Følgende sager behandles på mødet

Referat fra ordinært møde Hørsholm Bibliotek - Store mødelokale Onsdag 01.10.2008 kl. 15:00 Følgende sager behandles på mødet Side Meddelelser 2 Ansøgning om økonomisk støtte til drift af Lytteposten 3 Forslag til modernisering og nyindretning af Kulturhus Trommen 5 Tilbagemelding på borgerpanelundersøgelse forår 2008 7 Fælleskommunalt børnekorstævne 8 Bent Byg Spejdergruppe søger om ekstraordinært tilskud til patruljetelte 9 Forslag til mødeplan for 2009 12 Bilagsoversigt 14 Fraværende Isabella Meyer (C) Bemærkninger til dagsorden

Punkt: 72 Acadre sagsnr.: Journalnr.: Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 01.10.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Anja Sahan Meddelelser Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-10-2008 Publikation fra Øresundskomiteen vedr. kultur og fritid blev omdelt. Invitation til konference indenfor Lokalhistorisk Netværk på AROS i Århus. Der blev orienteret om status på det mellemkommunale samarbejde i 2009 omkring teaterbattle. Der afholdes audition på musicalen. Der blev givet en status på forhandlingsforløbet med Hørsholm Scenen. Der indkaldes til ekstraordinært KFU-møde mandag den 20. oktober kl.16.00 med teatersagen som eneste punkt på dagsordenen. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 2

Punkt: 73 Acadre sagsnr.: 08/18270 Journalnr.: 18.00.00G00 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 01.10.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Peter Skjøt-Rasmussen Ansøgning om økonomisk støtte til drift af Lytteposten Resume John Macko søger om økonomisk støtte til drift af Lytteposten for indeværende år, 2008. Forslag Administrationen foreslår, at ansøgningen imødekommes med kr.1.563,- svarende til antal abonnenter i Hørsholm Kommune. Endvidere foreslår administrationen at KFU drøfter om Lytteposten i fremtiden skal søge om tilskud til en længere periode, baseret på årligt medlemstal. Sagsfremstilling Lytteposten er en lydjournal der udsendes gratis til blinde og svagtseende i Fredensborg og Hørsholm Kommune én gang om måneden. Modtagerne til Lytteposten er fordelt med 35 i Fredensborg og 5 i Hørsholm Kommune. Lytteposten er udkommet fast hvert måned siden oktober 1976. Foruden "nyheder" bringes meddelelser fra Dansk Blinde Samfunds 8. kreds og artikler af lokalhistorisk værdi. Selve fremstilling af indholdet fremstilles vederlagsfrit. Kultur- og Fritidsudvalget har tidligere gennem flere år valgt at støtte Lytteposten. Økonomi/personale Budget for Lytteposten i perioden 1. januar - 31. december 2008 (Original vedhæftet ansøgning) Kopiudgifter Kr. 7.500,- Vedligeholdelse af udstyr Kr. 4.000,- Telefon, CD-medier, kuverter og porto Kr. 1000,- I ALT Kr. 12.500,- Bilag - Ansøgning om økonomisk støtte til lytteposten - KF-pulje_oversigt.xls Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 3

Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-10-2008 Administrationens forslag godkendt suppleret med en årlig orientering af udvalget om hvilke bevillinger, der er givet. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 4

