Samarbejdsaftale mellem DRK og regionsledelserne, herunder RKU s komissorium. Nærværende samarbejdsaftale er baseret på vedtægterne for Dansk Retriever Klub samt en revidering af dokumenterne Samarbejdsaftale mellem DRK s bestyrelse og regionsledelserne i DRK af 1998 samt Kommissorium for regionernes koordineringsudvalg af maj 2000. Generelt Nærværende samarbejdsaftale er indgået mellem Dansk Retriever Klub (DRK) og regionsledelserne i DRK s 11 regioner i henhold til DRK s vedtægter. Aftalen har til formål at forpligte parterne til et konstruktivt samarbejde inden for rammerne af DRK s vedtægter, DKK s love og DRK s overenskomst med DKK til gensidig gavn for alle klubbens interesser. Dansk Retriever Klub Fraugdegårds Allé 4 5220 Odense SØ Tlf. 6597 3494 Kommissorium godkendt xx.x.2012 Version 01/2012 Nærværende samarbejdsaftale er gældende fra underskrivelsesdatoen og samtidigt ophæves eventuelle tiligere indgåede samarbejdsaftaler. Valg Hver regionsledelse er repræsenteret af 5 eller 7 medlemmer som det fremgår af klubbens vedtægter. Eventuelle ændringer i en regionsledelse eller dennes konstituering skal meddeles DRK s sekretariat. Den afgående ledelse fungerer til og med regionens ordinære årsmøde, herefter tiltræder den nye ledelse. Medlemskab Regionsledelsens medlemmer skal være medlem af DRK. Regionsledelsens konstituering og arbejdsform Regionsledelsen konstituerer sig som beskrevet i DRK s vedtægter. Hver regionsledelse udpeger efter årsmødet en repræsentant til RKU regionernes koordineringsudvalg. Dette udvalg mødes flere gange årligt og har til formål at varetage koordineringen af samarbejdet regionerne imellem og koordinere disse aktiviteter med eventuelle racespecifikke aktiviteter samt øvrige relevante aktiviteter som DRK s udvalg måtte planlægge. RKU og DRK s bestyrelse skal tilstræbe, at regionsarbejdet på landsplan samt tilbuddene til medlemmerne, i størst muligt omfang bliver ensartet. Se bilag med RKU s kommissorium. 1
Kommunikation Klubbens bestyrelse indkalder 1-2 gange årligt regionerne til et fælles møde med henblik på gensidig information og samarbejde. Til mødet kan raceledelser og repræsentanter fra DRK s øvrige udvalg inviteres. Der indkaldes punkter til dagsordnen forinden mødet og dagsorden udsendes senest en uge før mødet. Der føres referat af disse møder. Der stilles spalteplads til rådighed i Retrieveren under regionens navn. Regionen kan her annoncere kommende arrangementer mv. Via DRK s hjemmeside gives regionerne mulighed for at oprette egen hjemmeside, hvor lay-out og struktur er defineret ud fra DRK s overordnede hjemmeside. Det står regionerne frit for selv at designe egen hjemmeside, men der stilles krav om at DRK s logo skal gå igen og at designet skal være genkendeligt med DRK s af hensyn til brugernes oplevelse af dette. Aktiviteter, arrangementer og ansvar Regionerne forestår tilbud til klubbens medlemmer i den akutelle region. Dette være sig: Træningstilbud til regionens kursister* Uddannelse gennem mesterlære af kompetente instruktører Afholdelse af uofficielle c-prøver, working test, skuer, sporprøver o.lign. Afholdelse af offcielle A og B-prøver og workingtest, sporprøver og udstillinger Afholdelse af temamøder eller andre behovsbestemte arrangementer, fx ringtræning, trimning, etc. * DRK s træningsudvalg tilbyder kurser for nye hvalpe/lydighedsinstruktører og for markprøveinstruktører og afholder regelmæssigt erfaringsudveklsingsdage med forskellige temaer på. Det er TU og DRK