THISTED DRIKKEVAND A/S Referat fra bestyrelsesmødet den kl. 13.00 i mødelokale 1, Kirkevej 9, Hurup Medlemmer: Annita Pedersen, Jens Vestergaard Jensen, Jørgen Andersen, Ole Westergaard, Søren Bo Pedersen, Ulla Vestergaard, Viggo Iversen Afbud: Jens Vestergaard Jensen Jørgen Andersen THISTED DRIKKEVAND A/S 1
Indholdsfortegnelse 1. Gennemgang, godkendelse og underskrivelse af referat... 3 2. Revisionsprotokol... 4 3. Orientering fra formand, medlemmer og direktør... 5 4. Placering af Thisted Vands administration... 6 5. Mødeplan... 11 6. Eventuelt... 12 THISTED DRIKKEVAND A/S Side 2
Emne: Gennemgang, godkendelse og underskrivelse af referat Sagsnr.: 1 Sagsbehandler: tsn Åben sag Gennemgang, godkendelse og underskrivelse af referat Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S den Afbud: Jens Vestergaard Jensen - Jørgen Andersen Godkendt THISTED DRIKKEVAND A/S Side 3
Emne: Revisionsprotokol Sagsnr.: 2 Sagsbehandler: tsn Åben sag Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S den Afbud: Jens Vestergaard Jensen - Jørgen Andersen Intet at bemærke THISTED DRIKKEVAND A/S Side 4
Emne: Orientering fra formanden, medlemmer og direktøren Sagsnr.: 3 Sagsbehandler: tsn Åben sag Orientering fra a) Formanden b) Medlemmer c) Direktøren Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S den Afbud: Jens Vestergaard Jensen - Jørgen Andersen a) Orientering fra møde i Vandrådet for Thisted Kommune. Orientering om henvendelsen fra tillidsrepræsentanterne. Næstformanden besvarer og præciserer bestyrelsens beslutning. Svarmail fra DS Håndværk & Industri vedlægges. Orientering om henvendelser vedr. rammeudbud. THISTED DRIKKEVAND A/S Side 5
Emne: Placering af Thisted Vands administration Sagsnr.: 4 Sagsbehandler:tsn Åben sag HISTORIK På bestyrelsesmødet den 25.02.2010 blev det besluttet at få Rødbro og Frederiksen til at skitsere og budgettere en ny administrationsbygning på Tigervej 8 samt fortsætte eftersøgningen efter muligheder for at leje egnede kontorfaciliteter. Ved markedsundersøgelsen i januar, blev der forespurgt på 1. salen over Netto, Asylgade i Thisted. Da blev der meldt tilbage, at det desværre var udlejet til anden side. Da det efter bestyrelsesmødet den 25.02.2010 fortsat var annonceret til leje, blev der rettet en fornyet henvendelse. Beskeden var fortsat, at det desværre var lejet ud. I stedet sendte ejendomsmægleren to andre forslag. Ingen af dem var egnede; men da der er tale om et billigt og et dyrt lejemål, illustrerer de prisniveauet godt. De kostede henholdsvis 950 og 575 kr./m2/år i startleje. Tilbuddene ligger i sagen som dok. nr. 1174451. REDEGØRELSE Naboen til Tigervej 8, I/S Ejendomsselskabet Wilhelmsborg, Fabriksvej 1, Thisted, har modtaget opsigelser på to lejemål, der fraflyttes i løbet af sommeren. Ved en sammenlægning af de to lejemål, er der mulighed for at etablere et hensigtsmæssigt administrationslokale i to etager. Der er mulighed for at sætte en port i hegnet og etablere en gennemkørsel til Tigervej 8. Driftsmæssigt er der således tale om en ligeværdig løsning i forhold til at bygge selv på Tigervej 8. Lokalerne trænger til istandsættelse og baderummene skal ombygges for at overholde arbejdsmiljøkravene. Udlejer er indstillet på at finansiere istandsættelse og ombygning på grundlag af en 10 årig lejekontrakt. Udkast til lejekontrakt, dok. nr. 1173830 vedlægges som bilag. Første kvartals leje udgør 112.500,- kr. ekskl. moms faldende til 75.000,- ekskl. moms efter 10 år i dagens priser. En gang årligt reguleres lejen med den procentuelle stigning i nettoprisindekset dog min. 2,5% og maks. 4,5%. Rødbro og Frederiksen har skitseret og budgetteret en administrationsbygning på Tigervej 8. Samlet byggebudget 12.834.000,- kr. ekskl. moms. Med en årlig omkostning på til bygningsforsikring på ca. 6.000,- kr. og en aktuel rente på 1,3 % p.a. i Kommunekredit giver det en kvartalsvis omkostning på 43.211,- kr. til sammenligning med den kvartalsvise leje. Der er automatisk adgang til fuld lånefinansiering uden konsekvenser for Thisted Kommunes lånemuligheder. THISTED DRIKKEVAND A/S Side 6
