Spørgsmål & Svar. Udbud af sårbehandlingsprodukter 2013/S

Transkript

1 Spørgsmål & Svar opdateret d Spørgsmål & Svar Udbud af sårbehandlingsprodukter 2013/S Ordregiver har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget frem til informationsmødet og d Offentliggjort d Udbudsbetingelserne pkt. 1.19, pkt og Kontrakt-bilag 1, delaftale Mindstekrav vedrørende pris Regionens indkøb skal afspejle bevidsthed om kvalitet og sikkerhed... samt konstruktiv prioritering af og respekt for de økonomiske midler. Samt pkt. 1.21, tildelingskriterium med vægtning af medicinske funktion på 50 % og service på 20 %. Hvorledes harmonerer dette med, at udbyder i tilbudslisten opstiller max pris pr cm2 skumbandage ekskl. klæber, og hvordan sikrer udbyder sig, at indkomne tilbud også omfatter innovative og velkendte brands? Udbudsbetingelserne pkt Afgivelse af deltilbud/delaftaler og pkt. 2.8 Tilbudspris I pkt skriver I, at det er muligt at afgive tilbud på en eller begge delaftaler, jf. pkt Der kan ikke afgives tilbud på dele af de 2 delaftaler og under pkt. 2.8 Tilbudspris: skriver I Der skal afgives priser og tilhørende prisoplysninger i alle de grønne celler på mindst 4 ud af de 5 positioner.. Vores spørgsmål er, hvordan kan det være, at vi både SKAL afgive tilbud på alle 5 positioner i begge eller den ene af delaftalerne, når vi samtidig kun skal afgive priser og tilhørende prisoplysninger på mindst 4 ud af 5 positioner? For at sikre kvaliteten af de tilbudte skumbandager, der kan indgå i konkurrencen, vil ordregiver tilføje følgende tekst i forbindelse med underkriteriet Medicinsk funktion i tildelingskriteriet: Tilbud på den enkelte delaftale - der på underkriteriet Medicinsk funktion bliver evalueret til mindre end 2,5 point på en vurderingsskala fra Konkurrencekravet er ikke opfyldt eller kan ikke vurderes (0 point) til Meget tilfredsstillende / opfylder alle konkurrencekrav (5 point) - vil blive udelukket fra den videre konkurrence på den pågældende delaftale.. Følgende fremgår af pkt ; I henhold til kravspecifikationen er der dog et mindstekrav til hvor mange størrelsesvarianter tilbudsgivere skal kunne tilbyde, jf. Kontraktbilag 1. Af kontraktbilag 1 fremgår det, at der skal tilbydes 4 ud af de 5 angivne størrelser for de delaftaler, der bydes på. At der ikke kan afgives tilbud på dele af de 2 delaftaler, betyder i dette udbud, at det ikke er tilladt, at afgive tilbud på 3 ud af de 5 angivne størrelser (eller mindre) på de delaftaler, der bydes på.

2 Spørgsmål & Svar opdateret d Udbudsbetingelserne pkt Medicinsk funktion Udbyder bedes på spørgemødet uddybe/- gennemgå dette punkt omhandlende evalueringsformen af delunderkriterier, samt hvilken evalueringsmodel der vil blive anvendt. Udbudsbetingelserne pkt Økonomi Udbyder bedes på spørgemødet uddybe/- gennemgå dette punkt omhandlende økonomi, herunder uddybe hvad der menes med relevante bandageformer og størrelser. Udkast til kontrakt, pkt. 5.3, Prisregulering Hvorledes forventer udbyder, at kommende leverandør skal kunne dokumentere øgede markedspriser, samt øgede nettoomkostninger forbundet med leveringen af produkterne, som grundlag for en evt. prisregulering efter 24. måneder? Prisregulering,.hvordan kan leverandøren dokumentere øgede markedspriser.vi ønsker en nøjagtig beskrivelse af hvilken og hvordan denne dokumentation ønskes samt en uddybning af dokumentationsgraden? Ordregiver gennemgik på informationsmødet evalueringen af underkriteriet Medicinsk funktion og de tilhørende delunderkriterier. Ordregiver gennemgik på informationsmødet evalueringen af underkriteriet Økonomi og de tilhørende økonomikriterier. Det syddanske sundhedsvæsen er løbende underlagt nationale effektiviserings- og besparelseskrav, hvorfor der kun vil ske prisregulering helt eller delvist efter nettoprisindekset, såfremt leverandørerne konkret kan dokumentere øgede markedspriser og øgede nettoomkostninger forbundet med leveringen af produkterne. Ordregiver kræver således, at leverandøren både skal dokumentere øgede markedspriser (inkl. stigning i procent) samt øgede nettoomkostninger forbundet med leveringen af produkterne (inkl. stigning i procent), såfremt at ordregiver skal give mulighed for prisregulering helt eller delvist efter nettoprisindekset. Leverandørens dokumentation for øgede markedspriser kan ske via dokumentation for afgivne sammenlignelige tilbudspriser på et vundet aktuelt udbud i en anden dansk region, en uvildig markedsanalyse eller lign. Leverandørens dokumentation for øgede nettoomkostninger forbundet med leveringen af produkterne kan ske via troværdig intern dokumentation i form af omkostningsanalyser, regnskabsoplysninger eller lign.

