PRÆSIDIET. PROTOKOL fra mødet. mandag den 1. september (18.30-20.30) og onsdag den 3. september 2003 (18.30-20.00)

PE-5/BUR/PV/2003-12 PRÆSIDIET PROTOKOL fra mødet mandag den 1. september (18.30-20.30) og onsdag den 3. september 2003 (18.30-20.00) Louise Weiss-Bygningen Mødeværelse R1.1 Strasbourg INDHOLD 1.Godkendelse af den foreslåede dagsorden...7 Side 2. Godkendelse af protokoller fra møderne den 28. juni og 30 juni/2. juli 2003...8 3. Meddelelser fra formanden...9 4. Ændret notat fra generalsekretæren om førstebehandlingen af Parlamentets budget for 2004... 10 5. Supplerende notat af 25. august 2003 fra generalsekretæren og skrivelse af 23. juni 2003 fra G. SCHMID, næstformand med ansvar for forskningsprogrammet og STOA, med udkast til afgørelser om STOA's fremtidige mandat, dets aktiviteter og organisation... 12 6. Skrivelse af 3. juni 2003 fra SCHLEICHER om Den Europæiske Parlamentariske Sammenslutnings anmodning om tilskud for 2004...14 14 7.Notat af 25. august 2003 fra generalsekretæren om offentliggørelse på internet af registret over akkrediterede medarbejdere - udtalelse fra Juridisk Tjeneste... 15 1.Skrivelse af 18. juli 2003 fra BALFE om en indbydelse fra Det Internationale Institut for Demokrati til at deltage i en konference for unge parlamentarikere i Middelhavsområdet den 16.-19. oktober 2003 på Rhodos...17 9. Rapport af 24. juni 2003 af PODESTÀ, næstformand med ansvar for forberedelsen af Parlamentet til EU's udvidelse...18 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc 1 PE 332.425 /BUR </NoPE>

10. Rapport af 17. juli 2003 fra generalsekretæren om forslag til forbedring af bedømmelses- og forfremmelsessystemet i Europa-Parlamentet... 19 11. Skrivelse af 10. juli 2003 fra QUISTHOUDT-ROWOHL om de gældende finansielle bestemmelser frem til slutningen af indeværende valgperiode i 2004 - forslag om ændring af artikel 15 i regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer... 20 1.Skrivelse af 17. juni 2003 fra TRAKATELLIS og G. SCHMID om anvendelse af Parlamentets mødesal i Bruxelles den 4. november 2003 til STOA's årlige konference - finansieringsoversigt - udtalelse fra Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse...21 13. Skrivelse af 29. maj 2003 fra PATTEN, medlem af Europa-Kommissionen, med forslag til Parlamentet om i fællesskab at afholde en interparlamentarisk konference i Strasbourg den 20.-21. november 2003 om reduktion af masseødelæggelsesvåben - finansieringsoversigt - udtalelse fra Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse... 22 14. Notat af 16. juli 2003 fra generalsekretæren om de nye bestemmelser for møder i de politiske grupper til tilknytning til udvalgsarbejdet... 23 15. Notat af 28. juli 2003 fra generalsekretæren om en klage, jf. vedtægtens artikel 90, stk. 2 - vedtagelse af udkast til svar...24 16. Skrivelse af 16. maj 2003 fra den belgiske premierminister, VERHOFSTADT, med anmodning om tilladelse til at afholde en 3 dages international konference om føderalisme i Parlamentets mødesal i Bruxelles i oktober 2004 - udtalelse fra Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse... 25 17. Skrivelse af 21. maj 2003 fra ROSSINOT, formand for det nationale center for civiletaterne, med anmodning om tilladelse til at afholde et møde i mødesalen i Strasbourg torsdag den 4. december 2003 - udtalelse fra Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse... 26 18. Vedtagelse af udkast til mødeplan for Præsidiets ordinære møder i 2004... 27 19. Diverse sager og hastesager...28 20. Sager til orientering... 29 21.Ejendomspolitik...30 21.1 Notat fra generalsekretæren om ejendomspolitikken i Luxembourg - indgåelse af en aftale - afgørelse om at høre Budgetudvalget... 30 21.2 Notat fra generalsekretæren om udviklingen i forhandlingerne om den endelige investeringssum for Louise Weiss-Bygningen i Strasbourg...32 21.3 Notat fra generalsekretæren om leje af Montoyer 63-Bygningen i Bruxelles... 33 PE 332.425 /BUR </NoPE> 2 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

