easyourtime Komme & Gå

Transkript

1 easyourtime Komme & Gå adm4you 2009 Revision 1.31 Side 1

2 INDHOLD Indhold... 2 Teknisk system opsætning... 5 Licens filen... 5 Rettigheder... 6 Oprettelse af forbindelser... 7 Skift sprog... 8 Opstarts parametre på genvej... 9 Parameteren /script... 9 Parameteren /Kiosk... 9 Parameteren /Maximized...10 Navigation og generel brug af DAB...11 Hoved menuen...11 Genvejstaster...12 Genveje i dato felter...13 Søge vinduet...14 Tips i dab Vindues typer...15 Kort form...15 Tabel vinduer...16 System opsætning...19 Fanebladet Komme/gå...19 Fanebladet Firma info...23 Fanebladet Rapporter...24 Fanebladet ServiceNET...24 Opsætning af Komme & Gå...25 Afdeling...25 Distrikt...26 Arbejdstype...26 Tæller...31 Holdleder...33 Arbejdskalender...33 Kalender...34 Linie...35 Pause...35 Tillæg...35 Arbejdsfunktion...36 Arbejdstype...36 Helligdage...37 Oprettelse af helligdage Lønperioder...38 Oprettelse af lønperioder...40 Skiftehold...41 Postnr Kladde navne...41 Profil...42 Profil/Arbejdstype opsætning...44 Arbejdsfunktion...44 Kvalifikationer...45 Kvalifikation Niveau...46 Tildel TAG...46 TAG læsere...47 Løn Satser...48 Fejl log...48 Side 2

3 Adgangskontrol Arbejdsplan...49 Ugedag sortering...50 Komme & Gå...51 Medarbejder...51 Medarbejder kort...53 Medarbejder Generelt...54 Perioder...57 Oprettelse af medarbejder...58 Tidsposter...60 Rettelse af tidspost...60 Annulering af tidspost...61 Fravær...61 Beskeder...62 Personlige tillæg...63 Kvalifikationer...63 Arbejdskalender...64 Jobposter...64 Web brugere...64 Kladden...64 Udskriv...65 Medarbejder...66 Funktioner...66 Korrektionskladde...68 Fraværskalender...69 Fravær til godkendelse...70 Tidspost Analyse...71 Fraværsanalyse...73 Tæller Totaller...76 Arbejdsplan...77 Generer Beskeder...78 Generer Fravær...80 Medarbejdere på arbejde...81 Medarbejder Kapacitet...82 Login...84 Valg af arbejdskalender...85 Indstempling og udstempling...85 Pause stempling...86 Funktioner...88 Skift afdeling Vis Perioder...88 Send Besked...89 Vis Job Kladde...90 Selvvalgte Tillæg...91 Anmodning om fravær...92 Diverse oversigter...93 Pauser...93 Tillæg...93 Total for lønperiode...94 Flex saldo...94 Komme/gå for sent/tidligt...95 Udskrifter...96 Tidsposter pr arbejdstype...96 Løn bilag...96 Fordeling pr. arbejdstype...99 Tidsposter Afvigelser Time summering Planlagt Fravær Side 3

4 Tidsposter Summeret pr. medarbejder Tidsposter Time liste Flex Afvigelser Ofte forekommende opgaver Oprettelse af medarbejder Medarbejders fratrædelse Opdateringer til systemet Udførsel af opdateringen Support Side 4

5 TEKNISK SYSTEM OPSÆTNING Når du har installeret Data Application Builder klienten (i det følgende kaldet DAB) skal du sørge for at indlæse en licens fil og oprette forbindelser. Hver computer skal have en gyldig licens fil og have oprettet forbindelserne. Hvis du installerer på en terminal server kan hver burger have sin egen licens fil og forbindelser, men du kan også vælge at sætte systemet op som en central installation hvor brugerne deler forbindelserne. Dette gøres ved at foretage rettelser I DAB.INI filen. Der er 2 linier der afgør hvordan dette håndteres, nemlig: RegistryConnectionsKeyRoot=HKEY_LOCAL_MACHINE RegistrySettingsRootKey=HKEY_CURRENT_USER Ved at angive HKEY_LOCAL_MACHINE bliver indstillingerne fælles for alle brugere. Ved at bruge HKEY_CURRENT_USER bliver indstillingerne gjort individuelle for hver bruger. Den første linje afgør hvor forbindelses- og licensinformation gemmes. Det er enten i HKEY_LOCAL_MACHINE eller i HKEY_CURRENT_USER. Det er blot at ændre parameteren og genstarte DAB. Den anden linje sættes typisk til HKEY_CURRENT_USER. Her gemmes indstillingerne for størrelse på vinduer, grids og stort set alle andre indstillinger som en bruger kan ændre. Tip: Du kan installere og konfigurere DAB med licens fil og forbindelser og herefter eksportere indstillingerne ved hjælp af programmet RegEdit. Herefter kan du importere disse på andre computere, eksempelvis via et login script. Kontakt eventuelt din system teknikker for information om hvordan dette gøres. LICENS FILEN Standardopsætningen for licens filen er Link. I DAB.INI findes følgende linje: LicenseType=LINK Det betyder at du kan placere licens filen på en server og derefter linke hver enkelt klient til den fil. På denne måde kan du let opdatere licens filen. Hvis du har pc er der ikke har adgang til netværket som f.eks. en bærbar pc i felten er du nødt til at kopiere licens filen til et lokalt bibliotek på computeren. Hvis du under i DAB.INI angiver andet en Link for LicensType, f. eks "Copy" vil DAB gå ud fra at licens filen er placeret lokalt på pc en For at indlæse licens filen vælger du Hjælp -> Om Side 5

6 Her kan du se information om ejerskab og version. Du kan desuden klikke på knappen Vis Licens og se information om hvilke servere, databaser og objekter du har afgang til fra DAB. Klik på knappen Importer Licens Fil for at oprette linket til licens filen. Tip: Information om hvor licens filen er installeret gemmes i følgende nøgle i registreringsdatabasen [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\adm4you\DAB v2] "LicenseFileName"="C:\\Programmer\adm4you\DAB1.0\Poul.lic" Denne placering styres igen af DAB.INI. RETTIGHEDER I den database der ligger til grund for systemet er der oprettet tre roller, nemlig User, TeamLeder og SuperUser. Disse tre roller styrer hvilke rettigheder de forskellige medarbejdere har i systemets forskellige dele På den server hvor SQL-serveren er installeret skal der oprettes tilsvarende Security Groups, eventuelt med samme navne. På SQL serveren kan der på de nævnte roller tildeles adgang for de oprettede security groups. Herefter tildeles brugerne adgang ved Side 6

7 at tilknytte deres bruger ID til den relevante security group ud fra hvilke rettigheder de har behov for. De tre roller bruges på følgende måde: User: Bruges til de brugere der blot skal logge på og stemple ind og ud via login billedet i DABBS TeamLeader: Bruges til de brugere der skal kunne rette og godkende kladder og job kladder. Superuser: Bruges til de brugere der skal kunne så at sige alt, eksempelvis oprette medarbejdere, tildele TAGS, udfører system opdateringer og så videre. OPRETTELSE AF FORBINDELSER Når licens filen er på plads skal der oprettes mindst en forbindelse. DAB kan håndtere så mange forbindelser der måtte være behov for. Vælg Filer -> Databaseforbindelser. Side 7

8 Klik på Tilføj og angiv herefter et forbindelsesnavn. Herefter indtastes server adressen. Denne skal være identisk med den server der er angivet i licens filen. Servernavnet kan være et navn, en ip-adresse eller et link f.eks. sql.adm4you.com Herefter skal du angive om du vil bruge integreret sikkerhed hvilket er den anbefalede metode, hvis der køres i et domæne eller om du vil angive et brugenavn og kodeord. Hvis du vælger at angive et brugernavn og et kodeord skal du sætte flueben i feltet Husk kodeord. Vælg eller indtast herefter databasenavn og sørg for at der er sat flueben i Tilslut ved opstart. Hvis dette ikke gøres vil DAB ikke automatisk oprette forbindelse til databasen ved næste opstart. Det skal i så fald gøres manuelt hver gang DAB startes. Tip: Følgende indstillinger gemmes I registreringsdatabasen og kan eksporteres og herefter importeres på andre computere. [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\adm4you\DAB v2\connections\af65ngbzv4sy3eicojqdr8kmw7tp2lxh19] "ConnectionName"="DABBS" "ServerAddress"="SERVER" "DatabaseName"="DABBS" "Username"="" "Password"="EwU8HDt2Ia4=" "Authentication"="auWindows" "StorePassword"="False" "ConnectOnStartup"="True" "Encrypted"="False" SKIFT SPROG DAB er fler-sproget og hver applikation kan have et sæt oversættelser. Hver enkelt klient kan vælge sprog på følgende måde: Side 8

9 OPSTARTS PARAMETRE PÅ GENVEJ Som standard oprettet DAB installations programmet en genvej i startmenuen og på skrivebordet der starter DAB og hvis der er oprettet en forbindelse i DAB som automatisk tilslutter DAB til databasen så vil dette ske i forbindelse med opstarten af DAB På genvejen kan der tilføjes nogle parametre der får DAB til at starte op på en lidt anden måde. PARAMETEREN /SCRIPT Ved at anvende parameteren /script kan man få DAB til at udføre forskellige ting i forbindelse med opstarten. Eksempelvis vil /script=script.pas udføre script filen script.pas der er et standard script som tilslutter DAB til den første forbindelse der er defineret og herefter åbner form nr. 150 som i DABBS er Login vinduet (dette beskrives senere i denne vejledning). PARAMETEREN /KIOSK Denne parameter fortæller DAB at den skal skjule hovedmenuen (som normalt vises i venstre side af DAB) og menuerne øverst i DAB. Dette er kun anvendelig hvis der samtidig via parameteren /script er angivet automatisk opstart af forbindelse og Side 9

10 skærmbillede i en script fil. Parameteren fortæller samtidig DAB at den ikke kan lukkes på normal vis via Alt + F4 eller ved at klikke på lukke-ikonet øverst til venstre i DAB. DAB kan, når denne parameter benyttes, kun lukke ved at trykke Alt + Ctrl + Shift + F4. PARAMETEREN /MAXIMIZED Ved at benytte denne parameter fortælles DAB at den altid skal køre maksimeret og samtidig forhindres det at DAB kan minimeres. Der er således ikke direkte adgang til skrivebordet. Der kan dog opnås adgang til skrivebordet ved at trykke Windows-tasten + d. Side 10

11 NAVIGATION OG GENEREL BRUG AF DAB HOVED MENUEN DAB styrer hver enkelt applikation gennem en hovedmenu der har links til forms (vinduer), rapporter og funktioner. Nogle af menu punkterne har genveje, hvilket hjælper brugeren til at anvende de mest almindelige funktioner ved hjælp af tastaturet Menuen er, som det ses herover, opdelt i to hovedområder. Nederst ses de forskellige grupper i hovedmenuen. Øverst de punkter der tilhører den enkelte gruppe. De vises når der klikkes på den ønskede gruppe nederst i menuen. Hvis du er vant til at bruge Microsoft Outlook 2003, vil dette ikke være nyt for dig. Afhængig af hvilke rettigheder den enkelte bruger er tildelt vil nogle af menu punkterne ikke være tilgængelige. Tip: For at få mere plads på DAB s skrivebord kan man lukke hovedmenuen helt ved at klikke på denne knap. Side 11

12 Øverst i DAB programmet findes der en række små ikoner. Med disse ikoner kan du foretage følgende handlinger: Bladre tilbage til den første post i tabellen. Bladre tilbage til forrige post i tabellen. Bladre frem til den næste post i tabellen. Bladre frem til den sidste post i tabellen. Slette den aktuelle post. Dette kan også gøres ved at trykke F4. Tilføj en post til tabellen. Det kan også gøres ved at trykke F3. Sæt det valgte felt i redigeringstilstand. Dette kan også gøres ved at trykke F2. Skriv ændringer i det valgte felt til databasen. Opdatere skærmbilledet med de ændringer der er lavet i tabellen. Annullere ændringer der endnu ikke er skrevet til databasen. Åbner et søgevindue. Dette kan også gøres ved at trykke Ctrl + B. GENVEJSTASTER De fleste steder i DAB er det muligt at gøre brug af genvejstaster. For alle skærmbilleder er der nogle funktionstaster der altid er gældende. F2 F3 F4 F6 Alt + pil ned Alt + x, Ctrl + x Sætter det valgte felt i redigeringstilstand. Det svarer til at klikke i feltet med musen. Opretter/tilføjer en ny post i en tabel. Dette gælder både for tabelvinduer og kort-vinduer. Sletter den valgte post. Dette gælder både for tabelvinduer og kort-vinduer. I skærmbilleder hvor der benyttet opslagsfelter som dette aktiveres opslagsfunktionen. Dette åbner et nyt vindue hvor der kan vælges fra. Aktiverer drop-down liste med valgmuligheder ved denne type felter. Desuden kan man, hvis man har en ide om hvilke valgmuligheder der er tilgængelige begynde at taste de første bogstaver, så vises de valgmuligheder der er tilgængelig som starter med det indtastede. Mange dele af DAB kan bruges ved hjælp af genvejstaster. Der hvor der er muligt er der, hvis der er oprettet genveje, angivet hvilke taster der benyttes, f. eks Ctrl + F5. Andre genveje er angivet med en understregning af hvilket bogstav der benyttes sammen med Alt-tasten. For eksempel vil OK Side 12

