Økonomivejledning til afdelingernes ledelse VEDTAGET AF HOVEDBESTYRELSEN DEN 16. DECEMBER 2013 ØKONOMIVEJLEDNINGEN GÆLDER FRA DEN 1. JANUAR 2014 rødekors.dk
INDHOLD 1 Principper for god økonomistyring i Røde Kors... 3 2 Ansvar i bestyrelsen og tegningsret... 3 3 Kassererens rolle... 4 4 Behandling af betroede midler... 4 4.1 Kontanter... 5 4.2 Andre værdier... 6 4.3 Opbevaring af sikrede midler og værdier... 6 4.4 Indkøb... 6 4.5 Øremærkede midler... 6 5 Håndtering af sager om misbrug af Røde Kors' midler... 7 6 Økonomistyring i årets løb... 7 6.1 Budget... 7 6.2 Bogføring... 8 6.3 Håndtering af bilag... 8 7 Årsregnskabet... 9 8 Revision... 9 2
1 PRINCIPPER FOR GOD ØKONOMISTYRING I RØDE KORS Røde Kors' afdelinger har en årlig omsætning på over 100 mio. kr. Vi har en forpligtelse til at behandle vores midler med respekt - både over for donorerne og over for modtagerne af vores hjælp. Vi er én organisation, ét stort fællesskab og den måde, som en afdeling håndterer midler på, påvirker resten af fællesskabet. Når der er mange frivillige, som hver dag træffer beslutninger, der vedrører Røde Kors' økonomi, er det vigtigt, at Røde Kors har klare principper for god økonomistyring, og at principperne understøttes af solide retningslinjer. Principperne for god økonomistyring i Røde Kors indebærer, at afdelingens bestyrelse: har fokus på planlægning og budgettering af Røde Kors-aktiviteter sikrer, at der sker en løbende bogføring af indtægter og udgifter, som er grundlaget for, at bestyrelsen i løbet af året har styr på økonomien i afdelingen i fællesskab sikrer en tæt opfølgning på udgifter og indtægter, som synliggør hvad der bruges penge på sikrer at Røde Kors' aktiviteter udføres med respekt for omkostningerne sikrer at afdelingens betroede midler behandles omhyggeligt og i overensstemmelse med retningslinjerne i denne vejledning Denne økonomivejledning indeholder retningslinjerne for god økonomistyring i Røde Kors, som er fastsat af hovedbestyrelsen, jf. 12 stk. 6 i vedtægterne for Røde Kors i Danmark. Formålet med økonomivejledningen er at forklare, hvad god økonomistyring i Røde Kors er, og anvise, hvordan arbejdsgange i afdelingen kan være med til at sikre, at de midler, vi er betroet, håndteres på en forsvarlig måde. 2 ANSVAR I BESTYRELSEN OG TEGNINGSRET Afdelingen ledes af bestyrelsen, og alle i bestyrelsen har et ansvar for økonomien og dermed for at sikre, at afdelingen skaffer og anvender midler i overensstemmelse med gældende retningslinjer i Røde Kors. Kassereren har som hovedopgave at have fokus på den økonomiske dimension af afdelingens virke. Bestyrelsen bør derudover afklare imellem sig, hvilke roller/opgaver det enkelte medlem har ansvar for, og at disse er rettet mod de mål, som bestyrelsen i fællesskab har besluttet sig for at forfølge. Det er en god idé at gøre disse roller synlige ved at skrive dem ned, f.eks. i form af en forretningsorden. INTRODUKTION AF NY KASSERER Det er formandens ansvar at sørge for, at en ny kasserer introduceres til opgaven, hvilket typisk sker i samarbejde med landskontorets økonomifunktion eller den regionale udviklingskonsulent. Der afholdes kurser for nye kasserere hvert år - Se kursuskatalog på frivilligportalen Ifølge vedtægterne 12 stk. 3 tegnes afdelingen af formanden og kassereren i forening, men bestyrelsen kan meddele prokura eller fuldmagt. Retten til at give prokura eller fuldmagt kan anvendes til 3
