Vejledning til Basic

Transkript

1 Vejledning til Basic v Adm4you, 2010

2 Indhold Kort om easyourtime Basic... 6 Data Application Builder... 7 Brug af Data Application Builder... 7 Hovedmenuen... 7 Genveje i Data Application Builder... 8 Funktions taster... 8 Genveje med Alt-tasten... 8 Yderligere brug af Data Application Builder... 9 Valg af viste kolonner... 9 Gruppering... 9 Filtrering Gem din vindues opsætning Søgning Opslags felter Drop-down felter Dato felter Udlæsning af data til Excel regneark Grundlæggende opsætning af easyourtime Basic Arbejdstyper Profiler Kladder Arbejdskalender Arbejdskalenderens generelle data Linier Pauser Tillæg Arbejdsfunktion Arbejdstype Helligdage Oprettelse af helligdage

3 Løn perioder Opsætning af flex Flex arbejdstyper Opsætning af tæller Opsætning af start saldi Overblik over flex saldi Medarbejderlisten Medarbejder kort Perioder Tidsposter Annuller tidspost Ret Post Fravær Beskeder Personlige tillæg Kvalifikationer Arbejdskalender Arbejdskalender frem i tiden Team Plan Liste Job Poster Arbejds funktion Ny Medarbejder Slet Medarbejder Udskriv Stregkode kort Medarbejderlisten ny udgave Den nye medarbejderliste Ny medarbejder Tidsposter Øvrige funktioner Den daglige brug af easyourtime Basic Gennemgang af kladden

4 Bogføring af kladden Korrektionskladden Oprettelse af planlagt fravær Godkendelse af fravær Oprettelse af nye medarbejdere Tidspost analyse Besked til medarbejder Tæller Totaler Turnus Plan Daglig Status Kørsler Udskrifter Begivenheder Opsætning af begivenheder Brug af login vinduet Besked til medarbejderen Muligheder når der er logget ind Fravær Funktioner Skift afdeling Vis Perioder Send besked Aktiviteter i forbindelse med nytår Oprettelse af helligdage Oprettelse af løn perioder Support Appendiks A Udvidet opsætning af easyourtime Basic Brugeropsætning Sagsbehandler Dimension Skabelon

5 Appendiks B Kendte fejl situationer og deres løsning Kladdelinje oprettes ikke automatisk for medarbejdere Medarbejdere kan ikke vælge selvvalgte tillæg i login vinduet Tillæg beregnes forkert i kladden Medarbejder kan ikke markeres som ansat/fratrådt Arbejdstype mangler i Tidspost Analyse Tolerancer virker ikke for (nogle) medarbejdere Appendiks C Genvejs kommandoer i dato felter

6 Kort om easyourtime Basic easyourtime Basic er som udgangspunkt designet til små og mellemstore produktionsvirksomheder, som grundlægende har et behov for komme/gå registrering i produktionen o.l. easyourtime Basic er et effektivt komme/gå modul som styrer medarbejdernes: Mødetider, fravær, afspadsering, fleks, tillæg m.v. easyourtime Basic håndterer alle former for arbejdstid og beregner automatisk tillæg efter overenskomster og regler Med easyourtime Basic kan du håndtere: Arbejdstid, sygdom, ferie, overtid m.v. Håndtering af tillæg, akkorder og bonusser. Individuelle arbejdskalendere. Fraværskalendere. Overblik med rapporter og statistikker. Mulighed for direkte integration til lønsystemer. Hvis du ønsker at udskrive dele af denne vejledning kan du eksempelvis udskrive et eller flere af hovedafsnittene der følger herefter. Vejledningen er opdelt i følgende hovedafsnit: - Brug af Data Application Builder, side Grundlæggende opsætning af easyourtime, side Medarbejder listen, side Den daglige brug af easyourtime, side Brug af Login vinduet, side Aktiviteter i forbindelse med nytår, side Support og appendikser, side 61 og fremad. 6

7 Data Application Builder Programmet Data Application Builder (også kaldet DAB) er din grænseflade til easyourtime systemet. Det er gennem DAB at du får adgang til registreringer og øvrige data der er gemt i easyourtime Basic. Brug af Data Application Builder Data Application Builder er designet med brugervenlighed for øje. Det betyder at du ud over at bruge musen også i stor udstrækning har mulighed for at bruge tastaturet ved at benytte de genveje der er bygget ind i systemet. Hvordan disse benyttes, beskrives i det følgende. Hovedmenuen I venstre side af DAB finder du hovedmenuen. Menuen er delt op i hovedgrupper og under hver gruppe finder du de forskellige muligheder der er adgang til i systemet. Er du vant til bruge Microsoft Outlook burde opbygningen virke bekendt. TIP! Hvis du kigger nærmere på menu punktet Medarbejder under Komme & Gå vil du bemærke at det første bogstav er understreget. Det indikerer at der er lavet en genvej til at åbne funktionen Medarbejder. I stedet for at klikke på menupunktet med musen kan du i stedet trykke Ctrl + m. Så åbnes medarbejder listen på samme måde som hvis du havde klikket på det med musen. Alle punkter i menuen hvor et bogstav er understreget kan åbnes på denne måde, dvs. ved at taste Ctrl plus det understregede bogstav. Lidt afhængig af system opsætningen kan din hovedmenu se lidt anderledes ud end den der er vist her til venstre. 7

8 Genveje i Data Application Builder I det følgende beskrives de forskellige genveje der findes i Data Application Builder og easyourtime Basic. Funktions taster I Data Application Builder gælder følgende funktions taster i alle vinduer Sætter et felt i redigerings tilstand. Hvis du oplever at du ikke umiddelbart kan taste i et felt benyttes F2 til at sætte feltet i redigeringstilstand. Du kan herefter skrive i feltet. F2 TIP! Nogle lister og felter kan være skrive beskyttet. I så fald hjælper det ikke at trykke på F2. Der vil i så fald være adgang til andre funktioner hvor data kan redigeres. F3 Tilføjer en ny linje F4 Sletter den valgte linje F6 I felter som dette åbner et tryk på F6 et nyt vindue hvor de muligheder der er at vælge imellem vises. Det er også muligt at klikke med musen på den sorte pil til højre i feltet Ud over disse funktionstaster kan på knapper i de forskellige vinduer være tilknyttet en funktionstast. Det vil i så fald fremgå af teksten på knappen. Genveje med Alt-tasten Mange steder i easyourtime Basic vil du se at ledetekster og tekster på knapper har et bogstav der er understreget. Det indikere at du kan vælge dette ved at trykke på Alt + det understregede bogstav. Et par eksempler fra kladden (denne beskrives senere) kunne være: Alt + l vil vælge oversigten med de enkelte kladdelinjer 8

9 Alt + n vil aktivere knappen Funktion og vise den menu der hører til knappen (bemærk den sorte pil på knappen der indikerer at der en såkaldt drop-down menu på knappen). TIP! Vær opmærksom på forskellen på genveje i hovedmenuen og genveje i vinduer. I hovedmenuen aktiveres genvejen med Ctrl + det understregede bogstav. I vinduerne aktiveres genvejen med Alt + det understregede bogstav. Yderligere brug af Data Application Builder Ud over de beskrevne genvejs funktioner er der en del komponenter i Data Application Builder, der kan gøre brugen af easyourtime Basic lettere. Valg af viste kolonner I en del tabeller vil du øverst til venstre kunne se en knap som denne. Den giver mulighed for at styre hvilke kolonner du vil se i tabellen. For at gøre tabeller så overskuelige som muligt er det ikke altid, at alle kolonner vises som standard. Ved at klikke på denne får du vist en liste over alle kolonner og du kan herefter vælge hvilke kolonner du vil se og hvilke kolonner du ikke ønsker at se. Gruppering I tabeller vil det som oftest være muligt at gruppere data, hvilket kan lette overblikket. Hvis du øverst i en tabel ser dette felt har du mulighed for at gruppere dine data, ved at trække en eller flere kolonneoverskrifter på i dette felt. Eksempelvis kan du prøve at gruppere medarbejder oversigten på afdelingskoden 9

10 Et udsnit af medarbejder listen vil se således ud, uden gruppering Her er medarbejder listen grupperet på afdelingskode. Medarbejderne vises nu pr. afdeling. Bemærk, at der nu vises en ekstra linje med angivelse af afdelingskoden. Klikker du på knappen med minus-tegnet foldes afdelingen så at sige sammen, så kun selve afdelingskoden vises og knappen skifter til at være en plus-knap. Du kan herefter vise medarbejderne i en given afdeling ved at klikke på plus-knappen. TIP! Hvis listen eksporteres til Excel regne ark vil grupperingen blive bibeholdt, men alle grupperne vil være foldet ud når data kommer over i Excel. Filtrering I de fleste tabeller har du desuden mulighed for at skabe endnu større overblik over de viste data ved at foretage en filtrering. Hvis vi bruger kladden (denne beskrives senere i denne vejledning) som udgangspunkt, så kunne det være at du kun ville se kladdelinjer for en give dato. Ved at klikke på den sorte pil til højre i kolonneoverskriften får du mulighed for at vælge hvad du vil filtrere på. 10

11 Her kan du vælge All, hvis du vil se alle datoer eller du kan vælge Custom, hvis du vil lave en udvidet filtrering eller du kan vælge at sætte flueben ud for den eller de datoer du ønsker at se. Hvis du vælger Custom, det vil sige en udvidet filtrering, får du vist dette vindue. Her har du mulighed for at angive at datoen skal være lig en give dato, eller mindre end en given dato, eller større end en given dato. Du kan også angive at den også skal opfylde en anden betingelse (vælg AND) eller at den kan opfylde en anden betingelse (vælg OR). Klik herefter OK for at aktivere filtreringen. Bemærk, at der yderst til venstre er henholdsvis et lille kryds og en boks med et flueben. Hvis du klikker på fluebenet slår du midlertidigt filtreringen fra. Hvis du klikker på krydset slår du filtreringen fra permanent. Du kan herefter sætte filtreringen op igen som beskrevet herover Gem din vindues opsætning Hvis du har lavet en speciel opsætning af et vindue, f.eks. medarbejder listen grupperet pr. afdeling, som du tit får brug for. Så har du mulighed for at gemme den til senere brug. Hvis du højre klikker i tabellen vises denne menu. Vælger du Save Schema så får du mulighed for at gemme den opsætning af vinduet til senere brug. Hvis du så senere laver en gruppering på eksempelvis Kladde koden og derefter gerne vil se listen grupperet på afdeling, så højreklikker du blot i tabellen igen og vælger Load Schema. Du kan herefter vælge den opsætning du gemte tidligere og herefter vil tabellen være grupperet på afdelingskoden igen. 11

