Vedtægter for Grundejerforeningen Mejrup Syd 1. Grundejerforeningens navn er Grundejerforeningen Mejrup Syd og dens hjemsted er Holstebro Kommune. 2. Grundejerforeningen omfatter følgende ejendomme: Flintøksen 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 49, 52, 54, 56, 58, 60, 62, 64, 66, 68, 70, 72, 74, 76, 78, 80, 82, 84, 86, 88, 90, 92, 94, 96, 98, 100, 102, 104 og 106 Kværnen 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14, 16, 18, 20, 22, 24, 26, 28 og 30. Ravperlen 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 23, 25 og 27. Storåvej 4. 3. I henhold til lokalplan nr. 325, tinglyst den 23. februar 1999, påhviler det ejerne af de i 2 nævnte ejendomme at være medlem af grundejerforeningen samt at overholde grundejerforeningens vedtægter. Det er grundejerforeningens formål: 4. 1. At vedligeholde og renholde, herunder snerydde og salte områdets private veje, pladser og fællesarealer (grønne områder). 2. At tage skøde på de i området udlagte private veje, pladser og fællesarealer (grønne områder). 3. At varetage de opgaver, som i medfør af generalforsamlingsbeslutning vil være at varetage som fællesanliggender, og i øvrigt at repræsentere området udadtil. 4. Til opfyldelse af grundejerforeningens forpligtelser med hensyn til vedligeholdelse af de i området udlagte private veje, pladser og fællesarealer henlægges hvert år et beløb til formålet. Beløbets størrelse fastsættes hvert år på den ordinære generalforsamling,
jfr. 9, stk. 5. De henlagte beløb må alene anvendes til det henlagte formål, medmindre der på en generalforsamling med mindst ¾ af de afgivne stemmer bestemmes andet med hensyn til de henlagte beløbsanvendelser. En sådan beslutning kan alene træffes, hvis forslag herom særskilt har været optaget på den udsendte dagsorden med angivelse af, hvor stort et beløb der foreslås frigivet af det henlagte beløb og til hvilke formål. 5. Grundejerforeningen skal påse, at lokalplanens og vedtægternes bestemmelser overholdes. 6. Medlemmer af grundejerforeningen er ejerne af de i 2 nævnte ejendomme. Hver parcel har én stemme og kun én stemme på generalforsamlingen, dog har Boligselskabet Holstebro 8 stemmer svarende til én stemme for hver bolig selskabet har opført på matr.nr. 4 aa, Den sydvestlige Del, Mejrup. Boligselskabet er berettiget til og har accepteret at lade de til enhver tid værende lejere af de pågældende boliger eller disses ægtefæller hver udøve 1/8 af selskabets stemmeret på generalforsamlingen og i alle andre forhold, hvor der måtte være behov eller ønske om afstemning blandt grundejerforeningens medlemmer. Boligselskabets lejere skal således betragtes som fuldgyldige medlemmer af grundejerforeningen og kan som sådan også indvælges i grundejerforeningens bestyrelse. Uanset om nogen af ejendommene måtte være i sameje med to eller flere personer, kan der kun udøves én stemme pr. ejendom. Stemme kan med ovennævnte undtagelse for lejerne i Boligselskabet Holstebros 8 boliger på Flintøksen 20 til 30 samt 44 og 46 udøves af den i tingbogen anførte ejer, dennes ægtefælle eller i henhold til skriftlig fuldmagt af en tredjeperson. Den befuldmægtigede skal have bopælstilknytning til området. 7. Grundejerforeningens højeste myndighed er generalforsamlingen. Der afholdes ordinær generalforsamling hvert år i marts måned. Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, når denne er lovlig indvarslet. Alle sager afgøres ved simpelt stemmetal. Vedtægtsændringer skal vedtages med mindst 2/3 majoritet. Hvis blot et tilstedeværende medlem forlanger det, skal afstemninger ske skriftligt. Vedtægtsændringer skal dog altid godkendes i Holstebro Byråd. 8. Til den ordinære generalforsamling skal skriftlig indkaldelse finde sted med mindst 3 ugers varsel ved fremsendelse af dagsorden og budgetforslag samt det reviderede regnskab. Indkaldelse udsendes til samtlige medlemmer af grundejerforeningen. Forslag, som ønskes behandlet på general-
