Vedtægter for foreningen Partnerskabet Det Digitale Turisme Danmark 1. Foreningens navn Stk. 1. Foreningens navn er Partnerskabet Det Digitale Turisme Danmark (i det følgende Partnerskabet ). 2. Formål Stk. 1. Partnerskabets formål er at bidrage til, at dansk turisme er i digital verdensklasse, herunder særligt: At stå for drift og videreudvikling af GuideDanmark - som et fælles udgangspunkt for dansk digital turistkommunikation At eje og drive digitale systemer og værktøjer for dansk turisme At sikre den højest mulige kvalitet (teknologi og indhold) i den offentlige digitale turistkommunikation og sikre optimal distribution af informationen At sikre uddannelse, kompetence og erfaringsudveksling inden for digital turismekommunikation At sikre vidensdeling og koordinering af digitale projekter i dansk turisme samt udvikle og drive nye digitale projekter sammen Stk. 2. Formålet varetages, og Partnerskabet drives, ikke-erhvervsmæssigt og uden økonomisk vinding for øje. 3. Medlemskab Stk. 1. Alle offentlige og halvoffentlige danske turistorganisationer kan være medlem af Partnerskabet. Stk. 2. Medlemskab kræver underskrift af Samarbejdsaftale om GuideDanmark, som nærmere regulerer medlemmets pligt til at indsamle og vedligeholde oplysninger om turistprodukter i GuideDanmark. Stk. 3. En offentlig eller halvoffentlig dansk turistorganisation uden ansvar for at indsamle og vedligeholde oplysninger om turistprodukter i GuideDanmark kan være medlem ved alene at betale kontingent. Stk. 4. Medlemmer, der betaler årligt kontingent til Partnerskabet samt GDK-bidrag (beløb baseret på turismeomsætning), får adgang til følgende punkter: a) Gratis adgang til GuideDanmark opdatering b) Gratis eksport og brug af egne informationer c) Gratis integration i asp-løsning d) Gratis databrug til andre digitale systemer (feed) e) Mulighed for at få del i fælles projekter og funding f) Gratis adgang og stemmeret til årsmøde g) Deltagelse i arbejdsgrupper h) Valgbar til styregruppe som indstilles jf. 6, stk. 2 1
Stk. 5. Udmeldelse sker ved skriftlig henvendelse til formanden for styregruppen med et halvt års varsel til udgangen af et regnskabsår. Stk. 6. Styregruppen kan uden varsel ophæve et medlemskab, hvis et medlem groft eller gentagne gange har tilsidesat sine forpligtelser over for Partnerskabet. Grov tilsidesættelse af pligter er fx manglende betaling af kontingent eller at opdatering af Guide Danmark ikke sker i overensstemmelse med styregruppens anvisninger. Medlemmet har i så fald ret til inden for to uger at anmode om afholdelse af et ekstraordinært årsmøde, som kan omgøre styregruppens beslutning, hvis et flertal af de fremmødte medlemmer stemmer for. Det pågældende medlem kan ikke stemme og tæller ikke med ved opgørelsen af det nødvendige flertal på årsmødet. Stk. 7. Et medlem har ved medlemskabets ophør ikke ret til nogen betalinger fra partnerskabet eller ret til nogen andel af Partnerskabets formue, jf. dog 12 stk. 2. 4. Samarbejdsaftale og kontingent Stk. 1. Samarbejdsaftale om GuideDanmark udarbejdes af styregruppen. Ændring af en indgået Samarbejdsaftale om GuideDanmark kræver medlemmets samtykke. Under iagttagelse af proceduren for vedtægtsændring i 11 kan samtlige indgåede Samarbejdsaftaler om GuideDanmark dog ændres uden alle medlemmer har samtykket hertil. Stk. 2. Prisen for medlemskab fastsættes på årsmødet efter indstilling fra styregruppen. 5. Årsmødet Stk. 1. Årsmødet er Partnerskabets højeste myndighed. Årsmødet kan træffe beslutning om alle forhold vedrørende Partnerskabet. Stk. 2. Årsmødet er beslutningsdygtig, når mindst 1/3 af medlemmerne er til stede, herunder repræsenteret ved fuldmagt. Stk. 3. Beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal, hvor ikke andet følger af disse vedtægter. Hvert medlem har én stemme. Stk. 4. Et medlem kan give fuldmagt til et andet medlem eller til styregruppen. Bortset fra styregruppen kan ingen møde med mere end to fuldmagter. Fuldmægtigen skal på årsmødet fremlægge skriftlig, underskrevet og dateret fuldmagt. Fuldmagt kan kun gives til et bestemt årsmøde med en på forhånd kendt dagsorden. Stk. 5. Ethvert medlem har ret til: a) at få specifikke sager eller anliggender optaget til diskussion eller beslutningstagning på et årsmøde b) at tale ved årsmøderne Stk. 6. Et medlem, der ønsker specifikke sager eller anliggender optaget til diskussion eller beslutning på et ordinært årsmøde, skal give Partnerskabet skriftlig meddelelse herom senest 14 dage før årsmødet. Stk. 7. Årsmøder afholdes i Danmark og indkaldes af styregruppen. 2
