Referat af HB-møde 1. november 2015 STED: Den gamle kro, Overgade 23, Odense TID: 1. november 2015 kl. 08.30-16.20. Fremmødte: Jesper, Jan, David, Søren Herlev, Jan-Erik, Tarik, Mikael, Erik(referent) og Søren H.K Godkendelse af tilpasset forretningsorden(shk) Godkendt Elite/Talent (Mikael og Tarik): Status for udviklingscentrene(uc): Møde i sportsligt udvalg torsdag den 29.10.2015. Det sportslige udvalg har indstillet til at rammerne for UC tages op til revision. Dan, udviklingscenterkoordinater, bliver vores sat til at revidere rammerne for UC. Økonomi: UC har fået udbetalt deres økonomi for langsomt, det vil der blive rettet op på fremover. Potentielt nyt UC. VEB-projektet (Vejle/Esbjerg/Brande). Hvis VEB-projektet kan gå med til at fungere med nedsat økonomisk støtte til drift i 2016, samt at de ellers lever op til gældende krav for UC, kan de se frem til en godkendelse. Der er indkommet en henvendelse fra Odense, om hvorvidt forbundet kan blåstemple en samarbejdsaftale med Udvikling Fyn og de lokale klubber omkring oprettelse af et kraftcenter. Forbundet skal være en aktiv partner i samarbejdet for at kunne lægge navn til og blåstemple projektet. Vi forventer derfor at blive yderligere inddraget, hvis odenseklubberne ønsker at gå videre med projektet. Retningslinjer til internationale stævner. Retningslinjer vil blive informeret til samlinger inden deltagelse i stævner. Hvis danske deltagere til internationale stævner tilsidesætter informerede regler, vil der blive gennemført sanktioner Udvalg: Der mangler nogle frivillige til det politiske udvalg. Mikael og Tarik sætter en ny rekrutteringsrunde op. Økonomi (Jan-Erik) Økonomisk status: Jan-Erik har fået bevilget en lånemodel fra DIF med tilbagebetalingsplan til afvikling af gammelt lån vi har hos DIF. Gennemgang af rammebudget for 2015. Licens og forsikring. Der er indkommet 1.458.000 kroner og registreret 7879 medlemmer. Det er en væsentlig nedgang fra forrige år. Vi satser på at der bliver registreret flere medlemmer rettidigt i 2016. Der er fokus på, at der eksisterer en ulighed i den økonomiske fordeling mellem teknik og kamp. I de næste års budgetter bliver en udligning forsøgt. Økonomien vil variere år for år afhængigt af antallet af mesterskaber. Der er tæt samarbejde mellem teknik og kamp, og der
er enighed om, at økonomien vil blive fordelt mellem teknik og kamp år for år med henblik på at skaffe bedst mulige resultater til dansk taekwondo. Stævner: en stor del af vores udstyr er nedslidt og får brug for at blive udskiftet. Derfor bliver der indført et slitagegebyr på 50 kroner pr deltager til alle stævner. Jan Rudebeck får til opgave at lave investeringsplan. Teknisk udvalg: Underskuddet i 2015 skyldes primært, at dancertifikater fra graduering 2014 først blev bestil og betalt i 2015, samt at der har været få til forbundsgraduering. Budgetteret underskud på 370.000. Væsentligt mindre end det ellers have set ud, hvis ikke vi havde sparret på aktiviteter i sommer og efteråret 2015. Med det nye budget bibeholdes licensniveauet. Der sparres ikke på breddeområdet. Der bliver skårret på eliteområdet. Kørselspenge Vi skal have ens regler for alle ansatte og frivillige under Dtaf angående udbetaling af kørselspenge. Ved alle udvalgsmøder samt hovedbestyrelse er det den lave takst på 2,05 kroner ved individuel kørsel, ved fælles kørsel udbetales den høje takst på 3,70 kroner. Som underviser på trænerkurser udbetales den høje takst. IT(Jesper): Status: Præsentation af ny struktur på hjemmeside. Generel stor tilfredshed. Der kan potentielt spares mange penge på administration ved indførelse af nyt design og ændret funktionalitet, og det tilskyndes derfor til at hastigheden på processen holdes oppe. Startsiden bør tilrettelægges så der er klar information til nye udøvere. De ansvarlige for hvert ansvarsområde skal senest den 2. november sende eventuelle ønsker til hjemmesiden. Søren Herlev, Jesper og Jan arbejder videre med hvad der skal indgå af egenskaber. Tilmelding til større stævner kommer til at foregå via Ma-regonline. Ved stævner bliver det manuelt kontrolleret at alle har betalt licens. Hvis ikke det er tilfældet får klubben en bøde. Stævner(Jan, Erik og David):. Status: Ekstremt stort arbejde med afvikling i stævner i efteråret. Vi benytter så hurtigt som muligt Ma-regonline. Der er styr på kamp, processen med teknik skal gøres klar. Vi følger fremover standardregler, så vi kan forberede vores udøvere bedst muligt til større stævner. Det betyder at der fremover vil være langt færre dispensationer til stævner, dette for at gøre stævneafviklingen nemmere og mere fair for alle udøvere. Vi vil forsøge fremover at afvikle børneklasserne hurtigere så børn ikke skal vente en hel dag. Børnevægtklasser vil inden for nærmeste fremtid følge svensk eller tysk model med mindre spring i vægtklasser. Jan Rudebek tager at i Rakesh fra Ma-reg online og hører nærmere. Dommerrespons fra DM: Hjælperne var ikke uddannet godt nok til at hjælpe kampdommerne ved pointgivning. Fremover vil der blive taget initiativ til at hjælpere bliver uddannet i proceduren inden stævnet. Det samme gælder for optagelse til video-replay.