22. Diverse sager og hastesager...35 22.1 Luxembourg - etablering af fælles lokaler for Europa-Parlamentets og Europa- Kommissionens informationskontorer... 35 23. Tid og sted for næste møde...36 BILAG PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 3 PE 332.425 /BUR </NoPE>

PRÆSIDIET PROTOKOL fra mødet mandag den 1. september kl. 18.30-20.30 og onsdag den 3. september 2003 kl.18.00-20.00 Strasbourg Mødet åbnet mandag den 1. september kl. 18.39, afbrudt samme dag kl. 20.45 og genoptaget onsdag den 3. september kl. 18.38 af Europa-Parlamentets formand, Pat COX Næstformænd Kvæstorer MARTIN DIMITRAKOPOULOS (1) CEDERSCHIÖLD (1) IMBENI VIL-QUADRAS ROCA (2) PODESTÀ FRIEDRICH LALUMIÈRE COLOM I NAVAL PACHECO PEREIRA PROVAN (1) G. SCHMID (1) ONESTA PUERTA BANOTTI QUISTHOUDT-ROWOHL POOS SMET (2) BALFE ) Kun til stede den 1. september 2003 2 ) Kun til stede den 3. september 2003 Til stede var Pat COX, formand PE 332.425 /BUR </NoPE> 4 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

I mødet deltog endvidere PRIESTLEY, Generalsekretæren Indbudt til behandlingen af punkt 21: FERBER (2) Budgetkontroludvalgets ordfører for ejendomspolitik Indbudt til behandlingen af punkt 10: PASQUALOTTO (1), formand for Personaleudvalget SABATUCCI (1) Tilstedeværende tjenestemænd: Formandens Kabinet JENSEN RIBERA D ALCALÁ SUÁREZ MELLA DUNNE (1) Generalsekretærens Kabinet STRATIGAKIS PITT (1) AGUIRIANO NAL CLARK Generalsekretariatet GD I RØMER/DREXLER (1) GD II NICKEL/MASUR GD III ROLVERING GD IV CIOFFI (1) /ROSE (2) GD V WILSON (1) /PETER (2) GD VI RIEFFEL/SCHAFF (2) GD VII LAFOREST ) Kun til stede den 1. september 2003 2 ) Kun til stede den 3. september 2003 PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 5 PE 332.425 /BUR </NoPE>

GD VIII Juridisk Tjeneste VANHAEREN/WELLS-SCHADD (1) /KLETHI GARZÓN CLARIANA, juridisk konsulent/schoo O. RATTI, direktør ad interim med ansvar for koordineringen af kontakterne med de politiske grupper Repræsentanter for de politiske gruppers sekretariater RUHRMANN OBERHAUSER CORLETT SERVELLON WEHRLING VANGRUNDERBEEK (2) (PPE-DE) (PSE) (ELDR) (GUE/NGL) (Verts/ALE) (EDD) Som mødesekretærer fungerede KYST, HUBER, LANE, CALINOGLOU (1) og MIGO. ) Kun til stede den 1. september 2003 2 ) Kun til stede den 3. september 2003 PE 332.425 /BUR </NoPE> 6 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

1. Godkendelse af den foreslåede dagsorden Præsidiet - tog den foreslåede dagsorden til efterretning (PE 332.422/BUR.); - godkendte forslaget til dagsorden, som det fremgår af denne protokol. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 7 PE 332.425 /BUR </NoPE>

2. Godkendelse af protokoller fra møderne den 28. juni og 30 juni/2. juli 2003 Præsidiet - tog protokollerne fra møderne den 18. juni (PE 332.300/BUR) og 30. juni/2. juli 2003 (PE 332.341/BUR) til efterretning. - godkendte protokollerne fra disse møder. PE 332.425 /BUR </NoPE> 8 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