13 knapper være mærket med OK (O er understreget). Det betyder at OK knappen kan aktiveres ved at trykke Alt + O. GENVEJE I DATO FELTER I dato feltet findes der nogle forkortelser der kan indtastes i stedet for datoer. Når der klikkes videre til et andet felt eller klikkes på en knap vil den relevante dato blive indsat. Det drejer sig om følgende: BOM EOM YES TOD TOM M TU W THU FRI SA SU Beginning Of Month. Denne indsætter første dag i indeværende måned som dato. End Of Month. Denne indsætter sidste dag i indeværende måned som dato. Yesterday. Indsætter dagen i går som dato. Today. Indsætter indeværende dag som dato. Tomorrow. Indsætter dagen i morgen som dato. Monday. Indsætter næste mandag som dato. Tuesday. Indsætter næste tirsdag som dato. Wednesday. Indsætter næste onsdag som dato. Thursday. Indsætter næste torsdag som dato Friday. Indsætter næste fredag som dato. Saturday. Indsætter næste lørdag som dato. Sunday. Indsætter næste søndag som dato. Følgende genveje er afhængige af at SQL serveren kører med Danish (Dansk) som sprog. Køres der med engelsk sprog vil dagen være forskudt 1 dag da ugen efter engelsk/amerikansk kalender starter om søndagen. FIR SEC THI FO FIF SI First. Indsætter første dag i indeværende uge (mandag) som dato. Second. Indsætter anden dag i indeværende uge (tirsdag) som dato Third. Indsætter tredje dag i indeværende uge (onsdag) som dato. Fourth. Indsætter fjerde dag i indeværende uge (torsdag) som dato. Fifth. Indsætter femte dag i indeværende uge (fredag) som dato. Sixth. Indsætter sjette dag i indeværende uge (lørdag) som dato Side 13

14 SEV Seventh. Indsætter syvende dag i indeværende uge (søndag) som dato. SØGE VINDUET Det er muligt at søge i både tabel-fvinduer og kort-vinduer (disse beskrives i næste afsnit). Dette gøres ved at klikke på et nyt vindue som dette: ikonet eller ved at trykke Ctrl + B. Dette åbner Søgningen vil foregå i det felt der er valg i tabellen eller på kort-vinduet. TIPS I DAB. For de fleste felter i skærmbillederne er der hjælp at hente ved at holde musen hen over et ønsket felt og derefter kigge på statuslinjen nederst i DAB. Her vise en kort beskrivelse af feltet: Side 14

15 VINDUES TYPER DAB har 2 typer vinduer (også kaldet forms). Et kort-vindue der viser indholdet af en enkelt post eller en tabel-form der viser en eller flere poster. Disse 2 typer kan kombineres på en form som en master-detail form. DAB kan have lige så mange datasets tilknyttet på en form som der er brug for. KORT FORM Denne type bruges primært til at vise enkelte poster med mange felter, som f. eks medarbejder tabellen. Denne form viser information fra medarbejdertabellen. Den kan deles op på 1 eller flere faneblade og have menu knapper med undermenuer som i dette tilfælde. DAB gemmer ændringer med det samme, så hvis du lukker et vindue ved at klikke OK eller ved at trykke på Esc-tasten gemmes informationen. Nogle felter tvinger databasen til at gemme informationen med det samme som f. eks Postnr. feltet i vinduet herover. Efter at du har indtastet postnummeret gemmes det og bynavnet vises, hvis det kan findes. Nogle felter tvinger ikke databasen til at gemme informationer, som f. eks Navn feltet, hvilket betyder at hvis du får indtastet noget ved en fejltagelse så kan du ved at klikke på Annuller sørge for at ændringen bliver ignoreret. Du kan flytte rundt mellem felterne ved hjælp af TAB tasten som i normale Windows programmer Shift + TAB flytter baglæns. DAB applikationer er tastatur venlige, så det er muligt at navigere rundt udelukkende ved hjælp af tastaturet. I dette tilfælde kan du eksempelvis bruge Alt+m til at aktivere Medarbejder knappen eller Alt + s til at vælge fanebladet Opsætning. Tip: Denne type opslagsfelter kan aktiveres ved at trykke F6. Side 15

16 TABEL VINDUER Disse er de meste almindelige forms i DAB applikationer. De har mange effektive faciliteter til at filtrere, sortere, gruppere o.s.v. Du kan definere filtre ved at klikke på pilen til højre for feltnavnet. Herefter vises en liste over mulige valg eller du kan vælge at opbygge dit eget filter ved at vælge Custom. Hvis en filtrering er aktiv, så vises det nederst i vinduet. Ved at klikke på knappen med det lille kryds fjernes filtreringen permanent. Ved at klikke fluebenet væk sættes filtreringen midlertidigt ud af kraft og kan derefter aktiveres igen med at sættet fluebenet igen. Du kan sortere på koloner ved ganske enkelt at klikke på feltnavnet. Bemærk den lille trekant der vises til højre i overskriftsfeltet. Den viser om der sorteres i stigende eller faldende orden. Side 16

17 Hvis du klikker en gang mere sorteres listen i faldende orden Du kan også ganske enkelt gruppere på et eller flere niveauer som du måtte ønske. Du trækker ganske enkelt de enkelte felter om i grupperings-området. Alle disse indstillinger gemmes i registreringsdatabasen, så når brugeren åbner vinduet næste gang så huskes indstillingerne som de var da vinduet blev lukket. Bemærk dog at hvis der er lavet ændringer til skærmbilledet (disse udføres af Adm4you) vil filtreringer m.v. blive nulstillet. Du kan gendanne indstillinger ved at klikke på et felt navn med højre musetast. Herefter kan du bruge disse muligheder f. eks Clear sorting der fjerner evt. sortering og endda gemme kolonner eller tilføje dem til tabellen ved hjælp af Field Chooser. Side 17

18 Hvis du højreklikker i tabellen får du menuen som vist herunder. Her kan du vælge at eksportere indholdet af tabellen til forskellige filformater. Du kan også vælge at eksportere direkte til Excel. Export to Excel funktionen er særdeles anvendelig og den sørger for at eventuel filtrering, gruppering og sortering også bliver eksporteret. Side 18

19 SYSTEM OPSÆTNING Systemopsætning styrer hvordan Komme & Gå systemet agerer i de forskellige dele af systemet. De bør kun rettes hvis det er absolut nødvendigt. I tvivlstilfælde bør Adm4you kontaktes inden. FANEBLADET KOMME/GÅ I opsætning til Komme/Gå har du følgende muligheder: Auto indsæt medarbejdere Denne indstilling afgør om der automatisk oprettes kladde linjer for de enkelte medarbejdere der er markeret som aktive (dette beskrives senere) på de dage de forventes at møde ifølge deres arbejdskalender. Auto indsæt fravær Autogodkend Denne indstilling afgør om der automatisk oprettes fravær i kladden for de enkelte medarbejdere. Fraværet skal være oprettet for den enkelte medarbejder i forvejen (dette beskrives senere). Denne indstilling afgør om der foretages automatisk godkendelse af kladde linjer, hvor medarbejderne er stemplet ind og ud som forventet ifølge deres arbejdskalender og at deres pauser også svarer til arbejdskalenderens. Automatisk godkendelse finder kun sted Side 19

20 i de tilfælde hvor der kun er én linie med ind og udstempling. Er der flere semplingslinier, f.eks. på grund af skift af afdeling i løbet af dagen, autogodkendes linien ikke. Selvvalgt tillæg Ændre afdeling Benyt mail funktion Standard mail modtager Brug mail ved nyt fravær Mail ved bogfør fravær Mail server Angiver om medarbejderne via login billedet har mulighed for selv at vælge tillæg ud over de tillæg der er oprettet i deres arbejdskalender. Angiver om medarbejderne, via login billedet, har mulighed for at skifte afdeling i løbet af dagen. Dette har betydning hvis deres registrerede tid skal fordeles på de enkelte afdelinger. Angiver om der skal benyttes nogle af de mail funktioner der er indbygget i DABBS. Dette kræver at der installeres et mailprogram (xp_smtp_sendmail) på SQL serveren. I tvivlstilfælde kontaktes Adm4you Hvis mail funktionerne benyttes skal der angives en adresse på en standard mail modtager. Hvis der af en eller anden grund ikke kan findes en mail adresse på den person der skal sendes en mail til, så bliver mailen i stedet sendt til standard mail modtageren. Dette sikrer at der ikke går mails tabt. Fra logen billedet har medarbejderne mulighed for at anmode om fravær (ferie, afspadsering o.s.v.). Hvis denne funktion er aktiveret vil systemet forsøge at sende en besked til medarbejderens holdleder om at der er oprettet en anmodning om fravær. Dette forudsætter at der er angivet en adresse på holdlederen (dette beskrives senere). Angiver om der skal sendes en til den enkelte medarbejder når der bogføres fravær fra kladden. Dette kræver at der er angivet en adresse på de enkelte medarbejdere. Her angives navnet eller IP-adressen på den server der benyttes til afsendelse af mails fra DABBS Fraværskalender dage bagud Denne indstilling afgør hvor mange dage tilbage i tiden der vises fravær i fraværskalenderen. Fraværskalender dage frem Denne indstilling afgør hvor mange dage frem i tiden der vises fravær i fraværskalenderen. Standard sprog kode Denne indstilling afgør på hvilket sprog fejlmeddelelser, udskrifter o.s.v. vises. Denne indstilling bør normalt ikke ændres. Ekstra medarbejder vindue Vises hvilket vindue der bruges hvis der er tilføjet specielle funktioner vedr. medarbejdere. Denne indstilling bør ikke ændres. Side 20

21 Login Skærm Bredde Login Skærm Højde Vis Login Maksimeret Firma navn i udskrifter Antal Fraværsdage Frem Vis Mødetid På Login Vis Slet På Login/Fravær Denne indstilling styrer bredden på login billedet. Denne indstilling bør ikke ændres. Denne indstilling styrer højden på login billedet. Denne indstilling bør normalt ikke ændres. Hvis denne indstilling aktiveres vil login billedet altid blive vist i maksimeret tilstand. Denne indstilling ignorerer indstillingerne Login Skærm Bredde og Login Skærm Højde. Angiver om der skal vises firma oplysninger (navn, adresse telefon o.s.v.) i udskrifter. Dette forudsætter at der under fanebladet Firma info. er angivet de relevante oplysninger. Dette har pt. betydning for udskrifterne Lønbilag og Tidsposter pr. arbejdstype. Disse beskrives senere. Denne indstilling styrer hvor mange dage frem der vises fravær for i login billedet. Angiver om der i den oversigt, der kan vises på Login, vinduet over fremmødte medarbejdere også vises mødetidspunkt. Angiver om der i fraværs funktionen på Login billedet skal være mulighed for at slette fravær. Vis Første Stempling på Login Angiver om der i oversigt, på login vinduet, over fremmødte medarbejdere vises første stempling eller møde tid korrigeret i forhold til arbejdskalender (dette beskrives senere). Filtrer Arbejdstype på Login Angiver om der skal ske en filtrering af de arbejdstyper der kan vælges mellem ved for sen/tidlig ind/ud stempling ud fra medarbejderens profil (dette beskrives senere) Antal Dage I Info Pane Brug kun TAG Maks. længde arbejdsdag Denne indstilling bruges til at styre hvor mange dage der vises i de kalender vinduer der benyttes i DABBS. Denne indstilling styrer om medarbejder kun kan stemple ind og ud ved hjælp af TAGS Denne indstilling afgør hvor lang en arbejdsdag maksimalt kan være. Overskrides denne vil medarbejderen ved næste login skulle stemple ind på en ny arbejdsdag. Denne indstilling afgør desuden hvornår der indsættes slut tid på en medarbejder hvis Brug autoindsæt slut tid er aktiveret (se herunder). Vælg arbejdskalender hver uge Denne indstilling afgør om medarbejderne skal vælge en arbejdskalender når de stempler ind første gang i en given uge. Maskeret login tekst Denne indstilling afgør om den medarbejderkode der indtastes ved login vises i klar tekst eller som prikker/stjerner. Side 21

22 Brug autoindsæt slut tid Denne indstilling afgør om der automatisk indsættes en slut tid på medarbejdere når Maks. længde arbejdsdag (se herover) er overskredet. Hvis dette er tilfældet indsættes den tid medarbejderen ifølge arbejdskalenderen skulle være gået hjem. Denne funktion kræver at der foretages en speciel opsætning på SQL serveren. Kontakt Amd4you hvis den funktion ønskes aktiveret. Vis medarbejdere på arbejde Denne indstilling styrer om der på login billedet vises en oversigt over de medarbejdere der er stemplet ind. Vis fravær på login Vis perioder på login Brug Finger Print Læser TAG forsinkelse Kladde Vis Pause Tid Kladde Vis Total Tid Angiver om der vises en oversigt over fraværende medarbejdere på login billedet. Angiver om medarbejderne skal have adgang til at se deres stemplinger fra tidligere lønperioder på login billedet. Angiver om der kan foretages login ved hjælp af aflæsning af fingeraftryk. Dette kræver installation af ekstra udstyr og anvendes derfor kun efter aftale med Adm4you. Angiver hvor mange sekunder der skal gå mellem hver indlæsning af en TAG før det opfattes som to forskellige stemplinger. Angiver om den samlede pause tid skal vises i kladde linien i øverste del af kladden Angiver om den samlede tid i timer og minutter skal vises i kladde linien i øverste det af kladde. Kladde Vis Total Tid Decimal Angiver om den samlede tid, i decimal form, skal vises i kladde linien i den øverste del af kladden. Kladde Vis Smiley Kladde Vis Tillægstid Angiver om der skal vises en smiley i kladde linien som angivelse af kladde liniens status. Angiver om den samlede tilllægstid skal vises i kladde linien i den øverste del af kladden. Side 22