Deltagergebyr til stævner: Det tages op til overvejelse om arrangører kan påvirke størrelsen af deltagergebyret til stævner. NM 2016(Mikael og Erik): Status. Ma-regonline benyttes til tilmelding. Erik tager fat i Torben Hansen mhp at have indbydelsen færdig hurtigst muligt. Stævnet er åbent Kadet junior og senior. Fra 4. kup og opefter. Krav om GAL/GOL licens er gældende. Vejning fredag aften samt lørdag morgen 06-07. Det koster 300 kroner hvis ikke man passer vægtklassen, og ønsker at blive rykket op i klasse Stævnet bliver afholdt over én dag. Lørdag den 30. januar 2016. Kampbog(SHK-David) Det bliver potentiel påkrævet fra justitsministeriet, at kampsportsudøvere i fremtiden har en elektroniks kampbog. Vi har ikke nogen mulighed for at påvirke beslutningen. Myfightbook.com er en god og billig mulighed. Hvis det bliver besluttet at kampsportsudøvere skal have elektronisk kampbog, vil vi ikke bruge midler på at udvikle vores eget it-system. Rep.møde 2016: Vil blive afholdt den 16. april 2016. Sekretariat/KUF (SHJ): Status vedr. optimering af processer hos sekretariatet. Brugerbetaling og småekspederinger: FX instruktørmærker og PR materiale. Gives fremover gratis. BudoXperten har en kasse med rundt til diverse arrangementer. Der sendes ikke noget fra sekretariatet. Når værende Pr materiale er opbrugt produceres elektronisk materiale. Afskaffelse af det obligatoriske fysiske pas, erstat med frivilligt: Der kan sparres mange penge ved at afskaffe det obligatoriske pas og den dertilhørende administration. Det foreslås at der i stedet kan uddeles frivillige pas til officielle arrangementer, til medlemmer der selv vil registrere. Orientering herom på rep-møde den 8.11.2015. Afhængigt af tilbagemelding sættes proces i gang herefter. Korrekt licensbetaling til tiden: Der er mange taekwondoudøvere i forbundsregistrerede klubber, der ikke betaler licens. Igennem februar 2016 vil der blive sendt breve ud til klubber der ikke har betalt, hvor der tilbydes hjælp til at gennemføre procedurerne omkring betalingerne. Hvis der stadig ikke er betalt 1. marts vil bødeindkrævning forekomme jævnfør forbundets love. Hvis vi har vidende om, at der er en klub med væsentligt flere medlemmer end der er tegnet licenser til, kan klubben udelukkes af forbundsaktiviteter i en tidsbegrænset periode som følge af grov tilsidesættelse af forbundets love. Licensens størrelse: Efter den 1. august betales der i licens 80 kroner for nye medlemmer og 200 kroner for gamle medlemmer.
Søren Herlev foreslår at vi sætter licensen ned til 80 kroner for alle licenser tegnet efter den 1. august. Dette for at forsimple administrationen for klubber og sekretariatet. Bestyrelse og frivillige forældre. Alle der er aktive i forbundsklubber, er forpligtet til at betale licens. Hvem kan kontakte sekretariatet Det besluttes, at kun klubbens registrerede klubadministrator kan kontakte sekretariatet. Dvs. at klubmedlemmer skal gå via sin bestyrelse/klubadministrator for at kontakte sekretariatet. Dette gøres for at sparre penge. KUF (Kontor for udvikling og fællesskab ved idrættens hus). Ejnar Mikkelsen sidder som formand i KUF. Ejnar er valgt af de andre forbund i fællesskabet. Vi ønsker at skifte Ejnar ud som repræsentant for DTaF, da han ikke har hovedbestyrelsens opbakning. Søren Herlev formulerer et skriv til Helge fra DIF, hvor vi anmoder om at få skiftet Ejnar ud som repræsentant for DTaF i KUF. Søren Herlev sender rundt til genkendelse. Søren H.K. sender brev til Ejnar. HB og klubbesøg: Konsulenterne skal optimere klubbesøgene, så det sikres, at der generes støtte fra fordelingsnøglen ved DIF. Christian(udviklingskonsulent) laver materiale som klubberne kan benytte til afvikling af arrangementer. Arrangementerne skal godkendes af Christian. Skolesamarbejde: Christian laver et basisskema som skole/klub samarbejde kan baseres på. Dette skal hjælpe de enkelte klubber i gang med skolesamarbejde. Næste møder: 8.11.2015 kl 10 Brøndby 8.11.2015 kl 13 Brøndby Ekstraordinært repræsentantskabsmøde(budget godkendelse) Mødedeltagelse: 2015: 05.11.2015 Dialogmøde i KUF Søren H. og Jan-Erik 09.11.2015 Kommende tv-aftaler Mikael og Tarik Nov/dec Møde Dorthe/Helge Erik og?? 29.11.2015 Kukkiwon møde i Odense SHK 02.12.2015 Dialogmøde ny støtte DIF i Brøndby kl. 18.30 SHK + 2016:
08.01.2016 DIF Topleder seminar i Herning SHK 09.01.2016 Sportsgalla 2016 i Herning SHK Feb/mar 16 Fordelingsnøglemøde SHK 16.04.16 Repræsentantskabsmøde 29+30/4 16 DIF Årsmøde I Brøndby SHK + Med sportslig hilsen Søren Holmgård Knudsen