Punkt: 74 Acadre sagsnr.: 08/7187 Journalnr.: 20.00.00P22 Sagsforløb: KFU - åben sag - Åben sag Mødedato: 01.10.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Søren Nabe-Nielsen Forslag til modernisering og nyindretning af Kulturhus Trommen Resume Arkitektfirmaet Dissing og Weitling har udarbejdet forslag til modernisering og nyindretning af Kulturhus Trommen. På Kultur og Fritidsudvalgets møde d. 27. august blev forslaget præsenteret udenfor dagsordenen. Forslaget har en vision om: - at forene det offentlige og den kommercielle del af Kulturhus Trommen - at Trommen ses som et hele - at skabe visionære tiltag i et stort, enkelt og tydeligt formsprog - at tilføre huset elementer, som signalerer "det nye Trommen" - at ikke lade den nuværende arkitektur stærke og bindende arkitektur hæmme nye tiltag - at skabe tilbud/rammer for alle aldersgrupper og sociale lag - med hensynstagen til de forskelle som er - at binde udeliv og indeliv mere sammen - at synliggøre Trommen for forbipasserende og skabe nysgerrighed - at bruge den digitale, virtuelle verden både ude og inde - at sætte besøgeren/borgeren i centrum i samspil med de ansatte - at skabe et værested, hvor det er cool at være. Forslag Administrationen foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget diskuterer og kommenterer skitseforslaget, udarbejdet af Dissing og Weitling, til modernisering og nyindretning af Kulturhus Trommen mhp. udarbejdelse af anlægsbudget og faseplan for Kulturhuset. Sagsfremstilling KFU godkendte d. 30. april 2008 forslag til organisering og proces for nyindretning og modernisering af Kulturhus Trommen og deltagelse i etableringen af Kulturtorvet. Bl.a. besluttede udvalget, at KFU udvalgte en arkitekt der: - udarbejdede skitseforslag til indretning og modernisering af Kulturhus Trommen (Foyer, CM-sal, bibliotek og Trommen) - sammen med Bymidtegruppens udvalgte landskabsarkitekt udarbejdede forslag til åbning af Kulturhus Trommen og Kulturtorvet. I tidsplan for skitseprojektet blev det besluttet at for september 2008 skulle KFU modtage et forslag til Kulturhus Trommen og Kulturtorv og indgå i dialog med firmaet om Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 5

opkvalificering. Efterfølgende skulle udvalget afholde dialogmøder med interessenter som Kulturhusgruppen, Center- og handelsstandsforeningen m.m.. På oplæg fra KFU har arkitektfirmaet Dissing og Weitling udarbejdet skitseforslag til kulturhuset. På KFU s møde d. 27. august 2008 præsenterede Dissing og Weitling uden for dagsordenen deres skitseforslag for udvalget. Økonomi/personale I 2005 træf KFU en beslutning om at anvende 0,2 mio. kr. i projekteringsmidler til Caroline Mathilde Salens (CM-salen) fremtidige indretning i 2006, og at anvende 1,8 mio.kr. til selve ombygningen i 2008. Denne beslutning blev imidlertid ændret i forbindelse med en projektbeskrivelse af funktioner og formål, der fremkom med et forslag om at tænke CMsal, foyer, bibliotek og Trommen sammen med henblik på at modernisere huset og skabe mere, synergi og samspil mellem husets funktioner, hvilket er helt i tråd med de politiske intentioner og ønsker i forbindelse med omdannelsen af Trommen til kommunal institution pr. 1. januar 2006. Denne ændring af projektet medførte, at de i alt afsatte midler på 2 mio til CM-salen blev tilbageført. I stedet afsatte KFU i forbindelse med budget 2007 kr. 0,2 mio til et skitseprojekt af det politiske ønske om en nyindretning og modernisering af CM-sal, foyer, bibliotek og Trommen. I juni 2007 tog KFU på studietur for at finde inspiration til denne nyindretning og modernisering. Projekteringsmidlerne til nyindretningen er grundet nyansættelser på Kulturområdet i forbindelse med den nye cheforganisation overført til 2008. I forbindelse med frigivelse af projekteringsmidler på 0,2 mio., der primært berører den indvendige indretning af Kulturhus Trommen, anbefaler administrationen at der i projekteringen indtænkes, hvordan et kommende kulturtorv kan spille sammen med Kulturhuset, og at der udarbejdes forslag til, hvordan Kulturhuset kan åbne sig op ud mod Kulturtorvet. Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-10-2008 KFU ser gerne Kulturhus Trommen udvikle sig i en retning, hvor en større del af husets driftsudgifter samt eventuelle udgifter til nyindretning kan dækkes dels ved flere kommercielle aktiviteter i huset og dels ved fondstilskud. Punktet genoptages på næste møde med henblik på en yderligere drøftelse af muligheder indenfor dette perspektiv. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 6

