Vejledning til. v SmartTID, 2014

Transkript

1 Vejledning til v SmartTID,

2 Indhold Kort om SmartTID... 6 Data Application Builder... 7 Brug af Data Application Builder... 7 Hovedmenuen... 7 Genveje i Data Application Builder... 8 Funktions taster... 8 Genveje med Alt-tasten... 8 Yderligere brug af Data Application Builder... 9 Valg af viste kolonner... 9 Gruppering... 9 Filtrering Gem din vindues opsætning Søgning Opslags felter Drop-down felter Dato felter Udlæsning af data til Excel regneark Splitter/justering a tabelstørrelse Grundlæggende opsætning af SmartTID Arbejdstyper Profiler Kladder Arbejdskalender Arbejdskalenderens generelle data Linier Pauser Tillæg Arbejdsfunktion Arbejdstype Helligdage

3 Oprettelse af helligdagsopsætning Oprettelse af helligdage Løn perioder Opsætning af flex Flex arbejdstyper Opsætning af tæller Opsætning af start saldi Overblik over flex saldi Medarbejderlisten Rediger medarbejder Ny medarbejder Ansættelsesperioder Arbejdskalender Individuel arbejdskalender Kopier arbejdskalender Arbejdsskift Personlige tillæg Operationer Aktiviteter Arbejdsfunktion Tildeling af TAG Tildeling af TAG på SmartTID Tablet Tidsposter Den daglige brug af SmartTID Håndtering af sygemelding og andet pludseligt fravær Gennemgang af kladden Godkendelse af kladden Bogføring af kladden Korrektionskladden Oprettelse af planlagt fravær Godkendelse af fravær

4 Fraværskalender Oprettelse af nye medarbejdere Tidspost analyse Besked til medarbejder Tæller Totaler Turnus Plan Daglig Status Kørsler Udskrifter Opsætning af lønbilag Begivenheder Opsætning af begivenheder Job og opgaver Opsætning af job/opgaver Oprettelse af aktiviteter Oprettelse af operationer Job grupper Oprettelse af job Job skabeloner Opgaver Registrering af tid på job/opgaver Opfølgning på job/opgave registreringer Daglig opfølgning Job analyse Aktiviteter i forbindelse med nytår Oprettelse af helligdage Oprettelse af løn perioder Support Appendiks A Udvidet opsætning af SmartTID Profiler detaljeret opsætning Brugeropsætning

5 Sagsbehandler Dimension Skabelon Afrundingsmetoder Job skabelon Appendiks B Kendte fejl situationer og deres løsning Kladdelinje oprettes ikke automatisk for medarbejdere Medarbejdere kan ikke vælge selvvalgte tillæg i login vinduet Tillæg beregnes forkert i kladden Medarbejder kan ikke markeres som ansat/fratrådt Arbejdstype mangler i Tidspost Analyse Tolerancer virker ikke for (nogle) medarbejdere Appendiks C Genvejs kommandoer i dato felter

6 Kort om SmartTID SmartTID er som udgangspunkt designet til små og mellemstore produktionsvirksomheder, som grundlægende har et behov for komme/gå registrering i produktionen o.l. SmartTID er et effektivt komme/gå modul som styrer medarbejdernes: Mødetider, fravær, afspadsering, fleks, tillæg m.v. SmartTID håndterer alle former for arbejdstid og beregner automatisk tillæg og pauser efter overenskomster og regler Med SmartTID kan du håndtere: Arbejdstid, sygdom, ferie, overtid m.v. Håndtering af tillæg, akkorder og bonusser. Individuelle arbejdskalendere. Fraværskalendere. Overblik med rapporter og statistikker. Mulighed for direkte integration til lønsystemer. Hvis du ønsker at udskrive dele af denne vejledning kan du eksempelvis udskrive et eller flere af hovedafsnittene der følger herefter. Vejledningen er opdelt i følgende hovedafsnit: - Brug af Data Application Builder, side Grundlæggende opsætning af SmartTID, side Medarbejder listen, side Den daglige brug af SmartTID, side Job og opgaver, side Aktiviteter i forbindelse med nytår, side Support og appendikser, side 53 og fremad. 6

7 Data Application Builder Programmet Data Application Builder (også kaldet DAB) er din grænseflade til SmartTID systemet. Det er gennem DAB at du får adgang til registreringer og øvrige data der er gemt i SmartTID. Brug af Data Application Builder Data Application Builder er designet med brugervenlighed for øje. Det betyder at du ud over at bruge musen også i stor udstrækning har mulighed for at bruge tastaturet ved at benytte de genveje der er bygget ind i systemet. Hvordan disse benyttes, beskrives i det følgende. Hovedmenuen I venstre side af DAB finder du hovedmenuen. Menuen er delt op i hovedgrupper og under hver gruppe finder du de forskellige muligheder der er adgang til i systemet. Er du vant til bruge Microsoft Outlook burde opbygningen virke bekendt. TIP! Hvis du kigger nærmere på menu punktet Medarbejder under Komme & Gå vil du bemærke at det første bogstav er understreget. Det indikerer at der er lavet en genvej til at åbne funktionen Medarbejder. I stedet for at klikke på menupunktet med musen kan du i stedet trykke Ctrl + m. Så åbnes medarbejder listen på samme måde som hvis du havde klikket på det med musen. Alle punkter i menuen hvor et bogstav er understreget kan åbnes på denne måde, dvs. ved at taste Ctrl plus det understregede bogstav. Lidt afhængig af system opsætningen kan din hovedmenu se lidt anderledes ud end den der er vist her til venstre. 7

8 Genveje i Data Application Builder I det følgende beskrives de forskellige genveje der findes i Data Application Builder og SmartTID. Funktions taster I Data Application Builder gælder følgende funktions taster i alle vinduer Sætter et felt i redigerings tilstand. Hvis du oplever at du ikke umiddelbart kan taste i et felt benyttes F2 til at sætte feltet i redigeringstilstand. Du kan herefter skrive i feltet. F2 TIP! Nogle lister og felter kan være skrive beskyttet. I så fald hjælper det ikke at trykke på F2. Der vil i så fald være adgang til andre funktioner hvor data kan redigeres. F3 Tilføjer en ny linje F4 Sletter den valgte linje F6 I felter som dette åbner et tryk på F6 et nyt vindue hvor de muligheder der er at vælge imellem vises. Det er også muligt at klikke med musen på den sorte pil til højre i feltet Ud over disse funktionstaster kan på knapper i de forskellige vinduer være tilknyttet en funktionstast. Det vil i så fald fremgå af teksten på knappen. Genveje med Alt-tasten Mange steder i SmartTID vil du se at lede tekster og tekster på knapper har et bogstav der er understreget. Det indikere at du kan vælge dette ved at trykke på Alt + det understregede bogstav. Et par eksempler fra kladden (denne beskrives senere) kunne være: Alt + l vil vælge oversigten med de enkelte kladdelinjer 8

9 Alt + n vil aktivere knappen Funktion og vise den menu der hører til knappen (bemærk den sorte pil på knappen der indikerer at der en såkaldt drop-down menu på knappen). TIP! Vær opmærksom på forskellen på genveje i hovedmenuen og genveje i vinduer. I hovedmenuen aktiveres genvejen med Ctrl + det understregede bogstav. I vinduerne aktiveres genvejen med Alt + det understregede bogstav. Yderligere brug af Data Application Builder Ud over de beskrevne genvejs funktioner er der en del komponenter i Data Application Builder, der kan gøre brugen af SmartTID lettere. Valg af viste kolonner I en del tabeller vil du øverst til venstre kunne se en knap som denne. Den giver mulighed for at styre hvilke kolonner du vil se i tabellen. For at gøre tabeller så overskuelige som muligt er det ikke altid, at alle kolonner vises som standard. Ved at klikke på denne får du vist en liste over alle kolonner og du kan herefter vælge hvilke kolonner du vil se og hvilke kolonner du ikke ønsker at se. Gruppering I tabeller vil det som oftest være muligt at gruppere data, hvilket kan lette overblikket. Hvis du øverst i en tabel ser dette felt har du mulighed for at gruppere dine data, ved at trække en eller flere kolonneoverskrifter på i dette felt. Eksempelvis kan du prøve at gruppere medarbejder oversigten på afdelingskoden 9

10 Et udsnit af medarbejder listen vil se således ud, uden gruppering Her er medarbejder listen grupperet på afdelingskode. Medarbejderne vises nu pr. afdeling. Bemærk, at der nu vises en ekstra linje med angivelse af afdelingskoden. Klikker du på knappen med minustegnet foldes afdelingen så at sige sammen, så kun selve afdelingskoden vises og knappen skifter til at være en plus-knap. Du kan herefter vise medarbejderne i en given afdeling ved at klikke på plus-knappen. TIP! Hvis listen eksporteres til Excel regne ark vil grupperingen blive bibeholdt, men alle grupperne vil være foldet ud når data kommer over i Excel. Filtrering I de fleste tabeller har du desuden mulighed for at skabe endnu større overblik over de viste data ved at foretage en filtrering. Hvis vi bruger kladden (denne beskrives senere i denne vejledning) som udgangspunkt, så kunne det være at du kun ville se kladdelinjer for en give dato. Ved at klikke på den sorte pil til højre i kolonneoverskriften får du mulighed for at vælge hvad du vil filtrere på. 10

11 Her kan du vælge All, hvis du vil se alle datoer eller du kan vælge Custom, hvis du vil lave en udvidet filtrering eller du kan vælge at sætte flueben ud for den eller de datoer du ønsker at se. Hvis du vælger Custom, det vil sige en udvidet filtrering, får du vist dette vindue. Her har du mulighed for at angive at datoen skal være lig en give dato, eller mindre end en given dato, eller større end en given dato. Du kan også angive at den også skal opfylde en anden betingelse (vælg AND) eller at den kan opfylde en anden betingelse (vælg OR). Klik herefter OK for at aktivere filtreringen. I en del tabeller vil du også kunne foretage en mere dynamisk filtrering. I dette tilfælde filtreres der på navnet. I eksemplet er der indtastet et a og listen er allerede afgrænset til kun at visse de medarbejder der starter med a. Efterhånden som der indtastes mere af navnet vil listen blive yderligere afgrænset. Bemærk, at der yderst til venstre er henholdsvis et lille kryds og en boks med et flueben. Hvis du klikker på fluebenet slår du midlertidigt filtreringen fra. Hvis du klikker på krydset slår du filtreringen fra permanent. Du kan herefter sætte filtreringen op igen som beskrevet herover Gem din vindues opsætning Hvis du har lavet en speciel opsætning af et vindue, f.eks. medarbejder listen grupperet pr. afdeling, som du tit får brug for. Så har du mulighed for at gemme den til senere brug. 11

12 Hvis du højre klikker i tabellen vises denne menu. Vælger du Save Schema så får du mulighed for at gemme den opsætning af vinduet til senere brug. Hvis du så senere laver en gruppering på eksempelvis Kladde koden og derefter gerne vil se listen grupperet på afdeling, så højre klikker du blot i tabellen igen og vælger Load Schema. Du kan herefter vælge den opsætning du gemte tidligere og herefter vil tabellen være grupperet på afdelingskoden igen. BEMÆRK! Eventuelle filtreringer (som beskrevet i forrige afsnit) bliver ikke gemt. Søgning I SmartTID er der også mulighed for at foretage søgninger i kolonner og felter. Søge funktionen startes ved at klikke på det felt eller den kolonne du vil søge i og herefter trykke CTRL + b. Her kan du så angive det du vil søge efter. Vil du eksempelvis søge efter et navn i medarbejder listen kan du f.eks. skrive lidt af fornavnet eller hele fornavnet. Du kan herefter angive om du vil søge i hele feltet, kun starten af feltet eller alle dele af feltet, dvs. at der søges både i starten og slutningen af feltet. Ved at sætte flueben i Case følsom vil søgningen kende forskel på store og små bogstaver. Herefter kan du klikke på en af knapperne for enten at finde første forekomst af søgeteksten, den næste forekomst af søgeteksten eller den foregående forekomst af søgeteksten. Opslags felter I SmartTID kan du støde på felter som dette. Det indikerer at det er et opslags felt. Det betyder at du kan klikke på den sorte pil til højre i feltet eller trykke på F6 tasten. Dette åbner et nyt vindue hvor du kan se hvilke muligheder du har 12

