AU AARHUS UNIVERSITET MENTOR/BUDDY GUIDE
2 MENTOR/BUDDY-GUIDE Velkommen i mentor/buddy-gruppen!.... 3 Kerneaktiviteter... 4 Vigtig baggrundsviden.... 5 Før Ankomst... 5 Ankomsten... 6 Social introduktion... 8 Administrativ introduktion... 9 Kontaktmuligheder... 11 Vigtige adresser.... 12
MENTOR/BUDDY-GUIDE 3 VELKOMMEN I MENTOR/BUDDY-GRUPPEN! Vi er rigtig glade for, at du har meldt dig som mentor/buddy og har lyst til at lære en eller flere af de nye udenlandske studerende ved Aarhus Universitet at kende og være med til at give ham/hende/dem en god start på hans/hendes/deres ophold ved Aarhus Universitet (AU). Den følgende information i denne guide indeholder en oversigt over vigtige aktiviteter og nyttig viden for dig som mentor/buddy og din(e) udenlandske studerende ved AU. Vi anbefaler, at du læser guiden grundigt, også selvom du tidligere har været mentor (evt. tutor), da der sker løbende ændringer.
4 MENTOR/BUDDY-GUIDE KERNEAKTIVITETER Som mentor/buddy er du i høj grad med til at hjælpe de nye udenlandske studerende med at få en god start og komme på plads socialt f.eks. ved at introducere dem for jeres medstuderende, vise dem hvor de kan købe den gode kaffe etc. Det første skridt i den retning er at skabe kontakt til din(e) udenlandske studerende. Det mest praktiske vil typisk være at sende en email, hvor du præsenterer dig og giver ham/hende/dem dine kontaktoplysninger. Med udgangspunkt i den indledende kontakt skal I aftale, hvor og hvornår I skal mødes første gang. Hvis I har aftalt, at du henter nøgler til den studerendes bolig vil det typisk være en god idé at møde de(n) studerende på banegården/busstationen eller ved boligen. De(n) udenlandske studerende har fået at vide, at du ikke kan mødes med dem før kl 7:00 eller efter kl 22:00. På den måde kan han/hun/ de indpasse jeres første møde bedst muligt i hans/hendes/deres rejseplaner. HUSK: At skabe kontakt til din(e) studerende At aftale hvornår I skal mødes At afhente nøgler til den studerendes lejemål, hvis den studerende ankommer udenfor IC s åbningstid.
MENTOR/BUDDY-GUIDE 5 VIGTIG BAGGRUNDSVIDEN FØR ANKOMST KONTAKT MELLEM UDENLANDSK STUDERENDE OG INTERNATIONALT CENTER Ansøgning De fleste udenlandske studerende har søgt om optagelse som udvekslingsstuderende (1 eller 2 semestre) ved universitetet, og er blevet godkendt fagligt af koordinatoren på det ansøgte institut. Bolig Mange udvekslingsstuderende søger bolig gennem IC. De studerende er informeret, om de har fået bolig eller ej. Velkomstmail Den studerende har modtaget en velkomstmail fra IC med oplysninger om ansøgning om opholdstilladelse, letter of enrolment og Pre-Arrival Guide, o.a. Velkomstpose Den studerende modtager en velkomstpose fra IC med info om AU og Aarhus ved ankomst til IC.
6 MENTOR/BUDDY-GUIDE ANKOMSTEN NØGLER Som mentor/buddy skal du kontakte din(e) udenlandske studerende og aftale, hvordan nøgleafhentningen skal foregå. Hvis din(e) studerende har fået bolig gennem IC og ankommer udenfor ICs åbningstid, skal du hente nøgle til lejemålet på IC. Lav en helt klar aftale med den studerende om, at du henter nøglen, så der ikke opstår forvirring ved ankomst. Hvis den studerende selv har fundet bolig eller har fremlejet en bolig, kan nøglen ikke hentes på IC. Om nødvendigt kan du lave en aftale med den studerende om, at du henter nøglen hos udlejeren. IC har normalt åbent på hverdage kl. 10-14, men i august/september er der udvidede åbningstider. Se dem her http://www.au.dk/en/ internationalcentre/international-housingoffice/exchange/aarhus/practicalinformation/movingin/ INFOMAPPE OG LEJEKONTRAKT For boliger formidlet gennem IC udleveres en hvid infomappe sammen med nøglen. I mappen findes lejekontrakten samt et link til en online informationsmappe med alle relevante informationer om lejemålet, herunder også en engelsk oversættelse af den danske lejekontrakt. Fortæl din(e) studerende, at han/ hun/de skal tage sig tid til at læse online infomappen grundigt igennem og fra start sætte sig ind i opsigelsesvarsler, udflytningsdatoer, procedurer ved ind- og udflytning mmm. Den studerende skal gennemlæse lejekontrakten, underskrive begge eksemplarer og aflevere det ene eksemplar samt Moving in checklist på IC senest 7 dage efter indflytning.