Det er forudsat, at omkostningerne til udvendig vedligeholdelse opvejes af et lavere energiforbrug. Det er endvidere forudsat, at afskrivningerne udlignes af ejendomsværdistigningerne. RETSGRUNDLAG Vandsektorloven (lov nr. 469 af 12/06/2009) Bekendtgørelse om kommuners varetagelse af administrative opgaver for visse vandselskaber (bekendtgørelse nr. 1468 af 16/12 2009) INDSTILLING at der opføres en ny administrationsbygning på Tigervej 8 finansieret af Thisted Drikkevand A/S og med Thisted Spildevand A/S som lejer. Beslutning fra møde i THISTED DRIKKEVAND A/S den 30-03-2010: Jens Vestergaard ønsker byggeriet igangsat snarest. By- og landskabsstyrelsen forhøres, om Thisted Vand kan fortsætte som lejer i den kommunale administration. Sagen udsat til næste møde til endelig afklaring. Beslutning fra møde i THISTED SPILDEVAND A/S den 30-03-2010: Jens Vestergaard ønsker byggeriet igangsat snarest. By- og landskabsstyrelsen forhøres, om Thisted Vand kan fortsætte som lejer i den kommunale administration. Sagen udsat til næste møde til endelig afklaring. Sagen genoptaget på mødet den 29. april 2010 I/S Ejendomsselskabet Wilhelmsborg, Fabriksvej 1, Thisted, har fremsendt revideret tilbud på lejekontrakt. Det reviderede udkast til lejekontrakt vedhæftet som dok. nr. 1187849 samt tillæg dok. nr. 1188655 Kontraktperioden er hævet til 15 år og den årlige minimumstigning i huslejen er hævet til 3 %. og benyttelsen af den fælles frokoststue er nu prissat. Dermed kommer første kvartals husleje ned på 93.500,- kr. ekskl. moms. Der foreligger endnu ikke svar fra By- og Landskabsstyrelsen. INDSTILLING THISTED DRIKKEVAND A/S Side 7
at der opføres en ny administrationsbygning på Tigervej 8 finansieret af Thisted Drikkevand A/S og med Thisted Spildevand A/S som lejer. Beslutning fra møde i THISTED DRIKKEVAND A/S den 29-04-2010: Sagen udsat til svaret fra By- og landskabsstyrelsen foreligger. Sagen genoptaget på mødet den 25. maj 2010 Da svaret fra By- og Landskabsstyrelsen ikke forelå efter den udmeldte svarfrist på 4 uger, kontaktede Forsyningsdirektøren sagsbehandleren Anne Marie Madsen. Hun beklagede, at de på grund af arbejdspres ikke var i stand til at overholde de udmeldte svarfrister og, at forespørgslen endnu ikke var nået hendes bord. Hun oplyste telefonisk, at der intet var til hinder for, at et vandselskab lejer sig ind i en kommunal bygning såfremt det var i vandselskabets interesse. Hun understregede, at vandselskabets bestyrelse jvf. Selskabsloven altid er forpligtet til alene at varetaget selskabets interesser på normale markedsvilkår. Sagen er indberetningspligtig i henhold til det overvågningsprogram, vandselskaberne er forpligtet til efter Vandsektorloven. Her skal vandselskaberne overvåge og dokumentere, at alle væsentlige aftaler af økonomisk karakter er indgået efter, at markedet er afsøgt, og der er valgt den for selskabets mest fordelagtige løsning. Dokumentationen skal indsendes til Forsyningssekretariatet. Der foreligger nu en bekendtgørelse og en vejledning til overvågningsprogrammet. Vejledningen er vedlagt som bilag, dok. nr. 1201516. Forsyningsdirektøren har verificeret lånemuligheder og konsekvenser for kommunen ved opførelse af egen administrationsbygning. Fuldmægtig Lise Beirne Chapman Pedersen oplyste telefonisk, at et vandselskabs administrationsbygning anses for at være en nødvendig del af selskabets anlæg, hvorfor det er omfattet af samme automatiske låneadgang - uden konsekvenser for kommunen - som de øvrige anlæg. Assens Forsyning A/S har modtaget et skriftligt svar på samme spørgsmål. Svaret vedhæftes som bilag, dok. nr. 1202769. Beslutning fra møde i THISTED DRIKKEVAND A/S den 25-05-2010: Skriftligt svar fra Indenrigsministeriet omdelt. Formand, næstformand og direktør afholder møde med borgmester og kommunaldirektør snarest efter svaret fra By- og landskabsstyrelsen foreligger. Jørgen Andersen ønsker en forhandling om huslejen i Hurup. Beslutning fra møde i THISTED SPILDEVAND A/S den 25-05-2010: THISTED DRIKKEVAND A/S Side 8
