NORDVAND-KONCERNEN NOTAT OM VALG AF FORBRUGERREPRÆSENTANTER

Transkript

1 Advokat Lise Lotte Hjerrild Philip Heymans Allé Hellerup Tlf Fax J.nr. «Sagsnr» Den 16. januar 2013 NORDVAND-KONCERNEN NOTAT OM VALG AF FORBRUGERREPRÆSENTANTER Den 10. juli 2012 trådte bekendtgørelse nr. 772 af 16. juni 2012 om forbrugerindflydelse i vandselskaber i kraft. Bekendtgørelsen udmønter vandsektorlovens 12 om forbrugerrettigheder i vandselskaber. Bekendtgørelsen fastsætter et overordnet krav om, at forbrugerne i et vandselskab har krav på at vælge minimum 2 forbrugerrepræsentanter til vandselskabets bestyrelse. Forbrugere defineres i bekendtgørelsen som fysiske eller juridiske personer, som aftager vand- eller spildevandsforsyningsydelser til eget forbrug i det pågældende vandselskabs forsyningsområde. I dette reviderede notat har vi beskrevet konsekvenserne af bekendtgørelsen for Nordvand-koncernen med udgangspunkt i følgende spørgsmål: A. Hvilke selskaber i Nordvand-koncernen er omfattet af kravet om forbrugerrepræsentation? B. Muligheden for at bevare identiske bestyrelser i samtlige koncernselskaber? C. Hvorledes gennemføres et forbrugervalg i praksis? Nordvand-koncernen kan illustreres således: C:\DOCUME~1\csfjgt\LOKALE~1\Temp\notes278868\3. Notat forbrugervalg i Nordvand (REN, separat og fælles forbrugervalg).doc Advokataktieselskabet Horten CVR

2 Bestyrelsen i samtlige selskaber i Nordvand-koncernen består i dag af 5 medlemmer 3 aktionærvalgte og 2 medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer i henhold til den frivillige medarbejderrepræsentationsordning implementeret i vedtægterne for Nordvand Holding A/S. Side 2 A. Hvilke selskaber er omfattet af kravet om gennemførelse af forbrugervalg Bekendtgørelsen gælder for vandselskaber, som er omfattet af vandsektorlovens 2, stk. 1. Et vandselskab i lovens forstand er et selskab, som udøver vandforsyningsaktiviteter (indvinding, behandling, transport eller levering af drikkevand) eller spildevandsforsyningsaktiviteter (transport, behandling eller afledning af spildevand) mod betaling. Det betyder, at Nordvand A/S og Nordvand Holding A/S ikke er omfattet af reglerne om forbrugervalg. Sjælsø Vand A/S leverer vand til vandselskaber, som er ejet af interessentkommunerne i Fællesudvalget for Vandindvinding ved Sjælsø. Sjælsø Vand A/S leverer efter det for os oplyste ikke vand til fysiske personer eller virksomheder, som anvender vandet til eget forbrug. Forbrugere i vandselskaber er ifølge bekendtgørelsen fysiske eller juridiske personer, som aftager vand- eller spildevandsforsyningsydelser til eget forbrug til det pågældende selskab. Det betyder, at Sjælsø Vand A/S ikke har forbrugere. Der er derfor ikke krav om at gennemføre forbrugervalg i selskabet. Naturstyrelsen har bekræftet dette ved brev af 14. november Brevet er vedlagt som bilag til notatet. Der skal således alene gennemføres forbrugervalg i selskaberne Gentofte Vand A/S, Gentofte Spildevand A/S, Gladsaxe Vand A/S og Gladsaxe Spildevand A/S ("Vandselskaberne"). B. Muligheden for at bevare identiske bestyrelser i samtlige koncernselskaber Antallet af forbrugerrepræsentanter i Vandselskaberne Forbrugerbekendtgørelsens 2, stk. 1, 2. pkt. giver mulighed for at reducere antallet af forbrugerrepræsentanter til én, hvis vandselskabets medarbejdere har valgt medarbejderrepræsentanter til selskabets bestyrelse. Selskabslovens 140 om medarbejderrepræsentation finder ikke direkte anvendelse i Vandselskaberne, da der alene er ansat medarbejdere i Nordvand A/S. Vi har derfor drøftet rækkevidden af bekendtgørelsens bestemmelse om medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer med Naturstyrelsen. Naturstyrelsen har i brev af 7. januar 2011 anført, at reglen i bekendtgørelsens 2, stk. 1, 2. pkt., om medarbejderrepræsentanter må fortolkes snævert. Naturstyrelsen begrunder dette med, at det er en undtagelse fra bekendtgørelsens udgangspunkt om, at der skal vælges to forbrugerrepræsentanter til et vandselskabs bestyrelse. Ifølge Naturstyrelsens udmelding er det uden betydning for forbrugerrepræsentationsvalget i Vandselskaberne, om Nordvand A/S er omfattet af selskabslovens regler om valg af medarbejderrepræsentanter eller om der er gennemført en frivillig ordning som den, der er gennemført i Nordvand-koncernen. Naturstyrelsen har bekræftet dette i brev af 17. september 2012 til advokat Jacob Christiansen. Brevet er vedlagt som bilag til notatet.