at give kassereren mulighed for alene at modtage indbetalinger og foretage betalinger på afdelingens bankkonti. Retten kan også anvendes til at give aktivitetslederne mulighed for at handle inden for de aftalte budgetter for den enkelte aktivitet. Kassereren bør have en liste over hvilke personer (f.eks. aktivitetsledere), der er budgetansvarlige inden for de enkelte aktiviteter. På denne liste bør den budgetansvarliges underskrift også fremgå, således at kassereren kan sammenligne den med underskriften på de godkendte bilag og derved har et trygt grundlag for at betale udgiften. 3 KASSERERENS ROLLE Efter generalforsamlingen afgør den valgte bestyrelse fordeling af poster herunder kasserer (konstitueringen). Kassererens rolle er mangeartet og kan bl.a. omfatte at: Føre regnskabet og udarbejde årsregnskab Indsende årsregnskab til landskontoret Have kontakt til de generalforsamlingsvalgte revisorer Indgå i bestyrelsens drøftelser om afdelingens planer Udmønte bestyrelsens planer for afdelingen i et budget og følge op på dette Holde bestyrelsen orienteret om afdelingens økonomi mindst en gang i kvartalet Hjælpe aktivitetsledere med at udarbejde budget Udarbejde retningslinjer for økonomistyringen i de enkelte aktiviteter Medvirke til at udarbejde forretningsgange for økonomiske forhold, f.eks. håndtering af kontanter, bilag fra udgifter og andre kontrolfunktioner Følge proaktivt op på, at forretningsgangene efterleves Have overblik over afdelingens indkøb, evt. uddelegeret til aktivitetsledere indenfor aftalte rammer Være kontakt til afdelingens bank Forsikringsforhold Kassereren kan også være ansvarlig for andre opgaver, men disse kan også efter aftale i bestyrelsen uddelegeres til andre evt. med ansvar over for kassereren eller over for den samlede bestyrelse f.eks.: Medlemskartoteket Kontakt til sponsorer Røde Kors Indsamlingen Kontakt til kommunen Kontakt til faste leverandører/udlejere Kontakt til kommunekredsen 4 BEHANDLING AF BETROEDE MIDLER Røde Kors forventer, at alle frivillige og ansatte forvalter Røde Kors' midler fornuftigt og i overensstemmelse med retningslinjerne i denne vejledning. Alligevel forekommer der som i andre organisationer undtagelsesvist tyveri og rod i regnskaberne. For at mindske fristelsen for tyveri eller lignende og for at kunne redegøre for forvaltningen af økonomien over for donorerne er det nødvendigt med retningslinjer for, hvordan vi i Røde Kors håndterer 4
kontanter, penge og værdier i det hele taget. Samtidig er retningslinjer med til at beskytte den enkelte frivillige både mod anklager om tyveri og ved håndtering af kontanter, så man ikke står alene med større beløb. FOR LIDT OG FOR MEGET... Økonomistyringen i afdelingerne skal ske i henhold til retningslinerne i denne økonomivejledning. I tillæg hertil vil det ofte være nødvendigt at aftale lokale retningslinjer for økonomistyringen f.eks. håndtering af kontanter, hvor tit penge afleveres i banken og lignende. Retningslinjer og kontrol skal ikke tage et sådant omfang, at det påvirker lysten til at løse opgaver, der indebærer håndtering af penge, men der vil altid være brug for retningslinjer for kontrolmiljøet. 4.1 Kontanter Så længe kontanter ikke er registrerede og sikrede, er det grundlæggende for at have kontrol med kontanterne, at der altid er mindst to frivillige om håndteringen. Det vil især dreje sig om indtægter ved genbrug, tombolaer, Røde Kors-indsamlingen og lignende arrangementer, hvor flere håndterer kasseapparat, indsamlingsbøsser eller pengekasse. I butikkens åbningstid og under indsamlingen, samt når kontanter tælles op før deponering i bank, er det ikke entydigt hos hvem en eventuel afvigelse er opstået eksempelvis en kassedifference ved tilbagebetaling. Det er derfor påkrævet, at to frivillige i forening foretager optælling og registrering. Det forebygger i høj grad risikoen for tyveri. Kassereren bør udarbejde eller godkende retningslinjer for håndtering af kontanter og løbende følge op på, at de efterleves. Initiativer til at forebygge tyveri og uorden i regnskaber og hurtig opfølgning ved uregelmæssigheder medvirker til at skabe tillid. Kassereren kan f.eks. stå for en grundig instruks af frivillige, der skal håndtere kontanter, og følge op på kritiske punkter, f.eks. mange nulopslag på kasseapparatet. Når man ved, at der følges op, mindskes fristelsen til bedrag mærkbart. RØDE KORS-BUTIKKER Af hensyn til sikker opbevaring af kontanter under dagens handel skal Røde Kors-butikker være udstyret med et kasseapparat. Kasseapparatet skal kunne udskrive en kundebon og registrere dagens transaktioner enten på en revisorstrimmel eller i en elektronisk hukommelse, som kan udskrives af butikkens ledelse og kassereren. Et kasseapparat med mulighed for registrering af salget i kategorier vil derudover give butikkens ledelse værdifuld information til brug ved optimering af driften. Alle butikker skal også have mulighed for, at kunderne kan betale med Dankort. Det mindsker butikkens beholdning af kontanter og er med til at fremme omsætningen i takt med, at mange kunder ikke har eller kun har få kontanter på sig. 5
