Daglig brug af JitBesked 2.0

Transkript

1 Daglig brug af JitBesked 2.0

2 Indholdsfortegnelse Oprettelse af personer (modtagere)...3 Afsendelse af besked...4 Valg af flere modtagere...5 Valg af flere personer der ligger i rækkefølge...5 Valg af flere modtagere der ikke ligger I rækkefølge...5 Valg af alle personer i listen...5 Konbinationer af de to første muligheder...5 Skabeloner...6 Hvad er en skabelon?...6 Statiske skabeloner...6 Dynamiske skabeloner...6 Sådan oprettes en ny skabelon...6 Planlagte afsendelser...7 Rediger planlagt afsendelse...7 Slet planlagt afsendelse...7 Noter...8 Opret note...8 Send til person via note...8 Slet note...8 Rediger note...8 Simpel søgning...9 Udvidet søgning...10 Bekræftelse af sendte beskeder...11 JitBesked bliver løbende vedligeholdt, og der kan derfor være større eller mindre forskelle mellem de skærmdumps der er vist i denne manual, og den version der kan hentes fra vores hjemmeside. Hvis det er længe siden du har opdateret dit program, kan du gratis hente den seneste version via menupunktet Download på jitbesked.dk.

3 Oprettelse af personer (modtagere) Der er 3 måder hvorpå man kan oprette en person i JitBesked, alt efter hvor meget man ønsker at registrere på den enkelte og hvordan ens arbejdsmetoder er. Metode 1) Brug quick-guiden Opret person Ca. midt på fanen Personer, kan du starte en lille guide der hurtigt hjælper dig til at oprette en modtager. Du skal blot angive en reference (normalt et mobil-nummer) og et navn. Ønskes yderligere oplysninger gemt på et senere tidspunkt, kan du altid højreklikke på personen og vælge Se personoplysninger. Her kan alle persondata ændres eller redigeres. Metode 2) Åbn person-oplysningsvinduet Klik Fil (øverste værktøjslinie), og vælg Ny, og derefter Person. Vinduet Udfyld personoplysninger åbnes. Du kan også bruge genvejen CTRL+N. Udfyld ønskede oplysninger, dog minimum navn, og afslut med Gem. Metode 3) Indtast referencen Indtast personens reference (fx. mobil-nummer) i feltet Referencesøgning og tryk enter. Såfremt personen ikke er oprettet, får du flere valg til oprettelse. Vælg Opret personen med mobil-nummer som nøgle, og afslut med OK, hvorefter Udfyld personoplysninger åbnes. Her kan du tilføje navn, og evt. andre oplysninger. Bemærk : Hvis du skal indtaste mange personer, vil det næsten altid kunne betale sig at importere data fra en CSV-fil!

4 Afsendelse af besked Du kan sende beskeder til enkelt-personer eller grupper du selv sammensætter. Sådan sendes en enkelt besked. 1. Venstreklik på den person du ønsker at sende til. Personen bliver markeret med blå. Ønsker du at sende til flere personer, hold CTRL-knappen nede og venstreklik på ønskede personer. Du kan også bruge SHIFT mens du bruger pile-tasterne. Valgte personer vil blive markeret med blå. Ønsker du at sende til alle personer i personlisten, klik marker/ryd alle i værktøjslinien under navnboksen eller brug genvejstasten CTRL+A. Øverst i den blå JitBesked-bjælke kan du se antal valgte modtagere. 2. Efter valg af personer, klik send besked til Du kan nu indtaste en fritekstbesked, eller vælge en færdig skabelon. Bemærk at du kan indsætte oplysninger om modtageren via knappen Indsæt (gælder hvis der er én modtager) eller variable som fornavn eller efternavn (hvis der er flere modtagere). Her er der valgt 4 modtagere. 4. Vælg afsendelsestidspunkt ved enten at trykke på knappen Send nu, eller Send senere hvor du så skal vælge en dato og et klokkeslæt for afsendelse. Du kan nederste i vindue følge din sendestatus. Her fremkommer alle de beskeder der er sendt, eller venter på at blive det. Har du valgt at sende beskeden på et senere tidspunkt vil den nu kunne ses under fanen Planlagde afsendelser. Så snart en besked vises der, vil beskeden blive sendt på det angivne tidspunkt. Også selvom din PC er slukket. Du kan skrive en fritekst eller vælge en skabelon.

