1 I oversættelsen af denne regnskabsmeddelelse er der udvist den største omhu. Den svenske tekst er dog gældende, såfremt misforståelser måtte opstå ved den danske oversættelse. REFERAT fra generalforsamlingen i PostNord AB (publ), org. nr. 556771-2640, afholdt den 27. april 2017 kl. 09.00 i selskabets lokaler i Solna 1 Åbning af generalforsamlingen Bestyrelsesformand Jens Moberg åbnede generalforsamlingen. 2 Valg af dirigent Advokat Klaes Edhall blev valgt til dirigent for generalforsamlingen. Det blev konstateret, at dirigenten havde anmodet chefjurist Kristina Lilja om at være referent. Generalforsamlingen besluttede, at fotografering samt lyd- og billedoptagelser ikke var tilladt under generalforsamlingen. 3 Oprettelse og godkendelse af stemmeliste Nedenstående fortegnelse over fremmødte aktionærer blev godkendt som stemmeliste: Fremmødte aktionærer Antal aktier Antal stemmer Kongeriget Danmark 786.207.687 (A-aktier) 786.207.687 repræsenteret af Selskabsdirektør Michael Birch, i henhold til fuldmagt Kongeriget Sverige repræsenteret af kansliråd Christine Leandersson, i henhold 738.698.284 (A-aktier) 475.094.030 (B-aktier) 1.213.792.314 738.698.284 47.509.403 786.207.687 til fuldmagt I alt 2.000.000.001 1.572.415.374
2 4 Valg af en eller to justeringspersoner Selskabsdirektør Michael Birch og kansliråd Christine Leandersson blev udpeget til sammen med dirigenten at justere referatet. 5 Godkendelse af dagsordenen Den foreslåede dagsorden godkendtes, Bilag 1. 6 Beslutning om ret til deltagelse af udenforstående Generalforsamlingen godkendte, at udenforstående deltog i generalforsamlingen. 7 Spørgsmål om, hvorvidt generalforsamlingen er lovligt indkaldt Dirigenten konstaterede, at indkaldelse til generalforsamlingen var annonceret i Post- och Inrikes Tidningar den 30. marts 2017 og på selskabets hjemmeside den 28. marts 2017, samt at det den 30. marts 2017 var annonceret i Dagens Nyheter, at der var indkaldt til generalforsamlingen. Indkaldelsen er endvidere sendt pr. brev til aktionærerne, og meddelelse om generalforsamlingen er fremsendt til Folketingets og Riksdagens centrale forvaltning. Det blev konstateret, at indkaldelsen blev suppleret dels den 29. marts 2017 med hensyn til bestyrelsens sammensætning, dels den 21. april 2017 med hensyn til visse honorarspørgsmål. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var lovligt indkaldt. 8 Fremlæggelse af a) årsrapporten og revisionsberetningen, b) bæredygtighedsrapporten og c) koncernrapporten og koncernrevisionsberetningen Det blev konstateret, at årsrapporten, revisionsberetningen og bæredygtighedsrapporten samt koncernrapporten og koncernrevisionsberetningen for regnskabsåret 2016 er fremsendt til ejerne og er til rådighed i lokalet, og at de dermed er fremlagt på behørig vis.
3 9 Redegørelse for det forløbne års arbejde a) bestyrelsesformandens beretning, b) den administrerende direktørs beretning og c) indlæg fra selskabets revisor Bestyrelsesformand Jens Moberg og den administrerende direktør, Håkan Ericsson, aflagde beretning om bestyrelsens arbejde og selskabets aktiviteter i regnskabsåret 2016. Den ledende revisor, statsautoriseret revisor Helene Willberg, KPMG AB, redegjorde for revisionsarbejdet og gennemgik derefter i korte træk dels revisionsberetningen for selskabet og koncernen, dels redegørelsen om overholdelse af tidligere besluttede retningslinjer for vederlag og andre ansættelsesvilkår for ledende medarbejdere, Bilag 2. Jens Moberg og Håkan Ericsson besvarede og kommenterede derefter spørgsmål og indlæg fra de fremmødte. 10 Beslutning om a) godkendelse af resultatopgørelsen og balancen samt af koncernresultatopgørelsen og koncernbalancen, b) dispositioner vedr. selskabets resultat i henhold til den godkendte balance og c) decharge for bestyrelsesmedlemmer og den administrerende direktør Godkendelse af resultatopgørelsen og balancen samt af koncernresultatopgørelsen og koncernbalancen Det blev konstateret, at revisoren anbefalede godkendelse af de foreliggende regnskabsdokumenter. Generalforsamlingen besluttede at godkende resultatopgørelsen for 2016 og balancen pr. 31. december 2016 samt koncernresultatopgørelsen for 2016 og koncernbalancen pr. 31. december 2016.
4 Disponering af resultat Det overførte overskud og årets resultat var i alt SEK 3.627.095.479. Bestyrelsen og den administrerende direktør foreslog, at der ikke sker udlodning for regnskabsåret 2016, og at årets resultat og det overførte resultat, i alt SEK 3.627.095.479, overføres til næste år. Det blev konstateret, at revisoren anbefalede den foreslåede disponering af overskud. Generalforsamlingen vedtog forslaget. Decharge Det blev konstateret, at revisoren anbefalede, at bestyrelsen og den administrerende direktør bevilges decharge for regnskabsåret 2016. Generalforsamlingen besluttede at bevilge bestyrelsens medlemmer og den administrerende direktør decharge for forvaltningen af selskabet i regnskabsåret 2016. 11 Rapportering om vederlag og anvendelsen af tidligere vedtagne retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere a) mundtlig redegørelse fra bestyrelsesformanden om de ledende medarbejderes vederlag i PostNord AB inkl. datterselskaber, b) bestyrelsens rapportering af, om tidligere retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere i PostNord AB inkl. datterselskaber er blevet fulgt og årsagen til eventuelle afvigelser, og c) fremlæggelse af revisors redegørelse i henhold til kapitel 8, 54 i den svenske aktieselskabslov (aktiebolagslagen) (2005:551) Bestyrelsesformanden redegjorde indledningsvis for de ledende medarbejderes vederlag i det forløbne regnskabsår, Bilag 3.
