Udkast 9. november 2012 Sagsbehandler: KISV01 Dok.nr.: 2012/0072587-1 Skoleafdelingen Styrelsesvedtægt for kommunale klubtilbud i Frederiksberg Kommune Klubbestyrelsen Sammensætning og valg 1 For hvert kommunalt klubtilbud skal der vælges en klubbestyrelse bestående af forældrerepræsentanter til børn i klubben, medlemmer i klubben og repræsentanter for klubbens medarbejdere. Stk. 2. Klubbestyrelsen er sammensat af 6 forældrerepræsentanter, 1 medarbejderrepræsentant og 2 medlemmer i klubben. Stk. 3. Medlemmer i klubben må ikke deltage i afstemning om eller overvære den del af drøftelserne, der angår sager vedrørende enkelte medlemmer eller ansatte. Stk. 4. Klubbens leder og dennes stedfortræder varetager klubbestyrelsens sekretærfunktioner og deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. Valg af forældrerepræsentanter 2 Forældrerepræsentanter vælges for en 2-årig periode. Stk. 2. Halvdelen af forældrerepræsentanterne vælges i lige år og øvrige i ulige år. Stk. 3. Lederen indkalder til årligt valgmøde med minimum én måneds varsel og annoncering på klubbens hjemmeside. Stk. 4. Der kan hvert år vælges suppleanter svarende til det samlede antal forældrerepræsentanter. Valgperioden for suppleanter er 1 år. Stk. 5. Genvalg kan finde sted. 3 Valgbare og stemmeberettigede til valg er personer, der på valgtidspunktet har forældremyndighed over et eller flere børn, der er indskrevet i klubben. Valgbare og stem-
meberettigede er endvidere: personer, som har et eller flere børn, der er indskrevet i klubben, boende hos sig i døgnpleje efter lov om social service, personer, der har indgået ægteskab med eneindehaveren af forældremyndigheden over et eller flere børn i klubben og som tilhører samme husstand som forældremyndighedsindehaveren og barnet/børnene. Stk. 2. Ansatte med børn i klubben er ikke valgbare som forældrerepræsentanter, men har stemmeret ved valget. Stk. 3. Ved afstemning kan hver stemmeberettiget person afgive en stemme, uanset om personen måtte have mere end ét barn indmeldt i klubben. Der kan stemmes ved skriftlig fuldmagt, der skal foreligge og fremvises ved afstemningen. Stk. 4. Kandidater til klubbestyrelsen blandt forældrene skal meddele deres kandidatur på mødet, hvor valget foregår. Valgbare personer, der ikke er til stede, kan kun bringes i forslag, hvis der foreligger skriftligt tilsagn fra den pågældende. Valget sker ved direkte valg af forældrerepræsentanter og suppleanter under ét. Kandidaterne vælges ud fra antallet af opnåede stemmer. De kandidater, der ikke opnår valg til klubbestyrelsen, er suppleanter i rækkefølge efter de opnåede stemmetal, jf. dog 2, stk. 4. Ved stemmelighed foretages der lodtrækning. Forældrerepræsentanters udtræden af klubbestyrelsen 4 Forældrerepræsentanter skal udtræde af klubbestyrelsen, når og hvis grundlaget for valgbarheden bortfalder i funktionsperioden, herunder hvis personen ikke længere har noget barn i klubben. Stk. 2. Ved forældrerepræsentantens udtræden indtræder den suppleant, som i forhold til de modtagne stemmer, står for tur. Indtræden sker for den resterende del af suppleantens funktionsperiode. Klubbestyrelsens samlede afgang 5 I forbindelse med det ordinære valg af forældrerepræsentanter kan et flertal af de fremmødte stemmeberettigede personer kræve, at også de forældrerepræsentanter, der ikke ordinært er på valg, skal gå af, hvorefter valget skal omfatte alle repræsentanterne. I så fald vælges de nye forældrerepræsentanter for perioder af henholdsvis 2 og 1 år ud fra reglen i 2, stk. 2. Mindst halvdelen af de indmeldte børn skal være repræsenteret af en forælder på mødet, såfremt denne paragraf skal finde anvendelse. Valg af medarbejderrepræsentant til klubbestyrelsen 2
6 Valgbare og stemmeberettigede til valg af medarbejderrepræsentant til klubbestyrelsen er fastansatte medarbejdere i klubben, der er omfattet af lederens ledelseskompetence. Stk. 2. Fastansatte medarbejdere defineres som et ansættelsesforhold på mindst 1 års varighed på mere end en tredjedel af fuld tid. Stk. 3. Hverken lederen eller souschefen er valgbare eller stemmeberettigede. Stk. 4. Medarbejderrepræsentanten vælges i samme måned som der gennemføres valg til klubbestyrelsen i øvrigt jf. 2 stk. 3, ved at lederen indkalder til og gennemfører en valghandling på et personalemøde for samtlige valgbare og stemmeberettigede medarbejdere. Stk. 5. Kandidater til medarbejderrepræsentant skal meddele deres kandidatur på mødet, hvor valget foregår. Valgbare