Hovedbestyrelsen Referat fra HB-møde 1/05 d. 12. februar i København Deltagere: Henrik Nørgaard, Erling Christiansen, Steen Fredsøe Sørensen, Dennis Lybech, Pia Buth Rasmussen, Peter Hansen, Niels Munk Nielsen og Jan Rodtwitt Fraværende: Knud Møller (med afbud) 1) Referater a) HB 9/04: Referatet godkendt b) FU-møde 1/05: c) SD Motocross 1/05: 5) Reglement: DMUs hjemmeside er også DMUs officielle organ, hvorfor offentliggørelse af reglementsændringer kan ske via dette medie. Dette er anført i Alment Reglement 01.03. 8) Elektronisk Tidtagning: Henrik Højlund Larsen fra firmaet Carl Bro Acoustica har rettet henvendelse til SD Motocross om brugen af transpondere til identificering af cyklerne i forbindelse med støjmåling. SD Motocross finder tiltaget meget interessant, og der arbejdes videre med at finde en mulig løsning herpå. HB bemærkede sig de mange reglementsændringer til 2005 Motocross reglementet, der er lavet efter reglementets offentliggørelse. Referat godkendt. Under dette punkt drøftede HB ændringsforslag til Alment Reglement, der skulle være ønsket af SD Speedway, men ikke medtaget i reglementet. Disse ændringsforslag omhandler dels støjmålinger og regler omkring støj, dels ændringer i det nye afsnit omkring kørerlicenser. Hvad angår støjmålinger mener SD Speedway, at der er problemer med at opfylde reglerne. Det drejer sig om afstanden mellem målte kørere, samt afstanden til den målte cykel. Steen Fredsøe er gået ind i sagen og kommer i givet fald med forslag til at tilrette reglerne. Ændringsforslag vedr. licenser, punkt 12. Reglement i Speedway referat 1/05 tager Erling Christiansen sig af. d) SD Speedway 6/04: 14) Officialslicenser: Her ønsker man, at et officialslicens har en gyldighed på 3 år fra udstedelsesdagen. Jan Rodtwitt kommenterede hertil, at det vil være en enorm administrativ byrde at skulle følge alle udstedte officialslicenser på deres udstedelsestidspunkt og sørge for, at de bliver fornyet efter 3 år. Som systemet er nu, har alle officialslicenser udløbsdato næste gang den 31. maj 2007. På dette tidspunkt fornyes alle licenser udstedt i perioden 1. juni 2004 31.maj 2007. HB besluttede, at denne fremgangsmåde ikke ændres. SD Speedway 1/05: Referat godkendt e) SD BMX 7/04: 11) Ungdomsringen: HB glæder sig over at kunne konstatere, at samarbejdet er genopfrisket og fortsætter i en god ånd. f) Aktivitetslisten: Listen gennemgået, enkelte punkter kommenteret. 15) Regler for registrering af vare-/kassevogne: Steen Fredsøe har taget kontakt til Hans Bruun, formand for Bilimportørforeningen, der på DMUs opfordring vil tage en uofficiel henvendelse til myndighederne om problematikken. Svaret afgør den videre handling. Dennis Lybech tilbyder at deltage i løsningen af opgaven, da han har viden og erfaring på området. Dennis undersøger i første omgang, hvor langt loven faktisk rækker på området. Referat fra HB-møde 1/05 d. 12. februar Side 1 af 5
2) Økonomi a) Godkendelse af årsregnskaber 2004: Der var ingen bemærkninger til de reviderede regnskaber. Alle årsberetninger til regnskaberne er godkendt af revisionen. b) Underskrivelse af årsregnskaber 2004: Regnskaberne blev underskrevet. Da Knud Møller var fraværende, har han ikke underskrevet regnskaberne. Materialet udsendes uden hans underskrift. Ved førstkommende lejlighed vil Knud Møller underskrive både DMUs og SD Road Racings regnskaber. c) Gennemgang og godkendelse af 2005 budgetter: Alle budgetter var fremlagt til godkendelse. Følende forhold blev kommenteret: BMX: Afdraget vedr. Danish Indoor 1999. Mellemregningen fortsætter foreløbig uændret og BMX budgetterer fortsat med det årlige afdrag. Speedway: Niels Munk bekræftede, at omkostninger til 80cc landstrænerne er indeholdt i budgettet. Motocross: Budgettet er tilrettet iht. bemærkninger fra FU. Forhold omkring køb/salg af transpondere er tilrettet. FU har godkendt finansiering af køb af 50 transpondere til udlejning. Dette forhold er også indeholdt i budgettet. Endelig er der indgået aftale omkring den gæld, der opstod i forbindelse med DM-A