MENTOR/BUDDY-GUIDE 7 INDFLYTNING Indflytning på kollegieværelser kan tidligst ske den første HVERDAG i måneden (dvs. hvis d. 1. er en lørdag kan indflytning ske d. 3.) Dette er bestemt i lejeloven, og IC kan derfor ikke udlevere nøgler før denne dato. DIVERSE Har din studerende spørgsmål om sin bolig og kan svaret ikke findes i online infomappen, så bed ham/hende om at kontakte housing@au.dk Er den studerende utilfreds med sin bolig? Han/hun kan skrive sig op på ventelisten på IC. IC har ingen ledige boliger, men hvis en studerende afbryder sit ophold, har vi mulighed for at tilbyde det ledige værelse til de studerende på ventelisten. Den studerende vil i alle tilfælde skulle overholde opsigelsesfristerne, som han/hun kan se i sin lejekontrakt, og som er oplyst i det boligtilbud, som han/hun har accepteret. Har du afhentet en nøgle på IC, men er den studerende ikke dukket op? Aflever hurtigst muligt nøglen på IC. Møbler, dyner, sengetøj mv.: Lejemål formidlet gennem IC har et basalt møblement (bord, seng, stol og lampe.) AU køber ikke dyner, sengetøj mv. til studerende. opholdet.
8 MENTOR/BUDDY-GUIDE SOCIAL INTRODUKTION STUDIEMILJØ Som mentor/buddy er det vigtigt, at du præsenterer den udvekslingsstuderende for medstuderende, tager ham/hende med i fredagsbar og fortæller om andre sociale aktiviteter på instituttet og universitetet. Husk på, at det er vigtigt for den studerende at have et socialt netværk under opholdet. STUDENTERHUS AARHUS Alle udvekslingsstuderende, der bliver optaget på Aarhus Universitet, får tilbudt et gratis medlemskab af Studenterhus Aarhus, som er et vigtigt socialt mødested for bl.a. danske og udenlandske studerende. BYEN Hvis du og din studerende har lyst, kan I sammen tage ud og se byen, f.eks. café-miljøet, Hovedbiblioteket, Musikhuset, stranden, Strøget, ARoS, o.s.v. SPORTSAKTIVITETER Hjælp din studerende med at orientere sig om mulighederne for at dyrke sport, samt hvor og hvordan han/hun skal tilmelde sig. Et godt sted at starte er f.eks. ved Aarhus Universitets- Sport (www.aus.dk). KØB AF BRUGT CYKEL Tjek Erasmus Aarhus fb gruppen og spørg om salg af cykel (evt. inden ankomst), da mange sælger deres cykel inden afrejse. Tjek ellers dba.dk samt gulgratis.dk, hvor dba.dk er den største brugt-salgs side i dk. LÆRDANSK Danskundervisningen er gratis og foregår om eftermiddagen eller om aftenen. Den studerende kan vælge at gå til undervisning en eller to gange om ugen. NB: For at tilmelde sig danskundervisning på Lærdansk Aarhus skal den studerende have fast bopæl i Danmark opholdstilladelse og cpr-nummer det gule sundhedskort (magnetkort) Når den studerende har disse tre betingelser opfyldt skal han/hun have en henvisning til danskundervisning. De studerende vil i løbet af AU Intro Days få meget mere at vide om, hvordan de tilmelder sig danskkurserne, samt det rent praktiske omkring henvisningen. LEJE AF CYKEL Der er et firma i Århus, der udlejer cykler på dags-, uge eller månedsbasis: www.bikes- 4rent.dk. Studentehus Aarhus udlejer også cykler til udvekslingsstuderende på semesterbasis. www.studenterhusaarhus.dk