3. Meddelelser fra formanden 3.1 Medlemmernes statut Præsidiet - påhørte et indlæg af FRIEDRICH, næstformand, som oplyste, at der i kontaktgruppen om medlemmernes statut havde været enighed om, at der burde indgås en aftale med Rådet om udkastet til medlemmernes statut i midten af 2003, men at Rådet havde afvist mange vigtige punkter i udkastet. Det måtte derfor konkluderes, at det ikke ville være muligt at få vedtaget statutten i indeværende valgperiode; - påhørte et indlæg af formanden, der orienterede Præsidiet om, at han ville drøfte sagen med gruppeformænd, ordføreren og det italienske formandskab med henblik på eventuelt yderligere skridt, som relevante parlamentsorganer kunne tage vedrørende Rådets holdning til Parlamentets udkast til statut for medlemmerne, og derefter ville informere Præsidiet herom. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 9 PE 332.425 /BUR </NoPE>

4. Ændret notat fra generalsekretæren om førstebehandlingen af Parlamentets budget for 2004 Præsidiet - tog til efterretning: skrivelse af 27. august 2003 fra UL om bistand til udvalgsformændene i form af oprettelse af nye stillinger (PE 335.430/BUR); - behandlede ovennævnte notat af 26. august 2003 fra generalsekretæren (PE 332.375/BUR./REV.); - påhørte indlæg af formanden, generalsekretæren, G. SCHMID og D. MARTIN, næstformænd, BALFE, kvæstor, PODESTÀ, PUERTA, IMBENI, LALUMIÈRE, DIMITRAKOPOULOS, CEDERSCHIÖLD og COLOM I NAVAL, næstformænd; - påhørte et indlæg af FRIEDRICH, næstformand, som anmodede om at få ført til protokols, at udvidelsen af ordningen til at omfatte tidligere medlemmer på over 60 år efter hans opfattelse skulle være betinget af, at medlemmerne har varetaget et mandat i to fulde valgperioder, og at der under alle omstændigheder skulle afventes færdiggørelse af en undersøgelse om finansieringen af en sådan ordning; - påhørte et indlæg af ONESTA, næstformand, der anmodede om særskilte afstemninger om litra f), g) og i) i notatets punkt 29. - vedtog med flertal og efter særskilte afstemninger punkt 29, litra (f), (g) and (l) i notatets konklusioner; PE 332.425 /BUR </NoPE> 10 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

- vedtog enstemmigt de øvrige konklusioner i notatets punkt 29; - vedtog enstemmigt, at der skulle opnormeres en A4-stilling til en A3-stilling i Enheden for Koordinering af Lovgivningsarbejdet i Direktorat B i GD 2, og at denne konklusion skulle tilføjes som litra (q) i punkt 29. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 11 PE 332.425 /BUR </NoPE>

5. Supplerende notat af 25. august 2003 fra generalsekretæren og skrivelse af 23. juni 2003 fra G. SCHMID, næstformand med ansvar for forskningsprogrammet og STOA, med udkast til afgørelser om STOA's fremtidige mandat, dets aktiviteter og organisation Præsidiet - tog følgende dokumenter til efterretning: det supplerende notat af 25. august 2003 fra generalsekretæren (PE 332.444/BUR.), notat fra G. SCHMID, næstformand med ansvar for STOA s fremtid (PE 332.362/BUR.); - påhørte indlæg af formanden, generalsekretæren, D. MARTIN, G. SCHMID og PODESTÀ, næstformænd; - vedtog med flertal og efter en afstemning at godkende forslagene i generalsekretærens notat om STOA's fremtidige mandat, dets aktiviteter og organisation, og navnlig at pålægge generalsekretæren at fremlægge de foreslåede formelle ændringer af bestemmelserne for STOA i god tid inden udgangen af indeværende valgperiode; at understrege STOA's mandat til at stille ekspertise til rådighed for Parlamentet med henblik på vurdering af konsekvenserne af indførelse eller fremme af visse teknologier, identifikation af aktivitetsmuligheder og tilrettelæggelse af en dialog mellem den politiske og videnskabelige verden; PE 332.425 /BUR </NoPE> 12 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

