Vejledning Kapitalnedsættelse Denne vejledning handler om reglerne om nedsættelse af selskabskapitalen i kapitalselskaber. Udarbejdet af Erhvervsstyrelsen Version: 2.0 Dato: 19-02-2018
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Formålet med kapitalnedsættelse... 3 2.1. Kapitalnedsættelse til dækning af underskud... 3 2.2. Kapitalnedsættelse til udbetaling til kapitalejerne eller til henlæggelse til en reserve... 3 3. Beslutningen om kapitalnedsættelse... 4 3.1. Krav til generalforsamlingen... 4 3.2. Bemyndigelse til ledelsen... 5 3.3. Beslutningens indhold... 5 4. Udlodning i andre værdier end kontanter... 5 5. Gennemførelse... 5 6. Registrering sker på Virk Indberet... 6 2
1. Indledning Denne vejledning omhandler kapitalnedsættelser i kapitalselskaber i henhold til selskabslovens kapitel 11 omkring kapitalafgang. Vejledningen beskriver de forskellige regler i forbindelse med kapitalnedsættelse, men kan ikke anses for at være en udtømmende gennemgang. 2. Formålet med kapitalnedsættelse Efter selskabslovens 188 kan nedsættelse af selskabskapitalen kun ske til følgende formål: 1) dækning af underskud 2) udbetaling til kapitalejerne, eller 3) henlæggelse til en særlig reserve. Proceduren for kapitalnedsættelser til dækning af underskud adskiller sig væsentligt fra kapitalnedsættelser til udbetaling til kapitalejerne og nedsættelser til henlæggelse til en særlig reserve. 2.1. Kapitalnedsættelse til dækning af underskud En kapitalnedsættelse til dækning af underskud gennemføres med det samme, i modsætning til kapitalnedsættelser til udbetaling eller henlæggelse til en reserve. At en kapitalnedsættelse til dækning af underskud gennemføres med det samme skyldes, at der ikke skal ske opfordring til kreditorerne, og at gennemførelsen af beslutningen i denne situation således sker ved en rent bogholderimæssig postering. Dette skyldes, at selskabets kreditorer ikke bliver ringere stillet ved denne type kapitalnedsættelse. Ved en kapitalnedsættelse til dækning af underskud er det afgørende, at nedsættelsesbeløbet ikke overstiger selskabets overførte underskud på datoen for nedsættelse. Det er ledelsen, der er ansvarlig for dette, og det er derfor også op til ledelsen at vurdere, om de har brug for en revisorerklæring eller andet materiale til at opfylde dette krav. Erhvervsstyrelsen kan anmode om dokumentation for, at nedsættelsesbeløbet ikke overstiger underskuddet, hvis styrelsen konkret finder grundlag til det. Underskuddet skal ligeledes være realiseret, og der kan således ikke nedsættes med henblik på at dække et forventet kommende underskud. En kapitalnedsættelse til dækning af underskud sker altid til kurs 100. 2.2. Kapitalnedsættelse til udbetaling til kapitalejerne eller til henlæggelse til en reserve Ved kapitalnedsættelse til udbetaling til kapitalejerne eller henlæggelse til en særlig reserve skal der først træffes beslutning om kapitalnedsættelsen. Beslutningen skal registreres, og i forbindelse hermed offentliggøres der en opfordring til kreditorerne om at anmelde deres krav. Efter fristen for kreditorernes anmeldelse af krav skal kapitalnedsættelsen gennemføres, hvilket enten sker automatisk eller manuelt. I visse situationer skal der ikke ske opfordring til kreditorerne. Dette er, når kapitalen samtidig med nedsættelsen forhøjes ved tegning af mindst samme nominelle beløb med tillæg af overkurs som 3