23 FANEBLADET FIRMA INFO I dette faneblad kan der angives firma oplysninger til brug ved udskrifter hvor visning af firma information er understøttet. Dette drejer sig pt. om udskrifterne Lønbilag og Tidsposter pr. arbejdstype. Side 23

24 FANEBLADET RAPPORTER På dette faneblad vises hvilke rapporter der benyttes til forskellige udskrifter. Disse ændres kun efter aftale med Adm4you. FANEBLADET SERVICENET Benyt adgangskontrol i arbejdsplan Denne indstilling angiver om der skal benyttes adgangskontrol i arbejdsplanen (dette beskrives senere). Øvrige indstillinger under ServiceNET benyttes ikke i Komme & Gå systemet. De øvrige faneblade i vinduet benyttes ikke i forbindelse med Komme & Gå systemet. Side 24

25 OPSÆTNING AF KOMME & GÅ I hovedmenuen kan du i gruppen Komme & Gå Opsætning definere eksempelvis arbejdskalendere, arbejdstyper etc. Dette beskrives i det efterfølgende. AFDELING I dette vindue vises og vedligeholdes oversigten over de afdelinger der findes i firmaet. Nye afdelinger kan tilføjes ved at trykke F3 og derefter angive en entydig afdelingskode og en beskrivelse af afdelingen. Side 25

26 DISTRIKT I dette vindue vises og vedligeholdes oversigten over de distrikter der måtte bruges i firmaet. Nye distrikter kan tilføjes ved at trykke F3 og derefter angive en entydig distriktskode og et navn på distriktet. ARBEJDSTYPE Arbejdstyper bruges til at angive hvad det er for en slags tid en medarbejder registrerer. Arbejdstype Beskrivelse Type Et kort entydigt navn til den pågældende arbejdstype En kort beskrivelse af arbejdstype Angiver hvilken art arbejdstype har. Her kan der vælges mellem Absence (fravær), Flex, Extra (Tillæg), Cause(Årsag) eller Normal (Normal arbejdstid). Årsagskoder bruges primært til at lave en angivelse i kladden, i form af en Side 26

27 bemærkning, når eksempelvis en stempling ligger på et tidspunkt der ikke er forventet. Der kan dog laves tilføjelser til systemet der gør at årsagskoder behandles på en specifik måde. Dette kan implementeres af Adm4you. Overtids Kode Lønart Tæl Som Normaltid Dag Specificer Denne kode angiver i forhold til forskellige beregninger i systemet at der er tale om reel overtid, dels bruges den i visse situationer ved overførsel til eksterne systemet, f.eks. et lønsystem. Dette felt udfyldes kun i samarbejdere med Adm4you. Kan indeholde den lønart der bruges i lønsystemet for den pågældende arbejdstype. Er især nyttig hvis der foretages overførsel fra Komme & Gå systemet til et lønsystem. Angiver om denne arbejdstype tæller som normal tid i forskellige beregninger. Denne indstilling anvendes efter aftale med Adm4you. Angiver om registreringer på den pågældende arbejdstype registreres som en hel dag. Angiver om arbejdstype skal specificeres i eventuelle udskrifter eller om der kun medtages en summering af arbejdstypen. Autoudfyld Udfyld Pause Angiver om start- og sluttid udfyldes automatisk i kladden for den pågældende arbejdstype Angiver om pauser automatisk indsættes i kladden for den pågældende arbejdstype. Side 27

28 Beregn Pauser Udfyld Tillæg Beregn Tillæg Faktor Angiver om de pauser der er oprettet i kladden - og ligger inden for det tidsrum en kladdelinje med denne arbejdstype dækker skal beregnes. Angiver om tillæg automatisk udfyldes i kladden for den pågældende arbejdstype. Angiver om de tillæg der er oprettet i kladden - og ligger inden for det tidsrum en kladdelinje med denne arbejdstype dækker skal beregnes. Denne bruges i forbindelse med bogføringen af kladden og angiver med hvilken faktor det registrerede time antal ganges op. Hvis der f.eks. er registreret 1 times overarbejder og faktoren på den aktuelle arbejdstype er sattil 1,5 vil der blive bogført 1,5 times overarbejde i tidsposterne. Min. Tid Før Beregning før beregning af tillæg Angiver hvor mange timer og minutter der minimum skal arbejdes før at tillægget kan optjenes. Eksempelvis kan det angives at der skal arbejdes over i minimum 5 minutter før tillægget beregnes. Når de fem minutter er nået vil tillægget så blive beregnet for det tidsrum det er defineret til inklusive de fem minutter. Kalender Farve Overfør til Outlook Outlook Etiket Angiver hvilken farve arbejdstype skal angives med i fraværskalenderen. Gælder kun for arbejdstyper der er oprettet som Absence (Fravær). Der kan vælges mellem Ingen farve (feltet er blankt), rød (Red), orange (Orange), gul (Yellow), grøn (Green), blå (Blue). Angiver om arbejdstyper der er oprettet som fravær (Absence) skal overføres til Outlook. Dette kræver speciel opsætning og bruges normalt ikke i Komme & Gå. Angiver med hvilken etiket arbejdstypen vises med i Outlook. Side 28

29 Sortering Vis På Login/Periode Total Vis På Møde For Tidlig Angiver i hvilken rækkefølge arbejdstyperne skal vises i oversigter der vises når medarbejder eksempelvis møder for tidligt. Da der er mulighed for at angive om arbejdstype skal vises når medarbejdere kommer for sent/tidligt eller går for sent/tidlig er det mulig at angive samme sorterings rækkefølge på forskellige arbejdstyper. Angiver om denne arbejdstype medtages i den summering af timer pr. arbejdstype for indeværende løn periode, der kan vises på login billedet. Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvis vedkommende møder for tidligt i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen. Vis På Møde For Sent Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvis vedkommende møder for sent i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen. Vis På Stop For Tidlig Vis På Stop For Sent Vis Ved Ikke Arbejdsdag Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvos vedkommende går for tidligt i forhold til hvad der er angivet i arbejdskalenderen. Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvis vedkommende går senere end hvad der er angivet i arbejdskalenderen. Angiver om medarbejderen skal have mulighed for at vælge den pågældende arbejdstype hvis medarbejderen stempler ind en dag hvor han/hun ud fra arbejdskalenderen ikke skulle møde. Hvis dette benyttes skal feltet Check hvis ikke arbejdsdag aktiveres på medarbejderens profil (Dette er beskrevet tidligere i denne vejledning). Når medarbejdere Side 29

30 vælger en af de relevante arbejdstyper indsættes en bemærkning i kladden med beskrivelsen af den valgte arbejdstype. Procedure ved komme Angiver om der skal udføres specielle ting ved indstempling på den pågældende arbejdstype. Dette bør kun ændres i samarbejde med Adm4you Procedure ved gå Angiver om der skal udføres specielle ting ved udstempling på den pågældende arbejdstype. Dette bør kun ændres i samarbejde med Adm4you. Procedure ved kladde start Angiver om der skal udføres specielle ting hvis en medarbejders starttid i kladde ændres. Dette bør kun ændres i samarbejde med Adm4you Procedure ved kladde slut Procedure ved bogføring Selvvalg Afrund tid til Angiver om der skal udføres specielle ting hvis en medarbejders slut tid i kladden ændres. Dette bør kun ændres i samarbejder med Adm4you. Angiver om der skal udføres specielle ting ved bogførings af tidsposter med den pågældende arbejdstype. Dette bør kun ændres i samarbejde med Adm4you. Angiver om medarbejdere har ret til at vælge denne arbejdstype som selvvalgt tillæg fra login vinduet. Dette kræver at det i system opsætningen er angivet at medarbejdere selv kan vælge tillæg. Dette er beskrevet tidligere i denne vejledning. Angiver om der skal ske afrunding af den registrerede tid. Eksempelvis kan overtid afrundes til nærmeste kvarter (00:15:00). Så vil eksempelvis 5 minutters overtid blive rundet af til 0 minutter mens 12 minutters overtid vil blive rundet op til 15 minutter. Side 30

31 Export Type Antal Enheder Angiver hvordan denne arbejdstype eksporteres ved udlæsning til et lønsystem. Der kan vælges mellem timer (Hours) og enheder (Units). Angiver hvor mange enheder der skal eksporteres for denne arbejdstype hvis kolonnen Export Type er sat til Units. TÆLLER Tællere bruges til at lave summeringer af forskellige arbejdstyper med samme art. Har man f. eks flere flex typer (Flex Optjent, Flex Forbrugt) kan man ved at definere tællere få systemet til at lave saldo beregninger på begge typer. I den øverste del af vinduet oprettes de tællere der måtte ønskes. I den nederste del af vinduet angives hvilke arbejdstyper der skal indgå i tælleren samt med hvilken faktor de skal indgå. Som det fremgår, kan faktoren være negativ. Ved klikke på knappen Tæller får du mulighed for at se en specifikation, d.v.s. en optælling af hvor mange timer, de enkelte medarbejdere har registreret. Denne oversigt vil ligne det følgende: Side 31

32 Her vises for hver medarbejder det registrerede antal timer pr. arbejdstype for henholdsvis bogførte poster, ikke bogførte poster og ikke bogførte tillæg (bogførte tillæg vis blive vist under bogførte poster. Ved at klikke på + tegnet til højre i post tabeller kan du få vist de enkelte poster: Tabellen vil herefter kunne se således ud: Side 32

33 HOLDLEDER Holdlederne angiver hvem der forventes at godkende den enkelte medarbejders kladde. Medarbejderen tildeles en holdleder ved ganske enkelt at tilføje holdlederens Medarbejder ID på Medarbejder kortet for den pågældende medarbejder. Holdlederen vil herefter automatisk figurere i denne oversigt og vil fremover kunne vælges herfra. ARBEJDSKALENDER Arbejdskalenderen er en af hjørnestenene i Komme & Gå systemet. Oplysningerne i arbejdskalenderen bruges til at beregne forventede arbejdstider, pauser tillæg osv. For de enkelte medarbejdere. Hver medarbejder skal derfor være tilknyttet enten en arbejdskalender eller et skiftehold, som kan består af flere arbejdskalendere. Skiftehold beskrives senere. Side 33

34 KALENDER Arbejdskalendervinduet er delt op i flere dele. Øverst vises selv kalender definitionen: Her angives navnet på arbejdskalenderen ligesom der kan angives en kort beskrivelse af kalenderen. Herefter skal der tages stilling til tolerancerne for den enkelte kalender. Tolerancerne bruges til at justere medarbejderens reelle indstempling i forhold til den forventede start og/eller slut tid. Hvis, f. eks, tolerance før start er sat til 15 minutter og medarbejderen forventes at møde kl. 07:00 så ville alle indstemplinger i tidsrummet 06:45 til 07:00 blive korrigeret til kl. 07:00 Hvis medarbejderne på en arbejdskalender skal have mulighed for at flekse kan der i feltet flex angives en arbejdskalender til dette. Desuden kan der angives en løn periode for den enkelte arbejdskalender. Dette er dog ikke tvungent da kalenderne kan benyttes uden. Side 34

35 Kolonnen Total Tid beregnes automatisk ud fra angivelserne i kalender linierne (beskrevet herunder). Vær opmærksom på at uden en angivelse af lønperiode vil funktioner i login billedet (dette beskrives senere i denne vejledning), der viser medarbejderes forskellige optællinger af registreret tid ikke være tilgængelige. LINIE I Linie oversigten vises hvilke dage den pågældende arbejdskalender omfatter med andre ord: Hvilke dage de tilknyttede medarbejder forventes at møde. Her indsættes de dage der skal indgå i kalenderen. For hver dag angives et start- og sluttidspunkt. Desuden er der mulighed for at angive inden for hvilke tidsrum der kan flekses omkring mødetid og gå-hjem tid. Disse bruges i forbindelse med udskriften Flex Afvigelser der beskrives senere i denne vejledning. PAUSE For hver arbejdskalender er det muligt at angive hvornår medarbejderne holder pauser. Her angives starttidspunkt og længden af pausen. Desuden kan det angives om pausen er betalt eller ej. Er pausen ikke betalt modregnes pausens længde i medarbejderens samlede arbejdstid de dage hvor pauserne er gældende. Hvis feltet Relativ er valgt indikerer starttidspunktet hvor mange timer medarbejderen skal have været på arbejde før pause holdes. Er feltet ikke valgt er starttidspunktet det faktiske klokkeslæt hvor pausen starter. Endelig kan der markeres hvilke ugedag pausen gælder for. TILLÆG Til hver arbejdskalender kan der tilknyttes en række tillæg. Side 35