at godkende STOA's vigtigste former for aktivitet; at tilrettelægge det politiske tilsyn med STOA i form af et lille panel af medlemmer, hvor en næstformand skal være født stemmeberettiget medlem af panelet, idet panelet skal være ansvarlig for godkendelse af programmet med forbehold af enhver henvisning til Præsidiet, som næstformanden måtte foreslå. Der ville blive ydet almindelig sekretariatsstøtte til STOA fra forskningsafdelingen i GD II - Interne politikker, og denne afdelings vigtigste opgaver ville være som anført i notatet; at genindføre Ramón y Cajal-stipendierne som et særskilt program uden for det almindelige praktikantprogram; at godkende de foreslåede bevillinger for 2004 på i alt 450.000. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 13 PE 332.425 /BUR </NoPE>

6. Skrivelse af 3. juni 2003 fra SCHLEICHER om Den Europæiske Parlamentariske Sammenslutnings anmodning om tilskud for 2004 Præsidiet - tog til efterretning: en skrivelse af 3. juni 2003 fra SCHLEICHER (PE 332.327/BUR.); - påhørte indlæg af formanden, generalsekretæren, ONESTA og FRIEDRICH, næstformænd; - vedtog med flertal og efter en afstemning at støtte Den Europæiske Parlamentariske Forsamling med et beløb på 80.000 i 2004. PE 332.425 /BUR </NoPE> 14 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

7. Notat af 25. august 2003 fra generalsekretæren om offentliggørelse på internet af registret over akkrediterede medarbejdere - udtalelse fra Juridisk Tjeneste Dette punkt blev behandlet onsdag den 3. september 2003. Præsidiet - tog følgende dokumenter til efterretning: notat af 25. august 2003 fra generalsekretæren (PE 332.436/BUR); udtalelse fra Juridisk Tjeneste om registeret over medlemmernes medarbejdere og beskyttelse af persondata (PE 332.485/BUR); - påhørte indlæg af formanden, FRIEDRICH, ONESTA, PODESTÀ og D. MARTIN, næstformænd, QUISTHOUDT-ROWOHL, kvæstor, PACHECO PEREIRA, COLOM I NAVAL, IMBENI, PUERTA og VIL-QUADRAS, næstformænd, BALFE, kvæstor, den juridiske konsulent, generalsekretæren og PODESTÀ, næstformand; - tog til efterretning, at navnene på 988 akkrediterede medarbejdere var blevet offentliggjort på internettet i overensstemmelse med Præsidiets afgørelse af 10. februar 2003; tog til efterretning, at omkring 20 ud af de 50 sager, hvor akkrediterede medarbejdere havde gjort indsigelser mod offentliggørelsen af deres navne på internettet, endnu ikke var afgjort; - bekræftede vilkårene i sine tidligere afgørelser om dette emne; - pålagde generalsekretæren at underrette de medarbejdere, hvis sager stadig ikke var afgjort, om den juridiske rækkevidde af de indsigelser, der udelukkende var begrundet i hensynet til beskyttelse af persondata i lyset af Juridisk Tjenestes synspunkter; pålagde derfor generalsekretæren at opfordre de pågældende PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 15 PE 332.425 /BUR </NoPE>

medarbejdere til at genoverveje deres holdning eller til inden for en rimelig tidsfrist at fremkomme med yderligere præciserede begrundelser for deres indsigelser; - vedtog at træffe en endelig afgørelse om offentliggørelse af navnene på de pågældende medarbejdere på baggrund af resultatet af ovennævnte procedure. PE 332.425 /BUR </NoPE> 16 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

1. Skrivelse af 18. juli 2003 fra BALFE om en indbydelse fra Det Internationale Institut for Demokrati til at deltage i en konference for unge parlamentarikere i Middelhavsområdet den 16.-19. oktober 2003 på Rhodos Præsidiet - tog til efterretning: en skrivelse af 18. juli 2003 fra BALFE (PE 332.473/BUR.); - påhørte et indlæg af formanden; - vedtog at give BALFE tilladelse til at deltage i Rhodos-konferencen af unge parlamentarikere i Middelhavsområdet, der var arrangeret af Det Internationale Institut for Demokrati, den 16.-19. oktober 2003, og til på Europa-Parlamentets vegne at fungere som formand for mødet over temaet "Kan parlamentariske diplomati fremme fred og sikkerhed i regionen?. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 17 PE 332.425 /BUR </NoPE>

