Klynge VB-F Referat fra bestyrelsesmøde Dato: Torsdag den 5. april 2018 Starttid: 19.10 Sluttid: 21.00 Mødeleder: Klyngeleder Lene Nielsen Referent: Deltagere: Lene Nielsen Forældrerepræsentanter: Andedammen: Naja Kinch Sohn (formand) Grøndalslund: Johnny Eskildsen (næstformand) Børnehjørnet Valborg: Louise Klingenberg Nielsen Firkløveret: Karen Markvard Stjerneskuddet: Løkke Fabricius Vg. Kastanie allé: Mette Jac Barfred Vinkelager Børnehus: Gitte Vigsø (afbud) Supp. deltager Langhuset: Karina Grau Elmose Kirsten og Ingelise (afbud) som er medarbejdere repræsentanter. Casper L. Frandsen som er pædagogiske leder i Langhuset. Emne Hvordan Referat 1. Nyt fra forældrerådene Hvad var I særligt optaget af på jeres møde og er der noget der skal gives videre til bestyrelsen? Da dette punkt er primært vidensdeling og inspiration er referatet fra dette punkt kort. Grøndalslund: Johnny fortæller at der er gang i flere processer. Der er gang i et projekt med flersprogede. Der er ved at blive lavet en ny struktur i børnehaven p.g.a. for få børn i børnehaven laves 3 grupper om til 2 grupper, således at der kan personaletilpasses. Derudover er der gang i et projekt med at reducere støj. Det er både indretningen og pædagogikken der bliver kigget på. VIGTIGT: Johnny beskrev problemstillingen med at finde dokumenter og information til
henholdsvis forældrerådsmødet og bestyrelsesmødet. Lene (KL) tilkendegav at hun vil kigge på dette og vende tilbage med en afklaring/løsning. Stjerneskuddet: Løkke fortalte, at de i forældrerådet har efterspurgt information om de ting der arbejdes med evt. med henvisninger til hvordan man kan bakke op/ snakke om det hjemme. Løkke fortæller, at der bliver arbejdet med rammer og at der er kommet klare ramme og skriftligt materiale ift. hvordan modtagelse af børnene om morgen foregår i stjerneskuddet. Løkke fortæller, at forældrerådet har planlagt forældrekaffe og har aftalt at mødes privat for at arrangere sommerfesten det havde de gode erfaringer med sidste år. Vg. Kastanie allé: Mette fortæller, at de har talt om brugen af dagbøger. De drøftede tidsforbrug for personalet. Hvad tager mest tid/opmærksomhed fra børnene? Dagbogen eller div. spørgsmål fra forældrene. Det er forskelligt fra stue til stue hvor meget dagbøgerne bruges og formen. De havde også talt om at læringsmål skal gøres mere synlige, så forældrene kan bakke op. Der er planlagt arbejdsdag for forældrene den 5. maj. Børnehjørnet Valborg: Louise fortæller at de har drøftet holdningen til den mad/kage som forældrene i forbindelse med en særlig begivenhed, bringer ind i enheden eller servere hjemme ved besøg. Forældrerådet havde haft en god dialog om anvendelsen af dagbøger og dilemmaet ved brug af billeder. Forældrene vil gerne have billeder/ er blevet vænnet til det men det
betyder at børnene hele tiden skal stille op. Der var delte meninger ift. dette emne. Andedammen: Naja fortæller, at de har haft et virkelig godt møde og at hun efter mange år i forældrerådet for første gang oplevede reel indflydelse. Forældrerådet har med input fra forældrene på et forældremøde kommet med ønsker til emner til årets møder. Emnerne er nu fordelt på møderne og dermed er det sikret at de ikke går i glemmebogen. Forældrerådet have også i Andedammen drøftet dagbøger/indhold. Det har tidligere været store forskelle på indholdet og der er nu stor fokus på det der skrives. Der skal være en balance i hvad der skrives og fokus skal være på det pædagogiske indhold/målsætning. Arbejdet med den nye struktur i børnehaven blev drøftet. Forældrefolder/ velkommen til Andedammen s indhold blev drøftet ift. at indholdet skal revideres. Der er planer om en arbejdsdag. Et særligt tiltag (gerne til inspiration til andre) ift. manglende tilbagemeldinger fra forældrene vedr. feriesedler: Forældrerådet stiller op med baderinge og badevinger og minder forældrene om, hvor vigtigt det er at de melder ferieplaner ind til Andedammen. Det handler om at sikre at personaleressourcerne kan planlægges. Firkløveret: Karen fortalte, at de havde alt for mange punkter på dagsorden et meget engageret forældreråd, men MEGEN snakkeri.
