Administrativ procedure tvistighedssager Erhvervsuddannelsesloven 63, stk. 1: En tvistighed mellem en elev og praktikvirksomheden kan alene indbringes for det faglige udvalg, der skal søge at tilvejebringe forlig. Fastsættelse af datoer for forligsmøder PASS underudvalg for tvistighedssager afsætter to eftermiddage (kl. 12.00 til 16.00) pr. måned for et år frem til behandling af elevsager. Den ene af de to datoer afsættes til behandling af sager på det kommunale område og den anden til sager på det regionale område. Tre måneder før sidste dato på listen tager sekretariatet initiativ til at underudvalget får fastsat datoer for det kommende år. Sekretariatet fremsender forslag til datoer til underudvalget. Hvis der ikke er sager til behandling 14 dage før en aftalt dato, meddeles underudvalget, at denne dato ikke skal bruges. Det foreslås, at sekretariatet indkalder underudvalget til de aftalte datoer i Outlook, og datoer, der ikke skal bruges, aflyses i Outlook, så alle får en meddelelse om det. Procedure for indkaldelse til forligsmøder Når en elev eller en praktikvirksomhed vil anmode PASS om at afholde forligsmøde, skal der fremsendes en skriftlig anmodning, hvori parten skal redegøre for tvisten og hvilke krav, der allerede er rejst over for den anden part uden, at tvisten er løst. Alle relevante bilag vedrørende sagen forudsættes fremsendt til modparten forud for forligsanmodningen. Sekretariatet registrerer sagen og bekræfter straks modtagelsen over for klager/klagers repræsentant, samtidig med at arbejdsgiver underrettes. Samtidig med bekræftelsen på modtagelsen af sagen anmodes både klager og indklagede om at fremsende alt materiale, der vedrører og er knyttet til sagen. Indklagede anmodes, eventuelt efterfølgende, om bemærkninger til klagers begrundelse for sagen samt eventuelle krav. Snarest muligt og inden for 14 dage efter klagens modtagelse gennemgår sekretariatet klagen og eventuelle bilag med henblik på at konstatere, om der mangler oplysninger, der eventuelt skal fremskaffes fra skolen (officielle dokumenter). Sekretariatet kontakter klager/klagers repræsentant og beder om eftersendelse af manglende oplysninger på sagen. Der sættes erindringsdato på sagen Når alle papirer er modtaget, udsender sekretariatet hurtigst muligt og helst inden for en uge materialet til begge repræsentanter for FOA og
henholdsvis KLs og Danske Regioners repræsentant, alt efter om det er en kommune eller en region, der er part i sagen. Hvis der kommer en sag der vedrører en privat virksomhed, afgøres det, om det er den kommunale eller den regionale arbejdsgiverrepræsentant, der deltager på mødet. Det afgøres ud fra, om den indklagede private/selvejende virksomhed har relation til enten en kommune eller region. Samtidig meddeles klager/klagers repræsentant, arbejdsgiver og PASS underudvalg dato for sagens behandling, som er næstkommende dato for forligsmøde som fastsat jf. første prik. De to parter kan inden for 3 arbejdsdage efter modtagelsen af indkaldelsen anmode sekretariatet om udskydelse af sagens behandling. Sekretariatet sender på den baggrund meddelelse til klager/klagers repræsentant, arbejdsgiver og PASS s underudvalg om ny dato for afholdelse af forligsmøde. (Den efterfølgende dato for afholdelse af forligsmøder jf. første prik). Hvis sagen løses forligsmæssigt inden den udmeldte dato for forligsmødet meddeles dette snarest til sekretariatet, som tager sagen af dagsordenen for det kommende forligsmøde. Sekretariatet sender underretning til klager/klagers repræsentant og arbejdsgiver, om at sagen anses som hævet. Referatet sendes til sekretariatet, der journaliserer det på sagen. Sekretariatet sørger for tre mødelokaler ved afholdelse af forligsmøde. I forhandlingslokalet er en pc med skabelon til referat, samt printer. Der udarbejdes referat på mødet, som udleveres til klager/klagers repræsentant, arbejdsgiver og PASS s underudvalg. Sekretariatet sørger efterfølgende for journalisering af referat og afslutning af sagen i PASS. 2