Bestyrelsesformanden redegjorde herefter for, hvorledes tidligere besluttede retningslinjer er blevet fulgt i det forløbne år, Bilag 4. 5 Det blev konstateret, at revisorens redegørelse vedrørende dette punkt blev fremlagt i forbindelse med revisorens indlæg under 9 ovenfor. 12 Beslutning om bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere Generalforsamlingen godkendte bestyrelsens forslag til retningslinjer for vederlag til ledende medarbejdere, Bilag 5. 13 Redegørelse for aktionærernes forslag til beslutning om honorarer, bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsesformand Kansliråd Christine Leandersson præsenterede og begrundede aktionærernes forslag til beslutning om honorarer, bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsesformand. Selskabsdirektør Michael Birch besvarede et spørgsmål om gældende regler i Danmark med hensyn til bestyrelsens sammensætning. 14 Beslutning om honorar til bestyrelsesmedlemmer og udvalgsmedlemmer Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med aktionærernes forslag, at honorar til bestyrelsen skal udgøre følgende pr. år: Bestyrelsesformanden: Bestyrelsesmedlemmer: 670.000 SEK 290.000 SEK Der ydes ikke honorar til bestyrelsesmedlemmer, som er ansat i det svenske Regeringskansliet eller i danske ministerier. Der ydes honorar til medarbejderrepræsentanter og suppleanter, som deltager i bestyrelsesmøder, svarende til et svensk grundbeløb (SEK 44.500).
6 Følgende udvalgshonorarer ydes: Revisionsudvalgets formand: 70.000 SEK Revisionsudvalgsmedlemmer: 55.000 SEK Vederlagsudvalgets formand: SEK 37.500 Vederlagsudvalgsmedlemmer: SEK 25.000 Der ydes ikke honorar til udvalgsmedlemmer, som er ansat i det svenske Regeringskansliet eller i danske ministerier. 15 Beslutning om antallet af bestyrelsesmedlemmer Generalforsamlingen besluttede, at antallet af bestyrelsesmedlemmer indtil afslutningen af næste generalforsamling, i overensstemmelse med vedtægterne, skal være otte, ekskl. suppleanter. 16 Valg af bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsesformand Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med aktionærernes forslag for perioden frem til afslutningen af næste generalforsamling at genvælge bestyrelsesmedlemmerne Jens Moberg, Mats Abrahamsson, Gunnel Duveblad, Christian Ellegaard og Anitra Steen samt at vælge Måns Carlson, Jesper Lok og Peder Lundquist som nye medlemmer af bestyrelsen. Generalforsamlingen besluttede endvidere i overensstemmelse med aktionærernes forslag at genvælge Jens Moberg som formand for bestyrelsen. Det blev konstateret, at dirigenten inden valg til bestyrelsen har oplyst, hvilken tilknytning de foreslåede bestyrelsesmedlemmer har til andre virksomheder, dels gennem kortfattede præsentationer af de foreslåede nye kandidater til bestyrelsen, dels gennem henvisning til oplysninger i årsrapporten og i det materiale, der er stillet til rådighed for generalforsamlingen, om de bestyrelsesmedlemmer, der blev foreslået genvalgt.
7 17 Redegørelse for bestyrelsens forslag til beslutning om honorar til revisor og revisor Dirigenten præsenterede bestyrelsens forslag til beslutning om honorar til revisor og revisor i overensstemmelse med Revisionsudvalgets anbefaling. 18 Beslutning om honorar til revisor Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med bestyrelsens forslag, at revisorens arbejde honoreres i henhold til godkendt regning. 19 Beslutning om antal revisorer Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med bestyrelsens forslag, at antallet af revisorer skal være én, at revisoren skal være et registreret revisionsselskab, og at revisoren vælges for et år ad gangen. 20 Valg af revisorer Generalforsamlingen besluttede i overensstemmelse med bestyrelsens forslag at genvælge det registrerede revisionsselskab KPMG AB som revisor indtil afslutningen af næste generalforsamling. Det blev konstateret, at revisionsselskabet har meddelt PostNord, at selskabet har til hensigt at udpege statsautoriseret revisor Tomas Gerhardsson som ledende revisor. 21 Afslutning af generalforsamlingen Selskabsdirektør Michael Birch takkede på ejernes vegne bestyrelsen, ledelsen og medarbejderne for veludført arbejde i regnskabsåret. Der blev endvidere rettet en særlig tak til de afgående bestyrelsesmedlemmer Magnus Skåninger og Torben Janholt samt den afgående ledende revisor Helene Willberg, som alle deltog i generalforsamlingen. Kansliråd Christine Leandersson afleverede et eksemplar af den svenske stats ejerpolitik og retningslinjer for statsejede selskaber til bestyrelsesformanden. Dirigenten erklærede herefter generalforsamlingen for afsluttet.
8 Referent: Kristina Lilja Justeringspersoner: Klaes Edhall Michael Birch Christine Leandersson