MENTOR/BUDDY-GUIDE 9 ADMINISTRATIV INTRODUKTION REGISTRERING PÅ IC Umiddelbart efter ankomsten skal den studerende registrere sig på Internationalt Center. STUDIEKORT Hvis den studerende har uploadet et pasfoto til mit.au.dk vil studiekort blive udleveret ved registreringen. Alternativt indsendes pasfoto digitalt efter ankomst til studiekort@au.dk og kan afhentes på Internationalt Center efter ca. 2 uger. Studiekortet kan bruges som nøglekort til bygninger, biblioteket m.v. Vær opmærksom på, at studiekortet skal aktiveres, før det kan tages i anvendelse som nøglekort. Dette gøres på instituttet oftest i administrationen eller på et IT-kontor. STATSFORVALTNING Statsforvaltningen besøger universitetet i forbindelse med semesterstart. Nordiske studerende skal ikke have opholdstilladelse. EU-borgere fra ikke-nordiske lande Skal den studerende være her i mere end 3 måneder, skal han/hun søge om opholdsbevis hos Statsforvaltningen. Den studerende modtager ansøgningsskema ved ankomst. Til Statsforvaltningen medbringes Ansøgningsskema til opholdsbevis Pas Kopi af pas 1 pasbillede Kopi af udvekslingsstudentens Letter of Enrolment. Dette udleveres ligeledes ved ankomst. Ikke-EU-borgere fra ikke-nordiske lande Den studerende skal have ansøgt om opholdstilladelse inden han/hun kommer til Danmark. Er dette ikke sket, skal den studerende henvende sig på Internationalt Center, som kan hjælpe med at få papirerne i orden. BORGERSERVICE Den studerende skal registreres i folkeregisteret. Dette kan ske ved henvendelse til Borgerservice på Aarhus Rådhus. BEMÆRK: Borgerservice besøger universitetet i forbindelse med semesterstart spørg IC om tidspunkt og sted. Nordiske studerende Skal den studerende være her mere end 3 måneder, KAN han/hun få et CPR-nummer ved henvendelse hos Borgerservice. Skal den studerende være her mere end 6 måneder, SKAL han/hun have et CPR-nummer. Alle andre udvekslingsstuderende Opholdstilladelse er en BETINGELSE for at opnå CPR-nummer. Skal den studerende være her mere end 3 måneder, SKAL han/ hun henvende sig hos Borgerservice for at meddele bopæl, vælge læge og få CPRnummer. Den studerende modtager skema til CPR ved ankomst i receptionen på IC.
10 MENTOR/BUDDY-GUIDE Til Borgerservice medbringes: CPR-ansøgningsskema Kopi of pas Kopi af opholdstilladelse (ikke-eu) Kopi af Europæiske Sygesikringskort BANKKONTO Den studerende SKAL have et CPR-nummer før en konto kan oprettes. Vær opmærksom på, at nogle banker opkræver et gebyr af ikke-eu borgere på 500 kr. for oprettelse af bankkonti. Orientering om AU Intro Days forefindes på: http://www.au.dk/en/internationalcentre/ au-intro-activities/ Vi opdaterer løbende programmet for dagene. Særligt i dagene op til AU Intro Days er det vigtigt, at den udenlandske studerende holder sig orienteret om eventuelle ændringer via web og facebook. NEM-ID Borgerservice kan udstede NemID til den studerende. På Aarhus Kommunes hjemmeside kan den studerende blandt andet bruge NemID til at melde flytning. Det er obligatorisk at melde flytning elektronisk. AU INTRO DAYS Til AU Intro Days bliver de internationale studerende introduceret for Aarhus Universitet ved oplæg som Welcome and Introduction to AU, Living in Denmark: An International Student Perspective og Academic and Study Culture. Derudover vil der være nogle mere kulturelle og sociale oplæg såsom What You Need to Know About Danes, Danish and Denmark fra Lærdansk og International Student Fair, hvor forskellige organisationer bliver inviteret til at præsentere sig for de studerende. Hensigten er at give de studerende et alsidigt billede af, hvordan det er at være studerende på Aarhus Universitet.