Administrativ procedure forlængelsessager Erhvervsuddannelsesloven 58: Stk. 1 Eleven og virksomheden har krav på, at uddannelsestiden forlænges, i det omfang det er nødvendigt, for at eleven kan nå uddannelsens mål, hvis eleven 1) på grund af sygdom er fraværende fra praktikvirksomheden i mere end 10 procent af den fastsatte uddannelsestid, 2) er fraværende fra virksomheden på grund af supplerende skoleundervisning efter 24, stk. 2, og 51, stk. 1, 3) har orlov i forbindelse med graviditet, barsel eller adoption efter lovgivningen herom eller 4) har nedsat arbejdstid eller arbejdsfrihed på grund af særlige forhold. Stk. 2. Medfører en aftale efter stk. 1, at uddannelsestiden forlænges med mere end fraværsperioden, er aftalen kun gyldig, hvis det faglige udvalg godkender den. Stk. 3. Virksomheden skal rette henvendelse til det faglige udvalg, hvis der ikke er enighed mellem eleven og virksomheden om forlængelse af grunde nævnt i stk. 1, eller hvis eleven ikke tager initiativ til at afklare behovet herfor. Det faglige udvalg fastsætter herefter et tillæg til uddannelsesaftalen, hvorved uddannelsestiden forlænges med et tidsrum fastsat af udvalget, eller træffer beslutning om, at forlængelsen ikke findes nødvendig. Procedure Sekretariatet modtager anmodning om, at PASS foranlediger elevens uddannelsesaftale forlænget, (evt. udformet som en klage over arbejdsgivers manglende forlængelse af uddannelsesaftalen) Sekretariatet registrerer sagen og bekræfter straks modtagelsen over for elev/elevens repræsentant, samtidig med at arbejdsgiver underrettes. Snarest muligt og inden for 14 dage efter anmodningens modtagelse gennemgår sekretariatet anmodningen og eventuelle bilag med henblik på at konstatere, om der mangler oplysninger. Sekretariatet kontakter elev/elevens repræsentant og beder om eftersendelse af manglende oplysninger på sagen. Der sættes erindringsdato på sagen Efter eventuelt efter at have indhentet supplerende oplysninger vurderer sekretariatet ansøgningen om forlængelse, herunder o om uddannelsesaftalen er udløbet, herunder om uddannelsesaftalen er tæt på udløb, således at en eventuel forlængelse skal finde sted inden udløb o om betingelserne i 58, stk. 1 er opfyldt o om uddannelsens færdiggørelse forudsætter forlængelse 3
o hvilket tidsrum en eventuel forlængelse skal ske med. Sekretariatet udarbejder hurtigst muligt og inden for en frist af 14 dage en indstilling (særligt obs. hvis uddannelsesaftalen er tæt ved udløb) Sekretariatets indstilling mailes til udtalelse til PASS underudvalg. Underudvalget giver, inden for en frist af 14 dage (dog obs hvis uddannelsesaftalen er tæt ved udløb) fra modtagelsen af sekretariatets indstilling, sekretariatet en fælles tilbagemelding efter drøftelse af sagen. Har PASS s underudvalg behov for at mødes, kan de fastsatte datoer for forligsmøder jf. 63 anvendes også til dette formål. Sekretariatet meddeler eleven PASS s afgørelse. Hvis afgørelsen giver eleven medhold meddeler sekretariatet dette til elev/elevens repræsentant, samtidig med at arbejdsgiver underrettes. Skolen kan på det grundlag godkende et tillæg til uddannelsesaftalen underskrevet af elev og arbejdsgiver. Hvis elevens anmodning ikke kan imødekommes, sender sekretariatet et begrundet, påtænkt afslag til elev/elevens repræsentant med angivelse af, at eleven inden for en frist af 3 uger har mulighed for at afgive høringssvar, forinden der træffes endelig afgørelse. PASS begrundelse skal indeholde en henvisning til de regler, der gælder og til de faktiske omstændigheder, der er tillagt betydning ved afgørelsen. PASS sagsbehandling skal ske i henhold til Forvaltningsloven. Når høringsfristen er udløbet uden, at der er modtaget høringssvar, meddeler sekretariatet afgørelsen (afslag) til elev/elevens repræsentant, samtidig med at arbejdsgiver underrettes. Afgørelsen skal indeholde begrundelse og klagevejledning (efter EUL 38, stk.6 kan PASS s afgørelse om forlængelse ikke indbringes for anden administrativ myndighed). Hvis der er afgivet høringssvar, skal underudvalget orienteres herom og tage stilling til, om dette fører til en ændret vurdering af sagen. Hvis den påtænkte afgørelse fastholdes, meddeler sekretariatet dette til elev/elevens repræsentant, samtidig med at arbejdsgiver underrettes. Det skal af afgørelsen fremgå, at der er taget stilling til elevens eller arbejdsgivers høringssvar. Det skal fremgå af svarene på eventuelle henvendelser om manglende gennemførelse af PASS afgørelse, at det i givet fald vil betyde en sag i forhold til 63 i Erhvervsuddannelsesloven. Hvis det påtænkte afslag ændres og afgørelsen giver eleven eller arbejdsgiver medhold, forholdes som beskrevet ovenfor. 4