12 BEMÆRK! Eventuelle filtreringer (som beskrevet i forrige afsnit) bliver ikke gemt. Søgning I easyourtime er der også mulighed for at foretage søgninger i kolonner og felter. Søge funktionen startes ved at klikke på det felt eller den kolonne du vil søge i og herefter trykke CTRL + b. Her kan du så angive det du vil søge efter. Vil du eksempelvis søge efter et navn i medarbejder listen kan du f.eks. skrive lidt af fornavnet eller hele fornavnet. Du kan herefter angive om du vil søge i hele feltet, kun starten af feltet eller alle dele af feltet, dvs. at der søges både i starten og slutningen af feltet. Ved at sætte flueben i Case følsom vil søgningen kende forskel på store og små bogstaver. Herefter kan du klikke på en af knapperne for enten at finde første forekomst af søgeteksten, den næste forekomst af søgeteksten eller den foregående forekomst af søgeteksten. Opslags felter I EasYourTime Basic kan du støde på felter som dette. Det indikerer at det er et opslags felt. Det betyder at du kan klikke på den sorte pil til højre i feltet eller trykke på F6 tasten. Dette åbner et nyt vindue hvor du kan se hvilke muligheder du har at vælge imellem for det pågældende felt. Når du har valgt de ønskede i det nye vindue klikker du på OK og dit opslagsfelt vil nu være udfyldt med det valgte. TIP! Bemærk at feltet skal være i redigeringstilstand før opslagsfunktionen virker. Dette sker automatisk hvis du klikker på pilen med musen. Hvis du trykker på F6 og der 12

13 ikke sker noget så prøv at trykke på F2 først (eller klik i feltet med musen) og derefter F6. Drop-down felter I easyourtime Basic kan du støde på felter som dette. Det indikerer at der er tale om et såkaldt drop-down felt. Her kan du klikke på pilen til højre i feltet. Dette folder en liste med valgmuligheder ud som du kan bladre igennem. Du kan også folde listen med valgmuligheder ud ved at trykke Alt + pil-ned. Hvis du har en ide om hvad det er du vil vælge, så kan du i stedet begynde at taste lidt af koden. Så vil Data Application Builder programmet begynde at bladre ned ad i listen, i det omfang det du taster findes i listen. Dato felter Dato felter i easyourtime Basic er både enkle og fleksible at arbejde med. Når du står i et dato felt kan du naturligvis indtaste datoen med tastaturet. Du kan dog også klikke på den lille pil til højre i dato feltet og få vist en lille kalender hvor du kan bladre dig frem til den ønskede dato. Dato feltet kan også udfyldes ved hjælp af nogle små forkortelser. Skriver du f.eks. bom vil dato feltet komme til at indeholde d. 1. i indeværende måned. Skriver du tom bliver datoen for i morgen indsat. Alle brugbare forkortelser til datofelter er beskrevet i Appendiks C. TIP! Hvis den dato du indtaster ligger i indeværende år kan du nøjes med at indtaste dag og måned og herefter trykke Enter. Så indsættes årstallet automatisk. F.eks. vil indtastningen et tryk på Enter indsætte datoen vel at mærke hvis indeværende år er

14 Udlæsning af data til Excel regneark I en del vinduer vil du kunne se en knap som denne. Den giver dig mulighed for at eksportere de viste data inklusive eventuelle afgrænsninger og filtreringer til et Excel regneark. Herefter kan du foretage yderlige behandlinger af data, som du måtte have brug for, i dette regneark I de tabel vinduer hvor der ikke er indsat en decideret Excel knap vil du ofte have mulighed for at udlæse til Excel alligevel. Dette gøres ved højreklikke i tabellen og vælge Export to Excel. Som det fremgår af menuen har du også mulighed for at eksportere data til andre formater som f.eks. HTML og CSV (komma separeret fil). 14

15 Grundlæggende opsætning af easyourtime Basic. Ud over den systemmæssige opsætning der foretages i samarbejde med Adm4you skal følgende sættes op inden systemet tages I brug. Arbejdstyper Medarbejdernes tids registreringer fordeles på forskellige arbejdstype som f.eks. normal arbejdstid, ferie, sygdom osv. De væsentligste indstillinger for arbejdstype beskrives her. Se Appendiks A for en fuldstændig beskrivelse af arbejdstyper og deres opsætning. Arbejdstype En entydig kode for den pågældende arbejdstype. Koden kan være op til 20 karakterer lang. Beskrivelse En kort beskrivelse af arbejdstypen. Maks. 50 karakterer. Type Angiver hvilken type der er tale om. Du kan vælge mellem Normal, Absence (fravær), Flex eller Extra (tillæg). Auto udfyld Angiver om systemet automatisk udfylder start og slut tid for medarbejderen. Dette er især brugbart for arbejdstyper der indikerer fravær. Dette skal ikke angives for arbejdstyper med typen Extra. Udfyld Pause Angiver om der automatisk indsættes pauser ved denne arbejdstype. Beregn Pauser Angiver om eksisterende pauser beregnes for denne arbejdstype. Udfyld Tillæg Angiver om der automatisk oprettes tillæg ved denne arbejdstype. Beregn Tillæg Angiver om eksisterende tillæg beregnes for denne arbejdstype Vis På Møde For Tidlig Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis der mødes for tidligt. Vis På Møde For Sent 15

16 Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis der mødes for sent. Vis På Stop For Tidlig Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis vedkommen går hjem for tidligt Vis På Stop For Sent Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge hvis vedkommende går hjem for sent. Vis Ved Ikke Arbejdsdag Angiver om dette er en arbejdstype medarbejderen kan vælge, hvis vedkommen møder en dag, hvor det ikke forventes. Desuden skal feltet Check Hvis Ikke Arbejdsdag aktiveres på relevante profiler (se næste afsnit om profiler). Profiler Profiler i easyourtime benyttes dels til at styre hvordan forskellige registreringer håndteres af systemet dels til at styre hvilke muligheder den enkelte medarbejder har i systemet. Hver medarbejder skal være tilknyttet en profil. Der kan oprettes et ubegrænset antal profiler der kan tilpasses til forskellige grupper af medarbejdere. Som udgangspunkt kan du nøjes med at oprette en standard profil og acceptere de standard værdier systemet vælger. Du har dog yderligere mulighed for at styre hvordan systemet håndterer registreringer og hvilke muligheder medarbejderne har I forbindelse med tids registrering. De væsentligste muligheder er følgende: Profil kode Profil koden er et entydigt navn for den pågældende profil. Den kan være op til 20 karakterer lang. Beskrivelse En kort beskrivelse af profilen maks. 50 karakterer. Vis Pause Knap På Login. Angiver om knap til ind/ud stempling til pause vises på login billedet. 16

17 Ignorer for sent/tidligt Angiver kom systemet skal undlade at spørge medarbejderen om årsag til at komme for sent/tidligt eller gå for sent/tidligt. Vælg pause betalt Angiver om medarbejderen har mulighed for at angive at en pause, som normalt ikke er betalt, alligevel skal være betalt. Check Hvis Ikke Arbejdsdag. Indikerer at medarbejderen skal spørges om årsag til at møde en dag hvor det ikke forventes at vedkommende møder. Vælg Tillæg På Login Angiver om medarbejderen skal have mulighed for selv at vælge tillæg på login vinduet. Standard besked Giver mulighed for at tilføje en standard besked til de meddelelser der oprettes til medarbejdere (beskrives senere i denne vejledning). Denne tilføjes sidst i meddelelsen. Bekræft Besked Angiver at medarbejderen skal bekræfte beskeden ved indtaste sin medarbejder kode i besked vinduet. Hvis systemet er sat op til at medarbejdere logger ind ved hjælp af en tag eller et stregkode kort kan dette scannes en gang mere for at bekræfte. En mere detaljeret beskrivelse af profiler findes i Appendiks A i denne vejledning. 17

18 Kladder Medarbejdernes tids registreringer gemmes i første omgang i kladden. Du kan nøjes med blot at have en kladde hvor alle registreringer samles. Eller du kan oprette flere kladder, eksempel vis baseret på afdelinger. Dette gøres under easyourtime Basic Opsætning. Vælg menupunktet Kladde Navne. I det vindue der åbnes trykker du på F3 for at tilføje en ny linje. Udfyld herefter linjen Kladde Angiv et entydigt kladdenavn. Navnet kan indeholde op til 20 karakterer Beskrivelse Angiv en kort beskrivelse af kladden. Beskrivelsen kan være op til 50 karakterer lang. Der skal altid være angivet en kladde på alle medarbejdere der foretager tidsregistreringer. Arbejdskalender Arbejdskalenderen indeholder informationer om hvornår medarbejderne forventes at møde og gå hjem igen. Desuden indeholder den information om hvornår der holdes pauser og hvornår der kan optjenes tillæg. Arbejdskalenderens generelle data Først skal de generelle informationer om kalenderen oprettes. Kalender navn Kalenderen skal tildeles et entydigt navn. Dette navn kan være op til 20 karakterer langt. Der kan desuden tilføjes en kort beskrivelse af arbejdskalenderen. Denne kan være op til 50 karakterer lang. Tolerancer På arbejdskalendere kan der opsættes tolerancer. Tolerancer bruges i easyourtime til at afgøre hvornår en medarbejder er henholdsvis mødt rettidigt og/eller gået hjem rettidigt. F.eks. kan man på en arbejdskalender angive 15 minutters tolerance før start og 5 minutters tolerance efter start. Skal medarbejderen eksempelvis møde kl. 07:00 en given dag, så vil denne tolerance opsætning betyde at 18

19 indstempling mellem 06:45 og 07:05 betyde at mødetiden vil blive beregnet til at være kl. 07:00. Dette vil så blive angivet i kladden. I kladden vil du dog også kunne se medarbejderens reelle stemplinger. Tolerance før start angiver hvor mange timer og minutter en medarbejder kan møde før normal arbejdstids begyndelse og blive registreret som mødt rettidigt. Et kvarters tolerance angives som 00:15. Tolerance efter start angiver hvor lang tid efter normal arbejdstids begyndelse en medarbejder kan stemple ind og alligevel blive registreret som mødt rettidigt. En tolerance på 5 minutter angives som 00:05. Tolerance før slut angiver hvor tidligt en medarbejder kan stemple ud og alligevel blive registreret som stemplet rettidigt ud. Tolerance efter slut angiver hvor sent en medarbejder kan stemple ud og blive betragtet som stemplet rettidigt ud. Mere generel opsætning af arbejdskalender Denne kolonne angiver hvilken arbejdstype medarbejderens kladde som standard oprettes med. Denne kolonne bruges til at angive hvilken løn type medarbejdere på denne kalender tilhører, f.eks. timelønnede, 14 dags lønnede eller lignende. Dette er mest en informativ oplysning. Angiver hvilken ugedag i kalenderen der skal bruges til at beregne bl.a. tillæg, hvis en medarbejder stempler ind på en helligdag. Stempler en medarbejder f.eks. ind Langfredag, og der er angivet Sun (for søndag), så vil tillæggene blive beregnet som om det var en søndag. Linier Her defineres hvornår medarbejdere på kalenderen forventes at møde og gå hjem de enkelte dage i ugen. 19

