Behandling af personoplysninger Tv-overvågning Version 01 / Maj 2018
Baggrund Persondataloven indeholder en række regler, som bl.a. giver personer, der udsættes for tvovervågning en række rettigheder. Rettighederne skal bidrage til, at du som beboer i et boligområde med tv-overvågning er i stand til at varetage dine og gæsters interesser. Disse rettigheder medfører en række pligter for os som boligselskab, idet vi har ansvaret for tv-overvågningen og dermed personoplysningerne. Pligterne indebærer blandt andet, at den dataansvarlige på eget initiativ skal oplyse om, at der indsamles oplysninger om personer, og hvad disse bruges til mv. Persondataloven stiller endvidere krav om, at personoplysninger skal behandles sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Det betyder, at der skal være de nødvendige tekniske og fysiske foranstaltninger imod, at optagelser fra tv-overvågning kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges. Datatilsynet anbefaler derfor alle, der foretager tv-overvågning, at det nærmere beskrives, hvordan tv-optagelserne beskyttes. 2
1. Indledning 1.1 Persondataloven stiller krav om, at personoplysninger skal behandles sikkerhedsmæssigt forsvarligt. Det betyder, at der skal være de nødvendige tekniske og fysiske foranstaltninger imod, at optagelser fra et overvågningskamera kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges. 1.2 Datatilsynet anbefaler alle, der foretager tv-overvågning, at sikkerheden omkring brug af tv-overvågning beskrives. Denne politik er baseret på Datatilsynets anbefalinger og har til formål ud over at beskrive sikkerheden at sikre, at vores procedure omkring tv-overvågning følges af alle medarbejdere og personer, der involveres i tv-overvågningen. Derudover kan denne politik anvendes som dokumentation, der kan fremvises, hvis Datatilsynet kommer på kontrolbesøg. 1.3 Boligselskabet Baldersbo er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles som led i den tv-overvågning, der er beskrevet i denne politik. 2. Formål med tv-overvågning 2.1 Formålet med tv-overvågningen er at forebygge og opklare kriminalitet. Herudover har videoovervågningen som hovedformål også at være en i boligområderne tryghedsskabende foranstaltning. 3. Tv-overvågningen af boligområder og af arealer, som ligger i direkte tilknytning hertil 3.1 Der foretages tv-overvågning af følgende områder/arealer: Boligselskabet Baldersbo afdeling 12, Hedeparken og Magleparken, 2750 Ballerup. Boligselskabet Baldersbo afdeling 21, Magleparken 12, 2750 Ballerup. Boligselskabet Baldersbo afdeling 11, Magleparken 9-11, 2750 Ballerup. 3.2 Tv-overvågningen er baseret på tilladelse fra politiet, hvoraf tillige fremgår, hvilke arealer den konkrete tilladelse omfatter. Den gældende tilladelse udløber i juli måned 2019, hvorefter der vil blive ansøgt om en yderligere 5 års forlængelse af tilladelse til tv-overvågning. 3.3 Tv-overvågningen foretages med i alt ca. 190 kameraer, som er aktive døgnets 24 timer. Derudover er der opsat behørig skiltning, jævnfør datatilsynets regler herom. 3
3.4 Billederne fra tv-overvågningen kan ses live. Der er adgang til live-optagelser på 9, 2750 Ballerup. 3.5 Den for afdelingerne ledende ejendomsfunktionær er instrueret i på ugentlig basis at sikre, at den tid og dato, der registreres i forbindelse med optagelse af tv-overvågningsbillederne, er retvisende. 4. Tv-overvågning af egne indgange, facader, indhegning eller lignende 4.1 Der foretages tv-overvågning pa følgende steder: Baldersbo afdeling 11 Baldersbo afdeling 12 Baldersbo afdeling 21 4.2 Tv-overvågningen foretages med i alt ca. 150 kameraer, som er aktive døgnets 24 timer. Der er er opsat behørig skiltning jævnfør datatilsynets krav hertil. 4.3 Billederne fra tv-overvågningen kan ses live, og tv-overvågningen er forbundet med en harddisk som gemmer alle optagelser fra alle kameraer i 30 dage. 4.4 Billederne fra tv-overvågningen kan ses live. Der er adgang til live-optagelser på 9, 2750 Ballerup. 5. Tv-overvågning af steder eller lokaler, hvortil der er almindelig adgang 5.1 Der foretages tv-overvågning pa følgende steder/lokaler: Hedegårdens Butikscenter 5.2 Tv-overvågningen foretages med i alt 20 kameraer, som er aktive døgnets 24 timer. Der er er opsat behørig skiltning jævnfør datatilsynets krav hertil. 5.3 Billederne fra tv-overvågningen kan ses live. Der er adgang til live-optagelser på 9, 2750 Ballerup. Alle kameraer er endvidere forbundet med en harddisk, som gemmer alle optagelser fra alle kameraer i 30 dage. 5.4 Den for afdelingerne ledende ejendomsfunktionær er instrueret i på ugentlig basis at sikre, at den tid og dato, der registreres i forbindelse med optagelse af tv-overvågningsbillederne, er retvisende 4