Punkt: 75 Acadre sagsnr.: 08/18387 Journalnr.: 00.16.00P20 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 01.10.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Pernille Svärd Tilbagemelding på borgerpanelundersøgelse forår 2008 Resume I foråret 2008 gennemførte Hørsholm Kommune en borgerpanelundersøgelse vedrørende områderne: Kultur, idræt og parkering. Jævnfør den proces, som direktionen har vedtaget for behandling af borgerpanelundersøgelser, fremlægger administrationen hermed status på, hvordan der på fagområdet for Kultur- og fritid er blevet arbejdet videre med de emner, som undersøgelsen omhandlede på baggrund af borgernes svar. Status fremgår af bilag 1: Kultur, idræt og parkering - Hvor er vi nu? Hovedrapporten fra borgerpanelundersøgelsen, der tidligere er behandlet i ØU, fremgår af bilag 2: Hørsholm Kommune Borgerpanelundersøgelse - Kultur, idræt og parkering 2008 Forslag Kultur- og Fritidsudvalget bedes drøfte orienteringen og give tilbagemelding på, hvorvidt status kan videreformidles til borgerne, eller om der skal suppleres i informationen og i så fald med hvad. Kommunikation Efter den politiske behandling vil borgerpanelet modtage en kort mail om, hvor langt kommunen er med de emner, som undersøgelsen omhandlede. Der vil ligeledes være information om samme på kommunens hjemmeside. Bilag - Bilag 2_hovedrapport.pdf - Bilag 1_KFU september 2008.doc Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-10-2008 Udsat til næste møde. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 7

Punkt: 76 Acadre sagsnr.: 08/17211 Journalnr.: 17.04.03G00 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 01.10.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Peter Skjøt-Rasmussen Fælleskommunalt børnekorstævne Resume Kommuneskoler i Hørsholm og Fredensborg Kommune søger om tilskud på 7.000 kr. til tværkommunalt børnekorstævne i 2009. Forslag Administrationen foreslår, at Kultur- og Fritidsudvalget imødekommer skolernes ansøgning med 7.000 kr. Sagsfremstilling Skoler fra henholdsvis Hørsholm og Fredensborg Kommune har siden 2001 afholdt fælles børnekorstøvner. Dette tværkommunale samarbejde har alene kunne finde sted med støtte fra begge kommuner. Skolerne har haft stor succes med arrangementet de seneste 7 år, og ønsker på den baggrund at fortsætte i 2009 - med dirigenten/komponisten Jacob Høgsbro, der vil instudere sit værk "Hej sjulla hop sjulla bare tæer". Værket opføres torsdag den 30. april 2009. Økonomi/personale Se bilag med budget for fælleskommunalt korstævne samt oversigt over Kultur- og Fritidspuljen. Bilag - Korstævne i Hørsholm/ Fredensborg Kommuner - ansøgning korstævne2009.doc - Budget2009_Fælleskommunalt_korstævne.pdf - KF-pulje_oversigt.xls Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-10-2008 Ansøgning imødekommes med 7.000 kr. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 8