5 Valg af flere modtagere I klienten kan du udpege en eller flere modtagere til den besked du vil sende. Måden dette gøres på er standard i Windows, men det er langtfra alle der ved hvordan man gør, så her følger en kort beskrivelse af mulighederne. Valg af flere personer der ligger i rækkefølge Venstre-klik på den første person i listen af modtagere du ønsker. Klienten markerer nu personen som ville du sende en besked til denne ene person. Hold Shift-tasten nede, og venstre-klik nu med musen på den sidste person i listen af modtagere du ønsker. Alternativt kan du bruge pil-op og pil-ned mens du holder Shift-tasten nede. Klienten har nu markeret alle personer mellem den første og den sidste i listen. For at komme videre til beskeder-fanen, er det vigtigt at du enten : * højre-kligger på en af de valgte og vælger punktet "Send til gruppe" * trykker på knappen "Send til x antal personer" Herfra er fremgangsmåden den samme som for en enkelt besked. Valg af flere modtagere der ikke ligger I rækkefølge Venstre-klik på den første person i listen af modtagere du ønsker. Klienten markerer nu personen som ville du sende en besked til denne ene person. Hold Ctrl-tasten nede, og brug nu musen til at venstre-klikke på de personer du ønsker som modtagere af beskeden. Personerne kan udpeges hvor som helst på listen, og hvis du ved en fejl får markeret en person, kan du blot trykke på denne igen. Husk at holde Ctrl-tasten nede hele tiden. For at komme videre til beskeder-fanen, er det vigtigt at du enten : * højre-kligger på en af de valgte og vælger punktet "Send til gruppe" * trykker på knappen "Send til x antal personer" Herfra er fremgangsmåden den samme som for en enkelt besked. Valg af alle personer i listen Venstre-klik på en tilfældig person i listen. Klienten markerer nu personen som ville du sende en besked til denne ene person. Der er nu to måder hvormed du kan vælge samtlige personer : * tryk Ctrl+A (Windows standard) * tryk på knappen "Markér/ryd alle" For at komme videre til beskeder-fanen, er det vigtigt at du enten : * højre-kligger på en af de valgte og vælger punktet "Send til gruppe" * trykker på knappen "Send til x antal personer" Herfra er fremgangsmåden den samme som for en enkelt besked. Konbinationer af de to første muligheder Når du bliver fortrolig med måden at udpege personer, kan du begynde at kombinere de to vælge-metoder. Du kan fx udpege en række personer med Shift-tasten, for så lige at fjerne/tilføje en enkelt af dem med Ctrl-tasten.

6 Skabeloner Hvad er en skabelon? En skabelon er en tekst du forventer at skulle bruge igen og igen. Det kan enten være en komplet tekst som du bare kan sende, eller et tekstfragment der skal redigeres før det kan sendes. En skabelon ligger i en mappe der enten kan være privat (kan kun ses af brugeren der opretter den), eller fælles (kan ses af alle). Med alle menes alle der har adgang til din lokale database (fler-bruger opsætning)! Du vælger selv hvilken type mappe du vil have når du trykker Opret mappe. Statiske skabeloner En statisk skabelon,indeholder en fast tekst der ikke ændrer sig fra modtager til modtager. Et eksempel på en statisk skabelon der kræver redigering: Skabeloner i JitBesked Kære kunde, Husk du har en aftale den DD-MM-ÅÅÅÅ hos os! Venlig hilsen Tandlægen I eksemplet her, skal man huske at indsætte en dato før beskeden sendes. Det kan JitBesked hjælpe dig med at huske, hvis du markerer skabelonen med Skabelonen kræver redigering. Dynamiske skabeloner En dynamisk skabelon indeholder en eller flere variable (fx fornavn), der automatisk tages fra modtageren og flettes ind i beskeden. Et eksempel på en dynamisk skabelon: Hej {RECEIVER.FORENAME;50;kunde}, din {RECEIVER.SF1;50;bil} med registreringsnummer {RECEIVER.SF2;50;ikke angivet} er klar til afhentning... Et typisk eksempel på en skabelon. Her indgår der 3 variable i beskeden (fornavn, søgefelt-1 og søgefelt-2). Disse vil blive udfyldt fra modtageren under afsendelsen. Sådan oprettes en ny skabelon Tryk Opret skabelon, for at oprette en skabelon i den valgte mappe. Angiv en titel, og selve indholdet af beskeden. Brug evt. knapper Indsæt, Rediger og Slet til at placere variable som fx fornavn eller efternavn i din skabelon. Disse vil automatisk blive flettet ind i beskeden for denne sendes! Afkryds attributten Skabelonen kræver redigering, hvis beskeden er ufuldstændig. Opbyg en dynamisk skabelon ved hjælp af variabler Brug Send som lyn besked, hvis du ønsker beskeden sendt som lyn-besked / flash-sms. En lyn-besked kan maks være 160 tegn, og vises direkte i displayet på mobiltelefonen.