20 Under Linie angives arbejdstiderne for de enkelte dage i ugen. Der angives en start tid og en slut tid. Dette gøres for alle de dage i ugen hvor medarbejdere, der arbejder efter denne kalender, forventes at møde på arbejde. Pauser Her defineres hvornår medarbejdere på denne kalender holder pauser de enkelte dage i ugen. Her angives et starttidspunkt for pausen og en varighed (længde) af pausen. Det kan desuden angives om pausen er betalt og om den er relativ. Her efter markeres det for hvilke af ugens dage pausen gælder. TIP! Bemærk kolonnen Relativ. Den har betydning for hvordan pausen beregnes. Er en pause ikke relativ så er kolonnen Pause start det tidspunkt pausen starter. Hvis en pause er relativ så er kolonnen Pause start ikke længere et klokkeslæt men et time antal. Dvs. at sættes Pause start til 03:00 så skal man have været på arbejde i 3 timer før pausen gælder. Tillæg Her angives hvilke tillæg medarbejderne kan optjene samt hvornår og hvor længe disse tillæg kan optjenes. 20

21 Her angivet hvornår et tillæg starter, hvornår det slutter og evt. om det er relativt Herefter angives det for hvilke af ugens dage det pågældende tillæg gælder TIP! Bemærk kolonnen Relativ. Den har betydning for hvordan tillæg beregnes. Er et tillæg ikke relativt så er kolonnerne Start og Slut klokkeslæt. Dvs. at et tillæg starter f.eks. kl. 16:00 og slutter kl. 18:00. Hvis et tillæg er relativt så er kolonnerne Start og Slut ikke længere klokkeslæt men time antal. Hvis Start f.eks. er sat til 08:00 og Slut f.eks. er sat til 02:00, så betyder det at man skal have arbejdet i 8 timer før man kan optjene det pågældende tillæg og at man herefter kan optjene tillægget i de næste 2 timer. Arbejdsfunktion For hvert tillæg der er tilknyttet en given arbejdskalender er det muligt at angive hvilke arbejdsfunktioner der kan optjene tillægge. Det giver den fordel at medarbejdere der arbejder efter samme arbejdskalendere, men har forskellig arbejdsfunktion kan optjene forskellige tillæg. I det viste eksempel vil en medarbejder med arbejdsfunktionen Pakker kunne optjene det pågældende tillæg, mens en medarbejder med arbejdsfunktionen Forsend 21

22 ikke vil optjene det pågældende tillæg. TIP! For at udnytte denne mulighed skal der være angivet en arbejdsfunktion på de enkelte medarbejdere Arbejdstype For hvert tillæg i en arbejdskalender er det muligt at angive hvilken arbejdstype man skal være stemplet ind med for at kunne optjene tillægget. Det giver den fordel at du, ud fra den arbejdstype medarbejderen er stemplet ind med kan styre om medarbejderen kan optjene et givet tillæg eller ej. Som vist i eksemplet til venstre vil en medarbejder der er stemplet ind på arbejdstypen Normal ikke få det pågældende tillæg, mens en medarbejder der er stemplet ind på arbejdstypen Tilkald vil kunne optjene det pågældende tillæg. TIP! Det er ikke tvunget at angive arbejdstype for tillægget. Hvis ikke der angives nogen arbejdstype optjener alle medarbejdere, der er tilknyttet arbejdskalenderen, det pågældende tillæg når de øvrige forudsætninger ellers er opfyldt. Helligdage Ved at oprette helligdage på forhånd opnår du den fordel, at systemet selv opretter helligdage for medarbejderne i kladden. Inden helligdagene kan oprettes skal du sikre dig at du har en arbejdstype der kan bruges til disse dage. Det kunne f.eks. være en arbejdstype der hedder SH (for Søgne/Helligdag). Oprettelse af helligdage Under easyourtime Basic /Opsætning vælges Arbejdskalender. Klik herefter på knappen Arbejdskalender nederst i vinduet. Vælg punktet Hellig dage. 22

23 Dette åbner en oversigt over de helligdage der allerede findes i systemet. Her klikker du på knappen Dage, nederst i vinduet. Vælg her Opret Helligdage. Du får nu vist et nyt vindue hvor helligdagen kan oprettes. Først angiver du for hvilket år du vil oprette helligdage. Derefter angiver du hvilken arbejdstype du vil benytte i kladde på helligdage. Derefter skal du tage stilling til om du også vil oprette 1. Maj, Grundlovsdag, juleaftens dag og nytårsaftens dag. Herefter skal du under Arbejdskalendere angive for hvilke kalendere du vil have oprettet helligdage. Dette gøres ved at sætte flueben i kolonnen Opret Dage ud for de ønskede kalendere. Herefter klikker du blot på knappen Opret Dage nederst i vinduet. Et øjeblik efter er dage oprettet og du kan lukke vinduet ved at klikke på OK knappen. Hvis helligdagene for en given kalender i et givet år allerede er oprettet, så oprettes de ikke igen. Løn perioder Det er ikke et krav at der oprettes løn perioder men i forskellige sammenhænge kan det være ganske nyttigt. Under easyourtime Basic Opsætning vælger du Løn Perioder. Dette åbner et vindue hvor du får vist de eksisterende løn perioder. Her klikker du på knappen Nye Perioder nederst i vinduet. 23

24 Løn periode Angiv hvilken løn periode du vil oprette nye løn perioder for. Periode type Angiv hvilken type perioder du vil oprette. Du kan vælge mellem Uge, 14dage og Måned. Ugenr. i periodenavn Angiv hvilke uge numre der skal indgå i periodenavn. Du kan vælge mellem Første, Sidste og Begge. Dette har kun betydning for 14 dages perioder. Start dato Angiv startdatoen for den første hele periode i det nye år. Klik herefter på knappen Opret. Et øjeblik senere er perioderne oprettet og du kan klikke på OK. TIP Hvis medarbejderne skal kunne se deres tidligere registreringer i login vinduet skal der oprettes løn perioder. Ligeledes skal der oprettes løn perioder hvis der foretages udlæsning til løn system. Ud over den grundlæggende opsætning af easyourtime der er beskrevet her kan du I Appendiks A hente mere detaljeret information om opsætning af easyourtime Basic. Opsætning af flex Hvis der er medarbejdere i firmaet der har flex ordning, så kan easyourtime Basic også håndtere dette. Det kræver dog at medarbejderne stempler ind og ud fra en pc. Grundlæggende kræver det blot to arbejdstyper og en såkaldt tæller. Flex arbejdstyper For at håndtere flex skal der oprettes to arbejdstyper til registrering af henholdsvis opsparet flex (f.eks. FLEXOPSPAR) og afhold/forbrugt flex (f.eks. FLEXAFHOLDT). Hvis der skal være mulighed for at få udbetalt 24

25 opsparede flex timer kan der oprettes en tredje arbejdstype (f.eks. FLEXUDBET) til dette.i easyourtime Basic kan disse oprettes under Opsætning/Arbejdstype. Opsætningen af disse kan være som vist herunder. Bemærk at der på FLEXOPSPAR er sat flueben i kolonnerne Vis På Møde For Tidlig og Vis På Stop For Sent for at medarbejderen kan angive at der opspares flex når der mødes tidligere end planlagt eller gås hjem senere end planlagt. Bemærk at der på FLEXAFOLDT er sat flueben i kolonnerne Vis På Møde For Sent og Vis På Stop For Tidlig så medarbejderen kan angive at der forbruges flex hvis der mødes senere end planlagt eller der gås hjem tidligere end planlagt. Opsætning af tæller Desuden skal der oprettes en såkaldt tæller. Denne benyttes til at få et overblik over de enkelte medarbejderes flex saldo. Under Opsætning vælges Tæller. Det næste vindue er delt i to dele. Den øverste indeholder beskrivelse mm. Vedrørende tæller og den nederste del indeholder de arbejdstype der indgår i tælleren. I den øverste del oprettes selve tælleren, i dette tilfælde kaldet FLEX. Her kan du også angive om den skal vises for medarbejderne når de logger ind på en stemplings pc. 25

26 I den nederste del af vinduet indsættes de flex arbejdstyper der skal medtages i tælleren. Bemærk specielt kolonnen Faktor. Den styrer om den enkelte arbejdstype påvirker tælleren, og dermed saldoen positivt eller negativt. Det vil i dette tilfælde sige at arbejdstypen FLEXOPSPAR skal have faktor 1 da den jo opskriver saldoen, mens arbejdstyperne FLEXAFHOLDT og FLEXUDBET skal faktor minus 1 da de jo nedskriver saldoen. Desuden kan det angives om der kun skal medtages registreringer frem til og med indeværende dato eller om der også skal medtages registreringer der ligger frem i tiden dvs. planlagt flex (kolonnen Kun Til Dags Dato). Kolonnen Tæl Registreringer betyder at der bliver lavet en optæller af registreringer på den pågældende arbejdstype i stedet for at det er time antallet der beregnes. Denne skal i forbindelse med flex ikke aktiveres. Opsætning af start saldi Når flex tælleren tages i brug, så kan det være at der allerede har været ført en flex saldo evt. i et andet system. Der kan derfor være brug for at oprette en start saldo for de enkelte medarbejdere. Dette kan gøres via Korrektionskladde under easyourtime Basic. Her kan der oprettes det nødvendige time antal. Hvis en medarbejder har positiv saldo gøres dette ved at anvende den arbejdstype der opskriver saldoen i dette tilfælde FLEXOPSPAR. Har medarbejderen en negativ saldo med sig anvendes en arbejdstype der nedskriver saldoen i dette tilfælde FLEXAFHOLDT. Time antallet skal i begge tilfælde angives med positive tal, da tælleren selv sørger for at holde styr på hvad der er tæller op eller ned. 26

27 Overblik over flex saldi Som nævnt tidligere i forbindelse med oprettelse af tæller så kan saldoen vises for den enkelte medarbejder når vedkommende logger ind på en stemplings pc. Det er dog også muligt at få et samlet overblik over flex saldi. Under easyortime Basic vælges punktet Tæller Totaler. Dette åbner et vindue hvor saldi for de tællere der måtte være oprettet vises. Et eksempel på hvordan den kan sættes op er vist herunder. Vinduet vil som udgangspunkt vise tæller saldi for alle medarbejdere. Ved at sætte flueben i feltet Vis kun ansatte medarbejdere nederst i vinduet filtreres medarbejdere der ikke længere er ansatte fra. En medarbejder kan i løbet af dagen optjene eller forbruge flex. Som udgangspunkt registreres dette først når vedkommende er stemplet ud. Du kan dog få opdateret tælleren inden da ved at klikke på knappen opdater. Dette vil hente de nyeste ændringer af saldi ind i oversigten 27

