FORRETNINGSORDEN for Kongevejens Skoles bestyrelse Reglerne om skolebestyrelsens virksomhed er fastsat i Folkeskoleloven samt i Styrelsesvedtægt for skolevæsenet i Lyngby-Taarbæk Kommune, vedtaget i september 2014. I henhold til styrelsesvedtægtens 4, stk. 13 fastsættes følgende forretningsorden for Kongevejens Skoles skolebestyrelse: Skolebestyrelsens sammensætning 1. Skolebestyrelsen består af 11 medlemmer, heraf 7 forældrevalgte repræsentanter, 2 medarbejderrepræsentanter og 2 elevrepræsentanter. Bestyrelsesmedlemmerne vælges efter reglerne i styrelsesvedtægten. 2. Skolens ledelse deltager uden stemmeret i bestyrelsens møder og varetager bestyrelsens sekretærfunktion. 3. En repræsentant fra skolebestyrelsen repræsenterer denne i skolekontaktrådet. 4. Skolebestyrelsen gennemfører én gang årligt en selvevaluering. 5. Skolebestyrelsens forretningsorden evalueres som minimum i valgår (hvert 4. år). Formand og næstformand 6. På bestyrelsens første møde vælger de stemmeberettigede medlemmer af skolebestyrelsen en af forældrerepræsentanterne som formand og næstformand ved bundet flertalsvalg. Der kan når som helst ske nyvalg til formandsposten, hvis medlemmerne ønsker det, og spørgsmålet er optaget på mødedagsordenen. 7. Formanden repræsenterer bestyrelsen udadtil, og erstattes under fravær af næstformanden. Alternativt repræsenteres formanden af et forældrevalgt bestyrelsesmedlem. 1
8. Når sager ikke kan udsættes til et bestyrelsesmøde, kan formanden træffe beslutninger på bestyrelsens vegne i fællesskab med skolelederen. Formanden skal dog om muligt forinden eventuelt pr. e-mail søge godkendelse hos et flertal i bestyrelsen. På bestyrelsens førstkommende møde derefter skal sagen forelægges bestyrelsen. Suppleanter 9. Er et medlem af bestyrelsen fratrådt, træder suppleanten i medlemmets sted. 10. Det aftales med 1. og 2. suppleanterne, i hvilket omfang de ønsker at modtage dagsorden til skolebestyrelsesmøderne. Det er dog praksis på Kongevejens skole, at suppleanter inviteres til bestyrelsesmøder og indgår i udvalg på lige fod med ordinære medlemmer. 11. Kortvarigt fravær pga. sygdom, bortrejse, andet arbejde eller anden lignende årsag anses ikke for forfald, som gør det nødvendigt at lade suppleanten indtræde i medlemmets sted. Skolebestyrelsens møder 12. Skolebestyrelsen fastlægger en gang årligt på det første møde i skoleåret - tidspunkterne for det kommende års ordinære bestyrelsesmøder. Mødefrekvensen fastlægges af bestyrelsen efter behov dog min. 10 årlige møder. 13. På skolebestyrelsens første møde i skoleåret udarbejdes en årsplan for bestyrelsens arbejde. På dette møde besluttes endvidere fokusområder for året, og dertilhørende udvalg/projektgrupper nedsættes, jf. pkt. Udvalg. 14. Skolestyrelsen afholder to møder for alle forældre på skolen ét målrettet kontaktforældre og et med et relevant emne inden for rammen af bestyrelsens arbejdsmotto: Høj kvalitet i læringen og trivsel på tværs af fag og i hele skoleforløbet. Formanden aflægger i forbindelse med ét af disse møder den lovpligtige årsberetning fra skolebestyrelsen, som desuden gøres tilgængelig på skolens hjemmeside. 15. Formanden fastsætter dagsorden for bestyrelsesmøderne i samråd med skolelederen. Dagsordenen skal indeholde følgende faste hovedpunkter: Nyt fra ledelse, elevråd og lærer- og pædagogrepræsentant Forældrehenvendelser Indhold til Nyt fra bestyrelsen bestyrelsens nyhedsbrev Godkendelse af referat 2
Hvad der er til beslutning / debat og orientering skal fremgå af dagsordenen Forventet tidsforbrug og punktets karakter skal ligeledes fremgå 16. Godkendelse af dagsorden skal ske efter fremsendelse til medlemmerne og inden bestyrelsesmødet. Eventuelle indvendinger skal således være formanden i hænde inden mødet. 17. Referatet godkendes så vidt muligt på det pågældende møde. Alternativt udsendes det til godkendelse pr. e-mail til bestyrelsens medlemmer. Referatet betragtes i givet fald som godkendt efter maks. en uge i høring. 18. Hvis et bestyrelsesmedlem senest 8 hverdage før et (ordinært eller ekstraordinært) møde overfor formanden eller skolens leder fremsætter ønske om behandling af en bestemt sag, skal denne sag sættes på dagsordenen for det førstkommende møde. 19. Dagsordenen til bestyrelsens møder udsendes til medlemmerne senest 4 dage før mødet tillige med eventuelle bilag. I særlige tilfælde kan der dog indkaldes med kortere varsel. Dagsordenen sendes til medlemmers og suppleanters e-mail adresser. Skolebestyrelsens møder afholdes kl. 17.00-20.00. En undtagelse er det første møde i skoleåret. Dette afholdes i reglen fra kl. 13.00-18.00. 