1 Køreplan vedr. doktorafhandling og forsvar, TEKNAT og SUND, 2013 Denne vejledning er en sammenskrivning og forenkling af Regler for tildeling af doktor- og æresdoktorgrader ved Aalborg Universitet, http://www.aauhaandbog.aau.dk/faces/viewdocument/5292 samt Bekendtgørelse om doktorgrader nr. 750 af 14. august 1996. Generelt om doktorgrader: TEKNAT TEKNAT teknik doctor technices (dr.techn.) naturvidenskab doctor scientiarum (dr.scient.) Fakultetskontoret skal modtage afhandlingen i 5 fysiske eksemplarer. Denne skal indeholde: 1. resume, såfremt afhandlingen er på engelsk skal resume være på dansk. Såfremt afhandlingen er på dansk skal resume være på engelsk. 2. medforfattererklæring, hvis dele af afhandlingen er skrevet sammen med andre skal dette fremgå af en medforfattererklæring. Der kan henvises til Ph.d. skolens vejledning omkring medforfattererklæringer. http://www.phd.teknat.aau.dk/doctoral+dissertations/ 3. sammenfatning, hvis afhandlingen består af flere afhandlinger/artikler skal der være en sammenfattende redegørelse for de forskningsresultater, der er opnået. 4. Forfatteren afgiver en erklæring om, hvorvidt afhandlingen tidligere har været indleveret til bedømmelse til doktorgraden og/eller hvorvidt dele af afhandlingen har været grundlag for en akademisk grad eller positivt bedømt som en prisopgave. 5. doktoranden skal vedlægge et CV indeholdende publikationsliste. 6. hvis doktoranden har en beslægtet kandidatgrad i forhold til den grad, der anmodes om, skal der medsendes en kort begrundet ansøgning om dispensation angivende, at forfatteren besidder forskningskvalifikationer inden for fagområdet. Når fakultetskontoret og dekanen har godkendt formen for afhandlingen og vurderet den jf. 3 og 4 i bekendtgørelsen, sendes der et bekræftelsesbrev til doktoranden (brev 1) (Fakultetskontoret) Bedømmelsesudvalg / bedømmelsen: Instituttet foreslår et bedømmelsesudvalg. Udvalget skal bestå af 3 professorer, hvoraf 1 person er fra AAU (formand) samt to eksterne personer, som gerne skal være fra udenlandske universiteter. Den ene af udvalgets medlemmer skal gerne have erhvervet en doktorgrad. Der skal desuden legalitetskontrolleres for habilitet i forhold til doktorafhandlingen.
2 Bedømmelsesudvalget godkendes på Akademisk Råd og endeligt af dekanen (brev 2) (Fakultetskontoret). Bedømmelsesudvalgets sammensætning skal snarest meddeles doktoranden, der inden 8 dage skriftligt kan gøre indsigelse. Når bedømmelsesudvalget er endeligt nedsat, kan doktoranden indenfor 8 dage trække sin afhandling tilbage. (brev 3) (Fakultetskontoret). Bedømmelsesudvalget afgiver en skriftlig indstilling til Akademisk Råd om afhandlingen bør antages eller forkastes. Dekanen gennemlæser indstillingen inden den tages med på Akademisk Råd. Indstillingen skal foreligge senest 8 måneder efter udvalgets nedsættelse eller inden for en anden af dekanen fastsat frist. Når den endelige indstilling foreligger, sendes den snarest til orientering til doktoranden (brev 4 og 5) (Fakultetskontoret) Akademisk Råd beslutter på baggrund af bedømmelsesudvalgets indstilling at antage afhandlingen til forsvar for doktorgraden. 