Sagsnr. 1-23-4-101-9-12/ EU udbud 2012/S-182-298785 Spørgsmål og svar skema Kontraktbilag 5 Udbud af Sutur, hudstapler og suturstrips Spørgsmål og svar pr. 26. oktober 2012 Modtaget Besvaret Nr. Spørgsmål Svar 20.09.2012 21.09.2012 1 Spørgsmål til delaftale 9: Hudstapler og remover. Vores hudstaplers lukket clips størrelse er 7.5cm x 4.3mm. Er det OK? Ja. Regionen efterspørger clips i størrelsen 6,5cm x 4 mm (mål for lukket stand). Jævnfør pkt. 1.1 i kravspecifikationen delaftale 9 De oplyste størrelser skal betragtes som vejledende og der skal bydes ind med størrelser, som menes at dække det efterspurgte behov. +/- 20 % i forhold til de oplyste størrelser accepteres. 27.09.2012 02.10.2012 2 Spørgsmål til kravspecification delaftale 9: Hudstapler og remover pkt. 1.2: Mindstekrav i pkt. 1.2 og pkt. 1.4 fastholdes. Det er et mindstekrav, at materialet på clipsen er stål med nikkel legering. Bekræft at dette opfyldes og oplys indhold af nikkel i %. Men hvordan skal dette forstås når der i pkt. 1.4 står dette: Det er et mindstekrav, at clips kan gå i MR scanner. Bekræft at dette opfyldes Patienter der har fået isat Clips af kirurgisk stål kan ikke MR scannes Vi foreslår at 1.4 omformuleres til et bør krav 28-09-2012 02.10.2012 3 Spørgsmål til generelle krav pkt. 1.4: Det er et mindstekrav, at der i sekundærpakningen er en udførlig dansk beskrivelse af produktet, indeholdende indikation, anvendelse, virkning, kontraindikationer, advarsler, forholdsregler og interaktioner. Bekræft at dette opfyldes. Mindstekravet ændres til et bør krav således at pkt. 1.4 omformuleres til: Der bør forefindes en udførlig dansk beskrivelse af produktet, indeholdende indikation, anvendelse, virkning, kontraindikationer, advarsler,
Vi skal anmode om, at kravet enten opblødes eller ændres til et bør krav. Vi byder in med suturstrips og har ikke den efterspurgte beskrivelse i pakningen. 01.10.2012 02.10.2012 4 Kontraktbilag 1 Generelle fælleskrav 7 Vareprøver samt Kontraktbilag 2. Tilbudsliste (alle delaftaler). Regionen beder om 1 stk. vareprøve af stort set alle varenr. Derudover diverse varenr. hvor man beder om hele kasser. Det er forståeligt at man ønsker nogle kasser af hver varetype. F.eks. både kortids, mellemtids og langtids absorberbar monofil materiale mht. delaftale 1, så man kan få dem prøvet af, testet emballage osv. Men det er meget logistisk tungt at åbne en kasse for at tage en enkelt vare ud, mærke den og sende den fra lager i Europa. Dette vil ikke normalt betyde det store hvis der var tale om 10-12 prøver. Men her snakker vi for vores vedkommende langt over 300 vareprøver. 276 varelinier hvor i ønsker 1 prøve, samt 33 liner hvor i ønsker 36 stk. Vores erfaring fra tidligere udbud har vist at det reelle behov for vareprøver er ret begrænset. forholdsregler og interaktioner i sekundærpakningen. Oplys hvorvidt dette opfyldes. Vores krav til min. 1 stk. vareprøver fastholdes. Det er selvfølgelig tilladt at sende flere vareprøver, hvis det letter logistikken. Årsagen til at vi efterspørger min. 1 stk. vareprøve og på udvalgte positioner flere vareprøver, skal ses i lyset af at regionen i forhold til dokumentation og arkivering skal have en vareprøve af hver tilbudt position. Da evalueringen af samtlige positioner foregår på baggrund af de udvalgte positioner med flere vareprøver, skal positionerne med min. 1 stk. vareprøve medvirke til at sikre at kravene overholdes. Herved sikres yderligere, at hvis der eventuelt er mangler ved positioner med mange vareprøver, er der adgang til at evaluere og dobbelttjekke på baggrund af de øvrige positioner med 1 stk. vareprøver. Så vores spørgsmål er som følger: Vil det være muligt at nedsætte mængden af vareprøver til at omhandle f.eks. 2-3 kasser af hver vare type i delaftalerne? 05.10.2012 5 Kontraktbilag 2 - tilbudsliste Mængde af vareprøver. Det er tungt, fordi lageret kan ligge langt væk og at skulle tage en vareprøve ud for hver position vil være en langsommelig proces. Desuden er det meget dyrt for leverandøren. Et forslag kunne være, at der hvor det er længden, der adskiller suturen, bedes der kun om en vareprøve. Det vil reducere antallet. 2 Det er besluttet at reducere i antallet af vareprøver således, at vi ikke efterspørger 1 stk. vareprøve på hver position før end at vi har valgt endelig leverandør. Der vil i uge 41 2012 blive uploaded en ny tilbudsliste, hvoraf de nye mængder af vareprøver vil fremgå.
