Betjening af SmartTID læseren version 2.0 SmartTID læseren bruges til at registrere komme og gå tider, men kan også bruges til at registrere pause samt tid på opgaver. Generel anvendelse Al betjening foregår via medarbejderen elektroniske nøglerings chip (TAG) som blot skal holdes op foran SmartTID læseren. Her ud over er der mulighed for at registrere pause og opgave registreringer via tastaturet på SmartTID læseren i kombination med ens TAG. Displayet i SmartTID læseren viser altid aktuelt klokkeslæt. Bemærk tiden er 12 timers så der er angivet AM for formiddag og PM for eftermiddag. På displayet nu er kl. 1:45 PM hvilket også svarer til 13:45. Lige under uret fremgår det nummer som TAG en er forud kodet med som SmartTID forsøger at finde en medarbejder ud fra. Så snart TAG en er læst forsøger SmartTID læseren at aflevere data til databasen og får svar med det samme. Bemærk NET ikonet nederst til vestre indikerer at SmartTID læseren kommunikerer med databasen. Når SmartTID læseren ikke kommunikerer med databasen angives dato under uret. TAG en sættes blot foran læseren i en afstand af 5-10 cm. Så snart der fremkommer et nummer under tiden er TAG en læst korrekt.
Komme/Gå registrering TAG en holdes foran læseren som læser nummeret i TAG en (hvilket kan ses i feltet lige under klokkeslættet). Så snart nummeret er læst forsøger SmartTID læseren at aflevere til databasen og få en kvittering retur Hvis ikke medarbejderen er mødt endnu skriver SmartTID HEJ i displayet som kvittering for medarbejderen er mødt på arbejde. Bemærk man skal være mødt på arbejde for at kunne foretage andre registreringer f.eks. gå til pause eller stemple ind på en opgave Hvis medarbejderen er mødt på arbejde tidligere vises BYE som farvel og kvittering for at gå tiden er registreret. Bemærk når medarbejderen går hjem stoppes evt. tid også på opgaver.
Pause registrering I princippet kan en pause registrering også foretages ved at gå hjem og møde igen efter pausen. Det giver samme resultat mht. arbejdstid, overtid m.v. i SmartTID. Men man vil ikke kunne se i systemet at der reelt er tale om pause tid og hvis der registreres tid på en opgave så stoppes tiden når medarbejderen går hjem, hvor imod hvis der laves en rigtig pause registrering så fratrækkes pause tid automatisk i opgavens tid. For at fortælle SmartTID at der er tale om en pause registrering tastes 9 på tastaturet efterfulgt af at TAG en holdes foran læseren. Der er 5 sek. fra at 9 er tastet til TAG en skal være holdt for læseren og ellers må proceduren gentages. Så snart SmartTID har registret det som en pause registrering skrives PAUS i displayet som kvittering for registreringen. Hvis medarbejderen er registreret til pause, vil en registrering med TAG en efterfølgende blive registreret som Gå fra pause og displayet kvitterer med SLUT. Bemærk at medarbejderen ikke behøver registrere med 9 på tastaturet før registrering af Gå fra pause.
Registrering af tid på opgaver Der er mulighed for at registrere tid på opgaver. SmartTID kan sættes op til at registrere medarbejderen ind på en opgave efter et af følgende principper: 1. Medarbejderen skal altid selv taste hvilken opgave vedkommende starter på. 2. Systemet kan sættes op til at de altid fortsætter på den opgave de var registreret på sidst. Det gælder også når de møder næste dag, så fortsætter de automatisk på den de stoppede med dagen før indtil de angiver en ny opgave 3. Det kan sættes op på hver medarbejder, hvilken opgave de skal registreres på når de laver en komme registrering. Med hensyn til opsætningen af disse principper se SmartTID dokumentationen. For at fortælle SmartTID at der er tale om en opgave registrering tastes opgave nummeret på tastaturet efterfulgt af at TAG en holdes foran læseren. Der er 5 sek. fra at sidste ciffer er tastet til TAG en skal være holdt for læseren og ellers må proceduren gentages. Så snart SmartTID har registret det som en opgave registrering skrives OPG i displayet som kvittering for registreringen. Overgang til/fra sommertid. SmartTID læseren får tiden fra SmartTIDs server og vil i de fleste tilfælde selv skifte til/fra sommertid. Skulle dette ikke ske, så løses dette ved at tage strømmen fra enheden, veeennnte 5-10 sekunder og derefter sætte strøm til igen. Bemærk at indstemplinger får tiden fra SmartTIDs server og derfor ikke afhænger af den tid der vises i SmartTID læseren
Fejlmeldinger Der kan opstå følgende fejlkoder: Err 1 Err 2 Err 3 Err 4 Err 5 Err 6 Err 7 Err 8 Err9 nerr Kan ikke finde medarbejder med dette TAG nummer Medarbejder er ikke ansat Medarbejder har ingen arbejdskalender tilknyttet Medarbejder har ingen kladde tilknyttet Der er registreret mere end én læsning fra samme TAG inden for en fastsat tidsramme. Denne kan indstilles under system opsætning og TAG forsinkelse. Det er for at forhindre en medarbejder ved en fejl TAG er flere gange kort efter hinanden. Arbejdskalender har ingen arbejdstype Systemet kan ikke finde en kladdelinje at indsætte pause start på. Medarbejderen er sandsynligvis ikke mødt endnu Medarbejder er ikke mødt endnu Fejl ved opgave. Tjek at opgaven findes og at den ikke er afsluttet eller jobbet er afsluttet. TAG læseren er ikke korrekt på netværket. Tjek at netværksstik er korrekt koblet op i TAG læseren.