Valgregulativ Samsø Spildevand A/S Cvr. nr. 32749429 Forbrugerrepræsentation i bestyrelsen Slagterivej 28 DK - 8305 Samsø Tlf: +45 40132557 E-mail: info@samsoespildevand.dk Hjemmeside: www.samsoespildevand.dk 1. Formål Dette valgregulativ fastsætter reglerne for valg af 2 forbrugerrepræsentanter til bestyrelsen samt 2 suppleanter for disse. 2. Baggrund 2.1 Valg af forbrugerrepræsentant Valget sker efter BEK nr. 772 af 16.06.2012 samt med tilføjelser i BEK nr. 812 af 18.07.2012 således, at valget skal være gennemført senest 31. december 2017. Den valgte forbrugerrepræsentant skal indtræde ved førstkommende ordinære generalforsamling, efter valget er gennemført. 2.2 Valgregulativ for Samsø Spildevand A/S sådan er det blevet til Regulativet er revideret i overensstemmelse med teksten og hensigterne i DANVA s vejledning om forbrugervalg 2012 version 2017 vejledning nr. 99 om forbrugervalg i vandselskaber. Vejledningen kan læses her: www.danva.dk/medlemmer/lovgivning/vandreformen/kunder/forbrugervalg- 2017.aspx DANVA s vejledning har et bilag 3 på siderne 49-54, som giver en detaljeret beskrivelse af alle de forhold, som skal beskrives i et valgregulativ, herunder særligt hvilke personer der kan opstille og eller er stemmeberettiget til valget. 3. Valgregulativ for Samsø Spildevand A/S 3.1 Formål og baggrund Dette valgregulativ fastsætter regler for valg af 2 forbrugerrepræsentanter til bestyrelsen i Samsø Spildevand A/S samt suppleanter for disse.
3.2 Selskabets vedtægter samt lovgivningen i øvrigt Dette valgregulativ er fastsat i overensstemmelse med Samsø Spildevand A/S s vedtægter. Forbrugervalget afholdes i overensstemmelse med Samsø Spildevand A/S vedtægter og den til enhver tid gældende lovgivning, der regulerer i Samsø Spildevand A/S s virksomhed.. I tilfælde af modstrid mellem Samsø Spildevand A/S s vedtægter og valgregulativet, har vedtægterne forrang forud for valgregulativet. 3.3 Stemmeberettigede forbrugere Stemmeberettigede er vandselskabets forbrugere, som er enhver fysisk eller juridisk person, der er over 18 år og aftager ydelser fra Samsø Spildevand A/S til eget forbrug. Ved ydelser forstås transport, behandling og rensning af spildevand. En stemmeberettiget kunde eller bruger kan afgive én stemme pr. husstand eller erhvervsejendom, denne person råder over. Ved husstand forstås parcelhus, rækkehus, stuehus til en landbrugsejendom, etagebolig, andelslejlighed, ejerlejlighed, sommer- og fritidshus med en selvstændig vandmåler og samtidigt er tilsluttet Samsø Spildevand A/S s kloaknet. Ved erhvervsejendom forstås ejendomme, der ikke kan henregnes til beboelse alene dvs. industri- og håndværksvirksomheder, skoler, hoteller, kirker, sportsanlæg og ejendomme med blandet bolig og erhverv, herunder også landbrugsejendomme, der har selvstændig vandmåler og samtidigt er tilsluttet Samsø Spildevand A/S s kloaknet. Hvis der er flere fysiske personer, som er knyttet til en husstand, må disse indbyrdes aftale, hvorledes stemmeretten udøves. Ligeledes må juridiske personer indenfor egne tegningsregler afgøre, hvilken fysisk person, som udøver stemmeretten i forbindelse med en erhvervsejendom. 3.4 Valgledelse Bestyrelsen for Samsø Spildevand A/S forestår den overordnede ledelse af forbrugervalget. Bestyrelsen udpeger en ansvarlig, som har det overordnet ansvar for en rettidig gennemførelse af valget. Den valgansvarlige udpeges i 1. kvartal af et valgår. Den valgansvarlige sikrer behørig dokumentation for valgets lovlighed. 3.5 Valghandlingsperiode Valghandlingen skal være gennemført senest den 31. december 2017, med indtræden af de 2 valgte personer ved den første generalforsamling efter, der har været afholdt valg til kommunalbestyrelsen. 3.6 Valginformation Inden afholdelse af valg sikres forbrugerne information om valget ved annoncering, som opfordrer forbrugerne til at bringe kandidater i forslag. Valginformationen godkendes af bestyrelsen. Valginformationen offentliggøres dels på Samsø Spildevand A/S hjemmeside, samt ved annoncering i lokalaviser.