De havde som andre drøftet kostpolitik og var blevet enige om at komme med anbefalinger til forældrene ift. at begrænse sukkerindholdet i den mad/kage der bringes ind i Firkløveret i forbindelse med særlige lejligheder eller serveres hjemme i forbindelse med besøg. Forældrerådet har tidligere drøftet den mad som serveres i enheden og de kan se/høre at det har givet anledning til ændringer og at der er blevet genindført køkkenmøder i huset. Vinkelager: Anne fortæller, at de havde brugt noget tid på at drøfte betydningen/konsekvensen af lockout/strejke. De havde også haft en snak om at de i forbindelse med udskiftning af personale havde oplevet manglende overlevering af information/ viden om procedure. Forældrene var kommet med meget positivt feedback på projektet med rundtur i div. lande. Planer om arbejdsdag er blevet udskudt til foråret 2019. Langhuset: Karina fortæller om de nye tiltag ift. at få genopbygget Langhuset. Der har været en del information fra Casper som kunne fortælle om de tiltag han har gjort/ har planer om. Derudover er der flere tiltag med AMK (tiltag fra BUF ift. at understøtte fagligheden i Langhuset) Det er stadigvæk nyt for forældrerådet at deres rolle ikke længere er som arbejdsgiver, men at de kan brug tid på f.eks. sommerfest, fotograf o.s.v. Forældrerådet skal ligeledes arbejde på en ny sukkerpolitik.
Er der nok tid på møderne? De enkelte forældrerådsrepræsentanter kom med en kort tilkendegivelse af om der var nok tid på forældrerådsmøderne. Der var flest der tilkendegav at tiden var ok Andedammen har flere gange startet lidt tidligere (17.10) for at få lidt mere tid. Flere tilkendegav, at de var meget glade for at forældrerådsmøderne og bestyrelse Lene tilkendegav at det er muligt at holde et ekstra forældrerådsmøde, hvis det skønnes nødvendigt. Kom gerne med en tilkendegivelse af, om det fælles møde er noget vi skal gøre igen i 2019. Forslag til anden form modtages gerne. Tilbagemeldingen fra forældrerådene: Der var forskellige tilbagemeldinger og oplevelser af mødet fra forældrerådene. Forslag/input: Mødet kunne holdes som et ekstra møde og være et tilbud for nye medlemmer. Vigtigt at være opmærksomme på at der forskel på om det er klyngelederen der holder oplægget eller KFO (KFO har kun forældrekasketten på ift. indhold) Hvis man holder mødet fælles, kan det være en fordel også at blande forældrene ved bordene. Vigtigt at de fysiske rammer er ok, så alle kan se og høre. Hvis mødet er mere en 1 time skal der være en pause. Skulle vi forsøge i 2018 at dette punkt på hver 2. møde blev udskiftet med et tema? Forslag til tema? Der var enighed om at dette var en god ide, og vi aftalte at de næste 2 møder skulle indeholde et tema i stedet for runden. - Forældrepartnerskab - Læreplaner Næste møde er den 25. juni
2. Forretningsorden og vedtægter Lene vedhæfter et forslag som I gerne må have læst inden mødet og derefter vedtager vi og formanden underskriver Karen fra Firkløveret stille spørgsmål til forretningsorden og vedtægterne som Lene følger op på. Punktet tages derfor på dagsorden til næste møde. Vi har rettet spørgsmålene til juristerne i BUF og her er svarene: Spørgsmål: Forretningsorden 5: Kan dette punkt ændres, således at det er muligt at stemme via fuldmagt? Svar: Det er en politisk beslutning, at der ikke kan stemmes ved fuldmagt. Der er ønske om, at forældrebestyrelsen så vidt muligt træffer dispositioner og beslutninger ad dialogens vej, og det er vigtigt, at der stemmes med udgangspunkt i den dialog og de synspunkter, der er fremkommet på mødet. Styrelsesvedtægt 6: Er det muligt at få teksten ændret til at bestyrelsen konstituere sig på første møde i det nye år? Svar: Det konstituerende møde skal finde sted otte dage efter, at nyvalget er afsluttet, dvs. når alle enheder har afviklet deres valg. Styrelsesvedtægt 12: Hvad vil det sige at have indstillingsret ved ansættelser af personaler i enheden?? Svar: Det betyder at forældrerådet skal tilbydes, at være med ved ansættelsessamtalerne af medhjælpere og pædagoger. Som forælder, har man, som de øvrige deltagere i samtalen indstillingsret ift. hvem man mener er bedst kvalificeret til stillingen. Det er den pædagogiske leder der med udgangspunkt i indstillingerne beslutter hvem der ansættes.