13 at vælge imellem for det pågældende felt. Når du har valgt de ønskede i det nye vindue klikker du på OK og dit opslagsfelt vil nu være udfyldt med det valgte. TIP! Bemærk at feltet skal være i redigeringstilstand før opslagsfunktionen virker. Dette sker automatisk hvis du klikker på pilen med musen. Hvis du trykker på F6 og der ikke sker noget så prøv at trykke på F2 først (eller klik i feltet med musen) og derefter F6. Drop-down felter I SmartTID kan du støde på felter som dette. Det indikerer at der er tale om et såkaldt drop-down felt. Her kan du klikke på pilen til højre i feltet. Dette folder en liste med valgmuligheder ud som du kan bladre igennem. Du kan også folde listen med valgmuligheder ud ved at trykke Alt + pil-ned. Hvis du har en ide om hvad det er du vil vælge, så kan du i stedet begynde at taste lidt af koden. Så vil Data Application Builder programmet begynde at bladre ned ad i listen, i det omfang det du taster findes i listen. Dato felter Dato felter i SmartTID er både enkle og fleksible at arbejde med. Når du står i et dato felt kan du naturligvis indtaste datoen med tastaturet. Du kan dog også klikke på den lille pil til højre i dato feltet og få vist en lille kalender hvor du kan bladre dig frem til den ønskede dato. Dato feltet kan også udfyldes ved hjælp af nogle små forkortelser. Skriver du f.eks. bom vil dato feltet komme til at indeholde d. 1. i indeværende måned. Skriver du tom bliver datoen for i morgen indsat. Alle brugbare forkortelser til datofelter er beskrevet i Appendiks C. 13

14 TIP! Hvis den dato du indtaster ligger i indeværende år kan du nøjes med at indtaste dag og måned og herefter trykke Enter. Så indsættes årstallet automatisk. F.eks. vil indtastningen et tryk på Enter indsætte datoen vel at mærke hvis indeværende år er Udlæsning af data til Excel regneark I en del vinduer vil du kunne se en knap som denne. Den giver dig mulighed for at eksportere de viste data inklusive eventuelle afgrænsninger og filtreringer til et Excel regneark. Herefter kan du foretage yderlige behandlinger af data, som du måtte have brug for, i dette regneark I de tabelvinduer hvor der ikke er indsat en decideret Excel knap vil du ofte have mulighed for at udlæse til Excel alligevel. Dette gøres ved at højre klikke i tabellen og vælge Export to Excel. Som det fremgår af menuen har du også mulighed for at eksportere data til andre formater som f.eks. HTML og CSV (komma separeret fil). Splitter/justering a tabelstørrelse. I nogle vinduer, f.eks. kladden, vil du i mellemrummet mellem to tabeller kunne se denne linie med en række prikker. Det er en såkaldt splitter. Ved at placere musen over den og samtidig holde venstre museknap nede kan du justere størrelsen på de tilstødende tabeller. Når musen er placeret rigtigt vil cursoren skifte til en af disse to afhængig af om tabel størrelsen kan justeres vandret, dvs. op og ned, eller lodret, dvs. til højre eller til venstre. 14

15 Grundlæggende opsætning af SmartTID. Ud over den systemmæssige opsætning der foretages i samarbejde med SmartTID skal følgende sættes op inden systemet tages I brug. Arbejdstyper Medarbejdernes tids registreringer fordeles på forskellige arbejdstype som f.eks. normal arbejdstid, ferie, sygdom osv. De væsentligste indstillinger for arbejdstype beskrives her. Se Appendiks A for en fuldstændig beskrivelse af arbejdstyper og deres opsætning. Arbejdstype En entydig kode for den pågældende arbejdstype. Koden kan være op til 20 karakterer lang. Beskrivelse En kort beskrivelse af arbejdstypen. Maks. 50 karakterer. Type Angiver hvilken type der er tale om. Du kan vælge mellem Normal, Absence (fravær), Flex eller Extra (tillæg). Auto udfyld Angiver om systemet automatisk udfylder start og slut tid for medarbejderen. Dette er især brugbart for arbejdstyper der indikerer fravær. Dette skal ikke angives for arbejdstyper med typen Extra. Udfyld Pause Angiver om der automatisk indsættes pauser ved denne arbejdstype. Beregn Pauser Angiver om eksisterende pauser beregnes for denne arbejdstype. Udfyld Tillæg Angiver om der automatisk oprettes tillæg ved denne arbejdstype. Beregn Tillæg Angiver om eksisterende tillæg beregnes for denne arbejdstype Vis På Møde For Tidlig Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis der mødes for tidligt. Vis På Møde For Sent 15

16 Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis der mødes for sent. Vis På Stop For Tidlig Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis vedkommen går hjem for tidligt Vis På Stop For Sent Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis vedkommende går hjem for sent. Vis Ved Ikke Arbejdsdag Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge, hvis vedkommen møder en dag, hvor det ikke forventes. Desuden skal feltet Check Hvis Ikke Arbejdsdag aktiveres på relevante profiler (se næste afsnit om profiler). Selvvalg Angiver at medarbejderen kan oprette et tillæg, via login vinduet, med den pågældende arbejdstype Afrundings Metode Hvis den registrerede tid på en given arbejdstype skal afrunde, f.eks. til nærmeste hele kvarter, angives metoden her. Opsætningen af afrundingsmetoder beskrevet senere i denne vejledning. Ud over disse felter er det muligt at tilføje ekstra dimensionskoder. Dette er beskrevet nærmere i Appendiks A Udvidet opsætning af SmartTID Profiler Profiler i SmartTID benyttes dels til at styre hvordan forskellige registreringer håndteres af systemet dels til at styre hvilke muligheder den enkelte medarbejder har i systemet. Dette gælder både når Data Application Builder benyttes til at registrere stemplinger og hvis SmartTID panelet benyttes til at registrere stemplinger Hver medarbejder skal være tilknyttet en profil. Der kan oprettes et ubegrænset antal profiler der kan tilpasses til forskellige grupper af medarbejdere. Som udgangspunkt kan du nøjes med at oprette en standard profil og acceptere de standard værdier systemet vælger. Du har dog yderligere mulighed for at styre hvordan systemet håndterer registreringer og 16

17 hvilke muligheder medarbejderne har I forbindelse med tids registrering. De væsentligste muligheder er følgende: Profil kode Profil koden er et entydigt navn for den pågældende profil. Den kan være op til 20 karakterer lang. Beskrivelse En kort beskrivelse af profilen maks. 50 karakterer. Vis Pause Knap På Login. Angiver om knap til ind/ud stempling til pause vises på login billedet. Ignorer for sent/tidligt Angiver kom systemet skal undlade at spørge medarbejderen om årsag til at komme for sent/tidligt eller gå for sent/tidligt. Vælg pause betalt Angiver om medarbejderen har mulighed for at angive at en pause, som normalt ikke er betalt, alligevel skal være betalt. Check Hvis Ikke Arbejdsdag. Indikerer at medarbejderen skal spørges om årsag til at møde en dag hvor det ikke forventes at vedkommende møder. Vælg Tillæg På Login Angiver om medarbejderen skal have mulighed for selv at vælge tillæg på login vinduet. Standard besked Giver mulighed for at tilføje en standard besked til de meddelelser der oprettes til medarbejdere (beskrives senere i denne vejledning). Denne tilføjes sidst i 17

18 meddelelsen. Bekræft Besked Angiver at medarbejderen skal bekræfte beskeden ved indtaste sin medarbejder kode i besked vinduet. Hvis systemet er sat op til at medarbejdere logger ind ved hjælp af en tag eller et stregkode kort kan dette scannes en gang mere for at bekræfte. En mere detaljeret beskrivelse af profiler findes i Appendiks A i denne vejledning. Kladder Medarbejdernes tids registreringer gemmes i første omgang i kladden. Du kan nøjes med blot at have en kladde hvor alle registreringer samles. Eller du kan oprette flere kladder, eksempel vis baseret på afdelinger. Dette gøres under SmartTID Opsætning. Vælg menupunktet Kladde Navne. I det vindue der åbnes trykker du på F3 for at tilføje en ny linje. Udfyld herefter linjen Kladde Angiv et entydigt kladdenavn. Navnet kan indeholde op til 20 karakterer Beskrivelse Angiv en kort beskrivelse af kladden. Beskrivelsen kan være op til 50 karakterer lang. Job Kladde Aktiv. Angiver om jobkladden vises i kladdevinduet. Denne indstilling benyttes kun, hvis der registreres tid på job/opgaver og Business delen af SmartTID er aktiveret. Der skal altid være angivet en kladde på alle medarbejdere der foretager tidsregistreringer. Arbejdskalender Arbejdskalenderen indeholder informationer om hvornår medarbejderne forventes at møde og gå hjem igen. Desuden indeholder den information om hvornår der holdes pauser og hvornår der kan optjenes tillæg. 18

19 Arbejdskalenderens generelle data Først skal de generelle informationer om kalenderen oprettes. Kalender navn Kalenderen skal tildeles et entydigt navn. Dette navn kan være op til 20 karakterer langt. Der kan desuden tilføjes en kort beskrivelse af arbejdskalenderen. Denne kan være op til 50 karakterer lang. Angiver om kalenderen er aktiv. Når en kalender er angivet som aktiv vises den forskellige steder i SmartTID hvor der kan vælges arbejdskalendere, for eksempel hvis der tilføjes en arbejdskalender på en medarbejder. Individuelle kalendere Det er muligt at oprette en kalender der er gældende for en enkelt medarbejder. Dette kan være relevant hvis der eksempelvis skal tilføjes tillæg der kun er gældende for den pågældende medarbejder. I den forbindelse er der flere muligheder I denne kolonne kan du angive at der er tale om en individuel arbejdskalender der er oprettet til en specifik medarbejder. Når det er angivet at der tale om en individuel kalender kan du herefter angive hvilken medarbejder der er tale om. Du kan lave en forbindelse til en standard kalender. Hvis du eksempelvis ændrer mødetider på en standard kalender vil denne ændring herefter også slå igennem på den individuelle kalender. På den individuelle kalender kan du eksempelvis tilføje tillæg eller pauser der kun er gældende for den pågældende medarbejder. Tolerancer På arbejdskalendere kan der opsættes tolerancer. Tolerancer bruges i SmartTID til at afgøre hvornår en medarbejder er henholdsvis mødt rettidigt og/eller gået hjem rettidigt. F.eks. kan man på en arbejdskalender angive 15 minutters tolerance før start og 5 minutters tolerance efter start. Skal medarbejderen eksempelvis møde kl. 07:00 en given dag, så vil denne tolerance opsætning betyde at indstempling mellem 06:45 og 07:05 betyde at mødetiden vil blive beregnet til at være kl. 07:00. Dette vil så blive angivet i kladden. I kladden vil du dog også kunne se medarbejderens reelle stemplinger. 19