28 Medarbejderlisten I hovedmenuen kan du under easyourtime Basic vælge punktet Medarbejdere. Det åbner medarbejderlisten som vist herefter: Her kan du markere den ønskede medarbejder og herefter vælge et punkt i menuen til venstre i medarbejderlisten. TIP! Bemærk knappen Medarbejder nederst i vinduet. Her har du adgang til en stor del at de funktioner der ligger i menuen. 28

29 Medarbejder kort Medarbejderkortet indeholder stamdata for den valgte medarbejder. Fanebladet Generelt indeholder de mere generelle oplysninger om medarbejder, så som Medarbejder Kode, navn adresse osv. Her skal du være opmærksom på følgende: Medarbejder Kode Navn Aktiv Ansat Bruge tolerancer Overfør Til Løn Denne skal altid være udfyldt med en entydig kode eller entydigt nummer for den pågældende medarbejder. Koden kan Dette felt behøver i princippet ikke være udfyldt, men det anbefales kraftigt at gøre det da store dele af systemet forventer at der er angivet et navn Dette felt afgør om der automatisk oprettes kladdelinier for medarbejderen de dage hvor vedkommende forventes at møde på arbejde. Dette felt angiver om medarbejderen er markeret som ansat. Dette felt kan ikke ændres ved at klikke på. Det er medarbejderens perioder (se afsnittet om perioder senere i denne vejledning) der afgør om medarbejderen er markeret som ansat eller ej. Dette felt afgør om de tolerancer der er angivet på medarbejderens arbejdskalender (se afsnittet om arbejdskalendere) bliver tjekket eller ej. Dette felt afgør om medarbejderens tidsposter bliver taget med hvis der 29

30 laves udtræk et evt. lønsystem Sync Opgaver Med Exchange Dette felt angiver om opgaver synkroniseres med arbejdernes Outlook kalender. Denne bruges kun hvis easyourtime Planner benyttes. Det er valgfrit om man vil udfylde de øvrige felter. Fanebladet Opsætning indeholder information der afgør hvordan medarbejderen behandles i systemet. Her skal opmærksomheden henledes på følgende felter: TAG Holdleder Arbejdskalender Arbejdsskift Kladde Dette felt angiver TAG koden for den enkelte medarbejder. Det benyttes kun hvis der stemples ind og ud via en TAG læser. Ellers skal feltet være blankt Det er ikke tvingende nødvendigt at angive en holdleder, men hvis funktionen til at sende beskeder til an holdleder på login vinduet benyttes, så skal der være angivet en holdleder på den enkelte medarbejder. Dette felt viser medarbejderen aktuelle arbejdskalender. Feltet er kun til information og arbejdskalenderen kan derfor ikke ændres her. Ændring af arbejdskalendere beskrives senere i denne vejledning. Dette felt viser medarbejderen aktuelle skifteholdsturnus. Feltet er kun til information og arbejdskiftet kan derfor ikke ændres her. Ændring af arbejdskift beskrives senere i denne vejledning. Dette felt afgør i hvilken kladde medarbejderen tidsstemplinger gemmes. Feltet skal 30

31 derfor udfyldes. Løntype Profil Dette felt benyttes i forbindelse med bl.a. udlæsning til løn samt andre funktioner i easyourtime. Feltet skal derfor udfyldes Profilen afgør bl.a. hvordan medarbejderens stemplinger m.v. behandles i systemet. Feltet skal altid være udfyldt. Det er valgfrit om man vil udfylde de øvrige felter, men det anbefales at udfylde så mange af dem som muligt. Fanebladet Generelt indeholder dels et tekst felt hvor der kan angives forskellige bemærkninger, dels to felter hvor henholdsvis kontaktperson og pårørende kan angives. Det er valgfrit om man vil udfyldes disse felter. Perioder Vælges punktet Perioder vises en oversigt som den følgende: Tabellen viser en oversigt over medarbejderen ansættelses perioder. I kolonnen Start dato angives medarbejderens ansættelses dato og tilsvarende angives der i kolonnen Slut dato en eventuel fratrædelses dato. Når en medarbejder har en periode hvor der kun er angivet en start dato vil medarbejder være markeret som ansat på medarbejder kortet fra og med denne dato. Hvis en medarbejder har en periode hvor der er angivet en slut dato og ikke i øvrigt har nogle perioder hvor der kun er angivet en start dato (det vil sige en aktiv periode), så vil markeringen på medarbejder kortet der angiver om medarbejderen er ansat bliver fjernet fra og med slutdatoen. 31

32 TIP! Normalt vil man ikke slette i periode oversigten, bl.a. fordi systemet benytter denne til f.eks. at beregne jubilæer (Hvis systemet er sat op til dette). Hvis man alligevel har behov for at slette en periode, så gøres dette ved at markere den ønskede periode og herefter klikke på knappen Slet Periode nederst i vinduet. Tidsposter Ved at vælge dette punkt i menuen får du adgang til de tidsposter der er bogført på den enkelte medarbejder. I vinduet der viser tidsposterne har de desuden et par muligheder Annuller tidspost Hvis du ønsker at annullere en tidspost skal du blot markere den ønskede tidsposter. Herefter klikker du på knappen Annuller post. Dette oprettet en modpost i oversigten. Er der f.eks. bogført en post med 7 timers ferie og denne bliver annulleret, så vil systemet oprette en tilsvarende post, dvs. med samme dato og arbejdstype, men med -7 timer som arbejdstid. Ret Post Hvis du konstaterer en fejl på en tidspost, men ikke ønsker at annullere den så kan du i stedet rette den. Dette gøres ved at vælge den ønskede tidspost og herefter klikke på knappen Ret Post. Dette åbner et nyt vindue, hvor det er muligt at ændre de enkelte felter. TIP! Hvis du ændret på enten start tid, slut tid eller pause tid, så bliver totaltiden på posten automatisk genberegnet. TIP! Når der rettes i en tidspost, så bliver bemærkningsfeltet opdateret med dato/tid for ændringen samt med information om hvilken bruger der har ændret posten. Fravær Ved at vælge dette punkt vises en oversigt over planlagt fravær for den pågældende medarbejder. 32

33 Her vises dels start dato og slut dato for det pågældende fravær og dels hvilken type fravær der er tale om. Desuden kan der angives en kort, valgfri beskrivelse. Endelig fremgår det om fraværet er godkendt. TIP! Det er muligt at oprette nyt planlagt fravær i oversigten. Det anbefales dog at benytte funktionen Generer Fravær der kan findes i hovedmenuen under easyourtime Basic. Beskeder Denne funktion viser en oversigt over de beskeder der er sendt til medarbejderen. Disse beskeder vises på login vinduet når medarbejderen logger ind. Det fremgår desuden af listen i fra hvilken dato beskeden bliver vist samt om medarbejderen har læst beskeden og i givet fald hvornår medarbejderen har læst beskeden. TIP! Det er muligt at tilføje nye beskeder til medarbejderen i denne oversigt. Det anbefales dog at benytte funktioen Generer Beskeder der findes i hovedmenuen under easyourtime Basic. Personlige tillæg I easyourtime er det muligt at operere med personlige tillæg. Når dette punkt vælges vises et vindue som det følgende: 33

34 Her kan der angives et vilkårligt antal personlige tillæg. Det kræver dog at det pågældende tillæg er oprettet som arbejdstype under Opsætning. Der er følgende indstillinger for et personligt tillæg. Start Dato Slut Dato Arbejdstype Beskrivelse Aktiv Arbejds Funktion Kode Angiver hvornår tillægget træder i kraft. Angives der ingen dato vil tillægget træde i kraft næste gang der oprettes en ny kladdelinie for den pågældende medarbejder. Angiver hvornår det pågældende personlige tillæg ophører. Angives der ingen slutdato vil tillægget gælde så længe medarbejderen registrerer tid i systemet. Angiver hvilket tillæg der er tale om Valgfri bemærkning til det personlige tillæg. Dette felt er primært beregnet til ekstra information Angiver om tillægget er aktivt. Er tillægget ikke markeret som aktiv vil det ikke blive udlæst selvom der er angivet startdato/slutdato Angiver at tillægget kun udløses hvis medarbejderen er stemplet ind med den angivne arbejdsfunktion Kvalifikationer I dette vindue har du mulighed for at registrere forskellige kvalifikationer for den enkelte medarbejder. 34

35 Her kan der angives henholdsvis en kvalifikations kode, et kvalifikations niveau, en dato der angiver hvornår kvalifikationen er opnået og, hvis det ønskes, en dato for hvornår kvalifikationen skal fornyes. TIP! De kvalifikations koder og kvalifikations niveauer du ønsker at benytte skal først oprettes. Dette gøres under Opsætning i henholdsvis Kvalifikationer og Kvalifikations Niveau. Arbejdskalender Denne funktion bruges til at styre hvilke arbejdskalendere en medarbejder arbejder efter og hvornår medarbejderen begynder at arbejde på den enkelte arbejdskalender. 35

36 Her angives fra hvilken dato en given arbejdskalender er gældende og derefter hvilken arbejdskalender der gælder fra den angivne dato. Systemet vil så bruge den valgte arbejdskalender fra den angivne dato. TIP! Når medarbejdere oprettes ved hjælp af funktionen Ny Medarbejder (beskrives senere i denne vejledning) eller ved overførsel af medarbejder data fra et evt. løn system, så oprettes arbejdskalenderen med medarbejderens ansættelses dato som start dato. På medarbejderkortet vil den viste arbejdskalender være den kalender der aktuelt er gældende for de pågældende medarbejder. Arbejdskalender frem i tiden Hvis en medarbejder i en kortere periode skal arbejde på en anden kalender, f.eks. i en ferie periode, så kan dette let sættes op. I det viste eksempel er medarbejderen sat til at arbejde efter kalenderen FLEX1 fra den dag han bliver ansat. Så kommer der en kort periode, med start dato d. 5. juli hvor han arbejder efter kalenderen STANDARD1. Derefter skifter medarbejderen tilbage til sin oprindelige kalender d. 27. juli. På den måde kan du undgå at skulle ændre kalenderen dagligt i kladden da systemet nu selv håndtere dette. Skiftehold kan sætte op på samme måde. Team Plan Liste Denne bruges kun i forbindelse med easyourtime Planner og er beskrevet i vejledningen til easyourtime Planner modulet. Job Poster Denne oversigt bruges kun hvis modulet easyourtime Business benyttes og er beskrevet nærmere i vejledninger til easyourtime Business modulet. Arbejds funktion Denne oversigt bruges primært i forbindelse med easyourtime Business og er beskrevet nærmere i vejledningen til easyourtime Business modulet. I forbindelse med easyourtime Basic benyttes arbejdsfunktions feltet på medarbejder kortet. Den kan dog benyttes til at differentiere tillæg på en arbejdskalender således at visse tillæg kun gælder for én gruppe af medarbejdere mens andre tillæg gælder for en anden gruppe af medarbejdere. Dette er beskrevet i afsnittet der omhandler oprettelse af arbejdskalendere. Ny Medarbejder Se beskrivelse vedrørende oprettelse af ny medarbejder i hovedafsnittet om den daglige brug af easyourtime senere i denne vejledning. 36