7 Planlagte afsendelser En planlagt afsendelse er en besked sendt med Send senere funktionen. Afsendelsen overdrages til Jit-serveren, hvor der ventes på en bestemt dato og klokkeslæt, før beskeden sendes videre til modtageren. Du kan altså roligt slukke computeren når blot JitBesked har kvitteret for den planlagte afsendelse. Du kan se samtlige beskeder der venter på at blive sendt under fanebladet Planlagte afsendelser. Du kan redigere en planlagt afsendelse direkte fra hovedbillede ved at højreklikke på en, og vælge Egenskaber. Du kan også vælge modtageren og under dennes person-oplysninger, se de opfølgninger der gælder netop denne person. Rediger planlagt afsendelse Brug knappen Send senere for at sende en besked på et bestemt klokkeslæt. 1. Højreklik på beskeden på fanen Planlagte afsendelser og vælg Egenskaber. 2. Klik Rediger og foretag ønsket ændring af tekst. Klik OK og afslut med Gem. 3. Klik på Sendetidspunkt hvis du ønsker at ændre dette, afslut med OK. Foretaget ændringer er nu sendt og gemt på JIT-serveren. Slet planlagt afsendelse Højreklik på den opfølgning du alligvel ikke vil sende, og vælg Annuller den markerede afsendelse. På billedet ses en planlagt afsendelse.

8 Noter Noter er en hjælp til påmindelse om ting og aftaler du skal huske. Noterne vil ikke blive sendt, men der vil i fanebladet Noter fremkomme om der foreligger aktuelle påmindelser. Der kan oprettes noter for alle personer i dit personkartotek. Opret note 1. Højreklik på den person som noten skal oprettes under. 2. Venstreklik på Noter i pop-up-menuen og vinduet Aktive noter åbnes. 3. Venstreklik på ikonet Opret, nederst i venstre hjørne, og vinduet Opret ny åbnes. 4. Giv din note en titel under tekstboks Overskrift. 5. Venstreklik eventuelt i tekstboksen Uddybning, hvis du ønsker at give din påmindelse og en mere udførlig beskrivelse. 6. Venstreklik på Hændelsestidspunkt og vælg dato for påmindelse. Afslut med OK. 7. Påmindelsen er nu oprettet under aktuel dato. Klik Gem for at afslutte. Der vil fremkomme aktuel: antal i fanebladet noter på den aktuelle dag du har indtastet for påmindelsen. Du kan til enhver tid gå ind under Noter og se alle oprettede noter, også historiske. Ingen noter bliver slettet automatisk. Send til person via note Du kan under Noter dobbeltklikke på den person som noten vedrører og vinduet med beskeder vil åbne. Du kan her vælge at sende en færdig besked eller skrive en ny til personen. ( se mere under send besked. ) Slet note Højreklik på den note du ønsker at slette, og vælg slet i pop-up-menuen. Du kan også slette noter under en valgt person. Højreklik på personen, og pop-up-menu åbnes, klik på noter og vinduet aktive noter åbnes. Her fremkommer alle de noter der er oprettet på denne bestemte person. Marker den note du ønsker at slette og tryk slet. Rediger note Du kan til enhver tid redigere en note. - Højreklik på noten >> pop-up-menu åbnes - Vælg egenskaber, hvorefter du kan ændre overskrift, uddybning og hændelsestidspunkt. Afslut med gem. Dialogen til oprettelse af en note