3 Spørgsmål & Svar opdateret d Kontraktbilag 1 Grønne skrivefelter I kravspecifikation er der mulighed for at skrive i de grønne felter. Man kan skrive ubegrænset men teksten kan ikke ses i feltet. Kan I åbne dokumentet så feltet kan reguleres hvis teksten er for lang til at kunne ses? Kontraktbilag 1, pkt Faktureringsform Skal faktureringsformen angives i kolonne G14 (her står bekræft opfyldelse af mindstekrav )? Kontraktbilag 1, pkt Opstartsproduktkatalog Tilbudsgiver har angivet maks. antal anslag for de grønne skrivefelter i Kontraktbilag 1. I henhold til Kontraktbilag 1 opfordres tilbudsgivere til at besvare så præcist, konkret, målbart, realistisk og/eller tidsfastsat som muligt. Ændringen fremgår af opdateret Kontraktbilag 1 Ja, Faktureringsformen skal angives i G14 under "Besvar (bekræft opfyldelse af) mindstekrav" 8 9 Menes der med opstarts-produktkatalog en elektronisk fil indeholdende de i punktet nævnte oplysninger inkl. ILS. nr., eller er her tale om et katalog / implementeringsfolder inkl. ILS nr. udarbejdet af leverandøren? Endvidere bedes udbyder være mere specifik vedr. inden opstart, da vi desværre har erfaret fra tidligere udbud i regionen, at netop ILS nr. er en langsommelig procedure, der ofte først er en realitet efter kontraktstart. Kontraktbilag 1, pkt Konkurrenceparameter vedr. miljøcertificeringer mv. Med hvilken begrundelse skal det vægtes højere, hvis der kan fremsendes flere miljøcertificeringer, hvis der f.eks. kan vedlægges en ISO som er en af de ypperste miljøcertificeringer der kan opnås? Der er tale om en implementeringsfolder med de angivne informationer. Ordregiver vil være opmærksom på at levere de relevante ILS varenumre i tilstrækkelig tid inden kontraktstart. Ordregiver vil gennemføre sin evaluering på basis af de angivne anerkendte miljøcertificeringer og andre anerkendte godkendelsesordninger i forhold til miljøledelse og den medsendte tilhørende dokumentation under Udbudsbilag 5.

