Version 03: Senest revideret 12. maj 2018 Hjernen&Hjertet Information til registrerede Informationsmateriale 1. Indledning Information om digital behandling af oplysninger om barnets kompetencer, sundhed og trivsel i Rambølls it-system Hjernen & Hjertet. 1.1 Om Hjernen&Hjertet Hjernen&Hjertet er et IT-system udviklet af Rambøll til understøttelse af det systematiske arbejde med udvikling og dokumentation af kvalitet på dagtilbuds- og skoleområdet. Hjernen&Hjertet har eksisteret siden 2012. Rambøll er en dansk virksomhed, som er ejet af Rambøll Fonden. Rambølls formålsparagraf siger at virksomheden skal arbejde for at skabe samfund, hvor mennesker og natur trives. Hjernen&Hjertet kombinerer en række praksisrettede værktøjer til arbejdet med børns kompetencer, sundhed og trivsel på individniveau med opsamling og præsentation af styringsinformation målrettet pædagoger, lærere og forvaltning, samt i en række tilfælde andre relevante fagprofessionelle ressourcepersoner (eks. sprogvejledere, bevægelsespædagoger, sundhedsplejersker, socialrådgivere mfl.). 2. Formål med databehandlingen Formålet med registrering af oplysninger i Hjernen&Hjertet: a) At samle relevant og tilstrækkelig viden om barnets kompetencer, sundhed og trivsel i et udviklingsorienteret perspektiv, hvor der skabes sammenhæng i den viden, der findes om barnet fra 0 til 18 år. Page 1 of 9
b) At gøre den indsamlede viden om barnet tilgængelig og aktiv i dialogen og samarbejdet mellem hjem og de fagpersoner, som skal drage omsorg for og/eller undervise barnet og den unge. c) At viden om det enkelte barn gøres tilgængelig i udviklingen af den pædagogiske praksis i den enkelte børnegruppe/klasse. d) At sikre et fælleskommunalt videns-grundlag til brug i dialogen mellem enheder og forvaltning omkring sammenhæng, høj kvalitet og fælles udviklingsmål for arbejdet med børn og unge i hele kommunen. e) At styrke den generelle systematik og kvalitet i den pædagogiske indsats, samt herunder øge den samfundsmæssige viden om, hvilke indsatser der virker bedst. 3. Retsgrundlag for behandlingen Kommunernes generelle hjemmel (tilladelse) til behandling af persondata i H&H følger af Dagtilbudsloven, Folkeskoleloven og i visse sammenhænge af sundhedslovgivningen og lovgivningen på det sociale område alt afhængig af, hvilke moduler der arbejdes med i systemet. I forbindelse med indsamling af svar fra forældre vil der i nogle tilfælde være tale om at hjemmelen (tilladelsen) hentes i lovgivningen (eks. bidrag til sprogvurdering eller besvarelse af spørgsmål i forbindelse med forældresamtalen). I andre tilfælde hentes hjemmelsen ved at du/i som forældre afgiver samtykke til at jeres svar må benyttes til arbejdet med barnet og i udviklingen af det pædagogiske miljø. I forhold til behandlingen af persondata i H&H sker denne generelt efter reglerne i EU's direktiv 95/46/EF Databeskyttelsesforordning (2016/679). 4. Anvendelsesområde og arbejdsgang Vurderingen af barnets kompetencer, sundhed og trivsel foretages af det fagpersonale, som har ansvaret for barnet i det daglige. I nogle tilfælde har fagpersonalet mulighed for at invitere forældrene til en supplerende vurdering af barnet. Vurderingen af barnets kompetencer, sundhed og trivsel samles i emnebestemte rapporter, der kan tilgås af det fagpersonale, som har med barnet at gøre og i nogle tilfælde af relevante konsulenter i den kommunale forvaltning. Udvalgte resultater samles i en børneprofil og anvendes dels som led i parternes forberedelse forud for forældresamtaler, dels som et led i dagtilbuddets pædagogiske arbejde med at støtte barnet bedst Page 2 of 9
