PRIVATLIVSPOLITIK Vlkswagen Birkerød A/S Denne privatlivsplitik beskriver, hvrdan Bilcentet-Birkerød A/S (herefter Virksmheden ) behandler dine. 1 DATAANSVARLIG Den juridiske enhed, sm er ansvarlig fr behandlingen af dine er: Bilcentret-Birkerød A/S 58387819 Birkerød Kngevej 59 3460 Birkerød cs@bil-b.dk 45 81 07 06 2 BESKRIVELSE AF BEHANDLINGEN Salg g leasing a) Persnplysninger anvendes til at udarbejde tilbud på biler g mtrcykler, sm du har anmdet m, til bestilling af din Vi behandler følgende kategrier af m dig: Almindelige Vi indsamler plysninger fra følgende kilder: Direkte fra dig Offentlige Vi behandler dine sm beskrevet baseret på følgende behandlingsgrundlag Vi kan dele dine med: Fabrikkerne, hvr biler g Vi vil pbevare så længe det er nødvendigt til de frmål, der er nævnt. Vi pbevarer plysninger
bil eller mtrcykel hs fabrikkerne, til salg g indregistrering af biler g mtrcykler, til vurdering af din brugte bil, til frsikring af biler g mtrcykler, samt til brug fr udarbejdelse af køresedler i frbindelse med prøveture efter anmdning fra dig. b) Persnplysninger anvendes til eksprt af biler g mtrcykler, levering/afhentning g klargøring af biler g mtrcykler samt til transprt g flytning af bestilte biler/mtrcykler. c) Persnplysninger anvendes til kreditvurdering i kntprettelser : Navn*, adresse*, email, telefnnummer, kørekrt*, kundenummer, ft/vide, sygesikringsbevis*, underskrift*, rdrenummer, CPRnr.* Registreringsnumme r*, registreringsattest, stelnummer*, plysninger m g evt. billede af det købte prdukt, plysninger m evt. gæld i bilen*, fakturadata*, din plevelse, tekniske data fra din bil*. Betalingsplysninger, myndigheder, herunder plitiet, i tilfælde af evt. vertrædelse af færdselslven under prøvekørsel, Banker g finansieringsin stitutter (plysninger m restgæld i biler, vi køber) Kreditplysnin gsbureauer Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til pfyldelse af en kntrakt, sm du er part i) Artikel 6.1.c (nødvendig fr at vi kan verhlde en retlig frpligtelse). De retlige frpligtelser i denne frbindelse følger af Lvbekendtgørels e nr. 720 af 30. maj 2017 m registrering af køretøjer, 7d, samt Bekendtgørelse nr. 463 af 2. maj 2013 m udlejning af mtrkøretøjer uden fører, 4-6. mtrcykler prduceres Kncernselskabe r Leverandører g frhandlere, herunder ITleverandører, supprt, vareleverandøre r. Samarbejdspartn ere, herunder til bilvurdering, tilfredsundersøg elser, ekstern klargøring af biler, engrspkøbere, leasingselskaber, mellemhandlere, transprtfirmaer. Finansielle institutiner, sm vi m dig så længe du er aktiv kunde hs s. Vi betragter dig sm aktiv kunde så længe, vi inden fr de seneste tre år har været i kntakt med dig. Oplysninger m dig slettes, når du ikke har været aktiv kunde i et år; altså 4 år efter vres seneste kntakt med dig. Undtagelser: Oplysninger, der indgår i bgføringsmateriale (fakturaer mv.), pbevares sm minimum i verensstemmelse med bgføringslvens regler; dvs. fem år fra udgangen af det regnskabsår, registreringen vedrører, uanset at dit kundefrhld måtte phøre inden da 2
d) Persnplysninger anvendes til generel kmmunikatin g supprt i frbindelse med levering af vres ydelser, samt understøttelse af vres relatin til dig. e) Videvervågning: Der kan af hensyn til sikkerhed g kriminalitetsfrebyggel se være videvervågning på vres lkatiner. f) Statistik: Persnplysninger anvendes derudver til at udarbejde interne statistikker ver slgte biler. frsikringsplysninge r*, stillingsbetegnelse, plysninger m registrering i kreditplysningsbure au. Billeder fra videvervågning Persnplysninger vedrørende lvvertrædelser g straffedmme: Overtrædelse af strafbelagt lvgivning, herunder færdselslven, i prøvekørsler. Derudver kan der i visse tilfælde ske Artikel 6.1.f (Nødvendig fr frfølgelsen af legitime interesse fr s). De legitime interesser der frfølges, er i) Vres interesse i at sikre, at vi kan levere en gd service til dig, herunder at vi løbende kan frbedre vres service på baggrund af tilbagemeldinge r fra dig ii) vres interesse i at kunne tilbyde dig betalings- g kreditvilkår, der er tilpasset din øknmiske samarbejder med fr at assistere vres virksmhed, herunder banker g finansieringsg frsikringsselska ber. Offentlige myndigheder, herunder SKAT Pliti g parkeringsselska ber i frbindelse med bøder g afgifter relateret til din brug af en lejebil Køresedler (plysninger m prøveture) pbevares i 5 år Oplysninger m biler pbevares dg i hele bilens levetid Videptagelser slettes efter 30 dage 3