37 Slet Medarbejder Denne funktion slette den valgte medarbejder hvis det er muligt. Inden dette tjekkes bliver du spurgt om du vil slette vedkommende. Hvis der svares yes til dette vil systemet slette medarbejderen hvis det er muligt. Bemærk, at hvis der er lavet tidsregistreringer, oprettet planlagt fravær eller medarbejderen er oprettet som holdleder vil systemet nægte at slette medarbejderen. Udskriv Stregkode kort Denne funktion benyttes kun hvis der bruges stemplings pc er hvor der logges ind ved hjælp af en stregkodelæser. Denne funktion danner en udskrift af et stregkode kort der kan benyttes til dette. Medarbejderlisten ny udgave Fra og med Data Application Builder version 2.4 (database version 5.05) findes der nu en ny udgave af medarbejderlisten. Denne samler alle funktioner fra den gamle medarbejderliste i ét vindue hvor der manøvreres mellem de enkelte punkter via en ny og forenklet menu i toppen af vinduet. Den nye medarbejderliste Den nye udgave af medarbejderlisten ser ud som vist herunder. Bemærk specielt menuen som nu er placeret øverst i vinduet. Lige som i det oprindelige udgave af medarbejderlisten behandler du de forskellige medarbejderdata ved at vælge den ønskede medarbejder og herefter vælger du det ønskede punkt i menuen. Der er nogle enkelte forskelle fra den tidligere udgave. I den tidligere udgave kunne du vælge Medarbejder Kort. Her skal nu i stedet vælge Rediger medarbejder. 37

38 Som det fremgår af billedet kan du her rette de forskellige data til efter ønske, ganske som hidtil. Som noget ny kan du benytte feltet Skabelon hvis det er en større ændring af medarbejderens data du skal lave. Dette kræver at der er oprettet et sæt passende skabeloner. Skabeloner er beskrevet yderligere i Appendiks A i afsnittet Skabelon. Det kunne f.eks. være at medarbejderen skal skifte afdeling og at det afstedkommer at der også skal ændres i de øvrige oplysninger. I dette tilfælde er medarbejderen oprettet med skabelon 2. Det kunne være at skabelon 1 var mere passende i så fald ændrer du bare skabelonen til 1. BEMÆRK! Hvis du ændrer skabelonen på en medarbejder, så ændres alle de felter der indgår i skabelonen så de passer med den nye skabelon. TIP! Når du har foretaget de ønskede ændringer skal du ikke klikke på OK kappen. Det vil blot lukke vinduet. I stedet vælger du blot punktet Medarbejder Liste i menuen. Så kommer du tilbage til medarbejder oversigten. Ny medarbejder Funktionen til oprettelse af en ny medarbejder er også ændret i forhold til den oprindelige medarbejderliste. I den oprindelige medarbejderliste blev der åbnet et nyt vindue hvor du skulle udfylde felter på 3 forskellige faneblade inden medarbejderen kunne oprettes. Det er nu gjort væsentligt enklere. Når du vælger Ny medarbejder i menuen så vises et medarbejder kort på samme måde som hvis du vælger at redigere en medarbejder. Medarbejderkoden vil være udfyldt med teksten TAST NR. Denne skal ændres til den gældende medarbejder kode. 38

39 Når afdelingskode mv. skal udfyldes har du igen muligheden for at vælge en skabelon i stedet for at ydfylde de enkelte felter et ad gangen. Som nævnt i forbindelse med redigering af medarbejdere kræver dette at der er oprettet et sæt passende skabeloner. TIP! Når du er færdig med at indtaste data for den nye medarbejder vælger du bare punktet Medarbejder liste i menuen. Medarbejderen er nu oprettet. Tidsposter Funktionerne til ændring af tidsposter og annullering af tidsposter er kun aktive når man har valgt at få vist tidsposterne for den enkelte medarbejder. TIP! Når du har rettet en tidspost så skal du ikke klikke på OK knappen det vil lukke vinduet. I stedet skal du bare vælge punktet Tidsposter i menuen. Så kommer du tilbage til oversigten over medarbejderens tidsposter Øvrige funktioner De øvrige funktioner fungerer lige som i den oprindelige medarbejderliste. Dog skal du lige være opmærksom på at du ikke skal klikke på OK knappen når du har kigget eller ændret på de forskellige registreringer. I stedet skal du blot vælge Medarbejder Liste i menuen for oven for at komme tilbage til medarbejderoversigten. 39

40 Den daglige brug af easyourtime Basic. Gennemgang af kladden Medarbejdernes tidsregistreringer opsamles i første omgang i kladden. Her kan de tjekkes og eventuelt rettes inden de bogføres. I venstre side af kladde vinduet vises en liste over de kladder der er oprettet i systemet. Her kan du vælge mellem de forskellige kladder. Listen med medarbejderne kladdelinier vil herefter skifte til at vise de medarbejdere der tilhører den valgte kladde. I linie delen af vinduet vises de mere generelle informationer om den pågældende kladdeline. Det vil sige, dato, medarbejderens ID og navn, hvilken arbejdskalender medarbejderen har arbejdet efter den pågældende dag samt diverse totaler for den pågældende dag. Når kladdelinien er tjekket og alt er fundet i orden kan linien markeres som godkendt ved at sætte flueben i kolonnen Godk. Til venstre i linien. Dette indikerer at den pågældende linie er klar til bogføring. For at lette overblikket over kladden er der i højre side vist en lille smiley. Den kan have en af følgende 3 betydninger: Der er ikke opsamlet data nok til at linien kan godkendes. Dette kan f.eks. skyldes at medarbejderen slet ikke er stemplet ind eller at medarbejderen ikke er stemplet ud endnu. Der er opsamlet nok data til at kladdelinien kan godkendes. Tjek at tider mm. stemmer overens med det forventede Kladden er automatisk godkendt. Der er ikke fundet afvigelser i komme/gå tider og eventuelle pauser i forhold til det der forventes ud fra medarbejderens arbejdskalender. 40

41 Under Tider kan du se de faktiske tidsregistreringer for medarbejderen den pågældende dag. Start tid og slut tid er de tider der er beregnet ud fra tolerancerne på medarbejderens arbejdskalender (se opsætning af arbejdskalendere tidligere i denne vejledning). De rent faktisk stemplinger er vist i kolonner Log Start og Log Slut. Kolonnerne Beregn Pause og Beregn Tillæg angiver om de pauser og tillæg der er hhv. afholdt og udløst i det pågældende tidsrum skal medregnes. Deaktiveres kolonnerne vil de ikke blive beregnet. Mellem linierne med medarbejderens tids registreringer og oversigten over afholdt pauser er der placeret en status linie. Hvis medarbejderens kladde for den pågældende dag er markeret med en sur og rød smiley vil status linien indeholde en beskrivelse af hvad der mangler for at kladdelinien kan godkendes De pauser der er afholdt i løbet af den pågældende dag vises nederst til venstre i kladdevinduet. TIP! Hvis pauserne er oprettet automatisk ud fra arbejdskalenderne og en medarbejder gør opmærksom på, at en eller flere pauser ikke er afholdt alligevel, så kan pausen annulleres ved at sætte flueben i kolonnen Betalt eller ved at slette den pågældende pause ved at trykke F4. De tillæg der er udløst den pågældende dag vises nederst til højre i kladde vinduet. Her vil det være angivet hvornår tillægget er startet, hvornår tillægget ophører, hvilket tillæg der er tale om (arbejdstypen) samt hvor mange timer og minutters tillæg der er optjent. TIP! Hvis en medarbejder, helt ekstraordinært, optjener et tillæg der ikke fremgår af den pågældendes arbejdskalender, så kan dette tilføjes manuelt, ved at tilføje en blank linie 41

42 med F3 der derefter udfyldes. Bogføring af kladden Efterhånden som du kommer igennem kladden kan du markere dem som godkendt. Når dette er gjort skal kladden bogføres. Det kan du gøre på en af to måder. Klik på knappen Funktion og vælg Bogfør kladde F11 Tryk på F11. Du vil i begge tilfælde blive bedt om at bekræfte at du vil bogføre kladden Korrektionskladden Hvis det skulle ske, at der bliver bogført noget der ikke er korrekt, eller det viser sig at der er behov for at få bogført yderligere registreringer, f.eks. et ekstraordinært tillæg, så kan dette lade sig gøre via Korrektions Kladde der findes i hovedmenuen under easyourtime Basic. I vinduets venstre side skal der være oprettet mindst en korrektions kladde. Hvis der er behov for det kan der oprettelse flere. I højre del af vinduet kan du herefter indsætte en eller flere korrektionsposter efter behov. Du skal som minimum udfylde følgende kolonner: Medarbejder ID Dato Arbejdstype Timer Medarbejderen entydige kode Dato for den pågældende dag Angiver hvilken arbejdstype korrektionen gælder Hvor mange timer der skal korrigeres. Bemærk at der er muligt at indtaste både positive og negative time tal. Når du er tilfreds med det indtastede markerer du det blot som godkendt ved at sætte flueben i kolonnen Godk. til venstre i linjen. Kladde bogføres herefter ved at klikke på knappen Funktion og vælge punktet Bogfør korrektions kladde eller ved at trykke på F11-tasten. 42

43 Oprettelse af planlagt fravær I easyoutime Basic kan du oprette planlagt fravær for en eller flere medarbejdere. Det giver den fordel at der bliver taget højde for det planlagte fravær når der oprettes kladdelinjer. Det betyder at hvis en medarbejder eksempelvis har ferie i en uge, så vil kladdelinjerne for medarbejdere i den pågældende uge blive oprettet med ferie som arbejdstype og samtidig vil medarbejderens komme og gå tider blive udfyldt baseret på den arbejdskalender medarbejderen arbejder efter i den pågældende uge. Den nemmeste måde at oprette planlagt fravær på, er at benytte funktionen Generer Fravær der ligger under hovedpunktet easyourtime Basic i hovedmenuen. Det åbner et vindue som det følgende: Her kan du opsætte forskellige filtreringer i tabellen der viser medarbejderne, indtil du er tilfreds med indholdet. Herefter angiver du startdato og slutdato på fraværet og endelig hvilken arbejdstype fraværet skal registres på. Til slut klikker du på knappen Generer. Systemet beder sig herefter bekræfte at du vil oprette fravær på det valgte antal medarbejdere. Klikker du Yes til dette vil fraværet bliver oprettet. 43