4.2 Andre værdier Gavekort, varebeholdninger og udstyr udgør en mere eller mindre let omsættelig værdi og må derfor håndteres efter retningslinjer, som minimerer risikoen for svind/tyveri. Det er påkrævet, at værdierne er låst inde i en sikker opbevaring og at have viden om og kontrol af, hvem der har adgang til det sikrede område. 4.3 Opbevaring af sikrede midler og værdier Forsikring af kontanter og håndtering af dem, så der leves op til betingelserne for forsikring, giver også donorer tryghed. Betingelserne for at kontanter, op til 7.000 kr., erstattes i forbindelse med indbrud, er, at de er "gemt af vejen", gerne i et pengeskab. For at forebygge tyveri uden indbrud, skal pengene være under lås, og der skal være overblik over, hvem der har adgang til nøglen. Afdelingens likviditet bør placeres i anerkendte pengeinstitutter til bedst mulig forrentning - uden dog at indgå i spekulative arrangementer. Har afdelingen en større beholdning, kan det anbefales at fordele midlerne på flere pengeinstitutter, idet Indskydergarantifonden dækker almindelige indskud op til 100.000 euro - ca. 745.000 kr. pr. pengeinstitut. Alternativt kan afdelingen foretage en a contoindbetaling til landsforeningen, såfremt afdelingen ikke forventer at skulle bruge pengene i indeværende regnskabsår. Der må ikke spekuleres med midlerne f.eks. i aktier (dog ikke et begrænset antal aktier i forbindelse med en aktionærkonto med højrente), fremmed valuta, investeringsforeninger, anpartsinvesteringer, lån til erhvervsvirksomheder, ejendomme (der ikke er til egen anvendelse), pantebreve m.v. Tal eventuelt med landskontorets økonomiafdeling om en hensigtsmæssig anbringelse af større beløb f.eks. fra arv eller lignende. 4.4 Indkøb Ligeledes skal bestyrelsen ved indkøb af varer og ydelser sikre, at afdelingen opnår bedst mulige vilkår, og at indkøbsbeslutningen træffes under hensyntagen til de indkøbsprincipper, som er fastlagt af hovedbestyrelsen. Husk i øvrigt, at afdelingen forpligtes på købet ved ordreafgivelse, hvorfor indkøbsbeføjelser bør være klart aftalt med den enkelte. Se link til indkøbsprincipper på frivilligportal. 4.5 Øremærkede midler Det hænder, at afdelinger modtager en donation, der er øremærket til et nærmere fastsat lokalt formål, eller at afdelingen modtager midler via landskontoret, der skal anvendes til en særlig indsats i lokalområdet. Det er vigtigt, at bestyrelsen har betingelserne for at modtage sådanne øremærkede donationer på skrift, og at aktivitetslederen for indsatsområdet bliver informeret om betingelserne. Det kan f.eks. indebære, at der skal aflægges regnskab for den særlige indsats inklusiv en detaljeret dokumentation for de enkelte udgiftsposter. 6
5 HÅNDTERING AF SAGER OM MISBRUG AF RØDE KORS' MIDLER Med en aktiv holdning til begrebet korruption, der defineres som misbrug af betroet magt for egen vindings skyld, søger Røde Kors at sikre, at alle, der handler i Røde Kors' navn, opretholder de højeste etiske standarder. Det gør vi ved at sikre gennemsigtighed i vort arbejde og ved at have klare regler for alle aspekter af ledelse, regnskabsaflægning og dokumentation. Se holdningspapir på frivilligportal. Konkret findes der regler for relationer mellem f.eks. formand, næstformand og kasserer i afdelingen, i vedtægternes 11 stk. 2, og også i andre sammenhænge er det vigtigt, at bestyrelsen forholder sig til personlige relationer. HVIS DER SKER MISBRUG AF MIDLER Hvis misbrug af Røde Kors-midler forekommer, er det vigtigt at tage hånd om sagen med det samme og med stor alvor. Informer fra første færd landskontoret ved den regionale udviklingskonsulent. Herefter vurderes det videre forløb i samarbejde med landskontoret og præsidenten. Alle misbrugssager er alvorlige for Røde Kors og påvirker ikke kun afdelingen, men hele Røde Kors' troværdighed. 