serien i 2004. DM-A budgettet er fremover en del af Motocross budgettet. Selve 2004 gælden er overført fra DM-A foreningen til DMU og en afdragsordning er etableret, således at gældsposten er ude af verden inden for de næste 3 år. Road Racing: Dette budget ikke tilrettet, så det indeholder køb/salg af transpondere. Jan Rodtwitt tager kontakt til Knud Møller for at få tilretninger foretaget. Hovedkassen: Enkelte poster drøftet, ingen ændringer blev foretaget. Alle budgetter blev godkendt. d) Godkendelse af ændring vedrørende Tabt arbejdsfortjeneste : FU havde udarbejdet et forslag tril en mindre revision af disse regler. Samme blev godkendt. e) Andet: Økonomistyring: HB drøftede økonomistyringen i Sportsdivisionerne sammenholdt med den styring, der foregår af økonomien i Hovedkassen. Jan Rodtwitt har følt, at han ikke er tillagt en kompetence, hvad angår styringen af sportsdivisionernes økonomi, der betyder, at han på samme måde som for Hovedkassens forskellige konti kan gå ind i en sportsdivisions økonomi og yde råd og bistand og i enkelte tilfælde påtale en kontering eller et ubudgetteret forbrug, alternativt et væsentligt overforbrug. HB konkluderede på denne drøftelse, at der i styringen af SD ernes økonomi ikke er forskel på administrationens kompetence og ansvar i forhold til styringen af Hovedkassens økonomi. Principielt er der således ingen forskel på administrationens service- og opfølgningsniveau, om det er Sportsdivisionernes eller Hovedkassens økonomi. Debitor situationen blev drøftet, herunder de store mellemregninger med 3 specifikke klubber. Det er af DMUs ledelse besluttet, at disse gældsposter skal være bragt i nul inden for en 3 årig periode, længere finder man ikke, man kan strække kreditten. DMUs kontor tilskriver disse klubber og beder dem indarbejde en afdragsordning i deres gældssaneringsplan. 3) Klublederseminaret d. 5. marts Invitationer medfølgende kort oplæg er tilsendt alle klubber. Tilmeldinger kommer løbende ind. Seminaret starter kl. 13.00, afslutning kl. ca. 18.00. Middag er kl.19.00. Seminarets indhold ser således ud: Miljø 13.00 14.30, indhold for seminaret er ved at være på plads. BMX kører sideløbende information m. Danish Indoor (DI) i forbindelse med DI`s opgradering til en indendørs EM afdeling. Event & Marketing 14.30 15.00, fremlæggelse og indhold er aftalt. Vision & Strategi 15.00 18.00, det til HBs medlemmer fremsendte oplæg blev drøftet og herefter godkendt.. Referat fra HB-møde 1/05 d. 12. februar Side 2 af 5
4) Repræsentantskabsmøder d. 6. marts a) Valg: Situationen omkrig valg til Sportsdivisionsbestyrelserne blev gennemgået gren for gren. Problematikken omkring for svag tilgang af nye kandidater til de ledige poster i Sportsdivisionsbestyrelserne blev drøftet. Ser situationen sådan ud, at vi på sigt har problemer med at besætte posterne, må en alternativ struktur overvejes. En problemstilling er, at især formands- og koordinatorposterne er så arbejdskrævende, at det bliver sværere og sværere at kombinere deres varetagelse med et fuldtidsjob på arbejdsmarkedet. Dette er en problemstilling, HB vil forsøge at finde løsningsmodeller til. Heri vil indgå overvejelser, om vi gør vores informationsarbejde godt nok, og om vi har defineret opgaverne godt nok? Er der for mange barrierer? Skal vi have yngre kræfter ind, så skal vi sørge for at have arbejdsvilkår der tiltrækker dem. Det skal være attraktivt at gå ind i ledelsesarbejde i DMU. Dette emne tages op som et tema på et kommende HB-møde. Herunder skal det også overvejes at ændre valgperioden fra 2 til 4 år, hvilket kunne give mere kontinuitet i bestyrelsesarbejdet. Endvidere skal det overvejes at ændre valgsystemet, så ikke alle 4 SD-formænd er på valg samme år, men at disse valg deles i 2 grupper. Sluttelig bør muligheden for, at bestyrelsesmedlemmer udpeges og ikke vælges, overvejes. Problematikken vil blive omtalt på repræsentantskabsmødet. b) Forslag: HB ønsker at fremsætte følgende forslag til ændring af vedtægter: 4: En mindre tilretning, dvs. en præcisering vedr. udpegning af koordinatorer, samt en tilretning af ordlyden vedr. nedsættelse af specialudvalg. 