medarbejdere, der ikke er til stede, kan kun bringes i forslag, hvis der foreligger skriftligt tilsagn fra den pågældende. Valget sker ved direkte valg, hvor hver stemmeberettiget medarbejder har én stemme. Stk. 6. Den kandidat, der modtager flest stemmer, er valgt som medarbejderrepræsentant. Stk. 6. Ved stemmelighed foretages der lodtrækning. Stk. 7. Medarbejderrepræsentanten vælges for en 2-årig periode. Stk. 8. Genvalg kan finde sted. Medarbejderrepræsentantens udtræden af klubbestyrelsen 7 En medarbejderrepræsentant udtræder af bestyrelsen, når og hvis medarbejderen i funktionsperioden afleverer eller modtager opsigelse af sin stilling. Stk. 2. Ved en medarbejderrepræsentants udtræden vælges der en ny på førstkommende personalemøde efter 6 stk. 4. for resten af valgperioden. Konstituering af klubbestyrelsen 8 På klubbestyrelsens første møde vælger medlemmerne først formand og dernæst næstformand blandt forældrerepræsentanterne ved bundet flertalsvalg. Stk. 2. Ved bundet flertalsvalg er den kandidat valgt, som opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer. Opnås et sådant flertal ikke ved 1. afstemning, foretages en ny afstemning. Ved 2. afstemning er en kandidat valgt, hvis den pågældende opnår stemmer fra et flertal af de tilstedeværende medlemmer, eller hvis der kun afgi- 3
ves stemmer på den på gældende. Bringer 2. afstemning heller ikke nogen afgørelse, foretages bundet valg mellem de to, der ved 2. afstemning har fået flest stemmer, således at det ved stemmelighed afgøres ved lodtrækning, hvilke to der ved det bundne valg (3. afstemning) skal stemmes på. Står stemmerne lige ved 3. afstemning, træffes afgørelsen ved lodtrækning. Stk. 3. Næstformanden fungerer som formand, i tilfælde af formandens længerevarende fravær, og på forældre- og klubbestyrelsesmøder, hvor formanden ikke deltager. Stk. 4. Udtræder formanden af klubbestyrelsen, konstituerer klubbestyrelsen sig på ny med valg af formand og næstformand efter stk. 1. Stk. 5. Udtræder næstformanden, vælges en ny næstformand blandt forældrerepræsentanterne i klubbestyrelsen. Mødevirksomhed 9 Klubbestyrelsens kompetence udøves i møder. Stk. 2. Klubbestyrelsens møder afholdes for lukkede døre. Stk. 3. Klubbestyrelsen kan indbyde andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem. Stk. 4. Er et medlem forhindret i at deltage i et bestyrelsesmøde, deltager så vidt muligt en suppleant som stedfortræder med stemmeret. Stk. 5. Deltagere i lukkede møder må ikke referere, hvad andre har sagt, men må inden for rammerne af lovgivningens regler om tavshedspligt offentliggøre deres egne meninger. Forretningsorden 10 Formanden fastsætter tid og sted for møder i klubbestyrelsen. Stk. 2. Der skal afholdes mindst ét møde i kvartalet. Stk. 3. Der indkaldes til ekstraordinære møder, hvis formanden, lederen eller mindst 1/3 af bestyrelsens medlemmer ønsker det. Ønske om afholdelse af møde fremsættes skriftligt overfor formanden med angivelse af punkter til dagsordenen. 11 Formanden indkalder til møder med mindst 14 dages varsel. Stk. 2. Formanden fastsætter dagsorden for møderne og sender senest 4 hverdage inden mødet medlemmerne en dagsorden med eventuelle bilag. Såfremt et medlem øn- 4
sker et punkt optaget på dagsordenen, skal det meddeles formanden skriftligt senest 8 dage før mødets afholdelse. Stk. 3. I særlige tilfælde kan formanden indkalde til møde med kortere varsel. Når mødet indkaldes, skal formanden så vidt muligt inden underrette medlemmerne om de sager, der skal behandles på mødet. 12 Klubbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Stk. 2. Hvis bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig, indkaldes der til et nyt møde med samme dagsorden til afholdelse inden for 3 uger. Hvis det fortsat ikke har været muligt at samle en beslutningsdygtig klubbestyrelse, er lederen bemyndiget til at handle på bestyrelsens vegne i de pågældende sager indtil det er muligt at samle en beslutningsdygtig klubbestyrelse. Stk. 3. Medlemmerne kan kun deltage i bestyrelsesafstemninger, når de er personligt til stede. 13 Alle beslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Stk. 2. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. 