9. Rapport af 24. juni 2003 af PODESTÀ, næstformand med ansvar for forberedelsen af Parlamentet til EU's udvidelse Præsidiet - tog til efterretning: rapporten af 24. juni 2003 fra PODESÁ om forberedelse af Parlamentet til EU's udvidelse (PE 332.366/BUR + bilag). PE 332.425 /BUR </NoPE> 18 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

10. Rapport af 17. juli 2003 fra generalsekretæren om forslag til forbedring af bedømmelsesog forfremmelsessystemet i Europa-Parlamentet Præsidiet - tog til efterretning: ovennævnte notat af 17. juli 2003 (PE 332.445/BUR.) samt den positive udtalelse fra Personaleudvalgets formand; - påhørte indlæg af formanden, generalsekretæren, LALUMIÈRE og FRIEDRICH, næstformænd, PASQUALOTTO, formand for Personaleudvalget, og PODESTÀ, næstformand - vedtog enstemmigt at godkende generalsekretærens notat om forslagene til forbedring af Parlamentets bedømmelses- og forfremmelsessystem. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 19 PE 332.425 /BUR </NoPE>

11. Skrivelse af 10. juli 2003 fra QUISTHOUDT-ROWOHL om de gældende finansielle bestemmelser frem til slutningen af indeværende valgperiode i 2004 - forslag om ændring af artikel 15 i regulativet om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa- Parlamentets medlemmer Dette punkt blev behandlet onsdag den 3. september 2003. Præsidiet - behandlede en skrivelse af 10. juli 2003 fra QUISTHOUDT-ROWOHL (PE 332.437/BUR); - påhørte indlæg af formanden, ONESTA, næstformand, QUISTHOUDT-ROWOHL og BALFE, kvæstorer, PUERTA og PODESTÀ, næstformænd; - vedtog enstemmigt (i) de finansielle bestemmelser, der finder anvendelse ved udgangen af valgperioden i 2004 som fastsat i bilag 1 til ovennævnte skrivelse, og (ii) et forslag om ændring af artikel 15 i regulativ om omkostningsgodtgørelser og andre godtgørelser til Europa-Parlamentets medlemmer som fastsat i bilag 2 til ovennævnte skrivelse. PE 332.425 /BUR </NoPE> 20 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

1. Skrivelse af 17. juni 2003 fra TRAKATELLIS og G. SCHMID om anvendelse af Parlamentets mødesal i Bruxelles den 4. november 2003 til STOA's årlige konference - finansieringsoversigt - udtalelse fra Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse Præsidiet, - tog følgende dokumenter til efterretning: skrivelse af 17. juni 2003 fra TRAKATELLIS og G. SCHMID (PE 332.380/BUR.), finansieringsoversigt ((PE 332.380/BUR./BIL/finansieringsoversigt), skrivelse af 10. juli 2003 fra ONESTA (PE 332.440/BUR.), skrivelse af 24. juli 2003 fra G. SCHMID (PE 332.462/BUR.); - påhørte indlæg af SCHMID og ONESTA, næstformænd; - vedtog undtagelsesvis at give tilladelse til, at Parlamentets mødesal i Bruxelles den 4. november 2003 fra kl. 16.00-18.00 anvendes til STOA's anden årlige konference med simultantolkning til engelsk, fransk, tysk, italiensk og spansk. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 21 PE 332.425 /BUR </NoPE>

13. Skrivelse af 29. maj 2003 fra PATTEN, medlem af Europa-Kommissionen, med forslag til Parlamentet om i fællesskab at afholde en interparlamentarisk konference i Strasbourg den 20.-21. november 2003 om reduktion af masseødelæggelsesvåben - finansieringsoversigt - udtalelse fra Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse Præsidiet, der traf afgørelse uden forhandling, - tog til efterretning: en skrivelse af 29. maj 2003 fra PATTEN (PE 332.335/CPG); - gav tilladelse til, at Parlamentets lokaler i Strasbourg den 20.-21. november 2003 anvendes til en interparlamentarisk konference om masseødelæggelsesvåben, hvor omkostningerne til tolkning skal afholdes af Kommissionen. PE 332.425 /BUR </NoPE> 22 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