44 Godkendelse af fravær Medarbejderne har mulighed for at anmode om fravær. Dette kan gøres fra login vinduet som beskrives senere i denne vejledning. Hvis systemet er sat op til det vil den relevante leder der skal tage stilling til anmodningen modtage en mail om dette. Under easyourtime Basic kan du herefter vælge punktet Fravær til godkendelse. Dette viser en liste over de anmodninger om fravær der ligger i systemet. Hvis fraværet kan godkendes, sættes der flueben i kolonnen Godkendt yderst til højre i listen. Anmodningen forsvinder derefter fra listen. Hvis fraværet ikke kan godkendes slettes det fra listen ved at klikke på knappen Slet nederst i vinduet. 44

45 Oprettelse af nye medarbejdere Oprettelse af nye medarbejdere vil ofte foregå ved at der etableres en forbindelse mellem et evt. lønsystem og easyourtime Basic. Du har dog mulighed for at oprette medarbejdere manuelt. Dette gøres på følgende måde: I den menu der vises til venstre i medarbejder listen kan du under Funktioner vælge Ny Medarbejder. Dette åbner et vindue som vist herunder Her kan du først indtaste de mere generelle oplysninger vedr. medarbejdere. Bemærk at der ud for de felter der skal udfyldes er lavet en markering med rødt. Når felterne er udfyldt klikker du herefter på knappen Næste nederst i vinduet. Herefter kan du udfylde de næste to sektioner med de nødvendige oplysninger. Når de nødvendige oplysninger er indtastet kan du til sidst klikke på knappen Opret. Hvis data er i orden vil medarbejderen blive oprettet. 45

46 Tidspost analyse Tidspost analysen giver mulighed for at danne, hvad der svarer til, en pivot tabel hvor du ved at trække kolonner frem og tilbage kan opbygge en række forskellige oversigter. Tidspost analysen har ved første brug 3 hoved områder du skal være opmærksom på: I området Drop Data Fields Here anbringes det felt der skal beregnes på i dette tilfælde kolonnen Tid. I området Drop Row Fields Here placeres den eller de felter der skal udgøre rækkerne i oversigten. Det kunne f.eks. være Afdelings Kode og Medarbejder Kode. I området Drop Column Fields Here placeres den eller de felter der skal udgøre kolonnerne i oversigt. Det kunne f.eks. være Arbejdstype. Hvis du anbringer felterne på denne måde vil analysen, afhængig af hvilke arbejdstyper der er oprettet, se ud som på billeder herunder. Som i mange andre af oversigterne i easyourtime Basic har du også mulighed for at filtrere i de enkelte kolonner. 46

47 Besked til medarbejder I easyourtime Basic har du mulighed for at sende en besked til en eller flere medarbejder, som de så modtager når de logger ind på en stemplings pc. I hovedmenuen kan du under EasYourTime Basic vælge Generer Beskeder. Dette vil åbne et vindue som det følgende: Her kan du opsætte diverse filtreringer indtil du har en passende mængde medarbejdere. Angiv herefter fra hvilken dato beskeden skal vises. Indtast herefter de ønskede besked. Når dette er gjort klikkes der på knappe Generer. Du vil herefter blive spurgt om du ønsker at oprette meddelelsen til det antal medarbejdere der bliver vist i listen. Her klikkes der Yes for at oprette beskeden. Når medarbejderen derefter logger ind på en stemplings pc vil beskeden blive vist. Medarbejderen får nu vist beskeden. Medarbejderen kan her vælge at svare ja til at beskeden er læst. Beskeden vil ikke blive vist længere. Vælger medarbejderen at svare nej til at beskeden er læst bliver den vist igen næste gang medarbejderen logger på. 47

48 Tæller Totaler Tæller Totaler kan bruges til at følge med i forskellige saldi, f.eks. flex, ferie eller afspadsering for de enkelte medarbejdere. Her kan du trække rundt på de forskellige kolonner og på den måde opbygge forskellige oversigter, f.eks. fordelt på afdeling. Ved at sætte flueben i feltet Vis kun ansatte medarbejdere reduceres oversigten til kun at vise medarbejdere der er markeret som ansatte. Ved at klikke på knappen Opdater kan du få opdateret oversigten med de ændringer der måtte være blevet registreret i løbet af dagen. Når dette gøres, vises der lige under oversigten en linie der viser hvor langt opdaterings funktionen er nået Turnus Plan Turnus Plan giver dig mulighed for at få et overblik over hvilken arbejdskalender de enkelte medarbejdere arbejder efter i indeværende uge og 7 uger frem. Dette er specielt nyttigt hvis medarbejderne arbejder efter en skifteholdsturnus med skiftende arbejdskalendere. Der kan naturligvis grupperes og filtreres på normal vis i oversigt. Et eksempel kunne se således ud. 48

49 Daglig Status Denne funktion viser en oversigt over medarbejdernes registreringer for den valgte dato. Den medtager både registreringer i kladden og de registreringer der allerede er bogført. TIP! Funktionen foreslår som standard dags dato, men du kan ændre datoen øverst i vinduet og herefter klikke på knappen Opdater, så vises data for den valgte dag. 49

50 Kørsler I nogle tilfælde indarbejdes der funktionalitet der er helt specifik for en enkelt kunde. Det kunne f.eks. være en funktion til indlæsning af nye medarbejdere fra en kommasepareret fil der igen er dannet i et selvstændigt lønsystem. Denne slags funktionen vil være placeret under Kørsler i easyourtime Basic. Her vælger man blot den ønskede funktion og klikker herefter på knappen Kør. Afhængig af hvilken funktion der er tale om vil der muligvis bliver åbnet et nyt vindue eller stillet nogle spørgsmål der skal svares på. Udskrifter Funktionen til udskrift af diverse rapporter finder du i hovedmenuen under easyourtime Basic. Når du vælger denne åbnes et vindue som det følgende: 50

51 I medarbejder listen der er placeret øverst i vinduet kan du opsætte forskellige filtreringer se hvilke medarbejdere der i givet fald bliver medtaget i udskriften. Du kan herefter angive et dato interval. Til sidst vælger du en udskrift i rapport oversigten nederst til højre i vinduet. Klik herefter på Udskriv. Du får herefter mulighed for at se indholdet af rapporten inden du udskriver den. Begivenheder easyourtime Basic kan håndtere begivenheder som f.eks. fødselsdage og jubilæer. Når opsætningen af dette, som beskrives herunder, er på plads så kan easyourtime Basic dels sende en påmindelsesmail et givet antal dage før og dels kan systemet offentliggøre begivenheden på login vinduet, hvis dette ønskes. Opsætning af begivenheder Der er et par ting der skal være på plads før begivenheds funktionen virker. Hvis man ønsker at behandle fødselsdage som en begivenhed skal der på de enkelte medarbejdere angives en fødselsdato. Dette gøres på medarbejder kortet i feltet CPR-nr. Det er i denne forbindelse ikke nødvendigt at angive de sidste fire cifre i CPR nummeret. 51

52 I hovedmenuen under Opsætning kan du vælge punktet Begivenhed. Det åbner et vindue som det følgende: Her angives de forskellige begivenheder. Der skal angives en entydig Event Kode (Begivenheds kode). Der kan desunde angives kort beskrivelse af den enkelte begivenhed. I type feltet angives et type nummer, f,eks 1 for fødselsdage og 2 for jubilæum. Kolonnen Kriterie er ganske væsentlig i denne funktion. Den bruges til at specificere hvilke fødselsdage eller jubilæer der skal reageres på. Vil man f.eks. kun have reaktioner på runde fødselsdag, så angives de runde fødselsdage man vil medtager adskilt af et komma dvs. som følgende 20,30,40,50 osv. Vil man have halvrunde fødselsdage med så til føjes de på samme måde, f.eks , 35 osv. Ved jubilæer angives de jubilæer systemet skal medtage på samme måde. Systemet kan desuden sende en påmindelses mail til udvalgte nøgle personer. Det sættes op ved at angive adresser på de relevante personer i kolonnen Mail Til. Der kan angives mere end en adresse. De enkelte adresser adskilles i så fald med et semi-kolon. I kolonen Mail Dage Før angives det hvor mange dage før begivenheder indtræffer at mailen skal sendes. Endelig kan man i kolonnen Vis På Login angive om begivenheden skal vises på login vinduet. Hvis der sættes flueben i denne kolonne vil begivenhed blive vist i login vinduet i fraværslisten. 52

53 Brug af login vinduet Afhængig af den valgte system opsætning kan en eller flere dele af login vinduet være deaktiveret. Det første medarbejderen ser i login vinduet er selv login-fuktionen. Her kan der vises følgende: Øverst til venstre i login vinduet kan medarbejderen indtaste sin medarbejder kode og herefter vælge at klikke på knappen Login med musen eller trykke på Enter tasten. Afhængig af system opsætningen vil det indtastede blive vist enten som det er tastet ind eller som prikker. Udover login feltet er der, afhængig af system opsætningen, mulighed for at se en oversigt over medarbejdere der er fraværende og en oversigt over medarbejdere der er på arbejde. Besked til medarbejderen Hvis der er oprettet en besked til medarbejderen vil denne blive vist o forbindelse med at der logges ind. Denne besked kan se ud som følgende: Her kan du klikkes på Yes for at bekræfte at beskeden er læst. 53

54 Bemærk! I nogle tilfælde er det ikke nok at klikke på Yes. Det vil i så fald fremgå af meddelelsen. Er dette tilfældet skal nu i feltet nederst til venstre indtaste dit medarbejder ID. Hvis du logger ind ved hjælp af en TAG eller et stregkode kort kan du scanne dette en gang mere for at bekræfte at meddelelsen er læst. Muligheder når der er logget ind Når medarbejderen er logget ind er der i første omgang følgende muligheder: Når medarbejderen ønsker at stemple ind klikkes der på denne knap eller der trykkes på F2 tasten. Hvis medarbejderen stempler ind for tidligt eller for sent kan medarbejderen blive bedt om at angive årsag til dette (se afsnittet om opsætning af arbejdstyper tidligere i denne vejledning). Når medarbejderen ønsker at stemple ud klikkes der på denne knap eller der trykkes på F7 tasten. Hvis medarbejderen stempler ud for tidligt eller for sent kan medarbejderen blive bedt om at angive årsag til dette (se afsnittet om opsætning af arbejdstyper tidligere i denne vejledning). Hvis systemet er sat op til at medarbejdere skal stemple når de går til pause benyttes denne knap når medarbejderen går til pauser. Alternativt kan medarbejderen trykke på F6 tasten. Når medarbejderen har afsluttet til pause klikkes der på denne knap. Alternativt kan der trykkes på F6 tasten. 54