s intension at alle regioner som minimum kan tilbyde kvalificeret træning fra hvalpetræning til åben klasse. Dette søges opnået gennem TU s tilbud og regionernes mesterlære for instruktørerne. Koordinering Regionens officielle og uofficielle aktiviteter indenfor markrpøver, working test og udstillinger skal koordineres gennem RKU. Dommere til regionens uofficielle arrangementer inviteres af regionen selv.dommere til officielle arrangementer varetages af dommerudvalget, markprøveudvalget eller udstillingsudvalget. Ønsker en raceledelse at arrangere racespecifik træning kan dette lade sig gøre under forudsætning af: at det koordineres med den lokale region at der samtidigt gives mulighed for at DRK-instruktører, der vil deltage for at lære, gives mulighed herfor at overskuddet tilgår racen. 2
Indstilling af dommere Regionen kan indstille dommerkandidater til henholdsvis brugsprøvedommer og markprøvedommer. De aktuelle krav til dommeruddannelsen findes på hjemmesiden under Dommerudvalget eller ved henvendelse til samme. Samarbejde med øvrige DRK-udvalg Regionsledelsen forpligter sig til at samarbejde med DRK s øvrige udvalg i forbindelse med afholdelse af og koordinering af aktiviteter for racen. Økonomi Regionen har selvstændig økonomi indenfor klubbens rammer. Regionsledelsen forpligter sig til at anvende de økonomiske midler der optjenes ved træning og arrangementer til gavn for regionens og dens medlemmer. Regionens regnskab sendes umidelbart efter regionens årsmøde og senest d.15. februar til klubbens sekretariat. Regnskab skal føres. Sålænge den overordnede økonomi i regionen fungerer tilfredsstillende vil regionen kunne overføre overskud fra år til år. I år med truende underskud tages dette med på fællesmøder. Regionsledelsen accepterer at det er DRK s bestyrelse, der har det overordnede ansvar for klubbens økonomi. Regionens årsmøde Regionens årsmøde afholdes i januar. Dato og mødested fastsættes af regionsledelsen og offentliggøres i medlemsbladets septembernummer og samtidig på DRK s hjemmeside. Godkendt referat fra årsmødet samt regnskab sendes umiddelbart efter regionens årsmøde og senest d.15. februar til klubbens sekretariat. Således vedtaget af DRKs bestyrelse d. 12.9.2012 Således tiltrådt af: Dato: Regionsledelsen for xxx Dansk Retriever Klub Bestyrelsen Formand og næstformand Formand og næstformand 3
Bilag: RKU s kommissorium: 1. Etablering og konstituering Stk. 1.1. Regionernes Koordineringsudvalg er vedtægtsbestemt og principielt udpeget af bestyrelsen for DRK. I praksis vælger hver regionsledelse en repræsentant, som repræsenterer den enkelte region. Bestyrelsen er repræsenteret ved 2 bestyrelsesmedlemmer. RKU s repræsentanter vælges hvert år efter generalforsamling og regionernes årsmøder. Regionsledelserne skal senest d. 15.2. meddele deres repræsentant til klubbens sekretariat. Udover de siddende repræsentanter fra bestyrelsen kan andre fra bestyrelsen, fra udvalg og fra racer efter behov indbydes til at deltage i møderne i RKU. Stk. 1.2. RKU konstituerer sig med formand, næstformand og sekretær. Bestyrelsens repræsentanter kan ikke være formand for udvalget. Ændringer i udvalgets konstituering skal meddeles DRKs sekretariat straks. Stk. 1.3. Udvalget refererer til DRK s bestyrelse. Stk. 1.4. Medlemmerne i DRK s udvalg varetager en tillidspost i DRK og repræsenterer dermed DRK i alle henseender. Dette skal iagttages i alle sammenhænge og medlemmernes optræden skal være loyal og troværdig mod Dansk retriever Klub. Overskridelse af denne loyalitetspligt kan medføre, at et medlem ikke kan varetage en udvalgspost i DRK. Dette vil være bestyrelsens afgørelse. 