muligt i dets udvikling. Børneprofilen danner også grundlag for den information som følger barnet ved overgangen fra en institution til en anden og når barnet skal starte i skolen. I forbindelse med samtalen med hjemmet har både forældre og fagpersonale mulighed for at forholde sig til barnets kompetencer. Med udgangspunkt i en sammenstilling af forældre og fagpersonalets vurderinger gives de bedste muligheder for en konstruktiv og kvalificeret dialog omkring barnets kompetencer, sundhed og trivsel, samt mulighed for at aftale, hvordan barnet støttes bedst i dets videre udvikling. Der er i systemet muligt at lave en samlet ressourcebeskrivelse af barnet. Ressourcebeskrivelsen kan knyttes til en handleplan eller et andet forvaltningsdokument. I forbindelse med overgang fra dagtilbud til skole, eller når barnet flytter mellem institutioner, kan børneprofilen følge barnet så modtagerenheden kan se tidligere vurderinger af barnet. Systemet muliggør ligeledes at det afgivende dagtilbud kan formulere en række overleveringsnoter, som den modtagende skole/institution får adgang til sammen med relevante vurderingsresultater for barnet. 5. Typer af oplysninger som behandles De enkelte værktøjer, der behandler og formidler viden om barnets aktuelle kompetencer, sundhed og trivsel, er en del af det samlede system. De oplysninger, der behandles, er udvalgt med henblik på at være relevante i forhold til det pædagogiske arbejde med hvert enkelt barn og i forhold til den løbende dialog med hjemmet. Der behandles oplysninger om følgende grupper af personer i Hjernen & Hjertet: 1. Oplysninger om børn, og unge fra 0 til 25 år, som hører under Kommunens administrative område. 2. Oplysninger om forældre til børn og unge som inkluderes i systemet 3. Oplysninger om kommunes medarbejdere Der behandles følgende kategorier af data: a) Identifikationsoplysninger eksempelvis barnets og forældrenes navne og CPR-nummer, samt oplysning om institutionstilhør og oplysning om modersmål. b) Almindelige personoplysninger c) Helbredsforhold (oplysninger om sundhed) d) Andre rent private forhold, som ikke er om-fattet af kategorien følsomme oplysninger. Det er oplysning om barnets udvikling samt følelsesmæssige og sociale relationer registreret som tekst i forbindelse med pædagoger og andre fagpersoners drøftelse af barnet eller den unges udvikling og Page 3 of 9
trivsel. Der vil ligeledes kunne forekomme oplysninger om barnet/den unges familieforhold, herunder oplysninger om barnets/den unges forældre. 6. Behandling af persondata i de enkelte moduler I de børnerettede fagmoduler behandles følgende oplysninger. Vær opmærksom på hvilke moduler der er relevant i forhold til den konkrete behandling. H&H Dialog Hjemmets og fagpersonalets løbende vurdering af barnets kompetenceudvikling indenfor de seks læreplanstemaer (social-, personlig-, kulturel-, sproglig-, og motorisk udvikling, samt temaet natur og naturforståelse). Det er muligt at gennemføre vurderingen løbende fra 9 måneder til skolestart. Kompetencevurderingen foretages på en firpunktsskala fra Kan ikke endnu til Kan selv. Herudover registreres barnets trivsel, sundhed og relationer. Relationer registreres ved angivelse af navn på de børn, som pågældende har relation til. Trivsel registreres på en fempunktsskala fra i meget ringe grad til i meget høj grad. Der registreres ligeledes om barnet generelt er sundt og rask og om barnet er glad for fysisk aktivitet. Vurderingen danner grundlag for samtalen mellem hjem og institution om barnets generelle udvikling og trivsel, og kan ligeledes benyttes i udviklingen af pædagogiske forløb målrettet barnet og børnegruppens behov H&H Alsidig Udvikling Hjemmets og fagpersonalets vurdering af barnets alsidige personlige udvikling på seks dimensioner (sociale spilleregler, relationer, empati, følelser, nysgerrighed og fordybelse) foretaget i forbindelse med barnets overgang fra hjem til dagtilbud, fra vuggestue til børnehave og fra dagtilbud til skole. På skole kan vurderingen foretages helt frem til uddannelsesparathedsvurderingen i 8.klasse. Vurderingen registreres på en firpunktskala som går fra Kan ikke endnu til Kan selv og på dagtilbud sker vurderingen og