6. Tv-overvågning af steder eller lokaler, hvortil der ikke er almindelig adgang 6.1 Der foretages tv-overvågning pa følgende steder/lokaler: Fællesarealer Hedeparken 23 A Hedeparken 1 til 7, elevatorforrum, kældere og elevatorstole. Fællesarealer Magleparken 12 6.2 Tv-overvågningen foretages med i alt 20 kameraer, som er aktive døgnets 24 timer. Der er er opsat behørig skiltning jævnfør datatilsynets krav hertil. 6.3 Billederne fra tv-overvågningen kan ses live. Der er adgang til live-optagelser på 9, 2750 Ballerup. Alle kameraer er endvidere forbundet med en harddisk, som gemmer alle optagelser fra alle kameraer i 30 dage. 6.4 Den for afdelingerne ledende ejendomsfunktionær er instrueret i på ugentlig basis at sikre, at den tid og dato, der registreres i forbindelse med optagelse af tv-overvågningsbillederne, er retvisende 7. Behandling af personoplysninger 7.1 Der kan ske overvågning af følgende personkategorier: Medarbejdere Beboere Gæster/besøgende Andre, der befinder sig på de overvågede områder 7.2 I forbindelse med overvågningen behandles oplysninger om, hvem der befinder sig på de overvågede område og på hvilket tidspunkt. 8. Opbevaring af og adgang til overvågningsbilleder mv. 8.1 Optagelserne fra tv-overvågningen opbevares pa en måde, så de ikke kommer til uvedkommendes kendskab. Dette sker ved, at optagelserne lagres pa en harddisk, hvortil der kræves adgangskode/password. Kun de personer, der skal have adgang, jf. punkt 8.2, får en adgangskode. Adgangskoden må ikke overlades til andre eller opbevares på en sådan måde, at andre kan tilgå den. 8.2 Optagelser fra tv-overvågningen må alene gennemses ved mistanke om strafbare forhold med henblik på at udlevere oplysningerne til politiet. 5
Følgende begrænsede antal personer ma tilgå optagelserne: De ledende ejendomsfunktionærer for boligområderne Boligselskabets direktør Boligselskabets driftschef Det til tv-overvågningen tilknyttede servicefirma 9. Videregivelse/udlevering af optagelser 9.1 Optagelserne kan alene udleveres til politiet. Optagelserne ma ikke offentliggøres, videregives eller forevises til andre end politiet, medmindre der er samtykke fra alle de personer, der er pa de optagelser, som ønskes udleveret. 9.2 Uanset ovenstående har enhver person, der indgår i optagelserne, som hovedregel ret til at få lov at se og få udleveret en kopi af optagelserne af vedkommende selv. Inden forevisning af optagelserne eller udlevering af en kopi sikres det via teknisk sløring, at der ikke optræder andre genkendelige personer på optagelserne. 10. Sletning 10.1 Optagelser fra tv-overvågning slettes senest 30 dage efter, at de er optaget, jævnfør undtagelse nedenfor. 10.2 Optagelser slettes ikke, hvis en optagelse skal bruges i en konkret sag for eksempel, hvis optagelser eller billeder skal bruges som dokumentation i en erstatningssag. I så fald opbevares optagelserne af den person, tvisten drejer sig om, og der sker underretning af den pågældende om opbevaringen inden for 30 dage. På anmodning udleveres en kopi af optagelsen til den pågældende. 11. Diverse 11.1 Drift og service af Tv-overvågningen varetages af SmartGuard ApS, Håndværkervangen 1, 3550 Slangerup, som behandler oplysningerne på vores vegne. Der er indgået en særskilt databehandleraftale med SmartGuard ApS, der regulerer de nærmere rammer for deres håndtering af persondata. 11.2 Manglende overholdelse af denne politik af Boligselskabet Baldersbos medarbejdere kan medføre ansættelsesretlige konsekvenser, herunder advarsel, opsigelse samt i yderste fald bortvisning. 11.3 Denne politik tages op til revision én gang årligt og opdateres, hvis dette er nødvendigt. 6
11.4 Er der spørgsmål til ovenstående, kan der rettes henvendelse til Boligselskabet Baldersbo, Præstevænget 46, 2750 Ballerup, tlf. 44 97 08 86 eller e-mail direktion@baldersbo.dk 7