3. Økonomi Lene fremlægger regnskabsafslutningen og forslag til budget gennemgås på mødet. Lene indleder, med at fortælle, om de vilkår som alle klyngeledere og skoleledere har haft for økonomistyring. BUF har skriftet systemer og det betyder at der har skulle koordineres tal fra 3-4 systemer. Direktionen har sendt brev ud for at understøtte at det har været en stor udfordring af økonomistyre i 2. halvår af 2017. Mod forventning er klyngen gået ud med et større underskud end prognoserne løbende har vist. Se resultatet i vedhæftede bilag. Bestyrelsen stiller sig undrende overfor rimeligheden i at klyngen skal hænge på gæld, når muligheden for at økonomistyre har været så udfordret. Bestyrelsen tilkendegiver at de finder det kritisabelt at en forvaltning som BUF vælger at implementere systemer som ikke virker optimalt. Lene fortæller, at da gælden/ overforbruget skyldes klyngens forbrug, er det klyngen, som i 2018+2019 skal afvikle dette overforbrug. Lene informerer, om det/de systemer som bruges PT heller ikke fungere optimalt og tilkendegiver at det er meget frustrerende og utilfredsstillende ikke at kunne have et bedre overblik over forbrug. Lige nu skal der hentes tal fra 4 systemer og den adm. Medarbejder skal manuelt lave beregninger ift. forbrug og tilbageværende bevilling. Dette er bestemt ikke optimalt og giver anledning til stor bekymring hos Lene. Forvaltningen er opmærksom på situationen og der sættes ressourcer at til mere opbakning/hjælp fra HNG s økonomimedarbejdere. Lene tilkendegiver at emnet tages op i juni og at der her, hvis systemerne ikke er blevet markant bedre, vil være
brug for at bestyrelsen bakker op ift. forvaltningen/politikkerne. Lene tilkendegiver sammen med medarbejderrepræsentanten at forvaltningens indkøbsmodul bestemt heller ikke fungere optimalt og at vi kan have brug for opbakning til at gøre opmærksom på denne problemstilling overfor politikerne. Problemstillingerne sættes på dagsorden på mødet den 25. juni. 2. Nyt fra klyngelederen Lene informerer kort om: - Evt. lockout hvad betyder det for klynge F? Lene informerede kort om hvad lockouten kommer til at betyde. Lene fortalte, at al kommunikation om lockout vil foregå via KBHBarn. Den information vi udsender er enten direkte fra BUF eller tager udgangspunkt i BUF s retningslinjer. BUF kommer først med konkret information, når der er afklaring ift. om lockouten bliver en realitet. Lene kunne fortælle at lockouten omfatter de personaler som er FOA og HK organiseret. Det betyder, at det i nogle enheder vil være muligt at opretholde meget begrænset pasning. Det vil dog kun være muligt i en kort periode, da vores rengøring vil blive ramt af lockouten. Da vores køkkenpersonaler også er ramt af lockouten vil de børn der tilbydes pasning skulle medbringe madpakke. Der vil komme information ud om hvilke børn og beskrivelse af udvælgelseskriterierne disse børn der kan tilbydes pasning, hvis det skulle blive aktuelt. Hvis en lockout bliver en realitet er det aftalt, at Lene (KL) indkalder til et kort møde (17-18).
Lene henviste til KFO ift. forældrerådet rolle og mulighed for opbakning i forbindelse med konflikt/lockout. - Det fortsatte arbejde med klyngeledelsesprofilen Dette punkt blev udsat p.g.a. manglende tid. Lene fortæller om de indsatsområder vi har valgt ud og om visionen for klyngen. Dette punkt blev udsat p.g.a. manglende tid. 5. Evt. En opdateret oversigt over bestyrelsesmedlemmerne er vedlagt dette referat. Bestyrelsesmedlemmerne kan også ses på klyngens hjemmeside. Næste møde er den 25. juni