INFORMATION TIL INVESTORER OG DISTRIBUTØRER OM BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER Maj 2018
1 INDLEDNING 1.1 I henhld til Eurpa-Parlaments g Rådets Frrdning (EU) 2016/679 er Investeringsfreningen C WrldWide ( CWW ) frpligtet til at infrmere fysiske persner ( Registrerede Persner ) m indsamling g øvrig behandling af persnplysninger m dem. Dette dkument har til frmål at pfylde denne plysningsfrpligtelse i frhld til investrer i g distributører af andele i CWW ( investrer ). 1.2 CWW indsamler g behandler plysninger m sine investrer. Fr investrer, der er juridiske persner, kan CWW gså indsamle g behandle plysninger m fysiske persner med tilknytning til investr, eksempelvis ledelse g relevante medarbejdere hs investr. 2 TYPER AF BEHANDLEDE PERSONOPLYSNINGER 2.1 CWW behandler følgende persnplysninger: Basisplysninger fr investrer sm navn, adresse, VP-knti, behldninger g køb g salg af andele. Oplysninger m fuldmagter g afgivelse af stemmer på CWWs generalfrsamlinger. Kntaktplysninger fr distributører sm navn på ansatte, e- mailadresse, telefnnummer g faxnummer. Oplysninger m tegningsberettigede hs investrer, der er juridiske persner. Kmmunikatin (telefnisk, pr. e-mail eller på anden vis) med CWW, herunder i frbindelse med distributørers køb g salg af andele i CWW. Investeringsfreningen C WrldWide 2
Kntaktplysninger fr investrer, sm deltager i CWWs generalfrsamlinger, investrknferencer g tilsvarende møder. 2.2 CWW mdtager plysningerne direkte fra sine investrer samt fra registreringer i VP Securities, hvis investr har accepteret at være navnenteret i CWW. I frbindelse med de undersøgelser, sm CWW skal fretage i henhld til hvidvasklvgivningen, kan der endvidere indhentes plysninger fra ffentligt tilgængelige registre. 3 BAGGRUND FOR BEHANDLINGEN AF PERSONOPLYSNINGER OG INDSAMLING AF OPLYSNINGERNE 3.1 CWW behandler persnplysninger med følgende frmål: Fr at pfylde sine frpligtelser ver fr investrerne, f.eks. i frbindelse med indkaldelse til generalfrsamling. Fr at kunne pfylde sine frpligtelser i henhld til lvgivning g krav fra ffentlige myndigheder, herunder: Lv m investeringsfreninger m.v. g lv m finansiel virksmhed Hvidvasklvgivningen Markedsmisbrugsfrrdningen Skattelvgivningen Bgføringslven Fr at sikre md misbrug af CWW. Fr at infrmere m g markedsføre CWW. Investeringsfreningen C WrldWide 3
4 VIDEREGIVELSE AF PERSONOPLYSNINGER 4.1 CWW videregiver i visse tilfælde persnplysninger til tredjeparter: C WrldWide Asset Management Fndsmæglerselskab A/S sm led i administratinen af aftaler vedrørende investrers investeringer i andele i CWW. Offentlige myndigheder, eksempelvis tilsynsmyndigheder g skattemyndigheder, sm har krav på at mdtage infrmatiner i henhld til lvgivningen. CWWs eksterne revisrer g rådgivere sm eksempelvis advkater. Leverandører af IT-relaterede ydelser, såsm clud-tjenester g ITunderstøttelse af CWWs administrative pgaver. I den frbindelse kan persnplysninger blive verført til databehandlere uden fr EU g EØS. Når det sker, vil CWW gennem aftale sikre sig, at leverandørens behandling af persnplysninger underlægges krav m beskyttelse, sm svarer til de krav, der gælder fr CWWs behandling af plysningerne. 5 OPBEVARING AF PERSONOPLYSNINGER 5.1 CWW gemmer persnplysninger så længe, sm det er nødvendigt i frhld til det frmål, sm plysningerne er blevet registreret g bruges til. CWW gemmer basale plysninger m investeringen, så længe investr har investeret g herefter nrmalt i 5 år. Oplysninger m deltagelse i investrknferencer g mdtagelse af nyhedsbreve slettes, når der ikke længere er et administrativt behv herfr. Hvis CWW har en legitim interesse heri, kan persnplysninger dg blive gemt i længere tid. Investeringsfreningen C WrldWide 4
6 REGISTREREDE PERSONERS RETTIGHEDER 6.1 Registrerede Persner har i medfør af lvgivningen visse rettigheder, sm beskrives nedenfr. Hvis en Registreret Persn ønsker at gøre brug af sine rettigheder, kan CWW kntaktes. 6.2 Registrerede Persner kan få indsigt i, hvilke plysninger CWW behandler m dem, hvr plysningerne stammer fra, g hvad de anvendes til. CWW har gså pligt til at plyse, hvem plysningerne evt. videregives til. Muligheden fr indsigt kan dg begrænses af anden lvgivning, hensynet til andre persners rettigheder g hensynet til CWWs berettigede interesser. 6.3 Registrerede Persner har ret til: At få rettet urigtige plysninger m dem selv g at få plysningerne suppleret med yderligere plysninger, hvis det vil gøre plysningerne mere fuldstændige eller ajurførte. I visse tilfælde at få slettet plysninger m dem selv inden tidspunktet fr CWWs almindelige generelle sletning indtræffer. I visse tilfælde at få behandlingen af deres persnplysninger begrænset. I disse tilfælde må CWW fremver kun behandle plysningerne brtset fra pbevaring med den Registrerede Persns samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller frsvares, eller fr at beskytte en persn eller vigtige samfundsinteresser. I visse tilfælde at gøre indsigelse md CWWs ellers lvlige behandling af plysninger m dem selv. Herunder kan Registrerede Persner gøre indsigelse md behandling af deres plysninger til brug fr direkte markedsføring. Investeringsfreningen C WrldWide 5
7 KLAGER OVER BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER 7.1 En eventuel klage ver CWW skal fremsendes skriftligt pr. brev eller e-mail. Investrer kan indsende klager til: Investeringsfreningen C WrldWide Att. Cmpliance Dampfærgevej 26 2100 København Ø Eller pr. e-mail til: cmpliance@cwrldwide.cm Registrerede Persner, der er utilfredse med CWWs behandling af persnplysninger, kan indgive en klage til Datatilsynet. Datatilsynets kntaktplysninger kan findes på www.datatilsynet.dk. 8 KONTAKTOPLYSNINGER FOR CWW 8.1 CWW er ansvarlig fr behandlingen af persndata. Frespørgsler vedrørende persndata kan rettes til: Investeringsfreningen C WrldWide Att. Cmpliance Dampfærgevej 26 2100 København Ø Eller pr. e-mail til: cmpliance@cwrldwide.cm Investeringsfreningen C WrldWide 6
INVESTERINGSFORENINGEN C WORLDWIDE Dampfærgevej 26 2100 København Ø Tlf: +45 35 46 35 46 Fax: +45 35 46 35 00 CVR-nr. 14 21 13 49 Investeringsfreningen C WrldWide 7