Punkt: 77 Acadre sagsnr.: 08/18359 Journalnr.: 18.15.05G01 Sagsforløb: KFU - Åben sag Mødedato: 01.10.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Gitte Søby Bent Byg Spejdergruppe søger om ekstraordinært tilskud til patruljetelte Resume Bent Byg Spejdergruppe søger om 30.000 kr. i ekstraordinært tilskud til indkøb af tre patruljetelte. Under en storm i år blev mange af gruppens telte ødelagt, og da Bent Byg i 2009 deltager i Det Danske Spejderkorps sommerlejr Blå Sommer 2009 har gruppen et ekstraordinært stort behov for telte. Forslag Administrationen anbefaler, at Kultur- og Fritidsudvalget bevilliger et ekstraordinært tilskud på op til 18.000 kr. til Bent Byg til indkøb af et patruljetelt samt til dækning af ekstraordinære udgifter til reparationer af telte. Administrationen anbefaler desuden, at Bent Byg i 2009 budgetterer med indkøb af et passende antal telte til at opfylde gruppens behov for telte i forbindelse med deltagelse i Blå Sommer. Sagsfremstilling Bent Byg søger om ekstraordinært tilskud på 30.000 kr. til indkøb af tre patruljetelte, da alle aktive grupper (8-23 år + ledere) i Bent Byg i 2009 deltager i Det Danske Spejderkorps (DDS) korpslejr - Blå Sommer, og gruppen derfor har et ekstraordinært behov for telte. Når samtlige grene inden for Bent Byg deltager i Blå Sommer skal alle gruppens telte i brug. Teltene er i midlertid meget slidte og under et stormvejr i forbindelse med gruppens sommerlejr den 4. august i år gik otte af de eksisterende telte i stykker. To til tre af de eksisterende telte står ikke til at redde, hvorfor Bent Byg udover reparation af gamle telte også har behov for fire nye telte. Gruppen har i 2008 budgetteret med indkøb af et nyt telt og søger derfor om midler til indkøb af de resterende tre telte. Blå sommer bliver afholdt hvert 5. år med deltagelse af alle spejdere fra DDS samt spejdere fra udlandet. Lejren er ifølge kassereren i Bent Byg en meget stor oplevelse, som børnene ser frem til gennem længere tid. Korpslejren bliver bygget op som en hel by med fx aktivitetsområde, vandland, supermarked og spejderbutik, og spejderne laver flere store aktiviteter i løbet af lejren. Ved sidste korpslejr i 2004 blev der eksempelvis afholdt Danmarks største spejderløb, og spejderne sov den sidste nat i Danmarks største bivuak. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 9

Bent Bygs medlemssammensætning pr. 1. januar 2008 Bosiddende i Bosiddende uden for Hørsholm Hørsholm I alt > 25 år 87 0 87 26-65 år 3 17 20 66+ 0 0 0 I alt 90 17 107 Det kan oplyses, at den årlige kontingentsats for Bent Byg er 2.640 kr. pr. medlem. Kontingentet dækker over deltagelse i alle ture samt sommerlejr. Bevilligede ekstraordinære tilskud 2005-2008 år Tilskud til Beløb 2005 To telte 14.400 kr. 2006 Cirkustelt 6.000 kr. 2007 Reparation af tag 20.000 kr. 2008 Tillæg til professionel bistand til reparation af tag 52.313 kr. Økonomi/personale Bent Byg har i budgettet for 2008 afsat 22.500 kr. til reparation og indkøb af materiel, herunder løbende udgifter til reb/tovværk, kulsøværktøj, økser, gryder, barduner, pløkker mm. Bent Byg har i budgettet for 2008 afsat midler til indkøb af et telt, men ikke til så omfattende reparationer af telte, som har vist sig nødvendige efter stormen i august. Bent Byg anslår, at reparationerne løber op i omkring 8.000 kr. Da ikke alle teltene kan repareres, har Bent Byg brug for yderligere telte i forbindelse med Blå Sommer 2009. Budget for indkøb af tre patruljetelte (KIT KAT) fra Spejder Sport Materiale Pris Telt, oversejl, forsejl, underlag à 9.700 kr. 29.100 kr. Poser til telt, oversejl, stænger og pløkker à 670 kr. 2.010 kr. Teltstænger à 835 kr. 2.505 kr. Pløkker à 120 kr. 360 kr. I alt incl. moms 33.975 kr. Minus 10% spejderrabat i alt 30.578 kr. Bent Byg har endnu ikke lagt et detaljeret budget for 2009, hvorfor bestyrelsen endnu ikke kan sige, hvor stort et beløb man påtænker at afsætte til køb og reparation af materiel. Administrationen anbefaler, at Bent Byg i budgettet for 2009 afsætter midler til indkøb af et passende antal telte til deltagelse i Blå Sommer. Såfremt uforudsete udgifter bevirker, at budgettet for 2009 ikke kan holdes, har Bent Byg, i lighed med andre, mulighed for at søge om tilskud på ny. Puljen for udvikling og ekstraordinære tilskud Budget 2008: 469.600 kr. Disponeret 2008: 76.312 kr. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 10