36 Her kan der angives et start- og sluttidspunkt samt en arbejdstype for hvert tillæg. Hvis feltet Relativ er valgt indikerer starttidspunktet hvor mange timer og minutter medarbejderen skal have været på arbejde før han/hun begynder at optjene tillægget og slut tidspunktet indikerer hvor mange timer og minutter tillægget gælder. Er feltet Relativ ikke valgt angiver Start og Slut de reelle tidspunkter hvor optjening af tillægget starter og slutter. Endelig kan det angives hvilke af ugens dage tillægget gælder for. ARBEJDSFUNKTION Arbejdsfunktion benyttes til at angive hvilke grupper at medarbejdere der kan, eller ikke kan, optjene et givet tillæg. Dette gør det muligt at differentiere tillæggene på flere medarbejdere der måtte være tilknyttet samme arbejdskalender. Er der ikke angivet nogen arbejdsfunktion til et givet tillæg kan alle medarbejdere optjene det. Ved at angive en eller flere arbejdsfunktioner og vælge Får tillæg vil de medarbejdere der er tilknyttet den angivne arbejdsfunktion (dette angives på medarbejderkortet under Opsætning) kunne optjene tillægget. Ved at fjerne fluebenet ved Får tillæg sikrer man at den angivne arbejdsfunktion ikke optjener det pågældende tillæg. ARBEJDSTYPE Arbejdstype benyttes til at angive om medarbejdere kan optjene et tillæg eller ej når der er stemplet ind på en given arbejdstype Side 36

37 Hvis der eksempelvis kan optjenes visse tillæg under sygdom kan arbejdstypen, der benyttes ved sygdom indsættes. Er der sat flueben ud for arbejdstypen kan det givne tillæg optjenes mens der arbejdes under den pågældende arbejdstype. Er der ikke sat flueben ud for arbejdstypen angiver det at der ikke kan optjenes det pågældende tillæg mens der arbejdes under den givne arbejdstype. HELLIGDAGE Hvis helligdage oprettes i systemet vil der, når der dagligt oprettes kladdelinjer automatisk, blive taget højde for disse. For at oprettelse af helligdage i kladden skal fungere, skal helligdage være oprettet for hver enkelte arbejdskalender. Ved at klikke på knappen Dage og vælge punktet Opret Helligdage er der adgang til, på en nem måde, at oprette disse helligdage. Side 37

38 OPRETTELSE AF HELLIGDAGE. Øverst angives for hvilket år der skal oprettes helligdage. Derefter skal der vælges en arbejdstype der indsættes i kladden når der er tale om en helligdag. Det er desuden muligt at angive om 1. Maj og grundlovsdag skal oprettes som helligdage. Dette er valgfrit. Bemærk at arbejdstypen for første maj og grundlovsdag vil blive den samme som for de øvrige helligdage. Derefter angives for hvilke arbejdskalendere der skal oprettes helligdage. Dette gøres ved at sætte flueben i feltet Opret Dage i tabellen der viser de eksisterende arbejdskalendere. Endelig klikkes der på knappen Opret Dage. Efter et kort øjeblik er dagene oprettet. Hvis helligdagene eksisterer i forvejen, for det angivne år, bliver de ikke oprettet igen. Ønskes der forskellig arbejdstype på nogle af arbejdskalenderne gøres dette ved først at markere de arbejdskalendere der skal have én arbejdstype og oprette helligdage for disse og derefter ændre arbejdstypen og markere de kalendere der skal have den nye arbejdstype og oprette helligdagene for disse. LØNPERIODER Ved at vælge dette punkt åbnes et vindue hvor de lønperioder der benyttes i systemet kan oprettes og vedligeholdes. Side 38

39 I den øverste del af vinduet angives en entydig kode for hver type lønperiode lige som der kan angives en kort beskrivelse af løn perioden. I feltet Løn system format angives hvilket format der benyttes hvis der foretager overførsel til lønsystem. Dette benyttes kun hvis det på forhånd er aftalt med Adm4you. I den mellemste del af vinduet vises/tilføjes de perioder der er tilknyttet den valgte lønperiode. Her skal der angives et Periode navn og en start- og slut dato. Dette kan gøres manuelt hvis det ønskes. I den nederste del af vinduet vises en summering af de bogførte tidsposter for den periode der er valgt under Løn linjer. Ved at klikke på knappen Eksporter er der mulighed for at få eksporteret de bogførte tidsposter til en fil der senere kan importeres i et lønsystem. Pt. understøtter systemet eksport til DataLøn og ServiceLøn. Side 39

40 OPRETTELSE AF LØNPERIODER I stedet for at oprette løn perioderne manuelt kan der klikkes på knappen Nye perioder. Det åbner et som et følgende: Her udfyldes felterne som beskrevet herunder: Løn periode Her kan du vælge mellem de eksisterende lønperioder. Periode type Her kan du vælge om det skal være perioder på 1 uge, 14 dage, eller en måned Ugenr i periodenavn Denne indstilling har kun betydning ved oprettelse af 14 dages perioder. Den afgør hvilke uge numre der medtages i periodens navn. Hvis periode eksempelvis dækker uge 1 og 2 i år 2007 vil periodenavnene blive som vist herunder ud for de mulige valg Første: Sidste: Begge: Start dato Angiver startdatoen for den første af de lønperioder der ønskes oprette. Ved Uge og 14-dages perioder anbefales det at vælge en mandag. Til sidst klikkes der blot på knappen Opret. Dette starter en procedure der oprette lønperioder løbende fra den angivne startdato og året ud. Side 40

41 SKIFTEHOLD Hvis medarbejderne arbejder i en fast turnus med skiftende arbejdstider kan de med fordel tilknyttes et skiftehold. Et skiftehold består at en eller flere arbejdskalendere For hvert skiftehold angives et navn (eller kode) samt en kort beskrivelse. Derefter angivet en startdato for det pågældende skift og antal uger, som angiver hvor mange uger der indgår i den pågældende turnus I Linie tabellen angivet hvilken arbejdskalender der er gældende for den enkelte uge i skifteholdet POSTNR. I Postnr tabellen kan der indtastes postnumre med tilhørende bynavne og postdistrikter. Disse kan bruges ved oprettelse af medarbejderoplysninger da man der vil kunne nøjes med at indtaste postnummeret for at få udfyldt bynavnet. KLADDE NAVNE Er en oversigt over de kladder der benyttes i Komme & Gå systemet. Side 41

42 Her angives et navn til kladden samt en kort beskrivelse. Hver holdleder og hver medarbejder skal tilknyttes en af disse kladder PROFIL Hver medarbejder skal tilknyttes en profil. Profilen styre hvordan forskellige dele af systemet agerer i forhold til medarbejderen. Ved at vælge Profil i menu er der mulighed for at oprette og vedligeholde de profiler der benyttes i systemet. Felterne i profil oversigten er følgende: Profil Kode Beskrivelse Et entydigt navn til den pågældende profil En kort beskrivelse af profilen Sæt Overtid På Arbejdstype Kode Benyttes hvis ekstra tid, der er registreret som normal tid, skal overføres til en bestem arbejdstype ved bogføring af kladden. Eksempelvis vil den tid der ligger inden for den planlagte tid blive angivet som NORMAL og overtiden kunne så angives som NORMAL2 eller for eksempel som FLEX. Overførslen af normal tid til en anden arbejdstype påvirker ikke eventuelt udløste tillæg. Overfør tid hvis ingen kalenderdag Hvis dette felt er aktiveret vil den tid en medarbejder er stemplet ind på en dag der ikke findes i hans/hendes Side 42

43 arbejdskalender blive overført til den arbejdstype der er angivet i feltet Sæt Overtid På Arbejdstype Kode når medarbejderens kladde bogføres. Er feltet ikke aktiveret vil der blot blive oprettet en helt normal tidspost. Overførslen af normal tid til en anden arbejdstype påvirker ikke eventuelt udløste tillæg. Vis Pause Knap På Login Ignorer for sent/tidligt Vælg pause betalt Check Hvis Ikke Arbejdsdag Kontroller arbejdstid Genstart Sidste Operation Hvis medarbejdere skal stemple manuelt ud og ind til/fra pause skal dette felt aktiveres. De medarbejdere der er tilknyttet profilen vil derefter have mulighed for at stemple til/fra pause på login billedet (Dette beskrives senere i denne vejledning). Bemærk at eventuelle pauser i medarbejderens arbejdskalender stadig vil blive beregnet. Hvis medarbejdere udelukkende skal benytte manuel pause-stempling skal pauserne derfor slettes i arbejdskalenderen. Styrer om medarbejdere der er tilknyttet en given profil skal angive årsag til at komme/gå for tidligt/sent ved ind- og udstempling fra Login skærm. Hvis der er sat flueben i kolonnen bliver medarbejderen ikke bedt om en årsag til at komme/gå for tidligt/sent. Angiver om medarbejdere med den pågældende profil har ret til at rette deres pauser fra ikke at være betalt til at være betalt. Dette gøres i givet fald via login billedet (beskrives senere i denne vejledning). Angiver om medarbejderen skal spørges om en årsag til at vedkommende møder på en dag hvor medarbejderen, ud fra arbejdskalenderen ikke skal møde. Dette kræver at der ar oprettet arbejdstyper til formålet. Dette beskrives senere. Bemærk! Hvis der er ansat medarbejdere der ikke har nogen dage angivet i deres arbejdskalender (f.eks. ungarbejdere eller lignende) og dermed ikke har nogen faste arbejdstider eller arbejdsdage skal denne indstilling ikke være aktiveret da de ellers vil blive spurgt unødigt om årsagen til at de møder. Angiver om medarbejder der kan stemplet frit ind og ud (dette styres via kolonnen Ignorer for sent/tidligt beskrevet herover og kolonen Brug Tolerancer på medarbejder kortet beskrevet andet steds i den vejledning) skal kontroleres for om de har nået den daglige arbejdstid defineret ud fra arbejdskalenderen. Denne kontrol fortages kun ved udstempling fra login billedet. Angiver om medarbejder automatisk stemples ind på den sidste operation de har arbejdet på, når de møder en given dag. Dette benyttes kun i forbindelse med Job & Tid. Side 43

44 PROFIL/ARBEJDSTYPE OPSÆTNING Her styres hvilke arbejdstyper der kan indsættes i arbejdsplanen. Dette styres via den profil som medarbejdere er tilknyttet. Tilsvarende kan denne opsætning også benyttes til at styre hvilke arbejdstype en medarbejder kan vælge imellem på login billedet ved for sen/tidlig ind/ud stempling. Her indsættes for hver arbejdstype der skal kunne indsættes i arbejdsplanen en Profil Kode og derefter den relevante arbejdstype. Som det fremgår af billedet herover kan der indsættes mere end en arbejdstype for hver profil. ARBEJDSFUNKTION Arbejdsfunktioner benyttes i forskellige sammenhænge i Komme & Gå (og i Job & Tid delen) af DABBS, eksempelvis til at styre hvilke arbejdsfunktioner der kan optjene tillæg der er oprettet i en given arbejdskalender. Side 44

45 Kolonnerne har følgende betyding: Arbejds funktion Beskrivelse Job Faktor ERP Reference En entydig kode for den pågældende arbejdsfunkton. En kort beskrivelse af den pågældende arbejdsfunktion. Bruges i Job & Tid delen til at angive med hvilken faktor forbrugt tid på jobs/operationer skal beregnes. En eventuelt reference til eksternt økonomisystem. KVALIFIKATIONER Her kan der oprettes kvalifikationer der kan tilføjes på de enkelte medarbejdere. Disse kvalifikationer benyttes i Arbejdsplan (se beskrivelse under Komme & Gå) til at vise planlagt arbejdstid for medarbejdere med en given kvalifikation. Side 45

46 KVALIFIKATION NIVEAU Her kan der oprettes kvalifikations niveauer der benyttes i sammenhæng med kvalifikationer (beskrevet herover) i Arbejdsplan under Komme & Gå. TILDEL TAG Hvis der i Komme & Gå systemet benyttes TAGs til at stemple ind og ud, skal de enkelte medarbejde have tildelt hvert sit TAG før de kan foretage stemplinger. Det gøres på følgende måde: Under Komme & Gå Opsætning vælges Tildel TAG. Dette åbner et vindue som det følgende. Side 46

47 Her indtastes først Medarbejder Kode som er en entydig identifikation af medarbejderen. For at sikre at det er den rigtige medarbejder kan du herefter klikke på knappen Opdater. Hvis medarbejderen findes (medarbejderen skal være oprettet i forvejen) vil navnet på medarbejderen blive vist. Hvis der er tale om en TAG der tidligere har været brugt på en anden medarbejder skal feltet Genbrug TAG aktiveres. Herefter skal TAG en indlæses ved TAG-læseren. Når dette er gjort klikkes der igen på knappen Opdater. Hvis TAG en kan tildeles medarbejderen vil TAG ens nummer blive vist i feltet TAG. Herefter klikkes der på knappen Tildel. Hvis der opstår en fejl vil der i feltet Status blive vist en kort beskrivelse af fejlen. Hvis alt går godt forsvinder medarbejderen fra listen. Medarbejderen har nu få tildelt sit TAG. TAG LÆSERE Denne funktion viser hvilke TAG læsere der er tilknyttet systemet samt hvordan de er defineret. Der skal angives en IP adresse for hver TAG-læser. Desuden skal der angives en type for den enkelte TAG læser. TAG læseren kan have en af de følgende fire typer: Arrive Both Break Leave Angiver at TAG læseren kun bruges til indstempling. Angiver at TAG læseren benyttes til både indstempling og udstempling Angiver at TAG læseren bruges til at stemple ud til pause og ind fra pause. Angiver at TAG læseren kun benyttes til udstempling. Bemærk at der, inden en TAG læser kan benyttes, skal foretages en konfiguration af denne. Dette udføres af Adm4you. Side 47