05.10.2012 6 Udbudsbetingelser pkt. 1.13 Hvad skal lægges på de 6 USB? 05.10.2012 7 Udbudsbetingelser pkt 1.14 Der skal vedlægges produktdatablade sammen med vareprøver. På alle 6 USB skal vi have det samlede tilbud, men som minimum skal de underskrevne bilag i PDFformat lægges på et af de 6 USB og det skal tydeligt fremgå på, hvilket USB de ligger. Det er et mindstekrav at der vedlægges produktdatablade og produktkataloger i tilbuddet. Det accepteres, at de vedlægges elektronisk på alle USB-stik. Udkast til kontrakt /Generelle krav i kravsspec. pkt. 7.1 Delaftale 1-8: Fremsender produktkatalog samt oversigt over nåle eller lignende sammen med vareprøverne. Delaftale 9-11: Fremsender produktkatalog eller brochureblade sammen med vareprøverne. Hvad vil I have? 05.10.2012 8 Udbudsbetingelser pkt 1.15 vedr. eventuel afprøvning af den tilbudte leverance: Her skriver I, at eventuelle overskydende produkter vil blive sendt retur. I hvilken stand returneres produkterne? Vi sender kun produkter retur, der ikke er brudt i emballagen eller på anden vis misligholdte. 05.10.2012 9 Hvorfor har man udeladt øvrigt sortiment af udbuddet? Vi har valgt udelukkende at udbyde produkter med stort forbrug, for at minimere omfanget af evalueringsprocessen. 05.10.2012 10 Under spørgsmål 1 af 20.09.2012 blev der i både spørgsmål og svar skrevet clipsestørrelse i cm. Begge mål er i mm. Det korrekte er således, at Regionen efterspørger clips i størrelsen 6,5mm x 4 mm. 3
03.10.2012 05.10.2012 11 Ønsker i en uddybelse eller blot en beskæftigelse på at vi opfylder kravene i kravspecifikationerne? Ordstillingen "bekræft at dette opfyldes" lægger op til et simpelt ja/nej svar, men "oplys hvorvidt det tilbudte opfylder dette" kan tolkes som om i ønsker uddybende svar. 03.10.2012 05.10.2012 12 Angående produktdatablade, ønsker i et standard SINERFA Dansk produktdatablad eller er det acceptabelt at fremsende firmaets egne produktdatablade på Engelsk. 03.10.2012 05.10.2012 13 Vareprøver: Vi ved godt der er blevet spurgt om det, men det er virkelig omfangsrigt og en økonomisk stor byrde for os at give så mange vareprøver som I beder om. Vi vil opfordre til at genoverveje kravet. Kunne det overvejes at det kun er vindende firmaer der efterfølgende skal levere 1 af hver varelinie så I har dem til dokumentation og arkivering? Formuleringen Bekræft at dette opfyldes anvendes ved mindstekrav, hvor leverandøren blot skal svare ja/nej. Formuleringen Oplys hvorvidt det tilbudte opfylder dette anvendes ved bør krav, hvor vi på baggrund af leverandørens uddybende besvarelse evaluerer punktet. Det er acceptabelt at leverandøren fremsender firmaets egne produktdatablade på engelsk. Se svar i spørgsmål 5. 08.10.2012 12.10.2012 14 Vi vil gerne vide, hvad administrationsbidraget på 2% skal gå til? Det kan konflikte i og med at jo dyrere et tilbud, man vælger, jo flere penge vil der gå tilbage til administrationen. Vi bliver også nødt til at vide helt præcis hvad disse penge bruges til jvf. etisk kodeks i medicoindustrien: "Code of conduct" 15.10.2012 17.10.2012 15 Vi er ved at udfylde udbudsbilag 4, Fortegnelse over vareprøver Der står "Delaftale" øverst. Skal vi skrive alle de De via administrationsbidraget indkomne midler anvendes alene til opnormering inden for indkøbsområdet - således at Region Midtjyllands indkøb konkurrenceudsættes og aftaledækkes, samt til drift og vedligeholdelse af aftalerne. Tildelingskriterierne i et udbud er fast defineret fra start og det vil derfor ikke være udbudsretligt muligt at vælge det dyreste tilbud for at skaffe flere penge til administrationen. Ligesom det samlet set for Region Midtjylland ikke genererer en økonomisk fordel at vælge et dyrere produkt. Idet der henvises til Udbudsbetingelserne pkt. 1.14: Vareprøverne bedes pakket særskilt for hver delaftale, med tydelig markering af til hvilken delaftale vareprøven vedrører. Der bedes for hver 4