14. Notat af 16. juli 2003 fra generalsekretæren om de nye bestemmelser for møder i de politiske grupper til tilknytning til udvalgsarbejdet Præsidiet, der traf afgørelse uden forhandling, - tog til efterretning: et notat af 16. juli 2003 fra generalsekretæren (PE 332.439/BUR); - gav tilladelse til, at de politiske grupper afholder møder om eftermiddagen på mandage, tirsdage og onsdage i de uger, der er reserveret til udvalgsarbejde, på forsøgsbasis fra den 1. september 2003 til den 31. december 2003 og i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i generalsekretærens notat. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 23 PE 332.425 /BUR </NoPE>

15. Notat af 28. juli 2003 fra generalsekretæren om en klage, jf. vedtægtens artikel 90, stk. 2 - vedtagelse af udkast til svar Præsidiet, der traf afgørelse uden forhandling, - behandlede et notat af 28. juli 2003 fra generalsekretæren (PE 332.452/BUR); - vedtog, at afvise den pågældende klage som uantagelig og ubegrundet og at pålægge formanden at informere klageren om Præsidiets afgørelse gennem det udkast til skrivelse, der var vedlagt notatet som bilag. PE 332.425 /BUR </NoPE> 24 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

16. Skrivelse af 16. maj 2003 fra den belgiske premierminister, VERHOFSTADT, med anmodning om tilladelse til at afholde en 3 dages international konference om føderalisme i Parlamentets mødesal i Bruxelles i oktober 2004 - udtalelse fra Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse Præsidiet, der traf afgørelse uden forhandling, - tog til efterretning: en skrivelse af 16. maj 2003 fra VERHOFSTADT (PE 332.491/BUR. og bilag); - gav på forslag af Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse den belgiske premierminister tilladelse til at afholde den tredje internationale konference i oktober 2004 for 500-600 videnskabsmænd i Europa-Parlamentets lokaler i Bruxelles med forbehold af opfyldelse af følgende tre betingelser: konferencen skal organiseres på en sådan måde, at det bliver muligt for medlemmer af Europa-Parlamentet og parlamentariske organer, f.eks. Udvalget om Konstitutionelle Anliggender, at deltage, repræsentanter for alle politiske synspunkter, herunder tilhængere og modstandere af føderalisme, skal indbydes til at deltage, de samlede omkostninger i forbindelse med arrangementet (tolkning, sikkerhed, forplejning) skal afholdes af arrangørerne. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 25 PE 332.425 /BUR </NoPE>

17. Skrivelse af 21. maj 2003 fra ROSSINOT, formand for det nationale center for civiletaterne, med anmodning om tilladelse til at afholde et møde i mødesalen i Strasbourg torsdag den 4. december 2003 - udtalelse fra Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse Præsidiet, der traf afgørelse uden forhandling, - tog til efterretning: en skrivelse af 21. maj 2003 fra ROSSINOT (PE 332.492/BUR. og bilag); - afviste, på forslag fra Arbejdsgruppen om Bedre Lokaleudnyttelse, anmodningen fra det (franske) nationale center for civiletaterne om at afholde en konference for 1000 personer den 2.-4. december 2003 i Strasbourg, da konferencen ville finde sted samtidig med plenarmødet i Bruxelles (3.-4. december 2003), og da begivenheden ikke kunne klassificeres som en "direkte forlængelse af parlamentarisk virksomhed". PE 332.425 /BUR </NoPE> 26 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

18. Vedtagelse af udkast til mødeplan for Præsidiets ordinære møder i 2004 PV BUR 1 & 3 September 2003 Præsidiet, der traf afgørelse uden forhandling, - tog til efterretning: udkastet til mødekalender af 27. august 2003 for Præsidiets ordinære møder i 2004 (PE 332.387/BUR); - vedtog udkastet til mødekalender for Præsidiets ordinære møder i 2004 (PE 332.387/BUR.). PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 27 PE 332.425 /BUR </NoPE>