48 LØN SATSER Her kan der angives lønsatser til brug for forskellige beregninger i systemet. Disse bruges kun efter aftale med Adm4you. Hvis en given løn sats er gældende for alle medarbejdere angives ingen medarbejder ID. Hvis der for en given arbejdstype gælder individuelle satser oprettes en sats for hver med arbejder- der skal i så fald angives et Medarbejder ID for linie. FEJL LOG Side 48

49 Fejl loggen indeholder forskellige oplysninger om ting der ikke er gået godt. Hvis en medarbejder ikke har fået tildelt sin TAG korrekt, vil det blive registreret i loggen når han eller hun prøver at stemple ind eller ud. ADGANGSKONTROL ARBEJDSPLAN Hvis man vælger at benytte adgangskontrol i arbejdsplanen foretages tildeling af adgange her. Dette kræver at indstillingen Benyt Adgangskontrol I Arbejdsplan er aktiveret under system opsætningen (Dette er beskrevet tidligere). Når adgangskontrollen er aktiveret gælder det som udgangspunkt at medarbejdere ikke har adgang til at se eller rettet i arbejdsplanen. Der skal derfor tildeles adgang efter behov. For hver tildeling skal der tages stilling til om den pågældende adgang kun skal være til at kigge i planen eller om der også må rettes i den del af planen der er givet adgang til. Dette styres med kolonnen Skrive Adgang. Hvis en medarbejder skal have adgang til hele arbejdsplanen er det nok at oprette en linie med Medarbejder ID og sætte flueben i kolonnen Fuld Adgang. Hvis en medarbejder skal have adgang til et distrikt og alle de underliggende afdelinger og grupper oprettes en linie med Medarbejder ID og i kolonnen Distrikt angives det hvilket distrikt der gives adgang til. Der oprettes en linie for hvert distrikt der skal gives adgang til. Hvis en medarbejder skal have adgang til en afdeling og alle de grupper der hører derunder, oprettes en linie med angivelse af Medarbejder ID, hvilket Distrikt afdelingen hører under og hvilken Afdeling der gives adgang til Hvis en medarbejder skal have adgang til en given gruppe oprettes en linen med angivelse af MedarbejderID, hvilket Distrikt og hvilken Afdeling gruppe hører under og endelig en angivelse af hvilken Gruppe der gives adgang til. Side 49

50 UGEDAG SORTERING Denne funktion bruges til at angive i hvilken rækkefølge ugedage sorteres i arbejdskalenderne. Her angives de enkelte ugedage, samt hvilken rækkefølge kolonnen Sortering der ønskes. Side 50

51 KOMME & GÅ Fra Komme & Gå menuen har du adgang til funktionerne der vedrører medarbejderne. MEDARBEJDER Medarbejder listen er en oversigt over de medarbejdere der er kendt i systemet. Side 51

52 Ved at klikke på det lille felt øverst til venstre (markeret med pilen) kan du frit vælge hvilket kolonner du vil se i oversigten. Du har der dermed mulighed for at tilrette oversigten som det passer dig. Har du brug for det, kan du derefter højre-klikke i tabellen. Det medfører at følgende menu vises: Hvis du her vælger det nederste punkt, Export to Excel overføres listen, som den ser ud med dine ændringer, til Excel hvor fra du kan udskrive den eller foretage yderligere behandling. Ved at vælge i menuen til venstre i oversigten eller ved at klikke på knappen Medarbejder er der adgang til forskellige funktioner. Side 52

53 MEDARBEJDER KORT Når medarbejderkortet åbnes vises de detaljerede informationer om den valgte medarbejder. På fanebladet Generelt skal der for hver medarbejder som minimum registreres følgende information: Medarbejder ID, Navn. På fanebladet Opsætning skal der på hver medarbejder som minimum angives følgende: Side 53

54 Arbejdskalender eller skiftehold, kladde, løn type og profil. MEDARBEJDER GENERELT De enkelte felter har følgende betydning Medarbejder kode Navn og Adresse Et unikt nummer eller kode for hver medarbejder. Koden kan være op til 20 karakterer lang og kan indeholde både tal og bogstaver. Dette er også typisk forbindelsen til et lønsystem, så du kan med fordel benytte samme kode som i lønsystemet. Kan begge være op til 50 karakterer lange. Side 54

55 Postnr. Telefon Mobil CPR Nr Aktiv Kan være op til 10 karakterer langt. Du kan vælge fra en liste med postnumre, hvis de er til stede i systemet, eller du kan indtaste postnummeret. Hvis postnummeret findes i postnummer oversigten indsættes bynavnet automatisk. Postnummer oversigten finder du i hovedmenuen under Komme & Gå opsætning. Du kan endda indtaste noget af bynavnet (op til 10 karakterer) så vil systemet automatisk prøve at finde postnummeret. Kan være op til 20 karakterer. Kan være op til 20 karakterer. Kan være op til 50 karakterer. Medarbejderens CPR nummer. En check boks der indikerer om systemet automatisk skal håndtere medarbejderen hver dag. Det betyder, at hvis medarbejderen er markeret som aktiv, og har en arbejdskalender der dækker den pågældende dag, så oprettes der automatisk en linje til medarbejderen i kladden. Systemet vil også håndtere fravær, hvis medarbejderen har ferie eller har en anden kendt årsag til ikke at møde den pågældende dag. Normalt vil medarbejdere være markeret som aktiv og kun være markeret som inaktiv hvis vedkommende ikke har faste mødetider. Ansat Brug tolerancer Overfør til lønsystem Overfør til Outlook Denne er automatisk aktiveret hvis der for medarbejderen er registreret en aktiv ansættelsesperiode. Dette beskrives senere i denne vejledning. Denne er normalt aktiveret, hvilket betyder, at medarbejderens ind- og udstemplinger automatisk justeres ud fra de tider der er defineret i vedkommendes arbejdskalender. Læs mere om dette i afsnittet vedrørende arbejdskalendere. Angiver om medarbejderens tidsposter skal overføres til et lønsystem. Hvis medarbejderen har en konto på en Microsoft Exchange Server så kan systemet kopiere medarbejderens fraværsregistreringer direkte ind i vedkommendes kalender i Outlook. Dette kræver dog at der er angivet en adresse for medarbejderen. Sync opgaver med Exchange Angiver om opgaver synkroniseres med en Microsoft Exchange Server så medarbejderen kan se sine opgaver i Outlook. Side 55

56 Kort nr. Hvis medarbejderne identificerer sig over for systemet med et TAG så skal nummeret fra dette TAG indsættes i dette felt. Du kan enten indtaste nummeret, hvis du kender det eller indlæse TAG ets nummer ved hjælp at en TAG læser. Se afsnittet Tildeling af TAG tidligere i denne vejledning. Hvis der ikke benyttes TAGs kan Medarbejder Kode som den er angivet under fanebladet Generelt benyttes. Eller der kan angives en helt anden kode som medarbejderen benytter til at foretage login på systemet. Afdeling Holdleder Arbejdskalender Skiftehold Kladde Løn type En afdelings kode. Klik på opslagsknappen for at se mulige værdier. En medarbejder kode for den medarbejder der skal godkende den givne medarbejders registreringer. Klik på opslagsknappen for at se valgmuligheder. Hver medarbejder er enten knyttet til en arbejdskalender eller til et skiftehold der kan indeholde flere arbejdskalendere som så udgør en skifteholds turnus. Klik på opslags knappen for at se valgmuligheder. Se under arbejdskalender og se afsnittet om skiftehold for at få mere at vide om hvordan den fungerer. Klik på opslagsknappen for at se valgmuligheder. Angiver I hvilken kladde medarbejderens ind- og udstemplinger registreres. Kladden er typisk tilknyttet en holdleder, en afdeling eller en specifik type medarbejdere. Klik på opslagsknappen for at se valgmuligheder. Dette bruges til at opdele medarbejdere I f. eks timelønnede og funktionærer. Klik på opslagsknappen for at se valgmuligheder. Side 56

57 Profil Arbejdsfunktion System ID Hvis en medarbejder bruger en computer til at indtaste sine registreringer, via en DAB login session, så angiver dette hvilken profil medarbejderen har. Klik på opslagsknappen for at se valgmuligheder. Dette angiver medarbejderens arbejdsfunktion. Denne kode bruges dels til at filtrere udskrifter og statistiker, dels til at skelne mellem hvilke medarbejdergrupper der kan optjene et givent tillæg (dette er beskrevet i afsnittet om arbejdstyper). Klik på opslagsknappen for at se valgmuligheder. Angiver hvilket brugernavn medarbejderen anvender til at identificerer sig selv med på lokal server/netværk. Exchange bruger og kalender Angiver hvilket brugernavn medarbejderen anvender til at identificere sig med over en Microsoft Exchange Server Distrikt Medarbejder gruppe Sprogkode Angiver hvilket distrikt medarbejderen tilhører Angiver hvilken medarbejdergruppe medarbejderen tilhører. Angiver hvilken sprogkode der anvendes på denne medarbejder PERIODER Side 57

58 Her skal der angives mindst en startdato. Dette er den eneste måde en medarbejder kan markeres som ansat. Hvis medarbejderens ansættelse ophører indtastes blot en slutdato. Hvis slutdatoen ligger fremme tiden vil medarbejderen først blive markeret som fratrådt når den pågældende dato nås. Beskrivelses feltet er til egen information og benyttes ikke andre steder. En medarbejder kan have mere end en periode, hvis han/hun har været ansat i flere omgange, men der kan kun være en periode der er aktiv det vil sige kun én periode hvor der er angivet en start dato men ingen slut dato. Hvis oprettelsen af medarbejderen foretages ved hjælp af den wizard som beskrives i næste afsnit oprettes den nødvendige periode automatisk. OPRETTELSE AF MEDARBEJDER Den anbefalede metode til oprettelse af medarbejdere er at benytte den wizard der er oprettet til formålet. Den findes i medarbejder oversigten under Komme & Gå. Når denne wizard benyttes vises et billede som følgende: Side 58

59 Som det fremgår er der en tydeligt angivelse af hvilket felter der skal udfyldes. Når disse er udfyldt klikkes der på knappen Næste nederst i vinduet. Det skifter herefter udseende til følgende: Her er det kun feltet Profil der er obligatorisk. Men det anbefales at tage stilling til felterne Aktiv og Brug Tolerancer. Disse er beskrevet senere i denne vejledning. Når det ønskede er udfyldt klikkes der igen på Næste. Vinduet ser nu således ud: Side 59

60 Her skal der angives enten en Arbejdskalender eller et Skiftehold. Desuden skal der angives en Kladde og en Løntype for medarbejderen. Når dette er gjort klikkes der på Opret Medarbejder øverst til højre i vinduet. TIDSPOSTER Dette er en komplet liste over medarbejderes registreringer over tid. Se evt. afsnittet vedr. tabelvinduer for muligheder for at filtrere, gruppere og sortere data for at udarbejde avancerede analyser. RETTELSE AF TIDSPOST Side 60

61 Hvis der er konstateres fejl i en tidspost kan den rettes ved at markere den ønskede tidspost og derefter klikke på knappen Ret Post nederst i billedet. Det åbner et vindue som det følgende: Her laves de ønskede ændringer og herefter klikkes der på OK knappen. Hvis der laves ændringer til Start Tid, Slut Tid eller Pause Tid beregnes automatisk en ny Total Tid, men det er også muligt blot at indtaste den ønskede Total Tid uden at ændre på de øvrige tidsfelter. ANNULERING AF TIDSPOST Hvis du ønsker at annullere en tidspost vælger du den relevante tid i oversigten og klikker på knappen Annuller Tidspost. Du vil herefter bliver spurgt om du ønsker at annullere tidsposten. Hvis der klikkes ja (Yes) vil der blive oprettet en modpost til den valgte tidspost. Det vil eksempelvis sige at hvis der er en post den 25.januar 2008 med afspadsering fra kl. 08:00 til kl. 09:00 altså 1 time,så vil der blive oprettet en tilsvarende post dog på -1 time. Bemærk! Hvis tidsposten tilhører en lønperiode der er låst for eksempel fordi perioden allerede er eksporteret til et eksternt lønsystem er det ikke muligt at annullere tidsposten. Forsøg på at gøre dette alligevel vil udløse en fejlmeddelelse. FRAVÆR Side 61