delaftaler vi byder på der - for eksempel Delaftale 2,4,8 og 11? Eller ønsker I et bilag 4 ark pr. delaftale? 16.10.2012 22.10.2012 16 Angående vareprøver. Hvad gør man hvis man ikke kan byde ind på en varelinie som der skal sendes demovare på? Der hvor man ikke kan byde ind med en acceptabel match til den efterspurgte suture, kan man da byde ind med det nærmeste alternativ der findes? (uden at blive diskvalificeret fordi suturen ikke matcher). 16.10.2012 22.10.2012 17 Spørgsmål til punkt 11 Særlige ydelser og forhold 11.1 Administrationsbidrag 2% af omsætning skal betales af leverandøren til kunden 2 gange årligt. Idet vi henviser til etisk kodeks i medicoindustrien Code of Conduct og EUCOMED s etiske kodeks, ønsker vi svar på, nøjagtigt hvad de 2% i administrationsbidrag ønskes brugt til. Da vi mener det konflikter med muligheden for at opnå den bedst mulige pris på dette udbud, til gavn for sygehusene i Region Midtjylland. Da kun de leverandører der har en rammeaftale betaler administrationsbidrag vil leverandører uden have en fordel. Det er næppe intentionen da det ikke fremmer brugen af rammeaftalerne og dermed overholdelse af udbudsreglerne. delaftale vedlagt en fortegnelse over leverede vareprøver (Udbudsbilag 4). Vareprøver skal i fortegnelsen angives i rækkefølge efter positionsnummer. Leverandøren skal sikre, at vi modtager vareprøver der dækker alle typer af leverandørens suturer, alle typer af nålespidser, efterspurgte nålelængder og profiler, samt de efterspurgte tykkelser. Såfremt man ikke byder ind på en position, skal fremgå tydeligt af tilbuddet, at der sendes en alternativ vareprøve. Kravet fastholdes i udbuddet. De via administrationsbidraget indkomne midler anvendes alene med det specifikke formål at opnormere indkøbsområdet - således at Region Midtjyllands indkøb konkurrenceudsættes og aftaledækkes, samt til drift og vedligeholdelse af aftalerne. Regionen kører compliance rapporter med jævne mellemrum og vil i den forbindelse blive opmærksom på eventuelle afdelinger, der måtte købe udenom udbudsaftalen. Som leverandør er man naturligvis nød til at hæve priserne med minimum 2% for at få regnestykket til at balancere. Og hvis slutbrugerne sammenligner priserne med andre leverandører eller de priser vi tager overfor sygehuse i andre regioner, så er det ikke lige til at forstå da slutbrugerne normalt ikke har kendskab til selve kontrakten. Vi ønsker at afsnit 11.1 udgår da det har uheldig 5
incitaments påvirkning og forringer gennemsigtligheden. 16.10.2012 22.10.2012 18 Udbudsbetingelser, pkt 1.17: Forstår ikke ordregivers hensigt med denne klausul som ikke tidligere er set. Tidligere er typisk set en aftale om bidrag til at sikre betaling til en uddannelseskonto, der skal støtte læger og sygeplejerskers efteruddannelse. Hvis Regionen beder leverandørerne om at indbetale 2 % i administrationsbidrag vil de fleste leverandører indarbejde dette i prissætningen af produkterne, hvorfor afdelingerne vil komme til at betale 2 % for meget for produkterne i forhold til hvis der ikke var tilknyttet en aftale om tilbagebetaling af administrationsbidrag. Kravet fastholdes i udbuddet. De via administrationsbidraget indkomne midler anvendes alene med det specifikke formål at opnormere indkøbsområdet - således at Region Midtjyllands indkøb konkurrenceudsættes og aftaledækkes, samt til drift og vedligeholdelse af aftalerne. Er det muligt, at Regionen enten tager kravet om administrationsbidrag væk, eller øremærker det til et specifikt formål f.eks. uddannelse? 