TV-Ishøj Kommunikationscentret Medarbejder håndbog Ishøj Kommune
Indholdsfortegnelse Goddag og velkommen.......................................... 2 Registrering på første arbejdsdag.................................. 2 EDB......................................................... 2 Sygemelding.................................................. 3 Mødetider.................................................... 3 Information: Intranet, tavle....................................... 3 Nøgler og alarm............................................... 3 Mad, drikke og rygning.......................................... 3 Oprydning.................................................... 4 Biler......................................................... 4 Afspadsering og timesedler....................................... 6 Kurser....................................................... 6 Referenceskema............................................... 7 Informationsflow i TV-Ishøj....................................... 8 Ugen på tværs.................................................. 9 Optagelser/udstyr............................................. 10 Grafik....................................................... 10 Redigering/lokaler............................................. 11 Lydstudiet................................................... 11 Aflevering af indslag........................................... 11 Efterkritik/evaluering........................................... 12 Produktionsnumre og server..................................... 12 Lydavisen................................................... 12 Udgangsbøn................................................. 13
Medarbejder håndbog Goddag og velkommen Medarbejderne i Kommunikationscentret/TV-Ishøj byder dig velkommen. I denne medarbejderhåndbog kan du læse om alt muligt praktisk i vores hus, forskellige aftale/bookningsystemer i dagligdagen og meget andet. Registrering på første arbejdsdag Der går et stykke tid, før de endelige papirer er udarbejdede. Det skyldes, at der sker flere ting samtidig. Fra Personaleafdelingen i Ishøj Kommune modtager du et ansættelsesbrev, hvor der står, hvor mange timer, du skal arbejde om ugen. Den dag du starter på jobbet, skal du udfylde et tilgangsskema, samt have udleveret en personlig kode. Den skal du taste ind, når du møder om morgenen, og igen når du går hjem. Vi tager et billede af dig, som skal hænges op ved indgangen, samt indgå i andre interne aktiviteter, bl.a. skal du selv bruge det, når du skal skrive dine data i personalebasen på Intranettet. EDB Kort efter din første arbejdsdag, modtager du en kuvert fra Ishøj Kommunes EDB afdeling. Den vil indeholde de oplysninger, du skal bruge for at komme på Intranettet og Outlook. - 2 -
Sygemelding Hvis du bliver syg, så ring eller mail hurtigst muligt til TV-Ishøj, eller den du refererer til. Hvis sygeperioden strækker sig over flere dage, bedes du jævnligt orienterer os om status, og hvornår du forventer at vende tilbage i de raske rækker. Mødetider Med mindre andet er aftalt, møder du kl. 8.30. Nogen er på fuld tid andre på deltid - så vi har mødetid og fyraften på forskellige tidspunkter. Men huset og telefonerne er åbne hver dag fra 8 til 16. Information: Intranet, tavle Vi bruger vores intranet til dagligt at orientere hinanden om stort og småt i dagligdagen: hvem der er syge, går tidligt, giver kage, har fødeselsdag osv. Du skal selv skrive dine meddelelser ind her. Skærmen i indgangshallen bruger vi til at orientere gæster om møder eller optagelser i huset, og hvor det foregår. Nøgler og alarm Alle fastansatte har nøgler og kode til alarmen. Alle andre kan låne et sæt hos sekretæren - hvor der også er en beskrivelse af, hvordan alarmen virker. Mad, drikke og rygning Alt - undtagen vandhanevand skal du selv medbringe. Mælk til kaffen købes på skift af de medarbejdere, der bruger det - alle kan være med i ordningen. Frokost/kaffe pauser afstemmes med dagens opgaver. Frokosten indtages i workshoppen, og alle rydder op efter sig selv. Der må ikke medbringes mad og drikkevarer i produktionslokalerne. Rygning er henvist til den friske luft udenfor bygningerne. Det er forbudt at ryge i bilerne. -3-