62 Her kan en medarbejders kendte fravær indtastes, som f. eks ferie, uddannelse og/eller andre kendte fraværstyper. Start dato Slut dato Arbejdstype Beskrivelse Godkendt Fraværsperiodens første dag. Fraværsperiodens sidste dag. En kode der angiver fraværstypen. Klik på opslagsknappen for at se valgmuligheder. Blot en uddybende beskrivelse af fraværet. Her skal der sættes flueben hvis systemet skal håndtere fraværet automatisk. Det betyder at der automatisk oprettes linjer i kladden for de dage medarbejderen er fraværende, at medarbejderen kan se at fraværet er godkendt i sin personlig fraværsliste på login billedet og at fraværet medtages i fraværsoversigten på første del af login billedet. BESKEDER Ved at vælge punktet beskeder får du vist en oversigt over hvilke beskeder der er sendt til den valgte medarbejder (beskeder til medarbejdere beskrives senere i denne vejledning) samt om medarbejderen har fået vist beskeden og hvornår. Side 62

63 PERSONLIGE TILLÆG Medarbejdere kan tildeles personlige tillæg, enten i en tidsbegrænset periode eller i en ubegrænset periode. I den tid tillæggene er gældende vil de blive oprettet på medarbejderen i kladden sammen med de tillæg der er angivet på medarbejderens arbejdskalender. Der kan oprettes personligt tillæg på to måder. Enten som et tidsbegrænset tillæg eller som et permanent tillæg. Et tillæg gøres tidsbegrænset ved at angive en start dato og en slut dato for tillægget. Skal tillægget være fast (d.v.s. tidsubegrænset) skal der ikke angives nogen start- og slut dato. Herefter angives det ønskede tillæg. For at gøre tillægget gældende skal der herefter sættes flueben i kolonnen Aktiv. Tilsvarende kan et tillæg sættes ud af kraft ved at fjerne fluebenet igen. KVALIFIKATIONER På hver enkelt medarbejder kan der registreres forskellige kvalifikationer. Før dette skal gøres skal kvalifikationerne og de mulige kvalifikations niveauer være oprettet under Komme & Gå Opsætning (se beskrivelsen af dette tidligere i denne vejledning). Side 63

64 Kvalifikationerne anvende i Arbejdskalender (beskrives senere i denne vejledning) hvor det vil være muligt at få overblik over planlagt arbejdstid for medarbejdere med en given kvalifikation. Der angives en kvalifikations kode samt et kvalifikations niveau. Herefter angives hvornår kvalifikationen er gældende fra (Kvalifikations Dato) og hvornår den skal revurderes (Fornyelses Dato) f.eks. med henblik på at ændre niveauet. ARBEJDSKALENDER Ved at vælge dette punkt vises den markerede medarbejders arbejdskalender. JOBPOSTER Ved at vælge dette punkt vises de jobposter der er registreret for den markerede medarbejder. Dette kræver at Job & Tid delen af systemet benyttes. WEB BRUGERE Dette benyttes kun i ServiceNET modulet og vil ikke blive beskrevet yderligere i denne manual KLADDEN Kladden er det daglige værktøj til at håndtere medarbejdernes registreringer. Når medarbejder stempler ind og ud ved at benyttes deres TAG eller via en DAB Login session dukker deres registreringer op i kladden. Side 64

65 Dette vindue består af forskellige områder. Til venstre kan du se de kladder du kan vælge imellem. Derefter vises linjerne for den enkelte kladde. Yderst til højre i linjen vises en smiley der indikerer om linjen har en status der gør at den kan godkendes. Er der data nok til at linjen kan godkendes vil der være en gul glad smiley ellers vil der være en rød sur smiley. I midten vises de tids registreringer der er for medarbejderen den pågældende dag. Hvis medarbejderen har benyttet muligheden for at indtaste en bemærkning i forbindelse med for sen/tidlig ind/ud-stempling ville denne kunne ses til højre i linjen. Det er også muligt at ændre bemærkningen eller selv at indtaste en bemærkning. Bemærkningen overføres til tidsposterne når kladden bogføres. Derunder er der en statuslinje der forklarer hvad der mangler for at den pågældende kladdelinje kan godkendes. For neden kan du se pause og tillægs registreringerne for den enkelte kladdelinje. Disse linjer kan enten dannes automatisk ud fra TAG registreringer eller DAB Login session eller de kan indtastes manuelt. UDSKRIV Ved at klikke på knappen Udskriv vises en menu, hvor der kan vælges mellem forskellige udskrifter med relation til kladden. Side 65

66 Udskriv Valgt Kladde udskriver samtlige linier i den valgte kladde uanset dato. Udskriv Valgt Dag I Kladden udskriver de linier i kladden der har samme dato som den valgte kladde linie. Denne kan med fordel benyttes, hvis der er opsamlet kladdelinier for flere dag. Medarbejder Pauser I Dag udskriver en liste over medarbejdernes pause den samme dag. Alle pauser på valgt dag udskriver en oversigt over medarbejdernes pauser den valgte dag. Bemærk! Der medtages kun pauser fra selve kladden. Pauser på kladdelinier der allerede er bogført medtages ikke. MEDARBEJDER Hvis du klikker på knappen Medarbejder vises en lille menu med valgmuligheder. TIP Bemærk, at der ud for de enkelte punkter er angivet en Tastatur genvej. Disse vil være angivet når de er tilgængelige Vælger du Medarbejderkort får du, i det vindue der åbnes, vist medarbejderkortet der indeholder stamoplysninger om den pågældende medarbejder. Vælger du Tidsposter vises en oversigt over de tidsposter det vil sige information fra medarbejderens kladdelinjer der tidligere er bogført i et nyt vindue. FUNKTIONER Vælger du knappen Funktion får du, via den lille menu der vises, mulighed for enten at bogføre de kladdelinjer der er markeret som godkendte, at godkende hele kladden -de linier der kan godkendes vil så blive markeret som godkendte eller at genberegne hele den valgte kladde. Side 66

67 Bemærk at du, som angivet i menuen, også kan gøre dette ved at trykke på henholdsvis F10 og F11 tasten. Side 67

68 KORREKTIONSKLADDE Korrektionskladde benyttes hvis det skulle vises sig, at der er blevet bogført kladdelinjer der indeholde ukorrekte registreringer. Her oprettes en linje for den ønskede medarbejder. Når dato, arbejdstype og timeantal er udfyldt kan linjen markeres som godkendt. Den kan herefter bogføres via knappen Funktion eller ved at trykke på F11-tasten. Time antallet kan være positivt eller negativt som der måtte være behov for. Er det, for eksempel, konstateret at der er bogført 0,08 timers fleks for meget for en medarbejder så oprettes blot en linje med arbejdstypen FLEX for den pågældende medarbejder dato. Time antallet sættes derefter til -0,08. Hvis der tilsvarende er bogført for lidt tid på en given arbejdstype, så sættes Timer til det antal timer arbejdstypen skal opskrives med. Et alternativ til korrektionskladden er at benytte funktionen Ret Tidspost som kaldes fra vinduet der viser medarbejderens tids poster i medarbejder listen (Dette er beskrevet tidligere i denne vejledning). Side 68

69 FRAVÆRSKALENDER Fraværskalenderen bruges til at vise og behandle fravær. Hvis du er vant til at bruge Microsoft Outlook vil kalenderen virke let genkendelig. I venstre side af billedet kan du vælge for hvilken afdeling du vil vise fravær. Dette vil så blive vist i kalender delen. I den lille kalender oversigt i højre side af billedet har du forskellige muligheder. Ved at klikke på en dag vises den valgte dag i oversigten. Ved at klikke på uge nummeret til venstre for ugedagene vises den valgte uge i oversigten. Øverst i kalenderoversigten kan du bladre frem eller tilbage til den næste eller foregående måned. Bemærk at de dage hvor der er oprettet fravær er markeret med fed skrift. Side 69

70 FRAVÆR TIL GODKENDELSE Hvis du vælger Fravær til godkendelse vises en oversigt over kommende fravær der endnu ikke er godkendt. Fravær der er bestilt af medarbejdere via login billedet, som beskrives senere i denne vejledning, vil figurere på denne liste. Kan fraværet godkendes sættes der blot flueben i feltet Godkendt. Det er også muligt at tilføje fravær manuelt. Der tilføjes blot en linje ved at trykke F3 eller ved at køre ned i bunden af listen med piletasterne til der vises en blank linje. Herefter angives Medarbejder ID, Start dato, Slut dato og Arbejdstype. Hvis det ønskes kan der tilføjes en kort beskrivelse og endelig kan fraværet godkendes. Det anbefales dog at benytte funktionen Generer Fravær der beskrives senere i denne vejledning. Det er ikke nødvendigt at indtaste medarbejderens navn. Det indsættes automatisk af systemet når der klikkes på OK-knappen. Side 70

71 TIDSPOST ANALYSE Tidspost analysen giver dig mulighed for at danne dig et overblik over medarbejdernes tidsforbrug i en given periode. Når dette punkt vælges vises først et vindue hvor du angiver en startdato og en slutdato for den periode du vil se nærmere på. Herefter klikkes der på knappen Analyse. Dette åbner et vindue som det følgende: Her vises der som udgangspunkt en oversigt over den samlede tid pr. medarbejder fordelt på de forskellige arbejdstyper. I lighed med de øvrige tabel-vinduer i DAB har du mulighed for at sortere, filtrere og gruppere som det måtte ønskes. Eksempelvis kan du flytte kolonnen Afdelings kode ned foran Medarbejder ID som vist her under: Side 71

72 Dette vil give dig en fordeling på afdeling og medarbejder: Herefter kan du eksempel vis trækker kolonnen Medarbejder ID op øverst i billedet Du har nu en oversigt over fordelingen af de enkelte arbejdstyper pr. afdeling: Side 72

73 På denne måde kan de enkelte kolonner trækkes frem og tilbage mellem de forskellige områder og på den måde vise en række forskellige statistikker. Endelig kan du højre-klikke i tabellen og eksportere oversigten til Excel hvorfra den f.eks. kan udskrives. FRAVÆRSANALYSE Ved at vælge Fraværsanalyse har du mulighed for at få vist en skematisk oversigt over fravær for en given periode. Først vises et vindue hvor der angives for hvilket datointerval analysen skal gælde: Når der er angivet en Start dato og en Slut dato klikke der på knappen Analyse. Herefter vises der et vindue som det følgende: Side 73

74 Første gang analysen kører vil de fleste af felterne være placeret i det øverste felt i billedet. Herfra kan de trækkes ned forskellige steder for at opbygge forskellige analyser Her vises der som udgangspunkt en oversigt over den samlede fraværs tid pr. medarbejder fordelt på de forskellige fraværstyper. I lighed med de øvrige tabel-vinduer i DAB har du mulighed for at sortere, filtrere og gruppere som det måtte ønskes. Eksempelvis kan der byttes rundt på Navn og Arbejdstype, hvorefter vinduet vil se således ud: Side 74

75 Ønskes f.eks. en oversigt over udviklingen af de forskellige arbejdstype over året kan du trække overskriftsfelterne ned som vist på billedet herunder. Side 75

76 TÆLLER TOTALLER Tæller totaller giver dig mulighed for at få vist totaler på forskellige men beslægtede arbejdstyper. Hvis man for eksempel har to flex typer, nemlig Flex Opsparet og Flex Afholdt kan man her få vist den samlede total (eller saldo om du vil) på disse. Lige som med Tidspost Analyse og Fraværs Analyse har du mulighed for eksempelvis at trække afdelingskoden ned foran medarbejder navnet og på den måde få en fordeling pr. afdeling. Nederst i vinduet kan du vælge om der kun skal vises medarbejdere der er markeret som ansat eller om alle medarbejdere skal vises. Opsætning af tæller totaler er beskrevet tidligere i denne vejledning. Side 76

77 ARBEJDSPLAN I arbejdsplanen kan du dels, bagud i tid, se hvorledes den enkelte medarbejder har arbejdet, dels kan du frem i tid se hvordan den enkelte medarbejder forventes at arbejde. Når der kigges bagud i tiden bruges primært medarbejderens bogførte tidsposter. Når der kigges frem i tiden kigger der dels på hvad der forventes ud fra medarbejderens arbejdskalender, dels på hvad der måtte findes at godkendt fravær for den enkelte medarbejder. Øverst i kalenderen kan der angives en kvalifikation og et kvalifikations niveau. Når der herefter klikkes på knappen Opdater vil kalenderen vise tiderne for de medarbejdere der har den valgte kvalifikation på det valgte niveau. Side 77

78 Ved at markere et tidsrum på en medarbejders dag med musen og herefter højreklikke på det med musen og vælge Opret i den menu der vises kan du tilføje yderligere tider for medarbejderen så ledes som det er sket herunder: GENERER BESKEDER Her har du mulighed for at oprette en besked, enten til enkelt medarbejder, til alle medarbejdere i en given afdeling eller til alle medarbejdere i firmaet. Når den enkelte medarbejder logger på, eksempelvis for at stemple ind, vil han/hun få vist beskeden. Medarbejderen kan derefter angive om han/hun har læst beskeden. Hvis medarbejderen svarer ja til at beskeden er læst vil den ikke blive vist igen. Side 78

79 Vælg først om beskeden skal sendes til en specifik medarbejder, til en hel afdeling eller til alle medarbejdere. Hvis du vælger kun at sende beskeden til en enkelt medarbejder vises derefter en oversigt over medarbejdere hvor du kan vælge den ønskede medarbejder. Vælger du at sende beskeden til alle medarbejdere i en afdeling vil der blive vist en oversigt over afdelinger hvor du så vælger den ønskede afdeling. Klik herefter på knappen Næste. Herefter vises et vindue til indtastning af beskeden. Her indtastes den ønskede besked. Herefter klikkes på knappen Udfør. Når medarbejderen får beskeden vil det se således ud: Side 79