55 Hvis der klikkes på denne knap eller der trykkes på F5 tasten - får medarbejderen mulighed for at anmode om fravær. Dette beskrives senere i denne vejledning. Ved at klikke på denne knap eller ved at trykke på F9 tasten - gives der adgang til yderligere funktioner i login vinduet. Disse beskrives senere i denne vejledning. Når medarbejderen har stemplet ind eller ud eller har foretaget det vedkommende loggede ind for at gøre, klikkes der på denne knap for at logge ud. Alternativt kan der trykkes på Esc tasten. Fravær Når medarbejderen er logget ind har vedkommende mulighed for at se hvad der ligger af planlagt fravær for vedkommende både det der er afholdt og evt. kommende fravær. Kolonnen Godkendt angiver om det pågældende fravær er blevet godkendt. 55

56 Medarbejderen har mulighed for at anmode om fravær. Ved at klikke på denne knap tilføjes en blank linje i fraværs oversigten. Her kan der angives en startdato og en slutdato for fraværet, samt en fraværstype. Hvis det ønskes kan der også tilføjes en kort kommentar til fraværet. Hvis systemet er sat op til det vil der, når medarbejderen forlader fraværsoversigten, blive sendt en mail til medarbejderens holdleder eller, hvis en sådan ikke findes, til en forud defineret standard modtager. Vedkommende har så mulighed for at kigge på om fraværet kan godkendes (se evt. afsnit om godkendelse af fravær tidligere i denne vejledning). Efterfølgende vil medarbejderen igen kunne gå ind i fraværslisten og se om det bestilte fravær er blevet godkendt. Funktioner Når medarbejderen er logget ind er der mulighed for at benytte forskellige funktioner. Det er opsætningen af systemet der bestemmer hvilke funktioner der er tilgængelige, så det er ikke nødvendigvis alle de funktioner, der beskrives i det følgende, der er tilgængelige. Skift afdeling Hvis der er behov for det, så kan medarbejderen skifte afdeling i løbet af dagen. Dette gøres på følgende måde: Først vælges den ønskede afdeling i listen til venstre i vinduet. Derefter klikkes der på knappen Skift Afdeling eller der trykkes F5. Medarbejderen bliver herefter stemplet ud og derefter ind igen. Den nye indstempling bliver nu registreret på den valgte afdeling. Der kan skiftes afdeling et vilkårligt antal gange pr. dag. 56

57 Vis Perioder Det er mulig at få vist en oversigt over tidligere bogførte tids registreringer, fordelt på løn perioder. Forudsætningen er, at der er oprettet de nødvendige løn perioder (se afsnittet om oprettelse af løn perioder tidligere i denne vejledning). Når der klikkes på knappen Vis Perioder vises der herefter to lister. I listen til venstre vises de lønperioder der kan vælges imellem. I listen til højre vises de bogførte poster for den valgte løn periode. Send besked Denne funktion giver medarbejderen mulighed for at sende en besked til holdlederen. Når der klikkes på knappen Send besked vises et vindue som følgende: 57

58 Her kan man først indtaste beskeden og derefter klikke på knappen Send Besked. Hvis beskeden er sendt uden problemer vil der blive sat et flueben i feltet Besked sendt. 58

59 Aktiviteter i forbindelse med nytår I forbindelse med nytår er der nogle ting du skal være opmærksom på. Oprettelse af helligdage Der skal oprettes helligdage for det kommende år. Dette gøres under easyourtime Basic Opsætning. Her vælges punktet Arbejdskalender. Klik herefter på knappen Arbejdskalender nederst i vinduet. I menuen der vises ved knappen vælges Hellig dage. Du får herefter vist en oversigt over allerede oprettede helligdage. Her klikker du på knappen Dage og vælger Opret Helligdage i menuen. År Angiv det årstal der skal oprettes helligdage for. Arbejdstype Angiv hvilken arbejdstype der skal benyttes for helligdage Opret første maj og Opret Grundlovsdag Angiv om første maj og Grundlovsdag skal oprettes Arbejdskalendere Sæt flueben i kolonnen Opret Dage ud for de arbejdskalendere hvor du vil have oprettet helligdage. Oprettelse af løn perioder Hvis systemets muligheder for løn perioder benyttes, skal der oprettes nye løn perioder for det kommende år. Under easyourtime Basic Opsætning vælger du Løn Perioder. Dette åbner et vindue hvor du får vist de eksisterende løn perioder. Her klikker du på knappen Nye Perioder nederst i vinduet. 59

60 Løn periode Angiv hvilken løn periode du vil oprette nye løn perioder. Periode type Angiv hvilken type perioder du vil oprettet. Du kan vælge mellem Uge, 14dage og Måned. Ugenr i periodenavn Angiv hvilke uge numre der skal indgå i periodenavn. Du kan vælge mellem Første, Sidste og Begge. Dette har kun betydning for 14 dages perioder. Start dato Angiv startdatoen for den første hele periode i det nye år. Klik herefter på knappen Opret. Et øjeblik senere er perioderne oprettet og du kan klikke på OK. 60

61 Support Har du brug for hjælp, eller er der noget du er i tvivl om har du følgende muligheder: - I en del vinduer er der mulighed for at klikke på knappen Hjælp. Det åbner et nyt vindue med beskrivelse af de muligheder du har i den pågældende funktion. - Du kan prøve at kigge i Appendiks B i denne vejledning og se om der skulle være en beskrivelse af dit problem og hvordan det løses. - Du kan prøve at kigge i vores forum på adressen Her vil der løbende blive tilføjet information om forskellige situationer man som bruger kan komme ud i og hvordan de løses. - Du kan sende en mail til vores support funktion på adressen [email protected]. - Du kan ringe til os på telefon Telefonen er bemandet mandag, tirsdag, onsdag og torsdag fra kl. 08:00 til kl. 16:00 og fredag fra kl. 08:00 til kl. 15:30. Vi har også mulighed for at overtage din pc og guide dig igennem eventuelle problemer. Det foregår ved hjælp af programmet GoTo Assist Express som laves af Citrix. Dette kræver at du kontakter os telefonisk. Du kan under easyourtime Basic finde punktet Support. Dette åbner et vindue som vist næse side. I dette vindue kan du indtaste den 9 cifrede kode (Support Key) som vi oplyser dig om. Herefter klikkes der på knappen Connect Now. Dette vil åbne din web browser som vil begynde at hente et lille program. Afhængig af din systemopsætning vil du undervejs blive spurgt om du vil tillade at programmet bliver hentet og om du vil tillade at programmet bliver kørt. Dette skal du svare ja eller kør til. Bemærk! Hvis du kører easyourtime Basic via en terminal session fungerer support funktionen ikke altid. I så fald kontaktes Adm4you. Du vil så blive guidet igennem så vi midlertidigt kan overtage din pc. Når programmet er hentet og starter op, så vil du på et tidspunkt blive spurgt om du vil tilsluttes en session. Dette skal du svare Ja til. Hvis alt går vel, vil vi kort tid efter kunne overtage din pc. 61

62 TIP! Den Support Key du indtaster virker kun den ene gang. Når forbindelsen afbrydes igen, bliver det lille program du har hentet automatisk slettet igen sammen med den indtastede kode. Vi kan med andre ord kun overtage din pc når du tillader det. 62

63 Appendiks A Udvidet opsætning af easyourtime Basic Brugeropsætning. Der er flere former for styring af rettigheder indbygget i easyourtime Basic. På server niveau er der oprettet nogle grupper der styrer en del af rettighederne den enkelte bruger har i systemet. Denne del af rettighedskontrollen styres af jeres IT afdeling og/eller af Adm4you. Disse vil ikke blive beskrevet yderligere i denne vejledning. Blot skal det bemærkes at hvis der ikke oprettes yderligere bruger opsætning, som beskrevet i det efterfølgende, så vil det udelukkende være disse server grupper der styrer rettighederne for den enkelte bruger. Ud over den nævnte rettigheds kontrol er der yderligere mulighed for at styre hvilke funktioner den enkelte bruger. Dette gøres under Opsætning under easyourtime Basic. Her vælges punktet Brugere. Det åbner et vindue som følgende: Her kan man for hver bruger angive hvilke rettigheder brugeren har, samt opsætte afgrænsninger så den enkelte bruger kun kan se eksempelvis en enkelt afdeling, et enkelt distrikt osv. Kolonnerne Godkend Dage Bagud og Godkend Dage Frem angiver hvor mange dage tilbage i tiden og frem i tiden den enkelte bruger kan godkende kladden. 63

64 Kolonnen Godkendelses Niveau styrer hvilke rettigheder brugeren har i kladden. Niveauerne har følgende betydning. Godkendelses niveau 1 Brugeren har ret til at kigge i kladden, men kan ikke rette, godkende eller bogføre kladden Godkendelses niveau 2 Brugeren kan rette og godkende kladden, men kan ikke bogføre kladden. Godkendelses niveau 3 Brugeren kan rette, godkende og bogføre kladden. Kolonnen Start Up Script styrer hvordan DAB starter op. Pt. er det kun muligt at angive 150 som opstarts script. Dette vil medføre at menuerne i DAB skjules og login vinduet vises. Denne indstilling bruges kun på brugere der er tilknyttet pc er hvor medarbejdere stempler ind og ud. Nederst i vinduet kan der sættes yderligere begrænsninger for hvad den enkelte bruger kan se. Her kan det angives hvilke kladder den enkelte bruger kan se eller hvilken afdeling, distrikt osv. brugerne må se. TIP! Hvis der sættes begrænsninger på hvilke afdelinger osv. en bruger kan se, så slår dette også igennem på bl.a. medarbejderlisten. I den øverste del af vinduet kan kolonnen Skin også ændres. Kolonnen Skin styrer udseendet på DAB programmet. Vælger man f.eks. det skin der hedder Xmas2008blue skifter DAB udsende til følgende: 64

65 65

66 Sagsbehandler Hvis du på medarbejderkortet har behov for at tilknytte en sagsbehandler på den enkelte medarbejder, så skal sagsbehandleren først være oprettet. Dette gøres under easyourtime Basic under Opsætning ved at vælge punktet Sagsbehandler. I det vindue der åbnes har du herefter mulighed for at angive en sagsbehandler kode, navnet på sagsbehandleren samt eventuelt adresse og telefon nr. På medarbejder kortet kan der herefter tilføjes den ønskede sagsbehandler. Bemærk at du også her kan klikke på pilen til højre i feltet (eller trykke F6) for at få vist en oversigt over de mulige sagsbehandlere. 66