3 Der skal således vælges mindst 2 forbrugerrepræsentanter. Side 3 Valg af samme forbrugerrepræsentanter til Vandselskaberne Ifølge bekendtgørelsen skal forbrugerrepræsentanter til vandselskabernes bestyrelser som udgangspunkt vælges af forbrugerne i vandselskaberne. Det er dog efter bekendtgørelsen muligt at tilrettelægge forbrugervalget i en koncern med flere vandselskaber, således at de samme forbrugerrepræsentanter vælges i alle bestyrelserne i vandselskaberne. Det betyder, at de samme to forbrugerrepræsentanter kan vælges til bestyrelsen for samtlige Vandselskaber. Der er juridisk set intet til hinder for, at forbrugerne i henholdsvis Gladsaxe og Gentofte forsyningsområder vælger hver deres forbrugerrepræsentanter. En sådan løsning indebærer dog umiddelbart, at synergien ved at have en identisk bestyrelse i Vandselskaberne reduceres. Ligesom en eventuel enhedsbestyrelse stiger drastisk i antal bestyrelsesmedlemmer, jf. straks nedenfor. Muligheden for at bevare identiske bestyrelser i samtlige koncernselskaber Identiske bestyrelser i samtlige selskaber i koncernen forudsætter, at forbrugerrepræsentanterne kan vælges til bestyrelsen i de koncernselskaber, der ikke er omfattet af reglerne om forbrugervalg. Selskabsretligt er der ikke noget til hinder for at konstruere vedtægterne således, at de personer, som vælges af forbrugerne til bestyrelserne i Vandselskaberne, tillige udpeges/vælges af generalforsamlingen til bestyrelsen i de øvrige selskaber (Nordvand Holding A/S, Nordvand A/S og Sjælsø Vand A/S). Det er imidlertid efter vores vurdering vanskeligt at pålægge forbrugerrepræsentanterne at acceptere valg til de øvrige selskaber i koncernen, som en betingelse for, at de kan vælges som forbrugerrepræsentant i Vandselskaberne. Det er således ikke muligt at sikre, at bestyrelserne i alle koncernselskaberne bliver ens. Der er dog ikke noget til hinder for at tilbyde forbrugerrepræsentanterne en plads i bestyrelsen i de øvrige selskaber, hvis ejerkommunerne måtte finde det hensigtsmæssigt. Når medarbejderne fra 1. januar 2012 får ret til at vælge et antal bestyrelsesmedlemmer i Nordvand A/S og Nordvand Holding A/S, som svarer til halvdelen af de øvrige bestyrelsesmedlemmer, vil dette imidlertid indebære en meget stor bestyrelse for at sikre overholdelse af lovkravet om, at bestyrelsesmedlemmerne valgt af generalforsamlingen skal udgøre flertallet af bestyrelsesmedlemmerne. Idet vi, baseret på den eksisterende aktionæroverenskomst, har forudsat, at der skal være samme antal repræsentanter fra hver af de to ejerkommuner i bestyrelsen, og at repræsentanterne fra ejerkommunerne sammen med formanden skal have flertal i bestyrelsen, resulterer det som minimum i en fælles bestyrelse på 17 medlemmer, hvis forbrugerrepræsentanterne i Vandselskaberne er de samme to, nemlig: 4 medlemmer indstillet af Gentofte Kommune 4 medlemmer indstillet af Gladsaxe Kommune 1 eksternt medlem udpeget af kommunerne i fællesskab (formanden) 6 medarbejderrepræsentanter 2 forbrugerrepræsentanter Erfaringsmæssigt er en bestyrelse af denne størrelse ikke optimal. Hvis forbrugerrepræsentanterne i Vandselskaberne ikke er de samme to, vil antallet blive forøget yderligere, idet der som minimum vil skulle vælges 29 medlemmer, nemlig:

4 7 medlemmer indstillet af Gentofte Kommune 7 medlemmer indstillet af Gladsaxe Kommune 1 eksternt medlem udpeget af kommunerne i fællesskab (formanden) 2 forbrugerrepræsentanter for Gentoftes forsyningsområde 2 forbrugerrepræsentanter for Gladsaxes forsyningsområde 10 medarbejderarbejderrepræsentanter Side 4 Vi har derfor som aftalt i det følgende lagt til grund, at der som alternativ til en fælles bestyrelse for samtlige koncernselskaber, som fastlagt i pkt. 6.1 i den nugældende aktionæroverenskomst, ønskes færrest muligt antal bestyrelser i Nordvandkoncernens selskaber. I nedenstående tabel er minimums bestyrelsessammensætningen i koncernselskaberne fra 1. januar 2012 oplistet, hvis forbrugerrepræsentanterne i Vandselskaberne er de samme to: Selskab Nordvand Holding A/S Nordvand A/S Nej* Nej* Forbrugerrepræsentanter Medarbejderrepræsentanter Ret til lovmæssig koncernrepræsentation fra 1. januar Frivillig ordning kan aftales fastholdt med medarbejderne (halvdelen af de øvrige medlemmer) Ret til lovmæssig selskabsrepræsentation fra 1. januar Frivillig ordning kan aftales fastholdt med medarbejderne (halvdelen af de øvrige medlemmer) medarbejderrepr. (ved frivillig ordning) Vandselskaberne Ja (2) Nej** Sjælsø Vand A/S Nej Nej** Bestyrelse i alt medarbejderrepr. (ved frivillig ordning) forbrugerrepr. 3 medlemmer, ejerkommune og formanden Bestyrelse nr. 1 Bestyrelse nr. 2 Bestyrelse nr. 3 * Forbrugerrepræsentanterne kan tilbydes bestyrelsespost i disse selskaber, men kan ikke pålægges at modtage valg.

5 ** Den nuværende aftalebaserede ordning, som fraviger selskabslovens krav, kan fastholdes. Denne kan gælde for alle selskaber eller for udvalgte selskaber. Side 5 I nedenstående tabel er minimumsbestyrelsessammensætningen i koncernselskaberne fra 1. januar 2012 oplistet, hvis forbrugerrepræsentanterne er forskellige i henholdsvis Gladsaxe eller Gentofte Vandselskaberne: Selskab Nordvand Holding A/S Nordvand A/S Gladsaxe Spildevand A/S og Gladsaxe Vand A/S Nej* Nej* Ja (2) Forbrugerrepræsentanter Medarbejderrepræsentanter Ret til lovmæssig koncernrepræsentation fra 1. januar Frivillig ordning kan aftales fastholdt med medarbejderne (halvdelen af de øvrige medlemmer) Ret til lovmæssig selskabsrepræsentation fra 1. januar Frivillig ordning kan aftales fastholdt med medarbejderne (halvdelen af de øvrige medlemmer) Nej** Bestyrelse i alt medarbejderrepr. (ved frivillig ordning) medarbejderrepr. (ved frivillig ordning) forbrugerrepr. Bestyrelse nr. 1 Bestyrelse nr. 2 Gentofte Spildevand A/S og Gentofte Vand A/S Ja (2) Nej** forbrugerrepr. Bestyrelse nr. 3 Sjælsø Vand A/S Nej Nej** 3 medlemmer, ejerkommune og formanden Bestyrelse nr. 4 * Forbrugerrepræsentanterne kan tilbydes bestyrelsespost i disse selskaber, men kan ikke pålægges at modtage valg.