80 Medarbejderen kan her svare ja (yes) til at beskeden er læst så vil den ikke blive vist mere eller der kan svares nej (No) så vil beskeden blive vist igen næste gang medarbejderen logger ind. GENERER FRAVÆR Med denne funktion kan der oprettes fravær for en enkelt medarbejder, en hel afdeling eller for alle medarbejdere. Hvis du vælger at oprette fravær for en enkelt medarbejder vises først en liste over medarbejdere, hvor du kan vælge den ønskede medarbejder. Når medarbejderen er valgt klikkes der på knappen Næste. Hvis du vælger at oprette fravær for en hel afdeling vises først en oversigt over afdelinger hvor du kan vælge den ønskede afdeling. Når afdelingen er valgt klikkes der på knappen Næste. Herefter vises følgende billede: Side 80

81 Her angives en startdato, en slutdato og en fraværstype. Herefter klikkes der på knappen Udfør. Der vil nu blive oprettet og godkendt fravær for den/de relevante medarbejder(re). Dette fravær bliver efterfølgende oprettet i kladden når de relevante dage oprettes. Dette kræver dog at indstillingen Auto Indsæt Fravær er aktiveret under Komme & Gå Opsætning/System Opsætning (beskrevet tidligere i denne vejledning). MEDARBEJDERE PÅ ARBEJDE Denne funktion viser en samlet oversigt over hvilke medarbejdere der pt. er på arbejde. Side 81

82 I venstre del af vinduet vises de medarbejdere der pt. er på arbejde og i højre side vises de ind- og udstemplinger de valgte medarbejder har foretaget. Det er muligt at stemple medarbejderen ud ved at indsætte en Slut tid i den relevante linie. MEDARBEJDER KAPACITET Medarbejder Kapacitet benyttes til at få et overblik over hvor mange timers arbejde der er til rådighed for en given periode. Oversigten tager højde for registreret tidsforbrug (tidsposter), hvad der måtte være af planlagt fravær og eventuelle helligdage i periode. Når punktet vælges vises først dette afgrænsningsvindue: Her angives der en Fra Dato og en Til Dato som angivelse af hvilken periode man ønsker at oversigten skal vise. Derefter klikkes der på knappen Kapacitet. Dette åbner et vindue der kan se ud som det følgende: Side 82

83 Her kan du (lige som i Fraværs analyse og Tidspost Analyse) opbygge din helt peronlige oversigt ved at flytte rundt på kolonne overskrifterne efter behag. Side 83

84 LOGIN Registreringen af medarbejdernes arbejdstider kan foregå på to måder. Enten ved hjælp af en såkaldt TAG, der minder om en lille nøglering, der ved hjælp af en TAG-læser registrerer når medarbejderen stempler ind eller ud eller ved at medarbejderen logger ind på en pc og registrerer at han/hun er henholdsvis mødt eller er gået hjem. Den sidste form for registrering foregår via Login-skærmbilledet. Hvis der er givet adgang til hovedmenuen vælges punktet Login under Komme og Gå. På pc er hvor der ikke er givet adgang til hovedmenuen vil DAB, som standard, være sat op til at vise login billedet når DAB startes. Som udgangspunkt ser login billedet således ud (størrelsen af billedet kan variere afhængig af skærmopløsning og systemopsætning): Nederst i billedet vises en oversigt hvilke medarbejdere der er registreret som fraværende. Hvis det i system opsætningen (se beskrivelse af denne tidligere i denne vejledning) er angivet, at der skal vises en oversigt over de medarbejdere der er på arbejde vises denne også Øverst i billedet er der mulighed for at indtaste en medarbejder kode (Se eventuelt beskrivelse af medarbejderopsætning tidligere i denne vejledning). Når koden er indtastet kan der enten klikkes med musen på knappen Login eller der kan trykkes Enter på tastaturet. Hvis medarbejderen genkendes sker der herefter, afhængig af systemopsætningen, en række ting. Side 84

85 VALG AF ARBEJDSKALENDER Hvis systemet er sat op til at medarbejderen skal vælge en arbejdskalender, når vedkommende møder første gang i en given uge, vises dette vindue: Her vælger medarbejderen hvilken af de tilgængelige arbejdskalendere vedkommende skal arbejde efter i den indeværende uge. Herefter klikkes der på OK knappen eller der trykkes Enter på tastaturet. Herefter er brugeren logget ind. Herefter kan medarbejderen stemple ind eller ud efter behov. INDSTEMPLING OG UDSTEMPLING Når medarbejderen skal foretage indstempling gøres det fra Start delen af Login vinduet: Side 85

86 Her kan medarbejderen stemple ind ved at klikke på knappen Møde på arbejde eller ved at trykke på F2-tasten på tastaturet. Knappen skifter herefter udseende til følgende: Medarbejderen kan derefter stemple ud ved at klikke på knappen Gå fra arbejde eller ved at trykke på F7-tasten på tastaturet. Når medarbejderen er stemplet ind bliver følgende knapper tilgængelige: PAUSE STEMPLING Denne knap benyttes hvis der stemples manuelt ind og ud til pause. Når der er stemplet ud til pause kan der ikke stemples Gå fra arbejde og der kan ikke logges ind på jobs Side 86

87 (hvis Job & Tid benyttes). Når der er stemplet ud til pause skiftet knappen udseende til følgende: Medarbejderen kan herefter stemple ind fra pause igen. Hvis medarbejderen er stemplet ind kan der, hvis Job & Tid delen af systemet benyttes, logges ind på job-listen ved at klikke på knappen Jobs. Bemærk at pauser der er oprettet i medarbejdernes arbejdskalendere bliver beregnet i kladden så, hvis der udelukkende skal benyttes manuel pause stempling så skal der ikke være angivet nogle pauser i de relevante arbejdskalendere Desuden vil medarbejderen altid kunne gå ind i fraværs funktionen (se herunder) ved at klikke på fraværsknappen. Hvis der også benyttes stempling på jobs og operationer vil den efterfølgende knap også være tilgængelig. Den vil, afhængig af systemopsætningen, vise enten en jobplan eller en job oversigt. Dette beskrives nærmere i vejledningen til Job & Tid. Medarbejderne har desuden adgang til yderligere funktioner (disse beskrives efterfølgende) ved at klikke på følgende knap: Side 87

88 FUNKTIONER Hvis medarbejderen vælger Funktioner i login billedet vises følgende: SKIFT AFDELING. Medarbejderen har mulighed for at skifte afdeling i løbet af dagen. Hvis en del af den tid medarbejderen bruger en given dag skal registreres på en anden afdeling vælger medarbejderen blot den ønskede afdeling i tabellen til venstre og klikker på Skift Afdeling eller trykker F5 på tastaturet. Det sker så det at medarbejderen automatisk bliver stemplet ud og derefter stemplet ind igen. Tiden herefter registreres nu på den nye afdeling VIS PERIODER Ved at klikke på Vis Perioder vises en oversigt over de lønperioder hvor medarbejderen har været ansat samt tidsposterne for hver enkelt periode. Det ser således ud: Side 88

89 Medarbejderen vælger den ønskede periode i tabellen til venstre. Herefter vises de tilhørende tidsposter i tabellen til højre. Ved at klikke på knappen Udskriv sendes en udskrift af tidsposterne direkte til printer. Funktionen afsluttes ved at klikker på knappen Tilbage eller ved at trykke på Esc-tasten. SEND BESKED Ved at klikke på Send Besked i funktionsvinduet kan medarbejderen sende en besked til sin holdleder. Da denne besked sendes som kræver det, ud over at der skal være angivet en holdleder på medarbejderen, at der på holdlederen er angivet en adresse. Vinduet hvor medarbejderen sender beskeden fra kan se således ud: Side 89

90 Når vinduet vises vil det være klar til at en ny besked indtastes. Når den ønskede besked er indtastet klikkes der på knappen Send Besked. Hvis afsendelsen går godt vil der i feltet Besked sendt blive sat et flueben som indikation på at beskeden er sendt. Bemærk at denne funktion kræver at der er installeret et særligt mail modul. I tvivlstilfælde kontaktes Adm4you. VIS JOB KLADDE Her kan medarbejderen se en oversigt over de jobs og operationer han/hun har arbejdet på i dagens løb. Posterne vises kun så længe medarbejderens kladde ikke er blevet bogført. Side 90

91 SELVVALGTE TILLÆG Hvis der under System Opsætning er angivet af medarbejderen kan vælge tillæg ud over dem der er tilknyttet arbejdskalenderen gøres det nederst i funktionsbilledet: Her vælges det ønskede tillæg i tabellen til venstre. Derefter angives enten et time- og minut antal eller der sættes flueben i feltet Eller hele dagen. Det sidste bevirker at tillægget gælder for hele den periode hvor medarbejderen er stemplet ind. Hvis der ikke er angivet et hvor lang tid tillægget skal gælde og der heller ikke er nogen angivelses af at tillægget varer hele dagen vil systemet automatisk indsætte 01:00 som den tid tillægget gælder. Bemærk at medarbejderen skal være stemplet ind for at kunne oprette et selvvalgt tillæg. Herefter kan medarbejderen afslutte ved at klikke på knappen Gå til login eller ved at trykke på Esc-tasten på tastaturet. Side 91

92 Oversigterne nederst i billedet beskrives senere i denne vejledning under punktet Diverse oversigter. ANMODNING OM FRAVÆR Ved at klikke på knappen Fravær eller trykke på F5-tasten på tastaturet har medarbejderen mulighed for at anmode om fravær, f. eks ferie, samt at se om tidligere anmodninger om fravær er godkendt. Medarbejderen kan her se en oversigt over det fravær der tidligere er oprettet og om dette er godkendt eller ej. Hvis medarbejderen ønsker at anmode om yderligere fravær gøres dette ved enten at trykke på F3-tasten på tastaturet eller ved at klikke på knappen Ny. Dette tilføjer en ny linje i oversigten, hvor medarbejderen herefter angiver en start- og en slutdato for fraværet og en arbejdstype der indikerer hvilken type fravær der ønskes. Hvis det ønskes kan der tilføjes en kort bemærkning til fraværet. Når medarbejderens leder har godkendt fraværet vil dette fremgå af oversigten næste gang medarbejderen går ind i oversigten. Side 92

93 Hvis medarbejderen fortryder anmodningen om fravær kan denne slettes ved at markere den ønskede linie og klikke på knappen Slet eller ved at trykke på F4 på tastaturet. Bemærk at det ikke er muligt at slette fravær der er godkendt. DIVERSE OVERSIGTER I login billedet har medarbejderen mulighed for at se forskellige oplysninger vedr. hans/hendes tidsregistreringer. I denne del af billedet vises informationer om den aktuelle dag. I feltet Log Start vises hvornår medarbejderen rent faktisk har stemplet ind. I feltet Start tid vises hvad medarbejderens mødetid er korrigeret til. Dette afgøres ud fra de tolerancer der er angivet på medarbejderens arbejdskalender. Derunder vises alle de registreringer der er foretaget på medarbejderen den pågældende dag. Er medarbejderen eksempel er mødt for tidligt eller for sent vil dette fremgå af oversigten. PAUSER Her har medarbejderen mulighed for at se hvilken pauser der er registret på ham/hende den samme dag. Hvis systemet er sat op til det (se beskrivelsen af vælg pause betalt under afsnittet Profil) kan medarbejderen her ændre en ikke betalt pause til at være betalt. Dette kan være relevant hvis medarbejderen en dag har arbejdet i hele sin pause. TILLÆG Her kan medarbejderen se en oversigt over hvilken tillæg han/hun har optjent den samme sag. Side 93

94 TOTAL FOR LØNPERIODE I denne oversigt kan medarbejderen se hvor meget der er registreret på de forskellige arbejdstyper (Normal, Ferie, Syg o.s.v.) i den indeværende lønperiode. FLEX SALDO Her kan medarbejderen får et overblik over status på vedkommendes flex-saldo. Bemærk at der skal være oprettet en løn periode hvor den pågældende login dato er indeholdt for at få vist date i disse oversigter. Side 94

95 KOMME/GÅ FOR SENT/TIDLIGT Komme og Gå systemet kan sættes op til at anmode medarbejderen om at angive en årsag til at vedkommende enten møder for sent eller for tidligt og tilsvarende hvis medarbejderen går for tidligt eller for sent. Dette foregår via et skærmbillede som dette: Her skal medarbejderen vælge årsagen til at vedkommende hent kommer for sent/tidligt eller går for sent/tidligt. Når dette er gjort bliver det valgte oprettet i medarbejderens kladde. Nederst i billedet har medarbejderen mulighed for at indtaste en kort bemærkning (maksimalt 50 karakterer) Hvilke arbejdstyper der vises i de forskellige situationer defineres i opsætningen af de forskellige arbejdstyper. Dette er beskrevet tidligere i denne vejledning. Side 95