2. Ansvar og aktiviteter Stk. 2.1. RKU s formål er at varetage koordineringen af samarbejdet regionerne imellem og koordinere disse aktiviteter med eventuelle racespecifikke aktiviteter samt øvrige relevante aktiviteter som DRK s udvalg måtte planlægge. RKU og DRK s bestyrelse skal tilstræbe, at regionsarbejdet på landsplan samt tilbuddene til medlemmerne, i størst muligt omfang bliver ensartet. Stk. 2.2. Bestyrelsen kan bringe emner til debat i RKU og RKU har i den forbindelse høringsret. Ligeledes kan RKU indstille emner til videre behandling og beslutning hos DRK s bestyrelse Stk. 2.3. RKU mødes 2-3 gange årligt. Sædvanligvis i februar, maj og august 4
Til møderne udarbejdes dagsorden og denne fremsendes til deltagerne senest 2 uger før mødets afholdelse. Stk. 2.4. I samarbejde med regioner, racer og udvalg udarbejder RKU en årsplan for afholdelse af klubbens prøver, både officielle og uofficielle. Regionerne skal således senest d. 12. august indsende oversigt over efterfølgende års arrangementer til RKU. Planen bør så vidt muligt indeholde koordinering af alle officielle og uofficielle prøver samt øvrige aktiviteter i DRK, som med fordel bør koordineres eller tages hensyn til, f.eks. klubbens generalforsamling, racespecifikke arrangementer m.v. A-prøver er undtaget, da disse sædvanligvis planlægges ret sent. RKU er ansvarlig for det årlige DM for hold, RKU beslutter hvilken region der afholder DM som går på skift mellem regionerne. Regionerne er ansvarlige for at det regnskabsmæssigt går op så ikke arrangementet kommer ud med et underskud. Hver region tilmelder et hold á 4 hunde, og hver region betaler et tilmeldingsgebyr der så skal dække de udgifter der er i forbindelse med arrangementet. Bliver der arrangeret social samvær om aftenen efter DM, er det et regnskab for sig. Forslag til plan til det følgende års prøver indsendes hvert år inden 1. november til DRK s bestyrelse og markprøveudvalg sammen med eventuelle ønsker om dommere og oplysning om prøveledere. Stk. 2.5. Beslutninger træffes i enighed eller ved flertalsafgørelser. I tilfælde af stemmelighed tæller formandens stemme dobbelt. MU er beslutningsdygtigt når 2/3 af udvalget er til stede. 3. Økonomi Stk. 3.1. RKU er budgetansvarlig alene for udvalgets egne omkostninger og skal senest 1. oktober til DRKs sekretariat indsende budgetforslag for udvalgets virke det næste år. Økonomien administreres i samarbejde med klubbens administration og bestyrelsens kasserer. Bestyrelsens repræsentant fungerer som "controller". Stk. 3.2 Der udbetales godtgørelse for telefoni til udvalgets formand. Tilskuddet kan gives til et andet medlem fra udvalget, hvis dette skønnes relevant. 4. Administrative rutiner og kommunikation Stk. 4.1. RKU aflægger skriftlig beretning for udvalgets arbejde i det forgangne år. Beretningen skal være DRKs sekretariat i hænde senest 15. januar for offentliggørelse på klubbens hjemmeside inden Generalforsamlingen ultimo februar. 5
Stk. 4.2. Udvalgets møder føres til referat, der godkendes senest en måned efter mødernes afholdelse. Referatet sendes i kopi til DRK s bestyrelse, alle udvalg og racer samt regionerne. Stk. 4.2. RKU kommunikerer med medlemmerne via Retrieveren og via DRKs hjemmeside. Udvalgets formand skal sikre, at DRKs hjemmeside under RKU holdes ajour med referater og aktiviteter etc. 6