20 Tolerance før start angiver hvor mange timer og minutter en medarbejder kan møde før normal arbejdstids begyndelse og blive registreret som mødt rettidigt. Et kvarters tolerance angives som 00:15. Tolerance efter start angiver hvor lang tid efter normal arbejdstids begyndelse en medarbejder kan stemple ind og alligevel blive registreret som mødt rettidigt. En tolerance på 5 minutter angives som 00:05. Tolerance før slut angiver hvor tidligt en medarbejder kan stemple ud og alligevel blive registreret som stemplet rettidigt ud. Tolerance efter slut angiver hvor sent en medarbejder kan stemple ud og blive betragtet som stemplet rettidigt ud. Mere generel opsætning af arbejdskalender Denne kolonne angiver hvilken arbejdstype medarbejderens kladde som standard oprettes med. Denne kolonne bruges til at angive hvilken løn type medarbejdere på denne kalender tilhører, f.eks. timelønnede, 14 dags lønnede eller lignende. Dette er mest en informativ oplysning. Angiver hvilken ugedag i kalenderen der skal bruges til at beregne bl.a. tillæg, hvis en medarbejder stempler ind på en helligdag. Stempler en medarbejder f.eks. ind Langfredag, og der er angivet Sun (for søndag), så vil tillæggene blive beregnet som om det var en søndag. Her angives hvilken helligdagsopsætning der skal benyttes på den pågældende arbejdskalender. Helligdagsopsætning er beskrevet yderligere senere i denne vejledning. Linier Her defineres hvornår medarbejdere på kalenderen forventes at møde og gå hjem de enkelte dage i ugen. 20

21 Under Linie angives arbejdstiderne for de enkelte dage i ugen. Der angives en start tid og en slut tid. Dette gøres for alle de dage i ugen hvor medarbejdere, der arbejder efter denne kalender, forventes at møde på arbejde. Desuden er det mulig at angive en alternativ arbejdstype på de enkelte ugedage. Hvis denne angives, vil den blive brugt i kladden i stedet for den arbejdstype der generelt gælder for kalenderen men kun den pågældende ugedag. Pauser Her defineres hvornår medarbejdere på denne kalender holder pauser de enkelte dage i ugen. Her angives et starttidspunkt for pausen og en varighed (længde) af pausen. Det kan desuden angives om pausen er betalt og om den er relativ. Her efter markeres det for hvilke af ugens dage pausen gælder. TIP! Bemærk kolonnen Relativ. Den har betydning for hvordan pausen beregnes. Er en pause ikke relativ så er kolonnen Pause start det tidspunkt pausen starter. Hvis en pause er relativ så er kolonnen Pause start ikke længere et klokkeslæt men et time antal. Dvs. at sættes Pause start til 03:00 så skal man have været på arbejde i 3 timer før pausen gælder. Tillæg Her angives hvilke tillæg medarbejderne kan optjene samt hvornår og hvor længe disse tillæg kan optjenes. 21

22 Her angivet hvornår et tillæg starter, hvornår det slutter og evt. om det er relativt. Er et tillæg ikke relativt så er kolonnerne Start og Slut klokkeslæt. Dvs. at et tillæg starter f.eks. kl. 07:00 og slutter kl. 01:00. Hvis et tillæg er relativt så er kolonnerne Start og Slut ikke længere klokkeslæt men time antal. Hvis Start f.eks. er sat til 07:00 og Slut f.eks. er sat til 01:00, så betyder det at man skal have arbejdet i 8 timer før man kan optjene det pågældende tillæg og at man herefter Kolonnerne Relativ Fra og Relativ Til angiver i hvilket tidsrum det relative tillæg er gældende. Det vil sige at selvom medarbejderen eksempelvis har mødt nogle timer tidligere så gælder det relative tillæg kun i det angivne tidsrum hvis medarbejderen i dette tidsrum har arbejdet ned nødvendige antal timer. Herefter angives det for hvilke af ugens dage det pågældende tillæg gælder Arbejdsfunktion For hvert tillæg der er tilknyttet en given arbejdskalender er det muligt at angive hvilke arbejdsfunktioner der kan optjene tillægge. Det giver den fordel at medarbejdere der arbejder efter samme arbejdskalendere, men har forskellig arbejdsfunktion kan optjene forskellige tillæg. I det viste eksempel vil en medarbejder med arbejdsfunktionen Pakker kunne optjene det pågældende tillæg, mens en medarbejder med arbejdsfunktionen Forsend ikke vil optjene det pågældende tillæg. TIP! For at udnytte denne mulighed skal der være angivet en 22

23 arbejdsfunktion på de enkelte medarbejdere Arbejdstype For hvert tillæg i en arbejdskalender er det muligt at angive hvilken arbejdstype man skal være stemplet ind med for at kunne optjene tillægget. Det giver den fordel at du, ud fra den arbejdstype medarbejderen er stemplet ind med kan styre om medarbejderen kan optjene et givet tillæg eller ej. Som vist i eksemplet til venstre vil en medarbejder der er stemplet ind på arbejdstypen Normal ikke få det pågældende tillæg, mens en medarbejder der er stemplet ind på arbejdstypen Tilkald vil kunne optjene det pågældende tillæg. TIP! Det er ikke tvunget at angive arbejdstype for tillægget. Hvis ikke der angives nogen arbejdstype optjener alle medarbejdere, der er tilknyttet arbejdskalenderen, det pågældende tillæg når de øvrige forudsætninger ellers er opfyldt. Helligdage Ved at oprette helligdage på forhånd opnår du den fordel, at systemet selv opretter helligdage for medarbejderne i kladden. Inden helligdagene kan oprettes skal du sikre dig at du har en arbejdstype der kan bruges til disse dage. Det kunne f.eks. være en arbejdstype der hedder SH (for Søgne/Helligdag). I SmartTID kan der oprettes en eller flere helligdagsopsætninger. Det gør det muligt at have eksempelvis forskellig arbejdstype for helligdagene i de enkelte opsætninger. Helligdagsopsætninger kan laves ved at vælge Helligdage i hovedmenuen under Opsætning. 23

24 Øverst til venstre i vinduet vises de helligdagsopsætninger der er oprettet i systemet. Det er muligt at oprette et vilkårligt antal opsætninger. Til højre i vinduet vises de helligdage der er oprettet på den valgte helligdagsopsætning. Den nederste venstre del af vinduet benyttes i forbindelse med oprettelse af nye helligdage Oprettelse af helligdagsopsætning De kan tilføje yderlige helligdagsopsætninger ved at vælge oversigten og herefter trykke F3. Dette indsætter en ny linie. Her angiver du en entydig helligdags kode, der kan være op til 20 karakterer lang. Hvis det ønskes kan du også tilføje en kort beskrivelse af den pågældende helligdagsopsætning. Denne kan være op til 50 karakterer lang. 24

25 Oprettelse af helligdage Når der skal oprettes nye helligdage, enten for et kommende år eller fordi du har oprettet en ny helligdagsopsætning, skal du blot udfylde årstallet samt den arbejdstype du ønsker at benytte. Du kan herefter angive om du ønsker at få oprettet henholdsvis første maj, grundlovsdag, juleaftens dag og nytårsaftens dag. Klik herefter på knappen Opret nederst i vinduet. For at helligdagene skal slå igennem, skal du herefter gå ind i arbejdskalenderne og tilføje en helligdagsopsætning på de forskellige kalendere. Løn perioder Det er ikke et krav at der oprettes løn perioder men i forskellige sammenhænge kan det være ganske nyttigt. Under SmartTID Opsætning vælger du Løn Perioder. Dette åbner et vindue hvor du får vist de eksisterende løn perioder. Her klikker du på knappen Nye Perioder nederst i vinduet. Løn periode Angiv hvilken løn periode du vil oprette nye løn perioder for. Periode type Angiv hvilken type perioder du vil oprette. Du kan vælge mellem Uge, 14dage og Måned. Ugenr. i periodenavn Angiv hvilke uge numre der skal indgå i periodenavn. Du kan vælge mellem Første, Sidste og Begge. Dette har kun betydning for 14 dages perioder. Start dato Angiv startdatoen for den første hele periode i det nye år. Klik herefter på knappen Opret. Et øjeblik senere er perioderne oprettet og du kan klikke på OK. 25

26 TIP Hvis medarbejderne skal kunne se deres tidligere registreringer i login vinduet eller i SmartTID panelet skal der oprettes løn perioder. Ligeledes skal der oprettes løn perioder hvis der foretages udlæsning af bogførte timer til løn system. Ud over den grundlæggende opsætning af SmartTID der er beskrevet her kan du I Appendiks A hente mere detaljeret information om opsætning af SmartTID. Opsætning af flex Hvis der er medarbejdere i firmaet der har flex ordning, så kan SmartTID også håndtere dette. Det kræver dog at medarbejderne stempler ind og ud fra en pc. Grundlæggende kræver det blot to arbejdstyper og en såkaldt tæller. Flex arbejdstyper For at håndtere flex skal der oprettes to arbejdstyper til registrering af henholdsvis opsparet flex (f.eks. FLEXOPSPAR) og afhold/forbrugt flex (f.eks. FLEXAFHOLDT). Hvis der skal være mulighed for at få udbetalt opsparede flex timer kan der oprettes en tredje arbejdstype (f.eks. FLEXUDBET) til dette. I SmartTID kan disse oprettes under Opsætning/Arbejdstype. Opsætningen af disse kan være som vist herunder. Bemærk at der på FLEXOPSPAR er sat flueben i kolonnerne Vis På Møde For Tidlig og Vis På Stop For Sent for at medarbejderen kan angive at der opspares flex når der mødes tidligere end planlagt eller gås hjem senere end planlagt. Bemærk at der på FLEXAFHOLDT er sat flueben i kolonnerne Vis På Møde For Sent og Vis På Stop For Tidlig så medarbejderen kan angive at der forbruges flex hvis der mødes senere end planlagt eller der gås hjem tidligere end planlagt. Opsætning af tæller Desuden skal der oprettes en såkaldt tæller. Denne benyttes til at få et overblik over de enkelte medarbejderes flex saldo. 26

27 Under Opsætning vælges Tæller. Det næste vindue er delt i to dele. Den øverste indeholder beskrivelse mm. Vedrørende tæller og den nederste del indeholder de arbejdstype der indgår i tælleren. I den øverste del oprettes selve tælleren, i dette tilfælde kaldet FLEX. Her kan du også angive om den skal vises for medarbejderne når de logger ind på en stemplings pc. Desuden kan du ved at sætte flueben i kolonnen Inkluder Flex få tælleren til at medregne flextid fra kladden der endnu ikke er bogført. I den nederste del af vinduet indsættes de flex arbejdstyper der skal medtages i tælleren. Bemærk specielt kolonnen Faktor. Den styrer om den enkelte arbejdstype påvirker tælleren, og dermed saldoen positivt eller negativt. Det vil i dette tilfælde sige at arbejdstypen FLEXOPSPAR skal have faktor 1 da den jo opskriver saldoen, mens arbejdstyperne FLEXAFHOLDT og FLEXUDBET skal faktor minus 1 da de jo nedskriver saldoen. Desuden kan det angives om der kun skal medtages registreringer frem til og med indeværende dato eller om der også skal medtages registreringer der ligger frem i tiden dvs. planlagt flex (kolonnen Kun Til Dags Dato). Kolonnen Tæl Registreringer betyder at der bliver lavet en optæller af registreringer på den pågældende arbejdstype i stedet for at det er time antallet der beregnes. Denne skal i forbindelse med flex ikke aktiveres. 27