19. Diverse sager og hastesager Der var ingen sager af denne art onsdag den 3. september 2003. PE 332.425 /BUR </NoPE> 28 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

20. Sager til orientering Præsidiet - tog følgende dokumenter til efterretning: skrivelse af 5. juni 2003 fra formanden, COX, om medlemmernes statut (PE 332.416/BUR), skrivelse af 8. juli 2003 fra KARAMANLIS om åbningen af Konstantinos Karamanlis-området i Europa-Parlamentet i Bruxelles den 8. september 2003 (PE 332.442/BUR), skrivelse af 9. juli 2003 fra KERR fra EU-Konventet om konventets budget for 2003 (PE 332.443/BUR), notat af 9. juli 2003 fra PRIESTLEY om den nuværende længde af A1- og A2- tjenestemænds tjeneste, ny version af 29. august 2003 (PE 332.435/BUR), notat af 19. august 2003 fra PRIESTLEY om opfølgningen af Europa-Parlamentets afgørelse af 8. april 2003 om decharge for regnskabsåret 2001 (PE 332.486/BUR), notat af 19. august 2003 fra PRIESTLEY om opfølgningen af Europa-Parlamentets beslutninger af 24. oktober 2002 om budgetforslaget for 2003 og af 14. maj 2003 om Europa-Parlamentets budgetoverslag for 2004 (PE 332.485/BUR), notat af 20. august 2003 fra PRIESTLEY om opfølgningen af den beslutning, Europa-Parlamentet vedtog den 24. oktober 2002 om forslag til Den Europæiske Unions almindelige budget for regnskabsåret 2003 (PE 332.484/BUR). PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 29 PE 332.425 /BUR </NoPE>

Følgende punkter blev behandlet onsdag den 3. september 2003: 21. Ejendomspolitik 21.1 Notat fra generalsekretæren om ejendomspolitikken i Luxembourg - indgåelse af en aftale - afgørelse om at høre Budgetudvalget Præsidiet, der traf enstemmig afgørelse, - behandlede et notat af 26. august 2003 fra generalsekretæren (PE 332.475/BUR + bilag); - påhørte indlæg af formanden, generalsekretæren, COLOM I NAVAL, næstformand, POOS, kvæstor, FERBER, ordfører i Budgetudvalget, FRIEDRICH og PODESTÀ, næstformænd; - godkendte i princippet den aftale, der var indgået den 8. juli 2003 mellem Luxembourgs premierminister og Europa-Parlamentets formand som beskrevet kortfattet i det udkast til skrivelse, der var indeholdt i bilag VI til generalsekretærens notat; - gav formanden tilladelse til at høre Budgetudvalget i overensstemmelse med finansforordningens artikel 179, stk. 3, og artikel 14 i de interne bestemmelser for byggeprojekter, som formodes at få væsentlige finansielle indvirkninger på budgettet; - opfordrede næstformanden med ansvar for ejendomspolitikken til med henblik på en endelig afgørelse, der skal træffes på et senere præsidiemøde - at fremlæge et fuldstændigt dossier om køb af KAD-Bygningen og leje af tårnbygningerne A og B (inklusive et udkast til notarialdokument for købet og udtalelserne fra alle kompetente interne organer); PE 332.425 /BUR </NoPE> 30 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

- opfordrede næstformanden med ansvar for ejendomspolitikken til fortsat at deltage i arbejdet i udvælgelseskomitéen i forbindelse med udvidelsen af KAD-Bygningen og at fremlægge resultatet af dette arbejde på et senere præsidiemøde. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 31 PE 332.425 /BUR </NoPE>