9 Simpel søgning Når du vil finde en bestemt person i personregisteret, kan du enten søge via referencen (Jit/Mobil/ /fastnet) eller via en fritekst søgning. Brug feltet Referencesøgning for at søge efter et Jit-nummer, mobil-nummer, fastnet-nummer eller en -adresse. Der kan ikke bruges wildcards (*), men du kan nøjes med en del af et telefonnummer eller som fx Brug feltet Fritekst-søgning for at søge i navn, adresse, søgeord osv. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver. Bemærk at eventuel tekst skrevet i Bemærkninger, ikke medtages i søgningen. Tryk enter for at foretage søgningen. Den eller de fundne personer vil nu blive vist. Her søges efter navnet inge. Se også Udvidet søgning. For igen at se det fulde person-register, skal du slette indholdet af de to søgefelter, og trykke enter.

10 Udvidet søgning Du finder vinduet til udvidet søgning under menuen Funktioner, eller via genvejstasten CTRL+F. I modsætning til den simple søgning der leder efter en sætning i alle felter, kan du med den udvidede søgning specificere præcis hvor forekomsten skal findes. Du kan også foretage en søgning der leder efter forskellige sætninger i hver deres felt. På den måde bliver søgningen meget specifik, og du undgår andre felter fejlagtigt indgår i dit søgeresultat. Fluebenet ud for hver søgefelt, bestemmer om kriteriet indgår i den aktuelle søgning eller ej. Du kan altså fjerne fluebenet, og foretage en ny søgning for at se hvordan det så ser ud. Navn og adresse Dette felt repræsenterer fornavn, efternavn, adresse, post nr. og by. Her kan du altså finde navne, eller personer fra bestemte postnumre. Søgefelt 1-5 Formen vil åbne det antal søgefelter du har sat op i JitBesked med deres respektive navne. Der søges alene i det tilhørende felt. Her skal ordet Mandag findes i Hold kolonnen. Kombinationer af navn/adresse og søgefelter Ved at udfylde flere felter samtidig, finder man kun personer der opfylder alle kriterier.

11 Bekræftelse af sendte beskeder Daglig brug af JitBesked version 2.0. JitBesked er som standard sat op til at bekræfte modtagelsen af en besked. Dette sker ved at den enkelte teleoperatør, kvitterer for at SMSen er afleveret til telefonen. Bekræftelsen fortæller altså ikke om modtageren har læst beskeden, sådan som man kender det fra e- mails, men alene at beskeden er nået frem til modtageren. Beskeder sendt med JitBesked bliver i langt de fleste tilfælde afleveret inden for ganske få sekunder. Selve bekræftelsen har desværre ikke den samme prioritet hos teleoperatørene, så der kan godt gå adskillige minutter (og i sjældne tilfælde timer) inden bekræftelsen kommer tilbage. Hvis modtagerens telefon er slukket eller uden for rækkevidde, vil en besked vente op til 72 timer på at telefonen igen melder sig på nettet. Efter de 72 timer, vil JitBesked gøre opmærksom på at beskeden ikke kunne afleveres. Hvis du meget hurtigt (inden for få minutter), får beskeden tilbage at beskeden ikke kunne afleveres, indikerer dette ofte at telefonnummeret er ugyldigt. Går der derimod de førnævnte 72 timer, er modtagerens telefon sandsynligvis blot slukket (fx hvis vedkommende er ude at rejse). Hvis du generelt ikke ønsker at benytte bekræftelser (fx ved nyhedsbreve), kan du slå det fra ved at fjerne fluebenet ved "Benyt leveringsrapporter" under indstillingerne. Du får så mulighed for at slå det til ved den enkelte afsendelse (via indstillingerne på sendevinduet).