VEJLEDNING OM vedtægtsændringer i erhvervsdrivende fonde UDGIVET AF Erhvervsstyrelsen December 2014
Indhold 1. Indledning... 1 2. Praktiske oplysninger... 1 3. Vedtægtsændringer skal være velbegrundede... 3 4. Ændring af fondens formål og uddelingsformål kræver samtykke fra Civilstyrelsen... 4 5. Vedtægtsændringer som Erhvervsstyrelsen eller Civilstyrelsen selv tager initiativ til at gennemføre... 4 1. Indledning Når en erhvervsdrivende fond er oprettet, kan fondens vedtægt kun ændres efter reglerne i kapitel 10 i lov om erhvervsdrivende fonde. Det fremgår af LEF 89, at fondsmyndigheden efter indstilling fra bestyrelsen kan tillade, at en bestemmelse i en vedtægt ændres. Det vil sige, at bestyrelsen skal indhente samtykke fra fondsmyndigheden, og bestyrelsen kan ikke på egen hånd ændre fondens vedtægt. Bestyrelsen kan dog uden fondsmyndighedens tilladelse foretage en kapitalforhøjelse, jf. LEF 35, stk. 2. Ved ændring af vedtægtsbestemmelser om fondens formål og uddelinger skal fondsmyndigheden indhente Civilstyrelsens samtykke, før fondsmyndigheden kan give tilladelse til ændringen. Hvis Erhvervsstyrelsen som fondsmyndighed ikke har tilladt en ændring af vedtægten, er ændringen ikke gyldig og har ingen retsvirkning. Erhvervsstyrelsens afgørelser om vedtægtsændringer kan indbringes for Erhvervsankenævnet senest fire uger efter, at afgørelsen er meddelt den pågældende, jf. LEF 130. Afgørelserne kan dog også indbringes for domstolene uden først at være indbragt for Erhvervsankenævnet. 2. Praktiske oplysninger Bestyrelsen skal kun henvende sig til Erhvervsstyrelsen i forbindelse med en vedtægtsændring. Det er Erhvervsstyrelsen, der skal indhente samtykke fra Civilstyrelsen, hvis loven kræver det. Erhvervsstyrelsen indgår gerne i en dialog med bestyrelsen om ændring af vedtægten. Erhvervsstyrelsen kan dog ikke give en forhåndsgodkendelse af en vedtægtsændring, og den indledende dialog om en vedtægtsændring kan alene betragtes som en vejledende dialog 1
mellem bestyrelsen, dens eventuelle rådgiver og Erhvervsstyrelsen. I forbindelse med denne dialog bedes bestyrelsen sende et udkast til den tilrettede vedtægt sammen med følgende: En begrundet redegørelse for, hvorfor vedtægten indstilles ændret. En oversigt med tre lodrette kolonner, hvor den første kolonne indeholder den gældende affattelse af vedtægten (paragraf for paragraf), den anden kolonne indeholder tekstforslaget til den ændrede/nye paragraf, mens den tredje kolonne indeholder konkrete bemærkninger til, hvorfor de enkelte vedtægtsbestemmelser indstilles ændret (kolonneoversigten kan udelades, hvis der kun er tale om ganske få ændringer af vedtægten) Et udkast til ny vedtægt Når Erhvervsstyrelsen og evt. Civilstyrelsen har givet tilladelse til ændringen, vedtager bestyrelsen ændringen af vedtægten på et bestyrelsesmøde, hvor den nye vedtægt dateres, underskrives og indsendes til Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter, at bestyrelsens beslutning om at ændre vedtægten er truffet. I forbindelse med anmeldelsen skal bestyrelsen indsende følgende: Erhvervsstyrelsens anmeldelsesblanket til brug for ændringer i selskaber m.v., dvs. Selskabsblanketten. Et dateret referat af det bestyrelsesmøde, hvor vedtægten blev ændret. Den tilrettede, daterede og underskrevne vedtægt. En anden fremgangsmåde er, at bestyrelsen beslutter at ændre fondens vedtægt, hvorefter bestyrelsen anmoder Erhvervsstyrelsen om tilladelse til vedtægtsændring. I så fald skal følgende indsendes til Erhvervsstyrelsen: Erhvervsstyrelsens anmeldelsesblanket til brug for ændringer i selskaber m.v., dvs. Selskabsblanketten. Et dateret referat af det bestyrelsesmøde, hvor vedtægten blev ændret. Den tilrettede, daterede og underskrevne vedtægt. En begrundet redegørelse for, hvorfor vedtægten indstilles ændret. En oversigt med tre lodrette kolonner, hvor den første kolonne indeholder den gældende affattelse af vedtægten (paragraf for paragraf), den anden kolonne indeholder tekstforslaget til den ændrede/nye paragraf, mens den tredje kolonne indeholder konkrete bemærkninger til, hvorfor de enkelte vedtægtsbestemmelser indstilles ændret 2