28 Opsætning af start saldi Når flex tælleren tages i brug, så kan det være at der allerede har været ført en flex saldo evt. i et andet system. Der kan derfor være brug for at oprette en start saldo for de enkelte medarbejdere. Dette kan gøres via Korrektionskladde under SmartTID. Her kan der oprettes det nødvendige time antal. Hvis en medarbejder har positiv saldo gøres dette ved at anvende den arbejdstype der opskriver saldoen i dette tilfælde FLEXOPSPAR. Har medarbejderen en negativ saldo med sig anvendes en arbejdstype der nedskriver saldoen i dette tilfælde FLEXAFHOLDT. Time antallet skal i begge tilfælde angives med positive tal, da tælleren selv sørger for at holde styr på hvad der er tæller op eller ned. Overblik over flex saldi Som nævnt tidligere i forbindelse med oprettelse af tæller så kan saldoen vises for den enkelte medarbejder når vedkommende logger ind på en stemplings pc. Det er dog også muligt at få et samlet overblik over flex saldi. Under SmartTID vælges punktet Tæller Totaler. Dette åbner et vindue hvor saldi for de tællere der måtte være oprettet vises. Den allerførste gang vinduet åbnes vil det være tomt. Her klikkes der på knappen Opdater. Så beregnes de forskellige saldi. Nederst i vinduet vises der, hvornår saldi sidst er opdateret. Et eksempel på hvordan den kan sættes op er vist herunder. Vinduet vil som udgangspunkt vise tæller saldi for alle medarbejdere. Ved at sætte flueben i feltet Vis kun ansatte medarbejdere nederst i vinduet filtreres medarbejdere der ikke længere er ansatte fra. 28

29 Medarbejderlisten I medarbejder listen har du en samlet oversigt over de kendte medarbejdere. Samtidig er det en enkel adgang til de muligheder du har for de enkelte medarbejdere i menuen øverst i medarbejderlisten Rediger medarbejder Her har du mulighed for at rette de forskellige informationer og opsætning på den pågældende medarbejder. 29

30 Skal medarbejderen stemple via SMS beskeder, så skal der angive et mobil nummer på vedkommende. Bemærk at der skal angives landekode på mobilnummeret. Denne er for Danmarks vedkommende 45. Skal medarbejderen registrere tid via iphone/ipad eller Android Smart Phone, så skal feltet Brug SmartPhone aktiveres. Desuden skal der angives en adresse og kode ord som er hhv. den adresse og det kodeord som medarbejderen logger ind med i den pågældende SmarTID app. Hvis medarbejderen registrerer tid via en tablet, så kan du i stedet for at bruge TAGs tildele medarbejderen en pin kode. Så kan medarbejderen logge ind på tablet med denne. Bemærk at pinkode skal være entydig for de enkelte medarbejdere. Du kan med fordel benytte feltet Skabelon hvis det er en større ændring af medarbejderens data du skal lave. Dette kræver at der er oprettet et sæt passende skabeloner. Skabeloner er beskrevet yderligere i Appendiks A i afsnittet Skabelon. Det kunne f.eks. være at medarbejderen skal skifte afdeling og at det afstedkommer at der også skal ændres i de øvrige oplysninger. I dette tilfælde er medarbejderen oprettet med skabelon 2. Det kunne være at skabelon 1 var mere passende i så fald ændrer du bare skabelonen til 1. BEMÆRK! Hvis du ændrer skabelonen på en medarbejder, så ændres alle de felter der indgår i skabelonen så de passer med den nye skabelon. TIP! Når du har foretaget de ønskede ændringer skal du ikke klikke på OK kappen. Det vil blot lukke vinduet. I stedet vælger du blot punktet Medarbejder Liste i menuen. Så kommer du tilbage til medarbejder oversigten. Ny medarbejder Funktionen til oprettelse af en ny medarbejder er også ændret i forhold til den oprindelige medarbejderliste. I den oprindelige medarbejderliste blev der åbnet et nyt vindue hvor du skulle udfylde felter på 3 forskellige faneblade inden medarbejderen kunne oprettes. Det er nu gjort væsentligt enklere. Når du vælger Ny medarbejder i menuen så vises et medarbejder kort på samme måde som hvis du vælger at redigere en medarbejder. Medarbejderkoden vil være udfyldt med teksten TAST NR. Denne skal ændres til den gældende medarbejder kode. Når afdelingskode mv. skal udfyldes har du igen muligheden for at vælge en skabelon i stedet for at udfylde de enkelte felter et ad gangen. Som nævnt i forbindelse med redigering af medarbejdere kræver dette at der er oprettet et sæt passende skabeloner. TIP! Når du er færdig med at indtaste data for den nye medarbejder 30

31 vælger du bare punktet Medarbejder liste i menuen. Medarbejderen er nu oprettet. Ansættelsesperioder Inden medarbejderen kan begynde at registrere tider skal vedkommende markeres som ansat. Det væres ved at klikke på punktet Ansættelses perioder øverst i menuen. Du kan herefter oprette en ansættelses periode på den pågældende medarbejder ved at indsætte en linie og angive hvilken dato medarbejderen er ansat i kolonnen StartDato Tilsvarende kan du også angive en fratrædelsesdato i kolonnen Slut Dato. Hvis det ønskes kan der også angives en fratrædelses årsag. Arbejdskalender Hver enkelt medarbejder skal være tilknyttet mindst en arbejdskalender. Det kan være en arbejdskalender der er fælles for en større gruppe medarbejdere, men det kan også være en individuel arbejdskalender. Arbejdskalenderen skal være oprettet på forhånd. Medarbejdere tildeles en arbejdskalender ved indsætte en linie i oversigten over medarbejderens arbejdskalendere, hvor det angives fra hvilken dato arbejdskalenderen er gældende og hvilken arbejdskalender der skal anvendes. Individuel arbejdskalender. Det er muligt at tildele medarbejderen en individuel arbejdskalender. Det kan gøres ved at oprette en arbejdskalender manuelt og derefter tilknytte medarbejderen til denne kalender. En lettere måde er dog at kopiere en eksisterende arbejdskalender og derefter tilrette kopien så den passer til medarbejderen. Det gøres på følgende måde. Kopier arbejdskalender I listen med arbejderens arbejdskalender angiver du navnet på den arbejdskalender du ønsker at kopiere. 31

32 Klik herefter på Kopier Arbejdskalender i menuen. Du bliver herefter spurgt om du vil kopiere kalenderen i dette tilfælde kalenderen STANDARD2 til en ny individuel kalender for den pågældende medarbejder. Her klikker du Yes for at kopiere. Der oprettes nu en kopi af den oprindelige arbejdskalender der er navngivet ud fra medarbejderens medarbejder kode. Denne kan så tilrettes efter ønske Nederst i vindue vil du nå får vist information om at der er tale om en individuelt kalender samt hvilken oprindelig kalender der er baseret på. Arbejdsskift Hvis medarbejderen skal arbejde med skiftende arbejdstider, så håndterer systemet også dette. Dette sættes op ved først at tildele medarbejderen en arbejdskalender som beskrevet tidligere. Klik herefter på Opret Arbejdsskift i menuen for oven. Herefter sker der flere ting. Du bliver herefter spurgt om du vil oprette individuelt skiftehold for den pågældende medarbejder baseret på den angivne arbejdskalender. Her klikker du Yes for at oprette skifteholdet. I oversigten over arbejdskalendere vil at du ikke længere været angivet en arbejdskalender, men der imod et arbejdsskift. I højre del af vinduet vises der nu hvilket arbejdsskift der er gældende for medarbejderen, hvilken dato arbejdsskiftet træder i kraft samt hvor mange uger der indgår i den oprettede turnus. Der under vises hvilke arbejdskalendere der arbejdes efter i de enkelte uger. I det viste eksempel blev arbejdsskiftet oprettet baseret på kalenderen Standard2. Denne er derfor indsat som arbejdskalender i den første uge. Dette kan naturligvis ændres efter ønskes. 32

33 Derefter kan der indsættes nye linier for hver uge der skal indgå i arbejdsskiftet hvor det angives hvilke kalendere der skal bruges i de enkelte uger. Personlige tillæg Du har mulighed for at angive at en medarbejder kan optjene et personligt tillæg. Tillægget kan tidsbegrænses til en bestemt periode ved at angive en startdato og en slutdato. Dette er dog ikke påkrævet Som Arbejdstype angives det personlige tillæg der skal udløses. Ved at angive en arbejdsfunktion begrænses tillægget til kun at gælde de perioder, hvor medarbejderen er stemplet ind med den angivne arbejdsfunktion. Hvis job/opgaveregistrering benyttes, kan tillægget desuden begrænses helt ned til en enkelt aktivitet på det pågældende job. Operationer Her kan du angive hvilke operationer en medarbejder kan vælge imellem, når der stemples på opgaver/job. Aktiviteter Her kan du angive hvilke aktiviteter en medarbejder kan vælge imellem når der stemples på opgaver/job. Arbejdsfunktion Her kan du angive hvilke arbejdsfunktioner en medarbejder kan vælge imellem når der stemples på opgaver/job. Tildeling af TAG Hvis medarbejderne skal stemple ind og ud og eventuelt registrere tid på opgaver ved hjælp af nøgleringschips, kaldet TAG, så skal der først tildeles en TAG til medarbejderen. Det gøres på følgende måde, hvis stemplinger foretages via TAG læser: 33

34 Under Opsætning vælges Tildel TAG. Det åbner et vindue som følgende: Tryk F3 for at indsætte en blank linie. Angiv herefter medarbejder koden. Når navnet på medarbejderen vises kan du herefter tildele TAGen. Det gøre ved at registrere den på TAG læseren. Herefter skal der klikkes på Opdater. Kolonnen TAG skulle nu gerne vise nummeret på den registrerede TAG. Klik herefter på Tildel. Hvis tildelingen går godt, vil linien herefter forsvinde fra vinduet. Ellers vil der blive vist en fejlmeddelelse i kolonnen Status. Hvis TAGen i forvejen tilhører en anden, fratrådt medarbejder, kan du aktivere kolonnen Genbrug TAG inden du klikker på Tildel. Dette kræver dog at den tidligere medarbejder ikke længere er markeret som ansat. 34

35 Tildeling af TAG på SmartTID Tablet Hvis i benytter SmartTID Tablet til indstemplinger, scannes TAG en som ved normal login. Hvis TAG en er ukendt vil du få vist en oversigt over medarbejdere der mangler en TAG. Tryk på den ønskede medarbejder for at tildele TAG en. Bemærk! Hvis der benyttes både TAG læser og SmartTID Tablet til tidsregistrering, så skal TAG tildeling altid gøre fra SmartTID Tablet. Tidsposter Funktionerne til ændring af tidsposter og annullering af tidsposter er kun aktive når man har valgt at få vist tidsposterne for den enkelte medarbejder. TIP! Når du har rettet en tidspost så skal du ikke klikke på OK knappen det vil lukke vinduet. I stedet skal du bare vælge punktet Tidsposter i menuen. Så kommer du tilbage til oversigten over medarbejderens tidsposter Hvis der er mere end én tidspost for en medarbejder der skal rettes, så kan tibageføre tidsposterne til kladden. Dette gøres ved at markere en af de relevante tidspost og derefter klikke på Tilbagefør Til Kladder. Det flytter tidsposterne tilbage til kladden, hvor registreringerne så rettes til inden de igen godkendes og bogføres. Den daglige brug af SmartTID. Håndtering af sygemelding og andet pludseligt fravær. Hvis en medarbejder melder sig syg fra morgenstunden, eller af anden grund har brug for at være fraværende, så håndteres dette ved at finde den pågældende medarbejder i kladden for den pågældende dag. 35

36 Herefter ændrer du arbejdstypen til den ønskede fraværskode, f.eks. SYG: Hvis der er tale om længere tids fravær, kan du oprette fravær for de kommende dage, som beskrevet i afsnittet om oprettelse af planlagt fravær senere i denne vejledning. Gennemgang af kladden Medarbejdernes tidsregistreringer opsamles i første omgang i kladden. Her kan de tjekkes og eventuelt rettes inden de bogføres. I venstre side af kladde vinduet vises en liste over de kladder der er oprettet i systemet. Her kan du vælge mellem de forskellige kladder. Listen med medarbejdernes kladdelinier vil herefter skifte til at vise de medarbejdere der tilhører den valgte kladde. I linie delen af vinduet vises de mere generelle informationer om den pågældende kladdeline. Det vil sige, dato, medarbejderens ID og navn, hvilken arbejdskalender medarbejderen har arbejdet efter den pågældende dag samt diverse totaler for den pågældende dag. 36