15: En tilretning af alderskravet for kørerrepræsentanter (18 år). Tilretningen sker i forbindelse forlængelse af opstramningen af alderskravet på 18 år for selvstændig underskrift på licenser og licensansøgninger. Ligeledes skal der ske en præcisering af et alderskrav for at kunne stemme ved valg af kørerrepræsentanter (15 år). 19: En lille præcisering vedr. beregning af stemmetallet i en Sportsdivision. 21: En omformning af teksten i denne paragraf, der omhandler DMUs Eliteudvalg. Forslaget ajourfører teksten, så denne er mere tidssvarende og bedre afspejler ansvar og kompetencer for Eliteudvalg og Elitekoordinator også i forhold til samarbejdsaftalen med Team Danmark. 24: Forslaget repræsenterer en administrativ forenkling for både klubber og DMUs administration, idet kontingentopkrævning foreslås ændret fra kvartårlig til 2 gange om året. 25: Forslaget er en opdatering i forbindelse med titelændring 27: Forslaget er en tydeliggørelse af den i og for sig logiske bestemmelse om, at det medfører begrænsninger i muligheden for at være medlem, flytte medlemskab og erhverve licens, hvis en person er i gæld til DMU eller til klubber under DMU. c) Forsikring: Der har været en del bemærkninger, spørgsmål og kritik til udformningen af kørerforsikringspolicen for 2005. HB er enige i, at den model vi har for 2005, ikke er en god løsning på sigt. Grænsen for skadesudbetaling på 30 % méngrad, og den lavere sum på 500.000 er ikke god - men var det bedste, der kunne opnås på de givne vilkår. Der lægges op til en principdebat på repræsentantskabsmødet om kørerforsikringsordningen i fremtiden. Herunder vil også blive redegjort for forholdet mellem forsikringspræmie og licenspriser, der jo er en af kilderne til finansieringen af DMUs drift. Det er hensigten at finde fodslag til en blivende ordning for videreført kørerforsikring, eller alternativt til en beslutning om at ophøre med den kollektive forsikringsdækning og dermed overgang til frivillig individuel ulykkesforsikring. En problemstilling er, at DMUs skadesstatistik ikke er positiv. Udbetalingerne er for høje i forhold til præmieindtægterne. Referat fra HB-møde 1/05 d. 12. februar Side 3 af 5
4) c) Forsikring, fortsat: Det er HBs principielle indstilling, at DMU fortsat skal tilbyde en kollektiv forsikring, men at denne som et minimum skal have et dækningsomfang som i 2004. Samtidig fastholdes princippet om, at forsikringen er brugerbetalt. HB vil i oplægget til debatten komme med en anbefaling, der følger denne linie og give en indikation af, hvad omkostningerne til en sådan forsikring vil være. Henrik Nørgaard og Jan Rodtwitt udarbejder oplæg til debatten. 5) Fortjensttegn a) Behandling af Fortjensttegnudvalgets indstilling til tildelinger i 2005: Listen over de af udvalget indstillede personer blev gennemgået. HB havde enkelte bemærkninger hertil. Jan Rodtwitt underretter udvalget herom. b) Behandling af forslag til vedtægtsændring: Der var i HB enighed om, at personer, der har været medlem af DMU i 50 år, skal hædres med en erkendtlighed. Udvalget kommer med forslag til denne. 6) DMUs Elitesatsning a) Referat fra Styregruppemøde d. 24. november: Forløb og indhold af dette møde blev kort drøftet. Referatet taget til efterretning. b) Referat fra Arbejdsgruppemøde 7/04 d. 20. december: Tilsagnet om støtten til DMU for 2005 som nævnt i dette referat har vist sig at holde stik, 1.445.000 kr. fra TDs Sportsafdeling. Dertil kommer midler fra TD Planafdeling på 350.000 kr. DMU yder 825.000 kr. i tilskud til selve elitesatsningen. SD BMX finansierer en andel af landstræneransættelsen med 87.500 kr. Det samlede elitesatsningsbudget for 2005 er således 2.707.500 kr. c) Referat fra Eliteudvalgsmøde 1/05: I drøftelsen af dette punkt indgik notatet Opgave-, og ansvarsfordeling samt organisation for DMUs Elitesatsning, dateret januar 2005. Der har i Eliteudvalget ikke kunnet opnås fuld enighed om ansvars- og opgavefordelingen for DMUs Elitesatsning