Den Danske Kvalitetsmodel 1 Hvem er vi? Simon Schytte-Hansen Lone Staun Poulsen 2 Kort præsentation af deltagere Navn Apotek Hvad er din funktion og erfaring på apoteket i forhold til kvalitetsarbejdet? Hvad er dine forventninger til kurset? 3 Copyright IKAS 1
Formål med kurset At introducere jer til DDKM og akkrediteringsprocessen 4 Dagens program Præsentation af deltagere Introduktion til DDKM Akkrediteringsstandarderne Dokumenter Kvalitetsudvikling Implementering af DDKM Akkrediteringsprocessen Afslutning på dagen 5 Introduktion til DDKM 6 Copyright IKAS 2
Hvad er IKAS? Institut forkvalitet og Akkreditering udvikler, planlægger og står for driften af DDKM. Kontor i Århus og en mindre satellit København 35 ansatte Er ledet af en bestyrelse ISQua akkrediteret 7 Den Danske Kvalitetsmodel Formålet med modellen er 2 ting a) Styrke kvaliteten og patientsikkerheden ved arbejdet med standarder og tilhørende indikatorer => Selv vide hvad kvaliteten er her hos jer b) Faglig sparring om forbedring af kvaliteten i dialog med fagfæller i form af surveyors Modellens grundkoncept: Størstedelen udvikling/læring og mindre kontrol Modellen er baseret på: Forbedringstilgang til kvalitet Improvement Science Udvikling Kontrol 8 Hvem deltager i DDKM Ny model på vej Copyright IKAS 3
Den Danske Kvalitetsmodel Modellen sætter rammerne og intentionen for arbejdet med kvalitet den angiver ikke hvad og hvordan man skal gøre konkret For apoteker er der 35 standarder En standards formål og baggrund beskriver intentionen for standarden Hver standard har et antal indikatorer En indikator beskriver det konkrete krav der skal opfyldes for at opnå akkreditering af apoteket 10 DDKM og apoteker? Apoteket får et kvalitetsudviklingssystem, der: er udviklet til apoteker og af apotekere i samarbejde med DA og IKAS fremmer kvalitetsudvikling og læring dækker alle apotekets ydelser og væsentlige arbejdsgange involverer alle apotekets medarbejdere Hvad er DDKM ikke? IKKE et kontrolsystem tilsyn ligger hos Lægemiddelstyrelsen IKKE et nyt sæt regler til overholdelse regler / lovgivning udsendes af Ministeriet / Lægemiddelstyrelsen Copyright IKAS 4
13 DDKM bygger på akkreditering Akkreditering kan defineres som Kvalitetsvurdering, hvor et anerkendt organ vurderer, hvorvidt en aktivitet, ydelse eller institution lever op til et sæt af fælles standarder. (Det Nationale Begrebsråd for Sundhedsvæsenet, 2006) Akkrediteringsstandarder 14 Akkrediteringsstandarder for apoteker Forord Læsevejledning Indledning Akkrediteringsstandarder Bilag, fx begrebsliste, oversigt over indikatorer på trin 3 og gode råd Copyright IKAS 5
Akkrediteringsstandardernes tre kategorier er organiseret i temaer 16 Akkrediteringsstandarder Sætter rammerne for god kvalitet Udviklet efter en grundskabelon bygget op efter, efter kvalitetscirklen Akkrediteringsstandarderne har ikke til formål at gøre alle institutioner ens, men indeholder indikatorer, hvis formål er, at udpege mål for kvalitetsudvikling, som konkretiseres af den enkelte institution Foreskriver ikke, hvordan målet nås 17 Rammestandarder udgangspunktet for arbejdet med DDKM 1.1.1 Virksomhedsgrundlag 1.2.1 Kvalitetsstyring 1.3.1 Dokumentstyring Copyright IKAS 6
Patientsikkerhedskritiske standarder 2.1.1 Recepthåndtering 2.1.4 Håndtering af dosispakket medicin 2.1.6 Rådgivning om lægemidler og om egenomsorg til enkeltpersoner 19 Grundskabelon apoteker 20 Kvalitetscirklen - PDSA Trin 1 Plan(planlægge) Trin 2 Do(udføre) Trin 3 Study(undersøge) Trin 4 Act(handle) 21 Copyright IKAS 7
Snak med din sidemand -10 min Læs baggrundsafsnittet i standard 1.1.5 -Apotekets indretning, faciliteter, rengøring, tilgængelighed og sikkerhed Hvilken information får I? Hvad kan I bruge baggrundsafsnittet til? 22 Kort pause 23 Planlægning 24 Copyright IKAS 8
