Vejledning for ledere, assistenter og bestyrelse - orientering til forældrene 1
Kære leder/assistent i FDF Hillerød Bestyrelsen i FDF Hillerød er meget glade for, at netop du er leder/assistent i vores kreds. Vi véd, at det frivillige arbejde i FDF nogle gange kan være vanskeligt at forene med privatlivet og vi ser det defor som vores fornemmeste opgave at støtte dig på bedst mulige måde, så der er balance mellem din tid i FDF og dit privatliv. Det betyder, at vi mener, at du ikke skal spekulere på: Administration Bestyrelsesarrangementer Generalforsamling Det hele er jo ikke kun den ene vej. Bestyrelsen har derfor også forventninger til dig som leder. Vores forventninger samt vejledning til, hvordan du er leder i FDF Hillerød, har vi beskrevet i denne folder, som vi regner med du vil tage positivt i mod, studere og gemme, så du senere kan bruge den som opslagsværk. Tak for din indsats i kredsen og fortsat god vind i sejlene med børnearbejdet. Mange hilsner Bestyrelsen, FDF Hillerød 2
Gensidige forventninger Bestyrelsens forventninger til dig som leder eller assistent Bestyrelsen forventer af dig som leder: at du er opmærksom på, at det er dig, børn og forældre identificerer med det at være FDFer, dvs. du er ambassadør for FDF. Husk børnene bruger ofte dig som spejl og idol at du løbende har god kontakt til forældrene at du udviser ansvarlighed, således at forældrene trygt kan overlade deres barn i din varetægt at du behandler alle børn og ledere ens, dvs. ingen er bedre end andre, alle er lige at du er med til at holde en god tone i kredsen, så det er rart for alle at være med i FDF Hillerød at du passer godt på dig selv og ikke lader dig presse ud i situationer, hvor du ikke er helt sikker på, du kan bunde at du kan li at være FDFer og ser bestyrelsen som en aktiv samarbejdspartner at du gør dig overvejelser om, hvor du vil hen med dit børnearbejde, herunder om du mangler evt. kurser for personligt at komme videre, indhente ny inspiration eller tilegne dig nødvendig viden i forbindelse med FDF arbejdet at du er med til at arbejde mod at fastholde nuværende medlemmer og skaffe nye til kredsen at du er opmærksom på større frafald af børn og sammen med kredsleder/bestyrelse hurtigst muligt analyserer, hvad der kan være galt i netop din klasse at du aldrig er bange for at gå til din kredsleder og de øvrige ledere med opgaver og udfordringer, du skal have hjælp til at løse at du til stadighed fornyr dig i dit FDF arbejde, dvs. er opmærksom på, at aktiviteter og børns behov ændrer sig at du ser muligheder i stedet for begrænsninger i FDF arbejdet Dine forventninger til bestyrelsen Naturligvis har du også forventninger til bestyrelsen. Kom endelig med dem, så vi kan få en dialog i gang. Vi har følgende forventninger og krav til os selv: tæt kontakt til kredsleder 3
god dialog med ledere og forældre lytte til lederne deres forslag og bekymringer bestyrelsen skal være synlig i kredsen ledernes administrative opgaver minimeres arbejde for flere ledere og børn til kredsen styre kredsens økonomi bestyrelsesdeltagelse ved arrangementer 1 årligt møde sammen med alle ledere godt samarbejde med alle der har en interesse i FDF Hillerød Ordene var mange, men velvalgte og vi håber du vil gi os en konstruktiv kritik. 4
A-Z for ledere og assistenter Arbejdsdage i kredshuset Der er altid en del vedligeholdelse på et hus og derfor indkaldes forældrene ca. 2 gange årligt til at give et nap med i kredshuset. Arbejdsdagen kan være et godt tidspunkt til få en dialog med de enkelte forældre, om det at være i FDF. Alkoholpolitik Der er i kredsen tradition for, at have lederhygge, når man er på lejr. Med lederhygge forstås, at lederne, efter børnene er lagt i seng, kan sidde og hygge sig over f.eks. et stykke mad og et glas vin. Man drikker sig under ingen omstændigheder beruset, idet man som leder har ansvaret for børnene og f.eks. skal være i stand til at føre bil, hvis der pludselig bliver behov for dette. Vi har desuden den politik, at ingen under 18 år får serveret/må nyde alkohol, når de deltager i arrangementer i FDF regi. Ved overtrædelse af alkoholpolitikken skal formanden for bestyrelsen underrettes med det samme. Bestyrelsen og lederne Bestyrelsen/kassereren kan til en hver tid blive indkaldt til et ledermøde, hvis dette ønskes af lederrådet. Bestyrelsen tilstræber at samle alle ledere og assistenter til en hyggelig og uformel komsammen 1 gang årligt. Brug af kredshuset Kredshuset bruges til alt fra ugentlige børnemøder til overnatning i forbindelse med lejr, så længe det er FDF relateret, husk når du bruger kredshuset, at du skal vise den fornødne respekt for vores naboer. Brug/lån af trailer m.m. Ønsker du at låne kredsens trailer eller materiel, skal du kontakte den materialeansvarlige. Børneattest I FDF Hillerød skal alle assistenter og ledere over 15 år samt bestyrelsesmedlemmer underskrive en børneattest. Falck Hvis du får brug for en sygetransport under et møde eller på en tur/lejr, har landsforbundet en aftale med Falck. Du ringer 70 10 20 30 og opgiver abonnementsnr. 1 00 46 513. 5