afrapporteringen sammen med Dialogvurderingen. Formålet med Alsidig Udvikling er at skabe et sammenhængende sprog for samtalen om barnets alsidige udvikling fra 0 til 16 år, på tværs af dagtilbud og skole. H&H Farvel & Goddag Fagpersonalets vurdering af barnets robusthed og forandringsparathed ved 5 år og 6-7 år i forbindelse med barnets overgang til skole og forudsætninger for en vellykket skolestart. Vurderingen omfatter 72 spørgsmål og kigger på barnet i tre kontekster (vokseninitierede aktiviteter, børneinitierede aktiviteter og hverdagsaktiviteter), vurderet på en 5 punkts skala fra i meget ringe grad til i meget høj grad. Page 4 of 9
Farvel & Goddag vurderingen benyttes til at nuancere billedet af et barn, hvor fagpersonalet er i tvivl om, hvorvidt barnet bliver klar til overgangen til skole. H&H Motorik Fagpersonalets vurdering af barnets motoriske kompetencer målt på fem dimensioner (Grov motorik, finmotorik, muskel-ledsans, følesans og labyrintsans) ved 9-14 måneder, ved 2 år, ved 3 år, ved 4 år og ved 5-6 år på en skala, der går fra Kan ikke endnu til Kan. Motorikvurderingen hjælper fagpersonalet til at opspore og støtte børn, som er udfordret på deres motoriske udvikling. H&H Sprogtrappen Fagpersonalets løbende vurdering af det lille barns sproglige udvikling og progression (0-3,5 år). Vurderingen indeholder fem spor (formelt sprog, funktionelt sprog, legeudvikling, fælles opmærksomhed og pegegestik, kognition, samt relationer og socialt samspil) og vurderingsskalaen som går fra Kan ikke endnu til Kan. H&H Sprog 3-6 Fagpersonalets løbende test af barnets sproglige niveau fra 3 til 6 år målt på to sproglige dimensioner (Talesproglige færdigheder og før-skriftlige færdigheder). Testen angiver barnets sproglige niveau sat i forhold til en normgruppe. Testen følger det officielle danske sprogvurderingsmateriale. H&H TOPI Fagpersonalets generelle vurdering af barnets trivsel gennemført to gange om året på en trepunktskala fra Grøn=I almindelig trivsel, Gul=let bekymring til Rød=Alvorlig bekymring. Hertil knyttes for børn med en gul eller rød markering en tekstlig begrundelse. På baggrund af personalets individuelle vurdering laves for alle børn en fælles vurdering. TOPI-vurderingen hjælper personalet med tidligt at opdage børn i dårlig trivsel og til at fastholde opmærksomheden på disse børn. H&H Sundhed og Trivsel Elevers vurdering af egen læringsstil, sundhed og trivsel. Undersøgelserne kan gennemføres på valgfrie tidspunkter på alle klassetrin. Systemet håndterer også indsamling og afrapportering af den obligatoriske nationale trivselsmåling, hvor der lukkes for afrapportering på individniveau. Sundhed og trivsel giver fagpersonalet mulighed for at opdage elever i dårlig trivsel og indgå i dialog med enkeltelever og klasser omkring trivsel, sundhed og læring. H&H Læringsprogression Modulet er et fagligt redskab til arbejdet med den strategiske læringsledelse af den enkelte elev, for klassen og for hele skolen. Modulet giver lærer og skoleledelse adgang til data omkring læring på klasse og elevniveau. Rambøll Læringsprogression har integrationer til en række danske og udenlandske test- Page 5 of 9
og kortlægningsværktøjer, samt mulighed for upload af resultater fra lærerens eller skolens egne tests. H&H Ressourceprofil Fagpersonalets samlede vurdering af barnets ressourcer og bekymring for barnet registreret under temaerne: Udvikling og adfærd, Fritidsforhold og venskaber, Skoleforhold og læring, Sundhedsforhold og Familieforhold. Vurderingen foretages på en fempunkts skala fra Ressource til Stærk bekymring. Vurderingen skaber systematik og et fælles sprog mellem forældre og de kommunale fagpersoner i samtalen omkring børn, hvor der er bekymring om mistrivsel. Tekstfelter i H&H For hvert modul har fagpersonerne mulighed for at knytte egne kommentarer og beskrivelser til den konkrete vurdering. Det er for fagpersonerne muligt at