Planlægning Apoteket gør sig overvejelser om og tager aktivt stilling til overordnede principper Beskrives fx i en retningslinje Apoteket planlægger og beskriver relevante arbejdsgange Beskrives fx i instruktion Indikatorerne beskriver hvilke fokusområder, apoteket skal tage stilling til og beskrive for at leve op til kravene i DDKM Indikatorerne beskriver minimumskrav Apotekets dokumenter Politiker Retningslinje Instruks Procedurebeskrivelse Guideline Vejledning Formularer M.fl 26 Dokumenter Vigtigt at dokumenter afspejler jeres arbejdsgange Uddeleger gerne ansvaret for vedligehold af dokumenter Alle skal kende og have adgang til relevante godkendte dokumenter Undgå overimplementering i Sundhedsvæsenet Copyright IKAS 9
Dokumentstyring - Hvordan gør I? Kravene er angivet i rammestandarden 1.3.1 Dokumentstyring Apotekets arbejdsgang for udarbejdelse, godkendelse og opdatering af dokumenter Nem godkendelsesprocedure hvem? Godkendelsesdato = gyldighedsdato? Sikre at kun gyldige dokumenter og formularer, tjeklister, mv. er tilgængelige Kopi er- hvordan sikres dokumentstyringen her? Dokumenthoved Ledelse 1.1.1 Virksomhedsgrundlag Udstedt af : XX Gyldighedsperiode: 14.09.2016-14.09.2019 1.1.1 Virksomhedsgrundlag Udstedt af: AB Dato: 02.09.2016 Godkendt af: AA Dato: 14.09.2016 Gyldig fra: 14.09.2016 Ledelse Øvelse 1 Dokumenter Copyright IKAS 10
Opsamling på øvelsen 31 Frokost 32 Kvalitetsudvikling 33 Copyright IKAS 11
Kvalitetsforbedring Kvalitetsudvikling Kvalitetsovervågning Kvalitetsovervågning Apoteket skal overvåge kvaliteten af apotekets strukturer og processer samt de leverede ydelser Den enkelte indikator beskriver principperne for den konkrete kvalitetsovervågning og hyppigheden heraf I vid udstrækning er det overladt til apoteket at vælge den konkrete form for overvågning og metode Uddeleger gerne ansvaret for kvalitetsovervågninger Kvalitetsovervågning En kvalitetsovervågning kan være en evaluering med faste intervaller Apoteket tager stilling til: hvordan evalueringen skal foregå hvilke input, der skal anvendes som grundlag for evalueringen Copyright IKAS 12
Definition på evaluering: Dokumenteret systematisk vurdering af en indsats for at se, hvordan det går, og om den lever op til fastlagte mål og krav. Evalueringen danner grundlag for fremadrettede beslutninger om kvalitetsforbedringer. Kvalitetsforbedring Der tages efter hver kvalitetsovervågning stilling til, om kvalitetsniveauet er tilfredsstillende Overvej på baggrund af kvalitetsovervågning Om der opnås tilstrækkelig effekt? Om apoteket lever op til fastsatte kvalitetsmål? Hvad kan gøres bedre? Nye mål? Kvalitetsforbedringer prioriteres og iværksættes i samarbejde med kvalitetsorganisationen og ledelsen Dokumentation af kvalitetsforbedrende tiltag Standard Hvad skal kvalitetsforbedres? Mål Hvilke tiltag der skal Ansvarlig Overvågning af Deadline gennemføres målopfyldelse Opfølgning på effekten Status 1.1.4 Resultat: Gennemsnitlig køventetid de sidste 2 måneder: 7 minutter Den Maks 2-3 personer hverdage mellem kl. gennemsnitli må gå til frokost ad 11.30-13.30 og 94 % ge køventetid må fordeles evt. over gangen. Frokosten venter højst 10 minutter højst være 5 længere tid. Skema minutter, og over frokosttider Dato:12/4 2016: 95 % af udarbejdes og Der har gentagne gange kunderne må udfyldes dagligt af været problemer med højst vente den ventetiden i forbindelse 10 minutter. skrankeansvarlige. med afholdelse af frokosten. Et problem kan være at for mange går til frokost samtidig. AA Resultat 14/6 2016: Gennemsnitlig køventetid de sidste Skema over 2 måneder: 5,5 frokosttider minut hverdage præsenteres på mellem kl. 11.30 - morgenmøde d. 13.30 og 95 % 18. april. venter højst 10 minutter. Ventetiden Ventetiden er overvåges blevet meget løbende. bedre, men er stadig for høj. Der iværksættes ikke noget nyt, men ventetiden overvåges fortsat. I gang 39 Copyright IKAS 13