4 Spørgsmål & Svar opdateret d Kontrakt-bilag 1, delaftale 1 pkt og delaftale 2 pkt Konkurrenceparameter vedr. rette sårmiljø og fugtighed under bandagen Udbyder bedes uddybe, hvorledes ordregiver definerer (tilbudsgiver skal kunne dokumentere, at den tilbudte skumbandage sikrer) rette sårmiljø og fugtighed under bandagen? Tilbudsgiver skal dokumentere for hvilke sårtyper inkl. faser og længde, de tilbudte skumbandager kan sikre det rette sårmiljø og fugtighed under bandagen. 11 Kontrakt-bilag 1, delaftale 1 pkt og 2 pkt Relevante anatomiskformede bandager Udbyder bedes præcisere hvad der menes med relevante anatomiskformede bandager. Med relevante anatomiskformede bandager mener ordregiver, som minimum de angivne sacrum-skumbandager i forbrugsoversigten under de 2 delaftaler i kontraktbilag 3 12 Kontrakt-bilag 1, delaftale 1 og 2 - Mindstekrav vedrørende pris De angivne mindste priser ligger langt under markedsniveau for disse bandager, der sikrer rette fugtighedsniveau, undgår hudmaceration, kan ligge på såret i op til 7 dage, er økonomisk effektivt i brug pga. den lave skiftefrekvens osv. Ordregiver fastholder mindstekravet vedr. pris i delaftale 1 og Kontrakt-bilag 1, delaftale 1 og 2 Mindstekrav vedrørende antal størrelser Er det muligt at regionen vil åbne op for større variation i de ønskede størrelser og evt. lade producenterne byde ind med hvad de kan byde og at regionen så foretage en evaluering på det tilbudte i stedet. Ordregiver fastholder mindstekravet om 4 ud af de 5 angivne størrelser i delaftale 1 og 2. Mindstekravet til de angivne størrelser udspringer fra ordregivers historiske forbrug jf. Kontraktbilag Kontrakt-bilag 1, delaftale 2 Mindstekrav vedrørende antal størrelser Tilbudsgiver ønsker fortsat, at I overvejer at man kan byde 3 ud af de fem positioner. Det vil give jer flere tilbud og åbne for en større konkurrence. I kunne overveje at man skal byde i alt 5 størrelser i delaftale 2. Altså indenfor de forudbestemte størrelser og i yderligere sortiment. Så får I alligevel en del størrelser at vælge imellem. Ordregiver fastholder mindstekravet om 4 ud af de 5 angivne størrelser i delaftale 2. Mindstekravet til de angivne størrelser udspringer fra ordregivers historiske forbrug jf. Kontraktbilag 3 15 Kontrakt-bilag 1, delaftale 2 Mindstekrav vedr. klæberkant med silikone eller silikonelignende klæbeevne Eftersom klæbekanten ikke indgår i Dette er ikke korrekt. Mindstekravet til skumbandagen på delaftale 2 er en tyk skumbandage med klæberkant med silikone eller silikonelignende klæbeevne.

5 Spørgsmål & Svar opdateret d prisberegningen pr. cm2, så antager vi at det er den klæbende effekt fra skummet og ikke fra selve klæbekanten, som skal være af silikone eller silikonelignende Mindstekrav til skummet/sugefladen fremgår af pkt. 2.1 Specifikke mindstekrav under delaftale 2 i Kontraktbilag positionsnr. 1.1 pga. størrelsesafvigelsen på bredden +/- 0,5 cm. Kan der accepteres en afvigelse på 1 cm i bredden? Nej, Ordregiver fastholder mindstekravet på positionsnr. 1.1, da der ikke ønskes, at skumbandagens sugeflade er mindre end 4 x 4 cm positionsnr. 1.4 pga. størrelsesafvigelsen på bredden +/ -3,1cm. Kan der accepteres en afvigelse på +/- 4 cm i bredden? Ja, Ordregiver ændrer mindstekrav til bredden for positionsnr. 1.4 jf. efterfølgende skema positionsnr. 1.5 pga. størrelsesafvigelsen på bredden +/ -3,0cm. Kan der accepteres en afvigelse på +/- 5 cm i længden og en afvigelse på +/- 10 cm i bredden? Nej, Ordregiver fastholder mindstekravet til størrelse på positionsnr positionsnr. 2.1 pga. størrelsesafvigelsen på bredden +/- 0,5 cm. Kan der accepteres en afvigelse på 1 cm i bredden? Nej, Ordregiver fastholder mindstekravet på positionsnr. 2.1, da der ikke ønskes, at skumbandagens sugeflade er mindre end 4 x 4 cm.