I alvorlige tilfælde er det selvfølgelig 112, som du skal ringe til. Fotografering Til brug for at fortælle om vores arbejde i FDF Hillerød, har vi ofte brug for at tage billeder af vores FDFere. For at overholde Datatilsynets regler om brug af billeder af personer til ikke-privat brug, har vi indhentet tilladelse fra samtlige forældre til, at vi må bruge billederne fra deres børn. Denne tilladelse gives dog ikke af forældrene i alle tilfælde. Dette forhold skal du være opmærksom på, og i givet fald sikre dig, at billeder af det pågældende barn ikke offentliggøre i elektroniske og trykte medier. Forsikring af børn Kredsen har ikke en forsikring, der dækker børnene i tilfælde af en skade. Det er op til den enkelte familie at forsikre egne børn. Se i øvrigt kredsens hjemmeside for en nærmere gennemgang af vores forsikringsforhold. Forældrekørsel I forbindelse med udflugter, lejre og lignende har vi i FDF Hillerød fra tid til anden brug for, at forældrene kan stille bil til rådighed for transport. Når forældre gør dette, er vi altid meget taknemlige, da det sparer os for mange penge til offentlig transport og mange af de steder, hvor vi skal hen er enten svært tilgængelige eller umulige at komme til med offentlige transportmidler. Når vi har brug for forældretransport, så forsøger vi i størst muligt om fang, at "fylde bilerne" for at minimere antallet af forældre, der behøver at køre. Du skal i forbindelse med forældrekørsel henlede opmærksomheden på Færdselsloven, der har bestemt, at alle børn med en højde under 135 cm skal være fastspændte og sidde i bilen på en godkendt selepude. Da man som forældre ikke kan forvente, at andre forældre har anskaffet selepuder til flere end sine egne børn, så opfordrer vi alle forældre med børn under 135 cm. til at have eller skaffe sig adgang til en selepude til brug ved forældrekørsel - uanset om man som forældre selv har bil eller ej. Fødselsdagsforeningen FDF Hillerød er så heldige at have en rigtig gammel fødselsdagsforening, som alle der gerne vil støtte FDF Hillerød kan blive medlem af. Kontakt skal ske til Anker Berg-Sørensen, tlf. 48 21 00 33. Hvert år vil man så modtage en fødselsdagshilsen vedlagt et indbetalingskort. Det der indbetales går til børnearbejdet i kredsen. Generalforsamling Bestyrelsen indkalder til generalforsamling med valg til bestyrelsen 1 gang årligt. 6
Haven I forbindelse med møder, må haven bruges lige så meget, det skal være, MEN husk: Tag hensyn til naboerne. Hjemmesiden Et væsentlig led i vores kommunikation med omverden (specielt med forældrene til nye og nuværende FDFere) sker via vores hjemmeside http://fdf.dk/hillerod. For at der løbende kan komme nyt på hjemmesiden, er det vigtigt, at du som leder også bidrager med historier og billeder (kredsen har et kamera, som du kan låne). Kontakt vores webmaster, når du har nyt til hjemmesiden. Alle ledere, assistenter og bestyrelsesmedlemmer har pligt til at lave et lille cv, om deres baggrund for at være i FDF, som lægges på hjemmesiden sammen med et billede. Indkøb i 55 NORD Mærker m.m. bestilles hos kassereren, der sørger for at bestille hos 55 NORD. Forældre kan handle direkte hos 55 NORD eller afgive bestilling til dig, der så giver bestillingen videre. Forældrebestillinger udleveres kun mod samtidig betaling. Indmeldelse Som hovedregel siger vi, at et nyt barn kan komme til 3 møder, før vi giver dem en indmeldelsesblanket. Indmeldelsesblanketter finder du i kredshuset. Når du får indmeldelsen retur, skal du notere dato og klasse på blanketten samt tjekke om den er underskrevet af både forældre og barnet selv. Indmeldelsesblanketten skal kassereren have. Kontingent Kassereren udsender kontingentopkrævningen til forældrene 2 gange årligt. Kurser Når du ønsker et kursus, retter du henvendelse til kredslederen. Kredslederen tager stilling til på baggrund af relevans og de økonomiske rammer i budgettet, om du kan få kurset betalt helt eller delvis. Ved tilmelding til et kursus, skal du desuden aflevere en kopi af kursustilmelding og beskrivelse til kredslederen. 7