96 UDSKRIFTER I Komme & Gå systemet er der under Komme & Gå Rappoter oprettet følgende udskrifter: TIDSPOSTER PR ARBEJDSTYPE Denne udskrift viser en specifikation af de enkelte tidsposter der er registreret og godkendt for den enkelte medarbejder. Inden udskriften genereres, vises først følgende billede: Her er der følgende muligheder: - At søge på en enkelt medarbejder eller alle medarbejdere ved at slette indholdet i feltet Medarbejder ID. - At søge på en enkelt afdeling eller alle afdelinger ved at slette indholdet i feltet Afdeling. - At søge på en enkelt holdleder eller alle holdledere ved at slette indholdet i feltet Holdleder. - At søge på et dato-interval - At søge på en enkelt arbejdstype - eller på alle arbejdstyper ved at slette indholdet i feltet Arbejdstype. LØN BILAG Denne udskrift viser en specifikation af de registreringer der er foretaget på de enkelte medarbejdere. Inden udskriften genereres, vises først følgende billede: Side 96

97 Her er der følgende søgemuligheder: - At søge på en løntype eller alle løntyper ved at slette indholdet i feltet Løntype. - At søge på en enkelt medarbejder, et interval ved at angive første og sidste medarbejder ID afskilt af 2 punktummer (..) eller på alle medarbejdere ved at slette indholdet i feltet Medarbejder ID. - At søge på en enkelt holdleder eller alle holdledere ved at slette indholdet i feltet Holdleder. - At søge på en enkelt afdeling eller alle afdelinger ved at slette indholdet af feltet Afdeling. - At søge på et dato-interval. - At angive om der skal udskrives en enkelt side pr. medarbejder. Vælges dette vil der i udskriften være sideskift for hver medarbejder. I modsat fald vil udskriften vises tiderne for medarbejderne i en lang række. - Angive om normal tid skal specificeres. Hvis dette vælges vil hver enkelt post med normal tid blive vist for hver dag. Ellers vil der blot blive vist en summering af normal tid for hver dag. Dette kan med nogen fordel benyttes i situationer hvor der foretages mange ind- og udstemplinger hver dag - Angive om du vil have adskilt fravær i to grupper henholdsvis med og uden løn art. Hvis du vælger at få posterne specificeret kan det se således ud: Side 97

98 Hvis du ikke vælger at få normal tiden specificeret vil det se således ud: Her vil der som Start være indsat den første indstempling på normaltid og som Slut være indsat den sidste stempling på normaltid. - Angive om fravær skal skilles i to gruppe henholdsvis med og uden lønart eller om det skal holdes samlet i en stor gruppe. Side 98

99 FORDELING PR. ARBEJDSTYPE Denne udskrift viser en såkaldt lagkage graf over fordelingen af tid på de forskellige arbejdstyper der er registreret på medarbejderne. Der kan søges på en enkelt medarbejder eller alle medarbejdere, en enkelt holdleder eller alle holdledere ligesom der kan søges på en enkelt afdeling eller alle afdelinger. Desuden skal der angives henholdsvis en start- og en slutdato for den periode der ønskes. Ved at klikke på knappen Rapport er der mulighed for at vælge enten en rapport pr. medarbejder eller en rapport hvor tiderne er summeret pr. afdeling. Et eksempel på en udskrift der viser fordelingen på en enkelt medarbejder er gengivet på næste side: Side 99

100 TIDSPOSTER AFVIGELSER Denne udskrift viser en oversigt over medarbejderes præsterede normal timer og fravær holdt op mod den planlagte normaltid, samt en beregning af afvigelsen mellem de registrerede timetal og det planlagte time tal for en given periode. Side 100

101 Her kan der ud over en Fra Dato og Til Dato som skal angives, søges på enten en enkelt holdleder eller alle holdledere - ved at lade feltet Holdledere være blankt - samt på en enkelt afdeling eller alle afdelinger ved at lade feltet Afdeling være blankt. TIME SUMMERING Denne udskrift viser, pr. afdeling, en summering af de præsterede normal timer og, hvis ekstra tid overføres til en speciel arbejdstype, en summering af disse timer for en given periode. Der skal angives en Fra Dato og en Til Dato som afgrænsning på den periode udskriften skal medtage. Desuden kan der vælges hvilke afdelinger (mindst 1 skal angives) der skal medtages i udskriften. PLANLAGT FRAVÆR Denne udskrift viser, for en given periode det planlagte fravær for medarbejderne. Fraværet vises i form af et såkaldt Gannt diagram som det fremgår af eksemplet herunder. Side 101

102 I afgrænsnings vinduet skal der angives en Start Dato og en Slut Dato for den periode der ønskes udskrevet. Derudover kan der søges på en enkelt Holdleder ved at angive denne eller alle holdledere ved at lade feltet være blankt. Tilsvarende kan der søges på en enkelt Afdeling ved at angive denne eller alle afdelinger ved at lade feltet være blankt. Endelig kan der søges på en enkelt Arbejdstype ved at angive denne eller alle arbejdstype der vel at mærke er oprettet som fravær ved at lade feltet være blankt. TIDSPOSTER SUMMERET PR. MEDARBEJDER Denne udskrift viser en sammentælling af tids for de forskellige arbejdstyper der er registreret på hver enkelt medarbejder for en given periode. Side 102

103 Her kan der søges på en enkelt medarbejder ved at angive denne i feltet Medarbejder ID. Der kan søges på de medarbejdere der hører til en enkelt Holdleder ved at angive denne eller alle holdleder ved at lade feltet være blankt. Der kan søges på en enkelt Afdeling ved at angive denne eller på alle afdelinger ved at lade feltet være blankt. Endelig skal der angives en Start Dato og en Slut Dato for den perioder der ønskes medtaget i udskriften. TIDSPOSTER TIME LISTE Denne udskrift viser for afdeling medarbejde en kort liste over tidsregistrering i den valgte periode enten med overskriften Lønliste, hvis der vælges normal tider eller med overskriften Fraværsliste, hvis der vælges arbejdstyper med typen fravær (Absence). Der kan afgrænses på følgende: - Medarbejder ID. Enten en enkelt medarbejder ved at angive denne eller alle medarbejdere ved at lade feltet være blankt. - Holdleder. Enten en enkelt holdleder ved at angive denne eller alle holdledere ved at lade feltet være blankt. - Afdeling. Enten en enkelt afdeling ved at angive denne eller alle afdelinger ved at lade feltet være blankt. - Arbejdstype. Enten en enkelt arbejdstype eller alle arbejdstyper ved at lade feltet være blankt. Side 103

104 - Løn Type. Enten en enkelt løn type ved at angive denne eller alle løn typer ved at lade feltet være blankt. - Type. Enten en enkelt type eller alle typer ved at lade feltet være blankt. Type styrer hvilken gruppe af arbejdstyper, f eks. Fravær, der medtages i udskriften. - Fra Dato og Til Dato. Disse skal angives og angiver hvilken periode der skal medtages i udskriften. FLEX AFVIGELSER Denne udskrift viser afvigelser på Flex stemplinger for den valgte perioder. Afvigelser er indstemplinger der enten ligger før eller efter den periode hvor der, ifølge arbejdskalenderen, kan stemples ind på Flex eller udstemplinger der enten ligger før eller efter den periode hvor der, ifølge arbejdskalenderen, kan stemples ud på Flex. Et eksempel på denne udskrift er gengivet herunder. Der kan afgrænses på følgende: - Medarbejder ID. Enten en enkelt medarbejder ved at angive denne eller alle medarbejdere ved at lade feltet være blankt. - Holdleder. Enten en enkelt holdleder ved at angive denne eller alle holdledere ved at lade feltet være blankt. - Afdeling. Enten en enkelt afdeling eller alle afdelinger ved at lade feltet være blankt. - Start Dato og Slut Dato. Disse skal angives og styrer hvilken periode der medtages i udskriften. I den øverste tidslinie har medarbejderen stemplet ind før den tidsligste start på flex perioden der er angivet i arbejdskalenderen. Felterne Start og Tidligst start er derfor markeret med rødt. Side 104

105 I den anden tidslinie har medarbejderen stemplet ud efter det senest accepterede ifølge arbejdskalenderen. Felterne Slut og Senest slut er derfor markeret med rødt. I den tredje tidslinie er medarbejdere stemplet ind efter flex periodens ophør. Felterne Slut og Senest Start er derfor markeret med rødt, I den femte og sjette tidslinie er medarbejderen stemplet ud inden flex periodens start. Felterne Start og Tidligst Slut er derfor markeret med rødt. Side 105

106 OFTE FOREKOMMENDE OPGAVER OPRETTELSE AF MEDARBEJDER Inden en ny medarbejder kan oprettes skal der først være oprettet en relevant arbejdskalender og hvis disse benyttes et relevant skiftehold. Desuden skal der være oprettet en passende kladde til medarbejderens tidsregistreringer. Fremgangsmåden kan være en af følgende: - Benyt den wizard der er tilgængelig i menuen på medarbejder oversigten. Dette er den anbefalede metode. Dog bliver felter som adresse, telefon nummer og lignende felter der ikke er essentielle for systemet ikke udfyldt. Disse kan evt. udfyldes efterfølgende. Eller gør følgende: - I hovedmenuen vælges Medarbejder i gruppen Komme & Gå (øverst). - Når medarbejderroversigten vises, trykkes der på F5. Dette åbner medarbejderkortet på den medarbejder der er markeret i oversigten. - Når medarbejderkortet er åbnet trykkes der F3 for at oprette en ny medarbejder. Alle felterne i medarbejderkortet er nu blanke. - Indtast en Medarbejder kode og navnet på medarbejderen. Hvis det ønskes kan adresse, telefon nr. og Cpr nr. tilføjes. - Klik på knappen Medarbejder nederst i vinduet. - I menuen, der hefter vises, vælges punktet Periode. - I det nye vindue der åbnes, trykkes er F3 eller pil ned for at tilføje en ny linje. Indtast herefter medarbejderens ansættelsesdato i feltet Start dato og klik OK - Tilbage i medarbejderkortet er medarbejderen nu markeret som ansat. Efter behov kan der herefter sættes flueben i felterne Aktiv, Brug tolerancer, Overfør til løn og Overfør til Outlook. I de fleste tilfælde vil der være nok at vælge Aktiv, Brug tolerancer og Overfør til løn. - Vælg herefter fanebladet Opsætning. - I feltet Kort nr vil skal der, hvis der bruges stempling med TAGs angives koden fra medarbejderens TAG (brug TAG tildeling under Komme & Gå Opsætning til dette) ellers angives det nummer medarbejderen bruger til at logge ind på systemet med i forbindelse med ind- og udstempling. Kort nr kan være identisk med Medarbejder kode (se herover), men behøver ikke være det. - Herefter angives hvilken arbejdskalender eller skiftehold medarbejderen skal arbejde efter. - Indtast eller vælg herefter en kladde til medarbejderen. Side 106

107 - Hvis der i forbindelse med beregning af tillæg skelnes mellem hvilke grupper af medarbejdere der kan optjene et givent tillæg (se afsnittet om arbejdstyper) kan der tilføjes en Arbejdsfunktion. - Klik herefter OK. Side 107

108 MEDARBEJDERS FRATRÆDELSE Når en medarbejder fratræder skal vedkommende markeres som ikke-ansat. Dette sikrer at der ikke kan foretages tidsregistreringer for den pågældende medarbejder. Markeringen, der angiver at medarbejderen er ansat, fjernes på følgende måde. - I hovedmenuen vælges Medarbejder. - I medarbejderoversigten vælges den ønskede medarbejder. Tryk herefter F5 (eller klik på knappen Medarbejder og vælg Medarbejder kort). Eller vælg punktet Periode i menuen til venstre i medarbejder oversigten. - På medarbejder kortet klikkes der på knappen Medarbejder. Vælg herefter Periode. - På periode-kortet indtastes medarbejderens fratrædelses dato i feltet Slut dato. Klik herefter OK. Side 108

109 OPDATERINGER TIL SYSTEMET Der vil fra tid til anden blive udsendt opdateringer til Komme & Gå systemet. På de installationer hvor Adm4you har adgang til for logge ind fra kontoret vil disse opdateringer blive foretaget af Adm4you. I nogle tilfælde vil det ikke være muligt for Adm4you at foretage denne opdatering. I de tilfælde vil en i forvejen udpeget kontaktperson blive bedt om at udføre opdateringen. UDFØRSEL AF OPDATERINGEN I hovedmenuen åbnes gruppen IT Administration. Herefter vælges menupunktet Opdater Database. Dette åbner et vinduer som vist på næste side Side 109

110 Her klikkes der på Check For Opdateringer. Herefter vil en overførsel af opdateringerne gå i gang. Linjerne i venstre side af vinduet vil vise hvordan de enkelte dele af opdateringen forløber. For hver del vil linjen skifte til grøn og der vil blive tilføjet OK ud for linjen hvis punktet ud forløbet uden fejl. Hvis punktet af en eller anden grund går galt farves linje rød og der vises en fejlmeddelelse. Hvis der opstår en fejl kan du i første omgang prøve at udføre opdateringen en gang til. Går den stadig galt kontaktes Adm4you Side 110

111 SUPPORT Har du behov for hjælp eller spørgsmål i øvrigt til Komme & Gå systemet kan du få hjælp på en af følgende måder: - Prøv at kigge på vores online forum på adressen Du kan også prøve at se om en af vores video demonstrationer kan være en hjælp. En oversigt over vores video demonstrationer kan findes på følgende adresse: - Send en til [email protected] - Kontakt Adm4you telefonisk på telefon Side 111