6 Spørgsmål & Svar opdateret d positionsnr. 2.3 pga. størrelsesafvigelsen på bredden +/- 1,5 cm. Kan der accepteres en afvigelse på 2 cm i bredden? Ja, Ordregiver ændrer mindstekrav til bredden for positionsnr. 2.3 jf. efterfølgende skema ,5 13, , positionsnr. 2.4 pga. størrelsesafvigelsen på længden +/- 1,5 cm og størrelsesafvigelsen på bredden +/- 2,5 cm. Kan der accepteres en afvigelse på +/-2 cm i længden? Kan der accepteres en afvigelse på +/- 3 cm i bredden? positionsnr. 2.5 pga. størrelsesafvigelsen på længden +/- 1,5 cm. Kan en bandage længde ekskl. klæberkant på 4,5 cm accepteres? Ja, Ordregiver ændrer mindstekrav til længden og bredden for positionsnr. 2.4 jf. efterfølgende skema 2.4 4, Med så 'snævre' størrelser giver det tilbudsgiver et problem med at byde ind på denne delaftale. Vil regionen i stedet acceptere en størrelse ekskl. klæbekant der hedder 12 x 17 cm? Nej. Jf. desuden svar på spørgsmål 21 ovenfor. 22 Tilbudsgiver ønsker at kunne tilbyde et attraktivt sortiment - men er begrænset af de definerede størrelser. Kan I tolerere en afvigelse på yderligere - 4,5 cm i længden og +1,5 i bredden (en størrelse ekskl. klæbekant på 1 x 21 cm)? Nej. Jf. desuden svar på spørgsmål 21 ovenfor. Kan I tolerere en afvigelse på yderligere +1,5 cm i længden og -4,5 i bredden (en størrelse ekskl. klæbekant på 10 x 10 cm)? Nej. Jf. desuden svar på spørgsmål 21 ovenfor positionsnr. 2.5 pga. størrelsesafvigelsen på Ja, Ordregiver ændrer mindstekrav til længden og bredden for positionsnr. 2.5 jf. efterfølgende skema

7 Spørgsmål & Svar opdateret d længden +/- 1,5 cm. Kan en bandage længde ekskl. klæberkant på 4,5 cm accepteres? 2.5 4,5 8,5 24,5 29,5 Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget fra d til d Offentliggjort d Kontrakt-bilag 1, delaftale 1 og 2 Mindstekrav vedrørende antal størrelser I svaret på spørgsmål nr. 13. fastholder regionen mindstekravet på 4 ud af 5 på forhånd fastlagte størrelser, og hvor størrelserne kommer/er taget fra historiske data. Vil regionen genoverveje de meget snævre størrelser, der er af historisk oprindelse? Fordi en tilbudsgiver ikke kan byde ind på lige præcis de nævnte størrelser betyder det jo ikke, at et sortiment ikke er anvendeligt. Det må være behovs dækning og ikke historiske valg, der bør styre fremtidige valg. Alle producenter er interesseret i at have et brugbart og økonomisk forsvarligt sortiment.. Ordregiver fastholder mindstekravet om 4 ud af de 5 angivne størrelser i delaftale 1 og 2. Hvis ordregiver opnår aftale på 4 ud af de 5 angivne størrelser i delaftale 1 vil det dække op til ca. 90 procent af ordregivers indkøbsværdi på delaftale 1. Hvis ordregiver opnår aftale på 4 ud af de 5 angivne størrelser i delaftale 2 vil det dække op til 80 procent af ordregivers indkøbsværdi på delaftale Kontrakt-bilag 1, delaftale 2 positionsnr. 2.4 og 2.5 Mindstekrav vedrørende antal størrelser Grundet at vi er udelukket fra at byde på delaftale 2, fordi vi ikke kan byde på fire ud af fem størrelser og ikke kan matche to positioners størrelser, vil vi anmode Regionen om at opdele delaftale 2. Således at de tre størrelser i pos fastholdes i delaftale 2 og man tilføjer en ny delaftale 3 som indeholder de to kirurgiske størrelser. I vi således få flere tilbud og større priskonkurrence og kan samtidig fastholde de to kirurgiske størrelser i en aftale for sig! Mindstekravet om 4 ud af de 5 angivne størrelser i delaftale 2 fastholdes, da ordregiver ikke finder det hensigtsmæssigt at opdele delaftale 2.