Hvis du er tilmeldt et kursus og melder fra inden kursusstart, så kommer du selv til at betale kurset og evt. kursusrejse 100 %. Kræmmergrillen Eneste store pengegivende arrangement i kredsen, hvor vi beder forældrene om hjælp er kræmmermarkedet i uge 35. Lederudnævnelse Seniorer, der er fyldt 18 år, kan udnævnes til ledere, jf. forbundsvedtægterne C.1 og 2 samt K.5.l. Udnævnelsen forudsætter underskrivelse af en ledererklæring. Det er kredslederen i samarbejde med bestyrelsen, der indstiller en person til lederudnævnelse, og det skal ske i forbindelse med en samtale. Den underskrevne erklæring indsendes til FDFs forbundskontor, som derefter fremsender en lederudnævnelse. Materialer Behandl alle materialer og telte ordentligt og efterlad dem i samme stand, som du selv ønsker at finde dem. Skader og/eller mangler meldes straks til den materialeansvarlige Parkering Der må ikke parkeres i gården, heller ikke selvom du måske bare lige skal et kort ærinde i kredshuset. Af- og pålæsning af materialer i gården er tilladt. Parkering skal altid ske oppe på Løngangsgade. Af- og påsætning af børn skal ligeledes ske i Løngangsgade. Husk altid at tage behørigt hensyn til vores naboer. Vær opmærksom på cyklister og gående og lad være med at parkere ud for en indkørsel. Penge til projektarbejde og lign. Kredsen har flere muligheder for at søge ekstra penge til vores arbejde: Overskuddet fra Kræmmergrillen tilfalder FDF Hillerød. Fødselsdagsforeningen støtter alt lige fra lagkagemøder til telte. Kommunale midler giver støtte til anskaffelse af materiel samt hjælp til kontingent, hvis der er behov herfor. Du kan ikke selv søge støtten, men skal rette henvendelse til kredslederen eller formanden for bestyrelsen. 8
Har du et ønske til f.eks. en nyanskaffelse, et specielt møde eller et projekt, så hold dig ikke tilbage, men kom med dit ønske. Personoplysninger Personoplysninger af enhver art (f.eks. telefonnr., e-mail, adresser, fødselsdag mv.) om andre i FDF Hillerød som du er i besiddelse af, må ikke videregives med mindre du har en skriftlig tilladelse fra den pågældende. Piger/drenge Når vi er af sted på lejr, tilstræber vi, at piger og drenge sover adskilt. Der sover altid kvindelige ledere hos pigerne og mandlige ledere hos drengene. Når børn skal bade, er der altid mindst to voksne af samme køn som børnene med i baderummet. Større børn bader alene! Der er 2 voksne om at lægge børnene i seng. Rabatter Kredsen har et rabatkort til Panduro Hobby, der giver 10% på køb ved forevisning af kort samt 1 kort til Dagrofa. Kredslederen skal kontaktes, hvis du ønsker at låne et rabatkort. Når du er med i FDF Hillerød, så har du mulighed for at få 20 % rabat i Eventyrsport (dog undtaget GPS udstyr, mad og tilbudsvarer). I selve butikken skal du blot fremvise din FDF uniform, og køber du ind på på web-shaoppen med rabat, ved at anvende en kode, som du får hos din leder. Du kan endvidere hos kredslederen få et kort til Spejdersport, så du får 10 % i rabat på udvalgte varer. Forældre har også adgang til rabat i Eventyrsport og Spejdersport. Rengøring og oprydning Husk det er os selv, der skal sørge for rengøring og oprydning. Efterlad altid kredshuset som du forventer, det ser ud næste gang, du kommer. Rygning Rygning foregår kun udendørs. Undlad at smide skodder m.m., tag et askebæger med ud og lad det stå udenfor på trappen. 9
Telefonliste Kredslederen vedligeholder en telefon- og e-mail liste over alle ledere, assistenter og bestyrelsesmedlemmer, som du kan få udleveret. Husk at listen er til intern brug i kredsen. Ture og lejre Inden for rammerne af årets budget bliver lederrådet enige om ture og lejre, hvorefter bestyrelsen informeres via kredslederen. Kassereren skal kontaktes før lejr, for sammen med lederne at opstille et budget for lejren/turen og fastlægge deltagerbetaling. Når kassereren har godkendt budgettet, kan lejren bestilles. Unødvendigt høje budgetoverskridelser kan ikke refunderes! Bestyrelsen har vedtaget, at leder/assistenter deltager gratis på lejr og ture, når de er af sted med egen klasse eller som ansvarlig leder for anden klasse. Uniform(er) Du skal selv købe din uniform. Der er mulighed for evt. at låne en uniform af kredsen ved henvendelse til kredslederen. Forældre der henvender sig vedr. køb af en brugt uniform skal henvende sig til kassereren. Økonomi og udlæg Økonomien er ikke din, men bestyrelsens hovedpine. Det betyder dog ikke, at du får en blankocheck udstedt hvert år. Bestyrelsen har fastsat et beløb pr. medlem pr. halvår til det vi kalder rådighedsbeløb. Dvs. specifikke ting, du har brug for i forbindelse med et møde. Udlæg refunderes af kassereren mod bilag. Grundting såsom farver, sprit til trangia, lim, sakse o.s.v. har materialforvalteren ansvar for, så sørg for at give besked, når der er mangler og/eller ønsker. Kvitteringer for indeværende år afleveret til kassereren efter d. 15/12, kan ikke forventes refunderet. 10
11