ComArchive PST Importer For version 3

ComArchive PST Importer For version 3

Table of Contents Disclaimer...3 Om denne manual...4 Hvad er PST filer og hvorfor bekymre sig om det?...4 Hvorfor bruge en PST Importer?...4 Overblik over processen...4 ComArchive PST Import prerequisites...5 Det forretningsmæssige princip bag ComArchive PST Import...5 Det systemmæssige princip bag ComArchive PST Import...5 PST filer der skal importers placeres på et File Share...5 Lav en CSV file indeholdende brugernavn samt placering af brugerens PST fil...6 Installer PST Importer applikationen på en PC...6 Start PST Importer applikationen...6 Brug Scheduler funktionen...7 Brug loggen til kontrol med fremdriften og resultat...7 APPENDIX A Hvad nu hvis?...9 Import standses midt i en import af en PST fil...9 Schedule funktionen stopper midt i en import...9 CSV filen mangler oplysninger...9 Der findes fejl i enkelte rækker af CSV filen...9 Man kommer til at udføre import flere gange på samme PST fil...9 Der er foretaget ændringer i en PST fil som allerede er importeret...9 En bruger har lagt en PST fil med private oplysninger som brugeren ønsker fjernet igen fra emailarkivet...9 Page 2

Disclaimer This publication, can at any given time, and without prior notice, be subject to change. Changes to this publication cannot be regarded as obligation or commitment from ComArchive. ComArchive does not take any responsibility for errors, misinterpretations or insufficiencies of this publication. The ComArchive application(s) described in this manual is subject to, the at all times, valid, license agreement(s) and may only be used and copied in accordance to these license agreement(s). Photographic, mechanic, electronic and any other form of reproduction of this or part of this publication is not allowed in accordance to copyright protection under Danish Law and European Law. Microsoft, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook and Microsoft SQL Server are Registered trademarks of Microsoft Corporation. All rights reserved. Other trademarks are property of their respective owners. All rights reserved. Copyright 2010 ComArchive Page 3

Om denne manual Denne manual er for System Administratorer. Denne manual fortæller om : 1) Prerequisites for PST Import funktionen 2) Hvordan du opsætter et ComArchive PST Import funktionen 3) Hvordan du eksekverer PST Import funktionen For at denne manual skal være relevant må du have en operationel opdateret ComArchive installation. Hvad er PST filer og hvorfor bekymre sig om det? Med Microsoft Office Outlook 2003 er der introduceret en ny privatmappefil (.pst-fil), også kaldet en arkiv mappe. En Office Outlook-privatmappefil (PST) øger lagerkapaciteten i data og mapper og understøtter flersprogede Unicode-data. PST filer er ofte brugt af ansatte i organisationer som: 1) Bliver pålagt at reducere størrelsen af deres emailkonti 2) Har behov for at tage Outlook data med sig ud af organisationen Med Exchange 2007 er der mulighed for, at man på virksomhedsniveau (på Exchange Serveren) afskærer ansatte fra at benytte PST. Baggrunden for at Microsoft har indført en sådan mulig begrænsning er: 1) PST filer er en notorisk sikkerhedsrisiko. I princippet kan enhver med adgang til en PST fil åbne filen og se indholdet 2) PST filer optager plads. Det er ikke ualmindeligt at medarbejdere laver PST filer som de opbevarer på virksomhedens infrastruktur til brug for deres daglig mailhåndtering. 3) Det kan ikke kontrolleres hvorvidt indholdet af PST filer stammer fra virksomheden selv (det kan være data fra en tidligere arbejdsplads eller fra medarbejderes private emailkonti) 4) Indhold af PST filer er svært at håndtere. PST filer har også deres begrænsninger i forhold til plads, det er derfor ikke ualmindeligt at man har flere PST filer som brugeren forsøger at holde synkroniseret. Duplikering af emails over flere PST filer er ikke ualmindeligt. Hvorfor bruge en PST Importer? ComArchive indeholder en facilitet til importer af PST filer. Denne funktion bidrager til følgende muligheder: 1) Virksomheder kan lukke for brugen af PST filer 2) Eksisterende PST filer importers direkte ned i ComArchive arkivet 3) Data i PST filer bliver komprimeret og singled instanced (besparelse på op til 75% af diskbehov) 4) Eksisterende PST filer kan fjernes fra virksomhedens infrastruktur 5) Brugere kan tilbydes direkte adgang fra Outlook eller web til indholdet af tidligere PST filer Overblik over processen Processen set fra helicopterperspektiv er som følger: 1) PST filer til import placeres på et File Share 2) IT afdelingen laver en CSV file indeholdende brugernavn samt placering af brugerens PST fil 3) Installer ComArchive PST Import applikationen på en PC Page 4

