Møde den: 17.03.2015 kl. 11.00-12:30 1611-121b (Hos Lisette) VEST båndmøde REFERAT Deltagere: Lisette Prins (HE), Anne Christine Teglborg (AU UDD.), Eva Kvistgaard Arent (ST), Michael Mejlgaard Udby (BSS ordfører for båndet) og Esben Højbjerre Larsen (koordinator) Afbud: Jesper Sølund Hansen (AR) Punkt 1 Orientering + feedback: VEST-rapport 2014 Dato: 17. marts 2015 Ref: EHL v/michael Side 1/5 Første udkast er nu klart. Båndet bedes skimme rapporten igennem og melde tilbage til Michael, hvis der er kommentarer. Pkt. 6 Opsummering og anbefalinger er af særlig interesse for båndet og bør derfor læses grundigt. Se bilag 1. Stor tilfredshed med rapporten. Der er imidlertid enighed om at skrive anbefalingerne ud af dokumentet, da rapporten udelukkende skal tjene som en komparativ opsummering af henvendelsestallene. Det aftaltes at klippe pkt. 6 ud af dokumentet og uploade det på sharepoint, så anbefalingerne kan indgå i den interne drøftelse i båndet. Det bemærkes, at diagrammerne er svære at afkode, specielt til farvetemaerne, der markerer den relative fordeling mellem elementerne. Båndet ser gerne at procentfordelingen fremgår af grafikken. Dette fungerer allerede på web (mouse-overeffekt), men Michael vil sørge for at implementere det som en fast del. Michael tager input med tilbage til gruppen og sender rapporten ud igen. Den vil blive sendt til: 1) Berit Eika, 2) Uddannelseschefer, 3) Prodekaner og 4) Gitte Viftrup.
Side 2/5 Punkt 2 Orientering + feedback : Vejledningsstrategi på web v/esben Vejledningsstrategien er nu lagt på web: http://medarbejdere.au.dk/strategi/uddannelse/kvalitetsarbejde- paa-aarhus-universitet/studie-og-karrierevejledningsstrategi- 2015-20/. Esben præsenterer sitet og tager imod feedback. Sitet blev fremvist for båndet. Det er planen, at siderne udvikles løbende i takt med, at handlingsplanerne udarbejdes. Der blev spurgt til, om siderne er printbare. Det umiddelbare svar er nej, men Esben uploader pdf-version, som vil kunne downloades. Punkt 3 Drøftelse - fortsat: Faglig opfølgning på studenterstudievejlederuddannelse v/michael I forlængelse af sidste møde diskuteres koncept for opfølgning på SSV-uddannelsen. Her kunne det være relevant at se på de opfølgnings/feedbackordninger, der findes på de enkelte fakulteter. Båndet støtter op om ideen. Opfølgningen kunne tænkes som et temaarrangement, der ikke kun fungerede som ren repetition, men også rummede lidt nyt. Der arbejdes henimod en fælles temadag om udvidet vejledningsmetode af to-tre timers varighed. Anne tager fat i Catalina Kjær, som forestår uddannelsesforløbet. Katrine Raagaard udarbejder et bud på en eller flere skabeloner til supervision i de enkelte enheder. 19.03.2015: Jesper vil også undersøge muligheden for at byde ind, da det er et initiativ, som han har løftet fra Arts-niveau. Punkt 4 Drøftelse: Ressourcer til tvivl-workshops
v/lisette Side 3/5 I forbindelse med U-days og vejledercafe i juni er der afholdt tværgående tvivls-workshops (Damian og Catalina). Hvis vi ønsker, at arrangementet skal fastholdes som tværgående, er det nødvendigt med mindst 1 medarbejder yderligere i den fortsatte udvikling og ikke mindst gennemførelse af det. Er der ressourcer og kompetencer til det i de øvrige enheder? Stina fra ST vil gerne hjælpe med at udvikle workshoppen. Catalina fra Uddannelse ønsker også fortsat at være tilknyttet projektet. Punkt 5 Erfaringsudveksling: Fortolkning af kommunikationsprincipper v/esben I forlængelse af den snak, som båndet havde med Gitte Viftrup den 16. februar, kigger vi på, hvordan kommunikationsprincipperne er blevet forvaltet i praksis. Se bilag 2. Punktet gav anledning til en principiel snak om, hvad VEST s rolle skal være i forhold til Blackboard (BB). VEST er indholdsleverandør til BB, men det er uklart, om denne rolle også indbefatter et redaktionelt ansvar. Eva fremførte, at vi ikke kan styre brugen af BB, da den primært fungerer som en undervisningsplatform. Hertil tilføjede Michael, at BB ikke tillader samme grad af central styring som på studieportalerne, da den er besked/notifikations-baseret og derfor udelukkende består af midlertidigt indhold. Dette gør det svært at opretholde et redaktionelt gatekeeper-system. Båndet vil gerne støtte, at kommunikationsprincipperne udbredes på AU, men at vi ellers skal forsøge at begrænse vores ansvar i forhold til BB. Der kan muligvis på sigt arbejdes henimod en fælles indgang til studieportalerne (som HE fx har gjort ved at anmode om en fane i menuen med link til studieportalerne). Det er under alle omstændigheder vigtigt at tydeliggøre, at det er studieportalerne, som er VEST s redaktionelle domæne. Udkommet på drøftelsen blev, at Eva laver et skriv til
Gitte Viftrup om båndets opfattelse af egen rolle. Side 4/5 Punkt 6 Status: Fremdriftsreformen Fast punkt ST: Har sat frister for aflevering af bachelor- og kandidatkontrakter. BSS: Nyt omkring kandidatspecialer: nogle uddannelser har reduceret i tid, andre har ikke. Der er lavet en digital kontraktformular til afløsning for tidligere tiders papir-kontrakter. HE: Ny medarbejder ansat som blandt andet skal varetage opgaver relateret til fremdriftsreformen. Esben: Der er fortsat en beskeden strøm af mails til fremdriftspostkassen, men i takt med at fakulteterne udbygger deres egne informationspakker, mister den mere og mere sin berettigelse. Kan vi aflive den? Båndet giver grønt lys til at nedlægge postkassen. Esben hører Gitte Stavad ad. Punkt 7 Bordet rundt Nyt fra afdelingerne Esben: Der er behov for systematik omkring meddelelse af orienteringsmøder. Det er langt fra altid, at beskeder om orienteringsmøder på fagene når hele vejen rundt, så vejlederne kan henvise til dem i tilfælde af, at de taler med potentielt interesserede. Det blev besluttet at sætte emnet på dagsordenen på et kommende møde Anne: Der er brug for at få vendt handlingsplanerne til strategien snarest muligt. Emnet sættes på dagsordenen på næste mø-
de. Side 5/5 Dagsordenspunkter til næste møde: Præsentation af prototype på en ny organisering af studieportalerne Handlingsplaner til strategi Kommende dagsordenspunkter: Møde med studenterrådsformand Møde med studenterpræst Systematik omkring meddelelse af orienteringsmøder/kalenderfunktion Kommende møder: Dato Tid Vært 24.03.2015 14:00-15:30 Anne 07.04.2015 10:00-12:30 Eva Dagsordner udsendes torsdag eftermiddag, sidste frist for indsendelse af punkter er torsdag inden 12. et sendes rundt onsdag og er godkendt fredag.