Restmidler 2008: 393.287 kr. Bilag - Ansøgning fra Bent Byg - Bent Bygs regnskab 2007 Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-10-2008 Administrationens forslag godkendt. KFU er med denne bevilling opmærksom på at Bent Byg spejdergruppe er blevet bevilget ekstraordinære tilskud for ca. 110.000 kr. siden 2005. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 11

Punkt: 78 Acadre sagsnr.: 08/15005 Journalnr.: 00.01.00A10 Sagsforløb: ØU - KB - Åben sag Mødedato: 01.10.2008 Sagsansvarlig enhed: Hørsholm Kommune Sagsbehandler: Birgitte Andersen Forslag til mødeplan for 2009 Resume Der skal fastlægges mødedatoer for møderne i de politiske udvalg for 2009. Forslag Det anbefales, at Økonomiudvalget og godkender forslaget, hvorefter det sendes til godkendelse i de enkelte politiske fagudvalg og i Kommunalbestyrelsen. Sagsfremstilling I fastlæggelsen af møderne for de politiske udvalg er søgt taget hensyn til helligdage, ferieperioder med videre. Kommunalbestyrelsens møder forslås, som hidtil, afholdt, så vidt muligt, den sidste mandag i måneden kl. 17.30. Det konstituerende møde for den nye Kommunalbestyrelsen forslås afholdt mandag den 7. december 2009, Økonomiudvalgets møder afholdes fortsat torsdage kl. 7.30, og der er så vidt muligt planlagt 2 møder i hver måned. Fagudvalgenes mødedage og tider fastholdes, og møderne er så vidt muligt placeret i den sidste uge af måneden. Der er indeværende mødeplan ikke fastlagt fagudvalgsmøder i december 2008. Det forslås, at disse afholdes i uge 51 (15.12-18.12.2008). Møder til 1. og 2. behandling af budgettet for 2010 er placeret: 3. september ØUs 1. behandling af budget 2010 14. september KBs 1. behandling af budget 2010 24. september ØUs 2. behandling af budget 2010 5. oktober KBs 2. behandling af budget 2010 Budgetkonferencerne forslås placeret således: Aprilkonferencen: fredag den 24. april Augustkonferencen: torsdag-fredag den 20. og 21. august Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 12

Bilag - Mødeplan 2009, politiske udvalg - Kalenderoversigt 2009 Beslutning Økonomiudvalget den 18-09-2008 Godkendt, idet Økonomiudvalget ønsker augustkonferencen placeret fredag den 21/8 og lørdag den 22/8 i stedet for torsdag den 20/8 og fredag den 21/8. Beslutning Børne- og Skoleudvalget den 30-09-2008 BSU kan anbefale godkendelse af forslag til mødeplan for 2009 med den ændring, at BSUmøderne starter kl. 15. Beslutning Teknik- og Miljøudvalget den 01-10-2008 Godkendt. Beslutning Kultur- og Fritidsudvalget den 01-10-2008 Forslag til mødeplan godkendt. Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 13

Bilagsoversigt Pkt. nr. Tilgang Titel Refnr. 73 Åben Ansøgning om økonomisk støtte til lytteposten 76316 73 Åben KF-pulje_oversigt.xls 79632 75 Åben Bilag 2_hovedrapport.pdf 79448 75 Åben Bilag 1_KFU september 2008.doc 79438 Korstævne i Hørsholm/ Fredensborg Kommuner - ansøgning 76 Åben korstævne2009.doc 71023 76 Åben Budget2009_Fælleskommunalt_korstævne.pdf 75401 76 Åben KF-pulje_oversigt.xls 79662 77 Åben Ansøgning fra Bent Byg 76668 77 Åben Bent Bygs regnskab 2007 77900 78 Åben Mødeplan 2009, polistike udvalg 76521 78 Åben Kalenderoversigt 2009 76883 Kultur- og Fritidsudvalget Onsdag den 01-10-2008 Side 14

s møde 01-10-2008 Isabella Meyer (C) Formand Henrik Klitgaard (R) Næstformand Thorkild Gruelund (C) Hanne Lommer (A) Anne Ehrenrich (V) Kultur- og Fritidsudvalget 01-10-2008 Side 15