oprette selvstændige tekststykker Fokuspunkter med aftaler om mål og handlinger for barnet, som forældre og/eller dagtilbud har formuleret med henblik på at støtte barnet i dets udvikling. Det er muligt at oprette tekststykker Noter til overgang med bemærkninger om barnet til brug i forbindelse med skiftet fra et dagtilbud til et andet dagtilbud eller ved overgang til skole. Det er muligt at oprette tekststykker (interne noter) med bemærkninger om barnet eller barnets udvikling til intern brug i det enkelte dagtilbud. Data fra de gennemførte vurderinger benyttes ligeledes i aggregeret og ikke personhenførbar form til den samlede vurdering af kvaliteten i de enkelte dagtilbud. Det giver blandt andet den enkelte dagtilbudsleder adgang til at se udviklingen i hele børnegruppens kompetencer med det formål, at udvikle den pædagogiske praksis. Data fra de gennemførte vurderinger benyttes yderligere i aggregeret og ikke personhenførbar form til dannelse af ledelsesinformation og analyser på enheds, område og kommunalt niveau. Andre moduler med personoplysninger H&H Lege- og læringsmiljøvurdering: I de fleste kommuner gennemføres Lege- og Læringsmiljøvurderingen-dagtilbud, og Læringsmiljøvurdering skole hvert andet år, som grundlag for gennemførelse af det ordinære tilsyn på dagtilbudsområdet og læringssamtaler på skoleområdet. Undersøgelsen gennemføres som en 360 graders vurdering, hvor både personale og ledelse samt eventuelt observatører, børn og forældre besvarer et spørgeskema omkring tilfredsheden med det Page 6 of 9
pædagogiske miljø. Resultater fra Lege- og Læringsmiljøvurderingen behandles fortroligt og resultater afrapporteres kun i aggregeret form til kommunens personale. H&H Brugertilfredshedsundersøgelser: I de fleste kommuner gennemføres hvert andet år en brugertilfredshedsundersøgelse gennem H&H blandt forældre og børn/elever. Resultater fra brugerundersøgelsen indgår i kommunens kvalitetsrapport. Resultater fra brugerundersøgelsen behandles fortroligt og afrapporteres kun i aggregeret form til kommunens personale. 7. Modtagere af oplysningerne Med mindre andet fremgår af anden information fra kommunen indsamles og afrapporteres alle oplysninger i H&H på individniveau og gøres tilgængelig på individniveau for relevante fagpersoner tilknyttet barnets institution/skole samt udvalgte forvaltningsmedarbejdere. Persondatalovgivningen stiller en række krav til samtykke i forbindelse med videregivelse af personoplysninger mellem forskellige forvaltningsenheder, eksempelvis mellem dagtilbud og skole. Persondatalovgivningen kræver generelt, at der indhentes samtykke i forbindelse med videregivelse af følsomme oplysninger mellem forvaltningsenheder, men stiller ikke samme skrappe krav til videregivelse af almindelige personoplysninger mellem forvaltningsenheder. Nogle oplysninger i H&H er almindelige personoplysninger og nogle oplysninger i H&H er følsomme oplysninger i persondatalovgivningens forstand. 8. Adgang til systemet 8.1 Kommuner uden AD-integration Fagpersonalet i skole og dagtilbud har, via et personligt login, adgang til de behandlede oplysninger om barnet. Det er dagtilbudslederen, der er ansvarlig for at tildele fagpersonalet brugeradgang og holde den ajour i forbindelse med fratrædelser. Udvalgte kommuneadministratorer i dagtilbuds- og skoleforvaltningen har derudover, via et personligt login, adgang til alle de oplysninger, der forefindes i Hjernen og Hjertet med henblik på systemvedligeholdelse, assistance i forbindelse med håndtering af enkeltsager, tolkning af individresultater, sager om indsigt og gennemførelse af sletning. 8.2 Kommuner med AD-integration Fagpersonalet i skole og dagtilbud har, via et personligt login, adgang til de behandlede oplysninger om barnet. Brugerne af H&H tjekkes dagligt op mod det kommunale brugerregister (AD) og systemet sikrer på den måde at personer, som er ansat i kommunen har en aktiv adgang til systemet. Page 7 of 9