37 Når kladdelinien er tjekket og alt er fundet i orden kan linien markeres som godkendt ved at sætte flueben i kolonnen Godk. Til venstre i linien. Dette indikerer at den pågældende linie er klar til bogføring. For at lette overblikket over kladden er der i højre side vist en lille smiley. Den kan have en af følgende 3 betydninger: Der er ikke opsamlet data nok til at linien kan godkendes. Dette kan f.eks. skyldes at medarbejderen slet ikke er stemplet ind eller at medarbejderen ikke er stemplet ud endnu. Der er opsamlet nok data til at kladdelinien kan godkendes. Tjek at tider mm. stemmer overens med det forventede Kladden er automatisk godkendt. Der er ikke fundet afvigelser i komme/gå tider og eventuelle pauser i forhold til det der forventes ud fra medarbejderens arbejdskalender. Under Tider kan du se de faktiske tidsregistreringer for medarbejderen den pågældende dag. Start tid og slut tid er de tider der er beregnet ud fra tolerancerne på medarbejderens arbejdskalender (se opsætning af arbejdskalendere tidligere i denne vejledning). De rent faktiske stemplinger er vist i kolonner Log Start og Log Slut. Kolonnerne Beregn Pause og Beregn Tillæg angiver om de pauser og tillæg der er hhv. afholdt og udløst i det pågældende tidsrum skal medregnes. Deaktiveres kolonnerne vil de ikke blive beregnet. De pauser der er afholdt i løbet af den pågældende dag vises nederst til venstre i kladdevinduet. TIP! Hvis pauserne er oprettet automatisk ud fra arbejdskalenderne og en medarbejder gør opmærksom på, at en eller flere pauser ikke er afholdt alligevel, så kan pausen annulleres ved at sætte flueben i kolonnen Betalt eller ved at slette den pågældende pause ved at trykke F4. 37

38 De tillæg der er udløst den pågældende dag vises nederst til højre i kladde vinduet. Her vil det være angivet hvornår tillægget er startet, hvornår tillægget ophører, hvilket tillæg der er tale om (arbejdstypen) samt hvor mange timer og minutters tillæg der er optjent. TIP! Hvis en medarbejder, helt ekstraordinært, optjener et tillæg der ikke fremgår af den pågældendes arbejdskalender, så kan dette tilføjes manuelt, ved at tilføje en blank linie med F3 der derefter udfyldes. Godkendelse af kladden Når tiderne er gennemgået skal kladden godkendes. Du kan gøre dette for hver enkelt linie ad gangen eller du kan gennemgå kladden, tjekke at tider og tillæg mv. er i orden og derefter godkende kladden med ét klik. Dette gøres ved at klikke på Godkend Kladde i menuen øverst i kladdevinduet. Bemærk, at hvis du har sat en filtrering op, f.eks. på en given medarbejder eller dato, så bogføres kun de linier der medtages af filtreringen Bogføring af kladden Efterhånden som du kommer igennem kladden kan du markere dem som godkendt. Når dette er gjort skal kladden bogføres. Det kan du gøre på en af to måder. Klik på Bogfør kladde i menuen øverst i kladde vinduet. Bemærk, at hvis du har sat en filtrering op, f.eks. på en given medarbejder eller dato, så bogføres kun de linier der medtages af filtreringen F11 Tryk på F11. 38

39 Du vil i begge tilfælde blive bedt om at bekræfte at du vil bogføre kladden Korrektionskladden Hvis det skulle ske, at der bliver bogført noget der ikke er korrekt, eller det viser sig at der er behov for at få bogført yderligere registreringer, f.eks. et ekstraordinært tillæg, så kan dette lade sig gøre via Korrektions Kladde der findes i hovedmenuen under SmartTID. I vinduets venstre side skal der være oprettet mindst en korrektions kladde. Hvis der er behov for det kan der oprettelse flere. I højre del af vinduet kan du herefter indsætte en eller flere korrektionsposter efter behov. Du skal som minimum udfylde følgende kolonner: Dato Medarbejder ID Arbejdstype Timer Dato for den pågældende dag Medarbejderen entydige kode Angiver hvilken arbejdstype korrektionen gælder Hvor mange timer der skal korrigeres. Bemærk at der er muligt at indtaste både positive og negative time tal. Når du er tilfreds med det indtastede markerer du det blot som godkendt ved at sætte flueben i kolonnen Godk. til venstre i linjen. Kladde bogføres herefter ved at klikke på knappen Funktion og vælge punktet Bogfør korrektions kladde eller ved at trykke på F11-tasten. Oprettelse af planlagt fravær I SmartTID kan du oprette planlagt fravær for en eller flere medarbejdere. Det giver den fordel at der bliver taget højde for det planlagte fravær når der oprettes kladdelinjer. Det betyder at hvis en medarbejder eksempelvis har ferie i en uge, så vil kladdelinjerne for medarbejdere i den pågældende uge blive oprettet med ferie som arbejdstype og samtidig vil medarbejderens komme og gå tider blive udfyldt baseret på den arbejdskalender medarbejderen arbejder efter i den pågældende uge. Den nemmeste måde at oprette planlagt fravær på, er at benytte funktionen Generer Fravær der ligger under hovedpunktet SmartTID i hovedmenuen. Det åbner et vindue som det følgende: 39

40 Her kan du opsætte forskellige filtreringer i tabellen der viser medarbejderne, indtil du er tilfreds med indholdet. Herefter angiver du startdato og slutdato på fraværet og endelig hvilken arbejdstype fraværet skal registres på. Til slut klikker du på knappen Generer. Systemet beder sig herefter bekræfte at du vil oprette fravær på det valgte antal medarbejdere. Klikker du Yes til dette vil fraværet bliver oprettet. Hvis der er medarbejdere hvor fraværet ikke kan oprettes fordi der allerede eksisterer fravær i det valgte dato interval, så vil dette fremgå af oversigten nederst til højre i vinduet. Godkendelse af fravær Medarbejderne har mulighed for at anmode om fravær. Dette kan gøres fra login vinduet som beskrives senere i denne vejledning. Hvis systemet er sat op til det vil den relevante leder der skal tage stilling til anmodningen modtage en mail om dette. Under SmartTID kan du herefter vælge punktet Fravær til godkendelse. Dette viser en liste over de anmodninger om fravær der ligger i systemet. 40

41 Hvis fraværet kan godkendes, sættes der flueben i kolonnen Godkendt yderst til højre i listen. Anmodningen forsvinder derefter fra listen. Hvis fraværet ikke kan godkendes slettes det fra listen ved at klikke på knappen Slet nederst i vinduet. Fraværskalender Fraværskalenderen giver et overblik over kendt fravær i et vindue der minder meget om Outlooks kalenderfunktion. Farven i den venstre side af fraværet angiver hvor fraværet er fundet. Nederst i vinduet er det beskrevet, hvad de enkelte farvekoder betyder. Oprettelse af nye medarbejdere Oprettelse af nye medarbejdere vil ofte foregå ved at der etableres en forbindelse mellem et evt. lønsystem og SmartTID. Du har dog mulighed for at oprette medarbejdere manuelt. Dette gøres på følgende måde: I menuen for oven klikker du på Ny medarbejder. 41

42 Der oprettes derefter en ny medarbejder med medarbejder koden TAST NR. Denne kan så tilrettes med korrekt medarbejder kode navn osv. 42

43 Tidspost analyse Tidspost analysen giver mulighed for at danne, hvad der svarer til, en pivot tabel hvor du ved at trække kolonner frem og tilbage kan opbygge en række forskellige oversigter. Tidspost analysen har ved første brug 3 hoved områder du skal være opmærksom på: I området Drop Data Fields Here anbringes det felt der skal beregnes på i dette tilfælde kolonnen Tid. I området Drop Row Fields Here placeres den eller de felter der skal udgøre rækkerne i oversigten. Det kunne f.eks. være Afdelings Kode og Medarbejder Kode. I området Drop Column Fields Here placeres den eller de felter der skal udgøre kolonnerne i oversigt. Det kunne f.eks. være Arbejdstype. Hvis du anbringer felterne på denne måde vil analysen, afhængig af hvilke arbejdstyper der er oprettet, se ud som på billeder herunder. Som i mange andre af oversigterne i SmartTID har du også mulighed for at filtrere i de enkelte kolonner. 43

44 Besked til medarbejder I SmartTID har du mulighed for at sende en besked til en eller flere medarbejder, som de så modtager når de logger ind på en stemplings pc. I hovedmenuen kan du under SmartTID vælge Generer Beskeder. Dette vil åbne et vindue som det følgende: Her kan du opsætte diverse filtreringer indtil du har en passende mængde medarbejdere. Angiv herefter fra hvilken dato beskeden skal vises. Indtast herefter de ønskede besked. Når dette er gjort klikkes der på knappe Generer. Du vil herefter blive spurgt om du ønsker at oprette meddelelsen til det antal medarbejdere der bliver vist i listen. Her klikkes der Yes for at oprette beskeden. Når medarbejderen derefter logger ind på en stemplings pc vil beskeden blive vist. Medarbejderen får nu vist beskeden. Medarbejderen kan her vælge at svare ja til at beskeden er læst. Beskeden vil ikke blive vist længere. Vælger medarbejderen at svare nej til at beskeden er læst bliver den vist igen næste gang medarbejderen logger på. 44

45 Tæller Totaler Tæller Totaler kan bruges til at følge med i forskellige saldi, f.eks. flex, ferie eller afspadsering for de enkelte medarbejdere. Her kan du trække rundt på de forskellige kolonner og på den måde opbygge forskellige oversigter, f.eks. fordelt på afdeling. Ved at sætte flueben i feltet Vis kun ansatte medarbejdere reduceres oversigten til kun at vise medarbejdere der er markeret som ansatte. Ved at klikke på knappen Opdater kan du få opdateret oversigten med de ændringer der måtte være blevet registreret i løbet af dagen. Når dette gøres, vises der lige under oversigten en linie der viser hvor langt opdaterings funktionen er nået Turnus Plan Turnus Plan giver dig mulighed for at få et overblik over hvilken arbejdskalender de enkelte medarbejdere arbejder efter i indeværende uge og 7 uger frem. Dette er specielt nyttigt hvis medarbejderne arbejder efter en skifteholdsturnus med skiftende arbejdskalendere. Der kan naturligvis grupperes og filtreres på normal vis i oversigt. Et eksempel kunne se således ud. 45

46 Daglig Status Denne funktion viser en oversigt over medarbejdernes registreringer for den valgte dato. Den medtager både registreringer i kladden og de registreringer der allerede er bogført. TIP! Funktionen foreslår som standard dags dato, men du kan ændre datoen øverst i vinduet og herefter klikke på knappen Opdater, så vises data for den valgte dag. 46

47 Kørsler I nogle tilfælde indarbejdes der funktionalitet der er helt specifik for en enkelt kunde. Det kunne f.eks. være en funktion til indlæsning af nye medarbejdere fra en kommasepareret fil der igen er dannet i et selvstændigt lønsystem. Denne slags funktionen vil være placeret under Kørsler i SmartTID. Her vælger man blot den ønskede funktion og klikker herefter på knappen Kør. Afhængig af hvilken funktion der er tale om vil der muligvis bliver åbnet et nyt vindue eller stillet nogle spørgsmål der skal svares på. 47