behandling af yderligere af mere privat karakter, herunder plysninger m fritidsinteresser, ferierejser g andre plysninger, sm du vælger at give s. Vi skal understrege, at vi ikke aktivt efterspørger disse plysninger g således kun behandler dem i det mfang, du frivilligt vælger at dele sådanne plysninger med s. situatin iii) vres interesse i at kunne kmmunikere effektivt med dig, herunder at kunne målrette markedsføring g anden kmmunikatin i frhld til dine interesser iv) vres interesse i at føre statistikker ver slgte biler m.m. til internt brug Artikel 10, jf. 8 i databeskyttelsesl ven vedrørende plysninger m strafbare frhld g straffedmme 11 i databeskyttelsesl 4
ven vedrørende CPR-numre Finansiering g leasing a) Persnplysninger anvendes til at indhente tilbud g bistå dig med indgåelse af aftaler med finansierings- g leasingselskaber m finansiering, herunder leasing af biler eller mtrcykler g mtrcykler, eksprt af biler, levering/afhentning g klargøring af biler g mtrcykler samt til transprt g flytning af bestilte biler/mtrcykler. Vi indsamler alene disse plysninger med henblik på Vi behandler følgende kategrier af m dig: Almindelige : Navn*, adresse*, email, telefnnummer, kørekrt*, sygesikringsbevis*, underskrift*, CPRnr.* Registreringsnumme r*, registreringsattest*, stelnummer*, plysninger m det købte prdukt*, Vi indsamler plysninger fra følgende kilder: Direkte fra dig Vi behandler dine sm beskrevet baseret på følgende behandlingsgrundlag Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til pfyldelse af en kntrakt, sm du er part i, eller af hensyn til gennemførelse af franstaltninger, der træffes på den registreredes anmdning frud fr indgåelse af en kntrakt) 11 i databeskyttelses- Vi kan dele dine med: Finansierings- g leasingselskaber Oplysningerne slettes når det er bekræftet, at finansierings- eller leasingselskabet har mdtaget plysninger. 5
videregivelse til finansierings- g leasingselskaber. Eftersalg fakturadata*. Civilstand*, hustandsplysninger *, betalingsplysninger *, plysninger m din øknmi*, frsikringsplysning er*, stillingsbetegnelse*. lven vedrørende CPR-numre a) Persnplysninger anvendes til udarbejdelse af tilbud, værkstedsbesøg, service, syn af køretøjer, reparatin af biler g mtrcykler, aflevering af biler g mtrcykler, bilpbevaring, transprt af biler g mtrcykler, mbilitetsservice g vejhjælp samt bestilling g pbevaring af hjul. Vi behandler følgende kategrier af m dig: Almindelige : Navn*, adresse, email, telefnnummer, kundenummer, rdrenummer*, kørekrt*, betalingsplysninger Vi indsamler plysninger fra følgende kilder: Direkte fra dig Fra fabrikkerne (bil- g mtrcykel prducentern e) Frsikringssels kaber Redningsvirks mheder Vi behandler dine sm beskrevet baseret på følgende behandlingsgrundlag Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til pfyldelse af en kntrakt, sm du er part i) Artikel 6.1.c (nødvendig fr at vi kan verhlde Vi kan dele dine med: Fabrikkerne, hvr biler g mtrcykler prduceres Kncernselskabe r Leverandører g frhandlere, herunder ITleverandører, supprt, Vi vil pbevare så længe det er nødvendigt til de frmål, der er nævnt. Vi pbevarer plysninger m dig så længe du er aktiv kunde hs s. Vi betragter dig sm aktiv kunde så længe, vi inden fr de seneste tre år har været i kntakt med dig. Oplysninger m dig slettes, når du ikke har været aktiv kunde i et år; altså 4 år efter 6