Udvalgte kommuneadministratorer i dagtilbuds- og skoleforvaltningen har derudover, via et personligt login, adgang til alle de oplysninger, der forefindes i Hjernen og Hjertet med henblik på systemvedligeholdelse, assistande i forbindelse med håndtering af enkeltsager, tolkning af individresultater, sager om indsigt og gennemførelse af sletning. 9. Indsigelse, aktindsigt og udlevering Forældremyndighedsindehaver kan gøre indsigelse overfor behandlingen af data i Hjernen&Hjertet til lederen for den enhed, som barnet primært er tilknyttet. Eventuelle klager, over enhedslederens afgørelse kan indgives til den relevante kommunale forvaltningsenhed. Se under afsnittet Sikkerhed og databehandling. Forældremyndighedshaver kan vælge at søge om aktindsigt jf. Forvaltningsloven regler herom, i de oplysninger, som registreres om barnet. 10. Sletning, berigtigelse og ajourføring af oplysninger Den enkelte enhedsleder har sammen med forvaltningspersonalet i Kommunen ansvaret for at sikre den fornødne ajourføring af oplysningerne i Hjernen&Hjertet, ligesom leder og forvaltningspersonale skal sikre, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger, og at sådanne oplysninger hurtigst muligt korrigeres eller slettes. Personer, som har forældremyndighed over barnet, kan til enhedslederen eller forvaltningen fremsætte anmodning om, at oplysninger om deres barn berigtiges eller slettes. Eventuelle klager over en enhedsleders afgørelse kan indgives til den relevante kommunale forvaltningsenhed. 11. Tidsperspektiv for opbevaring og sletning af data Oplysninger dannet på baggrund af vurderinger af barnet, observationer af barnet og samtaler med barnets forældre bevares i systemet med henblik på at kunne følge barnets udvikling og trivsel over tid fra 0 til 18 år. I henhold til de kommunale anmeldelser til datatilsynet ( Daginstitution m.v. og Uddannelse og vejledning ) slettes oplysningerne om barnet senest 5 år efter barnet har forladt dagtilbud eller skolen. Page 8 of 9
Data om barnet slettes ligeledes, hvis barnet flytter til en institution, skole eller en anden kommune som ikke benytter Hjernen&Hjertet. Kommunen kan fastlægge interne procedurer som betyder at data slettes hurtigere fra systemet end ovenfor anført. Enhedsledere og forvaltningspersonalet kan oplyse om der er fastlagt strengere sletteregler end de ovenfor anførte. 12. Sikkerhed og databehandling Kommunen er dataansvarlig myndighed for databehandlingen. Den rette kontaktperson kan oplyses ved henvendelse til den kommunale forvaltning eller ved henvendelse til Rambølls support på telefon 5161 7943 eller email@hjernenhjertet.dk Rambøll Management Consulting A/S, Hannemanns Allé 53, 2300 København S, CVR. nr.: 60997918 agerer på vegne af Kommunen som databehandler i forbindelse med kommunens brug af Hjernen&Hjertet. Der forlægger en underskrevet databehandleraftale mellem Kommunen (dataansvarlig) og Rambøll (databehandler), aftalen vedrører databehandlers forpligtelse til at efterleve de sikkerhedskrav, som fremgår af direktiv 95/46/EF Databeskyttelsesforordning (2016/679). Al håndtering af data sker efter datatilsynets forskrifter. Dette indebærer blandt andet: a) At personfølsomme data opbevares i overensstemmelse med Persondataforordningen b) At al kommunikation er krypteret. På den måde kan ingen udefrakommende opsnappe vigtige informationer. c) Der sker omfattende logning af aktiviteter i systemet. Aktiviteter i systemet logges udførligt. På den måde kan kommunen dokumentere forskellige brugeres handlinger i H&H. 13. Klageadgang Klager over Kommunens behandling af data i Hjernen&Hjertet kan indgives til Datatilsynet på tilsynets hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk/om-datatilsynet/kontakt/ 14. Automatiske afgørelser Der udføres ikke automatiske afgørelser eller profilering af personoplysninger omkring den registrerede. Page 9 of 9