48 Udskrifter Funktionen til udskrift af diverse rapporter finder du i hovedmenuen under SmartTID. Når du vælger denne åbnes et vindue som det følgende: I medarbejder listen der er placeret øverst i vinduet kan du opsætte forskellige filtreringer se hvilke medarbejdere der i givet fald bliver medtaget i udskriften. Du kan herefter angive et datointerval. Til sidst vælger du en udskrift i rapport oversigten nederst til højre i vinduet. Klik herefter på Udskriv. Du får herefter mulighed for at se indholdet af rapporten inden du udskriver den. Bemærk feltet Lønbilag. Når du udskriver de rapporter der hedder noget med Lønbilag, for eksempel Lønbilag 20 kol. Landscape kan vælge hvilket opsætning af lønbilaget du vil anvende. Dette forudsætter at der er lavet en eller flere opsætninger til lønbilaget. Hvordan dette gøres, beskrives i det følgende afsnit. Opsætning af lønbilag. Der er mulighed for at lave flere individuelle opsætninger af lønbilaget. Det betyder at du har mulighed for selv at definere hvilke kolonner du vil have i lønbilaget, hvilke kolonneoverskrifter du vil have og endelig hvilke arbejdstyper der skal medregnes i de enkelte kolonner. Det gøres på følgende måde: I hovedmenuen vælger du under Opsætning punktet Lønbilag Opsætning. Der åbner et vindue som følgende: 48

49 Under Opsætning kan du tilføje en eller flere opsætninger. Det kan være nyttigt, hvis du for eksempel vil have et udseende når du udskriver lønbilag til timelønnede og et andet udseende når du udskriver til funktionærer. Under kolonner kan du herefter tilføje den eller de kolonner du ønsker at medtage i udskriften. Bemærk at der kan angives både en dansk og en engelsk overskrift. Denne overskrift er valgfri. TIP! Bemærk, at der på lønbilaget der udskrives på højkant kan medtages op til 12 kolonner, mens der på lønbilaget der udskrives på lang (Landscape) kan medtages op til 20 kolonner. For hver kolonne kan du herefter tilføje en eller flere arbejdstyper der skal indgå i den pågældende kolonne. Du kan også angive om den enkelte arbejdstype skal tælle positivt eller negativt i den enkelte kolonne. I det viste eksempel vil kolonnen Afspadsering således bliver summen af den optjente afspadsering (AFSPAD50) i periode og den afholdte afspadsering (AFSPADSERING) der i dette tilfælde vil tælle negativt i beregningen. 49

50 Begivenheder SmartTID kan håndtere begivenheder som f.eks. fødselsdage og jubilæer. Når opsætningen af dette, som beskrives herunder, er på plads så kan SmartTID dels sende en påmindelsesmail et givet antal dage før og dels kan systemet offentliggøre begivenheden på login vinduet, hvis dette ønskes. Opsætning af begivenheder Der er et par ting der skal være på plads før begivenheds funktionen virker. Hvis man ønsker at behandle fødselsdage som en begivenhed skal der på de enkelte medarbejdere angives en fødselsdato. Dette gøres på medarbejder kortet i feltet CPR-nr. Det er i denne forbindelse ikke nødvendigt at angive de sidste fire cifre i CPR nummeret. I hovedmenuen under Opsætning kan du vælge punktet Begivenhed. Det åbner et vindue som det følgende: Her angives de forskellige begivenheder. Der skal angives en entydig Event Kode (Begivenheds kode). Der kan desuden angives kort beskrivelse af den enkelte begivenhed. I type feltet angives et typenummer, f.eks. 1 for fødselsdage og 2 for jubilæum. Kolonnen Kriterie er ganske væsentlig i denne funktion. Den bruges til at specificere hvilke fødselsdage eller jubilæer der skal reageres på. Vil man f.eks. kun have reaktioner på runde fødselsdage, så angives de runde fødselsdage man vil medtage adskilt af et komma dvs. som følgende 20,30,40,50 osv. Vil man have halvrunde fødselsdage med så til føjes de på samme måde, f.eks , 35 osv. Ved jubilæer angives de jubilæer systemet skal medtage på samme måde. Systemet kan desuden sende en påmindelses mail til udvalgte nøgle personer. Det sættes op ved at angive adresser på de relevante personer i kolonnen Mail Til. Der kan angives mere end en adresse. De enkelte adresser adskilles i så fald med et semikolon. I kolonnen Mail Dage Før angives det hvor mange dage før begivenheder indtræffer at mailen skal sendes. Endelig kan man i kolonnen Vis På Login angive om begivenheden skal vises på login vinduet. Hvis der sættes flueben i denne kolonne vil begivenhed blive vist i login vinduet i fraværslisten. 50

51 Job og opgaver I SmartTID er der, ud over muligheden for at registrere kommer/gå tider for medarbejderne, også mulighed for at registrere forbrugt tid på job og opgaver. Dette kræver at job delen af SmartTID er aktiveret. Dette aftales nærmere med SmartTID/Adm4you. Et job (eller en opgave) er opdelt på minimum to niveauer, men kan udvides til tre niveauer som vist herunder. Job/Opgave 1 Operation 1 Operation 2 Aktivitet 1 Aktivitet 2 Aktivitet 3 Der kan oprettes et vilkårligt antal job/opgaver. For hvert job/opgave kan der oprettes et vilkårligt antal operationer. Tilsvarende kan der for hver operation oprettes et vilkårligt antal aktiviteter, hvis der er behov for det. Opsætning af job/opgaver. Inden du kan oprette et job, skal der være oprettet det nødvendige antal operationer, som skal tilknyttes jobbet. Hvis du ønsker at bruge aktiviteter, skal disse i sagens natur også være oprettet, inden disse kan tilknyttes en joboperation dvs. en operation der er tilknyttet et job. Derfor vil det være en god ide at bruge lidt tid på at overveje dine jobstrukturer og behov og idet omfang der er brug for det, at starte med at oprettet aktiviteter, derefter operationerne og til sidst de nødvendige job/opgaver. Du kan naturligvis løbende tilføje aktiviteter, operationer og job efterhånden som du får brug for det. 51

52 Oprettelse af aktiviteter Når der skal oprettes (eller tilrettes aktiviteter) i SmartTID, gøres dette ved at vælge Aktivitet i hovedmenuen. Dette åbner et vindue som følgende: Her kan du tilføje aktiviteter ved at trykke F3. Bemærk at kolonnen Aktivitet skal være en entydig kode for den pågældende aktivitet. Den kan være op til 20 karakterer lang. I kolonnen Beskrivelse kan du angive en valgfri beskrivelse af aktiviteten. Den kan være op til 50 karakterer lang. Du kan slette en aktivitet ved at markere den og trykke F4. Det kræver dog at aktiviteten ikke er tilknyttet en joboperation (det vil sige en operation der er tilknyttet et job). Oprettelse af operationer Når der skal oprettes (eller tilrettes operationer) i SmartTID gøres dette ved at vælge Operation i hovemenuen. Dette åbner et vindue som følgende: 52

53 Her kan du tilføje nye operationer ved at trykke F3. Bemærk at kolonnen Operation skal være en entydig kode for den pågældende aktivitet. Den kan være op til 20 karakterer lang. I kolonnen Beskrivelse kan du angive en valgfri beskrivelse af aktiviteten. Den kan være op til 50 karakterer lang. Ved at aktivere kolonnerne Skrot Antal og Produceret antal angiver du at medarbejderne skal angive henholdsvis antal skrottede og producerede enheder når der stemples ud fra operationen Du kan slette en operaton ved at markere den og trykke F4. Det kræver dog at operationen ikke er tilknyttet noget job. Job grupper Du har mulighed for at oprette job grupper som du derefter kan knytte de enkelte job til. Det er ikke et krav for at benytte job registrering, men kan være en fordel, f.eks. ved brug af job analysen, der beskrives senere. Ved at vælge Job Gruppe i hovedmenuen åbnes et vindue som det følgende: Du kan tilføje nye job grupper ved at trykke F3 og herefter angive en entydig Job Gruppekode og eventuelt en Beskrivelse. Job gruppekoden kan være op til 20 karakterer lang. Beskrivelsen kan være op til 50 karakterer lang. Du kan slette job grupper ved at markere den ønskede jobgruppe og herefter trykke F4. Det kræver dog, at der ikke er nogle job tilknyttet den pågældende jobgruppe. 53

54 Oprettelse af job Når du skal oprette nye job, så gøres dette via joblisten. Ved at vælge Job i hovedmenuen åbnes et vindue som det følgende: I menuen foroven kan du klikke på punktet Nyt Job. Vinduet skifter herefter udseende til følgende: 54

55 I feltet Job Kode erstattes teksten TAST NR. men en entydig job kode. Denne kan være op til 20 karakterer lang. Derefter tilføjes en passende beskrivelse. Denne kan være op til 50 karakterer lang. De øvrige felter kan udfyldes efter behov/temperament. Bemærk at status på jobbet skal ændres til Started før medarbejderne kan registrere tid på jobbet. Herefter tilføjes mindst én operation, som jævnfør tidligere omtale af operationer skal være oprettet på forhånd. Der kan tilføjes et vilkårligt antal operationer alt efter behov. For hver enkelt operationer kan der, hvis det ønskes, tilføjes et vilkårligt antal aktiviteter igen, alt efter behov. Det er ikke et krav at der er tilføjet aktiviteter på en operation. Job skabeloner Hvis du skal bruge flere job/opgaver der ligner hinanden meget kan du med fordel benytte job skabeloner. Dette gøres ved at oprette et job og eksempelvis kalde det Skabelon1. Herefter tilføjer du de nødvendige informationer, operationer og eventuelt aktiviteter. Når du så næste gang skal bruge et job der passer på Skabelon1, så opretter du jobbet som beskrevet herover. Derefter ændrer du skabelonkoden på jobbet til Skabelon1. De forskellige informationer, operationer og eventuelle aktiviteter bliver herefter tilføjet automatisk på det nye job. Opgaver Hvis du skal registrere tid via SMS eller via TAG læser skal der tilknyttes opgaver til de enkelte operationer på hvert job. Dette gøres ved at vælge det ønskede job i joblisten. Herefter klikker du på Opgaver i menuen øverst i job vinduet. I opgavelisten trykker du F3 for at indsætte en ny linie. Denne udfyldes herefter med de relevante data I Opgave ID angiver du et passende nummer der ikke har været brugt før. Dette nummer er det nummer der benyttes når der registreres tid, enten via SMS eller via TAG læser. Du kan herefter indtaste både en kort og en lang beskrivelse. Herefter kan du ændre status til Started. Bemærk, at hvis status ikke er Started på opgaven, så kan der ikke registreres tid på den. 55

56 Til sidst skal du tilføje linienummeret på den operation hvor opgavetiden skal registreres. Ved at klikke på den lille pil der er i feltet kan du få vist de muligt operationer for det pågældende job. Registrering af tid på job/opgaver Registrering af tid på opgaver kan gøres på flere måder. - Via SMS modulet, hvis dette benyttes. Fremgangsmåden er beskrevet i vejledningen SMS Modul til SmartTID, der kan hentes her: Modul til SmartTID.pdf - Via SmartTID panelet, hvis dette benyttes. Fremgangsmåden er beskrevet i vejledningen Vejledning til SmartTID panelet, der kan hentes her: til SmartTID panelet.pdf - Via SmartTID læsere, hvis disse benyttes. Fremgangsmåden er beskrevet nærmere i vejledningen Betjening af SmartTID læseren, der kan hentes her: Reader.pdf - Via login vinduet i Data Application Builder. Dette kræver at der er placeret en pc hvor medarbejderne kan logge ind og registrere deres job/opgave tider. Denne funktion benyttes dog normalt ikke i SmartTID. Opfølgning på job/opgave registreringer [Tilføjes i kommende udgave] Daglig opfølgning [Tilføjes i kommende udgave] Job analyse Job Analyse kan bruges til at skabe et overblik over tidsforbrug på de enkelte jobs/opgaver 56