Stk. 8. Der afholdes et ordinært årsmøde om året. Det ordinære årsmøde skal afholdes inden udgangen af maj. Stk. 9. Det ordinære årsmøde indkaldes af bestyrelsen med mindst 4 ugers og højst 8 ugers skriftligt varsel. Indkaldelse kan sendes pr. mail til medlemmer, som har oplyst en mailadresse. Indkaldelse sendes til medlemmerne sammen med en dagsorden. Endelig dagsorden udsendes hurtigst muligt efter udløbet af fristen i stk. 6. Stk. 10. På det ordinære årsmøde afgiver bestyrelsesformanden sin beretning om det foregående år, og der træffes beslutning om følgende: a) godkendelse af årsrapport for det foregående regnskabsår b) godkendelse af eventuelle ændringer i budgettet for det igangværende regnskabsår c) vedtagelse af budget for det efterfølgende regnskabsår d) godkendelse af det kommende års arbejdsprogram e) fastlæggelse af kontingent f) eventuelle øvrige sager Stk. 11. Ekstraordinært årsmøde afholdes, når mindst ti medlemmer, styregruppen eller formanden for styregruppen finder det hensigtsmæssigt til behandling af et bestemt emne jf. dog også 3, stk. 6. Ekstraordinært årsmøde skal indkaldes hurtigst muligt og med mindst 14 dages skriftligt varsel. 6. Styregruppe Stk. 1. Partnerskabet har en styregruppe, som består af 7 personer. Stk. 2. Følgende udpeger medlemmer til styregruppen: a) VisitDenmark (formand + 1 yderligere medlem, samt en suppleant) b) Dansk Turismefremme (næstformand + 1 yderligere medlem, samt en suppleant) c) Danske Destinationer (næstformand + 1 yderligere medlem, samt en suppleant) d) Wonderful Copenhagen (1 medlem, samt en suppleant ) Stk. 3. Medlemmer af styregruppen udpeges for to år ad gangen. Et medlem af styregruppen kan genudpeges. I den udstrækning der er valgt suppleanter deltager disse i møder ved et medlems forfald. Stk. 4. Styregruppen varetager, jf. 7, ledelsen af Partnerskabet i overensstemmelse med nærværende vedtægt og beslutninger på årsmødet. Dette omfatter beslutninger vedrørende alle forhold af driftsmæssig, organisatorisk og økonomisk karakter. Styregruppen fastsætter Partnerskabets hjemsted. Stk. 5. Styregruppen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 6. Styregruppen træffer afgørelse ved almindeligt stemmeflertal, hvor ikke andet følger af disse vedtægter. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Stk. 7. Der afholdes møder efter formandens bestemmelse, dog minimum tre årlige møder. Formanden indkalder til møder. Styregruppen træffer nærmere bestemmelse om udførelsen af sit hverv i en forretningsorden. 3
Stk. 8. Der tages referat af møderne, som rundsendes til styregruppen. Stk. 9. Styregruppen kan nedsætte arbejdsgrupper til specifikke områder omkring strategiudvikling, udbudsgennemførelse, videreudvikling, kompetenceudvikling, salg, markedsføring mv. Arbejdsgrupperne kan ikke tillægges beslutningskompetence. Interessenter kan inddrages i arbejdsgrupper. Stk. 10. Observatørrolle: For at sikre tæt samarbejde og koordination med udviklingsselskabet Dansk Kyst- og Naturturisme, har de én post med observatørstatus i Styregruppen. 7. Partnerskabets daglige ledelse Stk. 1. Styregruppen beslutter, hvordan den daglige drift og administration af de i 2 nævnte formål gennemføres, herunder kan styregruppen engagere personale eller ekstern bistand, hvis dette vurderes hensigtsmæssigt. 8. Regnskab og revision Stk. 1. Styregruppen sikrer, at Partnerskabets regnskaber udarbejdes på behørig vis. Styregruppen kan lade sig bistå af VisitDenmark ved udarbejdelsen af Partnerskabets regnskaber. Stk. 2. Partnerskabets regnskabsår er kalenderåret. Stk. 3. Regnskabet revideres af de to næstformænd. Stk. 4. Partnerskabet betaler VisitDenmark for udlæg og omkostninger i forbindelse med VisitDenmarks udarbejdelse af regnskab. 9. Tegningsregler Stk. 1. Partnerskabet tegnes af formanden og de to næstformænd i forening. Stk. 2. Styregruppen kan meddele prokura. 10. Hæftelse Stk. 1. Ingen medlemmer hæfter for Partnerskabets forpligtelser. 11. Vedtægtsændringer Stk.1. Vedtægtsændringer kan kun vedtages, hvis vedtægtsændringen efter vedtagelse i styregruppen af minimum fem styregruppemedlemmer efterfølgende vedtages på et årsmøde. Stk. 2. Et medlem, som på årsmødet har stemt mod en vedtægtsændring, hvorved medlemmernes forpligtelser øges eller formålet ændres, er ikke bundet af vedtægtsændringen, hvis medlemmet inden 14 dage efter vedtagelsen melder sig ud af Partnerskabet jf. 3, stk. 5. 4
12. Opløsning Stk. 1. Opløsning af Partnerskabet sker, hvis 2/3 af de tilstedeværende eller repræsenterede medlemmer stemmer herfor på et årsmøde. Stk. 2. Eventuelt overskud eller formue fordeles efter beslutning på det afsluttende årsmøde. Vedtaget af følgende stiftere: København, den 2. februar 2017 Marketingdirektør Janne Grønkjær Henriksen, VisitDenmark Formand Anne-Mette Knattrup, Dansk Turismefremme Formand Hans Jørgen Olsen, Danske Destinationer Kommunikationschef Tine Kastrup-Misir, Wonderful Copenhagen 5