nedsættelsesbeløbet. Det er væsentligt at være opmærksom på, at undtagelsen alene kan anvendes for kapitalforhøjelser, som sker ved tegning, hvilket vil sige, at en fondsforhøjelse eller en kapitalforhøjelse i forbindelse med en fusion eller spaltning ikke kan berettige brug af undtagelsen. En beslutning om en kapitalnedsættelse til udbetaling eller til henlæggelse til en reserve forudsætter, at ledelsen stiller eller godkender et forslag herom, hvilket skal ses i sammenhæng med, at det er ledelsens ansvar, at der efter nedsættelsen er dækning for selskabskapitalen og de øvrige bundne reserver. Kapitalnedsættelser til udbetaling og henlæggelse til reserve kan i modsætning til stiftelser og kapitalforhøjelser ske til underkurs, dvs. at det beløb, der for eksempel udbetales til kapitalejerne, er lavere end kapitalandelenes pålydende. Hvis en kapitalnedsættelse sker til underkurs, betyder dette, at det resterende beløb op til kapitalandelenes pålydende overføres til selskabets frie reserver. 3. Beslutningen om kapitalnedsættelse Beslutningen om at nedsætte selskabskapitalen skal træffes af generalforsamlingen. Der er visse krav til generalforsamlingen og til indholdet af beslutningen. I visse tilfælde kan generalforsamlingen bemyndige det centrale ledelsesorgan til at træffe beslutning om at gennemføre en kapitalnedsættelse. 3.1. Krav til generalforsamlingen Beslutning om nedsættelse af selskabskapitalen træffes af generalforsamlingen med den stemmeflerhed, der kræves til vedtægtsændring. Generalforsamlingen kan kun træffe beslutning om anvendelse af nedsættelsesbeløbet til udbetaling til kapitalejerne eller henlæggelse til en særlig reserve, hvis kapitalselskabets centrale ledelse stiller eller godkender forslag herom. Der er særlige krav til proceduren for kapitalnedsættelser i aktieselskaber. Forslag om kapitalnedsættelse skal i aktieselskaber gøres tilgængelige for aktionærerne og fremlægges på generalforsamlingen. Hvis årsrapporten for sidste regnskabsår ikke behandles på samme generalforsamling, skal der i et aktieselskab fremlægges selskabets: senest godkendte årsrapport, en beretning fra selskabets centrale ledelsesorgan, som i den udstrækning, det ikke på grund af særlige omstændigheder kan skade selskabet, skal oplyse om begivenheder af væsentlig betydning for selskabets stilling, som er indtruffet efter aflæggelse af årsrapporten, og en erklæring fra selskabets revisor om det centrale ledelsesorgans beretning, hvis selskabets årsregnskab er omfattet af revisionspligt efter årsregnskabsloven eller anden lovgivning. Både fremlæggelsen af forslaget og fremlæggelsen af dokumenterne kan fraviges af aktionærerne i enighed, såfremt beslutningen om kapitalnedsættelse træffes af generalforsamlingen. 4
3.2. Bemyndigelse til ledelsen I anpartsselskaber kan generalforsamlingen bemyndige det centrale ledelsesorgan til at gennemføre en kapitalnedsættelse indtil et vist beløb, ved at indføre bestemmelse om dette i vedtægterne. En opfordring til kreditorerne skal offentliggøres senest 2 uger efter det centrale ledelsesorgan har truffet beslutning om at udnytte bemyndigelsen. 3.3. Beslutningens indhold Beslutningen om kapitalnedsættelse skal angive det beløb, hvormed selskabskapitalen nedsættes. Beslutningen skal desuden angive, hvilket formål beløbet skal anvendes til - dækning af underskud, udbetaling til kapitalejere eller henlæggelse til en særlig reserve. Det skal oplyses i beslutningen med angivelse af en eventuel overkurs, hvis udbetaling af kapitalselskabets midler skal ske med et højere beløb end nedsættelsesbeløbet 4. Udlodning i andre værdier end kontanter Hvis kapitalnedsættelsen sker til udbetaling til kapitalejerne ved udlodning af andre værdier end kontanter, skal der på tidspunktet for beslutningen foreligge en vurderingsberetning i overensstemmelse med selskabslovens 36 og 37. Erklæringen i vurderingsberetningen skal angive, at kapitalnedsættelsen, med tillæg af eventuel overkurs på beslutningstidspunktet, mindst svarer til den ansatte værdi af den eller de andre værdier end kontanter, der udloddes. Balancen efter selskabslovens 36, stk. 3, skal udarbejdes som en overtagelsesbalance for den overdragne virksomhed. Under visse særlige omstændigheder kan det centrale ledelsesorgan udarbejde og indsende en ledelseserklæring efter selskabslovens 38, stk. 2 i stedet for en vurderingsberetning. Erklæringen skal i givet fald offentliggøres senest 2 uger efter beslutningen. 