Sekretariatet journaliserer og afslutter sagen i PASS. Procedure for afvisning af afholdelse af forligsmøder Der er to forhold, hvor der ikke skal indkaldes til forligsmøde: Sager om ophævelse af uddannelsesaftalen i prøvetiden medmindre eleven påberåber sig overtrædelse af anden lovgivning, fx ligebehandlingsloven Sager om ophævelse af uddannelsesaftalen på baggrund af udelukkelse fra skoleundervisningen Erhvervsuddannelsesloven 50 Hvis sekretariatet modtager en klage med eventuel anmodning om et forligsmøde, der vedrører et af disse forhold, så udarbejder sekretariatet en begrundelse for, at anmodningen om afholdelse af et forligsmøde ikke kan imødekommes. Hvis der er tvivl om en henvendelse om ophævelse af en aftale i prøvetiden, sender sekretariatet henvendelsen til PASS s underudvalg. Procedure Sekretariatet bekræfter modtagelsen af en klage og orienterer indklagede. Sekretariatet vurderer, om henvendelsen ligger inden for et af de to forhold, hvor PASS ikke indkalder til forligsmøde. Hvis en klage vedrører et af de to forhold, og der ikke er andre forhold, der begrunder afholdelsen af et forligsmøde, er proceduren følgende: Sekretariatet sørger for snarest muligt og inden for 14 dage efter klagens modtagelse at gennemgå klagen og fremskaffe eventuelt manglende oplysninger, der eventuelt skal fremskaffes fra skolen. Sekretariatet kontakter klager/klagers repræsentant og beder om eftersendelse af eventuelt manglende oplysninger på sagen. Der sættes erindringsdato på sagen Når alle papirer vedrørende ophævelsen er modtaget, sender sekretariatet hurtigst muligt og helst inden for en uge en kort redegørelse med indstilling om sagen bilagt klagen til PASS underudvalg. Materialet bliver sendt til begge repræsentanter for FOA og henholdsvis KLs og Danske Regioners repræsentant alt efter om det er en kommune eller en region, der er part i sagen. Sekretariatets indstilling skal indeholde begrundelsen for, at PASS vurderer, at der ikke skal indkaldes til et forligsmøde om forholdet. Underudvalget giver, inden for en frist af 14 dage fra modtagelsen af sekretariatets indstilling, sekretariatet en fælles tilbagemelding efter 5
drøftelse af forholdet. Har PASS underudvalg behov for at mødes, kan de fastsatte datoer for forligsmøder jf. 63 anvendes også til dette formål. Hvis klagers anmodning om et møde ikke kan imødekommes, sender sekretariatet et begrundet, påtænkt afslag til klager eller dennes repræsentant samt til indklagede med angivelse af, at klager inden for en frist af 3 uger har mulighed for at afgive høringssvar, forinden der træffes endelig afgørelse. PASS begrundelse skal indeholde en henvisning til de regler, der gælder og til de faktiske omstændigheder, der er tillagt betydning ved afgørelsen. PASS sagsbehandling skal ske i henhold til Forvaltningsloven. Når høringsfristen er udløbet uden, at der er modtaget høringssvar, meddeler sekretariatet afgørelsen (afslag) til klagers eller klagers repræsentant, samtidig med at indklagede underrettes. Afgørelsen skal indeholde begrundelse og klagevejledning (efter EUL 38, stk.6 kan PASS afgørelse om forlængelse ikke indbringes for anden administrativ myndighed). Hvis der er afgivet høringssvar, skal underudvalget orienteres herom og tage stilling til, om dette fører til en ændret vurdering af sagen. Hvis den påtænkte afgørelse fastholdes, meddeler sekretariatet dette til klager eller klagers repræsentant, samtidig med at indklagede underrettes. Det skal af afgørelsen fremgå, at der er taget stilling til høringssvaret. Hvis det påtænkte afslag ændres, og afgørelsen giver klager medhold, går proceduren for indkaldelse af forligsmøder i gang. Fastholdes afvisningen af klagen, journaliserer sekretariatet og afslutter sagen i PASS. 6