Valginformationen skal indeholde følgende oplysninger: Stemmeberettigede forbrugere. Valghandlingsperioden. Valgmåden, herunder at valget er direkte, samt valgmåden, herunder at der afgives stemme. Opfordring til at bringe kandidater i forslag samt oplysning om kandidatanmeldelsesskema og stiller lister. I valginformationen kan der med fordel medtages øvrige oplysninger om valghandlingen, herunder f. eks. oplysning om nedsat valgudvalg samt generelle oplysninger om bestyrelseshvervet i øvrigt for den respektive forbrugerrepræsentant. 3.7 Opstilling af kandidater Bestyrelsen vil, i valginformationen i forbindelse med annoncering i lokalavis og på selskabets hjemmeside, opfordre alle stemmeberettigede forbrugere til at foreslå kandidater til valget, samt oplyse om stiller kravene. Forslag til kandidater anmeldes elektronisk via selskabets hjemmeside. En kandidat skal bringes i forslag af mindst 5 fysiske personer, som samtidig er stemmeberettiget kunde i Samsø Spildevand A/S. Kandidater skal på kandidatanmeldelsesskemaerne erklære sig villige til at modtage valg både som bestyrelsesmedlem og suppleant. Den valgansvarlige sikrer, at de opstillede kandidater er valgbare. Alle fysiske, myndige personer er valgbare som forbrugerepræsentanter og suppleanter for disse. Kandidatliste offentliggøres på Samsø Spildevand A/S s hjemmeside samt ved annoncering i lokalavis inden valgperiodens start. Kandidaterne offentliggøres i alfabetisk rækkefølge efter efternavn. Kandidaterne forestår selv en eventuel valgkampagne. 3.8 Valget Valghandlingen gennemføres ved elektronisk valg som udgangspunkt ved anvendelse af NemID. Forbrugere, der ønsker at afgive stemme, logger på valgsystemet ved anvendelse af NemId via selskabets hjemmeside www.samsoespildevand.dk Valgsystemet indeholder en fortegnelse over alle adresser, der repræsenterer selskabets forbrugere både dem, der afleder spildevand til selskabets kloakanlæg, dem der er omfattet af kontraktligt medlemsskab og dem, der er med i tømningsordningen. Alle forbrugere, der logger på valgsystemet og afgiver stemme, registreres med henblik på en dokumentation for, at der kun afgives 1 stemme pr. forbrugssted. Der kan kun stemmes maksimalt på 1 kandidat.
