgangspunktet for forsøget er enighed mellem menighedsrådene og provstiudvalget. Ønsker 30 pct. af provstiets menighedsråd at deltage i forsøget, er provstiudvalget dog forpligtet til at deltage i forsøget. Fristen for ansøgning til Kirkeministeriet er d. 7. juni 2017. Læs mere om forsøget i forsøgsrammen, der er en beskrivelse af forsøget og vilkårene for at deltage. Forsøget starter d. 1. januar 2018. GIV SAMARBEJDE SELVSTÆNDIG ØKONOMI FORSØG 2 & 3 dag kræver det en god portion administration at samarbejde mellem menighedsråd m.fl., fordi det kan involvere flere kirkekasser. Det kan være besværligt for menighedsrådene. Med dette forsøg kan større samarbejder oprettes som selvstændige juridiske enheder med selvstændig økonomi. Samarbejdet bliver med forsøget en selvstændig enhed i folkekirkens struktur. Forsøget findes i to varianter, hvor forskellen handler om, hvordan midlerne til samarbejdet tildeles. 1. Samarbejdet får i det ene forsøg en driftsbevilling fra de deltagende menighedsråd og har ansvaret for budgettet og for at aflægge regnskab. Derved lettes det administrative arbejde for menighedsrådene, samtidig med at de fortsat beholder kontrollen med samarbejdets økonomi. 2. I det andet forsøg er det også samarbejdet, der har ansvar for budget og regnskab, men samarbejdet får udbetalt ligning direkte fra provstiudvalget eller kommunen. Beslutning om beløbets størrelse træffes af alle menighedsrådene i provstiet på budgetsamrådet. Samarbejder sidestilles i forsøgene med menighedsråd i den folkekirkelige struktur, men de får ikke tildelt stemmeret på budgetsamrådet i provstiet. Menighedsråd, der allerede har samarbejder af en vis størrelse, og som ønsker at lette det administrative arbejde. Nye samarbejder af en vis størrelse, og hvor de samarbejdende menighedsråd ønsker at afprøve en organisering, 2
hvor samarbejdet oprettes som selvstændig juridisk enhed med egen økonomi. BETINGELSER OG VILKÅR FOR DELTAGELSE Samarbejder med en omsætning på over 1 million kr. og med mindst to årsværk kan deltage i forsøget. Fristen for ansøgning til Kirkeministeriet er d. 7. juni 2017. Læs mere om forsøget i forsøgsrammerne, der er en beskrivelse af forsøgene og vilkårene for at deltage. Forsøget starter d. 1. januar 2018. FLYT ANSVARET VEDRØRENDE BYGNINGER FORSØG 4 og 5 Mange menighedsråd oplever, at visse opgaver er tunge og tidskrævende. En flytning af hele eller dele af bygningsadministrationen og - vedligeholdelsen til andre vil kunne lette menighedsrådenes arbejdsbyrde og dermed frigøre flere ressourcer til andre opgaver. Det kan ligeledes tænkes, at der kan opnås stordriftsfordele, hvorfor det økonomisk kan give sund fornuft. Med disse forsøg placeres dele af eller hele ansvaret for bygningerne hos enten provstiudvalget eller en ekstern leverandør. Forsøget findes i to varianter. 3
1. I det ene går to eller flere menighedsråd sammen om at udlicitere hele eller dele af bygningsvedligeholdelsen til en ekstern leverandør, mens menighedsrådene beholder ansvaret for opgaverne og den økonomiske administration. 2. I det andet forsøg placeres både opgaver, ansvar og den økonomiske administration hos provstiudvalget. Begge forsøg vil lette den administrative byrde for de deltagende menighedsråd. Menighedsråd, der gerne vil lette den administrative byrde vedrørende bygningsvedligeholdelse ved at flytte opgaver og eventuelt også ansvaret væk fra menighedsrådet. BETINGELSE OG VILKÅR FOR DELTAGELSE Udgangspunktet for forsøget er enighed mellem menighedsråd og provstiudvalg. Ønsker 30 pct. af provstiets menighedsråd at deltage i forsøget, er provstiudvalget dog forpligtet til at deltage i forsøget. Et samarbejde om forsøget kan ikke tvinge provstiets øvrige menighedsråd til at deltage. Fristen for ansøgning til Kirkeministeriet er d. 15. februar 2018. Læs mere om forsøget i forsøgsrammerne, der er en beskrivelse af forsøgene og vilkårene for at deltage. Forsøget starter d. 1. januar 2019. 4