MENTOR/BUDDY-GUIDE 11 KONTAKTMULIGHEDER Arts Ann Carroll-Bøgh E-mail: engacb@au.dk Kontor: Bygn. 1443, lok.314 Træffetid: mandag og torsdag kl. 9-12 Kirsten Nørgaard Nielsen E-mail: knn@au.dk Bygning 1443, 312 Træffetid: mandag, tirsdag og torsdag kl. 9-12 Eva Lise Eriksen E-mail: eli@au.dk Kontor: Bygning A, lokale A 015, Campus Emdrup Lise Hansen E-mail: lhansen@au.dk Kontor: Bygn. 1443, lok 315 Træffetid: 10-12 og 13-15 Lene Lykke Christensen E-mail: llc@au.dk Kontor: Bygn. 1443, lok 315 Træffetid: mandag fredag kl. 10-12 og kl. 13-15 Business and Social Sciences Se venligst s. 12 under Mentoransvarlig BSS Health Lene Birkegaard Pedersen, Bygn. 5132 lok. 245 Science and Technology Erasmus-koordinatorer Vi svarer på spørgsmål vedr. studieprogram eller hverdagen på instituttet. Find kontaktoplysninger her: http://studerende.au.dk/studier/fagportaler/science-and-technology-paastuderende.au.dk/udlandsophold/erasmuskoordinatorer/ Internationalt Team Vi svarer på praktiske og administrative spørgsmål relateret til hverdagen på Science and Technology og skriver under på learning agreements, confirmation of attendance blanketter eller lign. I perioden 13. august til og med 29. august træffes vi dagligt fra 10.00-14.00 i ST Studieservice i Vandrehallen på Matematik (lokale 1530-129). Ellers holder vi til i Bygning 1521, lokale 120. Ingeniøruddannelserne, Bioscience, Geoscience samt Molekylærbiologi og Genetik, Merete Christensen, e-mail: mc@au.dk og tlf: 4189 3132 Agroøkologi, Fødevarer, Husdyrvidenskab, Datalogi, Fysik og Astronomi, Kemi, Nanoscience samt Matematik Mette Glerup Thomsen, e-mail: mgt@au.dk og tlf:8715 1197 eller 2331 2148 Studieservice ST Studieservice i Vandrehallen på Matematik (lokale 1530-129)er åbent dagligt fra 10.00-14.00.
12 MENTOR/BUDDY-GUIDE Buddyansvarlig ARTS Mentoransvarlige BUSINESS AND SOCIAL SCIENCES Louise Petersen email: lope@au.dk Business: Katrine Breum Rosenbeck email: kabr@au.dk Jura og Statskundskab: Line Riggelsen email: line@au.dk Psykologi: Jette Raalskov email: jetter@au.dk Mentoransvarlig HEALTH Rasmus Thøger Christensen email: international.studievejleder.medicin@sun.au.dk Mentoransvarlig SCIENCE AND TECHNOLOGY Martin Bandesgaard email: martin.bandesgaard@post.au.dk VIGTIGE ADRESSER Internationalt Center Høegh-Guldbergs Gade 4 Bygning 1650 8000 Aarhus C Tel: 8715 0220 Email: ic@au.dk Web: www.au.dk/ic Åbningstider: Mandag fredag: 10.00-14.00 Borgerservice Rådhuspladsen 2 8000 Aarhus C Tel: 8940 2222 Åbningstider: Mandag-fredag: 10.00-16.00, torsdag: 10.00 19.00 Aarhus Statsforvaltning Lyseng Alle 1 8270 Højbjerg Tel: 7256 8300 Åbningstider: Mandag-fredag: 8.00-16.00, torsdag: 12.00-18.00 Studenterhus Aarhus Nordre Ringgade 3 8000 Aarhus C. Tel: 8618 3021 Mail: info@studenterhusaarhus.dk Web: www.studenterhusaarhus.dk
Aarhus Universitet Internationalt Center Høegh-Guldbergs Gade 4 DK-8000 Aarhus C Email: ic@au.dk Tel: +45 8715 0220 Web: www.au.dk/ic www.au.dk/ic AU AA UN