67 Dimension Under easyourtime Basic kan du vælge punktet Dimension. Dimension giver dig mulighed for at definere op til fem felter der derefter fremgår af medarbejder kortet. For hver dimension har du mulighed for at angive et valgfrit antal værdier som den pågældende dimension kan antage. I den øverste del af vinduet angives de enkelte dimensioner. Bemærk at der her er mulighed for at lave både en dansk og en engelsk udgave af hver enkelt dimension. DAB finder ud fra brugerens sprogopsætning ud af hvilken sprog-version der skal benyttes. Først angives et dimensions nummer. Herefter angives sprogkode og endelig angives en beskrivelse af den pågældende dimension. I den nederste del af vinduet kan du for hver dimension angive de forskellige værdier den enkelte dimension kan antage. På medarbejderkortet vil de oprettede dimensioner herefter blive vist som illustreret herunder. Ved at klikke på pilen til højre i det enkelte dimensions felt (eller ved at trykke F6) på medarbejder kortet, får du vist de mulige værdier for det enkelte felt. 67

68 Skabelon Under easyourtime Basic Opsætning kan du vælge punktet Skabelon. Skabeloner bruges til at definere forskellige standard opsætninger for medarbejdere. Derefter kan du på medarbejder kortet angive en given skabelon og på den måde hurtigt tilpasse medarbejderen. Først angives en entydig skabelons kode. Denne kan være op til 20 karakterer lang. Herefter udfylder du de felter du har brug for i den enkelte skabelon TIP! Hvis du har oprettet dimensions felter (beskrevet tidligere i denne vejledning) vil disse også være tilgængelige i skabelonen. 68

69 Appendiks B Kendte fejl situationer og deres løsning I dette appendiks beskrives nogle kendte eksempler på fejl situationer og hvordan disse løses. Disse eksempler er et uddrag af indlæg fra Adm4you s online forum. Har du eksempler på situationer der ikke er beskrevet her kan du prøve at tjekke Her vil der være yderligere beskrivelser af forskellige situationer. Ved at tilmelde dig som bruger på dette forum vil du også have mulighed for at komme med kommentarer til eksisterende indlæg og for at oprette dine egne indlæg f.eks. med spørgsmål vedr. situationer du måtte være stødt på om som ikke er beskrevet. Kladdelinje oprettes ikke automatisk for medarbejdere Hvis medarbejdere ikke automatisk får oprettet kladdelinjer med mindre de stempler ind så skyldes det oftest at medarbejderen ikke er markeret som aktiv. Medarbejderen sættes aktiv på følgende måde: Under Komme & Gå vælges Medarbejder I medarbejder listen vælges den ønskede medarbejder Klik herefter på fanebladet Medarbejder kort Der sættes flueben i feltet Aktiv. Klik herefter OK. Medarbejderen er nu markeret som aktiv og vil fremover få oprettet kladdelinjer for de dage der fremgår af vedkommendes arbejdskalendere En anden årsag kan være at en medarbejder er tilknyttet en arbejdskalender hvor den aktuelle ugedag ikke er oprettet. I så fald vil medarbejderen kun blive oprettet i kladden hvis og når vedkommende stempler ind. Du kan dog i sjældne tilfælde komme ud for at ovenstående er i orden og der alligevel ikke bliver oprettet kladdelinjer automatisk. I så fald kan det skyldes at det job, der afvikles på serveren, som opretter kladdelinjerne ikke er blevet afviklet. I de fleste tilfælde bliver Adm4you underrettet om eventuelle problemer via en automatisk . Dette kan dog, afhængig af system- og serveropsætning være blokeret af sikkerhedshensyn. Tilsvarende kan der i nogle tilfælde være spærret for at vi kan gå ind bag om systemet og se hvad problemet er. I så fald kan du få din IT supporter til at undersøge om den komponent på serveren, der hedder SQL Server Agent er startet eller om kørslen af jobbet er gået galt. Medarbejdere kan ikke vælge selvvalgte tillæg i login vinduet For at kunne vælge et selvvalgt tillæg i login vinduet skal følgende være på plads: Under Opsætning/System Opsætning skal feltet Selvvalgt tillæg være aktiveret. Under Opsætning/Profil skal kolonnen Vælg Tillæg På Login være aktiveret for de profiler, hvor der skal kunne vælges tillæg Under Gå Opsætning/Arbejdstype skal kolonnen Selvvalg være aktiveret for de relevante tillæg. Medarbejderen skal være stemplet ind for at kunne vælge et selvvalgt tillæg. Tillæg beregnes forkert i kladden Hvis tillæg beregnes forkert i kladden kan det skyldes at tillægget er oprettet som relativt tillæg. Det kan tjekkes under easyourtime Basic Opsætning/Arbejdskalender. 69

70 Forskellen på om et tillæg er relativt eller ej er følgende: Hvis et tillæg ikke er relativt er start- og sluttiden faktiske klokke slet. Er start tiden eksempelvis sat til kl. 16:00 og sluttiden til 18:00 vil tillægget kun kunne optjenes mellem kl. 16:00 og kl. 18:00. Er tillægget derimod relativt ændres start tiden og sluttiden fra at være klokke slet til at være time antal. Er et relativt tillæg eksempelvis oprettet med start 08:00 og slut 02:00 betyder det, at tillægget først kan optjenes efter 8 timers arbejde og derefter 2 timer frem. Er et relativt tillæg oprettet med samme start og slut som eksemplet her over dvs. med start 16:00 og slut 18:00 - vil tillægget først kunne optjenes efter 16 timer og vil derefter gælde 18 timer frem. Derfor er det vigtigt at der skelnes meget nøje mellem om et tillæg skal være relativt eller ej. Medarbejder kan ikke markeres som ansat/fratrådt Hvis man forsøger at markere en medarbejder som ansat eller fratrådt ved at klikke på feltet Ansat på medarbejder kortet kan dette ikke lade sig gøre. En medarbejder markeres som ansat på følgende måde: Under easyourtime Basic åbnes medarbejder listen. Vælg herefter den relevante medarbejder. I menuen til venstre i medarbejder listen kan du herefter vælge punktet Perioder. Dette åbner et vindue der viser medarbejderens eventuelle ansættelsesperioder. Indsæt en ny linie ved at trykke F3. Indsæt herefter medarbejderen ansættelses dato i kolonnen Start Dato og spring videre til den næste kolonne med TAB-tasten. Medarbejderen vil blive markeret som ansat når den dato der er angivet som ansættelses dato oprinder. En medarbejder markeres som fratrådt på følgende måde: Under easyourtime Basic åbnes medarbejder listen. Vælg herefter den relevante medarbejder. Vælge herefter Perioder i menuen til venstre i medarbejderlisten I det næste vindue der åbnes kan du herefter indsætte en slut dato på medarbejderens ansættelses periode. Denne dato kan uden problemer ligger frem i tid det vil sige at fratræder medarbejderen eksempelvis først ved udgangen af måneden så indtastes blot sidste dag i måneden. Dagen efter den indtastede fratrædelses dato vil systemet automatisk markere medarbejderen som fratrådt. Arbejdstype mangler i Tidspost Analyse Hvis en eller flere arbejdstyper mangler i Tidspost Analyse så kan det skyldes en af følgende årsager: Der er opsat en filtrering der udelukker arbejdstypen. Det behøver ikke nødvendigvis at være en filtrering på arbejdstypen selv. Hvis der f.eks. er opsat en filtrering på medarbejdere og denne filtrering tilfældigvis udelukker medarbejdere der har registreret tid på den pågældende 70

71 arbejdstype, så bliver arbejdstypen ikke vist i analyse. Tjek at Show All er slået til på alle felter i analysen. Der er ikke bogført noget på den pågældende arbejdstype i den valgte periode. Bemærk: Tidspost Analyse kigger udelukkende på de bogførte tidsposter. Det betyder at poster i kladden for den valgte periode ikke medtages i Tidspost Analyse. Tolerancer virker ikke for (nogle) medarbejdere Hvis tolerancerne (der sørger for at tilrette komme og gå tider efter arbejdskalenderen) ikke bliver overholdt så kan det skyldes en af følgende årsager: 1. Tolerancerne er ikke angivet eller ikke præcise nok på arbejdskalenderen. Dette tjekkes på følgende måde: Under Opsætning vælges Arbejdskalender. I arbejdskalenderen tjekkes kolonnerne Tolerance før start, Tolerance efter start, Tolerance før slut og Tolerance efter slut. Bemærk at tiderne i tolerance felterne angives i timer og minutter. En tolerance på f.eks. et kvarter skal således angives som 00:15. Hvis en tolerance skal angives som 00:00, skal du være opmærksom på en ting. Hvis det er første gang der bliver angivet noget i feltet - for eksempel fordi der er tale om en ny arbejdskalender - så er du i første omgang nødt til at skrive f.eks. 00:01 og hoppe hen til det næste felt. Derefter kan du hoppe tilbage til det oprindelige felt og skrive 00:00. Dette er ikke en fejl i DAB, men skyldes måden den bagved liggende database håndterer tomme dato felter. 2. Medarbejderen er ikke sat op til at tolerancer skal overholdes. Dette tjekkes på følgende måde: Under easyourtime - Basic vælges Medarbejder. I medarbejder listen vælges den relevante medarbejder. Herefter vælges Medarbejder kort i menuen til venstre i medarbejderlisten. På fanebladet Generelt tjekkes feltet Bruge Tolerancer. Hvis der er "flueben" i dette felt vil tolerancen fra medarbejderens arbejdskalender blive overholdt. Er der ikke sat "flueben" i feltet vil tolerancerne fra medarbejderens arbejdskalender blive ignoreret. 71

72 Appendiks C Genvejs kommandoer i dato felter I dato felter har du følgende standard kommandoer til rådighed ved indtastning af datoer: BOM Beginning Of Month. Denne indsætter første dag i indeværende måned som dato. EOM End Of Month. Denne indsætter sidste dag i indeværende måned som dato. YES Yesterday. Indsætter dagen i går som dato. TOD Today. Indsætter indeværende dag som dato. TOM Tomorrow. Indsætter dagen i morgen som dato. M Monday. Indsætter næste mandag som dato. TU Tuesday. Indsætter næste tirsdag som dato. W Wednesday. Indsætter næste onsdag som dato. THU Thursday. Indsætter næste torsdag som dato. FRI Friday. Indsætter næste fredag som dato. SA Saturday. Indsætter næste lørdag som dato. SU Sunday. Indsætter næste søndag som dato. Følgende genveje er afhængige af at SQL serveren kører med Danish (Dansk) som sprog. Køres der med engelsk sprog vil dagen være forskudt 1 dag da ugen efter engelsk/amerikansk kalender starter om søndagen. FIR First. Indsætter første dag i indeværende uge (mandag) som dato. SEC Second. Indsætter anden dag i indeværende uge (tirsdag) som dato Third. Indsætter tredje dag i indeværende uge (onsdag) som dato. FO Fourth. Indsætter fjerde dag i indeværende uge (torsdag) som dato. FIF Fifth. Indsætter femte dag i indeværende uge (fredag) som dato. 72

73 SI SEV Sixth. Indsætter sjette dag i indeværende uge (lørdag) som dato Seventh. Indsætter syvende dag i indeværende uge (søndag) som dato. 73