14 Der føres protokol over klubbestyrelsens beslutninger. I beslutningsprotokollen anføres for hvert møde, hvilke personer der har været til stede. Beslutningsprotokollen underskrives efter hvert møde af de medlemmer, der har deltaget i mødet. Stk. 2. Ethvert medlem kan forlange sin egen afvigende mening kort tilført protokollen og medsendt klubbestyrelsens udtalelser og beslutninger. Stk. 3. Klubbens leder eller dennes stedfortræder fører under møderne bestyrelsens protokol. Stk. 4. Klubbens leder vil i forbindelse med spørgsmål om beslutningernes legalitet kunne tilføje protokollen sin opfattelse. Stk. 5. Beslutningsprotokollen skal være offentligt tilgængelig med de begrænsninger, der følger af lovgivningens regler om tavshedspligt. 15 Klubbestyrelsen skal afgive en årlig beretning om klubbens virksomhed. Stk. 2 Klubbestyrelsen indkalder mindst en gang årligt forældrene til et fælles møde til drøftelse af klubbens virksomhed. På et sådant møde behandles klubbens årsberetning. 5
16 klubben udarbejder hvert år en virksomhedsplan, der forelægges bestyrelsen. 17 Klubbestyrelsen kan i øvrigt selv fastsætte udfyldende regler om sit virke i forretningsordenen. Klubbestyrelsens opgaver 18 Klubbestyrelsen fastsætter overordnede principper for klubbens arbejde og for anvendelsen af institutionens samlede budget inden for de retningslinjer og politikker, som Kommunalbestyrelsen har fastsat. Stk. 2. Principper for klubbens arbejde skal på forslag fra klublederen udmøntes i en virksomhedsplan, der indeholder: - Klubbens pædagogiske principper herunder arbejdet med inklusion - Mål og tiltag for udvikling af det pædagogiske arbejde - Retningslinjer for forældresamarbejde - Beskrivelse af samarbejdet med skoler samt øvrige fritidstilbud - Oversigt over personalets sammensætning og anvendelse af vikarer Stk. 3. Klubbestyrelsen skal inddrages i arbejdet med virksomhedsplanen. 19 Klubbestyrelsen skal holde forældre til børn i klubben orienteret om bestyrelsens arbejde. 20 Frederiksberg Kommune ansætter klubbens leder. Stk. 2. Klubbestyrelsen har ret til at deltage ved ansættelse af lederen. Stk. 3 Klubbestyrelsens udtalelse skal normalt indhentes, forinden der foretages uansøgt afsked af lederen af institutionen. 21 Kommunalbestyrelsen fastsætter den ugentlige åbningstid på klubområdet. Stk. 2. Klubbestyrelsen har kompetence til at fastsætte åbningstiden indenfor de rammer som er fastlagt af Kommunalbestyrelsen. 22 Klubbestyrelsen kan beslutte at holde lukket efter de retningslinjer, der er besluttet af Undervisningsudvalget. 6
23 Klubbestyrelsen kan afgive udtalelse og stille forslag til Kommunalbestyrelsen om alle forhold, der vedrører klubben. Klubbestyrelsen skal afgive udtalelse om alle spørgsmål, som Kommunalbestyrelsen og dennes udvalg forelægger den til besvarelse. Stk. 2. Undervisningsudvalget inviterer to gange om året alle klubbestyrelsesformænd, et medlem udpeget af klubbestyrelsen, samt klubbens leder til dialogmøder. Ved formandens forfald deltager et andet medlem af klubbestyrelsen. Lederens opgaver 24 Institutionens leder har ansvaret for den administrative, økonomiske og pædagogiske ledelse af klubben. Stk. 2. Lederen træffer alle beslutninger vedrørende den daglige drift og leder alle medarbejdere i institutionen. Stk. 3. Lederen ansætter personale i institutionen. Ansættelse og evt. afskedigelse af souschef sker dog i samarbejde med forvaltningen der er ansættende myndighed. Stk. 4. Lederen fungerer som sekretær for klubbestyrelsen og deltager i klubbestyrelsens møder med taleret, men uden stemmeret. Stk. 5. Lederen har ansvaret for at udmønte de af klubbestyrelsen fastsatte principper i den pædagogiske praksis. Stk. 6. Lederen skal sikre, at klubbestyrelsen inddrages i arbejdet med udarbejdelse af virksomhedsplan, jf. 18-19. Ændring af styrelsesvedtægten 25 Ændring af styrelsesvedtægten sker efter indhentet udtalelse fra samtlige klubbestyrelser i de kommunale klubtilbud i Frederiksberg Kommune med en høringsfrist på mindst 1 måned. Ikrafttræden og overgangsregler 26 Ændringer i styrelsesvedtægten træder i kraft, når ændringerne er godkendt af Kommunalbestyrelsen efter gennemført høring af klubbestyrelserne. Stk. 2. Efter ændring af styrelsesvedtægten fortsætter de udpegede medlemmer af klubbestyrelserne og suppleanterne herfor på det hidtidige mandat. Stk. 3. Hvor ændring af styrelsesvedtægten medfører en ændring af antallet af medlemmer i klubbestyrelsen, foretages dog ved første ordinære valg af forældre- og medarbejderrepræsentanter efter ikrafttræden af den ændrede vedtægt nyvalg af samtlige klubbestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 7
Ved sådant valg vælges de nye forældrerepræsentanter for perioder af henholdsvis 2 og 1 år ud fra reglen i 2, stk. 2. 8