1 Dekanen udpeger de officielle opponenter efter indstilling fra bedømmelsesudvalget og der sendes mail tilbage til udvalg med godkendelsen. Når afhandlingen er antaget til forsvar aftaler doktoranden, dekanen og de officielle opponenter tidspunkt for afholdelse af forsvaret (brev 6a til doktorand og 6b til bedømmelsesudvalg) (Fakultetskontoret). Doktoranden anmoder pr. mail fakultetskontoret, hvis forsvaret skal foregå på et andet sprog end dansk. Der tages kontakt til dekanens sekretær i forbindelse med koordinering af dato. 2 4 uger inden forsvaret: Instituttet bestiller auditorium. (instituttet) Endelig dato med angivelse af auditorium mailes til alle relevante personer: doktorand, institutleder, bedømmelsesudvalg, dekan/prodekan, institutsekretær. (Fakultetskontoret) Program og opslag laves jf. skabelon på P:drev med hjælp fra Kommunikationsafdelingen. Opslagsteksten og program skal til doktorand/instituttet til gennemsyn/accept inden offentliggørelse (via mail) (doktoranden). På bagsiden af afhandlingens titelblad eller på en fastklæbet label i afhandlingen skal være anført følgende: Denne afhandling er af Akademisk Råd ved Det Teknisk-Naturvidenskabelige Fakultet/Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet ved Aalborg Universitet antaget til forsvar for doktorgraden i (dr.techn., dr.scient., dr.med.). Forsvaret finder sted på Aalborg Universitet,., den.. Aalborg den.... 1 Dekanen kan jf. 3 i doktorgradsbekendtgørelsen godkende, at det mundtlige forsvar bortfalder. Akademisk Råd skal dog høres om dette. 2 Dekanen er ordstyrer, men opgaven kan videredelegeres i fravær. Formanden ved Akademisk Råd (TEKNAT) har videredelegeret ordstyre-rollen til dekanen.
3 Dekan Datoen er den dag, hvor Akademisk Råd har godkendt, at afhandlingen kan antages til forsvar, og det er ikke nødvendigt med en fysisk underskrift fra dekanen. Af hensyn til afhandlingens offentliggørelse påhviler det doktoranden mindst 4 uger før forsvarsafhandlingen vederlagsfrit at aflevere 7 fysiske eksemplarer af afhandlingen til fakultetskontoret, som fremlægges til erhvervelse samt evt. angivelse af link til elektronisk version. Fakultetskontoret sørger for at tidspunkt og sted for forsvaret samt efterfølgende reception meddeles til Informationskontoret (v/pia Pedersen, ppe@adm.aau.dk), som sørger for, at forsvaret meddeles ad relevante kanaler, i Uglen og i Nordjyske (eller anden relevant lokalavis, alt efter om forsvaret foregår i Aalborg, i Sydhavnen eller i Esbjerg). Meddelelsen skal indeholde angivelse af afhandlingens titel og forfatter, navnene på de officielle opponenter samt hvor afhandlingen kan erhverves (ofte elektronisk erhvervelse). Desuden sættes tidspunkt for forsvaret på AAU s arrangementsliste (Fakultetskontoret). For at lægge arrangement på AAU s arrangementsliste skal man have adgang til Infoglue (fås ved AAU portalen). Instituttet sørger for, at doktorandens specielle ønsker mht. annoncering imødekommes, fx annoncering i et specielt fagblad, opslag hos relevante institutioner og virksomheder. (Instituttet). Instituttet kontakter opponenter med tilbud om hjælp til rejseplanlægning, hotelbooking etc. Fakultetet betaler opponenternes rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med forsvarshandlingen (1-2 overnatninger). Klargøring af og fremsendelse til fakultetet af rejseafregningen etc. er instituttets ansvar. Der sendes en OMP til Fakultetskontorets Økonomicenter (Instituttet). Tjekliste inden forsvaret: Det er Instituttets ansvar at sørge for følgende: Doktoranden får det ønskede AV-udstyr etc. til rådighed Opstilling i lokalet (evt. med pynt af blomster, vand/sodavand) Siddepladser til opponenter og doktorandens familie. Arbejdsplads til udefrakommende opponenter. Møderum/kaffe til formødet mellem bedømmelsesudvalg og ordstyrer samt frokost inden forsvaret. Bestilling af kaffe til pausen under forsvaret. Instituttet afholder denne udgift. Bestilling af reception til efter forsvaret. Instituttet afholder denne udgift. Fakultetskontoret sørger for følgende:
4 Programmet sendes til instituttet, bedømmelsesudvalget og dekanen. Eventuelle uofficielle opponenter skal henvende sig til Fakultetskontoret forud for forsvarshandlingen eller ved den der skal lede forsvaret inden forsvarets påbegyndelse. Lyd- videooptagelser. Forsvaret: Doktoranden har ret til at indlede forsvarshandlingen med en forelæsning af indtil ½ times varighed. Officielle opponenter gives i almindelighed højst 1½ times taletid, inkl. tid til doktorandens svar. Uofficielle opponenter gives højst ¾ times taletid, inkl. tid til doktorandens svar. Hele forsvarshandlingen må have en varighed på højst 6 timer inkl. tid til evt. pauser. Snarest efter forsvarshandlingen afgiver de officielle opponenter indberetning om, hvorvidt de finder, at forsvaret har været fyldestgørende. Denne sendes efterfølgende til Fakultetskontoret. (formanden for bedømmelsesudvalget eller ordstyreren er ansvarlig herfor). Der vil være kaffepause under forsvaret og reception efterfølgende. (Instituttet) Efter forsvaret: På baggrund af opponenternes indberetning tildeler Akademisk Råd doktorgraden. (brev 8) (Fakultetskontoret). Afregning af bedømmelsesudvalget (brev 9 og 10) (Fakultetskontoret) Afhandlingen sendes til flg.: Det Kgl. Bibliotek AUB Rektor Dekanen Kontoret 2 stk. 1 stk. medmindre afhandlingen er lagt i VBN registrering. 1 stk. 1 stk. 1 stk. Distributionslisten findes på P:drev under doktorafhandlinger. Når doktorgraden er tildelt, kan der på anmodning bestilles en doktorplade til en ring. Der sendes et brev fra fakultetskontoret til Københavns Universitet om bestilling og vedlægges den enstemmige indberetning fra de to opponenter. Derudover vedlægges Akademisk Råds beslutning om tildeling af graden. Pladen sendes direkte til doktorandens privatadresse og vil blive fremsendt pr. efterkrav. (brev 11) (Fakultetskontoret)
5 Iflg. fakultetets regler udløser en positiv bedømt doktorafhandling 50.000,- kr. for ansatte ved fakultetet. Beløbet afholdes af instituttets annuum. Beløbet eller dele deraf kan udbetales som et engangsvederlag til doktoranden resten reserveres i instituttet som et særligt annuum til vedkommende. Brev sendes herom til det pågældende institut med kopi til doktoranden. Instituttet melder aftalen med doktoranden tilbage til fakultetskontoret. Doktorafhandlingen indgår som en ressourceudløsende faktor i fakultetets ph.d.-budget. Doktorafhandlinger indleveret af eksterne personer (ikke AAU-ansatte) indgår også som en ressourceudløsende faktor i fakultetets budget, dog med ½ takst, men udløser ikke de 50.000,- kr. (Brev 12) (Fakultetskontoret). ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Modtagelse af afhandling fra ikke AAU-ansat: Afhandlingen forelægges dekanen for det respektive fakultet, hvor afhandlingen er indleveret med henblik på vurdering i forhold til 3-4 i bekendtgørelse om doktorgrader. Det skal ligeledes afgøres, hvor afhandlingen skal placeres organisatorisk, da både et fakultet og et relevant institut (fagområde) har ansvar for processen. I det tilfælde, at dekanen ikke er fagkyndig på området, kan han anmode en professor, som er fagkyndig inden for afhandlingens fagområde til at lave denne vurdering på vegne af dekanen. Den fagkyndige skriver en kort indstilling til dekanen, som på baggrund af den afgør om afhandlingen kan tages til bedømmelse
6 eller må afvises begrundet i 3-4. Dekanen (TEKNAT) kan rådføre sig med prodekanen ved modtagelsen af en afhandling og i eget fravær i forhold til vurdering af materialet.