her tænkes specielt på fordelingen mellem Sportsdivisioner, Eliteudvalg og Elitesatsningens arbejdsgruppe. HB drøftede indgående denne problemstilling. I drøftelsen indgik også proceduren omkring ansættelse af en ny speedway landstræner, en sag, der har skabt en negativt ladet debat i Eliteudvalget. En problemstilling har været den ændring af sportsdivisionernes direkte indflydelse på DMUs elitearbejde, som er en følge af etableringen af Elitesatsningen - og som har været gældende siden indgåelsen af den nuværende samarbejdsaftale med Team Danmark. HB konkluderede på denne drøftelse: Der har på visse områder/sager inden for Elitesatsningen været en utilstrækkelig inddragelse af Eliteudvalget (EU). Kommunikationen generelt til EU skal derfor forbedres, og det skal sikres, at EU involveres i alle vigtigere sager omhandlende Elitesatsningen i overensstemmelse med det, der er anført herom i ovennævnte notat. Administrativt skal vi være bedre. Informationsniveauet til EU samt øvrige HB medlemmer skal øges om de væsentligste forhold i Elitesatsningen. På nogle områder mangler der beskrevne standardprocedurer f.eks. omkring landstræneransættelser. Dette skal udarbejdes. Notatet Opgave-, og ansvarsfordeling samt organisation for DMUs Elitesatsning, dateret januar 2005, blev godkendt som formelt og officielt grundlag for den videre indsats på området. Opgaven er herefter i ånd og tale at efterleve det skrevne ord. Ansættelsesudvalget nedsat til ansættelse af ny landstræner i speedway færdiggør sit arbejde og afgiver indstilling til Eliteudvalget og TD /DMU Styregruppen. Ansættelsen godkendes i sidste ende af HB. SD Speedway forudsættes repræsenteret i ansættelsesudvalget og kan herigennem bl.a. bringe kandidater i forslag. Niels Munk meddelte, at hvis konklusionerne som nævnt ovenfor står ved magt, ønsker han ikke fortsat at sidde i Ansættelsesudvalget. Referat fra HB-møde 1/05 d. 12. februar Side 4 af 5
6) DMUs Elitesatsning, fortsat: d) Team Danmarks nye Støttekoncept: HB har noteret sig, at TD støttekonceptet nu er offentliggjort. DMU er at finde i det øverste niveau, hvilket der er grund for at være tilfredse med. At forblive her kræver imidlertid en fortsat målrettet indsats. e) DMUs Teambus: Sagen er ved at være løst. Bussen bliver indregistreret som bus, men er fortsat på svenske plader. Det er ikke muligt p.t. at få den registreret på danske plader. g) Samarbejdsaftale med MX-1 teamet: Oplæg til samarbejdsaftale er udarbejdet. Og afventer nu endelig godkendelse og derefter underskrifter. Aftaleindholdet blev kort gennemgået på mødet. 7) Miljø Status på den nye vejledning er, at høringsfasen er afsluttet. Vi afventer nu et udspil fra Miljøstyrelsen/-ministeriet 8) Uddannelse/Bredde Referat UbU-møde 5/04 blev gennemgået. 10) Nordsøringen: materiale er udsendt til klubberne og ansøgninger er begyndt at indkomme. 12) Materiale om nominering af Årets Klub er udsendt. DMU-dagen: Erling Christiansen anerkender, at man har været for sent på banen med en dato, hvilket giver kalenderproblemer for flere Sportsdivisioner med den valgte dato. UbU har på et nyligt afholdt møde drøftet de fremtidige konditioner for dette tiltag. Emnet blev kort gennemgået. Den 30. april 2005 er udgået som generel dato. Forslag til fremtidige konditioner vil blive udsendt til Sportsdivisioner og klubber snarest. Oplægget giver mulighed for en mere individuel tilrettelæggelse. HB gav tilslutning hertil. 9) Internationalt arbejde a) Nordisk: Henrik Nørgaard orienterede om arbejdet med Nordisk International Strategy. De nordiske præsidenter og generalsekretærer har arbejdet med en revideret, moderniseret strategi og politik omkring FIM og UEM. Der foreligger endnu ikke et færdigt oplæg, men så snart det er klar, vil HB blive informeret. b) FIM: Conference Meetings afholdes i Genève den 18. 20. februar 2005. Der er udsendt materiale til disse møder. 10) Eventuelt Der blev intet drøftet under dette punkt. Referent: Jan Rodtwitt Udsendt den 23. februar 2005. Referat fra HB-møde 1/05 d. 12. februar Side 5 af 5