forsamlingen, skal skriftligt tilsendes formanden sendes den 1. februar, så forslagene kan sendes ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen. 9. På den ordinære generalforsamling skal følgende behandles: 1. Valg af dirigent, jfr. 11. 2. Beretning om grundejerforeningens virksomhed siden sidste generalforsamling. 3. Forelæggelse og godkendelse af det reviderede regnskab. 4. Behandling af rettidigt indkomne forslag jfr. 8. 5. Fastsættelse af hvor stort et beløb, der skal hensættes til vedligeholdelse af veje, pladser og fællesarealer, jfr. 4, stk. 4. 6. Forelæggelse og godkendelse af budget for indeværende regnskabsår, herunder fastsættelse af kontingent. 7. Valg af bestyrelse og suppleanter, jfr. 13. 8. Valg af to revisorer og suppleanter, jfr. 14. 9. Eventuelt. Bemærk at under punkt 9, eventuelt, kan der ikke bringes forslag til afstemning. 10. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt. Endvidere afholdes ekstraordinær generalforsamling, når mindst 8 af medlemmerne ved skriftlig henvendelse til bestyrelsen forlanger det med forslag til dagsorden. Efter modtagelse af begæring om generalforsamling skal formanden inden 10 dage indkalde til ekstraordinær generalforsamling med mindst 8 dages og højst 16 dages varsel. 11. Forhandling på samtlige generalforsamlinger ledes af en dirigent, som skal vælges af generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen. 12. Over forhandlinger på samtlige generalforsamlinger føres en forhandlingsprotokol, som skal underskrives af dirigenten og de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. Senest 4 uger efter generalforsamlingen udsendes referat til samtlige husstande i grundejerforeningen.
13. Det første år vælges 5 bestyrelsesmedlemmer. Derefter afgår i ulige årstal 2 medlemmer og i lige årstal 3 medlemmer. Bestyrelsesmedlemmerne vælges for en 2-årig periode. Afgange bestemmes første gang ved lodtrækning. Hvert grundejerforeningsmedlem kan afgive lige så mange stemmer, som der skal vælges medlemmer til bestyrelsen. Dog kan der kun afgives én stemme pr. kandidat i alt. Det skal tilstræbes, at bestyrelsen er sammensat, så grundejerne på Flintøksen, Kværnen og Ravperlen er repræsenteret med hver mindst et bestyrelsesmedlem. På hver generalforsamling, skal opstillede kandidater fra den eller de veje, som ikke i forvejen vil være repræsenteret ved et af de bestyrelsesmedlemmer, som ikke er på valg, have fortrinsret til de ledige bestyrelsesposter. Kandidater fra de ikke repræsenterede veje vil således opnå valg selv om de opnår et lavere antal stemmer på generalforsamlingen end en ellers valgt kandidat, der opstiller fra veje, som allerede er eller vil blive repræsenteret i bestyrelsen. Når det det kan konstateres at alle 3 veje er eller ved hjælp at ovenstående regler vil blive repræsenteret i den nye bestyrelse, vil de opstillede kandidater, der opnår det højeste stemmetal blive erklæret valgt i den rækkefølge stemmetallene viser. De ikke valgte kandidater er suppleanter i rækkefølge efter stemmetal uanset hvilken af de 3 veje de måtte repræsentere. Ved stemmelighed afgøres valget ved lodtrækning. Der vælges på denne måde mindst 2 suppleanter årligt for en 1-årig periode. 14. Generalforsamlingen vælger 2 revisorer og 1 revisorsuppleant for en 1-årig periode efter samme valgmetode som ved bestyrelsesvalg. 15. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og sekretær. Kasseren fungerer samtidigt som næstformand. 16. Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der dog skal godkendes af Byrådet. 17. Bestyrelsesmøder afholdes, når formanden ønsker det, eller når et bestyrelsesmedlem begærer det. Indkaldelse, der tillige skal indeholde dagsorden for mødet, skal ske med mindst 3 dages varsel.