20. Til alle dagsordenpunkter, som kræver beslutning/debat skal forslagsstilleren udarbejde et oplæg. Beslutningsoplæg udsendes til bestyrelsesmedlemmerne senest sammen med dagsordenen. Orientering foregår mundtligt. Det vurderes fra sag til sag om en skriftlig forudgående orientering er nødvendig. 21. Bilag til dagsordenens punkter udsendes sammen med dagsordenen. 22. Ekstraordinære bestyrelsesmøder indkaldes af formanden med angivelse af dagsorden. 23. Formanden skal indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde når mindst 1/3 af bestyrelsens medlemmer skriftligt og med angivelse af dagsordenspunkt(er), som ønskes behandlet forlanger det. 24. Ekstraordinære bestyrelsesmøder skal så vidt muligt indkaldes med mindst 7 dages varsel. I særlige tilfælde kan der dog indkaldes med kortere varsel. 3
Afvikling af skolebestyrelsesmøder 25. Skolebestyrelsens møder er lukkede, men bestyrelsen kan dog bestemme, at f.eks. personer med særlig tilknytning til et dagsordenspunkt eller sagkyndige er til stede ved behandling af sagen. Bemærk at disse personer ikke er omfattet af tavshedspligten. 26. Bestyrelsens medlemmer har mødepligt. Afbud skal meddeles til formanden og skolelederen i så god tid som muligt inden et bestyrelsesmøde. 27. Bestyrelsens møder ledes af formanden eller dennes stedfortræder. 28. Bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt, og enkelte medlemmer må ikke referere, hvad andre medlemmer har sagt. Det gælder også oplysninger, som ikke har fortrolig karakter. Tavshedspligten gælder også for medlemmer, der er udtrådt af bestyrelsen. Beslutningsdygtighed, mødeledelse, afstemning m.v. 29. Bestyrelsen kan kun træffe beslutninger på bestyrelsesmøder, og bestyrelsesmedlemmerne kan kun deltage i afstemninger, når de er personligt til stede ved møderne. 30. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. 31. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Ved beslutninger truffet ved afstemning nedskrives en mindretalsudtalelse. 32. I ekstraordinære hastesager kan bestyrelsen træffe en beslutning efter en mail-runde. Medlemmerne har 24 timer til at svare på en sådan hastemail. 33. Samtlige ordinære medlemmer af skolebestyrelsen har stemmeret. Elevrepræsentanter deltager dog ikke i behandling af personsager. 34. Afstemning foretages ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning kan dog forlanges af formanden eller halvdelen af de tilstedeværende medlemmer. Ved personvalg skal der holdes skriftlig afstemning, hvis blot ét medlem ønsker det. 35. En sag skal være optaget på den udsendte dagsorden for mødet, for at der kan træffes beslutning i sagen. 4
Mødereferat 36. Under mødet føres beslutningsreferat af skoleledelsen eller dennes repræsentant. 37. Referatet oplæses og godkendelse efter hvert punkt på dagsordenen. Referatet betragtes som godkendt efter endt møde, medmindre andet aftales og bestyrelsens medlemmer er enige heri, jf. også pkt. 17. 38. Det godkendte beslutningsreferat udsendes til alle forældre på skolen via ForældreIntra. 39. Skolebestyrelsen aftaler indhold i Nyt fra bestyrelsen efter hvert møde og publicerer det via ForældreIntra hurtigst muligt og inden det næstkommende møde. Udvalg 40. Bestyrelsen nedsætter faste udvalg/projektgrupper til løbende behandling af centrale og tilbagevendende opgaver/problemstillinger eller udviklingsbehov. Udvalgene nedsættes så vidt muligt på skoleårets første bestyrelsesmøde. Der kan dog også nedsættes ad hoc udvalg efter behov. 41. Alle udvalg og projektgrupper vælger et medlem som ansvarlig, herunder for den løbende orientering til bestyrelsen. Ansættelse af medarbejdere på skolen 42. I forbindelse med ansættelse af skoleleder, viceskoleleder og andet ledende personale samt medarbejdere i nøglepositioner deltager formand, næstformand eller en repræsentant herfor i ansættelsessamtalerne. Ændring af forretningsordenen 43. Forretningsordenen tages op til revision i valgår. Fortrinsvist på første bestyrelsesmøde i skoleåret. 44. Forretningsordenen kan ændres af bestyrelsen ved almindelig stemmeflerhed, dog skal mindst 4/5 af bestyrelsens medlemmer være til stede. Vedtaget på bestyrelsens ordinære møde den 30/3 2017. 5