57 Ved at trækket kolonneoverskifterne ned og placere dem for eksempel som vist herover- kan der laves en opstilling der viser tidsforbrug med mere på den enkelte jobs og opgaver. Bemærk kolonnen Total Tid. Den skal placeres som vist på billedet, da det er den kolonne der beregnes på. 57

58 Aktiviteter i forbindelse med nytår I forbindelse med nytår er der nogle ting du skal være opmærksom på. Oprettelse af helligdage Der skal oprettes helligdage for det kommende år. Dette gøres under SmartTID Opsætning. Her vælges punktet Arbejdskalender. Klik herefter på knappen Arbejdskalender nederst i vinduet. I menuen der vises ved knappen vælges Hellig dage. Du får herefter vist en oversigt over allerede oprettede helligdage. Her klikker du på knappen Dage og vælger Opret Helligdage i menuen. År Angiv det årstal der skal oprettes helligdage for. Arbejdstype Angiv hvilken arbejdstype der skal benyttes for helligdage Opret første maj og Opret Grundlovsdag Angiv om første maj og Grundlovsdag skal oprettes Arbejdskalendere Sæt flueben i kolonnen Opret Dage ud for de arbejdskalendere hvor du vil have oprettet helligdage. Oprettelse af løn perioder Hvis systemets muligheder for løn perioder benyttes, skal der oprettes nye løn perioder for det kommende år. Under SmartTID Opsætning vælger du Løn Perioder. Dette åbner et vindue hvor du får vist de eksisterende løn perioder. Her klikker du på knappen Nye Perioder nederst i vinduet. 58

59 Løn periode Angiv hvilken løn periode du vil oprette nye løn perioder. Periode type Angiv hvilken type perioder du vil oprettet. Du kan vælge mellem Uge, 14dage og Måned. Ugenr i periodenavn Angiv hvilke uge numre der skal indgå i periodenavn. Du kan vælge mellem Første, Sidste og Begge. Dette har kun betydning for 14 dages perioder. Start dato Angiv startdatoen for den første hele periode i det nye år. Klik herefter på knappen Opret. Et øjeblik senere er perioderne oprettet og du kan klikke på OK. 59

60 Support Har du brug for hjælp, eller er der noget du er i tvivl om har du følgende muligheder: - I en del vinduer er der mulighed for at klikke på knappen Hjælp. Det åbner et nyt vindue med beskrivelse af de muligheder du har i den pågældende funktion. - Du kan prøve at kigge i Appendiks B i denne vejledning og se om der skulle være en beskrivelse af dit problem og hvordan det løses. - Du kan prøve at kigge i vores forum på adressen Her vil der løbende blive tilføjet information om forskellige situationer man som bruger kan komme ud i og hvordan de løses. - Du kan sende en mail til vores support funktion på adressen [email protected]. - Du kan ringe til os på telefon Telefonen er bemandet mandag, tirsdag, onsdag og torsdag fra kl. 08:00 til kl. 16:00 og fredag fra kl. 08:00 til kl. 15:30. Vi har også mulighed for at overtage din pc og guide dig igennem eventuelle problemer. Det foregår ved hjælp af programmet GoTo Manage som laves af Citrix. Dette kræver at du kontakter os telefonisk. Du kan under SmartTID finde punktet Support. Dette åbner et vindue som vist næse side. I dette vindue kan du indtaste den 9 cifrede kode (Support Key) som vi oplyser dig om. Herefter klikkes der på knappen Connect Now. Dette vil åbne din web browser som vil begynde at hente et lille program. Afhængig af din systemopsætning vil du undervejs blive spurgt om du vil tillade at programmet bliver hentet og om du vil tillade at programmet bliver kørt. Dette skal du svare ja eller kør til. Bemærk! Hvis du kører SmartTID via en terminal session fungerer support funktionen ikke altid. I så fald kontaktes SmartTID. Du vil så blive guidet igennem så vi midlertidigt kan overtage din pc. Når programmet er hentet og starter op, så vil du på et tidspunkt blive spurgt om du vil tilsluttes en session. Dette skal du svare Ja til. Hvis alt går vel, vil vi kort tid efter kunne overtage din pc. 60

61 TIP! Den Support Key du indtaster virker kun den ene gang. Når forbindelsen afbrydes igen, bliver det lille program du har hentet automatisk slettet igen sammen med den indtastede kode. Vi kan med andre ord kun overtage din pc når du tillader det. 61

62 Appendiks A Udvidet opsætning af SmartTID Profiler detaljeret opsætning I dette afsnit gennemgås profil opsætning i detaljer Profil koden er et entydigt navn for den pågældende profil. Den kan være op til 20 karakterer lang. En kort beskrivelse af profilen maks. 50 karakterer. Ved bogføring af kladden bliver eventuel overtid bogført på den angivne arbejdstype Når denne indstilling aktiveres bliver tid der registreres på en dag der ikke findes i arbejdskalenderen overført til den ovennævnte arbejdstype. Angiver om knap til ind/ud stempling til pause vises på login billedet. Bemærk denne indstilling slår også igennem hvis SmartTID panelet benyttes. Angiver om pause og tillæg vises. Denne indstilling gælder kun på SmartTID panelet. Hvis den indstilling aktiveres bliver medarbejderen ikke bedt om at angive årsag til at komme/gå for sent eller for tidligt. Angiver at medarbejderen kan angive at en pause er betalt arbejdstid. Angiver at medarbejderen kan ændre i tider på kladdelinier der endnu ikke er bogført. Dette gælder primært ved brug af SmartTID panelet. Hvis denne indstilling aktiveres vil medarbejderen blive bedt om at angive årsag til fremmøde, hvis medarbejderen stempler ind på en ugedag der ikke findes i arbejdskalenderen Angiver at medarbejderen automatisk bliver stemplet ind på den sidste opgave vedkommende har registreret tid på. Dette kræver at SmartTID 62

63 Business er aktiveret. Angiver at medarbejderen har mulighed for at oprette tillæg, via login vinduet, der ikke i forvejen er angivet i arbejdskalenderen. Hvis funktionen til udsendelse af beskeder benyttes kan der her angives en standard besked der vil blive tilføjet til den udsendte besked. Angiver at medarbejderen skal bekræfte modtagelsen af den udsendte besked. Hvis denne indstilling aktiveres vil medarbejderen skifte kladde ud fra hvilken kladde der er angivet i arbejdskalenderen i stedet for at bruge kladden der er angivet på medarbejderkortet. Hvis medarbejderne arbejder mere end den planlagte tid overføres den ekstra tid til den angivne arbejdstype Hvis medarbejderen arbejder mindre end den planlagte tid registreres den manglende tid på den angivne arbejdstype Normalt vil en betalt pause indgå i den samlede arbejdstid en given dag. Derfor vil pausen tæller med hvis der er udløst et tillæg. Ved at aktivere den kolonne trækkes pausetiden ud af tillægget selv om pausen er betalt Brugeropsætning. Der er flere former for styring af rettigheder indbygget i SmartTID. På server niveau er der oprettet nogle grupper der styrer en del af rettighederne den enkelte bruger har i systemet. Denne del af rettighedskontrollen styres af jeres IT afdeling og/eller af SmartTID. Disse vil ikke blive beskrevet yderligere i denne vejledning. Blot skal det bemærkes at hvis der ikke oprettes yderligere bruger opsætning, som beskrevet i det efterfølgende, så vil det udelukkende være disse server grupper der styrer rettighederne for den enkelte bruger. 63

64 Ud over den nævnte rettigheds kontrol er der yderligere mulighed for at styre hvilke funktioner den enkelte bruger. Dette gøres under Opsætning under SmartTID. Her vælges punktet Brugere. Det åbner et vindue som følgende: Her kan man for hver bruger angive hvilke rettigheder brugeren har, samt opsætte afgrænsninger så den enkelte bruger kun kan se eksempelvis en enkelt afdeling, et enkelt distrikt osv. Kolonnerne Godkend Dage Bagud og Godkend Dage Frem angiver hvor mange dage tilbage i tiden og frem i tiden den enkelte bruger kan godkende kladden. Kolonnen Godkendelses Niveau styrer hvilke rettigheder brugeren har i kladden. Niveauerne har følgende betydning. Godkendelses niveau 1 Brugeren har ret til at kigge i kladden, men kan ikke rette, godkende eller bogføre kladden Godkendelses niveau 2 Brugeren kan rette og godkende kladden, men kan ikke bogføre kladden. 64

65 Godkendelses niveau 3 Brugeren kan rette, godkende og bogføre kladden. Kolonnen Start Up Script styrer hvordan DAB starter op. Pt. er det kun muligt at angive 150 som opstarts script. Dette vil medføre at menuerne i DAB skjules og login vinduet vises. Denne indstilling bruges kun på brugere der er tilknyttet pc er hvor medarbejdere stempler ind og ud. Nederst i vinduet kan der sættes yderligere begrænsninger for hvad den enkelte bruger kan se. Her kan det angives hvilke kladder den enkelte bruger kan se eller hvilken afdeling, distrikt osv. brugerne må se. TIP! Hvis der sættes begrænsninger på hvilke afdelinger osv. en bruger kan se, så slår dette også igennem på bl.a. medarbejderlisten. I den øverste del af vinduet kan kolonnen Skin også ændres. Kolonnen Skin styrer udseendet på DAB programmet. Vælger man f.eks. det skin der hedder Xmas2008blue skifter DAB udsende til følgende: 65

66 Sagsbehandler Hvis du på medarbejderkortet har behov for at tilknytte en sagsbehandler på den enkelte medarbejder, så skal sagsbehandleren først være oprettet. Dette gøres under SmartTID under Opsætning ved at vælge punktet Sagsbehandler. I det vindue der åbnes har du herefter mulighed for at angive en sagsbehandler kode, navnet på sagsbehandleren samt eventuelt adresse og telefon nr. På medarbejder kortet kan der herefter tilføjes den ønskede sagsbehandler. Bemærk at du også her kan klikke på pilen til højre i feltet (eller trykke F6) for at få vist en oversigt over de mulige sagsbehandlere. 66

67 Dimension Under SmartTID kan du vælge punktet Dimension. Dimension giver dig mulighed for at definere op til fem felter der derefter fremgår af medarbejder kortet. For hver dimension har du mulighed for at angive et valgfrit antal værdier som den pågældende dimension kan antage. I den øverste del af vinduet angives de enkelte dimensioner. Bemærk at der her er mulighed for at lave både en dansk og en engelsk udgave af hver enkelt dimension. DAB finder ud fra brugerens sprogopsætning ud af hvilken sprog-version der skal benyttes. Først angives et dimensions nummer. Herefter angives sprogkode og endelig angives en beskrivelse af den pågældende dimension. I den nederste del af vinduet kan du for hver dimension angive de forskellige værdier den enkelte dimension kan antage. På medarbejderkortet vil de oprettede dimensioner herefter blive vist som illustreret herunder. Ved at klikke på pilen til højre i det enkelte dimensions felt (eller ved at trykke F6) på medarbejder kortet, får du vist de mulige værdier for det enkelte felt. 67

68 Skabelon Under SmartTID Opsætning kan du vælge punktet Skabelon. Skabeloner bruges til at definere forskellige standard opsætninger for medarbejdere. Derefter kan du på medarbejder kortet angive en given skabelon og på den måde hurtigt tilpasse medarbejderen. Først angives en entydig skabelons kode. Denne kan være op til 20 karakterer lang. Herefter udfylder du de felter du har brug for i den enkelte skabelon TIP! Hvis du har oprettet dimensions felter (beskrevet tidligere i denne vejledning) vil disse også være tilgængelige i skabelonen. 68