6 ** Den nuværende aftalebaserede ordning, som fraviger selskabslovens krav, kan fastholdes. Denne kan gælde for alle selskaber eller for udvalgte selskaber. Side 6 C. Hvorledes gennemføres et forbrugervalg i praksis Bekendtgørelsens krav Bekendtgørelsen indeholder alene få, grundlæggende krav til gennemførelse af valget, herunder: 1) Valget af forbrugerrepræsentanter skal ske på en måde, der giver enhver forbruger i vandselskabet lige indflydelse. Forbrugere er ifølge bekendtgørelsen fysiske eller juridiske personer, som aftager vand- eller spildevandsforsyningsydelser til eget forbrug i det pågældende vandselskabs forsyningsområde. 2) Enhver fysisk person, der er myndig, uanset om vedkommende er forbruger i vandselskabet, er valgbar som forbrugerrepræsentant. (der kan formentlig stilles saglige og proportionale krav til kandidaterne, jf. nedenfor.) 3) Vandselskabets vedtægter eller et valgregulativ, hvortil vedtægterne henviser, skal indeholde nærmere regler om valgets gennemførelse. 4) Vandselskaberne skal offentliggøre deres vedtægter og informere om valget på deres hjemmeside. Derudover skal Vandselskaberne informere om valget på en måde, som sikrer, at Vandselskabernes forbrugere får information om valget. Når disse grundlæggende krav er fulgt, er det i høj grad op til Vandselskaberne at beslutte, hvordan valget af forbrugerrepræsentanter skal gennemføres. Naturstyrelsen har på uformel basis oplyst, at den ringe detaljeringsgrad i bekendtgørelsen har til formål at give Vandselskaberne mulighed for at tilrettelægge forbrugervalg på en måde, der er praktisk i forhold til de respektive selskaber og deres opland. Overvejelser vedrørende valgets gennemførelse Vandselskaberne kan foretage en saglig afgrænsning af kredsen af stemmeberettigede forbrugere, fx én stemme pr. boligenhed og erhvervsenhed. På baggrund af vores drøftelser med Naturstyrelsen er det vores vurdering, at det næppe alene er kunder i Vandselskaberne, men også lejere, andelshavere mv., som ikke har individuel afregning, der bør anses for stemmeberettigede. Det er dog formentlig acceptabelt, at disse må henvende sig til Vandselskaberne for at få stemmeadgang. Stemmeberettigede forbrugere kan fx identificeres på følgende måde: Stemmeberettigede erhvervsenheder repræsenteres af en person, der enten er berettiget til at tegne enheden, eller som har fuldmagt hertil, og som aflægger erklæring på tro og love herom. For at afgive stemme skal personen desuden fremvise gyldig billedlegitimation. Stemmerberettigede husstande, boligenheder mv. repræsenteres af en myndig person, som har bopæl i eller hvis boligenheden ikke anvendes til bopæl er ejer af en boligenhed beliggende i Nordvands forsyningsområde. For at afgive stemme skal personen fremvise gyldig billedlegitimation samt sundhedskort som dokumentation for bopæl eller hvis boligenheden ikke