(kolonneoversigten kan udelades, hvis der kun er tale om ganske få ændringer af vedtægten) I sådanne tilfælde behandler Erhvervsstyrelsen anmodningen om vedtægtsændringen og indhenter eventuelt også Civilstyrelsens samtykke til vedtægtsændringen. Hvis Erhvervsstyrelsen giver tilladelse til vedtægtsændringen, registrerer Erhvervsstyrelsen vedtægtsændringen samtidigt med, at Erhvervsstyrelsen tillader ændringen. 3. Vedtægtsændringer skal være velbegrundede En fonds vedtægt er udtryk for stifters ønsker, og vedtægtsændringer kan derfor ikke tillades, medmindre de er velbegrundede. Hvis bestyrelsen ønsker at ændre en vedtægt, er det derfor et krav, at behovet for ændringen dokumenteres og understøttes af en redegørelse fra bestyrelsen. I nogle situationer vil det også være hensigtsmæssigt med en udtalelse eller erklæring fra revisor. Vedtægtsændringer, der alene er begrundet i et ønske om en sproglig modernisering, kan derfor ikke forventes imødekommet af Erhvervsstyrelsen. Vedtægtsændringer skal ikke nødvendigvis udspringe af ændrede forhold, der gør, at vedtægten ikke kan efterleves eller er blevet åbenbart uhensigtsmæssig. Ved Erhvervsstyrelsens behandling af anmodninger om vedtægtsændringer tager styrelsen også hensyn til, at erhvervsdrivende fonde er erhvervsvirksomheder, hvilket i visse situationer gør det nødvendigt, at disse fonde har mulighed for at tilpasse sig til ændrede konkurrencevilkår, finansieringsbehov m.v. Det er fortsat mest vanskeligt at få tilladelse til ændring af fondens formål. En ændring af formålet kan kun tillades, hvis formålet ikke eller kun vanskeligt kan opfyldes eller er blevet uhensigtsmæssigt. Hertil kommer, at der ved formålsændring er krav om, at der skal være nær sammenhæng mellem de oprindelige formål, der er udtryk for stifters vilje, og det ændrede formål, ligesom en formålsændring ikke må gå videre end, hvad der er påkrævet under hensyntagen til fondens ændrede forhold. Fonden skal så vidt muligt kunne leve videre med de øvrige eller nye formål. Bestyrelsen skal varetage fondens interesser, hvilket også gælder ved vedtægtsændringer. En ændring af vedtægten for en fond skal således altid være i fondens interesse. Hensynet til tredjemand, herunder stifter, kan derimod ikke tillægges vægt. 3
Hvis stifter er i live, tillægges det en vis betydning, hvorvidt stifter støtter, eller er modstander af den vedtægtsændring, bestyrelsen foreslår. Stifters holdning til en vedtægtsændring er dog ikke afgørende for Erhvervsstyrelsens behandling af anmodningen om tilladelse til en vedtægtsændring. Sager om vedtægtsændringer er meget konkrete sager, der afgøres under henvisning til de samlede foreliggende omstændigheder. Ændring af vedtægten kan som udgangspunkt besluttes af bestyrelsen ved simpelt stemmeflertal, jf. LEF 53, stk. 3. Mange vedtægter indeholder imidlertid bestemmelser om, at der kræves en eller anden form for kvalificeret flertal for at ændre vedtægten. I så fald skal vedtægtens skærpede vedtagelseskrav iagttages. 4. Ændring af fondens formål og uddelingsformål kræver samtykke fra Civilstyrelsen Hvis der i en erhvervsdrivende fond skal ske ændring af vedtægtens bestemmelser om formål og uddelingsformål, er det en forudsætning for, at Erhvervsstyrelsen som fondsmyndighed kan tillade vedtægtsændringen, at Civilstyrelsen kan samtykke i ændringen. Dette skyldes bl.a., at der i disse sager bør foretages en nøjere afvejning i relation til både det erhvervsmæssige og det testamentariske aspekt af sagen, således at også stifters vilje sikres bedst muligt. 5. Vedtægtsændringer som Erhvervsstyrelsen eller Civilstyrelsen selv tager initiativ til at gennemføre Ifølge lovens 90, stk. 1, kan Erhvervsstyrelsen efter forhandling med bestyrelsen og med samtykke fra Civilstyrelsen beslutte, at en vedtægtsbestemmelse skal ændres, hvis bestemmelsen er uigennemførlig eller har vist sig klart uhensigtsmæssig. Der er tale om et ekstraordinært skridt for Erhvervsstyrelsen til at beslutte en vedtægtsændring i medfør 90, og denne beføjelse vil derfor kun blive anvendt i ganske få enkeltstående tilfælde. Den ekstraordinære karakter gør også, at Civilstyrelsen skal give samtykke til ændringen. Som eksempel på en situation, hvor beføjelsen kan komme på tale, kan nævnes det tilfælde, hvor en bestyrelsessammensætning har medført to lige store grupperinger i bestyrelsen, som forhindrer, at fonden kan træffe beslutninger. Et andet eksempel kunne være den situation, hvor en tredjepart skal samtykke i visse dispositioner, og hvor denne part ikke ønsker at samtykke, og dette forhindrer fonden i at foretage nødvendig låneoptagelse eller andre dispositioner, der ellers er nødvendige for at varetage fondens interesser. 4
Ifølge lovens 90, stk. 2, kan Civilstyrelsen endvidere bestemme, at en bestemmelse i en vedtægt skal ændres, hvis bestemmelsen strider mod lovgivningen eller oprettelsesdokumentet for fonden. Denne bestemmelse er også alene tiltænkt anvendelse i ekstraordinære tilfælde. 5