69 Afrundingsmetoder I SmartTID kan der oprettes afrundingsmetoder. Disse kan derefter knyttes til arbejdstype. Når der registreres tid på en given arbejdstype bliver tiden herefter afrundet ud fra den metode der er angivet på arbejdstypen. Hver afrundingsmetode skal have et entydigt navn. Dette angives i kolonnen Afrundings Metode. Derefter kan de tilføjes en passende beskrivelse. I kolonnerne Min Værdi og Max værdi kan angives en værdi som effektueres inden afrundingen foretages. Hvis f.eks. Min Værdi er sat til 1, så vil registreringer på den tilknyttede arbejdstype blive sat til 1 hvis der er registreret mindre en 1 på arbejdstypen. Er der f.eks. registreret 0,5 timer på en arbejdstype vil dette blive korrigeret til 1. Er der derimod registreret mere end 1 time, så vil timetallet ikke blive korrigeret, men blot rundet af ud fra den valgte metode. Tilsvarende, hvis Max Værdi f.eks. er sat til 4 så vil en registrering der er større end 4 blive sat til 4, men registreringer mindre end 4 ikke bliver korrigeret, men blot afrundet. I kolonnen Metode angives hvordan der skal afrundes. Her kan der vælges mellem Up, Down eller Nearest. I kolonnen Præcision angives hvor langt der skal afrundes. Er der f.eks. angivet Up som metode og 0,5 som præcision, så vil tidsregistreringen på den pågældende arbejdstype blive rundet op til nærmeste halve time. 69

70 70

71 Job skabelon Hvis der er mange jobs i SmartTID der er meget ens opbygget, så kan du med fordel oprette en job skabelon. Dette gøres ved at oprette et nyt job i joblisten Derefter kan du angive et passende navn og beskrivelse på skabelonen. For at gøre jobbet til en skabelon skal du herefter ændret jobbets status til Template. Derefter kan du tilføje de nødvendige operation og eventuelle aktiviteter og opgaver du måtte have brug for. Næste gang du opretter et nyt job, vælger du blot den skabelon du ønsker så oprettes de operationer, aktiviteter og eventuelle opgaver der findes i skabelonen på dit nye job. 71

72 Appendiks B Kendte fejl situationer og deres løsning I dette appendiks beskrives nogle kendte eksempler på fejl situationer og hvordan disse løses. Disse eksempler er et uddrag af indlæg fra SmartTIDs online forum. Har du eksempler på situationer der ikke er beskrevet her kan du prøve at tjekke Her vil der være yderligere beskrivelser af forskellige situationer. Ved at tilmelde dig som bruger på dette forum vil du også have mulighed for at komme med kommentarer til eksisterende indlæg og for at oprette dine egne indlæg f.eks. med spørgsmål vedr. situationer du måtte være stødt på om som ikke er beskrevet. Kladdelinje oprettes ikke automatisk for medarbejdere Hvis medarbejdere ikke automatisk får oprettet kladdelinjer med mindre de stempler ind så skyldes det oftest at medarbejderen ikke er markeret som aktiv. Medarbejderen sættes aktiv på følgende måde: Under Komme & Gå vælges Medarbejder I medarbejder listen vælges den ønskede medarbejder Klik herefter på fanebladet Medarbejder kort Der sættes flueben i feltet Aktiv. Klik herefter OK. Medarbejderen er nu markeret som aktiv og vil fremover få oprettet kladdelinjer for de dage der fremgår af vedkommendes arbejdskalendere En anden årsag kan være at en medarbejder er tilknyttet en arbejdskalender hvor den aktuelle ugedag ikke er oprettet. I så fald vil medarbejderen kun blive oprettet i kladden hvis og når vedkommende stempler ind. Du kan dog i sjældne tilfælde komme ud for at ovenstående er i orden og der alligevel ikke bliver oprettet kladdelinjer automatisk. I så fald kan det skyldes at det job, der afvikles på serveren, som opretter kladdelinjerne ikke er blevet afviklet. I de fleste tilfælde bliver SmartTID underrettet om eventuelle problemer via en automatisk . Dette kan dog, afhængig af system- og serveropsætning være blokeret af sikkerhedshensyn. Tilsvarende kan der i nogle tilfælde være spærret for at vi kan gå ind bag om systemet og se hvad problemet er. I så fald kan du få din IT supporter til at undersøge om den komponent på serveren, der hedder SQL Server Agent er startet eller om kørslen af jobbet er gået galt. Medarbejdere kan ikke vælge selvvalgte tillæg i login vinduet For at kunne vælge et selvvalgt tillæg i login vinduet skal følgende være på plads: Under Opsætning/System Opsætning skal feltet Selvvalgt tillæg være aktiveret. Under Opsætning/Profil skal kolonnen Vælg Tillæg På Login være aktiveret for de profiler, hvor der skal kunne vælges tillæg Under Gå Opsætning/Arbejdstype skal kolonnen Selvvalg være aktiveret for de relevante tillæg. Medarbejderen skal være stemplet ind for at kunne vælge et selvvalgt tillæg. Tillæg beregnes forkert i kladden Hvis tillæg beregnes forkert i kladden kan det skyldes at tillægget er oprettet som relativt tillæg. Det kan tjekkes under SmartTID Opsætning/Arbejdskalender. 72

73 Forskellen på om et tillæg er relativt eller ej er følgende: Hvis et tillæg ikke er relativt er start- og sluttiden faktiske klokke slet. Er start tiden eksempelvis sat til kl. 16:00 og sluttiden til 18:00 vil tillægget kun kunne optjenes mellem kl. 16:00 og kl. 18:00. Er tillægget derimod relativt ændres start tiden og sluttiden fra at være klokke slet til at være time antal. Er et relativt tillæg eksempelvis oprettet med start 08:00 og slut 02:00 betyder det, at tillægget først kan optjenes efter 8 timers arbejde og derefter 2 timer frem. Er et relativt tillæg oprettet med samme start og slut som eksemplet her over dvs. med start 16:00 og slut 18:00 - vil tillægget først kunne optjenes efter 16 timer og vil derefter gælde 18 timer frem. Derfor er det vigtigt at der skelnes meget nøje mellem om et tillæg skal være relativt eller ej. Medarbejder kan ikke markeres som ansat/fratrådt Hvis man forsøger at markere en medarbejder som ansat eller fratrådt ved at klikke på feltet Ansat på medarbejder kortet kan dette ikke lade sig gøre. En medarbejder markeres som ansat på følgende måde: Under SmartTID åbnes medarbejder listen. Vælg herefter den relevante medarbejder. I menuen til venstre i medarbejder listen kan du herefter vælge punktet Perioder. Dette åbner et vindue der viser medarbejderens eventuelle ansættelsesperioder. Indsæt en ny linie ved at trykke F3. Indsæt herefter medarbejderen ansættelses dato i kolonnen Start Dato og spring videre til den næste kolonne med TAB-tasten. Medarbejderen vil blive markeret som ansat når den dato der er angivet som ansættelses dato oprinder. En medarbejder markeres som fratrådt på følgende måde: Under SmartTID åbnes medarbejder listen. Vælg herefter den relevante medarbejder. Vælge herefter Perioder i menuen til venstre i medarbejderlisten I det næste vindue der åbnes kan du herefter indsætte en slut dato på medarbejderens ansættelses periode. Denne dato kan uden problemer ligger frem i tid det vil sige at fratræder medarbejderen eksempelvis først ved udgangen af måneden så indtastes blot sidste dag i måneden. Dagen efter den indtastede fratrædelses dato vil systemet automatisk markere medarbejderen som fratrådt. Arbejdstype mangler i Tidspost Analyse Hvis en eller flere arbejdstyper mangler i Tidspost Analyse så kan det skyldes en af følgende årsager: Der er opsat en filtrering der udelukker arbejdstypen. Det behøver ikke nødvendigvis at være en filtrering på arbejdstypen selv. Hvis der f.eks. er opsat en filtrering på medarbejdere og denne filtrering tilfældigvis udelukker medarbejdere der har registreret tid på den pågældende 73

74 arbejdstype, så bliver arbejdstypen ikke vist i analyse. Tjek at Show All er slået til på alle felter i analysen. Der er ikke bogført noget på den pågældende arbejdstype i den valgte periode. Bemærk: Tidspost Analyse kigger udelukkende på de bogførte tidsposter. Det betyder at poster i kladden for den valgte periode ikke medtages i Tidspost Analyse. Tolerancer virker ikke for (nogle) medarbejdere Hvis tolerancerne (der sørger for at tilrette komme og gå tider efter arbejdskalenderen) ikke bliver overholdt så kan det skyldes en af følgende årsager: 1. Tolerancerne er ikke angivet eller ikke præcise nok på arbejdskalenderen. Dette tjekkes på følgende måde: Under Opsætning vælges Arbejdskalender. I arbejdskalenderen tjekkes kolonnerne Tolerance før start, Tolerance efter start, Tolerance før slut og Tolerance efter slut. Bemærk at tiderne i tolerance felterne angives i timer og minutter. En tolerance på f.eks. et kvarter skal således angives som 00:15. Hvis en tolerance skal angives som 00:00, skal du være opmærksom på en ting. Hvis det er første gang der bliver angivet noget i feltet - for eksempel fordi der er tale om en ny arbejdskalender - så er du i første omgang nødt til at skrive f.eks. 00:01 og hoppe hen til det næste felt. Derefter kan du hoppe tilbage til det oprindelige felt og skrive 00:00. Dette er ikke en fejl i DAB, men skyldes måden den bagved liggende database håndterer tomme dato felter. 2. Medarbejderen er ikke sat op til at tolerancer skal overholdes. Dette tjekkes på følgende måde: Under SmartTID - Basic vælges Medarbejder. I medarbejder listen vælges den relevante medarbejder. Herefter vælges Medarbejder kort i menuen til venstre i medarbejderlisten. På fanebladet Generelt tjekkes feltet Bruge Tolerancer. Hvis der er "flueben" i dette felt vil tolerancen fra medarbejderens arbejdskalender blive overholdt. Er der ikke sat "flueben" i feltet vil tolerancerne fra medarbejderens arbejdskalender blive ignoreret. 74

75 Appendiks C Genvejs kommandoer i dato felter I dato felter har du følgende standard kommandoer til rådighed ved indtastning af datoer: BOM Beginning Of Month. Denne indsætter første dag i indeværende måned som dato. EOM End Of Month. Denne indsætter sidste dag i indeværende måned som dato. YES Yesterday. Indsætter dagen i går som dato. TOD Today. Indsætter indeværende dag som dato. TOM Tomorrow. Indsætter dagen i morgen som dato. M Monday. Indsætter næste mandag som dato. TU Tuesday. Indsætter næste tirsdag som dato. W Wednesday. Indsætter næste onsdag som dato. THU Thursday. Indsætter næste torsdag som dato. FRI Friday. Indsætter næste fredag som dato. SA Saturday. Indsætter næste lørdag som dato. SU Sunday. Indsætter næste søndag som dato. Følgende genveje er afhængige af at SQL serveren kører med Danish (Dansk) som sprog. Køres der med engelsk sprog vil dagen være forskudt 1 dag da ugen efter engelsk/amerikansk kalender starter om søndagen. FIR First. Indsætter første dag i indeværende uge (mandag) som dato. SEC Second. Indsætter anden dag i indeværende uge (tirsdag) som dato Third. Indsætter tredje dag i indeværende uge (onsdag) som dato. FO Fourth. Indsætter fjerde dag i indeværende uge (torsdag) som dato. FIF Fifth. Indsætter femte dag i indeværende uge (fredag) som dato. 75

76 SI SEV Sixth. Indsætter sjette dag i indeværende uge (lørdag) som dato Seventh. Indsætter syvende dag i indeværende uge (søndag) som dato. 76