Vedtægter gældende til 19. april 2018 Vedtægter godkendt på generalforsamlingen den 19. april 2018 1. Navn Foreningens navn er Kultursamarbejdet i Midt- og Vestjylland. Foreningen har hjemsted i Holstebro Kommune. 2. Formål Samarbejdets vision er: at Kultursamarbejdet i Midt- og Vestjylland er et kulturelt netværk, som formidler en direkte kommunikation mellem alle kulturinstitutioner og kommuner i området med henblik på at skabe udfordrende kultur af høj kvalitet for alle. Samarbejdets formål er: at bidrage til områdets strategiske udvikling, at skabe rammer for et rigt kulturliv, at synliggøre de kulturelle tilbud over for borgerne, at placere området på det nationale og internationale landkort. Samarbejdets konkrete mål er: at støtte og rådgive kulturstederne, at informere om og markedsføre regionens kulturtilbud, at forene de kulturelle kræfter i regionale netværk, at inspirere og udvikle tværgående kulturprojekter, at koordinere større strategiske satsninger. 3 Medlemskab 1. Navn Foreningens navn er Kultursamarbejdet i Midt- og Vestjylland. Foreningen har hjemsted i Holstebro Kommune. 2. Formål Foreningens formål er gennem samarbejde at understøtte udviklingen af kunst og kultur af høj kvalitet og med strategisk sigte i Midt- og Vestjylland. Foreningen understøtter udviklingen gennem fælles og/eller publikumsrettede aktiviteter, hvor medlemmerne mødes og inspirerer, udvikler og udfordrer hinanden på tværs af faggrænser med mere. 3 Medlemskab Stk. 1. Medlemskab Stk. 1. - Medlemskab Som medlemmer af Kultursamarbejdet i Midt- og Vestjylland optages: kommuner i Midt- og Vestjylland, 1
Deltagere i samarbejdet er kommuner i Midt- og Vestjylland, kultursteder i Midt- og Vestjylland. Medlemskommunerne er pt. Lemvig, Struer, Ringkøbing-Skjern, Ikast- Brande, Holstebro, Herning og Skive Kommune. For kulturstederne er det i øvrigt en betingelse for deltagelse: at de har et professionelt kvalitetspræget kulturelt virke som hovedformål, og at deres virke er offentligt tilgængelig og af længerevarende karakter. Både kommercielle og ikke-kommercielle kultursteder kan optages som medlemmer. Som eksempler på medlemmer kan nævnes museer, teatre, kulturhuse/centre, musiksteder, biblioteker og gallerier. Bestyrelsen afgør, om en ansøgning om medlemskab af foreningen skal imødekommes. Stk. 2 Bidrag Medlemsbidrag fastsættes på det ordinære generalforsamling efter indstilling fra bestyrelsen. Stk. 3. Udmeldelse og eksklusion Udmeldelse kan kun ske skriftligt med 3 måneders varsel til den 1. januar. Eksklusion kan ske, hvis bestyrelsen finder, at en deltager har overtrådt vedtægterne groft. Beslutning om eksklusion træffes af bestyrelsen. Ved udmeldelse eller eksklusion har deltagerne intet økonomisk krav i forhold til Kultursamarbejdet. Kulturaktører, som udgør en juridisk enhed og er hjemmehørende i Midtog Vestjylland. Medlemskommunerne er pt. Lemvig, Struer, Ringkøbing-Skjern, Ikast- Brande, Holstebro, Herning og Skive Kommune. For kulturaktører er der følgende betingelser for medlemsskab: 1) Deres hovedformål skal være et professionelt kulturelt virke 2) Deres virke skal være offentligt tilgængeligt og af længerevarende karakter. Paraplyorganisationer, interesseorganisationer og enkeltpersoner kan ikke optages som medlemmer. Bestyrelsen afgør ved simpelt flertal, om en ansøgning om medlemskab af foreningen kan imødekommes. Stk. 2 - Kontingent Kontingentet fastsættes på den ordinære generalforsamling efter indstilling fra bestyrelsen. Stk. 3. - Udmeldelse og eksklusion Udmeldelse kan kun ske skriftligt med 3 måneders varsel til den 1. januar. Eksklusion kan ske, hvis bestyrelsen finder, at et medlem har overtrådt vedtægterne groft. Beslutning om eksklusion træffes af bestyrelsen ved simpelt flertal. Ved udmeldelse eller eksklusion har medlemmer intet økonomisk krav i forhold til Kultursamarbejdet. 2