16.10.2012 22.10.2012 19 Udkast til Kontrakt Pkt 1.2 i delaftale 1 + 2 samt pkt. 1.3 i delaftale 6 Mindstekravet lyder at leverandøren angiver den tilbageværende trækstyrke i % ift USP. Den tilbageværende trækstyrke skal måles som % af oprindelige trækstyrke. Fortolkning af formuleringen åbner op for spørgsmål til hvilken procentsats, der skal anføres: A. % ift USP ( værdien kan være > 100 % ) Procentsatsen der skal anføres er: % ift til oprindelige trækstyrke ( max 100 % ved dag 0) eller B. % ift til oprindelige trækstyrke ( max 100 % ved dag 0) 16.10.2012 22.10.2012 20 Spørgsmål til kontraktbilag 2 Tilbudsliste Alle pos. med Reverse cutting/skærende. Uddyb gerne hvad der helt præcist menes med Reverse 6 Hermed menes at nålespidsens geometri er udformet således at vinklen af den skærende kant er
cutting/ skærende nåle? 16.10.2012 22.10.2012 21 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste Hvordan skal indhold i transportkarton forstås? 16.10.2012 22.10.2012 22 Kontraktbilag 2 tilbudsliste. Alle pos. på suturer / ligaturer i delaftale 2, 3,5,6 Hvordan skal det forstås - eks: Pos. 224, skønnet forbrug i stk: 108 x 12? 18.10.2012 22.10.2012 23 Kontraktbilag 2 Tilbudsliste, vareprøver: I visse tilfælde leveres pakninger (steril pakning + yderpakning ) med flere suturer - eksempelvis 6 suturer. Kan det ved disse accepteres, at der sendes 6 stk. pakninger med ialt 36 stk. suturer? Og ikke nødvendigvis 36 stk. pakninger med ialt 216 suturer? reduceret yderligere end det er tilfældet med en reverse cutting nål. Det vil være hensigtsmæssigt at Regionen, ved suturer med stor omsætning, bestiller i de mængder som leverandøren pakker i. Dette kaldes en transportkarton. Hermed menes at der er 12 stk. suturer/ligaturer i pakken og at vi forventer at aftage 108 pakker. På de positioner i tilbudslisten, hvor der ønskes vareprøver med flere suturer/ligaturer i en pakke accepteres det, at der fremsendes 15 pakker med x antal suturer i hver. 21.10.2012 22.10.2012 24 I tilbudslisten beder i om information om indhold i transportkrt. Skal man her udfylde 1 hvis 1 æske er minimum forsendelses størrelse eller f.eks. 36 hvis minimum forsendelses størrelsen er en æske med 36 stk? 7 Hermed menes ikke minimum bestilling. Se svar i spørgsmål 21. 25.10.2012 25.10.2012 25 Præcisering af svar i spørgsmål 17 Da der vælges 1 leverandør pr. delaftale vil ikke være muligt for brugerne at købe produkter ved andre leverandører end den valgte. 22.10.2012 25.10.2012 26 Udkast til kontrakt pkt. 4.3 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til på Kundens anmodning at dokumentere, at kvalitetssikringssystemet beskrevet i Leverandørens tilbud følges, herunder i særlig grad reklamations- og recall-registreringer samt forebyggende tiltag i den anledning. Jeg vil meget gerne give jer en beskrivelse, men hvis jeg følger jeres tjekliste - beder I ikke om en beskrivelse af vores kvalitetssikringssystem. Hvor ønsker I at denne del af tilbuddet skal indgå? Der er et felt til beskrivelse af virksomhedens kvalitetsstyringssystem under Udbudsbilag 2 pkt. 3 Teknisk kapacitet.