Beslutninger i bestyrelsen afgøres ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Bestyrelsen kan kun træffe gyldige beslutninger, når mindst 3 er til stede, og samtlige er blevet indvarslet rettidigt. Den samlede bestyrelse er til enhver tid ansvarlig for grundejerforeningens midler. Det påhviler bestyrelsen at drage omsorg for, at grundejerforeningens påhvilende pligter opfyldes. Det på bestyrelsesmøder passerede indføres af sekretæren i forhandlingsprotokollen. Forhandlingsprotokollen renskrives af sekretæren og underskrives af bestyrelsen ved næste møde, hvor første punkt på dagsorden er godkendelse af forhandlingsprotokol for sidste møde. Medlemmerne har ret til at gøre sig bekendt med, hvad der foregår på grundejerforeningens bestyrelsesmøder. Dersom et flertal i bestyrelsen skønner, at et eller flere af de behandlede emner har almen og vital interesse, skal bestyrelsen sørge for at give medlemmerne underretning om det forhandlede senest 14 dage efter det afholdte bestyrelsesmøde. 18. Grundejerforeningen forpligtes enten ved formanden eller ved dennes fravær næstformanden i forening med et andet bestyrelsesmedlem. Erhvervelse, gældsætning, afhændelse eller pantsætning af fast ejendom skal tillige forinden godkendes af generalforsamlingen bortset fra erhvervelsen af de arealer, der i lokalplanen er forudsat tilskødet grundejerforeningen. 19. Til varetagelse af særlige arbejdsopgaver kan bestyrelsen eller generalforsamlingen nedsætte udvalg. Et sådant udvalg kan kun behandle de opgaver, det bliver tillagt, og kan ikke uden bestyrelsens godkendelse forpligte grundejerforeningen. Forpligtelser, der i henhold til nærværende vedtægter kræver generalforsamlingens godkendelse, skal dog altid godkendes af denne. 20. Generalforsamlingen fastsætter et helårligt bidrag til bestridelse af grundejerforeningens driftsudgifter, således at disse deles med lige store anparter pr. selvstændig beboelse. Bidraget for Boligselskabet Holstebros 8 boliger opkræves direkte hos boligselskabet. Bidraget erlægges forud og forfalder den 1. april med sidste rettidige indbetaling i forfaldsmåneden. Er bidraget ikke indgået i forfaldsmåneden, udsendes en rykkeropkrævning med pålagt rykkergebyr. Er bidraget ikke indgået inden for det varslede tidspunkt, overdrages sagen uden videre varsel til inkasso. Regnskabsåret løber fra 1. januar til 31. december. Første regnskabsår løber fra den stiftende generalforsamling og frem til 31. december 2007.
21. Kassereren afleverer årsregnskabet til revisorerne senest den 20. januar og skal efter anmodning besvare revisorernes mulige spørgsmål og indvendinger herimod. Grundejerforeningens formue kan anbringes i børsnoterede obligationer eller andre tilsvarende sikre papirer. 22. Revisorerne gennemgår kritisk kassererens regnskab med bilag og påser herunder, at det godkendte budget er overholdt, og tilstiller formanden det reviderede regnskab senest 10 dage efter modtagelsen. Regnskabet skal være afleveret senest den 30. januar og skal udsendes til medlemmerne sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling. 23. Generalforsamlingen kan vedtage ordensforskrifter for området. Sådanne ordensforskrifter skal godkendes af Byrådet. 24. Generalforsamlingen kan vedtage, at grundejerforeningen kan indgå i samarbejde med omliggende grundejerforeninger til løsning af fælles opgaver. Sådanne samarbejdsaftaler skal godkendes af Byrådet. 25. Ved forslag om grundejerforeningens eventuelle opløsning skal der forhandles som ved vedtægtsændringer, jfr. 7. En eventuel formue anvendes til et formål, der kan godkendes af Holstebro Byråd efter indstilling fra generalforsamlingen. 26. Al korrespondance foregår så vidt muligt elektronisk pr. e-mail og hjemmeside. Det er op til det enkelte grundejerforeningsmedlem, hvorvidt man ønsker at benytte sig af tilbuddet om elektronisk information. Såfremt man ønsker dette, skal man informere formanden om sin e-mail-adresse det enkelte grundejerforeningsmedlem er selv ansvarlig for at holde bestyrelsen opdateret om evt. skift af e-mail-adresse. Såfremt man ikke benytter sig af muligheden for elektronisk information, fremsender bestyrelsen information pr. post. Det enkelte grundejerforeningsmedlem skal skriftligt bemyndige bestyrelsen til at sende information elektronisk.