FLYT ANSVARET FOR ADMINISTRATIONEN FORSØG 6 Mange menighedsråd oplever, at visse opgaver er tunge og tidskrævende. Her vil en flytning af hele eller dele af de administrative opgaver såsom personaleadministration, økonomi og bygningsadministration til provstiudvalget kunne lette menighedsrådenes arbejdsbyrde og dermed frigøre flere ressourcer til andre opgaver. Det kan ligeledes tænkes, at der kan opnås stordriftsfordele, hvorfor det økonomisk kan give sund fornuft. Forsøget giver mulighed for at flytte ansvaret for administrative opgaver til provstiudvalget og dermed lette den administrative byrde, fx på bygnings-, personale- eller økonomiområdet. Med forsøget placeres både opgaver, ansvar og den økonomiske administration hos provstiudvalget. I dette forsøg kan menighedsrådene placere nogle af de administrative opgaver eller dem alle hos provstiudvalget, så menighedsrådet alene har ansvaret for de kirkelige aktiviteter. Det giver mulighed for at prioritere menighedsrådets arbejde med sognets kirkelige liv. Menighedsrådet fortsætter som selvstændig myndighed, selv om man flytter ansvaret for alle de administrative opgaver til provstiudvalget. Menighedsråd, der gerne vil bruge mindre tid på administrative opgaver og gerne vil have mere tid til de kirkelige opgaver ved at flytte opgaver og ansvaret væk fra menighedsrådet. BETINGELSER OG VILKÅR FOR DELTAGELSE 5
Udgangspunktet for forsøget er enighed mellem menighedsråd og provstiudvalg. Ønsker 30 pct. af provstiets menighedsråd at deltage i forsøget, er provstiudvalget dog forpligtet til at deltage i forsøget. Et samarbejde kan ikke tvinge provstiets øvrige menighedsråd til at deltage. Tilmelding Fristen for ansøgning til Kirkeministeriet er d. 15. februar 2018. Læs mere om forsøget i forsøgsrammen, der er en beskrivelse af forsøget og vilkårene for at deltage. Forsøget starter d. 1. januar 2019. NY ORGANISERING AF MENIGHEDSRÅDET FORSØG 7 Menighedsrådenes ansvar er gennem de seneste år blevet større og mere tydeligt. Udviklingen og rådenes store forskellighed har bl.a. betydet, at det er en udfordring, at alle menighedsråd skal organisere sig på samme måde med en formand, næstformand, kontaktperson osv. For små råd kan det virke bureaukratisk at skulle vælge så mange poster i menighedsrådet med hver deres funktioner, mens det hos store menighedsråd kan medvirke til en uheldig silotænkning internt i menighedsrådet. Med dette forsøg får menighedsrådet forskellige muligheder for at organisere sig anderledes, så måden at arbejde på i rådet kommer til at svare til den praktiske virkelighed i sognet. Man kan vælge mellem tre forskellige måder at organisere menighedsrådet på: Bestyrelsesmodellen med professionel forvaltning, hvor menighedsrådet har en forvaltning, der udfører rådets beslutninger. Her bibeholdes en formand og en næstformand, mens det er frivilligt, hvordan de øvrige opgaver placeres mellem de valgte medlemmer og menighedsrådets ansatte. Bestyrelsesmodellen med arbejdende udvalg, hvor menighedsrådet giver forskellige udvalg ansvaret for at udføre forskellige opgaver, så det ikke er et enkelt medlem, der har ansvaret for fx bygninger eller personale. 6
Formands-/næstformandsmodellen er især relevant for mindre sogne, hvor de samlede opgaver har et så lille omfang, at det ikke giver mening at vælge fx kirkeværge eller sekretær. Menighedsråd, der mener, at deres opgaver ikke passer til den organisering, der i dag kræves. BETINGELSER OG VILKÅR FOR DELTAGELSE Menighedsrådets opgaver og ansvar er uændrede i forsøget. Det handler udelukkende om en ny måde at organisere menighedsrådets arbejde på. Fristen for ansøgning til Kirkeministeriet er d. 1. oktober 2017. Læs mere om forsøget i forsøgsrammen, der er en beskrivelse af forsøget og vilkårene for at deltage. Forsøget starter 1. søndag i advent 2017 (3. december 2017). GÅ SAMMEN OM EN KONTAKTPERSON FORSØG 8 Det er tidskrævende at være kontaktperson, og det er en stor opgave at påtage sig ansvaret for. Andre steder er der tale om en lille opgave. I begge tilfælde kan det være oplagt at samarbejde om opgaven på tværs af menighedsråd. Med dette forsøg kan en gruppe af menighedsråd gå sammen om en fælles kontaktperson, der varetager ledelsesopgaverne på vegne af alle 7
menighedsrådene. Det betyder, at de øvrige råd ikke behøver at vælge en kontaktperson. Forsøget vil gøre det mere enkelt at varetage personaleansvaret systematisk og professionelt. Med flere medarbejdere under sig vil kontaktpersonen også få bedre mulighed for at specialisere sig inden for området. Forsøget er et samarbejde om ledelse, ikke om personale. De enkelte menighedsråd i forsøget har fortsat ansvaret for deres ansatte. Menighedsråd, der gerne vil placere kontaktpersonens opgaver uden for menighedsrådet, og som vil samarbejde om personaleledelse med andre. Fristen for ansøgning til Kirkeministeriet er d. 1. oktober 2017. Læs mere om forsøget i forsøgsrammen, der er en beskrivelse af forsøget og vilkårene for at deltage. Forsøget starter 1. søndag i advent 2017 (3. december 2017). 8