6 ØKONOMISTYRING I ÅRETS LØB 6.1 Budget Har en afdeling en god økonomi, er der mulighed for at hjælpe både lokalt og internationalt. For at sikre at der er midler til de forskellige aktiviteter, og at pengene bliver brugt på en forsvarlig måde, udarbejder bestyrelsen et budget. Budgettet giver et billede af de udgifter og indtægter, afdelingen forventer at have. For at udarbejde et realistisk budget skal målsætningerne være klare, og det kommende års aktiviteter skal være planlagt og budgetteret. Har bestyrelsen og generalforsamlingen f.eks. besluttet at bruge flere penge på sociale aktiviteter, bør dette være afspejlet i budgettet. Efterfølgende vil det i regnskabet, sammenholdt med budgettet, kunne ses, om bestyrelsen har holdt sig til budgettet og dermed til de planer, som blev vedtaget. AKTIVITETSOMRÅDER MED BUDGET Afdelingens budget lægges inden for de aktivitetsområder, der er beskrevet i vedtægternes 2, 5 og 8 samt i bestyrelsesguiden. Aktivitetsbudgetter Afdelingens samlede årsbudget bygger på detaljerede budgetter for de enkelte aktiviteter. Det kan være julelotteri, temadage, sommerfest for frivillige, besøgstjenestens drift, genbrug osv. 7
Et aktivitetsbudget fastsætter den økonomiske ramme, som f.eks. aktivitetsgruppen skal arbejde inden for. Et detaljeret budget for hver aktivitet sikrer, at økonomien ikke løber løbsk, og at der er enighed om, hvor mange penge hver aktivitet kan bruge i løbet af året. Løbende budgetopfølgning Det er vigtigt, at man som bestyrelse jævnligt f.eks. hvert kvartal, men gerne oftere ser på, hvordan budgettet passer med virkeligheden og drøfter, om der er behov for justeringer. Det er vigtigt, at det er den samlede bestyrelse, der har indsigt i afdelingens økonomi, idet det er den samlede bestyrelse, der er overordnet ansvarlig. Løbende budgetopfølgning er en effektiv måde at følge regnskabet og opdage et eventuelt merforbrug, inden det bliver for stort. Hvis der er brugt for mange penge i forhold til budgettet, er det op til bestyrelsen at drøfte, hvordan udgifter og indtægter justeres for resten af året, så budgettet fortsat hænger sammen. GODE RÅD TIL BUDGETLÆGNINGEN Tag en indgående drøftelse i afdelingen. Hvilket aktivitetsniveau forventer I det kommende år? Planlægger I at udvide eller mindske i forhold til sidste år? Skal I arbejde med særlige indsatsområder? Hvilke udgifter og indtægter knytter der sig til de enkelte aktiviteter? 6.2 Bogføring Den daglige regnskabsførelse er kassererens opgave, mens det er den samlede bestyrelse, der er ansvarlig over for generalforsamlingen og for, at regnskabet føres efter de gældende regler, love og praksis, herunder vedtægter og anvisninger vedtaget i Røde Kors. Bestyrelsen skal til enhver tid kunne stå inde for afdelingens dispositioner. Den løbende regnskabsføring i en Røde Kors-afdeling omfatter dels en registrering i datoorden af alle indtægter og udgifter og dels en systematisk registrering af posterne. Den grundlæggende forudsætning for at kunne styre økonomien består i, at alle økonomiske bilag fortløbende nummereret - registreres således, at man løbende kan afstemme de likvide beholdninger og derved har en sikkerhed for, at alle økonomiske transaktioner er kommet med i regnskabet. Registreringen bør føres hurtigst muligt efter en indtægt er modtaget, eller en udgift er afholdt. Ved afslutningen af en kasserapport kan man afstemme de likvide beholdninger, hvilket bør gøres løbende og mindst en gang om måneden. 6.3 Håndtering af bilag Et bilag skal altid være godkendt af en budgetansvarlig, og der skal være behørig dokumentation for det opkrævede beløb, f.eks. kassebon, kvittering, faktura eller lignende. Det er et generelt princip, at man ikke alene kan godkende sine egne udgifter, men at disse skal godkendes af aktivitetsleder eller formanden. 8