Leverandøren af online løsninger til afholdelse af elektronisk valg er selskabet Dataminds A/S (www.dataminds.dk), der varetager, som uvildig tredjepart, alle praktiske opgaver i tilknytning til valget, herunder opsætning af systemet, registrering og optælling af de afgivne stemmer samt ved opbevaring af dokumentation af valgets afvikling. 3.9 Optælling Umiddelbart efter afholdelsen af valget vil der være en optælling af de modtagne stemmer af en af selskabet udpeget uafhængig tilknyttet observatør. Den af bestyrelsen udpeget valgansvarlige udarbejder derefter en protokol over valgresultatet. 3.10 Resultat De 2 kandidater, der har opnået flest stemmer, er valgt som forbrugerrepræsentanter til Samsø Spildevand A/S s bestyrelse. I tilfælde af stemmelighed træffer bestyrelsesformanden afgørelse ved lodtrækning. De 2 kandidat, som har opnået henholdsvis 3. og 4. flest antal stemmer, er valgt som suppleanter for forbrugerrepræsentanterne. Valgets resultat meddeles umiddelbart efter bestyrelsens godkendelse på Samsø Spildevand A/S s hjemmeside samt ved annoncering i lokalaviser. 3.11 Forbrugerrepræsentantens indtræden i bestyrelsen Forbrugerrepræsentanten vælges for den kommunale valgperiode, således at afholdelsen af valg som forbrugerrepræsentant til bestyrelsen finder sted i det samme år, som der afvikles kommunevalg. Forbrugerrepræsentanten indtræder i bestyrelsen i Samsø Spildevand A/S på førstkommende ordinære generalforsamling efter afholdelse af valget. 3.12 Klage over valget Klage over valget skal skriftligt indgives til Samsø Spildevand A/S inden 14 dage efter resultatets annoncering. Bestyrelsen træffer den endelige afgørelse om klagen. Bestyrelsens afgørelse kan indbringes for domstolene. 3.13 Udtræden Mister forbrugerrepræsentanten sin valgbarhed, skal vedkommende udtræde af Samsø Spildevand A/S s bestyrelse og erstattes af suppleanten. Findes der ingen suppleant afholdes suppleringsvalg, således at der vælges en repræsentant for den resterende del af valgperioden. Suppleringsvalg afholdes efter bestemmelserne i vedtægterne og dette valgregulativ. 3.14 De forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmers rettigheder og pligter
Det forbrugervalgte bestyrelsesmedlems rettigheder og pligter er de samme, som de øvrige bestyrelsesmedlemmer i Samsø Spildevand A/S. Bestyrelsesmedlemmerne har ret til honorar i overensstemmelse med de til enhver tid fastsatte regler og retningslinjer herfor. Bestyrelsesmedlemmerne pålægges et ansvar i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler i selskabslov m.v. Således vedtaget af bestyrelsen i Samsø Spildevand A/S, på bestyrelsesmødet 29. april 2017.
4.1 Tidsplan 2017 29. april 2017: udarbejdelse af forslag til revidering af valgregulativ som tager højde for gennemførelsen af forbruger valget, til fremlæggelse ved bestyrelsesmødet d. 29. april 2017 Uge 30-31: Levering af inputs til opsætning. (Forsyningen) Uge 31: Levering af fil med kundedata.(forsyningen) Uge 31-32: Validering af kundedata. (Dataminds) Uge 32-33: Opsætning af stemonline. (Dataminds) Uge 34-35: Godkendelse af opsætning ekskl. kandidatopsætning. (Forsyningen) Forsyningens egne forberedelser: Uge 36: Klargøring af valginformation på egen hjemmeside. (Forsyningen) Gennemførelse af forbrugervalget: Uge 36-37-38: Registrering af kandidater og stillere (Forsyningen) Uge 36-37-38: Validering af stillere. (Forsyningen) Uge 38: Opsætning af kandidater på afstemningssiden.(dataminds) Uge 39: Godkendelse af opsætningen af kandidater. (Forsyningen) Uge 39: Levering af endelige kundedata. (Forsyningen) Uge 39-40: Validering og indlæsning af kundedata. (Dataminds) Uge 41-42: Rekvirering af stemmesedler.(forbrugerne) Uge 42-43. Afstemningsperiode. (Forbrugerne) Valgportal lukkes kl. 24.00. Uge 43-44: Levering af valgresultat samt evt. protokol. (Dataminds) Uge 45: Orientering af de valgte. Uge 45-46: Annoncering af valgresultat. 2018: indtræden i bestyrelsen ved førstkommende generalforsamling. 2018: anmeldelse til Erhvervsstyrelsen omkring bestyrelsessammensætning