24.10.2012 25.10.2012 27 Der hvor man ikke kan byde ind med en acceptabel match til den efterspurgte sutur, kan man da byde ind med det nærmeste alternativ der findes? (uden at blive diskvalificeret fordi suturen ikke matcher). Som eksempel: Hvis der bedes om en flerpaks ligatur 12x45cm må man så god, selvom det ikke matcher, byde ind med enten 10x45cm eller 6x45 uden at blive diskvalificeret (hvis man vel at mærke opfylder de 80% tilfredsstillende suturer i delaftalen). 24.10.2012 25.10.2012 28 Vedr. Bilag 2 Tilbudsliste: Vareprøver: Hvis regionen ønsker 36 stk. af en sutur, kan det da accepteres, at der fremsendes 1 æske med 36 stk. suturer? 25.10.2012 26.10.2012 29 Vareprøver: Hvis man har leveringsproblemer med en suturæske som skal leveres som vareprøve, er det da acceptabelt at levere et alternativ fra en anden varelinje der minder om den efterspurgte demo sutur? 25.10.2012 26.10.2012 30 Bliver man diskvalificeret på en given delaftale hvis man byder ind med en sutur der ikke matcher minimumskravene? Eksempelvis hvis man har opfyldet 80% af varelinjerne og der bliver bedt om en lige nål der er 25mm og man kun har en der er 50mm. Bliver man da diskvalificeret hvis man byder ind med denne nål som er alt for stor? Er det så bedre at undlade at give et alternativ på denne varelinje? 8 I Kontraktbilag 1 - Generelle fælleskrav for suturer og ligaturer delaftale 1-8 pkt. 2.3: Det er et mindstekrav, at sutur og ligatur leveres med forskellige antal i pakken jævnfør Kontraktbilag 2 Tilbudslisten. De oplyste antal skal betragtes som vejledende og der skal bydes ind med de antal, som menes at dække det efterspurgte behov. Antal +/- 20 % i forhold til de oplyste antal accepteres. Der kan, med udgangspunkt i det givne eksempel, bydes ind med 10x45cm, der hvor vi efterspørger 12x45, men 6x45cm er dog ikke acceptabelt. Ja Leverandøren skal sikre, at vi modtager vareprøver der dækker alle typer af leverandørens suturer, alle typer af nålespidser, efterspurgte nålelængder og profiler, samt de efterspurgte tykkelser. Såfremt der leveres en sutur fra et andet positionsnummer skal det fremgå tydeligt af tilbuddet. Leverandøren diskvalificeres på en hel delaftale såfremt der ikke bydes ind på minimum det antal % af omsætningen, som der kræves for delaftalen. Som svar på det givne eksempel henvises til mindstekrav pkt. 2.4 i generelle fælles krav for sutur og ligatur: Det er et mindstekrav, at nålene kan leveres i forskellige længder jævnfør Kontraktbilag 2 Tilbudslisten. De oplyste størrelser skal betragtes som vejledende og der skal bydes ind med de størrelser, som menes at dække det efterspurgte behov.
25.10.2012 26.10.2012 31 Såfremt man ikke kan levere en specific vareprøve, som I beder om. Vil det så være ok at sende en prøve som modsvare den man ikke kan levere, så man stadig kan efter prøve enten tråden eller nålen.? Vi skal nok sørge for at mærke den givne vare sådan at i kan se hvilke produkt den bliver sendt som erstatning for. 26.10.2012 26.10.2012 32 Den tilbudsliste I offentliggjorde den 8/10 er der kun ændret i antal vareprøver I ønsker? Eller har I også foretaget andre ændringer i fht. første udgave af tilbudslisten? Længder +/- 15 % i forhold til de oplyste størrelser accepteres. Her vil produktet blive diskvalificeret, hvis der bydes ind med en nål af denne størrelse. Ja, det er unødig spild af ressourcer at byde ind med produkter der ikke opfylder minimumskravene. Se svar spørgsmål 29. Det vil fremgå af spørgsmål og svar skemaet om der er foretaget yderligere ændringer end antal vareprøver, som bliver nævnt i spørgsmål 5. 9