De nummererede bilag opbevares i nummerorden. Bilag i forbindelse med de sidste fem års godkendte regnskaber skal gemmes. Udbetaling af penge til frivillige forudsætter, at der er tale om dækning af udgifter, som den pågældende afholder på foreningens vegne. For yderligere information se i dokumentet om 'Godtgørelse til frivillige' på frivilligportalen. 7 ÅRSREGNSKABET Hvert år på afdelingernes ordinære generalforsamling skal der fremlægges et revideret regnskab til godkendelse. Regnskabet skal dække det seneste kalenderår. Bestyrelsen skal inden 8. marts indsende det af generalforsamlingen godkendte årsregnskab til landsforeningen (for regnskabsåret 2013 er denne frist 15. april 2014). Årsregnskabet skal underskrives af både formanden og kassereren på vegne af bestyrelsen og af dirigenten, der bekræfter, at det er blevet godkendt på generalforsamlingen. Endvidere skal det være underskrevet af revisionen efter gældende regler. SKEMAER TIL ÅRSREGNSKAB Kassereren anvender et særligt skema, når årsregnskabet skal udarbejdes. Skemaet kan både bruges, når årsregnskabet fremlægges på generalforsamlingen, og når det indsendes til landskontoret. De afdelinger, der anvender Røde Kors' økonomisystem, kan generere det færdige årsregnskab på baggrund af en særskilt rapport i systemet. Resultatopgørelsen er inddelt i tre afsnit, der angiver indtægternes og udgifternes tilhørsforhold: Indtægtsskabende aktiviteter Lokale opgaver Tilskud m.v. Under indtægtsskabende aktiviteter og lokale opgaver findes de aktiviteter, som foregår i afdelingen, og under tilskud m.v. noteres tilskud til kommunekredse, bidrag til hjælpeaktioner, hvad der skal afregnes med landsforeningen og eventuelle hensættelser. Hensættelser og større opgaver, som f.eks. køb og salg af fast ejendom, skal godkendes af økonomi- og revisionsudvalgets. Balancen giver et billede af afdelingens aktiver, som består af omsætningsaktiver (likvide konti og debitorer) og anlægsaktiver (ejendomme og depositum). På passivsiden ses den kortfristede gæld (kreditorer og gæld til landskontoret) og den langfristede gæld (prioritetsgæld, og øremærkede midler, godkendte hensættelser og kapitalkontoen). Der er udarbejdet en vejledning til at udfylde skemaerne, som findes på frivilligportalen sammen med regnskabsskemaerne. 8 REVISION Afdelingens regnskab skal revideres hvert år. I vedtægterne 10, stk. 7. beskrives, hvordan der vælges revisorer i afdelingen. Regnskabet skal være påtegnet/underskrevet af to regnskabskyndige 9
revisorer eller af én revisor (underskrevet + stempel), hvis denne er statsautoriseret eller registreret revisor. Følger bestyrelsen denne økonomivejledning, vil der være styr på økonomien i afdelingen, og revisionsopgaven vil være til at gå til. For at kunne gennemføre revisionen skal revisor have indsigt i afdelingens aktiviteter, således at revisors vurderinger foretages i overensstemmelse med afdelingens størrelse og kompleksitet. Der er stor forskel på omfanget af afdelingernes økonomi, og det har betydning for, hvordan revisoren udfører sine opgaver. Ved et årligt aktivitetsniveau over 2,0 mio. kr. bør afdelingen benytte sig af enten registreret eller statsautoriseret revisor. Revisoropgaven er todelt, hvor revisoren skal: 1. foretage en vurdering af det overordnede kontrolmiljø i afdelingen, herunder vurdere om den måde regnskabsføringen er tilrettelagt på i afdelingen udføres, så betroede midler håndteres i henhold til Røde Kors' principper for god økonomistyring. 2. foretage revision af årsregnskabet, herunder vurdere om regnskabet er aflagt i overensstemmelse med denne vejlednings anvisninger samt i overensstemmelse med forvaltningsmæssige beslutninger truffet i afdelingens bestyrelse og i Røde Kors hovedbestyrelse. En nærmere beskrivelse af revisionsopgaven kan findes på på dette link til frivilligportalen 10