b) Persnplysninger anvendes til kreditvurdering i kntprettelser c) Persnplysninger anvendes til levering af lejebiler samt brug af dembiler, da der kan ske vervågning af din placering i frbindelse med brug heraf. d) Videvervågning: Der kan være af hensyn til sikkerhed g kriminalitetsfrebyggel se være videvervågning på vres lkatiner.. Registreringsnumme r*, stelnummer*, registreringsattest, plysninger m bilens tilstand*, billeder af bilen*, tekniske data fra bilen*, din gegrafiske placering i leje- g dembiler. Oplysninger m registrering i kreditplysningsbure au* (kun i kntprettelse). Frsikringsplysning er*, taksatrrapprter*, kundens plevelse. Billeder fra videvervågning Plitiet Kreditplysnin gsbureauer en retlig frpligtelse). De retlige frpligtelser i denne frbindelse følger af Lvbekendtgørels e nr. 720 af 30. maj 2017 m registrering af køretøjer, 7d, samt Bekendtgørelse nr. 463 af 2. maj 2013 m udlejning af mtrkøretøjer uden fører, 4-6. Artikel 6.1.f (Nødvendig fr frfølgelsen af legitime interesse fr s). De legitime interesser der frfølges, er i) Vres interesse i at vareleverandøre r, dækhteller. Samarbejdspartn ere, herunder leasingselskaber, klargøringsfirma er, transprtfirmaer, frsikringsselska ber, brancherganisa tinen Frsikring & Pensin, redningsvirksm heder, autlakerer m.m. Finansielle institutiner, sm vi samarbejder med fr at assistere vres virksmhed, herunder vres seneste kntakt med dig. Undtagelser: Oplysninger, der indgår i bgføringsmateriale (fakturaer mv.), pbevares sm minimum i verensstemmelse med bgføringslvens regler; dvs. fem år fra udgangen af det regnskabsår, registreringen vedrører, uanset at dit kundefrhld måtte phøre inden da Køresedler (plysninger m prøveture) pbevares i 5 år Oplysninger m biler pbevares dg i hele bilens levetid Videptagelser slettes efter 30 dage 7
Persnplysninger vedrørende lvvertrædelser g straffedmme Overtrædelse af strafbelagt lvgivning, i tilfælde af vertrædelse af færdselslven under prøvekørsler, samt i de tilfælde, hvr sådanne plyses af frsikringsselskaber i frsikringssager, hvr vi udfører reparatiner. sikre, at vi kan levere en gd service til dig, herunder at vi løbende kan frbedre vres service på baggrund af tilbagemeldinger fra dig ii) vres interesse i at kunne tilbyde dig betalings- g kreditvilkår, der er tilpasset din øknmiske situatin iii) vres interesse i at kunne kmmunikere effektivt med dig, herunder at kunne målrette markedsføring g anden kmmunikatin i frsikringsselska ber. Pliti g parkeringsselska ber i frbindelse med bøder g afgifter relateret til din brug af en lejebil 8
frhld til dine interesser iv) vres interesse i at føre statistikker ver slgte biler m.m. til internt brug Artikel 10, jf. 8 i databeskyttelseslve n vedrørende plysninger m strafbare frhld g straffedmme Opfølgning g serviceindkaldelser a) Persnplysninger anvendes til pfølgning på salg g værkstedsbesøg via kundetilfredsundersøg elser. b) Persnplysninger anvendes til at udsende serviceindkaldelser samt til at kntakte dig Vi behandler følgende kategrier af m dig: a) Almindelige : Navn*, adresse*, email*, kundenummer, stelnummer, Vi indsamler plysninger fra følgende kilder: Direkte fra dig Fra fabrikkerne (bil- g mtrcykel prducentern e) Kncernselska Vi behandler dine sm beskrevet baseret på følgende behandlingsgrundlag Artikel 6.1.a (samtykke) Artikel 6.1.f (Nødvendig fr frfølgelsen af legitime interesse Vi kan dele dine med: Fabrikkerne, hvr biler g mtrcykler prduceres Kncernselskabe r Leverandører g frhandlere, Vi vil pbevare så længe det er nødvendigt til de frmål, der er nævnt. Vi pbevarer plysninger m dig så længe du er aktiv kunde hs s. Vi betragter dig sm aktiv kunde så længe, vi inden fr de seneste tre år har været i kntakt med dig. 9
fr at plyse m udløb af garanti telefnnummer*, din plevelse, plysninger m det købte prdukt, fakturaplysninger, plysninger m garanti*, registreringsnumme r*. ber fr s.) Den legitime interesse der frfølges er vres interesse i pfølgning på salg g værkstedsbesøg g heraf følgende frretningsudviklin g herunder ITleverandører, supprt, vareleverandøre r. Samarbejdspartn ere, herunder i tilfredshedsunde rsøgelser. Oplysninger m dig slettes, når du ikke har været aktiv kunde i et år; altså 4 år efter vres seneste kntakt med dig. Undtagelser: Oplysninger m biler pbevares i hele bilens levetid Marketing a) Persnplysninger anvendes til tilmelding til g afhldelse af events, kørekurser m.m. fr kunder, samt til brug fr presseture g udlån af pressebiler til jurnalister. b) Sciale