5. Gennemførelse Det er en forudsætning for gennemførelsen af kapitalnedsættelsen, at kreditorernes anmeldte forfaldne krav er fyldestgjort, og at der på forlangende er stillet betryggende sikkerhed for uforfaldne eller omtvistede krav. Erhvervsstyrelsen afgør på en af parternes begæring, om en tilbudt sikkerhed må anses for betryggende. Efter udløbet af fristen, som kreditorerne har til at anmelde deres krav, kan kapitalnedsættelsen gennemføres manuelt. En kapitalnedsættelse kan desuden gennemføres automatisk, såfremt der ved anmeldelsen af beslutningen er indsendt fremtidige vedtægter med ændringen. En kapitalnedsættelse gennemføres automatisk, når der er gået 4 uger fra udløbet af fristen, som kreditorerne har til at anmelde deres krav, medmindre selskabets ledelse inden da har meddelt, at den pågældende kapitalnedsættelse ikke skal 5
gennemføres automatisk. Hvis der foretages ændringer i selskabet i perioden fra offentliggørelsen af kapitalnedsættelsen til udløbet af fristen, som kreditorerne har til at anmelde deres krav, vil den pågældende kapitalnedsættelse heller ikke blive gennemført automatisk. Kapitalnedsættelsen skal i dette tilfælde gennemføres manuelt. Hvis der er truffet beslutning om en kapitalnedsættelse med et beløb, og det efterfølgende viser sig, at kapitalnedsættelsen skal gennemføres med et andet beløb, må generalforsamlingen træffe en ny beslutning, også selvom det nye beløb er lavere. Den nye beslutning skal anmeldes og registreres i Erhvervsstyrelsen, hvor styrelsen opfordrer selskabets kreditorer til at anmelde deres krav. Når kreditorerne har haft mulighed for på ny at anmelde deres krav, kan kapitalnedsættelsen gennemføres. Hvis en kapitalnedsættelse til udbetaling til kapitalejerne eller henlæggelse til særlig reserve ikke kan gennemføres i overensstemmelse med det offentliggjorte, eller det ikke er forsvarligt at gennemføre kapitalnedsættelsen, skal det centrale ledelsesorgan inden den automatiske gennemførelse registrere eller anmelde til registrering, at beslutningen om kapitalnedsættelse annulleres. 6. Registrering sker på Virk Indberet Registrering af beslutning om kapitalnedsættelse, offentliggørelse af opfordring til kreditorerne samt gennemførelse af kapitalnedsættelsen sker under Ændre virksomhed på Virk Indberet. En beslutning om kapitalnedsættelse skal registreres eller anmeldes til registrering, jf. selskabslovens 9, senest 2 uger efter at beslutningen er truffet. Beslutningen mister sin gyldighed, hvis den ikke er registreret eller anmeldt til registrering i Erhvervsstyrelsen inden for denne frist. Ved det centrale ledelsesorgans beslutning om at nedsætte kapitalen efter bemyndigelse fra generalforsamlingen, skal meddelelse til kreditorerne offentliggøres, senest 2 uger efter det centrale ledelsesorgans beslutning om at udnytte bemyndigelsen. Som udgangspunkt sker gennemførelsen af kapitalnedsættelsen automatisk. Gennemførelsen skal alene registreres manuelt, hvis det ved anmeldelsen af beslutningen er registreret, at gennemførelsen skal ske manuelt, hvis gennemførelsen skal ske inden den automatiske gennemførelse, eller hvis der er foretaget ændringer i selskabet mellem registreringen af beslutningen og gennemførelsen. En kapitalnedsættelse til udbetaling til kapitalejerne eller henlæggelse til særlig reserve skal registreres eller anmeldes til registrering, senest ved udløbet af indsendelsesfristen for den årsrapport, hvori tidspunktet for beslutningen om kapitalnedsættelsen indgår, dog senest 1 år efter beslutningen om kapitalnedsættelsen er truffet. Overskrides fristen, mister beslutningen om gennemførelse af kapitalnedsættelsen sin gyldighed. Hvis en kapitalnedsættelse til udbetaling til kapitalejerne eller henlæggelse til særlig reserve ikke kan gennemføres i overensstemmelse med det offentliggjorte, eller det ikke er forsvarligt at gennemføre kapitalnedsættelsen, skal det centrale ledelsesorgan inden den automatiske gennemførelse registrere eller anmelde til registrering, at beslutningen om kapitalnedsættelse annulleres. 6