8 Spørgsmål & Svar opdateret d Kontrakt bilag 1 pkt Dokumentation for sugefladens areal Leverandøren skal med tilbuddet under Udbudsbilag 5 fremsende dokumentation for areal 2 af skumbandagen ekskl. klæberkanten (skumbandagens reelle sugeflade i cm2) for hver position, der bydes på i Kontraktbilag 2. Udbyder bedes uddybe hvilken type dokumentation der ønskes ifm. dokumentation for areal 2 af skumbandagen? (ønskes 1 prøve af hver tilbudt størrelse?, kan kopi af bandagen og dets sugeareal vedlægges?, ønskes en bekræftelse om arealstørrelse fra producent?) Der skal medsendes dokumentation i form af et tal for areal 2 for skumbandagen ekskl. klæberkanten (skumbandagens reelle sugeflade) for hver position, der bydes på i Kontraktbilag 2. Dokumentation kan være fra en godkendelsesinstans, producenten eller tilsvarende. Ordregiver forbeholder sig retten til at verificere den fremsendte dokumentation for areal i cm2 på basis af de medsendte vareprøver for hver position, der bydes på. 27 Kontrakt bilag 1 pkt Produktdatablade og brugsvejledninger i tilbudet Leverandøren skal med tilbuddet under Udbudsbilag 6 fremsende i 1 stk. Sinerfaproduktdatablad eller andet produktdatablad indeholdende de samme oplysninger på dansk, norsk, svensk eller engelsk for hvert tilbudt produkt. Leverandøren skal ligeledes med tilbuddet under Udbudsbilag 6 fremsende 1 stk. brugsvejledning på dansk, norsk, svensk eller engelsk for hvert tilbudt produkt. Er det tilstrækkeligt at vedlægge 1 stk. produktdatablad pr. type produkt, når alle data for samme type produkt er ens og derfor nævnt i et produktdatablad? Er det tilstrækkeligt, at fremsende 1 stk. brugsvejledning på dansk etc. for hver type tilbudte produkt, når det er den samme brugsvejledning for samme type produkt? Ja, såfremt produktdatabladet er det samme for alle positioner på delaftalen, der bydes på. Ja, såfremt brugsvejledningen er den samme for alle positioner på delaftalen, der bydes på Delaftale 1. pos. 1.2 angiver: Længde=6-8 x Bredde=6-8 Vi har bandagestørrelse ekskl. kant på: 5.0 cm x 10 cm. Vil udbudsgiver acceptere en længde på minimum 5 cm og bredde på 10 cm? Nej, Ordregiver fastholder mindstekravet på positionsnr. 1.2.

9 Spørgsmål & Svar opdateret d Delaftale 1 pos. 1.5 angiver: Længde = x Bredde= Vi har bandagestørrelse ekskl. kant på: 15 cm x 15 cm. Vil udbudsgiver acceptere en længde på minimum 15 cm og bredde på 15 cm? Nej, Ordregiver fastholder mindstekravet på positionsnr. 1.5, da samme bandagestørrelse ekskl. klæberkant ikke ønskes tilbudt på både positionsnr. 1.4 og 1.5. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget fra d til d Offentliggjort d Ifølge tidligere svar på spørgsmål 20, har udbudsgiver ændret minimumsbredde til 10. Vil det være muligt at ændre minimumslængde fra 10,5cm til 10cm? I forlængelse af spørgsmål 20. Vil udbyder også ændre på størrelsesafvigelsen i længden. Således at minimums mål ændres fra 10,5 til 10 cm? Kontrakt-bilag 1, delaftale 2 positionsnr. 2.4 og 2.5 Mindstekrav vedrørende antal størrelser Med hvilken faglig begrundelse finder udbyder det ikke hensigtsmæssigt, at opdele delaftale 2 som foreslået i spørgsmål 25? Ja, Ordregiver ændrer mindstekrav til længden for positionsnr. 2.3 jf. efterfølgende skema , ,5 Ændringen fremgår af rettelse 2 på side 7-8 i Rettelsesblad 1+2. Det er ordregivers mål, at vælge et primært produkt/produktserie på delaftale 2. Der kan således ikke afgives tilbud på alternative produkter/produktserier jf. udbudsbetingelsernes pkt Afgivelse af deltilbud/delaftaler. Med udgangspunkt i de fastsatte mindstekrav og konkurrenceparametre i udbudet af sårbehandlingsprodukter finder ordregiver det mere hensigtsmæssigt, at en leverandør får mulighed for at levere hele delaftalen til ordregivers sygehuse.