medier Persnplysninger anvendes til Vi behandler følgende kategrier af m dig: a) Almindelige : Navn, adresse, email, kundenummer, telefnnummer, Vi indsamler plysninger fra følgende kilder: Direkte fra dig Fra fabrikkerne (bil- g mtrcykel prducentern e) Kncernselska Vi behandler dine sm beskrevet baseret på følgende behandlingsgrundlag Artikel 6.1.a (samtykke) Artikel 6.1.b (nødvendig af hensyn til pfyldelse af en Vi kan dele dine med: Fabrikkerne, hvr biler g mtrcykler prduceres Kncernselskabe r Leverandører g frhandlere, Vi vil pbevare så længe det er nødvendigt til de frmål, der er nævnt. Vi pbevarer plysninger m dig så længe du er aktiv kunde hs s. Vi betragter dig sm aktiv kunde så længe, vi inden fr de seneste tre år har været i kntakt med dig. 10
markedsføring via sciale medier i events, køb af biler g mtrcykler m.m. CPR-nr., pasplysninger, kørekrt, dine interesser, evt. allergier, betalingsplysninge r, infrmatin m pårørende, billeder af bilen g evt. dig. b) Følsmme plysninger Helbredsplysninger til brug fr evt. særlig hensyntagen under arrangementer sm afhldes af s. ber kntrakt, sm du er part i) Artikel 6.1.f (Nødvendig fr frfølgelsen af legitime interesse fr s.) Den legitime interesse, der frfølges, er vres interesse i at sikre en effektiv g relevant kmmunikatin med dig g en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af vres aktiviteter på mrådet. Artikel 9.2.a (samtykke) 11 i databeskyttelseslven vedrørende CPR-numre herunder ITleverandører, supprt, vareleverandøre r. Samarbejdspartn ere, herunder rejsebureauer, flyselskaber, hteller, m.m. Oplysninger m dig slettes, når du ikke har været aktiv kunde i et år; altså 4 år efter vres seneste kntakt med dig. Undtagelser: Oplysninger, der indgår i bgføringsmateriale (fakturaer mv.), pbevares sm minimum i verensstemmelse med bgføringslvens regler; dvs. fem år fra udgangen af det regnskabsår, registreringen vedrører, uanset at dit kundefrhld måtte phøre inden da Køresedler (plysninger m prøveture) pbevares i 5 år Pasplysninger g andre plysninger indsamlet alene med 11
henblik på din deltagelse i arrangementer, der indebærer rejser g phld arrangeret af s, slettes senest en måned efter arrangementet er afhldt. 3 OVERFØRSLER TIL LANDE UDENFOR EU/EØS Vi benytter [indsæt beskrivelse af it-system, f.eks. Micrsft 365], hvrfr der kan ske verførsel af til lande udenfr EU. Du kan se listerne ver Micrsfts underdatabehandlere på Micrsfts hjemmeside, her, her g her I ngle tilfælde er landet gdkendt af EU-Kmmissinen sm et såkaldt "sikkert tredjeland", g ellers sker verførslen på grundlag EU- Kmmissinens standardkntraktbestemmelser. Du kan få en kpi af standardkntraktbestemmelserne ved at kntakte s på kntaktinfrmatinerne anført venfr. 4 PLIGTMÆSSIG INFORMATION Oplysningerne markeret med "*" er bligatriske. Hvis du ikke giver disse plysninger, kan det betyde, at vi ikke kan levere prdukter g services til dig, sm du ønsker. 5 DINE RETTIGHEDER Du har følgende rettigheder: 12
Du har ret til at anmde m indsigt i, berigtigelse af eller sletning af dine. Du har gså ret til at mdsætte dig behandlingen af dine g få behandlingen af dine begrænset. Særligt har du en ubetinget ret til at mdsætte dig behandling af dine til brug fr direkte markedsføring Hvis behandlingen af dine er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke til enhver tid. Din tilbagekaldelse vil ikke have betydning fr lvligheden af behandlingen fretaget inden din tilbagekaldelse af dit samtykke. Du har ret til at mdtage de, sm du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt g maskinlæsbart frmat (dataprtabilitet). Du kan altid indgive en klage til Datatilsynet. Se kntaktplysninger på www.datatilsynet.dk Du kan gøre brug af dine rettigheder via hjemmesiden cs@bil-b.dk, g du kan tilbagekalde dit samtykke ved at kntakte s på de venfr nævnte kntaktplysninger. Der kan være betingelser eller begrænsninger til disse rettigheder. Det er derfr ikke sikkert, at du f.eks. har ret til dataprtabilitet i det knkrete tilfælde - dette afhænger af de knkrete mstændigheder i behandlingsaktiviteterne. Sidst pdateret: [indsæt dat] 13