4) Start ComArchive PST Import applikationen 5) Importer CSV fil med PST fil-oplysninger 6) Start Import ComArchive PST Import prerequisites Import af PST filer er en IT administrative opgave. Import skal foretages af en IT kyndig person med viden om: 1) ComArchive 2) SQL Database 3) File Share rettigheder 4) Domain administrator konto og password 5) Microsoft Office 6) Hvordan man laver en CSV fil Vedrørende PST filer gælder: 1) Alle PST filer til import placeres på et netværks share/fil bibliotek 2) Hver bruger har sin egen underfolder på netværks sharet f.eks. \\user data\ user\<user name> System prerequisites: 1) Applikationen eksekveres fra en PC med minimum Windows XP eller højere 2) Minimum.Net 2 SP2 installeret på maskinen 3) Minimum Outlook 2003 SP1 eller højere installeret Brugerrettigheder: 1) Log-on på PC med Domain administrator rettigheder Det forretningsmæssige princip bag ComArchive PST Import 1) PST filer er private filer 2) Minimum involvering af slutbrugerne tidsforbruget skal være så minimalt som muligt 3) Import af PST filer til emailarkivet udføres af IT personale ikke slutbrugeren 4) Slutbrugerens arbejde består i at lægge relevante PST filer ud på det share som IT personalet opretter til formålet Det systemmæssige princip bag ComArchive PST Import 1) PST Import funktionen skal være sekventiel (en af gangen) for at minimere load på infrastruktur 2) PST filer skal kunne genimporteres (f.eks. i fbm. opdateringer til en PST fil som tidligere er importeret) 3) PST Import funktionen skal kunne skemalægges f.eks., at funktionen kører på bestemte tidspunkter af dagen på bestemte dage 4) PST Import funktionen har nul tolerance overfor fejl i PST filer. Hvis der identificeres fejl på en PST fil skal denne afvises til import. Da mængden af fejlmuligheder er uendelig, vil PST Import funktionen ikke udføre fejlanalyse på PST filer. PST filer der skal importers placeres på et File Share Det forventes at: 1) Der laves et file share med underfolder pr. bruger Page 5

2) Virksomheden meddeler brugerne at PST filer som man ønsker at benytte ifbm. sit arbejde skal placeres i brugerens folder på file share 3) Brugerne placerer de PST filer som man ønsker at benytte ned i den folder som er tilegnet brugeren. VIGTIGT! Vær absolut sikker på at en bruger kun kan lægge PST filer i sin egen folder. Placerer en bruger A sin PST fil i bruger B s mappe, vil bruger B have fuld adgang til bruger A s emails fra PST filen. Lav en CSV file indeholdende brugernavn samt placering af brugerens PST fil 1) IT-afdelingen generer en CSV fil indeholdende to kolonner med kun et ( ; ) semikolon pr. række 2) Kolonne et er brugernavn. Kolonne to er path/sti til brugeren netværks share hvor PST filer er placeret 3) Har en bruger mere end en PST fil i sin folder på File Sharet, skal der laves en række pr. PST fil Installer PST Importer applikationen på en PC 1) Log på en PC med domain administrator konto 2) Sikre at alle prerequisites er overholdt 3) Installer PST Import applikationen på PC en via den leverede MSI pakke Start PST Importer applikationen Under <File> importeres CSV fil. Der skulle fremkomme et billede lig det ovenstående. Sæt stien til hvor ComArchive opbevarer attachments (det skal være UNC Path ). Den officielle path finder du i CAT (ComArchive Administration Tool) under menupunktet <Main Settings> <Exchange Archive>. Vigtigt! Kontroller at UNC Path er korrekt. Tryk på <Import> for at starte import processen manuelt. Alternativt brug Schedule funktionen under <Options>. Du kan følge fremdriften i kolonnen <Progress>. Page 6

Brug Scheduler funktionen Under options kan du opsætte hvornår import funktionen skal køre. Du vil se hvornår importfunktionen køre næste gang på forrige skærmbillede. Brug loggen til kontrol med fremdriften og resultat Under log funktionen vil system administratoren kunne holde øje med fremdriften af importfunktionen og kontrollerer eventuelle fejlmeddelelser fra importfunktionen. Page 7

Brug >Export to Excel> for let adgang til sortering, arkivering, etc. af importfunktionens resultat. Et eksempel er givet i nedenstående. Page 8

APPENDIX A Hvad nu hvis? Import standses midt i en import af en PST fil Du kan genstarte en importproces. ComArchive husker hvor den var sidst da den forlod importprocessen, og starter fra der hvor den sluttede. Du vil se, at den starter processen fra nul og hurtigt bevæger sig op til der hvor importprocessen stoppede. Schedule funktionen stopper midt i en import Importfunktionen vil færdiggøre det som den har iværksat, og afslutter når importprocessen er afsluttet for den PST fil som den har fat i. CSV filen mangler oplysninger Du kan manuelt rette oplysningerne som er blevet indlæst via CSV filen. Ret oplysninger som er forkerte, og kør importfunktionen igen. Der findes fejl i enkelte rækker af CSV filen Du kan manuelt rette oplysningerne som er blevet indlæst via CSV filen. Ret oplysninger som er forkerte, og kør importfunktionen igen. Man kommer til at udføre import flere gange på samme PST fil ComArchive husker hvad som er blevet importeret fra samme PST fil. Hvis indhold af PST fil er kendt vil importfunktionen blot kontrollere, at alt er med og afslutte importen ved at importere nul items til arkivet. Der er foretaget ændringer i en PST fil som allerede er importeret Ændringer og sletning af enkelt mails vil ikke kunne rettes efter import. Tilføjelser af emails til en PST fil vil kunne importeres, ved at importere samme PST igen. En bruger har lagt en PST fil med private oplysninger som brugeren ønsker fjernet igen fra emailarkivet Brug Compliance Adjustment funktionen i ComArchive til at fjerne/forvanske indhold af emails i arkivet. Se Admin manualen i CAT (ComArchive Administration Tool). Page 9