Oprydning Hvis du vil slippe for sure opstød og vrede indlæg på intranettet - så husk at lukke din pc og redigeringslokalerne ned, og holde dit skrivebord nogenlunde ryddet når du går om eftermiddagen. Køkkenet er vi alle med til at holde pænt og rent - så ta og tøm opvaskemaskinen en gang imellem. Din egen skraldespand har du også selv ansvar for bliver tømt. Biler 1. Bilnøgler hentes og afleveres ved nøgletavlen på 1. sal. Dvs. når du er færdig med at køre, skal nøglerne afleveres ved tavlen med det samme. Du må ikke sidde med nøglen, fordi du skal bruge bilen på et senere tidspunkt. 2. Skal du reservere en bil, så skriv det på nøgletavlen (dato, klokkeslet fra/til og formål) Du må ikke reservere en bil og så sidde med nøglen, hvis du først skal bruge den på et senere tidspunkt. 3. Det er ikke tilladt at indtage levnedsmidler i bilerne, - dvs. ingen mad- og drikkevarer. 4. Der er rygeforbud i alle kommunens biler. 5. Efter endt køretur skal kørebogen udfyldes med det samme - også selvom du skal bruge bilen igen på et senere tidspunkt. Kørebog er fast inventar i alle biler. - 4 -
Den sorte Mercedes er reserveret til kørsel for Kommunikationscentret, og de øvrige biler er til brug for TV-Ishøj. Alle TV-Ishøjs biler er anskaffet under loven for film- og tvbusser. Vi har ikke betalt nogen form for afgift på bilerne. Til gengæld er der stramme regler for, hvordan de må bruges. Bilerne må ALDRIG anvendes til kørsel med privat formål, fx afhentning af mad, kager eller besøg hos tandlægen. De må udelukkende anvendes til transport i forbindelse med arbejdsmæssige opgaver, primært produktion. Hvis du bliver standset af politiet, og ikke kører retsmæssigt i bilen, giver de en bøde + overdragelse af sagen til Told & Skat, med efterfølgende betaling af afgiften. Den kan snige sig op på kr. 400.000,-. Så vær opmærksom på, hvordan I bruger bilerne. Her på det sidste har politiet nemlig haft et godt øje til biler, som dem vi kører i. -5-
Afspadsering og timesedler I mailsystemet Outlook har vi en afspadserings-/feriekalender. I denne kalender skal du markere, hvornår du afspadserer. Så kan alle få et overblik over personlaleressourcerne. Men brug også din egen kalender i outlook, da vi bruger den til invitation til møder m.m.. Forinden skal du være opmærksom på følgende: Om du har timer nok, i forhold til det samlede antal timer, du skal arbejde om ugen (for medarbejdere i Virksomhedspraktik er disse timer angivet af AF). Man kan ikke afspadserer på forhånd. Om du har afstemt afspadseringen i forhold til TV-Ishøjs løbende opgaver. Spørg evt. Karen. Der er nemlig løbende opgaver udover dem, der bliver fordelt på redaktionsmødet. Hvis man ikke har optjent ferie fra et tidligere job, kan man godt opspare timer til ferie. Dette aftales altid med Torben. Da afdelingen løbende har opgaver, som skal løses, kan alle ikke tage afspadsering på samme dage, så det er først-til-mølle princippet der gælder. Planlæg derfor afspadsering i god tid. Hvis du ønsker afspadsering på et tidspunkt, hvor der er opgaver, må du selv sørge for at bytte med en kollega. Alle bruger det elektroniske kom & gå system. Det sidder ved døren ned mod studiet. Sekretæren giver dig din kode og en instruktion. Hver måned skrives en kom & gå rapport ud. Skriv de daglige ændringer på intranettet, det er en god daglig hjælp. Brug også ikke tilstede assistenten i outlook. For al afspadsering gælder, at den kan inddrages, hvis der kommer en vigtig opgave, og at produktionsholdene skal være opmærksom på, at der løbende vil være opgaver om aftenen og i weekends. Kurser Kurser som betales af AF, og har faglig relevans i din ansættelse, får du fri til. Men højst en uge hvert halve år. Det skal dog helst passe ind i vores produktionsplaner. - 6 -
Referenceskema Alt for ofte oplever vi, at folk ikke er klar over, hvem der laver hvad. Her kan du se, hvem du kan henvende dig til, hvis du har spørgsmål om opgaver, produktioner, skal bestille fotografer, udstyr eller lign. Torben Katharina sekretær tekst-tv Henrik Fundraiser Sanne journalist rådhuset Eva grafiker Jesper webmaster/ IT-ansvarlig Karen info- og redaktion Jan tekniker Vakant redaktør seniormagasin Vakant journalist Hjalmar grafiker Thomas webdesign/ intranet Tidl. elever Seniorfrivillige Redaktionsassistent Vakant Vakant producerass. Christian journalist Jørgen fotograf journalist Martin fotograf journalist Peter fotograf - 7 -
Informationsflow i TV-Ishøj INPUT: OUTPUT: Dagsordner Tekst-TV: e-mail Info-TV: Ansvarlig: Katharina Ansvarlig: Thomas Internettet Tekst-TV s. 110 Ansvarlig: Karen Lydavis Ansvarlig: Karen/journalist Service-Info Ansvarlig: Karen Medd. i uds. Ansvarlig: Karen/Torben Lokalt infosystem Gangmøder Pressemeddelelser Aviser Redaktionsmøder Pressemøder Indslag udefra IN BOX Tømmes og indholdet fordeles dagligt af Karen/Torben/ Katharina Redaktionsmøde Ansvarlig: Karen/Torben Hastesager behandles med det samme, der lægges information i boxen. Video på Info-TV Ansvarlig: Thomas Net-TV, Kom. Hjemmeside Ansvarlig: Jesper Still billeder Pressemedd. Andre møder Ansvarlig: Torben/Karen Hjemmesiden TV-Ishøj Ansvarlig: Karen/Jesper/Thomas Genudsendelser Arkiv Video Oplæsning Ansvarlig: Karen/Journalister Andet Programomtale i presse Ansvarlig: Katharina -8-