21.2 Notat fra generalsekretæren om udviklingen i forhandlingerne om den endelige investeringssum for Louise Weiss-Bygningen i Strasbourg Præsidiet - behandlede et fortroligt notat af 2. september 2003 fra generalsekretæren (PE 332.432/BUR.+ bilag); - påhørte indlæg af formanden, generalsekretæren, COLOM I NAVAL, næstformand, FERBER, ordfører i Budgetudvalget, PODESTÀ, ONESTA, LALUMIÈRE og FRIEDRICH, næstformænd; - gav enstemmigt formanden, næstformanden med ansvar for ejendomspolitikken, og generalsekretæren tilladelse til at genoptage kontakten med de franske myndigheder med henblik på at undersøge, om det spillerum for kompromisser, der var skitseret i ovennævnte notat, kunne muliggøre indgåelse af en aftale om den endelige investeringssum for bygningen, og derefter fremsætte et hensigtsmæssigt forslag på Præsidiets næste møde med henblik på henvisning til Budgetudvalget, som det første skridt i processen med udøvelse af købsretten til bygningen; - vedtog, at der, inden nogen endelig afgørelse i sagen blev truffet, skulle foretages en forudgående grundig undersøgelse af de budgetmæssige og juridiske konsekvenser af et eventuelt forslag til aftale, for så vidt angik de juridiske og finansielle aspekter. PE 332.425 /BUR </NoPE> 32 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

21.3 Notat fra generalsekretæren om leje af Montoyer 63-Bygningen i Bruxelles Præsidiet - behandlede et notat af 26. august 2003 fra generalsekretæren (PE 332.474/BUR.); - påhørte indlæg af formanden, generalsekretæren, COLOM I NAVAL, næstformand, FERBER, ordfører i Budgetudvalget, BALFE, kvæstor, LALUMIÈRE og IMBENI, næstformænd; - traf følgende afgørelser enstemmigt: (i) vedtog i princippet at leje MONTOYER 63-bygningen på 9 etager i Bruxelles (fra stueetagen op til og inklusive ottende etage), dvs. omkring 6. 684 m 2, sammen med 56 enkelte parkeringspladser og seks dobbelte pladser, samt et område på 60.5 m 2 til arkiver i kælderen på følgende betingelser: leje i en fast seksårig periode fra den 1. december 2003 under forudsætning af, at bygningen er færdig på dette tidspunkt, og at lejemålet, hvis dette ikke er tilfældet, vil træde i kraft den første dag i den måned, der følger efter overdragelse af bygningen, en årlig leje på EUR 1.571.320, med den sædvanlige indeksregulering; (ii) anmodede formanden om i samarbejde med generalsekretæren at: høre budgetmyndighederne i overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser, indhente udtalelse om udkastet til lejemål fra Juridisk Tjeneste; PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 33 PE 332.425 /BUR </NoPE>

(iii) vedtog at træffe endelig afgørelse om leje af bygningen og om eventuel undertegnelse af lejemålet på et senere præsidiemøde på baggrund af de omtalte høringer. PE 332.425 /BUR </NoPE> 34 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc

22. Diverse sager og hastesager 22.1 Luxembourg - etablering af fælles lokaler for Europa-Parlamentets og Europa- Kommissionens informationskontorer Præsidiet - behandlede et notat af 26. august 2003 fra generalsekretæren (PE 332.478/BUR. + bilag); - påhørte indlæg af formanden, generalsekretæren og BALFE, kvæstor; - vedtog enstemmigt at bekræfte sin tidligere afgørelse om i princippet at indgå en administrativ aftale med Kommissionen om leje af lokaler i 'Maison Gilly' i Luxembourg i overensstemmelse med de vilkår og betingelser, der er fastsat i de tekniske og finansielle bilag til generalsekretærens notat, med forbehold af færdiggørelse af de relevante administrative procedurer; - var af den opfattelse, at dette ejendomsprojekt sandsynligvis ikke vil få større finansielle følgevirkninger, hvorfor bestemmelserne i finansforordningens artikel 179, stk. 3, ikke finder anvendelse. PV\507174.doc<PathFdR> </PathFdR> 35 PE 332.425 /BUR </NoPE>

23. Tid og sted for næste møde Præsidiet - vedtog at holde sit næste møde i Strasbourg mandag den 22. september 2003, kl. 18.30-20.30, i mødeværelse R1,1 i Louise Weiss-Bygningen. * * * Mødet hævet kl. 20.53 onsdag den 3. september 2003 * * * PE 332.425 /BUR </NoPE> 36 <PathFdR> </PathFdR>PV\507174.doc