1.2.1 Kvalitetsstyring Kvalitetsorganisationen/ledelsen kan vælge at placere/uddelegere ansvarsområder på relevante medarbejdere Hvem er tovholder? Overordnet plan for kvalitetsovervågning Krav i 1.2.1, indikator 3 Oversigt kvalitetsovervågning -Bilag 3 i Bogen om akkrediteringsstandarder Forskellige kvalitetsværktøjer 40 Øvelse 2 kvalitetsudvikling Opsamling på øvelse 42 Copyright IKAS 14
Dagens kage -Kaffepause 43 Udføre Implementering 44 Implementering af DDKM Er handlingsorienteret Viser at apoteket arbejder i overensstemmelse med apotekets dokumenter Der stilles ikke krav om særskilt skriftlig dokumentation for opfyldelse af indikatorer Vurderingen vil ske ud fra observation og interview ved ekstern survey Copyright IKAS 15
Drøftes i plenum - Implementering af en ny arbejdsgang. Tag evt. udgangspunkt i en arbejdsgang I fornylig har ændret på jeres apotek. Det kan være en arbejdsgang, som involverer alle eller kun få i organisationen. Hvordan implementeres den nye arbejdsgang? Hvem har ansvaret for at implementere den nye arbejdsgang? Hvilke medarbejdere skal informeres? I hvilket forum? Hvem har ansvaret for opfølgning? Hvor lang tid skal der gå før der følges op? 46 Implementering af en kvalitetsforbedring Hvad er en kvalitetsforbedring? Store? Små? Hvordan implementeres en kvalitetsforbedring? Hvem implementerer en kvalitetsforbedring? Hvor mange kvalitetsforbedringer kan man arbejde med samtidig? 47 De 3 spørgsmål Hvad ønsker vi at opnå? Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? 48 Copyright IKAS 16
Hvad ønsker vi at opnå? - Flere medicinsamtaler Klart defineret mål: Fx 30 % flere samtaler/mdr. Flere indikatorer: Antal gennemførte samtaler/mdr. Antal kunder der siger nej tak Antal kunder der får tilbudt ydelsen Fastlægge en tidsramme fx 3 mdr. 49 De 3 spørgsmål Hvad ønsker vi at opnå? Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? 50 Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvad er problemet? - undersøg problemet Flere problemstillinger: Rekruttering: viden, træning/uddannelse, hjælpeværktøjer Organisering: lokale/omgivelser, hvilke ugedage, ressourcer Afholdelsen: mødeform (fysisk eller telefon), mødestruktur, forberedelse 51 Copyright IKAS 17
De 3 spørgsmål Hvad ønsker vi at opnå? Hvilke forandringer kan iværksættes for at skabe en forbedring? Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? 52 Hvordan ved vi, at en forandring er en forbedring? - og ikke bare en forandring Vi skal kende udgangspunktet Vi skal kende målet Vi skal måle og dokumentere vores data Vi skal analysere på data Vi skal følge op på, om det gik som forventet 53 Akkrediteringsprocessen 54 Copyright IKAS 18
Rådgivning Planlægningsmøde Fysisk Midtvejsbesøg Rådgivning Akkrediteringsproces Ekstern survey Survey-rapport Sagsbehandling Akkrediteringsnævn Akkrediteringsstatus Den kvalitetsansvarliges rolle Ambassadør går forrest Forståelse for standardernes indhold og krav Kender akkrediteringsprocessen og guider apoteket herigennem Støtter kolleger til at omsætte standarder til det faktiske arbejde Medvirker til kontinuerlig læring og kvalitetsudvikling Er bindeleddet mellem apoteket og rådgiveren fra IKAS Inddragelse af kolleger Hvordan bliver kvalitetsudvikling til et fælles projekt? Copyright IKAS 19
Akkreditering er en treårig cyklus men kvalitetsudvikling er en løbende proces Plan Plan Plan Act Do Act Do Act Do Study Study Study www.ikas.dk 59 www.ikas.dk Brug af Logo DIPUS Apptil IOS og Android Copyright IKAS 20
Rådgivning apoteker Simon Schytte-Hansen Seniorkonsulent, København Projektleder og rådgiver på apoteksområdet T: 2446 9285 E: ssh@ikas.dk Lone Staun Poulsen Kvalitetskonsulent, Aarhus. Rådgiver på apoteksområdet T: 2482 2503 E: lsp@ikas.dk 61 Afslutning på kurset Formål: At introducere jer for DDKM for apoteker Jeres forventninger til kurset Hvad har været godt? Hvad har været mindre godt hvorfor? Evaluering af kurset hvilken e-mailadresse må vi sende til? 62 Tak for i dag 63 Copyright IKAS 21