Ugen på tværs En almindelig uge starter med redaktionsmøde for journalister og redaktører mandag kl. 13. Her går vi den kommende uges stof igennem. Stoffet og ideér kan deles op i to bunker: need to do og nice to do. Som kommunikationscenter har vi en forpligtigelse til at lave de indslag, som byrådet eller den øvrige forvaltning ønsker af os. Hvordan vi griber opgaven an, ift til interviewpersoner, minutter, billeddækning osv - diskuterer vi på mødet. Når need to do - indslag er fordelt, kan vi kigge på andre ting: fx nyt fra ARKEN, eller hvad vores kreative journalister har fundet på. Need-to-do indslagene samler Karen op på løbende, jvf infoflow-skema. Alle redaktionelle medarbejdere - men også gerne andre - har pligt til at bidrage med mindst en idé pr. møde. Som kommunikationscenter og informationskanal er det ikke vores opgave at lave kritisk journalistik. Vi sætter derimod en ære i at lave nuanceret informationsjournalistik. Hvor brudfladerne går er naturligvis en løbende diskussion, og den tager vi på redaktionsmøderne. Kender man sine interviewpersoner allerede mandag, kan det være en god idé at ringe til dem allerede om eftermiddagen og lave aftaler, så bliver det nemmere for alle at planlægge ugens forløb og fordeling af fotografer m.m. Alle skal være opmærksomme på, at ad hoc opgaver løbende opstår henover en uge, det kræver fleksibilitet af alle, så vi kan få mest muligt med i Ugen på tværs. - 9 -
Optagelser/udstyr Det disponible udstyr, der skal bruge til produktion af indslag, SKAL stå i udstyrsdepotet, hvorfra det bookes til den opgave, man skal på. Samme udstyr bringes straks tilbage efter optagelsen/brug, så det er tilgængeligt for andre. Nogle DV-optage sæt er parkeret hos enkelte medarbejdere, fx hos Torben, Karen og Seniormagasinet. Skulle der opstå en speciel situation, hvor man har behov for ekstra udstyr må dette aftales - i hvert enkelt tilfælde - med den der har ansvaret for det udstyr, man gerne vil låne.i bedes venligst men bestemt respektere, at der ikke bare er fri adgang til alt synligt udstyr. Grafik På første salen sidder der mindst tre dygtige grafikere. De er ikke ansat til at lave tv-grafik til dine indslag. Men de vil som regel meget gerne hjælpe, hvis de får det at vide i god tid inden deadline. - 10 -
Redigering/lokaler Der er Wytebord Marker i alle produktionslokalerne og i mødelokalet. Formålet er naturligvis skrive ned, hvornår og hvor længe du skal bruge lokalet. Skriv på den lille plastik skærm, hvor der i forvejen stå lokalets titel. Gør som følgende: Thomas 6/4 13:00-16:00 Lydstudiet Da der ikke laves så mange speaks om dagen, er det en god ide at tænde og slukke udstyret hver gang, man skal bruge studiet. Der er ikke nogen grund til at tage uret ned af væggen og tage batterierne ud. Det svage lydniveau uret har, kan ikke høres på optagelse. Aflevering af indslag Deadline på op- og nedlæg til studieværten er fredag kl. 15. Deadline på indslag mandag kl. 12. Men lav dit indslag færdigt så hurtigt som muligt, så du eventuelt kan nå endnu et Studieværten laver manus fra morgenstunden, mens producer sætter lys og gør studie klar. Kl. 10.30 starter studieoptagelsen. - 11 -
Efterkritik/evaluering Hver tirsdag kl. 10 samles dem der kan og ser genudsendelse af Ugen på tværs. Produktionsnumre og server Alle indslag får et nummer, som følger det fra redaktionsmødet, til du lægger det på server. Spørg mandagens producer (Jørgen) om, hvordan du lægger indslaget ind korrekt. Lydavisen Lydavisen er et særligt tilbud til de af TV-Ishøjs seere, som har svært ved at læse. Vi læser 2 udgaver af Sydkysten op hver tirsdag. Alle artikler om Ishøj læses op i den rækkefølge, som artiklerne kommer i i aviserne, men lagt sammen så begge avisers artikler om kriminalstof læses først og henholdsvis kulturstof læses til slut. Debatstof læses også op sammen og hvis der er flere indlæg om samme emne, lægges det naturligvis sammen. Navnestoffet læser vi også op - men ikke de personlige annoncer til slut i avisen. Dødsannoncer er en særlig udfordring - retningslinjerne er: Læg dem midt i udsendelsen. Indled med den samme neutrale sætning hver gang: Jeg skal nu læse følgende dødsannoncer op Læs kun navnet og evt. adresse op - ikke hvornår bisættelsen finder sted (pga tidsforskydning/genudsendelser) læs heller ikke familiens sidste hilsner op. Kun dødsannoncer på borgere fra Ishøj/folk som bisættes fra Vejleå Kirke, Ishøj Kirke eller Torslunde Kirke. Fasthold et neutralt ansigt - ikke traurigt!!! og kom hurtigt videre til næste emne. - 12 -
Udgangsbøn Endnu engang velkommen til Kommunikationscentret og TV-Ishøj. Bare spør løs og god arbejdslyst. - 13 -