4 Ordinær generalforsamling Stk. 1 Indkaldelse m.v. Hvert år afholdes der ordinær generalforsamling inden udgangen af marts måned. Indkaldelse til generalforsamling med angivelse af dagsorden skal finde sted med 3 ugers varsel ved særskilt meddelelse til de enkelte medlemmer. Stk. 2 Dagsorden Dagsorden for det ordinære generalforsamling skal indeholde følgende: 1 Valg af dirigent. 2 Bestyrelsens beretning. 3 Bestyrelsens forslag til handlingsplan. 4 Behandling af indkomne forslag. 5 Forelæggelse af regnskab til orientering. 6 Fastlæggelse af kulturstedernes kontingent. 7 Orientering om valg til bestyrelsen. 8 Eventuelt Stk. 3 Indkomne forslag Forslag og indstillinger til dagsordenens punkt 4, der ønskes behandlet på generalforsamling, skal være fremsat skriftligt og modtaget af sekretariatet senest 2 uger før generalforsamling. Stk. 4 Udsendelse af dagsorden Er der inden den i 4 stk. 3 nævnte frist indkommet forslag, der skal opta- 4 Ordinær generalforsamling Stk. 1 - Indkaldelse m.v. Hvert år afholdes der ordinær generalforsamling inden udgangen af april måned. Indkaldelse til generalforsamling med angivelse af dagsorden skal finde sted med 3 ugers varsel ved særskilt meddelelse til de enkelte medlemmer. Stk. 2 - Dagsorden Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde følgende: 1 Valg af dirigent. 2 Bestyrelsens beretning. 3 Bestyrelsens forslag til handlingsplan. 4 Behandling af indkomne forslag. 5 Forelæggelse af regnskab til orientering. 6 Fastlæggelse af kulturaktørernes kontingent. 7 Orientering om valg til bestyrelsen. 8 Eventuelt. Stk. 3 - Indkomne forslag Forslag og indstillinger, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være fremsat skriftligt og modtaget af sekretariatet senest 2 uger før generalforsamlingen. Stk. 4 - Udsendelse af dagsorden 3
ges på dagsordenen, udsendes ny og endelig dagsorden senest en uge inden generalforsamling. Er der ikke indkommet forslag eller sket yderligere rettelser, er den udsendte dagsorden endelig. Stk. 5 Dirigent Dirigenten konstaterer, om generalforsamling er lovligt indkaldt, leder forhandlingerne og træffer alle afgørelser i forbindelse hermed, herunder den endelige beslutning om afstemningstemaer og afstemninger samt procedurespørgsmål. Stk. 6 Beslutningsdygtighed og afstemning Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, når minimum 40% af medlemmerne er mødt op. Beslutninger på generalforsamling træffes ved simpel stemmeflerhed, og hver kommune og hvert kultursted har 1 stemme. Afstemninger skal finde sted skriftligt, såfremt blot én af de tilstedeværende deltagere ønsker det. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Afstemning kan kun finde sted om de punkter, der er opført på dagsordenen, samt om ændringsforslag hertil. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Emner, der ikke er optaget på dagsordenen, kan forhandles under "Eventuelt". Der kan her finde drøftelse sted af ethvert relevant emne, men der kan ikke foretages afstemninger med bindende virkning. 5. Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen efter behov og skal indkaldes, når mindst 10 % af samarbejdets medlemmer med skrift- Er der inden den i 4 stk. 3 nævnte frist indkommet forslag, der skal optages på dagsordenen, udsendes ny og endelig dagsorden senest en uge inden generalforsamling. Er der ikke indkommet forslag eller sket yderligere rettelser, er den udsendte dagsorden endelig. Stk. 5 - Dirigent Dirigenten konstaterer, om generalforsamlingen er lovligt indkaldt, leder forhandlingerne og træffer alle afgørelser i forbindelse hermed, herunder den endelige beslutning om afstemningstemaer og afstemninger samt procedurespørgsmål. Stk. 6 - Beslutningsdygtighed og afstemning Generalforsamlingen er beslutningsdygtig, når minimum 40% af medlemmerne er mødt op. Beslutninger på generalforsamling træffes ved simpel stemmeflerhed. Hver kommune og hvert kulturaktør har 1 stemme. Afstemninger skal finde sted skriftligt, såfremt blot én af de tilstedeværende deltagere ønsker det. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Afstemning kan kun finde sted om de punkter, der er opført på dagsordenen, samt om ændringsforslag hertil. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Emner, der ikke er optaget på dagsordenen, kan forhandles under "Eventuelt". Der kan her finde drøftelse sted af ethvert relevant emne, men der kan ikke foretages afstemninger med bindende virkning. 5. Ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling kan indkaldes af bestyrelsen efter behov og skal indkaldes, når mindst 10 % af samarbejdets medlemmer med skrift- 4
lig begrundelse fremsætter krav herom. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 6 uger efter modtagelsen af begæringen herom. 6. Bestyrelse Foreningen ledes af en bestyrelse. Stk. 1 Sammensætning Bestyrelsen består af 13 medlemmer. 7 medlemmer udpeges af kommunerne. Hver af de 7 kommuner er repræsenteret ved kulturudvalgsformændene. 6 medlemmer udpeges af kulturstederne således at de centrale kulturområder som museer, teatre, musik, litteratur og billedkunst tilstræbes repræsenteret. For hvert medlem i bestyrelsen udpeges en personlig suppleant. Suppleanter udpeges efter samme princip som ved udpegning af medlemmer til bestyrelsen. For kommunale repræsentanter gælder, at henholdsvis viceborgmester og næstformand for kulturudvalg er suppleant. Suppleanter kan indkaldes ved midlertidigt forfald og skal ved permanent forfald indtræde i mandat og periode. Udpegning af bestyrelsens medlemmer samt suppleanter sker inden eller i forbindelse med ordinær generalforsamling. Stk. 2 Kompetence Bestyrelsen har til opgave at godkende optagelse og eksklusion af medlemmer. at indstille handlingsplan til godkendelse på generalforsamling. at godkende budget og regnskab lig begrundelse fremsætter krav herom. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes senest 6 uger efter modtagelsen af begæringen herom. 6. Bestyrelse Foreningen ledes af en bestyrelse. Stk. 1 - Sammensætning Bestyrelsen består af 13 medlemmer. 7 medlemmer udpeges af kommunerne. Hver af de 7 kommuner er repræsenteret ved kulturudvalgsformændene. 6 medlemmer udpeges af kulturstederne således at de centrale kulturområder som museer, teatre, musik, litteratur og billedkunst tilstræbes repræsenteret. For hvert medlem i bestyrelsen udpeges en personlig suppleant. Suppleanter udpeges efter samme princip som ved udpegning af medlemmer til bestyrelsen. For kommunale repræsentanter gælder, at næstformand for kulturudvalg er suppleant. Suppleanter kan indkaldes ved midlertidigt forfald og skal ved permanent forfald indtræde i mandat og periode. Udpegning af bestyrelsens medlemmer samt suppleanter sker inden eller i forbindelse med ordinær generalforsamling. Suppleanter har ikke stemmeret. Stk. 2 - Kompetence Bestyrelsen har til opgave at godkende optagelse og eksklusion af medlemmer. at indstille handlingsplan til godkendelse på generalforsamling. at godkende budget og regnskab 5
Stk. 3 Valgperiode Repræsentanter fra kommunerne følger den kommunale valgperiode. Repræsentanter fra kultursteder udpeges for en 2-årig periode. Valgperioden for suppleanter følger valgperioden for det medlem, der suppleres for. Stk. 4 Konstitution Bestyrelsen afholder konstituerende møde senest 14 dage efter ordinær generalforsamling. Bestyrelsen konstituerer sig selv, idet formand og næstformand vælges blandt repræsentanter fra kommunerne. Bestyrelsen bestemmer selv sin arbejdsform og fastsætter selv en forretningsorden. Stk. 5 Beslutningsdygtighed og afstemning Bestyrelsesmøder ledes af formand eller i dennes fravær næstformand. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Alle beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Stemmeretten skal udøves personligt. Stk. 3 - Valgperiode Repræsentanter fra kommunerne følger den kommunale valgperiode. Repræsentanter for kulturaktører udpeges for en 2-årig periode. Valgperioden for suppleanter følger valgperioden for det medlem, der suppleres for. Stk. 4 - Konstitution Bestyrelsen afholder konstituerende møde senest 14 dage efter ordinær generalforsamling. Bestyrelsen konstituerer sig selv, idet formand og næstformand vælges blandt repræsentanter fra kommunerne. Bestyrelsen bestemmer selv sin arbejdsform og fastsætter selv en forretningsorden. Stk. 5 - Beslutningsdygtighed og afstemning Bestyrelsesmøder ledes af formand eller i dennes fravær næstformand. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Alle beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed. Ved stemmelighed bortfalder forslaget. Stemmeretten skal udøves personligt. 7. Sekretariat 7. Sekretariat 6
Stk. 1 Kompetence Sekretariatet varetager den daglige drift og styring, er sekretær for generalforsamling, bestyrelsen, m.v., udarbejder flerårige handlingsplaner og budgetter, samt årsberetning og regnskab. Sekretariatet kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper til løsning af konkrete arbejdsopgaver. 8. Økonomi Stk. 1. Indtægter Samarbejdet finansieres af bidrag fra kommuner og kultursteder. Stk. 2. Øvrige finansieringsmuligheder Samarbejdet kan søge økonomiske midler fra fonde, offentlige myndigheder m.v. 9. Regnskab og revision Stk. 1 Regnskab Kultursamarbejdets regnskabsår er kalenderåret Stk. 2 Revision Stk. 1 - Kompetence Sekretariatet varetager den daglige drift og styring, er sekretær for generalforsamling, bestyrelsen, m.v., udarbejder flerårige handlingsplaner og budgetter, samt årsberetning og regnskab. Sekretariatet kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper til løsning af konkrete arbejdsopgaver. 8. Økonomi Stk. 1. - Indtægter Samarbejdet finansieres af bidrag fra kommuner og kultursteder. Stk. 2. - Øvrige finansieringsmuligheder Samarbejdet kan søge og modtage økonomiske midler fra fonde, offentlige myndigheder m.v. 9. Regnskab og revision Stk. 1 - Regnskab Kultursamarbejdets regnskabsår er kalenderåret Stk. 2 - Revision Samarbejdets regnskab revideres af en statsautoriseret revisor eller Kommunernes Revision. 7
Samarbejdets regnskab revideres af en statsautoriseret revisor eller Kommunernes Revision. 10. Ændring af vedtægt Til ændring af nærværende vedtægt kræves godkendelse af den politiske styregruppe for regional kulturaftale 10. Ændring af vedtægt Stk. 1 Vedtægterne kan kun ændres med 2/3 flertal på en generalforsamling, hvor ændringsforslag fremgår af dagsordenen. Stk. 2 Vedtægtsændringer træder i kraft, når alle medlemskommuner har godkendt vedtægtsændringerne. 11. Omdannelse og opløsning Den politiske styregruppe for regional kulturaftale tager beslutning om samarbejdets eventuelle opløsning og omdannelse efter forudgående godkendelse i de respektive byråd. Foreningens formue overgår til kulturelle formål. Disse fastlægges på den senest afholdte generalforsamling. 12. Ikrafttræden Denne vedtægt træder i kraft den 1. maj 2013 Ændring af vedtægt er godkendt af den politiske styregruppe den 18. februar 2013 Stk. 3 Ændring af vedtægterne kræver godkendelse i alle medlemskommunernes kulturudvalg. 11. Omdannelse og opløsning Stk. 1 Omdannelse eller opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvoraf den ene skal være ordinær. Stk. 2 Omdannelse eller opløsning af foreningen kræver godkendelse i alle medlemskommunernes kulturudvalg. Foreningens formue overgår til kulturelle formål i Midt- og Vestjylland. Disse fastlægges på den senest afholdte generalforsamling. 12. Ikrafttræden Jvf. 10 stk. 3 Denne vedtægt er godkendt af den politiske styregruppe den 16. marts 2018, af generalforsamlingen den 19. april 2018 og i medlemskommunerne den 8
xx.xx.2018 9