7 anvendes til bopæl erklære på tro og love, at personen ejer den pågældende boligenhed. Side 7 Vandselskaberne skal beslutte, hvorledes selve valghandlingen skal gennemføres. Forbrugervalget kan gennemføres som et direkte valg eller et indirekte valg via et forbrugerrepræsentantskab. Der skal dog være en rimelig sikkerhed for, at alle forbrugere har mulighed for at deltage. Dette kan efter vores vurdering gennemføres på forskellige måder, for eksempel: forbrugernes kan stemme pr. brev på fortrykte stemmesedler, forbrugerne kan møde fysisk på Nordvand A/S' kontor, på et forbrugermøde eller lignende og afgive deres stemmer, eller valget kan gennemføres som en internetbaseret afstemning via Nordvandkoncernens hjemmeside (eventuelt suppleret med mulighed for fysisk stemmeafgivelse). Vandsektorlovens og bekendtgørelsen indeholder kun ét krav til kandidaterne: de skal være myndige. Alle personer over 18 år, som ikke er under værgemål eller lignende, kan derfor stille op til valg som forbrugerrepræsentant. Det er således uden betydning, om den pågældende har bopæl, arbejdsplads eller anden tilknytning til Vandselskabernes forsyningsområde. Dermed kan for eksempel eksperter inden for sektoren eller personer med særlig teknisk, økonomisk eller juridisk indsigt i vandsektoren stille op, selvom de ikke nødvendigvis er forbrugere i vandselskabet. Det er eksempelvis også muligt for byrådspolitikere, andre kendte ansigter eller udlændinge med bopæl i udlandet at opstille. Der er heller ikke noget til hinder for, at Vandselskaberne selv foreslår kandidater. Bekendtgørelsen fastsætter ikke nærmere regler for opstillingsproceduren eller muligheden for eventuelt at stille yderligere krav til kandidaterne for eksempel om ren straffeattest, meddelelse om støtte fra et antal forbrugere eller lignende. Der er efter vores vurdering ikke noget til hinder for at stille enkelte, saglige krav til kandidaterne for at begrænse antallet og for at sikre, at de kandidater, som stiller op, rent faktisk er interesserede i at levere et fornuftigt stykke arbejde i bestyrelsen. Det kan for eksempel være, at en kandidat skal indstilles af et (mindre) antal forbrugere, som er stemmeberettigede. Vi anbefaler, at der vælges suppleanter til forbrugerrepræsentanterne for at imødekomme én eller begge af forbrugerrepræsentanternes udtræden inden valgperiodens udløb. Vandselskaberne har en frist på 6 måneder til at opfylde bekendtgørelsens betingelser, hvis en forbrugerrepræsentant udtræder i utide. Ved at vælge suppleanter minimerer Vandselskaberne risikoen for at skulle gennemføre et ekstraordinært forbrugerrepræsentationsvalg midt i en valgperiode. Vandselskabernes vedtægter skal indeholde bestemmelser om, hvordan valg af forbrugerrepræsentanter skal gennemføres. Det betyder, at Vandselskabernes vedtægter skal ændres før forbrugerrepræsentationsvalget. Bekendtgørelsen kræver, at valg af forbrugerrepræsentanter skal være gennemført inden 31. december Det indebærer samtidig en forpligtelse for Vandselskaberne til forud iværksættelsen af valget at have vedtaget de nævnte vedtægtsændringer.

8 Vedtægterne kan eventuelt fastsætte de overordnede rammer for forbrugerrepræsentationsvalget og overlade det til bestyrelsen at udarbejde et mere detaljeret valgregulativ. Side 8 Vandselskaberne skal orientere om forbrugervalget på en måde, der sikrer, at deres forbrugere får information om valget. Vandselskabernes vedtægter samt information om valg af forbrugerrepræsentanter skal være offentligt tilgængelige på Vandselskabernes hjemmeside. Herudover kan information om forbrugervalget ske digitalt eller på tryk, ved annoncering, ved brev, ved en kombination heraf eller på anden måde. Der stilles således ikke længere krav om, at forbrugerne så vidt muligt skal orienteres direkte om valget, så længe information sker på en måde, der sikrer, at Vandselskabernes forbrugere får information om valget. Vi anbefaler, at forbrugerne informeres via lokale medier og Vandselskabernes hjemmeside. Herudover kan Vandselskaberne orientere i forbindelse med udsendelse af årsafregning, a conto afregning eller lignende med henvisning til, at øvrig information om valget fås via Vandselskabernes hjemmeside og i dagspressen. Orientering om valgdatoen, opstillede kandidater mv. kan herefter ske ved annoncering på Vandselskabernes hjemmeside og for eksempel i dagspressen. Når forbrugerrepræsentanter er valgt, skal de indtræde i bestyrelsen snarest muligt. Bekendtgørelsen indeholder to ultimative frister: senest ved den førstkommende ordinære generalforsamling efter valget og senest den 31. december Vi anbefaler, at forbrugerrepræsentanterne indtræder i bestyrelsen pr. 1. januar 2014 (se vedtægternes pkt. 5.3) ved førstkommende bestyrelsesmøde efter valget (samtidig med den øvrige bestyrelse), og at den øvrige bestyrelse i denne forbindelse introducerer forbrugerrepræsentanterne til bestyrelsesarbejdet, de opgaver og det ansvar, som er knyttet til bestyrelsesposten.