Skriftligt svar fra Indenrigsministeriet omdelt. Formand, næstformand og direktør afholder møde med borgmester og kommunaldirektør snarest efter svaret fra By- og landskabsstyrelsen foreligger. Jørgen Andersen ønsker en forhandling om huslejen i Hurup. Sagen genoptaget til behandling på mødet den 30-11-2010 På baggrund af det afholdte møde med borgmester og kommunaldirektør, er der udarbejdet en analyse, der belyser fordele og ulemper for Thisted Vand ved en placering af administrationen enten i egne, nybyggede lokaler på Tigervej 8 eller i de nuværende lejede, lokaler på Kirkevej 9. Analysen er udarbejdet af Aasted Consult Aalborg, som blev anbefalet til opgaven af Væksthus Nordjylland. Analysens konklusion er, at det er mest fordelagtigt for Thisted Vand at placere sin administration på Tigervej 8. Rapporten med bilag vedhæftet som bilag. Beslutningen er omfattet af Bekendtgørelse nr. 298 af 25/03/2010 om program for vandselskabers interne overvågning. Det medfører, at analysen skal indsendes til Konkurrencestyrelsen som dokumentation for, at den trufne beslutning alene varetager selskabets egne interesser. INDSTILLING at der opføres en ny administrationsbygning på Tigervej 8 finansieret af Thisted Drikkevand A/S og med Thisted Spildevand A/S som lejer. Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S den 30-11-2010 Afbud: MED-udvalget anbefaler, at byggeriet iværksættes snarest. Sagen genoptages på næste møde. Analysens forfatter deltager. Det afklares, hvem der i givet fald skal finansiere ombygningen af lokalerne i Hurup. Beslutning fra møde i Thisted Spildevand A/S den 30-11-2010 Afbud: MED-udvalget anbefaler, at byggeriet iværksættes snarest. Sagen genoptages på næste møde. Analysens forfatter deltager. Det afklares, hvem der i givet fald skal finansiere ombygningen af lokalerne i Hurup Sagen genoptaget på mødet den THISTED DRIKKEVAND A/S Side 9
Konsulent John Chr. Aasted, der har udarbejdet rapporten, deltager. INDSTILLING at der opføres en ny administrationsbygning på Tigervej 8 finansieret af Thisted Drikkevand A/S og med Thisted Spildevand A/S som lejer. Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S den Afbud: Jens Vestergaard Jensen - Jørgen Andersen Rapporten forelægges for borgmester og kommunaldirektør af formand, næstformand og direktør. THISTED DRIKKEVAND A/S Side 10
Emne: Mødeplan 2011 Sagsnr.: 5 Sagsbehandler: tsn Åben sag REDEGØRELSE En sædvanlig mødefrekvens i bestyrelsen vil være et møde ca. hver anden måned. På grund af selskabsdannelsen og implementeringen af Vandsektorloven, blev der dog ekstraordinært afholdt møder ca. hver måned i 2010. INDSTILLING At behovet for møder drøftes At bestyrelsesmedlemmerne medbringer deres kalendere, så der kan aftale en mødeplan. Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S den 30-11-2010 Afbud: Kl. 13.00 20/1 23/2 22/3 26/4 24/5 21/6 23/8 13/10 22/11 Sagen genoptaget på mødet den Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S den Afbud: Jens Vestergaard Jensen - Jørgen Andersen Drøftet THISTED DRIKKEVAND A/S Side 11
Emne: Eventuelt Sagsnr.: 6 Sagsbehandler: tsn Åben sag EVENTUELT Beslutning fra møde i Thisted Drikkevand A/S den Afbud: Jens Vestergaard Jensen - Jørgen Andersen THISTED DRIKKEVAND A/S Side 12